1 (9) Hautauspalvelut ja vainajien kuljetukset Sopijaosapuolet Sopimuksen yhteyshenkilöt Espoon kaupunki PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Puh. vaihde (09) 81621 Espoon Internet-sivut: www.espoo.fi Y-tunnus: 0101263-6 ja Sopimuksen kohde ja tavoitteet Yritys Oy, jäljempänä Palveluntuottaja Osoite: Puh. Fax. Internet-sivut: Y-tunnus: Espoon kaupungin yhteyshenkilö: Anneli Junno, hankinta-asiantuntija, puh. (09) 816 83536 anneli.junno@espoo.fi Tua Ekblad, erityissuunnittelija, puh. (09)816 23949 tua.ekblad@espoo.fi Palveluntuottajan yhteyshenkilö: nimi, puhelin, sähköposti: Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohteena ovat Espoon kaupungin toimeentulotukiasiakkaiden hautauspalvelut ja vainajien siirtokuljetukset. Hautauspalvelut Hautaukset ovat tuhkaus- tai arkkuhautauksia. Palvelu alkaa vainajan luovutuksesta kotoa, Espoon kaupungin sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköistä tai oikeuslääketieteen laitoksesta ja päättyy hautaan. Kaupungin palveluntuottajalle maksamaan korvaukseen sisältyvät seurakunnalle edelleen maksettavat hautapaikka ja muistomerkistä aiheutuvat kustannukset edullisimman vaihtoehdon mukaisesti.
2 (9) Kustannuksiin eivät kuulu kappelin tai muistotilaisuuden tilavuokra, tarjoilut eikä kuolinilmoitus lehdessä. Palveluntuottajalta edellytetään tämän palvelukokonaisuuden hallintaa, niin että myös maksut eri saajaosapuolille hoidetaan asianmukaisesti. Mikäli omaiset haluavat valita tähän sopimukseen kuulumattomia hautaustoimiston palveluita tai kalliimpia vaihtoehtoja, he maksavat ne tai ylimenevän osan itse. Siirtokuljetukset Vainajien siirtokuljetuksia tapahtuu Espoon kaupungin sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköistä Espoon Puolarmetsän ja Jorvin sairaaloiden kylmiöihin sekä Jorvin tai Meilahden sairaalan obduktioosastolle. Espoon kaupungin toimintayksiköt ovat sopimuksen liitteenä. Kuljetukset muista hoivakodeista kuuluvat tämän sopimuksen piiriin vain niiden espoolaisten asukkaiden osalta, joiden hautauspalveluista kaupunki on tehnyt maksusitoumuksen Espoon kaupunki ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Sopijaosapuolten vastuut Espoon kaupunki vastaa siitä, että maksusitoumus toimeentulotukipäätöksessä myönnetystä hautauspalveluista toimitetaan hautaustoimistoon vainajien siirtokuljetuksissa työ ilmoitetaan puhelimitse hautaustoimistoon ja vahvistetaan Espoon kaupungin tilauslomakkeella. Palveluntuottaja vastaa siitä, että vainajan kuljetukseen ja hautaukseen liittyvät käytännönjärjestelyt hoidetaan tarjouspyynnön ja sopimuksen mukaisesti sillä on palvelun tuottamiseksi riittävä määrä asiantuntevaa ja asiakaspalveluun soveltuvaa henkilökuntaa sopimuksen sisältämiin kuljetuksiin käytetään vain hautauskuljetuksiin rekisteröityjä mustia tai tumman sävyisiä autoja työntekijöiden pukeutuminen ja käytös on asiallista ja vainajaa kunnioittavaa kaikissa palvelun vaiheissa sillä on palvelupiste Espoossa ja sen aukioloajat ovat vähintään mape klo 9-16 välillä palvelupisteessä omainen saa hautauspalveluihin liittyvää neuvontaa käytännön järjestelyissä sillä on tarjouksen mukaisia arkkuja ja uurnia sekä kukkalaitteita vainaja puetaan ja asetetaan arkkuun arvokkaasti ja vainajaa kunnioittaen seurakunnan kanssa sovitaan haudan avaaminen ja sulkeminen
3 (9) tiloissa, joissa toimitaan, noudatetaan hyvää järjestystä, ja esim. käytetyt tarvikkeet poistetaan asianmukaisesti tilaajan ohjeita siirtojen dokumentoinnissa noudatetaan. Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.1.2013-31.12.2014. Sopimuskauteen voidaan liittää 1 + 1 optiovuotta. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Palveluntuottaja käyttää alihankkijoita, vastaa Palveluntuottaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Palveluntuottajan on ilmoitettava Espoon kaupungilla käyttämänsä alihankkijat. Espoon kaupunki voi perustellusta syystä kieltää Palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tilaaminen Espoon kaupunki tilaa palveluita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Vainajien siirtokuljetukset tilataan puhelimitse ja vahvistetaan jälkikäteen Espoon kaupungin tilauslomakkeella. Palveluprosessi Espoon kaupungin, palveluntuottajan ja toimeentulotuen asiakkaan/perikunnan välillä on seuraava: 1. Sosiaalitoimistoon saapuu avustushakemus vähävaraisen henkilön hautauskustannusten kattamiseksi. 2. Pääsääntöisesti omainen käy hautaustoimistossa sopimassa vainajan hautaukseen liittyvistä järjestelyistä. 3. Sosiaalitoimisto tekee toimeentulotukipäätöksen kohtuullisten hautauskustannusten kattamisesta asiakkaan uskontokunnasta tai kirkkoon kuulumisesta riippumatta. 4. Sosiaalitoimisto toimittaa maksusitoumuksen hautaustoimistoon. 5. Hautaustoimisto hoitaa sovitut järjestelyt ja laskuttaa Espoon kaupunkia. 6. Hautaustoimisto sopii seurakunnan kanssa hautapaikalla suoritettavat toimenpiteet ja maksaa seurakunnalle näistä palveluista. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Hinnat kirjataan ilman arvonlisäveroa. Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään 31.12.2014 asti.
