SOPIMUSLUONNOS 1. Sopijapuolet Tilaaja: xx (jäljempänä tilaaja ) Y-tunnus osoite Palveluntarjoaja: xxx (jäljempänä myös palveluntarjoaja ) Y-tunnus osoite 2. Vastuu- ja yhteyshenkilöt Sopijapuolet nimittävät omat yhteyshenkilönsä, jotka seuraavat ja valvovat sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä. Sopimusta koskevat tiedonannot ja yhteydenpito tapahtuvat kirjallisesti joko postitse tai sähköpostitse. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava toisen osapuolen yhteyshenkilölle viipymättä. Lisäksi palveluntarjoaja nimeää vastuuhenkilön palvelukuvauksen mukaisesti. 3. Sopimuksen kohde Sopimuksen kohteena on ruokapalvelun järjestäminen seuraavissa kohteissa: - Harjulan koulu (keskuskeittiö) - Harjulan päiväkoti (palvelukeittiö) - Äppelgård daghem (palvelukeittiö) - Riihipuiston päiväkoti (palvelukeittiö) - Huitin päiväkoti (jakelukeittiö) Palvelu sisältää tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisen palvelukokonaisuuden. Yksityiskohdista voidaan sopia tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Mahdollisista lisätöistä (palvelu tai tuote) neuvotellaan aina erikseen. Palveluntarjoaja huolehtii siitä, että palvelun sisältö ja laatu ovat em. asiakirjojen ja tarjouksen mukaisia. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta, eli Tilaaja ei sitoudu tällä sopimuksella tiettyihin ruokapalvelun ostomääriin. Sivu 1 / 9
4. Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.8.2016-31.7.2019. Lisäksi kunta varaa mahdollisuuden jatkaa sopimusta yhden (1) vuoden optiokaudella, josta päätetään myöhemmin erikseen. Kiinteä sopimuskausi päättyy ilman erillistä irtisanomista 31.7.2019. 5. Hinnat Palvelun hinnat ovat palveluntarjoajan tarjouksen mukaiset ja voimassa vähintään 31.7.2017 saakka. Hinnat on kuvattu sopimuksen liitteellä x. [Palveluntarjoajan antaman tarjouksen hintalomake sekä erilliset hinnastot lisätään sopimuksen liitteeksi.] Hinnat sisältävät kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset. Tilaaja ei siten korvaa erikseen esimerkiksi toimistokuluja, laskutuslisiä, matkakustannuksia, matkaaikaan käytettyä aikaa tai ylityökorvauksia. Palvelun hintaan sisältyvät mm. seuraavat kustannukset: - henkilöstön työhönottokustannukset ja työnopastus - palkat ja henkilösivukustannukset - työjohto, työn valvonta ja laadunvarmistus - henkilöstön koulutus - sijaiskustannukset - työvaatetus - toiminnan suunnittelu - ruoka- ja tarvikehankinnat - keittiötilojen siivous ja ruokailutilojen aterian aikainen siivous - laadunseuranta ja hallinta yhteistyössä tilaajan kanssa - laskutukset - vastuuvakuutukset - ilmoitusvelvollisuus kohteessa havaituista vioista - tarvittavien keittiö- ja siivousaineiden sekä -pienkoneiden hankinta ja huolto - ruoanvalmistus-, tarjoilu- ja kuljetusastiat - kuljetuskustannukset - kustannusvastuut sen mukaan kuin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on ilmoitettu 6. Hintojen tarkistaminen Hinnantarkistuksista tulee antaa kirjallinen, perusteltu selvitys vähintään 30 päivää ennen niiden suunniteltua voimaantuloa. Tilaaja hyväksyy vain todelliset, yleistä kustannuskehitystä vastaavat hinnankorotukset. Hinnanmuutokset eivät kuitenkaan voi olla hinnantarkistusesityksen jättöhetkellä voimassa olevan Tilastokeskuksen Palvelujen tuottajahintaindeksin kohdan 56 Ravitsemistoiminta mukaista prosenttia (vuosimuutos) suurempia. (http://www.stat.fi/til/pthi/tie.html) Hinnantarkistuksen jälkeen uusien hintojen on oltava voimassa vähintään 12 kuukautta. Sivu 2 / 9
