Alueellinen hankintaasiamiesverkosto Helsinki 10.4.2014 Hankinta-asiamies Jorma Saariketo 1 Jorma Saariketo 9.4.2014
Suomen Yrittäjät Yli 116 000 jäsenyritystä, joissa noin 450 000 työpaikkaa 400 paikallisyhdistystä, joissa lähes 4 000 luottamushenkilöä Yrittäjissä on voimaa 2 Jorma Saariketo 9.4.2014
Hankinta-asiamiespalvelu Palvelu käytössä Etelä-Savo, Helsinki, Kainuu, Keski-Suomi, Pirkanmaa, Pääkaupunkiseutu ja Varsinais- Suomi Käyttöönotto vireillä Häme, Kymi ja Savo Tulossa vuoden kuluessa Etelä-Pohjanmaa, Rannikko-Pohjanmaa, Pohjois-Pohjanmaa ja Satakunta Hankinta-asiamies edistää yritysten osallistumista julkisiin hankintoihin, luo toimintamallit ja välineet, joiden avulla hankintayksiköt saavat laadukkaampia, parempia sekä kilpailukykyisempiä tarjouksia entistä laajemmalta yritysjoukolta. 3 Jorma Saariketo 9.4.2014
Hankinnat ja toimintaympäristö 4 Jorma Saariketo 9.4.2014
EU-direktiivi Julkisten hankintojen periaatteet Avoimuus Hankinnasta ilmoittaminen kilpailun aikaansaamiseksi Hankintapäätös asianmukaisesti tiedoksi perusteluineen Tasapuolisuus Kaikki markkinatoimijat voivat tarjota Syrjimättömyys Tarjoukset vertaillaan ja päätös tehdään ennalta ilmoitettujen perusteiden mukaan Ei suosikkijärjestelmää - tarjouskilpailuun osallistuville tarjoajille annetaan yhtäläiset mahdollisuudet Suhteellisuus Hankinnan kokoon ja luonteeseen suhteutetut vaatimukset 5
Tarkoitus ja periaatteet Hankintalaki Julkisin varoin tehtävät hankinnat on kilpailutettava käyttäen hyväksi olemassa olevat kilpailutusolosuhteet Tehostaa julkisten varojen käyttöä Edistää laadukkaiden hankintojen toteuttamista Turvata avoin, syrjimätön ja tasapuolinen kilpailu tavaroiden ja palveluiden hankinnassa Voittajan valinta Kelpoisuuden täyttävistä ehdokkaista Paras tarjous valitaan ennalta ilmoitetuin perustein muut tarjoukset hylätään 6
Neljän tason hankinnat Mikrohankinnat *(arvo vähäinen < 5.000 ) Ei julkista ilmoittamista Tarjouspyynnöt kohdennetusti esim. kunnan yrityksille Pienhankinnat *(arvo merkittävä 5.000 150.000 ) Julkinen ilmoittaminen toivottavaa (Hankinta-asiamies, HILMA) Ultrakevyt hankintamenettely (vain tarpeelliset tiedot) Tulevaisuudessa 5.000 750.000 (hankintalain uudistus) Kansalliset (arvo suuri 30.000/100.000/150.000 >) Julkinen ilmoittaminen (HILMA) Kansallinen menettely, kevyt kohtuullinen sääntely EU hankinnat (200.000 / 5.000.000 >) Julkinen ilmoittaminen (HILMA, TED) EU-menettely, raskas sääntely paljon rajoitteita ja yksityiskohtia *Hankintalaki ei koske nykyisin mikro- ja pienhankintoja 7 Jorma Saariketo 9.4.2014
