TOIMINTAKYKYISENÄ IKÄÄNTYMINEN- JUURRUTTAMISHANKE KESKI-SATAKUNNAN PILOTTI 1.10.2012 30.9.2013 Kotihoidon yhteistyöprosessien kehittäminen Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän alueella Kaija Joensuu 20.9.2013
SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO 2. PILOTIN ETENEMINEN 3. PILOTIN TOIMINTAMUODOT juurruttamishankkeessa 3.1 Yleinen toiminta 3.2 Hanketoiminta 3.2.1 Rajapintakäytäntöjen kehittäminen 4. PILOTIN VOIMAVARAT 5. TOIMINTAKAUDEN ARVIOINTI 6. POHDINTA JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET LIITTEET I Kysymykset kotihoidon henkilökunnalle hankkeen alussa II Koulutusohjelma III Vastuutyöntekijän tehtävänkuvaus IV Muistio opintokäynnistä Helsinkiin, PegasosMukana käytännön kokemuksia V Kokemäen asiakasraadin muistio VI Vastuutyöntekijän tehtäväkuvan eteneminen Kokemäellä
JOHDANTO Toimintakykyisenä ikääntyminen vanhuspalveluiden palvelurakenteen ja toimintamallin kehittäminen Länsi-Suomessa 2010 2012, Kaste-hankkeen I vaiheessa Keski-Satakunnan kehittämistyön pääpaino oli kotiuttamistilanteiden selkeyttämisessä ja tehostamisessa ja tiedonkulkuun panostamisessa. Konkreettisia parannuksia haluttiin kotiutushoitajien toimintaedellytyksiin, työnjakoon ja tiedonkulkuun. Hoitoneuvottelujen mallintaminen oli tärkeä osa hanketta. Nyt, kun hankkeen I-vaiheen päättymisestä on lähes kaksi vuotta, hoitoneuvotteluja on pidetty runsaasti, paniikkikotiutukset ovat vähentyneet/loppuneet, pyöröovi-ilmiö on vähentynyt ja potilaiden keskimääräinen hoitoaika vuodeosastoilla on laskenut. Voidaan todeta, että kotiutushoitaja malli on vakiintunut täysin osaksi normaalia osastotyöskentelyä. Henkilökohtaisesti en voi ajatella, miten työt tehtäisiin, jos ei kotiutushoitajatoimintaa olisi. (osastonhoitaja Leena Puotila). Hankealueen kunnat ja kuntayhtymät sekä yhteistoiminta-alueet tarkastelivat syksyn 2011 aikana I-vaiheen tuotoksia ja mahdollisuuksiaan juurruttaa toimivia käytäntöjä 2012 2013. Jatko-hankkeen tavoitteet ja toteutus perustuu kuntien juurruttamistehtäville sekä osin I vaiheessa kesken tai käynnistymättä jääneille tavoitteille. Toimintakykyisenä ikääntyminen vanhuspalveluiden palvelurakenteen ja toimintamallin kehittäminen Länsi-Suomessa 2012 2013 -juurruttamishankkeen päätavoite on edelleen tukea ikääntyneiden mahdollisuuksia asua kotonaan tai kodinomaisissa olosuhteissa mahdollisimman pitkään. Erityisen tärkeänä prosessien kehittämisessä muuttuvissa kunta- ja organisaatiorakenteissa on rajapintakäytäntöjen monipuolinen kehittäminen yhtenäisten toimintatapojen suuntaan vanhusasiakkaan hyvinvoinnin ja toimintakyvyn että kustannustehokkuuden näkökulmasta. Sujuva asiakaslähtöinen toiminta tietojen välittäminen rajapinnoissa, hoitovastuista sopiminen, myös omaisten kanssa yhteistyössä, tehostettu kotihoito ja palvelujen tarjoaminen asiakkaan lähellä välttäen mahdollisuuksien mukaan lukuisia siirtelyjä yksiköstä toiseen on ensiarvoisen tärkeää ja varmistaa turvalliset kotiutumiset ja kotona asumisen. 2. PILOTIN ETENEMINEN Keski-Satakunnan pilotin päämääränä on ollut jatkaa Kaste-hankkeen I vaiheessa aloitettua kotihoidon rajapintakäytänteiden kehittämistä. Juurruttamishankkeen nimeksi tuli Kotihoidon yhteistyöprosessien kehittäminen Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän alueella. Juurruttamishankkeen keskeisenä tavoitteena oli kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhteistyöprosessien ja tehtävänjaon kehittäminen ja selkeyttäminen, joilla turvataan ikäihmisten kotona asuminen, taataan saumaton ja ajantasainen tiedonsiirto ja tehostetaan kotihoidon vaikuttavuutta. Tavoitteena oli hyödyntää yhteistyöprosessien antamaa vaikuttavuutta ja asiakastyytyväisyyttä sekä saada selkeää taloudellista hyötyä moniammatillisesta yhteistyöstä. (tarkennettu pilotointisuunnitelma) Koska hankeaika oli lyhyt, projektityöntekijän piti melko nopeasti hahmottaa toimenpiteet, joilla olisi merkittävä vaikutus arjen työn sujumiseen ja vaikuttavuuteen. Kehitettäviksi asioiksi muodostuivat; sähköisen potilastietojärjestelmän käytön tehostaminen (kuntien kotipalvelutyöntekijät eivät kirjanneet käyntejään potilastietojärjestelmään) siirtyminen tehtäväkeskeisyydestä asiakaslähtöiseen ja kokonaisvaltaiseen toimintaan kotihoidon henkilöstön vuorovaikutus- ja tiimityöskentelytaitojen parantaminen
Hankkeen alkuvaiheessa projektityöntekijä kävi jokaisella paikkakunnalla (Harjavalta, Kokemäki, Nakkila) kotihoidon työntekijöiden kuukausipalaverissa esittelemässä tulevaa Kaste-hanketta ja teki työntekijöille ryhmähaastattelun, jossa työntekijöiltä pyydettiin näkemyksiä kotihoidon kehittämiseen, tehostamiseen ja vaikuttavuuden parantamiseen (kysymykset liite I). Kysymykset oli laadittu yhdessä kouluttajan, työnohjaaja, työyhteisö- ja johtajuuspedagogi Kirsti Ruohosen kanssa. Työntekijöiden vastausten ja projektisuunnitelman perusteella Kirsti Ruohonen laati kotihoidon työntekijöille suunnatun työyhteisökoulutuskokonaisuuden sisällön. Koulutuskertoja oli yhteensä neljä, kolme keväällä ja neljäs, yhteenvetotilaisuus syyskuussa 2013. (koulutuskokonaisuuden ohjelma liite II) Helmikuussa 2013 Kokemäen vanhuspalvelupäällikkö Kirsi-Marja Polo koulutti Kokemäen kotipalvelun työntekijöitä (kaksi ryhmää) rakenteiseen kirjaamiseen (teoria, mitä kirjataan, miten kirjataan), jonka jälkeen samat ryhmät kävivät Harjavallan terveyskeskuksen tietotuvalla Sari Rantalan johdolla harjoittelemassa sähköistä kirjaamista Pegasos potilastietojärjestelmään. Kaija Joensuu oli laatinut harjoitusta varten kuvitteellisen asiakastapauksen, jonka perusteella työntekijät harjoittelivat rakenteista kirjaamista. Kokemäen kotipalvelun työntekijät ryhtyivät kirjaamaan Pegasokseen 8.4.2013 alkaen. Harjavallan kotipalvelun työntekijät