Yrittäjäyhteistyö julkisissa hankinnoissa

Transkriptio

1 Yrittäjäyhteistyö julkisissa hankinnoissa Lisää elinvoimaa hankinnoilla maakuntaan MAAKUNNAN JULKISTEN HANKINTOJEN SEMINAARI Katri Löytty Hankintapäällikkö Jyväskylän kaupunki

2 Julkisten hankintojen merkittävyys Julkisten hankintojen arvo noin 17 prosenttia Suomen bruttokansantuotteesta Vuonna 2014 HILMA-ilmoituskanavassa julkaistiin yli hankintailmoitusta (+osin samoja hankintoja koskevat ennakko- ja jälki-ilmoitukset) Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset ostot (poislukien mm. vuokrat sekä maa- ja vesialueiden hankinnat) vuonna 2013 n. 16,4 mrd euroa

3 Havaittuja haasteita Hankintamenettelyjen raskaus Avoimuuden puute pienhankinnoissa Julkisiin hankintoihin liittyvän osaamisen puute sekä julkisen hankkijan että yritysten puolella Suuret organisaatiot hankkijoina Päätöksenteon hajanaisuus Kehittämistyön ja osaamisen epätasapaino yksiköiden välillä Viestintä, yhteydenpito, näkemyksien esille tuominen, oikeiden henkilöiden löytäminen Yrityskentän tavoitettavuus ja oma-aloitteinen aktiivisuus

4 Yritysyhteistyön monta tasoa Yksittäinen Kilpailutukset Tiedottaminen Avoin keskustelu Yhteinen kehittäminen Yleinen Strateginen Yritysyhteistyön periaatteiden vahvistaminen Palvelukokonaisuuden suunnittelu tiedostaen alueen elinkeinotoiminta

5 Myytti: hankintalaki kieltää julkisen hankkijan ja yritysten välisen yhteistyön Hankintalaki on prosessilaki: Hankintalaki sääntelee Kuntaliiton johtava lakimies Juha Myllymäki: Markkinakartoitus on hyvä esimerkki siitä, miten sääntely toimii. Yksityiskohtaista sääntelyä sisältävässä laissa on muistutettava, että se, mikä ei ole kielletty, on lähtökohtaisesti sallittu.

6 Hankintayksikön yritysmyötäiset toimenpiteet Jatkuvasti Ylläpitää ja kehittää hankintaosaamista Seuraa yrityskentän muutoksia Viestittää aktiivisesti toiminnassaan tapahtuvista muutoksista, jotka vaikuttavat hankintatarpeeseen Suunnittelu, valmistelu Ilmoittaa avoimesti, mikäli hankinnan valmistelussa kuullaan yrittäjiä Hyödyntää kaiken saatavilla olevan asiantuntemuksen Pyrkii sovittamaan nykyiset ja tulevat tarpeet tarjontaan ja innovaatioihin Laatii selkeän tarjouspyyntökokonaisuuden Kilpailutus Ilmoittaa hankinnoistaan Mahdollistaa kysymysten esittämisen tarjousaikana Toimii lain edellyttämällä tavalla Perustelee päätöksensä huolellisesti Hankintasopimus Sopimuskaudella toimitaan sopimusehtojen mukaisesti Kumppanuus, kehittäminen, yhteistyö

7 Yksittäisen yrityksen näkökulma Jatkuvasti Ylläpitää perusosaamista julkisten hankintojen saralla Seuraa julkisen palvelutuotannon muutoksia Pitää mahdollisuuksien mukaan yllä hankintayksiköiden tietoisuutta yrityksestä Suunnittelu, valmistelu Seuraa HILMAa ja muita ilmoituskanavia tietopyyntöjen/vuoropuhelukutsujen varalta Aktiivinen yhteydenpito hankintayksikköön Asiantuntemuksen käyttäminen Vaikuttamismahdollisuudet ovat tässä vaiheessa! Kilpailutus Hankintailmoitusten seuraaminen Paneutuminen tarjouspyynnön lopulliseen sisältöön hyvissä ajoin Kysymysten esittäminen! Tarjouksen huolellinen laatiminen tarvittaessa apua tähän Oikeusturvakeinot Hankintasopimus Sopimuskaudella toimitaan sopimusehtojen mukaisesti Kumppanuus, kehittäminen, yhteistyö

8 Kahden kauppa, kolmannen korvapuusti vai rakentavaa yhteistyötä? Julkisten hankintojen yhteistoiminnallisuuden kehittäminen edellyttää: Pitkäjänteistä ajattelutapaa kaikilta osapuolilta nähtävä yksittäisen kilpailutuksen yli ja ohi Jatkuva oppimisprosessi niin yrityksille kuin hankkijoillekin Miten voin seuraavalla kerralla toimia paremmin, jotta menestyisin? Miten kehitän toimintaani, jotta saan mitä tavoittelen? Systemaattinen palautteen kerääminen ja sen aktiivinen antaminen