Julkiset hankinnat määrä ja arvo Mikro Pien Kansallinen EU Muut *) Yhteensä KPL 880.000 100.000 12.000 3.600 4.400 1.000.000 8 ARVO 1.500 2.500 5.900 9.400 16.250 35.000 100 000 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 Hankintojen määrä 1.000 kpl 0 100 12 3,6 3,5 18 000 16 000 14 000 12 000 10 000 2 500 5 900 9 400 Lähteet: EU Public Procurement Indicators 2010, Hilma 2009-2011, Hankinta-asiamies tilasto 2012, KTM selvitys 2006 (pienhankintojen arvon osuus 10 % kaikista hankinnoista) TEM Selvitys hankintojen hallinnollisista kustannuksista 10/2010 *) suorahankinta, ennakko- ja jälki-ilmoitukset Jorma Saariketo Pien Kansallinen EU Muut *) 9.4.2014 8 000 6 000 4 000 2 000 0 Hankintojen arvo (milj. ) 15 750 Pien Kansallinen EU Muut *)
Kynnysarvon merkitys Kynnysarvon vaikutus ilmoitusten lukumäärään Lähde: Hilma 2012 12000 10000 8000 11.400 8.848 Alin EU-kynnysarvo Poistuu 6.765 Jää 4.635 Muutos/osuus kpl % yks 6000 6.151 4000 2000 0 4.635 3.318 2.863 2.636 2.356 2.210 2.009 1.918 Kaikki 50-100 100-150 150-200 200-250 250-300 300-350 350-400 400-450 450-500 500 > -62,9% 7,2 % -62,6% 33,7 % -89,0% -11,6% -97,7% -29,0% 9 Tavarat Palvelut Urakat Muut Hallitusohjelman 2011 mukaan kansallisia kynnysarvoja nostetaan lähemmäksi EUdirektiivitasoja ja tavaroiden ja palveluiden kansallista kynnysarvoa korotetaan tuntuvasti Jorma Saariketo lähelle EU:n kynnysarvoa. 9.4.2014
Hankinnan jakaminen Keskeisiä virhetulkintoja Hankinta voidaan jakaa osiin (HL 17 ja 20 ) Järkevät osakokonaisuudet mahdollisia ehtona julkinen kilpailuttaminen ja hankintalain noudattaminen Osatarjouskäytäntö Usean pienen toimijan yhteistarjous (ryhmittymä HL 61 ) Pilkkominen on kielletty Tarkoituksena hankintalain kiertäminen (HL 20 ) eli hankintaa ei kilpailuteta hankintalain säännösten mukaan Tulevaisuudessa (valmisteilla oleva direktiivi) Jos hankintaa ei jaeta osiin tulee hankintayksikön perustella miksi hankintaa ei jaeta tarkoituksenmukaisiin osiin 10
Markkinatiedon hyödyntäminen Tavoitteena toimivat tavara- ja palvelumarkkinat Laadukas, osaava, tehokas ja toimiva hankintatoimi Markkinatieto mukaan suunnitteluun Yritysvaikutusten huomioiminen hankinnoissa Selkeät yksiselitteiset ehdot/vaatimukset Aktiivinen vuoropuhelu potentiaalisten toimittajien kanssa Kaikkien yritysten tasapuolinen kohtelu Innovatiivisten ratkaisujen synnyttäminen 11
Hankinta-asiamiespalvelu 12 Jorma Saariketo 9.4.2014
Web-palvelu 13 Jorma Saariketo 9.4.2014
Neuvontapalvelut Yrityksille Maksuton puhelinpalvelu Ensivaiheen neuvontapalvelut maksuttomia Kumppaniverkoston palvelut Toimeksiantoon perustuvat palvelut (esim. muutoksenhaku) Konsultointi Tarjousten tekeminen, ryhmittymät ja alihankintaverkostot Toimeksiannot (mm. avustaminen tarjouksissa, taustatiedoissa) Hankintayksiköille Kilpailutusten suunnittelu ja valmistelu Yritysvaikutusten arviointi Pienhankintojen ilmoittaminen Raportointipalvelut 14 Jorma Saariketo 9.4.2014
Vahtipalvelut Yrityksille Hankintailmoitusten seuranta Toimialaan ja avainsanoihin perustuvien ilmoitusten toimittaminen Edellisen vrk:n ilmoitukset aamulla klo 10 sähköpostiin Vahtipalvelun hinnoittelu Alueellinen palvelu 10 / kk, laskutus 12 kk:n jaksoissa Valtakunnallinen palvelu 16,50 / kk, laskutus 12 kk:n jaksoissa Hankintayksiköille Hankintailmoitusten toimittaminen Tiedot toimitetuista hankintailmoituksista ja tarjouspyynnöistä Vahtipalvelun toimittamien ilmoitusten vastaanottajien lukumäärä Tarvittaessa esim. lisätietojen toimittaminen Vahtipalvelun hinnoittelu Sopimuksen mukaan hankintayksikön koko huomioiden 15 Jorma Saariketo 9.4.2014