7. Maksuehto Maksuehto vähintään 30 päivää netto laskun saapumisesta. Laskutuksessa käytetään verkkolaskutusta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Palveluntarjoaja laskuttaa ruokapalvelun kerran kuukaudessa jälkikäteen. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu tai sen osa on hyväksytysti suoritettu ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Ateriat laskutetaan pääasiassa tilattujen aterioiden mukaan, mutta vain toteutuneina toimintapäivinä. Valvonta-ateriat, diabeetikon välipalat sekä erityisruokavaliolisät laskutetaan toteutuneiden mukaan. 8. Palveluntarjoajan velvollisuudet Ruokapalvelu on suoritettava tämän sopimuksen, siihen liittyvän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Palveluntarjoajan henkilöstöllä on oltava työn vaatima riittävä suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. Daghemmet Äppelgårdenissa henkilöstöllä on työn vaatima riittävä suomen tai ruotsin kielen taito. Henkilöstön mahdollisimman vähäinen vaihtuvuus on tärkeää tilaajalle. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus edellyttää, että palveluntarjoaja vaihtaa tilaajan kohteissa työskentelevän henkilön, tilaajan yhteyshenkilön tai vastuuhenkilön toiseen tilaajan hyväksymään henkilöön. Palveluntarjoaja ei saa itse vaihtaa tilaajalle nimettyä yhteyshenkilöä tai vastuuhenkilöä ilman pakottavaa, sopijaosapuolista johtumatonta syytä. Mikäli yhteys- tai vastuuhenkilö joudutaan vaihtamaan pakottavasta syystä, tilalle on nimettävä välittömästi uusi henkilö. Palveluntarjoaja selvittää lasten ja nuorten kanssa vuorovaikutuksessa olevien työntekijöidensä rikostaustan lain (14.6.2002/504) edellyttämällä tavalla. Palveluntarjoaja vastaa, että em. rikostaustat on tarkastettu ja dokumentoitu. Tilaajalla on oikeus tarkastaa asia milloin vain sopimus-kaudella. Turvallisuusselvityksessä tai vastaavassa mahdollisesti todettu esteellisyys johtaa automaattisesti henkilön poissulkemiseen. (Tarkempia tietoja perusmuotoisesta turvallisuusselvityksestä on saatavissa suojelupoliisin Internet-sivuilla www.suojelupoliisi.fi). Palveluntarjoaja perehdyttää kustannuksellaan työntekijänsä tämän sopimuksen mukaisiin palvelukuvauksiin, tiloihin ja laitteisiin. Kiinteistöjen ovet ja ikkunat suljetaan, valot sammutetaan sekä hälytyslaitteet kytketään asianmukaisesti, mikäli palveluntarjoaja lähtee kiinteistöstä viimeisenä eikä muuta ole sovittu. Palveluntarjoaja vastaa hälytyslaitteiden opastuksesta työntekijöilleen, heidän sijaisilleen ja alihankkijoille. Palveluntarjoaja sitoutuu maksamaan palveluntarjoajan toiminnasta johtuvasta turhasta hälytyksestä aiheuttamansa kulut. Sivu 3 / 9
Palveluntarjoaja palauttaa avaimet välittömästi sopimuksen päätyttyä kohteen yhteyshenkilölle. Mikäli kaikki avaimet eivät ole palautuneet määräajassa tai avaimia katoaa sopimuskauden aikana, on palveluntarjoaja velvollinen korvaamaan lukkojen uudesta sarjoituksesta aiheutuneet kustannukset. (Avainten luovutuksesta ja määrästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Palveluntarjoaja kuittaa avaimet vastaanotetuiksi kirjallisesti.) Palveluntarjoaja ilmoittaa tilaajalle sopimuksen piiriin kuuluvissa tiloissa, omaisuudessa tai rakennuksen kunnossa havaituista viallisuuksista tai huollon tarpeesta. Palveluntarjoaja huolehtii tilaajavastuulain alaisten todistusten ja selvitysten toimittamisesta tilaajalle pyytämättä lain asettamissa määräajoissa. Velvollisuus koskee myös mahdollisesti käytettävien alihankkijoiden osalta tilaajavastuulain mukaisten todistusten toimittamista: 1) Palveluntarjoaja huolehtii siitä, että palveluntarjoaja ja sen käyttämät alihankkijat täyttävät sopimussuhteen alkaessa ja sopimuksen voimassaoloaikana tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain mukaiset edellytykset eri rekistereihin kuulumisesta ja muista lain tarkoittamista velvoitteista. Palveluntarjoaja vastaa edellä mainitun lain edellyttämän selvitysvelvollisuuden asianmukaisesta täyttämisestä omien alihankkijoidensa osalta. 