Johtajuus ja asiantuntijaviestintä Leif Åberg kevät 2012 Teksti 4b Leadership-näkökulma viestintään MANAGEMENT- JA LEADERSHIP- NÄKÖKULMAT JOHTAMISVIESTINTÄÄN Management-näkökulma: rakenne, järjestelmät ja prosessit viestinnän rakentuminen järjestelmät kuten: johtamisjärjestelmä, päätännän tukijärjestelmät, palautejärjestelmä, palkitsemisjärjestelmät tai tuloskortti, balanced scorecard työnjako koordinointi projektiviestintä strategisen viestinnän sisältöjen rakentaminen ohjausprosessi: suunnittelutoimeenpano-valvonta heikkojen signaalien luotaus tietämyksen hallinta Leadership-näkökulma ominaisuudet, viestintäkyvyt viestintäkompetenssi tunneäly johdattaminen motivointi innostaminen flow, synergia palautteen antaminen vaikuttaminen tilannejohtaminen oma esimerkki viestijänä laajennettu mieli parviäly
LEADERSHIP-NÄKÖKULMA tässä käsitellään palautteen antamista motivointia ja sitoutumisen edellytysten luomista ikävien asioiden viestimistä delegointia ryhmälle ryhmähenkeä arkiviestintää tiimissä PALAUTE
Palaute viestinnän näkökulmasta: a) tietoa siitä, että vastaanottaja on reagoinut sanomaan. Pään nyökkäys, kiitoskirje, asian toistaminen, hymiö. Erilaiset eleet ja ilmeet. b) käsitys omien viestien perillemenosta. Osapuolet saavat keskustelun aikana palautetta omien viestiensä ja tarkoitusperiensä onnistumisesta. Palaute liikkeenjohdon näkökulmasta: tietoa siitä, - millaisena toinen koetaan henkilönä, - millaisena hänen käyttäytymisensä koetaan tai - miten hän on suoriutunut tehtävistään. Palautteen kerääminen on sinun vastuullasi. Jos haluat todella varmistua, menikö sanoma perille, on pallo sinulla. Palautteen tulisi olla mahdollisimman konkreettista. Myönteistä palautetta tulisi antaa aina, kun siihen on aihetta = arkista pienpalautetta. Kolahtaa parhaiten silloin, kun toinen on itsekin sitä mieltä, että tuo meni hyvin. Kielteinen palaute tulisi antaa rakentavassa hengessä. Kukaan ei ole erehtymätön. Jatkuva kielteinen palaute lamauttaa: tuotakaan et osannut hoitaa. Rakentavassa palautteessa ei etsitä syyllisiä vaan sitä, miten asian voisi tehdä eri tavalla, jotta ensi kerralla se sujuu. Oppivan organisaation perusperiaatteita: virheistä oppii.
KUINKA MOTIVOIN, KANNUSTAN JA LUON EDELLYTYKSIÄ SITOUTUMISELLE? KAKSI ERI ASIAA Olen motivoitunut! Olen sitoutunut! Minua motivoidaan Minut sitoutetaan
Olen motivoitunut, kun jokin vaikutin saa minut toimimaan Olen sitoutunut, kun - koen tekeväni tärkeää työtä - hyväksyn tavoitteet - haluan antaa panokseni tavoitteiden saavuttamiseksi motivoiminen on pyrkimystä toisen käyttäytymisen muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan Minua motivoidaan sitouttamisella pyritään aikaansaamaan sitoutumista Minut sitoutetaan
LAULA!! Suunnittelukauden päättyessä tiedekunnan henkilöstö on sitoutettu uuteen rakennemalliin MOTIVOIVA VIESTINTÄ vuorovaikutuksen kautta selviää, mikä toista motivoi: aineelliset tai aineettomat tekijät, palkinta tai rankaisu, jopa piilevät motiivit vuorovaikutuksen kautta selviää myös toisen senhetkinen tarvetila Maslow in tarvehierarkia korosta työn merkitystä ja mielekkyyttä ja henkilön tärkeyttä työn tekemisessä
Pitkällä aikavälillä: vision kokeminen tärkeäksi: tähän haluan antaa panokseni SITOUTUMISEN EDELLYTYKSIÄ Lyhyellä aikavälillä: mielekäs työ usko ja luottamus mahdollisuus käyttää omia kykyjään: täällä arvostetaan minua työtoveruus osallistuminen omaa työtä koskevaan suunnitteluun mahdollisuus kasvaa osaajana ja ihmisenä: täällä kehityn välitön palaute Näistä kannattaa viestiä, jos asiat ovat näin! IKÄVIEN ASIOIDEN VIESTIMINEN Miksen minä... Rähmä...
