Oppiminen tarinoita benchmarkaamalla Toimintajärjestelmään sitoutuminen Benchmarking-klubi 1 2015 5.6.2015 Benchmarking-klubi Turku 1-2015 1
Ensimmäinen kokous syksyllä 2014 Kerrattiin edellistä Mitä olimme oppineet itseltä ja muilta Mikä seuraavaksi klubityön aiheeksi Valittiin puheenjohtaja Benchmarking-klubi Turku 1-2015 2
Toinen kokous syksyllä 2014 Mikä on klubi-työmme tarkoitus Ymmärtää, soveltaa ja oppia benchmarking-menetelmää Tunnistaa mielenkiintoinen ja hyödyllinen aihe, johon benchmarking-menetelmä sopii Oppia valitusta benchmarking-aiheesta Soveltaa tekemämme benchmarking-tutkimuksen tuloksia jäsenen omaan organisaatioon Benchmarking-klubi Turku 1-2015 3
Sovellamme benchmarking-mallia Benchmarking-klubi Turku 1-2015 4
Mikä sopiva aihealue Kolmas kokous Aikaisempia töitämme Mikä kiinnostaisi Mikä nimeksi Meitä kiinnosti toimintajärjestelmä ja sitoutuminen Tunnistimme yleisen tarpeen: Miten saada henkilöstö sitoutumaan organisaation toimintajärjestelmään? Benchmarking-klubi Turku 1-2015 5
Mikä on toimintajärjestelmä Klubityöstä Turku 1, 2001 Kansainväliset standardit sisältävät ohjeita ja määrittelyjä, miten organisaatioiden laatua ympäristötekijöitä sekä työterveyttä ja turvallisuutta hallitaan järjestelmällisesti. Laatu ISO 9001 Yhdistetyt vaatimukset Ympäristö ISO 14001 TTT OHSAS 18001 Benchmarking-klubi Turku 1-2015 6
Mitä on sitoutuminen Klubityöstä Turku 1, 2013 Sitoutumiselle on ominaista, että henkilö vapaaehtoisesti - ilman ulkopuolista houkutinta tai pakotetta ottaa vastuuta jonkin asian hyvästä hoitamisesta. Sitoutumisen avulla ihminen pystyy henkisesti kiinnittymään arvokkaaksi kokemiinsa asioihin. Kun sitoutuminen käynnistyy sisältä, siitä muodostuu toimintaa ohjaava ja energiaa luova voima. Kari Helin Vaikuttaminen Ymmärrys Sitoudun Usko Hyöty Benchmarking-klubi Turku 1-2015 7
Klubityömme 2015 Siinä se on Hyvät tarinat toimintajärjestelmistä Olimme kertoneet toisillemme Benchmarking-klubi Turku 1-2015 8
Mitä tarinat ovat Osa Sinikan kirjoituksesta Tarinat ovat yksi tapa auttaa organisaatioita oivaltamaan ja näkemään itselleen olennaisia asioita, joita muuttamalla tai kehittämällä voidaan lisätä organisaation tehokkuutta, tuottavuutta ja henkilöstön hyvinvointia. Tarinointi on ikivanha tapa välittää kokemuksia. Arki on meitä lähinnä ja täynnä erilaisia kertomuksia. Kertomalla jäsennetään tietoa, kulttuuria ja kokemuksia sekä rakennetaan identiteettiä ja suunnataan tulevaa. Yhteisöissä yhteisten asioiden kertominen lujittaa ihmisten välistä yhteyttä. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 9
Neljä työmme peruskäsitettä Benchmarking Toimintajärjestelmä Sitoutuminen Tarinat Benchmarking-klubi Turku 1-2015 10
1. Määrittele benchmarking kohde Kokous Miten saamme jokainen sitoutumaan organisaation toimintajärjestelmän 1. kehittämiseen 2. soveltamiseen 3. ylläpitoon ja jatkuvaan kehittämiseen Benchmarking-klubi Turku 1-2015 11
2. Tunnista benchmark-yritykset Kokous Jokainen oli jo kertonut oman tarinansa, joista muut voisivat oppia. Sovimme, että kukin tutustuu toistensa tarinoihin oppiakseen niistä menettelyjä ja ajatuksia, joilla sitoutumista toimintajärjestelmään voisi lisätä. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 12
3. Ja 4. Opi miten ME/HE sen tekevät Kotityö Jokainen ryhmän jäsenistä kirjoitti oman tarinansa sekä toimitti sen yhteiselle työalustalle pilveen, josta jokainen voi noutaa ne omalle koneelleen. Näin meillä oli sekä OMA, että MUIDEN jäsenten tarina siitä, miten sitouttaa organisaatio toimintajärjestelmään. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 13
5. Aseta tavoitteet Kokous Päätavoite oli henkilöstön sitouttaminen toimintajärjestelmään. Pitäisi voida mitata sitoutumista: 1. kehittämiseen ja 2. soveltamiseen sekä 3. ylläpitoon ja jatkuvaan kehittämiseen Benchmarking-klubi Turku 1-2015 14
