Visma Fivaldi: Sähköinen perintäyhteys Visma Duetto

Transkriptio

1 Visma Fivaldi: Sähköinen perintäyhteys Visma Duetto

2 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma, Visma Software Oy 2

3 Sisällys 1 Yleistä Palvelunhallinta Perustiedot Myyntireskontran perustiedot Perintätoimeksiantojen lähettäminen Visma Duettoon Laskujen merkintä manuaalisesti perintään siirretyiksi Visma Dueton asiakasliittymä Tilitoimiston Master-tunnus Uuden aliyrityksen lisääminen asiakasliittymästä Perintätoimeksiantojen selailu ja peruminen Perintätoimeksiantojen selailu Perintätoimeksiantojen peruminen Ohimaksujen lähetys Visma Duetolle Myyntireskontran Avoimet laskut -raportti... 14

4 1 Yleistä Visma Fivaldin perintäyhteydellä saadaan siirrettyä perintätoimeksiannot sähköisesti suoraan Visma Duettoon. Rekisteröityminen Visma Duettoon tapahtuu suoraan myyntireskontran ruudulta ensimmäistä kertaa toimeksiantoa tehdessä. Erääntyneiden myyntisaamisten käsittelyyn voidaan käyttää joko Duetto Forte -huomautuspalvelua tai Duetto Pro -perintäpalvelua. Visma Dueton palveluun ei sisälly vuosimaksua. 2 Palvelunhallinta Visma Dueton sähköistä perintäyhteyttä varten palvelunhallinnasta määritellään oikeudet Web-sovelluksista ja Visma Duetto sekä Perustiedot Visma Software Oy 4

5 3 Perustiedot Visma Duetto -perintäyhteyden perustiedot määritellään Web-sovellukset Myynti Saatavien hallinta Visma Duetto Perustiedot Oletus perintämuodoksi voi valita Huomautus tai Perintä. Huomautus tarkoittaa Duetto Forte - huomautuspalvelua ja perintä tarkoittaa Duetto Pro -perintäpalvelua. Duetto Forte -huomautuspalvelulla on mahdollista ulkoistaa maksuhuomautukset perinnän lisäksi. Huomautuskirje lähetetään Visma Dueton nimissä ja erääntyneet laskut siirtyvät automaattisesti maksumuistutuksen jälkeen perintään, mikäli suoritusta ei ole tullut. Duetto Pro -perintäpalvelulla lähetetään erääntyneet laskut perittäväksi. Suoritusten pankkitilille Visma Duetto suorittaa tilitykset perinnässä olevista laskuista. Kuinka monta päivää sitten erääntyvät laskut -kenttää ilmoitetaan aika päivissä, jonka jälkeen saatavat siirretään Visma Duetolle perittäväksi. Toimeksiantajan kulut -kenttään syötetään perinnästä aiheutuneet kulut, jotka lisätään myyntisaatavien lisäksi perittäväksi. Tämä voi olla esim. maksumuistutusten kulut Visma Software Oy 5

6 3.1 Myyntireskontran perustiedot Mikäli maksukehotukset lähetetään myyntireskontrasta, täydennetään karhutekstit sekä myöhässä päiviä ja perintäkulut kenttä. Myyntireskontran perustiedot löytyy Myyntireskontra Myyntireskontra Perustiedot Perintä. Jokaiselle maksumuistusasteelle on oma kenttänsä. Visma Fivaldissa on mahdollista määritellä maksukehotuksien tekstit (karhutekstit) päivien tai ajokertojen mukaisesti. Myyntireskontran perustiedoissa olevat perintätoimeksiannot eivät koske Visma Duettoa Visma Software Oy 6

