Ohjelmassa on seuraavat valinnat: Laskutuksen puolella Laskut -ikkunassa painike Finvoice ja ostoreskontran valikkoon "Finvoice-laskujen luku".

Transkriptio

1 Visma Econet ja Finvoice laskut Ohjelmassa on seuraavat valinnat: Laskutuksen puolella Laskut -ikkunassa painike Finvoice ja ostoreskontran valikkoon "Finvoice-laskujen luku". Muodostettu Finvoice-laskuaineisto voidaan lähettää pankkiin joko Visma Econet 2000 Monipankki -ohjelmalla tai muulla pankkiohjelmalla. Ainakin Nordea tarjoaa sähköisten laskujen välittämisen lisäksi myös laskujen tulostuspalvelua. Tästä pitää sopia pankin kanssa erikseen. Tarkempia tietoja saat pankista. Asetukset Yritystiedot Finvoice-laskulle tulevat yrityksen yleiset asetukset poimitaan yritystiedoista (Asetukset Perusasetukset Yritystiedot). Yritystietoihin on tullut kenttä Kotipaikka, jota Finvoice-laskut käyttävät. Tarkista Y- tunnus ja yleinen sähköpostiosoite sekä mahdollinen kotisivu, jos haluat kyseiset tiedot laskulle. Verkkolaskuasetukset Aineistossa käytettävä maksutili määritetään myynnin yleisissä asetuksissa (Asetukset Myynnin asetukset Yleiset oletusarvot) Yleinen maksutapa -kenttään. Maksutili tulee Finvoice-laskun virtuaaliviivakoodiin ja maksutietoon. Finvoice-laskun alaosaan tulevat pankkitilit otetaan laskutuksen asetuksista (Asetukset Myynnin asetukset Pankkitilit laskulomakkeelle). Myynnin asetusten Yleiset oletusarvot ruudun Verkkolasku-välilehdellä määritetään verkkolaskuasetukset. Lähettäjän tunnus ja operaattori -tietoja käytetään laskun ohjaukseen (nk. SOAP osa). Lähettäjän tunnus on esimerkiksi yrityksen Y-tunnus tai IBAN-tilinumero, pankin pitäisi ilmoittaa mitä tietoa käytetään lähettäjän tunnuksena kun aineiston

2 lähetyksestä sovitaan. Operaattori-kenttään (lähettäjän intermediator tieto) merkitään yleensä pankin SWIFT/BIC-tunnus (esim Nordealla NDEAFIHH). Polku ja tiedosto -kentillä ohjataan tiedoston muodostuminen. Jos käytät Econet 2000 Monipankkia Finvoice-aineistojen lähettämiseen, ohjaa Finvoice-tiedosto Monipankin Data-kansioon. Tiedoston nimet voit tarkistaa Monipankin tiedonsiirron valinnasta Nimet-painikkeella, kun olet oikean tilin kohdalla. Esimerkiksi Nordealla lähtevän Finvoice-laskutiedoston nimi on MERFL01.01 ja noudetussa MERFN01.01 (ostoreskontraan lukeminen). Viitteemme, Viitteenne, Tilauksenne, Laskun selitys -kenttien avulla voit ohjata miten Econet täyttää Finvoice-laskulle tulevat lisätiedot. Käytettävissä on laskuotsikon Lisätiedot kentät tai Lisätiedot välilehden Lisätietokentät. Laskun selitys kentäksi voidaan poimia jokin laskuotsikon Lisätiedot kenttä tai kaikki lisätietokentät. Voit testata kenttien käyttäytymistä Finvoice laskutusikkunan Näytä-painikkeella. Laskuriville myös -määrityksen avulla voidaan valita mitkä laskurivin Info-painikkeen taakse syötetyt lisäselityskentät (Memo1, Memo2, Memo3) laitetaan aineistoon mukaan. Kentät laitetaan laskuriville normaalin laskurivin selityksen perään välilöynnillä eroteltuina. Laskutuksen asetukset Finvoice-lasku ohjataan asiakkaalle verkkolaskuosoitteen avulla. Asetukset määritellään Asiakaskortilla. Yleiset-välilehti: tarkista asiakkaan Y-tunnus. Vastaanottava järjestelmä tunnistaa laskuttajan yleensä Y-tunnuksen perusteella. Lisätiedot-välilehti: kohta Laskukanava. Merkitse kohta Verkkolasku ja valitse tyypiksi "Finvoice verkkolasku" jos lähetät laskut pankkiin. Verkko-osoite: laita tähän asiakkaan ilmoittama verkkolaskuosoite. Joko IBAN tilinumero tai muu asiakkaan verkkolaskuosoite (jos asiakkaan operaattorina on Elma tai muu verkkolaskuoperaattori). Jos käytät pankin tulostuspalvelua, niin tarkista mitä tieto tähän kenttään tulee (Nordealla laitetaan teksti "tuloste"). OVT-tunnus: voidaan syöttää jos asiakas on sen ilmoittanut. Se voi olla ison organisaation osastojen erottamiseen tarkoitettu tieto (OVT-tunnus ja laajennusosa). Tämä OVT-tunnus laitetaan Finvoice laskun tietoihin. Operaattori: asiakkaan ilmoittama operaattorin tunnus (laskun vastaanottajan intermediator tieto), pankkien kohdalla se on pankin SWIFT/BIC-tunnus (esim Nordealla NDEAFIHH) tai verkkolaskuoperaattorin ilmoittama muu tunnus (välittäjän tunnus, yleensä operaattorin OVT-tunnus).