harjoittelivat uudelleen Pegasokseen kirjaamista (ensimmäinen harjoittelu tapahtui marraskuussa 2012) ja varsinainen sähköinen kirjaaminen alkoi 1.5.2013. Kaija Joensuu ryhtyi valmistelemaan kotihoidon vastuutyöntekijämalliin siirtymistä keväällä 2013. Kaija tapasi henkilökohtaisesti kotisairaanhoidon osastonhoitaja Tarja Kuvajan, Harjavallan tiimien vastuuhoitajat Eeva Rangin ja Minna Maarasen, Harjavallan avopalveluohjaaja Johanna Ruususen ja Kokemäen avopalvelupäällikkö Katja Lehtosen. Näiden keskustelujen perusteella lähdettiin tekemään kotihoidon vastuutyöntekijän tehtävänkuvausta, samalla tarkennettiin myös tiimivastaavien ja kotihoidon sairaanhoitajan tehtävänkuvauksia. (kotihoidon vastuutyöntekijän tehtävänkuvaus liite III) Huhtikuussa 2013 Kaija Joensuu järjesti Harjavallan terveyskeskuksen Tietotuvalla Pegasos-Mobiili version esittelytilaisuuden. Esittelyssä olivat mukana Harjavallan, Kokemäen, Nakkilan ja Eurajoen kotihoidon esimiehiä ja johtajia sekä Keski-Satakunnan terveydenhuollon ky:n johtaja, johtava hoitaja ja geriatri. Esittelytilaisuus oli hyvin havainnollinen ja tilaisuuden jälkeen osallistujilla oli kasvava kiinnostus Pegasosmobiili versiota kohtaan. Haluttiin tietää enemmän käyttäjien kokemuksista. Toukokuussa Kaija Joensuu kävi esittelemässä Nakkilan ja Harjavalan kotihoidon työntekijöille vastuutyöntekijämalliin siirtymisestä. Sovimme, että asiakkaiden jako työntekijöille tapahtuu heti kesälomien jälkeen (ei ollut järkevää jakaa vastuutyöntekijyyksiä juuri ennen lomien alkua, sillä loma-aikaan töitä tehdään poikkkeusjärjestelyin). Kaija Joensuu kävi Pieksämäellä tutustumassa Pegasos-mukana ohjelman käyttöön ja ryhtyi järjestämään opintokäyntiä Järvenpäähän (CGI:n suosittelema tutustumiskohde). Alustavasti suunnittelimme Järvenpään kotihoidon edustajien kanssa opintokäyntiä elokuun puolen välin tienoille. Elokuussa kävi kuitenkin ilmi, että Järvenpäällä ei ollut mahdollista ottaa vastaan opintokäyntivieraita, joten ryhdyttiin etsimään uutta käyntikohdetta. 24.9.2013 Kaste-hankkeen ohjausryhmä, vahvistettuna kuntayhtymän johtajalla ja Eurajoen ja Luvian edustajilla, teki opintokäynnin Helsingin kaupungin läntiseen kotihoitoon Pegasosmobiili version käyttäjäkokemuksiin tutustumaan. (muistio Helsingin opintokäynnistä liite IV))
3. PILOTIN TOIMINTAMUODOT 3.1 Yleinen toiminta Projektityöntekijä Kaija Joensuu osallistui 26.11.2012 Satakunnan Sairaanhoitopiirin järjestämään koulutukseen Hyvä Vanhuus ja 29.11.2012 Prizztechin organisoimaan Toimiva työyhteisö ja ihmisten johtamisen haasteet. Tilaisuudessa organisaatiopsykologi Pekka Järvinen luennoi toimivan työyhteisön peruspilareista, työmotivaatiosta ja hyvän työilmapiirin edellytyksistä. Kesäkuussa 2013 projektityöntekijä osallistui Tampereella Vanhuspalvelulaki ja sen valvonta seminaariin. Neuvontapalveluiden ja Rajapintakäytäntöjen kehittäminen teemaryhmien yhteiskokouksia oli hankkeen aikana neljä. Toimintakykyisenä ikääntyminen juurruttamishankkeen loppuseminaari pidettiin Satakunnan keskussairaalan auditoriossa 28.8.2013 klo 8.30 12.30. Seminaarin yhteydessä oli myös Kaste-pilottien posterinäyttely. Kokemäellä kutsuttiin koolle ikäihmisten asiakasraati. Raati kokoontui Henrikinhovissa14.8.2013 klo 9.00 15.00 keskustelemaan ikäihmisten hyvinvoinnista. Tarkoituksena oli kuulla ikääntyviä kuntalaisia vanhuspalvelujen strategian päivittämiseksi. Raadin vetäjänä toimi sosiaalialan osaamiskeskus Pikassos. Raati oli samalla osa Kaste ohjelmasta rahoitettavaa Toimintakykyisenä ikääntyminen hanketta. Käytännön järjestelyistä vastasi Kokemäen vanhuspalvelupäällikkö, avopalvelupäällikkö ja kaksi osastonsihteeriä (muistio liite V). Keski-Satakunnan Toimintakykyisenä ikääntyminen-juurruttamishankkeen vertaisarviointitilaisuus oli Eurajoella 20.5.2013. Tilaisuudessa Eurajoen pilotin ja Keski-Satakunnan pilotin työntekijät ja ohjausryhmäläiset arvioivat etukäteen annetun aineiston mukaisesti toistensa pilotit ja keskustelivat mitä voimme oppia toistemme hankkeista. (vertaisarvionti liite VI) Keski-Satakunnan pilotin ohjausryhmä kokoontui hankkeen aikana kuusi kertaa. Pilotista on tehty hankekuvaus ja toimintamalli (Vastuutyöntekijä kotihoidossa) Innokylä portaaliin, www.innokyla.fi. Innokylä on hyvinvointi- ja terveysalojen avoin innovaatioyhteisö, joka tarjoaa tietoa ja työkaluja kehitystyöhön sekä kehitettyjen käytäntöjen levittämiseen ja soveltamiseen. Innokylässä toimijat voivat löytää toisensa ja kehittää yhdessä. 3.2 Hanketoiminta 3.2.1 Rajapintakäytäntöjen kehittäminen Kehittämishankkeen ensisijaisena kohderyhmänä olivat Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän alueen kotipalvelun ja kotisairaanhoidon työntekijät. Kehittämisen lopputuloksesta hyötyvät ennen kaikkea kotihoidon asiakkaat. Kotihoidossa, missä kotipalvelua ja kotisairaanhoitoa tuotetaan eri organisaatioista, toiminta on helposti tehtäväkeskeistä ja sirpaleista. Asiakkaiden hoidossa voi esiintyä katkoksia tiedon kulussa,