PHILLIP HODSON IN MALLI 1 Valmistautuminen 2 Asian kertominen 4 Suuttumus ja muut kielteiset tunteet 5 Hyväksyminen 6 Jatkotoimet 3 Analyysi Pane itsesi likoon! Älä viivyttele liikaa! Asiat on keskusteltava loppuun asti! 1 VALMISTAUTUMINEN Tilanteen on pakko pysyä hallinnassasi. Mieti siis, Mitkä ovat asiaan liittyvät tosiseikat? Miten toinen tulee reagoimaan asiaan? Mitkä ovat vaihtoehdot tästä eteenpäin?
2 ASIAN KERTOMINEN Varaa rauhallinen tila ja paljon aikaa Mieti sanatarkasti, miten ilmoitat asian toiselle Rohkaise puhumaan vapaasti Esitä asiasi ja perustele se 3 ANALYYSI JA 4 TUNTEIDEN HALLINTA Kaikkein haastavin vaihe Voimakkaat tunteet on kanavoitava analyysin kautta Tunteiden hallintaan on kiinnitettävä huomiota silloinkin, kun toinen ei niitä ilmaise
5 HYVÄKSYMINEN JA 6 JATKOTOIMET Ratkaisumalleja tarvitaan Työyhteisön on tehtävä kaikkensa toimivien ratkaisumallien löytämisessä 1 Valmistautuminen 2 Asian kertominen 4 Suuttumus ja muut kielteiset tunteet 3 Analyysi 5 Hyväksyminen 6 Jatkotoimet
Eugéne Delacroix: La Liberté guidant la peuple (1830) JOHTAMISVIESTINTÄÄ RYHMÄTASOLLA Ryhmän kehitysvaihe huomioon Delegointi ryhmälle tai tiimille Synergisen ryhmän viestintä DELEGOINTI RYHMÄLLE TAI TIIMILLE Delegoitava tehtävä ei ole yksilötehtävä, vaan työryhmän tehtävä, joka koostuu ryhmän jäsenten panoksista. Ryhmädelegointiin liittyy päättäminen työpanosten yhdistämisestä: kuka tekee mitäkin. Ryhmädelegoinnissa voidaan käyttää hyväksi ryhmädynaamisia tekijöitä. Ryhmädelegointi on nopeampi ja luotettavampi kuin ryhmän jokaisen jäsenen yksilödelegointi. Ryhmä voi tuoda esiin näkökohtia, joita esimies ei ole tullut ajatelleeksi. Näin päätökset näistä asioista käsitellään kokouksessa ja ne tulevat samaan aikaan kaikkien tietoon.
Johtajan käyttämä auktoriteetti Johtaja tekee päätöksen ja ilmoittaa siitä Johtaja "myy" päätöksensä Integroivaa viestintää Dissipatiivista viestintää Alaisten toimintavapaus Johtaja esittää vaihtoehtoisia päätöksiä valittavaksi Johtaja esittää ongelman, saa ehdotuksia ja tekee päätöksen Johtaja esittää ongelman, jonka ratkaisemisesta ryhmä saa päättää Johtaja määrää rajat, joiden puitteissa ryhmä voi tehdä päätöksiä Ryhmän päätöksenteon vaihtoehtoja Pekka Aula Robert Tannenbaum ja Warren Schmidt RYHMÄHENGEN NOSTATUS paljon myönteistä palautetta kielteinen palaute rakentavasti terve kilpailutilanne: haasteet työylpeys ja uho ryhmää korostavat symbolit ryhmän puolustaminen kannustava ilmapiiri
KANNUSTAVA JA PUOLUSTAUTUVA ILMAPIIRI Kannustava ilmapiiri: kuunnellaan ja kysytään yhdessä ratkaisuja ongelmiin, ei syyllisten etsintää spontaani, luonnollinen ja yhdenvertainen viestintä empatia Puolustautuva ilmapiiri: syytökset ja arvostelu käyttäytymisen ohjaus ylimielisyys tai alentuvuus oman aseman ja omien ideoiden korostaminen, muut unohtaen VIESTINTÄ TIIMISSÄ Selkeä vision viestiminen: tiimit suunnataan vision avulla Operatiivisen tiedon lisäksi myös kehystävää tietoa: oman työn asemointi ja työn edistymisen hahmottaminen Tiimit ovat joustavia sekaryhmiä: siksi tarvitaan - tehokasta pienryhmäviestintää - ryhmädelegointia - toimivia kokouksia - koordinoivaa viestintää - etäjohtamista Sitoutuminen ja voimaantuminen - aitoa motivointia tarvitaan Yhteisöllisyyden korostaminen, ryhmähenki Luova ongelmanratkaisu ja huipputasovertailu
TOSIAIKAISEN KESKINÄISVIESTINNÄN HAASTEET tuttu ryhmä kiinnostavuus uskottavuus ennakkoasenteet rooliodotukset valmistautuminen avaus puitteet kriittinen massa outo ryhmä keitä ovat? haarukointi empatia vakuuttavuus ensivaikutelma oheisaineistot