3 Jos käytät pankin tulostuspalvelua Finvoice-laskuille, niin tarkista tällöin laskun ohjauksessa käytettävät tiedot pankista. Esimerkiksi Nordea on ilmoittanut että paperille tulostettavien laskujen verkkolaskuosoitetiedot pitäisi täyttää seuraavasti: verkkolaskuosoitteeksi laitetaan "tuloste" ja operaattoriksi Nordea (NDEAFIHH). Finvoice-aineiston muodostus Yleensä vain osalla asiakkaista on oikea verkkolaskuosoite (Finvoice tai muu), joten muodosta aineisto alla kuvatussa järjestyksessä. Jos yritetään tulostaa normaalisti yksittäistä laskua, kun asiakkaalle on merkitty verkkolasku käyttöön, niin ohjelma huomauttaa tästä, mutta voidaan silti tulostaa. Massalaskutus tulostaa kaikki laskut. Käsittelyjärjestys: 1. Muodosta ensin Finvoice-aineisto. Ohjelma muuttaa laskujen tilan aineiston muodostuksessa Laskutetuksi. 2. Tee tämän jälkeen normaali laskujen tulostus, jolloin Econet käsittelee loput laskutusvalmiit laskut. Jotta vahingossa tulostettujen verkkolaskujen poiminta olisi helppoa, voit valita verkkolaskuasiakkaille sellaisen laskulomakkeen, joka erottuu helposti muiden tulostettujen joukosta. Muodosta aineisto: Finvoice-painikkeella siirrytään aineiston muodostukseen. Näkymässä on aluksi laskutusvalmiit laskut. Lasku-ikkunassa määritetyt poimintaehdot periytyvät Finvoicelaskuikkunaan: esimerkiksi aikaväli. Verkkolaskuasiakkaat-rasti: näyttää laskut vain asiakkailta, joille on määritelty verkkolaskuasetukset asiakaskortilla. Näin voidaan siis ensin muodostaa aineisto Finvoice -asiakkaille, ja sitten tehdä normaali laskutulostus. Tarvittaessa voit myös poimia Finvoice aineistoon laskut yksitellen merkitsemällä halutun laskun valintaruutu.

4 Laskunumero näkyy punaisena: Jos laskunumero näkyy punaisena, eivät kyseiset laskut mene aineistoon mukaan. Palaa laskujen käsittelyyn ja tee tarvittavat korjaukset. Alla esimerkkejä tilanteista: Laskussa on pyöristys: Finvoice-laskuissa ei ole paikkaa pyöristyksille. Ota pyöristys pois käytöstä. Laskukohtainen alennus: Finvoice ei tunne. Jaa alennus laskuriveille. Rahti: Finvoice ei tunne. Laita rahti laskuriviksi (tms). Finvoice-aineiston muodostus käynnistetään Laskuta-painikkeella. Ohjelma muodostaa valituista laskuista Finvoice-aineiston. Ruudulle avautuu aineiston muodostuksen päätteeksi Siirtoaineistot-ikkuna, josta voit tarvittaessa tulostaa siirtoaineiston listauksen. Tarkempia lisätietoja saat Tee Finvoice-laskut -ruudun Avusta-painikkeesta. Vanhojen Finvoice-laskuerien uudelleenmuodostus Econetin muodostaessa laskuista Finvoice-aineiston, ohjelma päivittää näille laskuille eränumeron. Tämän tiedon avulla voidaan sama erä muodostaa myöhemmin uudestaan tai tarkistaa mitkä laskut erään meni. Laskuerän numero tulee näkyviin aineiston muodostuksen jälkeiseen yhteenvetolistaan. Vanhojen aineistojen osalta nämä tiedot löytyvät Asetukset Perusasetukset Siirtoaineistot-valinnasta. Laita rasti "Tulosta uudelleen", jonka jälkeen Erä-valintalistasta voidaan valita haluttu vanha laskuerä. Kysymyksiä ja vastauksia Asiakkaan operaattorina muu kuin pankki Jos verkkolasku on matkalla muulle operaattorille pankin kautta, niin tiedot voidaan syöttää seuraavasti (Tieke viittaa sivuilta löytyvään yleiseen verkkolaskuosoitteistoon). Asiakaskortin "Operaattori" kenttään tulee Tieken sivuilta löytävä asiakkaan operaattorin "Välittäjän tunnus" (esimerkiksi Baswaren välittäjän tunnus, eli operaattorin oma OVT-tunnus). Tämä tieto tulee SOAP-ohjauskehyksesssä olevaan vastaanottajan Intermediator kenttään. Asiakkaan Verkkolaskuosoitteeksi tulee Verkkolaskuosoite Tieken sivuilta (Basware käyttää verkkolaskuosoitteena asiakkaan OVT-tunnusta, muodostetaan yrityksen Y-tunnuksesta) Asiakaskortin Laskukanava kohtaan merkitään Verkkolasku-rasti, valitaan valintalistasta "Finvoice verkkolasku", ja asiakkaan omaan OVT-tunnus kenttään voidaan syöttää asiakkaan OVT-tunnus (tulee Finvoice-laskun kenttiin).