epäselvyyttä vastuunjaossa, hoidon suunnittelemattomuutta ja koordinoimattomuutta. Tästä syystä oli tärkeätä, että hankkeen kehittämiskohteena oli kotihoidon resurssien todellinen kohdentaminen, palvelujen oikea-aikaisuus sekä tehokkuuden ja tuottavuuden lisääminen. Kustannussäästöä voidaan saada aikaan muuttamalla/supistamalla/poistamalla kotihoidon perinteisiä itsestäänselvyyksiä ja innovoimalla ja toteuttamalla rohkeasti uusia toimintatapoja. Vastuutyöntekijän nimeäminen asiakkaille ja vastuutyöntekijän tehtävien määrittäminen selkeyttää työnjakoa, tuo ryhtyä ja vastuuta työhön ja mahdollistaa työntekijän osaamisen paremman huomioimisen. Työn selkeyttäminen myös lisää työntekijöiden työhyvinvointia. Vastuutyöntekijänä oleminen ei tarkoita sitä, että asiakkaan luona kävisi vain yksi ja sama hoitaja, vaan tiimin jokaisen työntekijän vastuulla on asiakkaan hoidon toteutuminen omalta osaltaan, vastuutyöntekijän tehtävänä on tietää ja tiedottaa ja koordinoida asiakkaan hoitoon liittyvät asiat yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi. Vastuutyöntekijä myös ohjaa asiakasta palveluiden käytössä. Tiimin vastuuhoitaja valitsee asiakkaalle omahoitajan/vastuutyöntekijän asiakkaan hoitoisuuden ja henkilökunnan ammatillisten valmiuksien pohjalta. Omahoitaja/vastuutyöntekijä on asiakkaan asioissa asiantuntija ja tiedon välittäjä ja koordinoija. Omahoitajalle/vastuutyöntekijälle nimetään vastapari kotisairaanhoidon työntekijöistä. Kotisairaanhoidon vastapari toimii kotipalvelun työntekijän ammatillisena tukena. Vastuutyöntekijälle nimetään vastapari kotisairaanhoidon työntekijöistä. Kotisairaanhoidon vastapari toimii kotipalvelun työntekijän ammatillisena tukena. Kun kotihoidon asiakkaille on nimetty vastuutyöntekijät, asiakkaat saavat entistä kokonaisvaltaisempaa hoitoa/palvelua. Jokaisella asiakkaalla on työntekijä, joka on perehtynyt syvällisesti hänen tilanteeseensa ja joka reagoi nopeasti terveydentilan muutoksiin, päivittää PaHoSun, ja vastaa aktiivisesta yhteistyöstä muiden hoitoon osallistuvien sidosryhmien kanssa. Vastuutyöntekijöille annetaan aluksi pieniä tehtäviä ja päivämäärä mihin mennessä tehtävä on hoidettava (esim. asiakkaan henkilötietojen tarkistus ja niihin vastuutyöntekijän nimen lisääminen). Tämän jälkeen seuraava tehtävä ja uusi päivämäärä. Liitteenä esimerkki Kokemäen vastuutyöntekijän toimintamallin vakiinnuttamisesta kotihoidossa. (liite VII) Vastuutyöntekijäksi siirtyminen on kasvuprosessi. Vastuutyöntekijän ammatillinen kasvu on riippuvainen hänestä itsestään ja siitä miten hyvin hän sitoutuu toimimaan vastuutyöntekijänä. Asiakas hyötyy työntekijän kokonaisvaltaisemmasta työotteesta. Sähköisen kirjaamisen tehostaminen takaa hoidon paremman jatkuvuuden ja tiedon reaaliaikaisen hyödyntämisen sillä hoidon portaalla missä asiakas kulloinkin liikkuu. Pegasos potilastietojärjestelmän rakenteinen kirjaamismalli yhdessä palvelu ja hoitosuunnitelman kanssa ohjaavat työntekijää miettimään asiakkaan voimavaroja ja hoidon toteuttamista selkeästi ja järjestelmällisesti. Rakenteinen kirjaamismalli myös haastaa työntekijää jatkuvaan arviointiin ja kehittämiseen asiakaskohtaisessa hoitotyössä. Sähköisen potilastietojärjestelmän Mobiili-version PegasosMukana ohjelman käyttöön otto vastaa enemmän kuin hyvin juurruttamishankkeen kehittämistarpeisiin.
4. PILOTIN VOIMAVARAT Projektiin palkattiin 1.11.2012 31.10.2013 väliseksi ajaksi osa-aikainen (50%) projektityöntekijä, terveydenhoitaja Kaija Joensuu. Hänen tehtävänsä oli hankkeen lopullisten tavoitteiden määrittäminen, projektin toteutus, arviointi ja tulosten raportointi. Projektityöntekijän tukena hankkeella oli ohjausryhmä; Leila Saarela vanhustyön johtaja Harjavalta, Marita Mäenpää vanhustyöjohtaja Nakkila, Kirsi-Marja Polo vanhuspalvelupäällikkö, Kokemäki, Katja Lehtonen avopalvelupäällikkö Kokemäki, Jaana Oksa/Ulla Pelto-Piri johtava hoitaja KSTHKY, Tarja Kuvaja osastonhoitaja KSTHKY kotisairaanhoito, Tuula Cornu projektijohtaja SatSHP. Kaija Joensuu toimi ohjausryhmän puheenjohtajana ja sihteerinä. 5. TOIMINTAKAUDEN ARVIOINTI Vastuutyöntekijämalliin siirtyminen kotihoidossa ja sähköisen kirjaamisen edistyminen ovat hyvin konkreettisia asioita, jotka toteutuessaan näkyvät asiakkaiden parempana ja kokonaisvaltaisempana hoitona. Toiminnan muutoksen tulokset heijastuvat käytäntöön kuitenkin vasta pidemmällä aikavälillä. Kirjaamisen tehostuminen on hyvä asia, mutta kirjaamisen ohella täytyy myös osata lukea ja hyödyntää muiden kollegojen/sidosryhmien kirjauksia. Yhtä lailla vastuutyöntekijäksi siirtyminen on tietynlainen kasvuprosessi, johon työntekijät kasvavat omaan tahtiinsa. Varmaa kuitenkin on, että vastuun lisääminen tuo ryhtiä työhön ja selkeyttää työnjakoa, mikä näkyy työntekijän motivoitumisena ja kokonaisvaltaisempana lähestymisenä asiakkaan asioiden hoidossa. Kotihoidon työntekijöiden välisen yhteistyön ja vuorovaikutuksen parantamiseen suunnattu koulutuskokonaisuus ei tavoittanut kaikkia työntekijöitä. Kotihoidon työntekijöille tehdystä kyselystä ja yhdestä koulutukseen liittyvästä kotitehtävästä nousi esiin seuraavat ongelmat; informaatio ei kulje, epäselvyys, asiakkaan olemassaolo unohtuu, omien taitojen ja työtehtävien ylitys, yhteistyön puuttuminen eri tahojen välillä. Kaikkia näitä osa-alueita työstettiin kotihoidon koulutuksissa, mutta osa koulutuksiin osallistuneista oli sitä mieltä, että he eivät tienneet mihin koulutuksilla pyrittiin tai mitä hyötyä koulutuksista oli. Näistä kriittisistä vastauksista voidaan ehkä tulkita jonkinlaista ulkoaohjattavuutta (ei välttämättä haluta itse työstää ongelmatilanteita). Koulutusten olisi ehkä pitänyt olla vieläkin konkreettisempia. Kotihoidon kehittäminen Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän alueella ei ole yksinkertaista. On terveydenhuollon kuntayhtymä ja kuusi kuntaa. Jokaisessa kunnassa on oma päätöksentekonsa ja talousarvionsa, jonka kanssa terveydenhuollon ky:n päätöksenteko ja talousarvio pitäisi saada toimimaan. Kuntien palvelustrategiat ovat kyllä samansuuntaisia, mutta esim. kotihoito (kotipalvelu + kotisairaanhoito) toimivat erillään (ainakin hallinnollisesti, osittain myös konkreettisesti). Kotihoitoa ja kotihoidon yhteistyötä, tiedonkulkua, toimintatapoja yms. olisi paljon helpompi kehittää, jos kotihoito olisi yksi yhtenäinen toimintakokonaisuus (yksi toimintasuunnitelma, yksi vanhuspalvelustrategia, yksi johto, motivoituneita lähiesimiehiä, yhteiset toimitilat). Lähi vuosina kuntaliitosten myötä nykytilanteeseen tulee varmasti muutoksia.
