Kela lähettää tammikuussa postitse esitäytettyjä paperisia laskulomakkeita opiskelijaravintolanpitäjille

Transkriptio

1 Kansaneläkelaitos OHJE ATERIATUEN LASKULOMAKE Kela uudistaa visuaalisesti ateriatuen laskulomakkeen ulkoasua. Uusi lomake otetaan käyttöön tammikuussa 2011 (liite 1). Esitäytetty laskulomake Kela lähettää tammikuussa postitse esitäytettyjä paperisia laskulomakkeita opiskelijaravintolanpitäjille tai ravintoloille 1-12 kpl ravintolanpitäjän tai ravintolan ilmoituksen mukaisesti. Ravintolanpitäjän tai ravintolan tulee ilmoittaa Kelan opintotukikeskukseen jos se haluaa siirtyä käyttämään ateriatuen excel-muotoista laskulomaketta (aktiivinen laskulomake) ja tästä syystä tarvitsee vain yhden paperisen esitäytetyn laskulomakkeen. Ilmoituksessa tulee mainita, mihin sähköpostiosoitteeseen excel-laskulomake tulee lähettää. Ilmoitukset pyydetään mennessä. Vuoden 2011 paperiset laskulomakkeet postitetaan määräpäivän jälkeisellä viikolla. Jos laskuttaja ei aio siirtyä käyttämään excel-laskulomaketta, sen ei tarvitse ilmoittaa asiasta erikseen. Jos laskuttaja haluaa siirtyä excel-laskulomakkeen käyttäjäksi kesken vuoden, asiasta tulee ilmoittaa Opintotukikeskukseen. Aktiivinen laskulomake Kaikille ravintolanpitäjille ja ravintoloille lähetetään tammikuussa 2011 suojatun sähköpostin liitteenä ateriatuen uusi excel-laskulomake. Laskuttaja päättää itse, käyttääkö se laskutuksissaan tätä aktiivista laskulomaketta. Laskuttaja täydentää esitäytetyltä paperilomakkeelta aktiivilomakkeelle seuraavat tiedot: Laskun lähettäjän numero Ravintolanpitäjän / Ravintolan nimi ja osoite IBAN-tilinumero ja BIC-pankkitunniste Mahdollinen ylimääräisen avustuksen määrä Lisäksi lomakkeelle voi täydentää valmiiksi voimassa olevat aterioiden alentamattomat hinnat ravintolatyypeittäin. Lomakkeella on täyttöohjeet. Laskuttaja tallentaa täydentämänsä lomakkeen myöhempää käyttöä varten.

2 Laskun täydentäminen Laskuttaja täydentää kuukausittain myynnin taustajärjestelmästä tai kirjanpidosta saatavat laskutustiedot lomakkeelle. Seuraavat laskutuslomakkeen tiedot ovat pakollisia: Lasku ajalta Lounaiden kpl-määrät Ylimääräiseen avustukseen aterioiden kpl-määrät, jos ravintola on ylimääräisen avustuksen piirissä Laskun päiväys Laskun "allekirjoitus" eli vakuutetaan annetut tiedot oikeiksi laittamalla rasti sille varattuun kohtaan ja lisätään yhteystiedot Ravintolassa myytyjen opiskelija-aterioiden alentamattomat ateriahinnat Tietojen täydennyksen jälkeen aktiivilomake laskee laskutettavien aterioiden yhteismäärän sekä ateriatuen ja mahdollisen ylimääräisen avustuksen määrän. Laskuttaja voi halutessaan täydentää laskulomakkeelle myös seuraavat tiedot: Viitenumero / viestitieto Eräpäivä Laskun numero Laskun liitteenä tulee olla kassaraportti tuotemyynnistä tai muu selvitys kuukauden myynneistä. Laskun lähettäminen Ravintolanpitäjä tai ravintola lähettää laskun liitteineen Kelaan D3-suojattuna sähköpostina. Sähköposti avataan selainosoitteen kautta. Lähettäjän on varmistettava, että D3-suojatun sähköpostin lähettäminen Kelalle ei ole vastoin organisaation omia tietoturvaohjeita. Lasku lähetetään sähköpostiosoitteella ateriatuki@kela.fi Sähköpostiin liitetään ateriatuen laskulomake ja kassaraportti esim. excel- tai pdf-muodossa. Kassaraportin voi lähettää myös postitse, jos sitä ei ole mahdollista liittää sähköpostin liitteeksi. Postitse lähetetystä liitteestä tulee ilmetä laskun lähettäjän tiedot. Tämän ohjeen lopussa on kerrottu D3-suojatun sähköpostin vastaanottamisesta ja lähettämisestä (liite 2). Ravintolanpitäjä ja ravintola voi myös tulostaa täydentämänsä excellaskulomakkeen ja postittaa sen allekirjoitettuna liitteineen Kelan opintotukikeskukseen. Lisätietoa Lisätietoa ateriatuen laskutuksesta saa Sirkku Helmikoskelta (Opintotukikeskus) ateriatuki@kela.fi puh

3 LIITE 1 Malli ateriatuen uudesta esitäytetystä laskulomakkeesta (käyttöön tammikuussa 2011) 3

4 LIITE 2 D3-suojatun sähköpostin vastaanotto Vastaanottaja saa postiohjelmaansa alla kuvatun mallin mukaisen viestin, joka sisältää lyhyen ohjeen kolmella kielellä ja selainlinkin: Linkki avaa suojatun yhteyden Kelasta lähetettyyn viestiin: Viesti-ikkunan Vastaa-, Vastaa kaikille- ja Välitä eteenpäin napeista viestiin voi vastata tai välittää sen. Tallenna -napista sanoma voidaan tallentaa käytettävään työasemaan tai vaikka muistitikulle. Poista viesti nappi poistaa sanoman. Kirjaudu ulos nappi antaa mahdollisuuden tallentaa viesti myöhempää lukemista varten. Ohje -linkki antaa yksityiskohtaisia käyttöohjeita. 4

5 Kirjaudu ulos nappi antaa seuraavat vaihtoehdot: Evästeen avulla tallentaminen antaa mahdollisuuden lukea viesti uudelleen samalla koneella. Salasanalla tallennettu viesti voidaan lukea uudelleen millä tahansa muulla koneella. Istunnon sulkeminen. Ohjelma ilmoittaa, milloin viesti poistetaan automaattisesti. 5

6 D3-suojatun sähköpostin lähettäminen Viestinnän aloittaja avaa selaimellaan osoitteen Selaimeen avautuu sanomapohja: Lähettäjä sijoittaa oman internet-muotoisen sähköpostiosoitteensa Lähettäjä -kenttään ja Kelassa olevan vastaanottajan osoitteen Vastaanottaja -kenttään. Jatka -napin painallus tuo selaimeen viestin kirjoitusikkunan: 6

7 Viesti lähtee Kelaan Lähetä -napista. Järjestelmä vahvistaa viestin lähetyksen. Viesti voidaan tallettaa Tallenna -napista. Kaikista viestin laatimisen ja lähettämisen vaiheista saa ohjeita napsauttamalla Ohje -linkkiä. 7