Yrityksille Ilmoitusten seuranta Vahtipalvelu Toimitus kohdennetusti (esim. toimiala) Tarjoustyökalu Sähköinen tarjous Hinnoittelu Sisältyy vahtipalveluun Pienhankintapalvelut Pienhankinnat kiinnostavat yli 200.000 100.000-199.999 50.000-99.999 20.000-49.999 Alle 20.000 Hankintayksiköille Alueellinen pienhankintojen ilmoittaminen Tarjousten sähköinen vastaanotto 0 50 100 150 200 Lähde: Yrittäjäkysely 2012/2013 Automaattinen vertailu, päätöksenteon tuki ja raportointi 16 Jorma Saariketo 9.4.2014
Hankinta-asiamies raportointipalvelu Reaaliaikaiset Raportit saatavissa useilta eri osa-alueilta. Kuvissa esimerkkejä. 17 Jorma Saariketo 9.4.2014
Tuloksia ja kokemuksia hankintaasiamiestoiminnasta 18 Jorma Saariketo 9.4.2014
Tuloksia Varsinais-Suomesta 31.3.2014 1. Palvelua käyttäneet asiakkaat Hankintayksiköt 31.3.2014 mennessä, yhteensä 217 hankintayksikköä Palvelun piirissä olevat yritykset 31.3.2014 yhteensä 1.270 yritystä 2. Neuvontapuhelut 1.1.- 31.3.2014 yhteensä 248 neuvontatapahtumaa (puhelut ja s-postit) Yritykset noin 80 %, hankintayksiköt 20 % 3. Vahtipalveluilmoitukset 1.1.- 31.3.2014 yhteensä 16.000 yrittäjille toimitettua tarjouspyyntöä 4. Julkaistut kilpailutukset (VSY:n alue) 1.10.2010 31.3.2013 noin 5.500 hankintailmoitusta Kuluvan vuoden aikana 426 hankintailmoitusta (140 ilmoitusta / kk) 5. Voitettuja kilpailutuksia *) 1.10.2010 31.3.2014 yhteensä 394 voitettua kilpailutusta Kuluvan vuoden aikana 76 voitettua kilpailutusta (25 voittoa / kk) *) Todellisuudessa voitettuja kilpailutuksia on huomattavasti enemmän koska vain EU-hankintojen voittajat julkaistaan. 19 Jorma Saariketo 9.4.2014
Hankinta-asiamiehen top five, positiivista 1. Yhteistyö hankintayksiköiden kanssa Suunnittelu, valmistelu ja YRVA yhteistyössä yrittäjien kanssa Säännöllinen palaute ja raportointi havaituista puutteista 2. Internetpalvelu yhden luukun periaate Kaikki ilmoitukset, ohjeet ja työvälineet yhdessä paikassa Sähköisen menettelyn käytön lisääminen 3. Vahtipalvelu Oikeat ilmoitukset oikeaan osoitteeseen nopeasti avainsanojen perusteella 4. Koulutus ja konsultointi Markkina- ja yritystietoa hankintayksiköille Menettelytapa ja tarjontaosaamista yrittäjille Maakuntiin hajautettu toimintamalli, alueelliset tarpeet huomioidaan 5. Ryhmittymien muodostaminen Pienyritysten voimavarojen yhdistäminen suurissa hankinnoissa Tarjontaverkostot 1 + 1 on selvästi enemmän kuin 2 20 Jorma Saariketo 9.4.2014