5. Aseta tavoitteet Haastattelututkimus Tutkitaan, miten: Henkilöstö osallistuu toimintajärjestelmän kehittämiseen ja ymmärtää sen tarkoituksen Henkilöstö ymmärtää, miten toimintajärjestelmä toimii ja kokee sen hyödylliseksi Henkilöstö varmistaa, että toimintajärjestelmä pysyy sertifiointikunnossa ja kehittyy jatkuvasti Benchmarking-klubi Turku 1-2015 15
6. Sovella ja ota käyttöön Pyrimme löytämään tarinoistamme ideoita, jotka tukisivat sitoutumista toimintajärjestelmään Benchmarking-klubi Turku 1-2015 16
6. Sovella ja ota käyttöön Miksi tarina tehoaa Sinikan kotityö (ote) Alue Tavoitteet Miksi tarina tehoaa Johtaminen ja organisaatioiden kehittäminen Ihmisten innostaminen ja motivoiminen Muutoshalun herättäminen Organisaatiokulttuurin rakentaminen ja vaaliminen Tulevaisuusskenaarioiden rakentaminen ja niiden viestiminen Strategian luominen Hiljaisen tiedon kerääminen ja siirtäminen Tarinalla motivoidaan ja saadaan aikaan tunneoivalluksia Tarinoilla voidaan lisätä ymmärrystä siitä, mihin muutoksella pyritään Yhteiset tarinat ja jaetut merkitykset ovat yhteisön sosiaalista liimaa Kun ihmiset ovat osa muutostarinaa, he sitoutuvat siihen Tarinat ja tarinankerronta ovat hyvä fasilitointityökalu kehittämiseen ja uuden oppimiseen Markkinointi Jne. Mielikuvaan ja mielipiteeseen vaikuttaminen, brändin rakentaminen ja johtaminen Tarina puhuttelee tunnetta, jolla huomio kaapataan Benchmarking-klubi Turku 1-2015 17
6. Sovella ja ota käyttöön Tarinan sitouttavia kysymyksiä Karin kotityö Sinikan kotityöstä 1. Mikä teki tarinasta mielenkiintoinen? 2. Miten tarina lisäsi ymmärrystä? 3. Miten tarina kertoi esitettävän asian hyödyt? 4. Jääkö tarina mieleen ja mitä siitä? 5. Miten tarinaa havainnollistettiin muilla kuin kertomalla? 6. Miten tarina erottui muista tarinoista? 7. Mikä tarinassa oli minulle uutta? 8. Mikä tarinassa muutti ajatuksiani tai mielipidettäni? 9. Miten tarina käynnisti ja ylläpiti kuulijoiden keskustelua? 10. Syntyikö tarinasta halu toteuttaa kiireesti jotakin? 11. Miten luotettavasti tarinaa voi siirtää eteenpäin? 12. Miten ihmiset olivat osa tarinaa? 13. Miten tarinassa tuli tunne esiin? 14. Mikä teki tarinasta uskottavan? 15. Mistä tarinassa esitetyistä virheistä voisi oppia? 16. Mikä tarinassa enemmän jäädyttää kuin edistää kehittämistä? 17. Mitä tarinassa esitetyistä onnistumista voisi oppia? 18. Mikä tarinassa liittyy yrityksen kulttuuriin, joka syntyy vain pitkän ajan aikana? 19. Mitä muuta tarinasta voisi oppia, joka lisää sitoutumista toimintajärjestelmän kehittämiseen, soveltamiseen sekä ylläpitoon ja jatkuvaan kehittämiseen. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 18
6. Sovella ja ota käyttöön Tarinaa epäileviä ajatuksia (ote) Karin kotityö Kaikki eivät ole kiinnostuneita tarinoista. He ehkä haluavat vain faktoja ja ydinkohdat ranskalaisina viivoina. Monet pitävät tarinoita vain jaaritteluna ja menneiden muisteluna. Tarinoiden hyväksyminen johtamismenetelmäksi voi vaatia kulttuurimuutoksen. Kaikki eivät edes huomaa faktoja tarinan sisällä. Kaikki eivät halua eivätkä osaa kertoa tarinoita eikä ole tarinoiden kerronnan koulutusta? Kaikki eivät luota tarinoihin. Se on vain juttua. Tarinat perustuvat kokemukseen ja muistiin ja ne vaihtelevat. Voimme muistaa asian täysin eri tavalla, kuin toinen organisaatiossa tai asiakasorganisaatiossa. Asian voi kertoa myös innostavasti ilman, että sitä kutsutaan tarinaksi. Jne. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 19
6. Sovella ja ota käyttöön Tarinat ja kysymyspatterit nettiin Kirstin kotityö Kirsti toimitti tarinat sekä niiden kysymyspatterit yhteiselle työalustalle nettiin. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 20
6. Sovella ja ota käyttöön Jokainen etsi sitouttavia ideoita tarinoista Jokaisen kotityö Jokainen vastasi jokaisen tarinan kysymyspatterin kysymyksiin (19 kysymystä, Karin kotityö). Kysymysten ja vastausten avulla jokainen pyrki tunnistamaan ajatuksia, jotka edistäisivät organisaation sitoutumista toimintajärjestelmään. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 21