7 4 Perintätoimeksiantojen lähettäminen Visma Duettoon Perintätoimeksiannot lähetetään Visma Duettoon Myyntireskontra Myyntireskontra Perintätoimeksiannot -toiminnon avulla. Laskuja on mahdollista hakea 3:lla suodattimella. Laskun minimi karhuamistila, eli montako maksukehoitusta on luotu ennen kuin lasku nousee perintätoimeksiantoihin. Erääntynyt ennen, päivämäärä jota ennen erääntyneet laskut nousevat perintätoimeksiantoihin sekä asiakastunnus. Mikäli asiakastunnus jätetään tyhjäksi, haetaan kaikkien asiakkaiden laskut. Oletuksena erääntyneet ennen päivämääränä näytetään kuluvapäivästa päivästä vähennetty Visma Dueton perustietoihin määritelty luku - kuinka monta päivää sitten erääntyneet laskut. Täppää perintään siirretyt laskut ja Tee toimeksianto Visma Software Oy 7

8 Ensimmäistä kertaa toimeksiantoa lähetettäessä, ohjelma kysyy sähköpostiosoitetta, jolla jatkossa kirjaudutaan Visma Dueton asiakasliittymään. Oletuksena ohjelma ehdottaa sähköpostiosoitetta, joka on tallennettu käyttäjätunnuksen taakse palvelunhallintaan. Rekisteröitymisen sähköpostiosoitteen voi muuttaa ruudulla. Muutos ei päivitä palvelunhallinnan käyttäjätunnuksen sähköpostiosoitetta. Rekisteröitymisen jälkeen ohjelma ilmoittaa toimeksiannon luomisesta. Perintätoimeksiannon jälkeen kyseinen lasku näkyy myyntireskontrassa harmaalla Visma Software Oy 8

9 4.1 Laskujen merkintä manuaalisesti perintään siirretyiksi Laskut ovat myös mahdollista merkitä manuaalisesti perintään merkityksi. Myyntireskontra Tiliote - välilehti. Kaksoisklikkaa laskun eräpäivää, tällöin avautuu Laskun tiedot -ruutu. Estä perintä (perintä lähetetty Fivaldin ulkopuolelta) estää laskun nousemisen perintäajoihin. Lisäksi, tällöin ohimaksut täytyy syöttää suoraan Visma Dueton asiakasliittymään. 4.2 Visma Dueton asiakasliittymä Ensimmäisen toimeksiannon lähettämisen jälkeen Visma Duetolta tulee rekisteröityyn sähköpostiosoitteeseen automaattiviesti, jossa pyydetään vahvistamaan toimeksianto. Vahvistus tapahtuu siirtymällä sähköpostissa tulevaan sähköpostiosoitteeseen. Täältä hyväksytään Visma Dueton käyttöehdot. Käyttäjäehtojen hyväksynnän jälkeen Visma Duetolta tulee sähköpostia, jossa on asiakasliittymän käyttäjätunnus ja salasana. Sähköpostissa kerrotaan myös yleisestä perinnästä, sekä henkilökohtaisen perintäneuvojan yhteystiedot. Liitetiedostoina tulevat ohjeet asiakasliittymän käyttämiseen sekä palveluhinnasto. Tämän jälkeen jokaisesta Visma Duettoon lähetetystä toimeksiannosta tai ohimaksusta tulee sähköposti toimeksiannon saapumisen merkiksi Visma Software Oy 9

10 Visma Dueton asiakasliittymässä valitaan kotimaan perintä. Kansainvälisen perintään kuuluvat laskut saadaan myös siirrettyä sähköisen perintäyhteyden kautta Visma Duettoon. Ylävalikosta valittavana tutkitaanko huomautus- vai perintäpalvelua. Toimeksiantoja voidaan hakea tilan tai perintävaiheen perusteella. Lisäksi, mm. tilitysraportteja voidaan tarkastella Dueton asiakasliittymästä. 4.3 Tilitoimiston Master-tunnus Visma Dueton asiakasliittymään voidaan luoda tilitoimistoille ja konserniyritykselle yksi tunnus, jolla hallinnoidaan useiden yrityksien kokonaisuuksia. Pääsivun Yrityksen tiedot -sivulta pystytään tarkastelemaan Master-tunnuksen alle kuuluvia asiakasyrityksiä (myöhemmin aliyrityksiä) Visma Software Oy 10