Hankinta-asiamiehen top five, negatiivista 1. Markkinatiedon ja osaamisen puute Hankintayksiköillä ei riittävästi markkinatietoa Hankintaosaamista harvoilla ilmoittajilla Liian suuret hankintakokonaisuudet (tavarat, palvelut, investoinnit) 2. Toimintakulttuurissa parannettavaa Hankintailmoituksissa runsaasti puutteita ja virheitä sekä ristiriitaisuuksia Hankinnan suunnittelu ja valmistelu puutteellista 3. Turha kiire Tarjousajat usein riittämättömiä, tarjonta supistuu, pienet eivät ehdi 4. Kirjavat ilmoituskäytännöt Ei keskitettyä hankintaosaamista Monta toimintatapaa yhden hankintayksikön sisällä Ilmoittamatta jättäminen Suorahankinnat 5. Pienhankinnat Ilmoittamatta jättäminen, kirjavat käytännöt Avoimuuden puute jopa syrjiminen 21 Jorma Saariketo 9.4.2014
Yhteistyö yrittäjät ja hankintayksiköt 22 Jorma Saariketo 9.4.2014
Yrittäjät ja hankintayksikkö yhdessä miten? Yhteys yrittäjien ja hankintayksikön välille Säännöllinen yhteydenpito, rakentava vuoropuhelu Hankintojen suunnittelu ja valmistelu yhdessä Yritysvaikutusten arviointi osana hankintojen suunnittelua Kaikki hankinnat yhteistyön piiriin Kynnysarvot ylittävät EU- ja kansalliset hankinnat Kynnysarvon alittavat pienhankinnat 23 Jorma Saariketo 9.4.2014
Lisää hankintaosaamista Suunnittelu ja ohjeistus Luodaan hankintastrategia Kattava ohjeistus kaiken kokoisille hankinnoille Hankintojen seuranta koko elinkaaren ajan Koulutetut hankintojen tekijät Nimetyt hankintaosaajat eri instansseissa Markkinatiedon hyödyntäminen Tunnetaan hankintalain mahdollisuudet ja vaatimukset Yhtenäiset toimintatavat Yksi toimintatapa säästää aikaa ja vaivaa Tehostaa toimintatavat hankintaosaaminen keskitetysti substanssi vastuutaholta Raportointi ja seuranta Yhtenäinen helposti seurattava raportointijärjestelmä Suunnitelman / toteutuman seuranta tehostuu Opitaan virheistä 24 Jorma Saariketo 9.4.2014
Toimintatavat uudistuvat Hankinnat jaetaan osiin entistä useammin Mitä pienempi hankinta sen lähempää tarjoukset Hyödynnetään markkinatietoa Yhteydet lähialueen potentiaalisiin tarjoajiin kunnossa Hankinnan ehdot kohtuullistuvat Tarpeettomat ja hankinnan kokoon nähden ylimitoitetut vaatimukset poistuvat Lähialueen työllisyys paranee Pk-yritysten erityistarpeet huomioidaan Varmistetaan alueen pk-yritysten tarjontamahdollisuudet Syntyy uusia työpaikkoja Voidaan hyödyntää alueen pk-yritysten tarjontaa Pienhankinnat kilpailutuksiin Alueen osaamispääoma karttuu Enemmän tilauksia julkiselta toimijalta oman alueen yrityksille yritykset ja osaaminen kehittyvät 25 Jorma Saariketo 9.4.2014
Tuloksena toimiva monituottajamalli 26 Jorma Saariketo 9.4.2014
Lisätietoja: Sähköposti: Internet: Toimitusjohtaja Henri Wibom ja hankinta-asiamies Jorma Saariketo varsinais-suomi@hankinta-asiamies.fi http://www.hankinta-asiamies.fi 27 Jorma Saariketo 9.4.2014
Ryhmittymän hyödyntäminen Ryhmittymä 1 Ryhmittymä 2 Yritys A Yritys B Suunnittelu Yritys A Yritys B ja valmistelu Yritys C Yritys D Yritys E Sopimus aika Kilpailutus Looginen tarjous 1 Looginen tarjous 2 Toteutus Hankintayksikkö Kunta A Kunta B Kunta C Toteutuneita ryhmittymiä, IT-, rakentaminen, logistiikka-, mainos-, sote-, infra-, konsultointi, kuljetus, tavarat, urakat 28