2) Palveluntarjoajan on toimitettava Tilaajalle sopimussuhteen aikana vuosittain seuraavat selvitykset, jotka eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia; a. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty sekä b. todistus eläkevakuutusten ja työttömyysturvavakuutusten ottamisesta ja niiden maksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä maksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. c. selvitys työterveyshuollon järjestämisestä 9. Laadunvalvonta ja yhteistyö Laadunvalvonta tapahtuu tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Palveluntarjoajalla käytössään toimintansa laadunvarmistamiseksi laatujärjestelmä sekä terveystarkastajan hyväksymä omavalvontasuunnitelma. Palveluntarjoaja tekee säännöllisestä laadunvalvontaa ja palveluntarjoajan edustaja/-t käyvät säännöllisesti tilaajan kaikissa kohteissa tekemässä yrityksen omaa, sisäistä laadunvalvontaa. Tulokset dokumentoidaan ja kooste toimitetaan tilaajalle viipymättä. Epäkohtiin puututaan välittömästi ja ne korjataan. Laadunvalvontaa tapahtuu lisäksi tilaajan suorittamin pistokokein sekä noin kerran kahdessa kuukaudessa yhdessä palveluntarjoajan edustajan kanssa tehdyillä laatukatselmuksilla. Sovituista käynneistä täytetään laaturaportti. Palveluntarjoajan vastuuhenkilön/yhteyshenkilön (työnjohto) on oltava tavoitettavissa virka-aikana (ma pe klo 7-16). Sivu 4 / 9
Tilaaja ja palveluntarjoaja sopivat aloituspalaverissa ja tarvittaessa sopimuskauden aikana kohteita koskevista toimintatavoista ja dokumentoinnista. 10. Salassapito ja tietojen luovutus Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen ja tietojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan tarjouspyynnön ehtoja, hankintalakia, lakia yleisten asiakirjain julkisuudesta, henkilötietolakia ja kuntalakia. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään salassa toistensa liike- ja ammattisalaisuudet. Palveluntarjoajalta edellytetään, että jokainen palveluntarjoajan henkilöstöön kuuluva sekä mahdollinen palveluntarjoajan alihankkija, sitoutuu noudattamaan tässä sopimuksessa ja sen liitteissä todettuja vaitiolo- ja tietoturvasääntöjä. Sitoumus on voimassa senkin jälkeen, kun palveluntarjoajan ja tilaajan sopimus päättyy. Samoin sitoumus on voimassa, jos henkilön työsuhde palveluntarjoajaan päättyy kesken sopimuskauden. Palveluntarjoajan henkilöstö ei esim. saa ilmaista tietoonsa tullutta tilaajan liike- tai ammattisalaisuutta, tilaajan henkilöstön yksityiselämää koskevaa asiaa eikä asiakkaan tiloissa asioivien nimiä. 11. Reklamaatiot Palvelua koskevat reklamaatiot on tehtävä kirjallisesti. Sähköpostitse tehty reklamaatio katsotaan kirjalliseksi. Palveluntarjoajan on annettava vastaus tilaajan reklamaatioon viimeistään reklamaation saapumista seuraavana arkipäivänä klo 15. mennessä. Reklamaation kohteena oleva virhe tai laatupoikkeama on korjattava viipymättä. Tilaajalla on oikeus tämän sopimuksen kohdan 14 mukaan vaatia hinnanalennusta jos palvelu on ollut virheellinen. Palveluntarjoaja vastaa asiakkailta tulevista reklamaatioista ja raportoi niistä ja toimenpiteistä tilaajalle välittömästi. 