Esimiehen opas erityisesti vuorotyötä tekevissä yksiköissä

Transkriptio

1 Työhyvinvointikyselyn tulosten käsittely ja hyvinvointisuunnitelman laatiminen työyksikön hyvinvointipajassa Esimiehen opas erityisesti vuorotyötä tekevissä yksiköissä Lapin sairaanhoitopiirin työhyvinvointisyke 2010

2 TYÖYKSIKÖN HYVINVOINTIPAJOJEN SUUNNITTELU 1. Tuumasta toimeen hyvinvointipaja / esimiesvalmennus sh-piirin ja tulosalueen hyvinvointisuunnitelmat - viestit omaan työyksikköön 2. Pysähdy ajatuksella yksikkösi tuloksiin: - tulosten merkitys yksikön perustehtävälle ja omalle johtamiselle - suunnittele, mitä haluat ottaa esille työyksikön hyvinvointipajassa - kirjoita keskeiset viestisi paperille kaikkien luettavaksi Toimialueen yhteiset asiat tulevat käsittelyyn ja ne on hyvä viedä viestinä omalle työyksikölle. Hyvinvointipajassa tulosaluejohtaja tai johtava ylihoitaja voivat olla kertomassa tulosalue-asioista. Varaa itsellesi aikaa ja kokoa taustatietoa tulosten käsittelylle. Missä asioissa tulokset ovat hyviä ja asiat näyttävät olevan kunnossa, missä on parantamisen varaa? Mitkä tekijät vaikuttavat tilanteeseen? Muista, että työyhteisössä voi olla eri käsitys asioista kuin sinulla itselläsi. Kun keskeiset viestit on kirjattu paperille, niin kaikki työyhteisön jäsenet työvuoroista riippumatta voivat tutustua niihin 3. Suunnittele hyvinvointipaja työyksikölle: -aika, paikka, - tilaisuuden kulku - onnistumisen edellytykset Mieti, miten kaikki voivat osallistua järjestä tarvittaessa useampi paja. Varaa yhteensä aikaa vähintään 3 tuntia. Ehkä kolmivuorotyötä tekevissä yksiköissä voisi olla vaikkapa kolme noin tunnin pajaa peräkkäisinä viikkoina siten, että edellisen pajan tulokset ovat seuraavan ryhmän työskentelyn aloitusmateriaalina. Seuraavilta sivuilta löydät em. kolmivaiheisen pajan vetämisohjeita ja vinkkejä. 4.. Suunnittelun ja toteutuksen tuki - tarvittaessa sinun kannattaa pyytää ulkopuolista tukea sekä suunnittelu- että toteutusvaiheeseen Ota yhteyttä Ulla Hiltuseen. Hyvä tapa on suunnitella pajat yhdessä esimieskollegojen kanssa.

3 HYVINVOINTIPAJAN TOTEUTUS 1. ryhmä /vaihe 1. Esittele pajan tavoitteet, eteneminen, työskentelytavat ja kulku Esittele kyselyn tulokset ja omat havaintosi - sh-piirin ja tulosalueen - oman yksikön - yleiskeskustelua ei tarvittane tässä vaiheessa 2. Järjestä pariporina edellisen pohjalta minuuttia - jokainen pari minuuttia ensin itse, mitä ajatuksia heräsi vaikka vielä paperille muistiin - sitten naapurin kanssa 5 minuutin porina siitä, mitä ajatuksia edellinen herätti 3. Jaa iso ryhmä pienryhmiin vaihe 1 keskustelu: Mitä tulokset kertovat meille toiminnastamme ja yksikön tilanteesta? 10 min. vaihe 2 keskustelu: Missä asioissa olemme onnistuneet (=vahvuudet) ja missä asioissa on parantamisen varaa (=kehitettävää). Pyrkikää yhteisymmärrykseen asioissa ja perustelkaa valintanne (n. 20 min.) jokainen ryhmä kirjaa sopimansa asiat kahdelle fläppipaperille. VAHVUUDET - xxxx -tgb -bbb 5 minuuttia KEHITETTÄVÄÄ -Ytgf --Blpoi -zxgh minuuttia minuuttia Kirjoittamiseen 5 minuuttia. Hyvinvointipajan tarkoituksena yhteisen keskustelun kautta löytää yksikön hyvinvoinnin lisäämiseksi muutama keskeinen parannettava tai muutettava asia. Paja on suunniteltu yhteistoiminnalliseksi ja osallistavaksi, sillä vain siten löydetään oikeat asiat ja halu muutoksen tekemiseen. Tarvittaessa halukkaat voivat nostaa keskusteltuja asioita esiin haluaisiko joku kertoa, mistä puhuitte tms. Tai sitten pariporina voi jäädä seuraavassa keskusteluvaiheessa pienryhmätyöskentelyssä hyödynnettäväksi Sattumanvaraiset 3 4 henkilön pienryhmät esim. 15 henkilön yksikössä voidaan tehdä jako viiteen (= viisi kolmen henkilön ryhmää) Riittävän pienet ryhmät varmistavat, että jokainen tulee kuulluksi ja kuuntelee muita Tarvitaan rohkeutta kertoa omat mielipiteet ja kompromissikykyä päästä järkeviin toimenpiteisiin. On tärkeää, että myös vahvuudet ja onnistumiset tulevat näkyviin eivätkä pelkästään kehitettävät ja parantamista vaativat asiat. Fläppipaperit sekä esimiehen tiivistämät viestit jäävät seuraavan viikon ryhmälle aloitusmateriaaliksi.