Hankkeen ohjausryhmätyöskentely oli onnistunutta. Ohjausryhmältä sai tukea sekä ryhmänä, että yksittäisiltä jäseniltä. 6. POHDINTA JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET Vastuutyöntekijämallin vakiinnuttaminen kotihoidossa etenee hyvää vauhtia Nakkilassa ja Kokemäellä. Harjavallassa kotihoidon asiakkaille määritetään vastuutyöntekijät alkusyksyn 2013 aikana. Harjavallan kotihoidon tiimivastaavat yhdessä Harjavallan vanhustyön johtajan kanssa tekevät määrityksen yhdessä. Uusi vanhuspalvelulaki edellyttää, että paljon palveluja käyttäville asiakkaille on nimetty vastuutyöntekijä. Keski-Satakunnan terveydenhuollonkuntayhtymän ensi vuoden budjettiin on varattu määrärahaa PegasosMukana version hankintaan. Aikomuksena on, että ohjelmaversiota ei oteta kerralla käyttöön koko kuntayhtymän alueen kotihoidossa, vaan liikkeelle lähdetään sieltä, missä kiinnostus ja halukkuus ohjelman käyttöön on suurinta. Eurajoki ja Kokemäki ovat ilmaisseet kiinnostuksensa. PegasosMukana ohjelman hyödyt Työntekijän kannalta työajan aloitus ja lopetus mobiilisovelluksen avulla asiakaskäynille voi lähteä suoraan kotoa ja työpäivä voi päättyä asiakkaan kotoa lähtiessä (työaikatunniste asiakkaan kotona) työaikaleimausten siirtyminen MDTitaniaan Pegasoksesta siirtyvien asiakaskäyntien kirjaaminen kosketusnäyttöpuhelimien avulla asiakkaan kotona, välitön työaika asiakkaan luona kasvaa, ei myöskään tarvitse jonottaa tietokoneelle työpisteessä kaikki tärkeä asiakastieto; osoite- ja sisäänpääsytiedot, puhelinnumerot, omaisten numerot, viimeisin päivitetty hoitokertomus, lääkitys- ja riskitiedot, viimeisimmät elintoimintomittaukset ovat työntekijän käytettävissä kotikäynnin aikana (ei tarvitse kirjoittaa muistilappuja, ei kaksoiskirjaamista) asiakaskäynnistä syntyy kiistatonta dataa (ei kohtuullinen arvio), laskutuksen peruste ja tilastointitiedot (kotikäynnin tilastoinnin alkuaika lähtee juoksemaan heti kun tunniste on luettu, sama pätee asunnosta poistumiseen, käynti lopetetaan lukemalla asiakkaan tunniste ennen poistumista asunnosta) töiden jakaminen kentällä työntekijöiden kesken (jos työntekijä ei pääsekään jatkamaan työntekoaan suunnitellusti, esim. asiakas on kaatunut) yhteydenpito kontaktilistan tai viestintä- osion avulla muihin työtovereihin helppoa ja nopeaa hoitajan oikeusturva lisääntyy (sitä mitä ei ole kirjattu tai tilastoitu, ei ole tehty) tasapuolisuus ja oikeudenmukaisuus työnjaossa Esimiehen näkökulmasta toiminnanohjausjärjestelmä johtaa taloudellisesti ja tehokkaasti toimintaa arjessa ja äkillisesti muuttuvissa tilanteissa nähdään reaaliaikaisesti yhdellä näytöllä suunniteltu ja toteutunut työ ja mahdolliset erot nähdään myös missä (kenen luona) työntekijä juuri nyt on, työntekijän turvallisuus helpottaa resurssien kohdistamisessa oikein (oikeidenmukainen ja tasapuolinen työnjako), välitön työaika asiakkaan luona kasvaa (voidaan määritellä etukäteen esim. 60%) reaaliaikainen raportointi on käytettävissä kiistatilanteet asiakkaan tai omaisten kanssa (onko käyty suunnitelman mukaisesti ja kuinka kauan oltu)
asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelma sekä asiakaslaskutus vastaavat toisiaan; suunnitelma versus toteuma (tarvittaessa korjataan PaHoSua) Titania työaikaleimaukset tulevat automaattisesti ohjelmasta (esimiehen ei tarvitse tehdä muutoksia manuaalisesti) työajan käytön tasainen jakautuminen päivälle (aamuruuhkat jäävät pois, iltapäivän tunteja on helpompi käyttää toiminnanohjauksen myötä hyväksi asiakastyössä) toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa, ettei tarvita erillisiä resurssikokouksia ja ajansäästö tästä viranhaltijan roolissa apuväline maksupäätösten teossa ja maksun tarkistuksessa Johdon näkökulmasta työ siirtyy toimistolta asiakkaan kotiin (työajan käyttö) raportoinnin hyödyntäminen muutosjohtamisessa (kiistaton data) aluemuutokset mahdollisuus vertailla reaaliaikaisesti työntekijä, tiimi, lähipalvelualue tai palvelualue tasolla mahdollistaa puuttumisen epäkohtiin tukea alueiden väliseen yhteistyöhön