5 Monipankki Huom: Joissain tilanteissa asiakaskortin operaattori-kenttään ei tule laskun vastaanottavan operaattorin tunnus vaan pankin oma SWIFT/BIC tunnus. Näin tehdään esimerksi silloin kun lähettäjän pankkina on OP ja asiakkaan operaattorina on TietoEnator. Operaattori-kenttään laitetaan tällöin OKOYFIHH (lisätietoja tästä löytyy Tieken sivuilta operaattorin toimintaohjeiden kohdalta). Finvoice-aineistoista pitää sopia erikseen pankkien kanssa. Aineistot lähetetään normaalisti tiedonsiirron valinnoista. Lähetettävän tiedoston nimi on muotoa MERFL01.01 (Nordea) ja noudetun Finvoice-aineiston nimi on muotoa MERFN01.01 (Nordea). Jos Finvoice-lähetysvalinnat eivät näy tiedonsiirron valinnoissa (Nordea, OP, Sampo), niin tarkista, että käyttöoikeuksissa käyttäjille on annettu näihin oikeudet. Uudet palvelut eivät tule automaattisesti käyttäjälle näkyviin, jos käyttöoikeudet ovat käytössä. Finvoice-aineistoja voidaan katsoa Aineistot-ruudun valinnoilla. Ostoreskontra ja Finvoice-laskujen luku Finvoice-laskut voidaan noutaa pankista Econet 2000 Monipankilla tai muulla pankkiohjelmalla. Monipankki tallettaa saapuneet laskut Data-kansioon ja tiedoston nimi on muotoa MERFN01.01 (Nordea). Ostoreskontra tunnistaa toimittajan Y-tunnuksella. Ostolaskun tiliöinti päätellään toimittajan tiedoista ja yleisistä asetuksista. Econet ei käytä tällä hetkellä laskun tiliöintiehdotusta. Ostoreskontra ja virtuaaliviivakoodi Käyttö: Finvoice-lasku voidaan syöttää sisään myös laskun lopussa olevan virtuaaliviivakoodin avulla aivan kuin lasku olisi luettu viivakoodilukijalla. Toimittaja tunnistetaan tällöin pankkitilin perusteella. 1. Avaa Finvoice-lasku selaimeen ja näpäytä hiirellä laskun lopussa oleva pitkä virtuaaliviivakoodi-numerosarja valituksi (kaksoisnäpäytys valitsee). 2. Kopioi se leikepöydälle Ctrl + C (tai ylämenun Edit / Copy valinnalla). 3. Paina ostolaskujen syötössä Uusi ja liitä viivakoodi johonkin ostolaskuotsikon kenttään ja paina Enter. Huom: kentän vanhan sisällön pitää olla valittuna tai kohdistimen pitää olla kentän alussa, muuten viivakoodia ei tunnisteta.

6 Finvoice-laskun tulostus ja selain (Internet Explorer) Huomioi ainakin seuraavat seikat: tulostuksen ohjaus tapahtuu Pankkiyhdistyksen julkaisemalla tulostusmallilla (Finvoice.xsl) tarkista selaimen asetuksista paperin koko (File / Page Setup) tarkista myös selaimen marginaalit kohdasta: File / Page Setup: esimerkiksi vasen: 8 ja oikea: Ylä: 14, ala 12 mm. Tulostus asettuu sen mukaan kuinka iso teksti on valittu selaimessa oletuskooksi (View / Text size). Esimerkiksi Pienempi (Smaller) on varsin hyvä laskun tulostuksessa. Erikoistilanteita tulostuksessa Joissain tilanteissa laskun otsikko-osan tiedot eivät näy tulostuksessa oikean kenttäotsikon kohdalla vaan tiedoissa on siirtymä. Ruudulla laskua esikatseltaessa kentät näyttävät olevan kohdallaan. Tämä johtuu yleensä siitä että jossain kentässä on pitkä teksti, joka ei tulostuksessa mahdu riville. Pankkiyhdistyksen tyylitiedosto ei katkaise pitkää tekstiä tulostuksessa. Tässä tilanteessa voidaan kokeilla käyttää vielä pienempää tekstityyppiä ja marginaaleja.