4 HYVINVOINTIPAJAN TOTEUTUS 2. ryhmä / vaihe 1. Esittele päivän tavoitteet, eteneminen, työskentelytavat ja kulku Esittele, mitä edellinen ryhmä on käynyt läpi ja millaisia vahvuuksia ja kehitettäviä asioita he löysivät 2. Jaa iso ryhmä pienryhmiin 10 minuuttia Käykää keskustelu edellisen ryhmän valitsemista Vahvuudetja Kehitettävää listoista erikseen: 1. Mitä ajatuksia itselläni ja meillä on edellisen ryhmän valitsemista asioista? 2. Pitäisikö listallle lisätä tai poistaa jotain? Pyrkikää yhteisymmärrykseen asioissa ja perustelkaa valintanne. Kirjoittakaa muutoksenne ao. fläpille. 3. Paluu isoksi ryhmäksi ja tutustuminen toisten muutosehdotuksiin : - jokainen pienryhmä kertoo, mitä lisäsi tai poisti ja miksi 15 minuuttia 5-10 minuuttia - poistettavista asioista käydään keskustelua, kunnes päästään yksimielisyyteen. 15 minuuttia 4. Kehitettävää asioiden priorisointi - jos kehitettävää fläpille on noussut enemmän kuin 3 erillistä asiaa, silloin kannattaa keskustella ja valita vain kolme sellaista kehittämisasiaa, jotka ovat oman vallan ja vastuun rajoissa sekä hyvinvoinnin ja työyksikön perustehtävän toteuttamisen kannalta merkittäviä. Kolme eniten ääniä saanutta asiaa ovat seuraavan ryhmän tehtävänä olevan hyvinvointisuunnitelman sisältöä. x x x Hyvinvointipajan tarkoituksena on jatkaa yhteistä keskustelua ja niiden kautta löytää yksikön hyvinvoinnin lisäämiseksi muutama keskeinen parannettava tai muutettava asia. Pajat on suunniteltu yhteistoiminnalliseksi ja osallistavaksi, sillä vain siten löydetään oikeat asiat ja halu muutoksen tekemiseen. Ks. 1. vaiheen vihjeitä pienryhmien muodostamisesta. Kehittämisen kohteeksi ei kannata valita liikaa asioita eikä Sellaisia asioita, joissa yksiköllä ei ole toimivaltaa tai mahdollisuutta vaikuttaa. Parempi on tehdä vähemmän ja pienempiä muutoksia voimavarojen mukaan ne johdattavat uusien vahvuuksien polulle. Priorisointi voi tapahtua vaikka siten, että jokaisella on käytössään 3 ääntä (ruksia), jotka he voivat antaa mielestään tärkeimmille kehitettäville / parannettaville asioille. Eniten ääniä saaneista asioista kannattaa vielä keskustella, jotta voidaan olla mahdollisimman yhtä mieltä siitä, mitä ne tarkoittavat. Ettei yksi puhu aidasta ja toinen aidan seipäistä. KEHITETTÄVÄÄ -Ytgf xx --Blpoi xxxxxxxx -Zxgh xxxx -Klo x -Thsykl -Ympsynps xxxxx

5 HYVINVOINTIPAJAN TOTEUTUS 3. ryhmä / vaihe 1. Esittele päivän tavoitteet, eteneminen, työskentelytavat ja kulku Esittele, mitä edellinen ryhmä on käynyt läpi ja millaisia kehitettäviä asioita he löysivät 2. Jaa iso ryhmä kolmeen pienryhmään 10 minuuttia 10 minuuttia Käykää keskustelu edellisen ryhmän valitsemista kehittämistä vaativista asioista : 1. Mitä ajatuksia itselläni ja meillä on edellisen ryhmän valitsemista asioista? 2. Pitäisikö kehitettävien asioiden listalle tehdä muutoksia? Jos kyllä, niin mitä? Pyrkikää yhteisymmärrykseen mahdollisissa muutoksissa ja perustelkaa ne. 5. Hyvinvointisuunnitelman työstäminen - edelliset kolme työryhmää kukin työstävät yhden, kehittämisen kohteeksi nostetun asian toteuttamissuunnitelmaksi (20 min) minuuttia Kun ne ovat valmiit, käydään yhteiskeskustelu suunnitelmista. Niitä täydennetään ja täsmennetään tarvittaessa. Työnjaosta on myös syytä sopia täsmällisesti. Työstetyt kolme suunnitelmaa muodostavat yksikön toteuttamiskelpoisen hyvinvointisuunnitelman (10 min) 6. Jatko ja seuranta - hyvinvointisuunnitelma käsitellään tai siitä tiedotetaan koko henkilöstölle sekä toimitetaan tulosaluejohtajalle ja henkilöstöpalveluihin Ulla Hiltuselle sähköpostilla mennessä Kun kaikki osallistuvat hyvinvointisuunitelman laatimiseen, niin yksikön voimavarat ovat hyvässä käytössä ja suunnitelma on yhteinen. Suunnitelmalomakkeen löydät sähköisessä muodossa Täsmällisesti työnjaosta sopiminen varmistaa suunnitelmien toteutumisen. Selkeästi sovittuna kuka tekee, mitä tekee, milloin tekee ja miten seurataan konkretisoi asian etenemistä. Jos sovitaan näin, tehdään niin kokemusten mukaan kukaan ei tiedä kenen pitäisi toimia ja mitään ei tapahdu.. Sitä sitten ihmetellään yhdessä ja erikseen. Suunnitelmien toteutumisen edellytyksenä on kannustava seuranta ja tarvittava tuki. Sitä antavat sekä tulosaluejohto että henkilöstöpalvelut.

6 Työyhteisön hyvinvointisuunnitelma lokakuu 2010 työyhteisössä käydyn yhteisen keskustelun ja sopimisen tulos KEHITTÄMIS- KOHDE TAVOITTEET TOIMEN- PITEET VASTUU- HENKILÖT AIKATAULU SEURANTA 6