Tarkastusvirasto LIITE 4

Transkriptio

1 PUITESOPIMUS HELSINGIN KAUPUNGIN TYTÄRYHTEISÖJEN (RYHMÄ X) TILIKAUDEN 2017 JA OPTIONA TILIKAUDEN 2018 TILINTARKASTUSPALVELUJEN SUORITTAMISES- TA 1 Sopijapuolet Tilaaja Helsingin kaupunki, edustajanaan Helsingin kaupungin tarkastusvirasto PL Helsingin kaupunki Palveluntuottaja, jäljempänä Tilintarkastaja Tilintarkastusyhteisö Y-tunnus Osoite 2 Yhteyshenkilöt Tilaajan yhteyshenkilö tarkastusjohtaja Pirjo Hakanpää Puhelin Sähköposti pirjo.hakanpaa@hel.fi Tilintarkastajan yhteyshenkilö Etunimi Sukunimi Puhelin Sähköposti 3 Sopimuksen kohde ja sopimuksen mukainen palvelu 3.1 Sopimuksen kohde Tällä sopimuksella sovitaan ehdoista, joita sovelletaan alempana mainittujen Tilaajan tytäryhteisöjen Tilintarkastajalta tilaamien tilintarkastuspalveluiden suorittamiseen. Tilintarkastuspalveluilla tarkoitetaan tässä sopimuksessa seuraavia palveluja: a) Lakisääteisen tytäryhteisöjen tilintarkastuksen suorittaminen tilikaudelta 2017 ja mahdollisesti tilikaudelta Tämä palvelu sisältää myös:

2 tarkastustyön yhteydessä syntyneisiin havaintoihin ja tilinpäätösten laatimiseen liittyvän tavanomaisen neuvontatyön, raportoinnin yhteisölle, Helsingin kaupungin johdolle ja emon (Helsingin kaupunki) tilintarkastajalle, Helsingin kaupungin konserniohjeiden noudattamisen valvonnan, kuten määräajassa tapahtuvan konsernilomakkeiden tarkastamisen sekä tilintarkastusta koskevien raporttien toimittamisen emon (Helsingin kaupunki) tilintarkastajalle tämän antamia ohjeita ja määräaikoja noudattaen. b) Osakeyhtiölain ja säätiölain mukaisten lausuntojen ja todistusten antaminen. Tässä puitesopimuksessa tarkoitetut tytäryhteisöt ovat seuraavat: Ryhmä X Yhteisö A Yhteisö B jne. Sopijapuolet toteavat, että edellä mainitun luettelon sisältö saattaa muuttua sopimuskauden aikana. Muutosten aiheuttamista toimenpiteistä on sovittu jäljempänä kohdassa Mitä tässä sopimuksessa jäljempänä sanotaan Tilaajasta, sovelletaan tytäryhteisöön silloin, kun Tilintarkastaja suorittaa tytäryhteisölle tässä sopimuksessa tarkoitettuja tilintarkastuspalveluja. 3.2 Sopimuksen mukainen palvelu lakisääteisen tilintarkastuksen osalta Tilintarkastajan kokemus ja ammatillinen pätevyys Tilintarkastajilla ja varatilintarkastajilla on oltava sopimuskauden ajan Tilintarkastajan osallistumishakemuksessaan ja tarjouksessaan heille ilmoittama kokemus ja ammatillinen pätevyys Tilintarkastuksen suorittamistapa Tilintarkastajan on toimitettava tilintarkastus tilintarkastusta koskevan lainsäädännön, muun huomioon otettavan lainsäädännön, hyvän tilintarkastustavan, tarjouspyynnön xx.xx.2016 ja Tilintarkastajan xx.xx.2016 antaman tarjouksen mukaisesti.