4 (9) Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään 31.12.2014 asti. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset mahdolliselle optiokaudelle on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle ennen optiopäätöksen tekoa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Asiakkaalle osoitteeseen Hankintapalvelut, PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin hinnanmuutoksessa vedotaan. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Hautaustoimeksiannot laskutetaan yksittäin. Laskujen liitteenä tulee olla alkuperäinen maksusitoumus ja asiakaskohtaiset tiedot: vainajan nimi, syntymäaika, palveluerittely ja summa. Lisäksi laskusta tulee ilmetä alueellinen sosiaalitoimisto ja tilaajan nimi (sosiaalityöntekijä/sosiaaliohjaaja /etuuskäsittelijä). Vainajien siirtokuljetukset laskutetaan toimipistekohtaisina kuukausittain, aina seuraavan kuukauden 10 päivään mennessä. Laskussa tulee näkyä asiakaskohtaiset tiedot: vainajan nimi, syntymäaika, palveluerittely ja summa. Lisäksi laskusta tulee ilmetä tilaajan toimipiste, kustannuspaikka ja reskontratunnus. Laskut hautauspalveluista lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Sosiaali- ja terveystoimi/ostolaskut PL 206 02070 ESPOON KAUPUNKI
5 (9) Pelkät siirtokuljetukset laskutetaan osoitteella: Espoon kaupunki Sosiaali- ja terveystoimi/ostolaskut PL 204 02070 ESPOON KAUPUNKI Vakuutukset Palveluntuottaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Palveluntuottaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Palveluntuottaja antaa pyydettäessä Espoon kaupungin tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Sopimusseuranta Palvelun laatua voidaan tarvittaessa seurata sopimuskauden aikana asiakaspalautteiden ja kyselyiden avulla. Espoon kaupunki järjestää tarvittaessa kokouksia, joissa etsitään yhteistyössä ratkaisuja palvelun suorittamisessa havaittuihin kehittämiskohtiin. Palveluntuottaja on velvollinen osallistumaan näihin kokouksiin ilman eri korvausta. Palveluntuottaja lähettää sopimuksen yhteyshenkilölle vuosittain raportin myydyistä palveluista. Raportista tulee ilmetä euromäärät ja palvelun kappalemäärät erikseen hautauspalveluiden sekä siirtokuljetusten osalta. Reklamaatiot Tilaaja voi reklamoida sopimuksen vastaisesta palvelusta. Reklamaatio tehdään kirjallisena sähköpostilla hankintapalvelujen yhdyshenkilön kautta ja Palveluntuottaja vastaa siihen kirjallisesti. Tarvittaessa Espoon kaupungin hankintapalvelut, ostava yksikkö ja palveluntuottaja järjestävät yhteisen neuvottelun, jossa sovitaan, miten asia hoidetaan kuntoon ja missä aikataulussa. Vahingonkorvaus Sopimusrikkomuksissa kärsinyt sopijapuoli on oikeutettu korvauksiin kaikista välittömistä kuluista ja vahingoista. Korvausvaatimukset on esitettävä kirjallisesti. Sopijapuolella on lisäksi oikeus saada korvaus välillisistä vahingoista, jos ne on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella. Kestävä kehitys Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti.
6 (9) Sopimuksen siirtäminen Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Espoon kaupungilla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumis-suunnitelmistaan. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja heidän toimivaltaiset edustajansa ne allekirjoittaneet. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia.
7 (9) Sopimuksen purkaminen Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan, ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (30 päivää) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Espoon kaupungilla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli palveluntuottajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja kaupunki osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta palveluntuottajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut kaupungin tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin palveluntuottajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista palveluista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos palveluntuottaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muuten sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Espoon kaupungilla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Sopimuksen päättyminen Espoon kaupunki tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Palveluntuottaja sitoutuu Espoon kaupungin niin halutessa jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka, kunnes Espoon kaupunki on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Palveluntuottaja valitaan Espoon kaupungin palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin,
8 (9) Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi, tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy, tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Tämä sopimus on tehty kahtena samansanaisena kappaleena, yksi kummallekin sopijapuolelle.
9 (9) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) Espoossa ESPOON KAUPUNKI YRITYS OY Juha Metso perusturvajohtaja