12. Sopimussakko palvelun aloittamisen viivästyessä Palveluntarjoajan havaitessa, ettei hän voi noudattaa sovittua palvelun aloittamisajankohtaa, palveluntarjoajan on ilmoitettava siitä välittömästi tilaajalle sekä kerrottava ajankohta, jona palvelun tuottaminen alkaa. Mikäli palvelun aloittaminen viivästyy kokonaan tai osittain toimipistekohtaisesti tai se aloitetaan, mutta keskeytetään sittemmin, tilaajalla on oikeus sopimussakkoon osoittamatta, että palvelun viivästymisestä tai keskeyttämisestä on aiheutunut vahinkoa. Oikeutta ei ole, jos viivästys johtuu tilaajan syyksi luettavasta syystä. Sopimussakko on tuhat (1000) euroa jokaiselta alkavalta arkipäivältä, jolla palveluntarjoaja ylittää sovitun toimitusajan. Lisäksi tilaaja on oikeutettu kohdan 13 Sivu 5 / 9
mukaisiin vahingonkorvauksiin. Tilaajalla on oikeus saada hyvityslasku tai oikeus vähentää sopimussakot palveluntarjoajalle maksettavista maksuista. Jos palvelun aloittaminen viivästyy enemmän kuin 15 arkipäivää, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi. Sopimuksen purku on tehtävä kirjallisesti. 13. Vahingonkorvaus ja vakuutukset Tilaajalla ja palveluntarjoajalla on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Vahingonkorvauksen määrä on kuitenkin enintään palvelun vuosihintaa vastaava määrä. Jos sopimus päättyy palveluntarjoajasta johtuvasta syystä ja tästä aiheutuu tilaajalle vahinkoa, on tilaajalla oikeus vahingonkorvaukseen sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä aiheutuneesta vahingosta. Tilaajalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta palveluntarjoajan sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylittää tilaajalle maksettavan viivästyssakon ja muun sopijapuolten erikseen sopiman sopimussakon. Sopijapuolella on oikeus korvaukseen ilman ylärajaa aiheutuneesta vahingosta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella tai rikkonut salassapitovelvoitteita. Palveluntarjoajalla on kattava toiminnan vastuuvakuutus koko sopimuskauden ajan. Palveluntarjoaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Palveluntarjoajan on pyydettäessä annettava tilaajalle tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 14. Hinnanalennus ja sopimuksen purku Jos palvelu ei ole ollut sovitun mukaista, eikä korjausta palvelun laatuun saada 2 päivän kuluessa kirjallisesta reklamaatiosta, vähennetään kyseisen kuukauden laskun loppusummasta 10%. Jos samasta virheestä reklamoidaan toistuvasti (3 kertaa), eikä palveluntarjoaja korjaa palvelua pysyvästi vastaamaan sopimusta, syntyy neljännestä kirjallisesta reklamaatiosta tilaajalle purkuoikeus. Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan sovitussa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään muun muassa sitä, ettei palvelu vastaa sovittua ja virhe tai laiminlyönti on vähäistä suurempi eikä virhettä tilaajan Sivu 6 / 9
huomautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai jos sopimuksen luonne huomioiden palvelun tuottaminen sopimuskaudella viivästyy olennaisesti tai viivästykset tai virheet ovat toistuvia. Toistuvana pidetään sitä, että tilaaja on kolme kertaa kirjallisesti huomauttanut virheestä. Neljännellä kerralla syntyy purkuoikeus. Jos tilaaja on maksanut ennakkoa, palveluntarjoaja suorittaa sopimuksen purkautuessa tilaajalle takaisin saamansa ennakon ja korkoa korkolain mukaisesti laskettuna ennakon suorituspäivästä takaisinmaksupäivään. 15. Alihankinta Palveluntarjoaja vastaa mahdollisesti käyttämiensä alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Palveluntarjoaja vastaa alihankkijoiden osalta tilaajavastuulain mukaisten velvollisuuksien täyttämisestä. Alihankkijat ja niiden vaihtuminen on ilmoitettava tilaajalle viipymättä. 