asiakasmaksutuotot lisääntyvät yhteneväinen raportointi, vertailtavuus tilastoja luottamushenkilöille Asiakkaan näkökulmasta työntekijöiden välitön työaika asiakkaan luona kasvaa turvallisuuden tunne kasvaa (hoitajilla ajantasainen tieto mukanaan, sähköinen ovien avaus, myös omaiset saavat halutessaan raporttia käynneistä ja käyntiajoista) sähköistä oven avausta voivat käyttää myös esim.sairaankuljetus, palolaitos, turvapäivystäjä, huoltomies, aterian jakaja asiakkaan tuntemukset tulevat paremmin esille kotona yhdessä tapahtuvan kirjaamisen myötä palvelu on asiakaslähtöistä ja läpinäkyvää lasku saadun palvelun mukaisesti Kotihoidon käyntien tilastoinnit ja päivittäisen kirjaamiseen käytetty aika on tehty tähän mennessä työvuoron päättyessä toimistolla työasemakoneella ja tilastointien virheellisyys on saattanut lisääntyä tai tilastoinnit ovat jääneet pahimmassa tapauksessa tekemättä. Uuden järjestelmän avulla saadaan reaaliaikainen tilastointitieto asiakaskäynnistä. Lisäksi kirjaaminen hoituu asiakkaan voimassa olevan hoitokertomuksen kautta, joten virheet vähentyvät ja tulevat näkyväksi järjestelmässä saman tien. Kerrankin saadaan sellainen laite, joka ei ole erillinen, puhelin olisi joka tapauksessa mukana. Osalle muutos saattaa tuottaa ahdistusta, järjestelmä voidaan kokea vahtimiseksi. Sitä se ei kuitenkaan ole, vaan päinvastoin ohjelma on työntekijälle hyvä apu. Päätös mobiililaitteen käyttöönotosta on vasta alku, mutta hyvä alku tulevalle kehitykselle. Järjestelmän käyttöönottoa ja läpivientiä varten pitää perustaa mahdollisimman laaja-alainen työryhmä, joka valmistelee ja vie asiaa eteenpäin organisaatiossa. Toiminnan oleelliset työkalut, kosketusnäyttöpuhelimet kannattaa hankkia hyvissä ajoin, jotta käyttäjät saavat tutustua ja opetella laitteen käyttöä kunnolla jo ennen kuin ryhdytään käyttämään ohjelmaversiota.
Olen tyytyväinen PegasosMukana ohjelmaversion saamasta myönteisestä kiinnostuksesta ja siitä, että sen hankinta on ihan oikeasti lähtötelineissä. Sen käyttöönoton mukanaan tuomat hyödyt tulevat olemaan todella vaikuttavia kotihoidon kannalta.
Kysymykset: 1. Millä tavalla työtänne voi tehostaa? (mitä on tehostaminen, logistisesti rationaalisemmin, oikeita asioita oikeissa paikoissa, työprosessit) vastaa uudelleen 2. Millä tavoilla työnne vaikuttavuutta voi lisätä? (mitä vaikuttavuus on) 3. Miten työnne voi muodostaa asiakkaalle palvelukokonaisuuden? (mitä palvelukokonaisuus on?) Saattaa tuntua siltä, että pyöritän yhtä ja samaa, mutta 4. Mikä on kehittämisen tavoite/mitä teiltä odotetaan? (jos eivät tiedä tavoitetta, kerro) 5. Mitä tapahtuu, jos saavutatte tavoitteen? 6. Mitä tapahtuu jos ette saavuta tavoitetta? 7. Mitä jää tapahtumatta jos saavutatte tavoitteen? 8. Mitä jää tapahtumatta jos ette saavuta tavoitetta? 9. Mitä uudistuminen antaa? (saatte itse päättää) 10. Mitä uudistuminen ei anna? 11. Mitä hyötyä nykytilanteessa olisi siitä että asiat jäisivät ennalleen? 12. Mitä hyötyä nykytilanteessa, on siitä että asioita kehitetään? 13. KYSELE EPÄJÄRJESTYKSESSÄ
Yhteistyö, moniammatillinen verkostotyö ja hallinnonalojen yhteensovittaminen ovat julkisen hallinnon haasteita kustannustehokkuuden ja asiakaspalveluiden virtaviivaistamisen nimissä. Mihin Sinä asetut tässä muutoksessa? Mikä on ammattiryhmäsi rooli ja asema tulevaisuudessa? Mihin Sinä voit vaikuttaa ja mihin et? Tervetuloa Harjavalta -saliin klo 13-16 alla oleviin koulutuspäiviin. Koulutuspäivät ja teemat: 20.3. 2013 Johdanto. Yksilö yhteisössä. 17.4.2013 Rajapinnat. Tiimit moniammatillisessa yhteisössä. 7.5.2013 Työprosessit ja ongelmanratkaisu. 18.9.2013 Prosessin yhteenveto. Koulutuspäivien väliin annetaan joitakin työtä tukevia välitehtäviä. Koulutus on osa KASTE Toimintakykyisenä ikääntyminen juurruttamishankkeen Keski-Satakunnan pilottia. Kouluttajana toimii Kirsti Ruohonen, työnohjaaja, työyhteisö- ja johtajuuspedagogi. Kouluttaja on osallistunut useiden organisaatioiden muutos- ja yhdistymishankkeiden toteutukseen johtajana, sisäisenä konsulttina, kehittäjänä ja kouluttajana.