6. Sovella ja ota käyttöön Sitouttavien ideoiden kerääminen Karin kotityö 1. Mikä teki tarinasta mielenkiintoisen? Tarinassa oli mielenkiintoista sen aihe Niin totta käytännössä Tarinassa oli mielenkiintoista sen aihe Niin totta käytännössä Tarinassa oli mielenkiintoista sen sinnikkyys ja usko asiaansa Pakkopullasta yrityksen ja erehdyksen kautta toimiva Mielenkiintoista oli, miten synnyttää oma-aloitteisuus Ulkoistettukin projekti voi onnistua Mielenkiintoista oli, miten siivouksen tarve kerrottiin ja saatiin siivous alkuun Kuva puhuu jne Benchmarking-klubi Turku 1-2015 22
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Keskusteltiin ja tunnistettiin merkittäviä sitouttavia ideat jokaisesta tarinasta Tärkeintä ei ollut kuitenkaan lopputulos, vaan prosessi sekä pohdinnat ja keskustelut. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 23
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Lasse on työpaikkahaastattelussa Pitää olla rohkeutta kerätä tarkoitukseen sopivia ryhmiä, jotka kerää organisaation tarinoita sekä tutkii, miten niitä voisi hyödyntää kehittämisessä. Voisi tutkia, mitkä osat organisaation strategisesta suunnitelmasta voisi esittää tarinana. Aloita kunkin toimintajärjestelmän kehittäminen kokouksella, jossa aktivoit osallistujia kertomaan tarinoita onnistumisista. Luo porukan tarinoilla alkuinnostus. Tarina voi olla aiheen sivusta, kunhan se luo innostusta ja jotenkin vie kehitettävää aisaa eteenpäin. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 24
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Yrityksen toimintajärjestelmän käännös englanniksi oman henkilöstön toimesta Toimintajärjestelmän kehittämistä ja ylläpitoa voisi toteuttaa samoilla periaatteilla. Aina on oltava kehittämisen varatehtäviä, joihin siirretään, mutta myös sovituilla tavoitteilla. Vähitellen siirrytään siihen, että toimintajärjestelmän ylläpidosta ja muusta kehittämisestä tulee luonnollinen osa jokaisen tehtävää. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 25
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Tarina kokemuksistani selkeästä laatuajattelusta laatujärjestelmän kautta toimintajärjestelmäksi Olisi suunniteltava, miten tämä organisaatio voisi asettaa seuraavat kehittämistavoitteet, sekä suunniteltava kehittäminen siten, että kehittämisnopeus vähintään kaksinkertaistuisi ja joiltakin osin moninkertaistuisi. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 26
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Tehtäiskös tästä työohje? Kysy ja tarkista, oletko ymmärtänyt oikein ja muuta tarpeen vaatiessa. Norsukin syödään pala kerrallaan. Mieti, missä nopea eteneminen on mahdollista ja missä tarvitaan pidempää sitoutumisaikaa. Anna positiivista palautetta kaikesta oma-aloitteisuudesta kaikesta, joka liittyy toimintajärjestelmään. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 27
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Videokameran käyttö Määritellään siisteydelle ja järjestykselle standardit sekä säännölliset auditointimenettelyt osaksi toimintajärjestelmää. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 28
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Laatujärjestelmä toimintajärjestelmä sisäinen intra Onnistunen pilotin pitäisi esitellä tuloksiaan sekä saada siitä näyttävästi kiitosta. Kysytään kuka haluaa aloittaa seuraavaksi, ja saa kaiken tarvittavan avun. Käännytetyistä luodaan agentteja, joiden määrä kasvaa kaiken aikaa. Agentin saavat erityiskohtelun, kunnes ovat tehneet tehtävänsä. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 29
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Tarinoita sitoutumisesta ja sitouttamisesta Pitää nähdä sekä kokonaisuuksia että yksityiskohtia. Yksityiskohdan koko ei ratkaise sitä, onko se tärkeä vai vähemmän tärkeä. Tarina tukee erityisesti järjestelmän koon ja kompleksisuuden kuvaamista sekä muutoksia tarpeiden ja ympäristön muuttuessa. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 30
