Tarjouspyyntö 892/02.08.00.00/2014 26.08.2014 HANKINNAN NIMI Jyväskylän yliopiston fysiikan laitos pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 26.08.2014 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti vakuumipumpuista ja komponenteista (jäljempänä tavara ). 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankinnan kohteena ovat vakuumipumput ja -komponentit. Pumput koostuvat viidestä (5) turbopumpusta ja kahdesta (2) esipumpusta sekä erillisenä vakuumikomponentit. Kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1, Hankinnan kohteen kuvaus. Osatarjoukset ovat sallittuja siten, että Osan 1 pumput ja Osan 2 vakuumikomponentit vertaillaan erikseen. Tarjoukset tulee tehdä erikseen pumpuista ja komponenteista Tilaaja valitsee joko yhden toimittajan tai se voi valita pumppujen ja vakuumikomponenttien toimittajaksi eri toimittajat. 2. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 3. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen kimmo.ranttila@jyu.fi Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan HIISI/Vakuumipumput. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 07.09.2014 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa https://www.jyu.fi/fysiikka/en/research/accelerator/accelerator/acquisitions/hiisi viimeistään 10.09.2014 klo 12.00. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 1(11)
4. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 5. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Tavaraa koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, Hankinnan kohde, sekä liitteessä 3, Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Tavaran hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 4 Hintalomake. Liitteet 2, 3 ja 4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, liite 6, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 6. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 17.09.2014 kello 16.00. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla tai CD-Rom-levykkeellä samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä HIISI-Vakuumipumput, 892/02.08.00.00/2014 pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Postiosoite: Jyväskylän yliopisto, kirjaamo, PL 35 (B-rakennus), 40014 Jyväskylän yliopisto Käyntiosoite: Seminaarinkatu 15, 40100 Jyväskylän yliopisto Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 2(11)
7. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 8. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: OSIO 1: 1. HINTA 60 % Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 4) perusteella Vertailussa halvin tarjous saa 60 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 60. 2. LAATU 40 % Laatua vertaillaan seuraavasti: Turbopumppuaseman pumppausteho (l/s) typelle (N 2 ) (15 %) Huoltovapaus (15 %) Fyysiset ominaisuudet (massa, kevyin saa 10 pisteettä) (10 %) Vertailussa lasketaan tarjoajan saamat yhteispisteet. Pumppaustehoa pisteytettäessä huomioidaan keskiarvo Osion 1 pumpuista 1 ja 2 (1 pumppu kummastakin). OSIO 2: 1. HINTA 100 % Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 4) perusteella Vertailussa halvin tarjous saa 100 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 100. 9. MAKSU- JA TOIMITUSEHDOT Tilaaja suorittaa sopimuksenmukaisen kauppahinnan seuraavasti: 100 %, kun Tavara on toimitettu tämän sopimuksen ehtojen mukaisesti ja Tilaaja on hyväksynyt Tavaran vastaanottotarkastuksessa Toimitusehto DDU, Survontie 9, 40500 Jyväskylä (Finnterms 2001). Tavara on toimitettava kahden (2) kuukauden kuluessa tilauksesta. 3(11)
LIITE 1 HANKINNAN KOHDE Pyydämme tarjousta alla eritellyistä vakuumipumpuista (Osio 1) ja komponenteista (Osio 2). Kyseiset komponentit on tarkoitettu ympäristöön, jonka tavoitteena on saavuttaa 1E-8 mbar, tai parempi, tyhjiötaso. Vakuumipumppujen eduksi katsotaan turbopumppujen pumppausteho typelle (N2) sekä huoltovapaus tai pumppujen huolto ostajan toimesta. Turbojen tulee kestää äkillinen ilmaus lopputyhjiössä rikkoutumatta. Jokaisen turbon tarjouksen tulee sisältää myös TCU- ja DCU- (välikaapelilla) yksiköt. Osio 1. Turbopumput 1. Turbo DIN 200 CF. Pumppaus typelle (N2) min 1100 l/s asennus laippa alaspäin kammion päälle. Ultimate pressure < 1*10-8 mbar and max axial magnetic field 5 mt (radial max 3mT). Määrä 1 kpl. 2. Turbo DIN ISO K 160. Pumppaus typelle (N2) min 500 l/s. Operating position: any orientation. Ultimate pressure < 1*10-8 mbar and max. axial magnetic field 5 mt (radial max. 3mT). Määrä 3kpl. 3. Turbo DIN ISO K (63 tai 100). Pumppaus typelle (N2) n. 100 l/s. Operating position: any orientation. Ultimate pressure < 1*10-8 mbar and max. axial magnetic field 5 mt (radial max. 3mT). Määrä 1kpl. Esipumput 4. Esipumppaus hoidetaan kahdella pumpulla (kummallakin min 20 m 3 /h). Pumppujen tulee olla öljyttömiä sekä edullisesti huollettavia. (Ultimate pressure without gas load 3x10-2 mbar.) Osio 2. Muut vakuumikomponentit: (materiaali AiSi 316 L tai alumiini. Toimivuus n. 1x10-8 paineessa. Edullisimmat valitaan) mbar 1 kpl pneumaattinen porttiventtiili DIN 200 CF. 3 kpl pneumaattinen porttiventtiili ISO-K 160. 3 kpl pneumaattinen porttiventtiili ISO-K 100. 1 kpl käsikäyttöinen porttiventtiili DN 25 KF 5 kpl käsikäyttöisiä sulkuventtiilejä DN25 KF (angle valve) 1 kpl eriste 30kV ISO-K 160 1 kpl eriste 30 kv ISO-K 100 1 kpl haitari ISO-K 160 4 kpl haitari ISO-K 100 3+1 kpl Pirani-Penning combo (3 kpl KF 25 + 1 kpl 40 CF) yksikköineen ja välikaapeleineen. Lukuyksikkö voi olla myös useampikanavainen johon voidaan yhdistää 2-6 kpl/yksikkö. Edullisin vaihtoehto valitaan. Mittausalue n. 5*10-9 - n. 1000 mbar. 5(11)