Kotihoidon vastuutyöntekijä Yksilövastuinen hoitotyö tarkoittaa hoitotyön järjestelyä siten, että jokaiselle asiakkaalle on nimetty vastuutyöntekijä. Vastuutyöntekijä kantaa vastuun hoitotyöstä ja sen koordinoinnista asiakkaan hoitojakson ajan. Yksilövastuinen hoitotyö luo rakenteelliset mahdollisuudet vastuutyöntekijänä toimimiselle, mutta varsinainen sisältö tulee hoitofilosofiasta ja vastuutyöntekijän ammatillisesta kasvusta. Vastuutyöntekijän ammatillinen kasvu on riippuvainen hänestä itsestään ja siitä miten hyvin hän sitoutuu toimimaan vastuutyöntekijänä. Tiimivastaava valitsee asiakkaalle vastuutyöntekijän asiakkaan hoitoisuuden ja henkilökunnan ammatillisten valmiuksien pohjalta. Vastuutyöntekijä on asiakkaan asioissa asiantuntija, tiedon välittäjä ja koordinoija. Vastuutyöntekijälle nimetään vastapari kotisairaanhoidon työntekijöistä. Kotisairaanhoidon vastapari toimii kotipalvelun työntekijän ammatillisena tukena. Asiakkaan vastuutyöntekijä huolehtii siitä, että asiakkaalla on ajan tasalla oleva palvelu- ja hoitosuunnitelma (Pahosu) huolehtii siitä, että Pahosu tarkistetaan tilanteen mukaan, tai vähintään kaksi kertaa vuodessa toimittaa Pegasoksesta tulostetun Pahosun asiakkaalle ja asiakkaan suostumuksella hoitoon sitoutuneelle omaiselle allekirjoitettavaksi huolehtii tuloselvityslomakkeen tositteineen kotihoidon laskutukseen kahden viikon sisällä palvelujen alkamisesta ja vuoden vaihtuessa huolehtii, että käyntimuutokset on kirjattu käyntimuutoslistalle seuraa ja arvioi asiakkaan fyysistä ja psyykkistä hyvinvointia ja tiedottaa havainnoistaan muulle tiimille (tarvittaessa konsultoi omahoitajapariaan/tiimin sairaanhoitajaa) seuraa ja arvioi asiakkaan hoidon ja palvelujen tarvetta ja tekee tarvittavat muutokset hoitosuunnitelmaan tekee hoitoja huolenpitotyötä koskevia päätöksiä ammattinsa itsemääräämisoikeuden rajoissa huolehtii, että asiakkaalle on haettu tarvittavat tuet ja hakemukset (asumistuki, hoitotuki, kuljetuspalvelu yms. Tarvittaessa tekee/auttaa hakemusten tekemisessä/huolehtii, että joku tekee) huolehtii asiakkaan hoitotarvike- ja vaippatilauksista yhteistyössä tiimin kanssa huolehtii, että asiakkaalla on tarvittavat apuvälineet ja hän on saanut riittävän opastuksen niiden käyttöön on aktiivinen, pitää yhteyttä omaisiin ja kulloinkin tarvittaviin yhteistyötahoihin (jos asiakas joutuu vuodeosastolle on aktiivisesti yhteydessä hoitopaikkaan) järjestää yhdessä tiimin vastuuhoitajan kanssa asiakasta koskevat tarvittavat palaverit
osallistuu hoitopalavereihin sekä tiimin muihin palavereihin asiakkaan osalta on tarvittaessa asiakkaan mukana lääkärin vastaanotolla Tiimin jokaisen työntekijän vastuulla on asiakkaan hoidon toteutuminen omalta osaltaan, omahoitajan tehtävänä on koordinoida asiakkaan hoitoon liittyvät asiat yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi. Jokaisen tiiminjäsenen vastuulla on; Tiedottaa asiakkaan tilanteessa tapahtuneet muutokset, sairaalaan joutuminen ym. seuraaville tahoille: tiimin muille jäsenille ohjaajille/esimiehille tarvittaviin listoihin ateriapalveluun/keskuskeitiölle/asteriakuljettajalle alueen sovitun käytännön mukaan päiväkeskukseen/päiväsairaalaan akuuteissa tilanteissa myös omaisille
Toimintakykyisenä ikääntyminen-juurruttamishanke Keski-Satakunnan pilotti Opintokäynti Muistio KOTIHOIDON YHTEISTYÖPROSESSIEN KEHITTÄMINEN KESKI-SATAKUNNAN TERVEYDENHUOLLON KUNTAYHTYMÄN ALUEELLA Muistio opintokäynnistä Helsingin kotihotoon PegasosMukana ohjelmaversion käyttäjäkokemuksiin tutustumista Aika: 24.9.2013 klo 11.30 14.00 Paikka: Kivensilmänkuja 2, Helsinki Läsnä: Marita Mäenpää Katja Lehtonen Sini Kollani Tarja Kuvaja Ulla Pelto-Piri Sari Rantala Juhani Tiitinen Johanna Kivimäki Merja Santapere Katri Einmaa Kaija Joensuu Lähtö Helsinkiin tapahtui Harjavallan terveyskeskuksen edestä klo 7.30. Myllypurossa tapaamista oli aikaistettu puolella tunnilla. Pirjo Väisänen kotihoitopäällikkö, Lounaisesta kotihoitoyksiköstä, Susanna Heiskanen ja Tarja Suominen esittelivät PegasosMukana ohjelmaversiota Keski-Satakunnan opintokäyntiläisille. Lähtötilanne Ongelma 1. Kotihoitotiimin työntekijät seuraavat työaikaansa manuaalisesti. 2. MD- Titania Työajan hallinta- ja seurantajärjestelmään tehdään muutokset ja poikkeukset käsin ja siihen menee kotihoidonohjaajan aikaa. 3. Asiakkaan luona vietettävää aikaa eli kotihoitokäynnin kestoa ei tiedetä tarkalleen vaan se perustuu arvioon. 4. Resurssien kohdistaminen kesken työpäivän on hankalaa nykyisillä välineillä. 5. Kotihoidon kokonaistuottavuutta on vaikea seurata ja kehittää, koska välitöntä työaikaa ja Ratkaisu 1. Toiminnanohjausjärjestelmällä seurataan automaattisesti työaikaa. 2. MD- Titaniaan saadaan työvuoron alku- ja loppuajat leimaustiedoista asiakkaan kotona. 3. Asiakkaan luona vietettävä aika eli kotihoitokäynnin kesto tiedetään täsmällisesti. 4. Ohjaaja voi kohdistaa työntekijöiden käynnit joustavasti äkillisissä muutostilanteissa. 5. Välittömän työajan kesto ja kotihoitokäynnin sisältö on tiedossa. Kotihoidon