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Sitouttaminen toimintajärjestelmään palkitsemisen avulla Toimintajärjestelmän kehittämiseen, onnistuneeseen soveltamiseen sekä ylläpitoon ja jatkuvaan kehittämiseen pitäisi suunnitella palkkioita tai muuta vastaavaa, joka osoittaa arvostusta hyvästä työstä. Palkkioita, tunnustusta tai vastaavaa pitää antaa myös hyvästä yrittämisestä, joka kuitenkin vie toimintajärjestelmää eteenpäin. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 31
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Työturvallisuuden kehittäminen Toimintajärjestelmän jokaisen kohdan voisi kuvitella lyhyiksi näytelmäsuorituksiksi ja vuorosanoiksi. Toimintajärjestelmän kehittämisen ryhmät esittävät työnsä tulokset normaalia elävämmin ja vapaamuotoisemmin ja ehkä jopa huvittavasti. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 32
6. Sovella ja ota käyttöön Merkittäviä sitouttavia ideoita Tarina laatutyön käynnistämisestä eräässä kaupunkiorganisaatiossa Sovellettavaa on johdon käynnistys ja tuki, ohjelman tavoitteet ja suunnittelu, ohjelman käynnistys ja ihmisten kuuntelu, joustavuus, monipuoliset kehittämismenetelmät, koulutusta ja erilaisia rooleja. Ohjelmaan panostettiin poikkeuksellisen paljon sekä aikaa että rahaa. Benchmarking-klubi Turku 1-2015 33
7. Vakiinnuta ja kehitä edelleen Arvioimme vielä voisiko löytämämme ideat tukea asettamiamme tavoitteita, jotka esitimme kohdassa 5. Henkilöstö osallistuu toimintajärjestelmän kehittämiseen ja ymmärtää sen tarkoituksen Henkilöstö ymmärtää, miten toimintajärjestelmä toimii ja kokee sen hyödylliseksi Henkilöstö varmistaa, että toimintajärjestelmä pysyy sertifiointikunnossa ja kehittyy jatkuvasti Benchmarking-klubi Turku 1-2015 34
7. Vakiinnuta ja kehitä edelleen Sitoutumisen mittaaminen Arviointikriteerit Tärkeys Sitoutuminen 1. Henkilöstö osallistuu toimintajärjestelmän kehittämiseen ja ymmärtää sen tarkoituksen 1 2 3 4 5 2. Henkilöstö ymmärtää, miten toimintajärjestelmä toimii ja kokee sen hyödylliseksi 3. Henkilöstö varmistaa, että toimintajärjestelmä pysyy sertifiointikunnossa ja kehittyy jatkuvasti Benchmarking-klubi Turku 1-2015 35
Klubityön tuotteistaminen Benchmarking-kohteena voi olla monet muut aiheet 1. MÄÄRITTELE BENCHMARKING-KOHDE Sitoutuminen organisaation toimintajärjestelmän 2. TUNNISTA BENCHMARK-YRITYKSET Jokainen kuulee toisen tarinan ja tunnistaa sopivat tarinat Parhaan valinta 3. OPI, MITEN ME SEN TEEMME Jokainen kirjoittaa oman tarinansa 4. OPI, MITEN HE SEN TEKEVÄT Jokainen lukee, kuuntelee ja ymmärtää toisten tarinat Parhaalta oppiminen 5. ASETA TAVOITTEET Luodaan sitoutumisen mittarit sekä niille tavoitteet 6. SOVELLA JA OTA KÄYTTÖÖN Jokainen tunnistaa tarinoista sitoutumista tukevia periaatteita ja käytäntöjä 7. VAKIINNUTA JA KEHITÄ EDELLEEN Sitoutumisen mittaaminen sekä tarinoiden kehittäminen ja levittäminen Benchmarking-klubi Turku 1-2015 36
Klubin työskentelyn yhteenveto ja arviointi Tietoa saatavilla, miten työ rajataan resurssit huomioiden Rikkautena erilaiset jäsenet ja laajat ja monipuoliset kokemustaustat Ydinporukka oli aktiivista ja innostunutta aiheesta Mukana eri alojen todellisia ammattilaisia ja osaajia Työskentelytapamme hioutuivat ja muuttuivat prosessin aikana Havaitsimme paljon mielenkiintoisia, uusia asioita Opimme uutta, mm. miten voimme kehittää mallin tarinoista oppimiseen Parityöskentely koettiin hyväksi ja tehokkaaksi työskentelytavaksi Opimme paljon toisiltamme ja toistemme kokemuksista Tutustuimme laajasti taustalla olevaan aineistoon Opimme, miten yleispätevää mallia voi hyödyntää menestyksekkäästi Työelämä rajoitti osallistumista Google docs-alusta sopi hyvin käyttöömme ja helpotti dokumentointia Benchmarking-klubi Turku 1-2015 37