LIITE 2 TARJOAJAA KOSKEVAT SOVELTUVUUSVAATIMUKSET Tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä Tarjoajan nimi: OHJEET Tämä on tarjouslomake, joka on palautettava tarjouksen yhteydessä täytettynä. Tarjoajan on merkittävä lomakkeeseen täyttyykö kyseinen vaatimus. Vaatimuksiin tulee vastata Kyllä tai tarjoaja suljetaan tarjouskilpailusta. Joissakin kohdissa edellytetään myös asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Pyydetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa kaikki asiakirjat kilpailutuksen sekä sopimuskauden aikana. Lomakkeen voi täyttää sähköisesti tai käsin, mutta lomakkeen sisältöä ei saa muuttaa. 1. REKISTERITIEDOT VAATIMUS REKISTERIT Tarjoaja on merkitty sijoittautumismaassaan kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. VASTAUS JA SELVITYKSET Kyllä Ei SELVITYKSET ERIKSEEN PYYDETTÄESSÄ: Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksiä hankintamenettelyn kestäessä. 2. TALOUDELLINEN JA RAHOITUKSELLINEN TILANNE VAATIMUS VEROT JA MAKSUT Tarjoaja on suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja. SELVITYKSET ERIKSEEN PYYDETTÄESSÄ: Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksiä hankintamenettelyn kestäessä. LUOTTOTIEDOT JA TALOUDELLINEN TILANNE Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tätä VASTAUS JA SELVITYKSET Kyllä Ei Kyllä Ei 6(11)
ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. SELVITYKSET ERIKSEEN PYYDETTÄESSÄ: Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksiä hankintamenettelyn kestäessä. 7(11)
LIITE 3 HANKINNAN KOHDETTA JA TARJOUSTA KOSKEVAT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä Tarjoajan nimi: OHJEET Tarjoajan on vastattava alla esitettyihin kysymyksiin ja liitettävä erikseen pyydetyt selvitykset tarjouksensa liitteeksi. Tarjoajan on merkittävä lomakkeeseen täyttyykö kyseinen vaatimus. Vaatimuksiin tulee vastata Kyllä tai tarjous suljetaan tarjouskilpailusta. Kaikki tällä liitteellä tavaralle asetetut vähimmäisvaatimukset sisältyvät hintaan. Lomakkeen voi täyttää sähköisesti tai käsin, mutta lomakkeen sisältöä ei saa muuttaa. 1. HANKINNAN KOHTEEN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET VAATIMUS HANKINNAN KOHDE Tarjous täyttää kaikki tarjouspyynnön liitteessä 1 mainitut vaatimukset VASTAUS JA SELVITYKSET Kyllä Ei TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjous on sitovana voimassa vähintään 30 vuorokautta tarjouspäivästä lukien. Kyllä Ei 8(11)
LIITE 4 HINTALOMAKE Tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä Tarjoajan nimi: OHJEET Hinta sisältää kaikki tarjouspyynnön liitteessä 1 asetetut vaatimukset sekä tarjoajan tarjouksessaan mahdollisesti tarjoaman lisälaadun. Kaikki hinnat on ilmoitettava euroina ilman arvonlisäveroa. Kussakin kohdassa saa ilmoittaa ainoastaan yhden summan, hintojen ilmoittaminen esim. vaihteluvälillä ei siten ole mahdollista. Pyydettyjen hintojen ilmoittamatta jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Kaikkiin kohtiin on siten merkittävä hinta. Mikäli maksua ei peritä lainkaan, kohtaan on merkittävä nolla euroa. Tavaran kokonaishinta on tällä lomakkeella esitetty hinta. Lomakkeen voi täyttää sähköisesti tai käsin, mutta lomakkeen sisältöä ei saa muuttaa. TARJOTTAVA TAVARA Turbopumput (Osio 1) HINTA (euroa, alv 0 %) Vakuumikomponentit (Osio 2) 9(11)
LIITE 6 KANSILEHTI Tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä Kansilehti ja tarjouksen sisällysluettelo TARJOUS: Tarjoaja Tarjoajan yhteystiedot Osoite: Paikka ja aika Sähköposti: Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sähköpostiosoite, josta tarjoajan tarpeen vaatiessa tavoittaa. Tarjoajan tulee huomioida, että hankintapäätös annetaan tiedoksi tarjoajan yllä ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.,. 20 Tarjoajan allekirjoitus Nimenselvennys Asema tarjoajan organisaatiossa 10(11)
TARJOUKSEN SISÄLLYSLUETTELO Kansilehti Tarjouslomakkeet ja pyydetyt liitteet 1. Tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (erikseen pyydettäessä) -tarjouslomake (tarjouspyynnön liite 2) Hankinnan kohteeseen ja tarjoukseen liittyvät vähimmäisvaatimukset -tarjouslomake (tarjouspyynnön liite 3). Liite Liite 3 täydennettynä 2. Laatuvertailu Vertailuperusteet (kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 8) Liite Selvitys turbopumpuista Liite Selvitys komponenteista 3. Hintavertailu Hintalomake -tarjouslomake (tarjouspyynnön liite 4) 11(11)