9 Toimenpiteitä Jyväskylässä: tahtotilan määrittely Hankinnan strateginen ohjaus Hankintojen toimintaperiaatteet (hankintastrategia): Palvelualoitekokeilu

10 Toimenpiteitä Jyväskylässä: avoimuuden ja keskustelun lisääminen Kuva: Jyväskylän kaupunki Kuvaaja: Merja Huovelin Hankintafoorumi Kaupunki, Jykes ja alueen yrittäjäjärjestöt Keskusteleva kokoonpano Kokoontuu joka toinen kuukausi Hankintaillat Tietoa tulevista kilpailutuksista ja ajankohtaista tietoa Mahdollisuus verkostoitua, kaupungin virkamiehiä/työntekijöitä tavattavissa Kaksi kertaa vuodessa www-sivujen kehittäminen, pienhankintakanava, linkitykset yritysväylään Tavoitteena saada koko kaupunkiorganisaatio ja mahdollisuuksien mukaan myös konserniyhtiöt

11 Tiedottaminen HILMA + www-sivut + kilpailutusjärjestelmä + yritysväylä Mahdollisuus esittää kysymyksiä Huolellisesti perusteltu päätös Päätöksen avoimesti kaikkien saatavilla Mahdollisuus antaa palautetta / keskustella kilpailutuksesta ja päätöksestä Toimenpiteitä Jyväskylässä: malli yrittäjien kuulemiseksi yksittäisissä kilpailutuksissa Laajaa yhteistyötä Muodollinen osuus: - Tarjouspyyntö - Tarjous - Kysymykset ja vastaukset - Päätös ja sen tiedoksianto Valmistelu Kilpailutus Päätös Sopimuskausi Kahdenvälistä yhteistyötä Markkinoiden esikartoitus Ennakkoilmoitus kutsu/tietopyyntö (HILMA + www-sivut) Tietopyyntö / tekninen vuoropuhelu / info Tarvittaessa toimittajien kuuleminen uudelleen valmistelun edetessä Kumppanuusajattelun kehittäminen Markkinoiden seuraaminen

12 Ensimmäinen yrittäjien hankintailta 2011 Hankintafoorumin aloitus 2012 Pienhankintaohjeet ja pienhankintakanava 2013 Konserniyhtiöt mukaan Hankintojen strateginen ohjaus konsernihallintoon 2011 Yritysten kuuleminen kilpailutusten valmistelussa käyttöön Hankintastrategia 2013 Osaamisen vahvistaminen Vuoden yrittäjyyden edistäjä palkinto Hankintaprosessin kehittäminen Ymmärryksen ja tahtotilan syventäminen läpi organisaation niin strategisella kuin operatiivisellakin tasolla

13 Mitä opimme tästä keskeisiä huomioita Julkisten hankintojen onnistumisella ON merkitystä eikä onnistumista saavuteta ilman yhteistyötä Julkisen hankkijan ja yritysten välinen yhteistyö edellyttää toiminnan selkeyttä molemmissa organisaatioissa Erityisesti isoissa organisaatioissa asiat tulisi olla selkeästi vastuutettu ja kehittämisen työnjako selkeä myös ulospäin Sanoista tekoihin, mutta todennäköisesti ilman sanoja ei tule tekoja tahtotilan määrittely Avoimuus ja hallittu viestintä on kaiken A ja O Jatkuvan kehityksen tiedostaminen Kuva: Jyväskylän kaupunki Kuvaaja: Merja Huovelin

14 Kiitos! ja keskusteltavaksi: Onko hankintayksikön ja yrittäjien välisellä yhteistyöllä merkitystä? Tulisiko jokaisen hankintayksikön tehdä yhteistyötä yrittäjien kanssa riippumatta esim. hankintayksikön koosta? Mitkä yritysyhteistyön tavoista ovat vaikuttavia? Millä tavoin ja millä aikavälillä tuloksia halutaan ja voidaan mitata? Onko julkisen keskustelun sävyllä ja yleisellä ilmapiirillä merkitystä hankintojen onnistumiselle? Minkälaisia uusia keinoja yhteistyöhön olisi löydettävissä? Onko uusien ajatusten esiin tuominen helppoa vai onko sille esteitä? Minkälaisia? Miten yritykset voisivat edistää onnistunutta yhteistyötä entistä paremmin? Entä hankintayksiköt?