kotihoitokäynnin sisältöä ei pystytä seuraamaan systemaattisesti. 6. Kotihoitokäynnin tilastointi vie aikaa, koska sitä varten täytyy käydä toimistolla. Tilastoinnin virheet voivat lisääntyä. 7. Kotihoidon sijaisten tekemien käyntien tilastointimerkinnät jäävät tiimin vakituisten työntekijöiden tai kotihoidon aluesihteerien tehtäväksi. 8. Kotihoitokäynnin sisällön kirjaaminen vie aikaa, koska sitä varten täytyy käydä toimistolla ja jonottaa vuoroaan tietokoneelle. Kaksoiskirjaaminen (kirjataan ensin asiakkaan kotona muistilapulle ja sitten toimistolla uudelleen). 9. Kiistatilanteissa ei ole mahdollista antaa näyttöä asiakkaalle siitä, että kotihoitokäynti olisi kestänyt suunnitelmassa sovitun ajan. Työtä, jota ei ole kirjattu, ei ole tehty. 10. Muutokset asiakkaan kotihoitopalvelun laskussa vaativat toimistotyötä, palvelu- ja hoitosuunnitelmaa joudutaan muuttamaan ja tekemään esim. laskutuksen estoja Pegasos - asiakastietojärjestelmään Opintokäynti Muistio kokonaistuottavuutta voidaan lisätä, koska toimintaa voidaan suunnitella ja kohdistaa tarkemmin. 6. Kotihoitokäynnin tilastointi tehdään kotihoitokäynnin aikana uutta tekniikkaa käyttäen ja merkintä tilastoituu suoraan kotihoidon Pegasos - asiakastietojärjestelmään. Tilastotietojen laatu paranee ja yhtenäistyy. 7. Sijaiset voivat itse tehdä tilastointimerkintänsä suoraan järjestelmään ilman, että heille on annettava laajoja oikeuksia kotihoidon Pegasos - asiakastietojärjestelmään 8. Kotihoitokäynnin sisällön kirjaaminen tapahtuu kotihoitokäynnin aikana uutta tekniikkaa käyttäen systemaattisen kirjaamisen koodien avulla. Käynti kirjataan toimistolla vain kotihoitokäynnillä tapahtuneista poikkeamista kirjattaessa ja noin kerran viikossa kirjataan yhteenvetoa asiakkaan voinnista (rakenteinen kirjaaminen). 9. Asiakkaalle (ja hänen omaisilleen) saadaan järjestelmästä dokumentti kotihoitokäyntien ajankohdista, määrästä ja kestosta. 10. Muutokset asiakkaan kotihoitopalvelun laskussa vaativat vähemmän toimistotyötä ja osa muutoksista välittyy automaattisesti asiakkaan laskutustietoihin. Pegasos-Mukana ohjelman hyödyt Työntekijän kannalta työajan aloitus ja lopetus mobiilisovelluksen avulla asiakaskäynille voi lähteä suoraan kotoa ja työpäivä voi päättyä asiakkaan kotoa lähtiessä (työaikatunniste asiakkaan kotona) työaikaleimausten siirtyminen MDTitaniaan Pegasoksesta siirtyvien asiakaskäyntien kirjaaminen kosketusnäyttöpuhelimien avulla asiakkaan kotona, välitön työaika asiakkaan luona kasvaa, ei myöskään tarvitse jonottaa tietokoneelle työpisteessä kaikki tärkeä asiakastieto; osoite- ja sisäänpääsytiedot, puhelinnumerot, omaisten numerot, viimeisin päivitetty hoitokertomus, lääkitys- ja riskitiedot, viimeisimmät elintoimintomittaukset ovat työntekijän käytettävissä kotikäynnin aikana (ei tarvitse kirjoittaa muistilappuja, ei kaksoiskirjaamista) asiakaskäynnistä syntyy kiistatonta dataa (ei kohtuullinen arvio), laskutuksen peruste ja tilastointitiedot (kotikäynnin tilastoinnin alkuaika lähtee juoksemaan heti kun tunniste on luettu, sama pätee asunnosta poistumiseen, käynti lopetetaan lukemalla asiakkaan tunniste ennen poistumista asunnosta)
Opintokäynti Muistio töiden jakaminen kentällä työntekijöiden kesken (jos työntekijä ei pääsekään jatkamaan työntekoaan suunnitellusti, esim. asiakas on kaatunut) yhteydenpito kontaktilistan tai viestintä- osion avulla muihin työtovereihin helppoa ja nopeaa hoitajan oikeusturva lisääntyy (sitä mitä ei ole kirjattu tai tilastoitu, ei ole tehty) tasapuolisuus ja oikeudenmukaisuus työnjaossa Esimiehen näkökulmasta toiminnanohjausjärjestelmä johtaa taloudellisesti ja tehokkaasti toimintaa arjessa ja äkillisesti muuttuvissa tilanteissa nähdään reaaliaikaisesti yhdellä näytöllä suunniteltu ja toteutunut työ ja mahdolliset erot nähdään myös missä (kenen luona) työntekijä juuri nyt on, työntekijän turvallisuus helpottaa resurssien kohdistamisessa oikein (oikeidenmukainen ja tasapuolinen työnjako), välitön työaika asiakkaan luona kasvaa (voidaan määritellä etukäteen esim. 60%) reaaliaikainen raportointi on käytettävissä kiistatilanteet asiakkaan tai omaisten kanssa (onko käyty suunnitelman mukaisesti ja kuinka kauan oltu) asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelma sekä asiakaslaskutus vastaavat toisiaan; suunnitelma versus toteuma (tarvittaessa korjataan PaHoSua) Titania työaikaleimaukset tulevat automaattisesti ohjelmasta (esimiehen ei tarvitse tehdä muutoksia manuaalisesti) työajan käytön tasainen jakautuminen päivälle (aamuruuhkat jäävät pois, iltapäivän tunteja on helpompi käyttää toiminnanohjauksen myötä hyväksi asiakastyössä) toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa, ettei tarvita erillisiä resurssikokouksia ja ajansäästö tästä viranhaltijan roolissa apuväline maksupäätösten teossa ja maksun tarkistuksessa Johdon näkökulmasta Työ siirtyy toimistolta asiakkaan kotiin (työajan käyttö) raportoinnin hyödyntäminen muutosjohtamisessa (kiistaton data) aluemuutokset mahdollisuus vertailla reaaliaikaisesti työntekijä, tiimi, lähipalvelualue tai palvelualue tasolla mahdollistaa puuttumisen epäkohtiin tukea alueiden väliseen yhteistyöhön asiakasmaksutuotot lisääntyneet yhteneväinen raportointi, vertailtavuus tilastoja luottamushenkilöille Asiakkaan näkökulmasta työntekijöiden välitön työaika asiakkaan luona kasvaa turvallisuuden tunne kasvaa (hoitajilla ajantasainen tieto mukanaan, sähköinen ovien avaus, myös omaiset saavat halutessaan raporttia käynneistä ja käyntiajoista) sähköistä oven avausta voivat käyttää myös sairaankuljetus, palolaitos, turvapäivystäjä, huoltomies, aterian jakaja asiakkaan tuntemukset tulevat paremmin esille kotona yhdessä tapahtuvan kirjaamisen myötä palvelu on asiakaslähtöistä ja läpinäkyvää lasku saadun palvelun mukaisesti
Opintokäynti Muistio Puhelimet ovat kosketusnäyttöpuhelimia, joissa on NFC-teknologiaa hyödyntävä ominaisuus eli puhelin lukee Rfid-tunnisteita. Kaupungin henkilökunnalla henkilöstökortissa on Rfid-tunniste, jota käytetään tunnisteena, kun työntekijä kirjautuu mobiiliin. Asiakkaan kotiin liimattava tarra on myös Rfid-tunnisteella varustettu. Kotikäynnin tilastoinnin alkuaika lähtee juoksemaan heti kun tunniste on luettu. Sama pätee asunnosta poistumiseen, käynti lopetetaan lukemalla asiakkaan tunniste ennen poistumista asunnosta. Kotihoidon tiimit suunnittelevat Excel-ohjelmalla asiakaskäynnit viikoittain. Tiimin hoitajat resursoivat kaikki käynnit Pegasoksessa. Mobiilissa ei näy töitä, jos työtä ei ole tehty. Suunnittelutyö tehdään alkuviikosta, jotta esimies voi tietokoneelta nopeasti katsoa, miten suunnitelmat ovat jakaantuneet kunkin päivän ja eri hoitajien kesken. Samalla