3 Tarkastusaika Tarkastuspäivät Tilintarkastajan on otettava tarkastuksessa huomioon kaupungin toimivaltaisten toimielinten ja Helsingin kaupungin tilintarkastajan antamat erityiset ohjeet. Tilintarkastaja toimittaa tarkastuksen tilikausittain ja tarkastus päättyy, kun yhtiökokous tai säätiön vuosikokous on vahvistanut kunkin tilivuoden tarkastetun tilinpäätöksen. Tilintarkastajan antaman tarjouksen liitteessä X on lueteltu tarkastuspäivien määrä yhteisöä ja tilikautta kohden. Mikäli yhteisön tai kaupunkikonsernin organisaatiorakenteessa, toimintatavoissa tai tehtävissä tapahtuu olennaisia muutoksia, jotka perustellusta syystä vaikuttavat tilintarkastuksen laajuuteen joko lisäävästi tai vähentävästi, Tilaaja ja Tilintarkastaja sopivat niiden vaikutuksista tilintarkastukseen vuosittain erikseen. Tarkastuspäivien määrää ei ole oikeutta ylittää ilman Tilaajan kirjallista suostumusta. Mikäli Tilaaja ja Tilintarkastaja sopivat tilintarkastuksen laajuudeksi jonakin tilikautena enemmän kuin Tilintarkastajan tarjouksessaan ilmoittamat tarkastuspäivät, tarkastuspäivän hintana käytetään tällöin myös ylittävien tarkastuspäivien osalta Tilintarkastajan tarjouksesta laskettavaa lakisääteisen tilintarkastuksen tarkastuspäivän hintaa sekä tarvittaessa tuntihintaa, joka lasketaan jakamalla tarkastuspäivähinta 7,5:llä Tilintarkastajan nimi ja tilintarkastajan vaihtaminen Tilintarkastajan nimeämät tilintarkastajat ja heidän varahenkilönsä on lueteltu Tilintarkastajan antamassa osallistumishakemuksessa xx.xx Jos Tilintarkastaja haluaa pakottavasta syystä vaihtaa tilintarkastajaa, tästä on ilmoitettava välittömästi tarkastusvirastolle ja nimettävä tilalle vähintään vastaavan ammatillisen pätevyyden ja kokemuksen omaava tilintarkastaja.

4 Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä kieltäytyä hyväksymästä Tilintarkastajan ehdottamaa uutta tilintarkastajaa Tarkastuksen raportointi Tilintarkastaja on velvollinen toimittamaan Helsingin kaupungin tilintarkastajalle tämän ilmoittamassa määräajassa ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia konsernitilinpäätöksen tarkastamista varten. Tilintarkastaja toimittaa Tilaajalle antamansa tarkastusmuistiot sekä tilintarkastuskertomukset myös Helsingin kaupungin tarkastusvirastolle. 3.3 Sopimuksen mukainen palvelu osakeyhtiölain ja säätiölain mukaisten lausuntojen ja todistusten antamisen osalta Lausuntojen ja todistusten antamista koskevien toimeksiantojen suorittamiseen sovelletaan soveltuvin osin kaikkia tässä sopimuksessa sovittuja ehtoja. 4 Alihankinta Tilintarkastaja ei käytä alihankkijoita / Tilintarkastajan alihankkijat ja heidän tehtävänsä on määritelty Tilintarkastajan osallistumishakemuksessa xx.xx Palvelun laatu ja siinä esiintyvät virheet 6 Palvelun laadun valvonta Palvelun laatuvaatimukset on määritelty tämän sopimuksen kohdassa 3.2 ja 3.3. Niissä sanotun lisäksi sovelletaan Jyse 2009 Palvelut -ehtoja (liite 2). 7 Palveluntuottajan muut velvollisuudet ja vastuut Jyse 2009 Palvelut -ehtojen kohtaa 7.3 sovelletaan seuraavassa muodossa:

5 Palvelun tuottamiseen käytettävä henkilöstö 9 Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus 7.3 Jos Tilintarkastaja aiheuttaa vahinkoa kolmannelle taholle tämän sopimuksen mukaisia velvoitteita täyttäessään, ja jos Tilaaja on jollain perusteella ensisijaisesti vastuussa edellä kerrotusta vahingosta, on Tilaajalla oikeus saada Tilintarkastajalta vastaavan suuruinen vahingonkorvaus kuin mistä Tilaaja on ensisijassa vastuussa kolmannelle. Muutoin sovelletaan Jyse 2009 Palvelut -ehtoja (liite 2). Tämän sopimuksen kohdassa 3.2 sanotun lisäksi sovelletaan Jyse 2009 Palvelut -ehtoja (liite 2). Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus palvelun tuottamisessa käy ilmi tämän sopimuksen kohdasta Tämän lisäksi sovelletaan Jyse 2009 Palvelut -ehtoja (liite 2). 10 Hinta Lakisääteinen tilintarkastus Lakisääteisen tilintarkastuksen kiinteä arvonlisäveroton hinta yhteisöittäin tilikaudelle 2017 ja optiona tilikaudelle 2018 määräytyy Tilintarkastajan tarjouksen liitteen/liitteiden X mukaisesti. Lakisääteisen tilintarkastuksen hinnat sisältävät kaikki Tilintarkastajan kulut mukaan lukien mahdolliset matka-, päiväraha-, majoitus- ym. kustannukset. Osakeyhtiölain ja säätiölain mukaisten lausuntojen ja todistusten antaminen Tilintarkastajan tehtäviin kuuluu myös osakeyhtiölain ja säätiölain mukaisten lausuntojen ja todistusten antaminen. Näiden toimenpiteiden osalta Tilintarkastajalla on oikeus veloittaa tarjouksensa mukainen tuntihinta. Tuntihinta lasketaan jakamalla yhteisön lakisääteisen tilintarkastuksen hinta tarkastuspäivien lukumäärällä ja näin saatu päivähinta 7,5:llä.

6 Edellä mainittu hinta sisältää kaikki palveluntuottajan kulut mukaan lukien mahdolliset matka-, päiväraha-, majoitus- ym. kustannukset. Tilintarkastaja laskuttaa arvonlisäveron voimassa olevan lain mukaisesti. Tämä kohta korvaa kokonaan Jyse 2009 Palvelut -ehtojen (liite 2) kohdan Maksuehdot Suorittamastaan tilintarkastuksesta Tilintarkastaja laskuttaa työn etenemisen mukaan jälkikäteen. Maksuehto on 21 päivää netto laskun saapumisesta. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti. Tilintarkastajan tulee yksilöidä laskuissa riittävät laskutusperusteet. Tilintarkastaja laskuttaa tekemästään työstä suoraan asianosaista tytäryhteisöä ja toimittaa laskuistaan jäljennökset tarkastusvirastoon sekä vuosittain listauksen yhtiöittäin käytetyistä työpäivistä/mahdollisista lisätyötunneista. Tämä kohta korvaa kokonaan Jyse 2009 Palvelut -ehtojen (liite 2) kohdan Vakuudet Vakuuksia ei vaadita. Tämä kohta korvaa kokonaan Jyse 2009 Palvelut -ehtojen (liite 2) kohdan Viivästyminen 14 Ylivoimainen este 15 Vakuutukset Tilintarkastajalla tulee olla lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Vakuutusten tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Tilintarkastaja sitoutuu pitämään sopimuskauden ajan voimassa osallistumishakemuksessaan ilmoittamansa vastuuvakuutuksen.

7 Tämä kohta korvaa kokonaan Jyse 2009 Palvelut -ehtojen (liite 2) kohdan Vahingonkorvaus 17 Hinnanalennus ja sopimuksen purku 18 Sopimuksen päättäminen 19 Immateriaalioikeudet 20 Salassapito ja henkilötietojen käsittely 21 Palveluntuottajan taloudellisen tilanteen seuraaminen ja ulkomaiset työntekijät Alla oleva ehto korvaa kokonaan Jyse 2009 Palvelut -ehtojen (liite 2) kohdan Taloudellisen tilanteen seuraaminen Tilintarkastajan on toimitettava Helsingin kaupungin tarkastusvirastolle sopimussuhteen aikana kolmen kuukauden välein seuraavat selvitykset: todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty, sekä todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty.