16. Muutokset toiminnassa Palveluntarjoaja on joustava ja mukautuu Tilaajan toimintatapojen ja -aikojen muutoksiin. Sopimusta voidaan muuttaa vastaamaan palvelujen tarpeen kasvua tai vähenemistä. Palveluntarjoajalta edellytetään valmiutta ja joustavuutta mukautua tilaajan toimintatavan ja toiminta-aikojen mahdollisiin muutoksiin. Mikäli toimintapisteissä tapahtuu toiminnallisia muutoksia tai toiminta tietyssä toimintapisteessä loppuu sopimuskauden aikana kokonaan tai osittain, tilaajalla on oikeus muuttaa palvelusopimusta tältä osin. Työmäärään olennaisesti vaikuttavista muutoksista neuvotellaan osapuolten kesken. Muutokset tulevat voimaan vasta kummankin osapuolen kirjallisen hyväksymisen jälkeen. Jos kunnan tarve palvelun hankinnalle lakkaa sopimuksen mukaisissa kohteissa sopimuskauden aikana, voidaan sopimus sanoa irti kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla kunnan puolelta. Huitin päiväkodin tilojen käyttö saattaa tämän hetken tietojen perusteella päättyä sopimuskauden aikana. Tästä tiedotetaan palveluntarjoajaa, kun kunta on tehnyt päätöksen. 17. Ylivoimainen este Ylivoimainen este on sopimuksen solmimisen jälkeen tapahtunut sellainen ennalta arvaamaton seikka, joka ei ollut osapuolten tiedossa sopimushetkellä ja joka estää tai tekee kohtuuttomaksi sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Tällaisia ovat mm. tulipalo, luonnonmullistus, liikekannallepano, sota, kapina, takavarikko tai näihin rinnastettava tekijä. Osapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen tekijään, ellei hän ole antanut Sivu 7 / 9
kirjallista ilmoitusta viipymättä siitä tiedon saatuaan ja viimeistään viikon kuluessa sen alkamisesta. Poikkeusolojen vallitessa osapuolet vapautuvat velvoitteista. Tällaisen esteen jatkuessa yli 30 päivää on molemmilla oikeus purkaa sopimus. Tilaaja vastaa poikkeusolojen varautumisesta ja toiminnasta. Palveluntarjoaja vastaa normaaliajan häiriötilanteisiin varautumisesta ja toiminnasta, joita ovat mm. kriittisten laitteiden rikkoutuminen, sähkö- ja vesihäiriöt, työvoimaan vaikuttavat influenssaaallot, toimintaan vaikuttavat lakot. (Lisätietoa: Huoltovarmuuskeskus Joukkoruokailun valmiussuunnitteluohje 2008, 6.2.1. Normaaliajan tehtävät ja niiden hoitaminen myös normaaliajan häiriötilanteissa http://www.huoltovarmuus.fi/static/pdf/219.pdf). 18. Sopimuksen siirto Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, mikäli molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. 19. Sopimuksen muuttaminen Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. 20. Erimielisyydet Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Jos kiista ei ratkea neuvotteluin, asia jätetään Hyvinkään käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 21. Sovellettavat yleiset sopimusehdot Sopimukseen sovelletaan lisäksi Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT) siltä osin, kuin ne eivät ole ristiriidassa tämän sopimuksen kanssa. 22. Sopimuksen liitteet ja asiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: - sopimus - hankintapäätös - tarjouspyyntö liitteineen - palveluntarjoajan tarjous liitteineen - Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 Sivu 8 / 9
23. Allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Nurmijärvellä xx. päivänä xxkuuta 2016. Tilaaja XX Palveluntarjoaja XX allekirjoitus allekirjoitus nimenselvennys nimenselvennys tehtävänimike tehtävänimike Sivu 9 / 9