on helpompi arvioida mahdollisesti tarvittavan sijaistyövoiman hankinta, jos töitä ei saada tasattua muiden samassa rakennuksessa toimivien tiimien kesken. Välitön asiakastyö näkyy työntekijälle kännykässä päiväkohtaisesti. Välilliset työmääräykset löytyvät työpaikan tietokoneelta. Tärkeimpänä etuna PegasosMukana ohjelmassa on sen reaaliaikaisuus. Heti tehty kirjaus on tarkempi kuin esimerkiksi jälkikäteen kiireessä tehty. Järjestelmän avulla hoitajan oikeusturva lisääntyy ja samoin potilasturvallisuus. Sitä mitä ei ole kirjattu tai tilastoitu, ei ole tehty. Joskus on kiistaa siitä, onko kotikäynti ollut sovitun mittainen. On ollut vaikea antaa dokumenttia näistä tilanteista. Nyt järjestelmästä saadaan asiakkaan osalta saman tien toteumaraportti, jossa näkyy suunnitelma ja toteuma rinnakkain tehtyjen käyntien osalta. Esimerkiksi muistisairaan potilaan kohdalla kotihoidon ohjaaja voi tarvittaessa nopeasti katsoa järjestelmästä ja kertoa omaiselle, että hoitaja on hoitanut kotikäynnin. Tämä tieto saadaan kellonajan tarkkuudella. Työntekijän asiakaskäynti voi venähtää esimerkiksi asiakkaan sairaalaan lähettämisen vuoksi. Tällöin voidaan käydä katsomassa mobiililla työkaverin aloittamattomia työmääräyksiä ja arvioida voisiko hän ottaa hoitaakseen oman seuraavan asiakaskäynnin. Jos työkaverille sopii, hän voi puhelimella siirtää itselleen kollegan asiakkaita. Näin voidaan lennossa auttaa kaveria ja kaikki tarvittava tieto on korvaavalla hoitajalla mobiilissa. Järjestelmä on myös oiva johtamiseen työkalu. Yleisesti puhutaan töiden tasapuolisesta jakautumisesta ja resurssien kohdistamisesta oikein. Järjestelmän avulla pystytään muuttuvien tilanteiden tai aluetasausten suunnittelussa käyttämään järjestelmästä tuotettua dataa hyväksi. Missä paine on suurin, sinne apukäsiä riittävästi. Kotihoidon arkeen kuuluu muuttuvia tekijöitä, esimerkiksi äkilliset työntekijöiden sairastumiset ja uusien asiakkaiden kotiutumiset hyvinkin lyhyellä varoitusajalla. Muuttuviin tilanteisiin on aikaisemmin ollut vaikea kohdistaa resursseja. Nyt kotihoidon ohjaajalla on selainsovellus omalla työasemalla auki työpäivän ajan ja hän pystyy seuraamaan yhden näytön avulla miten omien työntekijöiden työt etenevät. Järjestelmään on laitettu myös näkymä samassa rakennuksessa toimivan toisen lähipalvelualueen töihin. Jos esimies tuuraa kollegaansa, hän pystyy katsomaan samalla näytöllä koko talon töiden etenemistä. Aikaisemmin on ollut monimutkaista kerätä tietoa ja saada kokonaiskuvaa tilanteesta. Suunnitelman ja toteuman vertailu asiakaskäyntien osalta on kotihoidolle tärkeä asia. Asiakas maksaa tietystä palvelusta. Tulevaisuuden tavoitteena on, että asiakaslaskutus voitaisiin saada toteumien perusteella. Kotihoidossa työaikaa on seurattu tähän mennessä manuaalisesti. Esimerkiksi työvuorosuunnitelmaan lähiesimies on joutunut tekemään muutokset ja toteumat käsin. Tämä
Opintokäynti Muistio lohkaisee työajasta ison osan. PegasosMukana-järjestelmän avulla työajan toteumia voidaan nyt seurata helposti, kun työntekijä aloittaa ja lopettaa työaikansa työpisteellä leimattavan tunnisteen kautta. Kotihoidon käyntien tilastoinnit ja päivittäisen kirjaamiseen käytetty aika on tehty tähän mennessä työvuoron päättyessä toimistolla työasemakoneella ja tilastointien virheellisyys on saattanut lisääntyä tai tilastoinnit ovat jääneet pahimmassa tapauksessa tekemättä. Nyt järjestelmän avulla saadaan reaaliaikainen tilastointitieto asiakaskäynnistä. Lisäksi kirjaaminen hoituu asiakkaan voimassa olevan hoitokertomuksen kautta, joten virheet vähentyvät ja tulevat näkyväksi järjestelmässä saman tien. Kerrankin saadaan sellainen laite, joka ei ole erillinen, puhelin olisi joka tapauksessa mukana. Toisille muutos on tuottanut ahdistusta, järjestelmä on koettu vahtimiseksi. Sitä se ei kuitenkaan ole. Kosketusnäyttöpuhelinten käyttö on ollut osalle työntekijöistä uusi asia. Näytön kanssa sinuiksi tuleminen on vienyt aikaa. PegasosMukanasovellus puhelimessa on kuitenkin yksinkertainen käyttää. Kun puhelimen kanssa vaan tekee ja värkkää, sitä ei enää koe hankalaksi. Moni on kokenut mobiilikirjaamisen helpottavana. Kaksituntisessa koulutuksessa käytetään työntekijän omaa työkännykkää. Koulutus annetaan kaikille vakituisessa ja määräaikaisessa työsuhteessa oleville kenttätyöntekijöille. Selainsovelluskoulutusta on annettu kotihoidon ohjaajille ja tiimin vetäjille.
Yhteenveto asiakasraadista Ikäihmisten asiakasraati 14.8.2013 Kokemäellä Kokemäen perusturvalautakunnan päätöksellä kutsuttiin koolle ikäihmisten asiakasraati. Raati kokoontui Henrikinhovissa14.8.2013 klo 9.00 15.00 keskustelemaan ikäihmisten hyvinvoinnista. Perusturvalautakunnan tarkoituksena oli kuulla ikääntyviä kuntalaisia vanhuspalvelujen strategian päivittämiseksi. Raadin vetäjänä toimi sosiaalialan osaamiskeskus Pikassos. Raati oli samalla osa Kaste ohjelmasta rahoitettavaa Toimintakykyisenä ikääntyminen hanketta. Käytännön järjestelyistä vastasi Kokemäen vanhuspalvelupäällikkö, avopalvelupäällikkö ja kaksi osastonsihteeriä. Ilmoittautuneita raatilaisia oli 35, iältään 63 92 vuotta. Seitsemälle ilmoittautuneelle tuli este, joten osallistujia oli 28. Raadin ohjelmassa oli iltapäivällä viranhaltijoiden ja päättäjien sekä raadin vuoropuhelu. Paikalla oli 17 päättäjää tai viranhaltijaa. Raatilaisten aamupäivän keskusteluissa oli kirjattu muistiin kysymyksiä, joihin he toivoivat vastauksia. Raatilaiset saivat myös ottaa kantaa esimerkiksi senioriasuntojen rakentamiseen kaupunginjohtajan pyynnöstä. Asiakasraatiin osallistuneet saavat tämän yhteenvedon postitse kotiin ja samalla he saavat arviointilomakkeen, jonka heidän toivotaan täyttävän ja palauttavan. SOSIAALIALAN SILLANRAKENTAJA HÄMEENLINNA Sorsanpolku 2 B, 13210 Hämeenlinna TAMPERE Åkerlundinkatu 2 A, 33100 Tampere PORI Yrjönkatu 15 A, 28100 Pori www.pikassos.fi