8 Edellä mainittuina todistuksina ja selvityksinä hyväksytään myös muut kuin viranomaisen antamat todistukset ja selvitykset, jos ne on antanut yleisesti luotettavana pidetty muu arvioija tai tietojen ylläpitäjä. Todistuksia ei tarvitse toimittaa, jos Tilintarkastajan tiedot ovat saatavissa -palvelusta. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia niiden Helsingin kaupungin tarkastusvirastolle jättämispäivästä laskettuna. Lisäksi Tilintarkastajan on toimitettava Helsingin kaupungin tarkastusvirastolle sopimussuhteen aikana sen vaatimuksesta ja vaatimuksessa esitetyssä määräajassa edellä esitetyn mukaiset sekä muut tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Helsingin kaupungin tarkastusvirastolla on oikeus purkaa sopimus, jos Tilintarkastaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisen tai jos Tilintarkastaja ei toimita määräajassa kyseisiä selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista Helsingin kaupungin tarkastusviraston tulee kirjallisesti huomauttaa Tilintarkastajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata Helsingin kaupungin tarkastusviraston vaatimassa kohtuullisessa ajassa Ulkomaiset työntekijät Tilintarkastajan on Helsingin kaupungin tarkastusviraston pyynnöstä osoitettava, että Tilintarkastajan ja sen käyttämien alihankkijoiden ulkomaisilla työntekijöillä on työnteko-oikeus Suomessa. Ulkomaisella työntekijällä tarkoitetaan henkilöä, joka ei ole Suomen kansalainen. 22 Sopimuksen siirtäminen, muuttaminen ja optio 23 Avustamisvelvollisuus palveluntuottajan vaihtuessa Tilaajan niin vaatiessa Tilintarkastaja on tilintarkastajan vaihtuessa velvollinen avustamaan Tilaajaa sopimusvelvoitteiden siirtämisessä uudelle tilintarkastajalle. Tilintarkastajalla on oikeus veloittaa tästä aiheutuvasta työstä käyttämällä tarjouksessaan ilmoittamaa lakisääteisen tilintarkastuksen tarkastuspäivän hintaa sekä tarvittaessa tuntihintaa, joka lasketaan jakamalla tarkastuspäivähinta 7,5:llä.

9 Erimielisyydet ja sovellettava laki 25 Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Tämä kohta korvaa kokonaan Jyse 2009 Palvelut -ehtojen (liite 2) kohdan 23. Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö xx.xx.2016 ja osallistumispyyntö (liite 1) 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (Jyse 2009 Palvelut) (liite 2) 4. Tilintarkastajan antama tarjous xx.xx.2016 sekä osallistumishakemus xx.xx.2016 (liite 3) 26 Puitesopimuksen sopimuskausi ja optiot sekä yhtiön ja Tilintarkastajan välisen sopimuksen sopimuskausi Puitesopimus syntyy ja sen sopimuskausi alkaa, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Puitesopimuksen sopimuskausi päättyy Tilaaja voi suorahankintaa käyttäen päättää sopimuskauden jatkamisesta alkuperäistä toimitusta vastaavilla ehdoilla sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä (optiokausi 2018). Jos optiota käytetään, optiokauden puitesopimus päättyy Optiokaudella sovellettavat hinnat on määritelty Tilintarkastajan tarjouksen liitteessä X. Tilaajan tytäryhteisöt ja tilintarkastaja eivät tee keskenään erikseen kirjallista sopimusta tilintarkastuspalvelujen toimittamisesta, vaan kyseisen sopimuksen sopimusehdot on määritelty tässä puitesopimuksessa. Tytäryhteisön ja tilintarkastajan välille syntyy sopimus tilintarkastuspalvelujen toimittamisesta silloin, kun yhteisön toimielin on valinnut ehdotetun tilintarkastajan tehtäväänsä tilintarkastajan toimikaudeksi. Tuon sopimuk-

10 Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset sen sopimuskausi päättyy, kun yhteisön toimielin on vahvistanut tilintarkastajan toimikautta vastaavan viimeisen tilikauden tilinpäätöksen. Tätä sopimusta on laadittu kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Helsinki xx.xx.xxxx Helsingin kaupungin tarkastusvirasto Pirjo Hakanpää tarkastusjohtaja Tilintarkastusyhteisö Etunimi Sukunimi