11 4.3.1 Uuden aliyrityksen lisääminen asiakasliittymästä Asiakasliittymässä siirrytään Duetto-otsikon vieressä sijaitsevan nuolivalikon kohtaan Pääsivulle. Valitaan pääsivun yläotsikoista kohta Yrityksen Tiedot. Tämän jälkeen kohta Master-toiminnot ja lisää uusi aliyritys Aliyrityksen toimeksiantojen selailu Kirjaudu asiakasasiakasliittymään ja valitse Master-tunnuksen alta yritys, jonka toimeksiantoja haluat katsella tai syöttää perintään. Yrityksen valinta tehdään kohdasta Vasen ylälaita, Yritykset ja nuolivalikko Visma Software Oy 11

12 5 Perintätoimeksiantojen selailu ja peruminen Perintätoimeksiannot siirtyvät lähetykseen Web-sovellukseen Visma Duetto, jossa toimeksiantoja voidaan selailla tai perua. Perintätoimeksiannoilla voi olla neljä eri tilaa: Lähetyksessä, Lähetetty, Epäonnistunut ja Poistettu. Lähetyksessä on vielä lähettämättä Visma Duettoon, ja voidaan perua. Lähetetty on mennyt onnistuneesti perille Visma Dueton perintäpalveluun. Epäonnistunut lähetys ei ole siirtynyt Visma Duettoon. Poistettu -perintätoimeksianto on poistettu käyttäjäntoimesta. 5.1 Perintätoimeksiantojen selailu Toimeksiantoa on mahdollista tarkastella lähemmin, klikkaamalla kyseistä toimeksiantoa. 5.2 Perintätoimeksiantojen peruminen Uudet toimeksiannot menevät lähetyksessä-tilaan. Perintätoimeksiannot lähetään, joka tunti Visma Duetolle. Tällöin toimeksiannon tekijällä on aina minimissään tunti perua tekemänsä toimeksiannon. Perintätoimeksiantojen lähetys peruutetaan Visma Dueton Web -sovelluksesta. Lähetyksessä -tilassa olevat toimeksiannot voidaan poistaa valitsemalla toimeksianto ja painamalla "Poista valitut" Poistetusta erästä voidaan uudestaan muodostaa perintätoimeksianto myyntireskontrassa. Lähetetty -tilassa oleva toimeksianto pitää peruuttaa Visma Duetolta lähettämällä viesti asiakasliittymästä perinnän keskeytymisestä. Lähettämätön perintätoimeksianto poistetaan Visma Software Oy 12

13 Toimeksiannon tila muuttuu poistetuksi lähettämättömän toimeksiannon poistamisen jälkeen. 6 Ohimaksujen lähetys Visma Duetolle Kun perinnässä olevalle laskulle kirjataan suorituksia, jotka eivät ole Visma Dueton tilittämiä, ne lähetetään Visma Duetolle ohimaksuina. Ohimaksu-sivulle pääsee joko Myyntireskontra Myyntireskontra Perintätoimeksiannot Ohimaksut-napista tai Web -sovelluksista Myynti Saatavien Hallinta Visma Duetto Myyntireskontran ohimaksut Valitaan ohimaksut ja klikataan lähetä. Ohjelma ilmoittaa ohimaksujen lähetyksestä. Ohimaksu siirtyy lähetyksessä tilaan perintätoimeksiantoihin, ja lähetetään Visma Duettoon Visma Software Oy 13

14 7 Myyntireskontran Avoimet laskut -raportti Myyntireskontran Avoimet laskut -raportille tulostuu Perinnässä-teksti niille laskuille, jotka ovat siirretty perintään Visma Software Oy 14