Ruuhkahuippujen purkaminen. Järvenpään kotihoito Kotihoidon päällikkö Tiina Palmu

Transkriptio

1 Ruuhkahuippujen purkaminen Järvenpään kotihoito Kotihoidon päällikkö Tiina Palmu Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

2 Järvenpään kaupungin kotihoito tavoitteena on asiakkaan kotona selviytymisen tukeminen moniammatillisen, oikea-aikaisen ja laadukkaan hoitotyön kautta asiakkaan voimavaroja vahvistaen tehtävänä on mahdollistaa hyvä ja turvallinen elämä omassa kodissa sairauksien tai toimintakyvyn heikentyessä palvelua 24 / 7, painottuen perushoitoon, toimintakyvyn tukemiseen ja kotisairaanhoitoon toiminnalle ominaista: asiakaskunta ja asiakkaiden hoidontarve muuttuu päivittäin Kotihoito lukuina ( ): asiakkaita 272 (+ palvelusetelillä noin 73) käyntimäärät n. 480 vrk henkilöstöä yht lähihoitajaa 7 sairaanhoitajaa 3 hoitotyön esimiestä Lisäksi 1 lääkäri + 2 fysioterapeuttia Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

3 Kotihoidon lähtötilanne ja kehittämistarpeet 5 / 2013 ruuhkaiset hoitoajat aamulla klo 7-11 ja illalla klo oli erittäin kiireisiä käyntejä ei voitu toteuttaa suunnitellussa ajassa hoitajat kävivät paljon eri asiakkaiden luona hoidon pitkäjänteinen toteuttaminen ei onnistunut ja hoidosta puuttui jatkuvuus tällä myös merkittävä vaikutus työn mielekkyyteen ja jaksamiseen vastuuhoitajuus ei toteutunut arjen toiminnassa: liian harvoin käyntejä omilla asiakkailla rooli tätä kautta epäselvä Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

4 Kehittämistyön prosessi Kehittämissuunnitelma Asiakaskäyntien tarkastelu ja uudelleen järjestely Ruuhkahuippujen purkaminen Kotiutusprosessin kehittäminen (Pegasos jono ja vastuualueiden selkeytys) 2014 Tiimien uudelleen järjestely Uudet aluejaot Tiimivastaavan työkuvan uudistaminen Vastuuhoitajan roolin ja tehtävien selkeyttäminen Työnjaon keskittäminen Sijaisjärjestelmän kehittäminen 2015 Optimoinnin kehittäminen Ruuhkahuippujen tasoittaminen ja hukkatyön löytäminen Työvuorosuunnittelun tehostaminen Voimavaralähtöisen kotona asumisen toimintamallin kehittämishanke Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

5 Asiakas- ja omaisyhteistyön kehittäminen jatkuva palautteen kerääminen kehittämistyön pohjaksi säännölliset asiakas- ja omaisillat: palvelujen kehittämisajatukset, asiakaspalautteet ja jatkotoimenpiteet Tiimi tavattavissa tilaisuudet: asiakkaat ja omaiset voivat tavata tiimin työntekijöitä vapaamuotoisessa tilaisuudessa viestinnän parantaminen mm. infokirjeissä kerrotaan toiminnan muutoksista Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

6 Suora asiakastyö ja sen siirtovara suhteessa käytettävään resurssiin tammikuussa 2014 Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

7 Esimerkki Kotihoidon hoitajan työpäivä toiminnanohjausjärjestelmässä 2014 aika 7:30 8:00 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 hoitaja 1 asiakaskäynnit tiimipalaveri 1h YHTEENVETO työaika 7:00-15:00 välitön työ 4 h 49 min (60%) tauot 30min kirjaaminen toimistolla 30 min palaveri 1 h matkat jne 1h 11 min Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

8 Toimenpiteet asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelma tehdään hyvin yksilöllisyys ja kokonaisuus huomioiden ruuhkahuipuissa ei tehdä kuin välttämätön esim. suihku tapahtuu päivällä asiakaskäynnit ja siirtymiset suunnitellaan oikea-aikaisiksi, -mittaisiksi ja toteutettaviksi asiakaskäynneille lähdetään suoraan kotoa, koska ei tarvitse hakea avaimia tai lääkkeitä toimistolta työt ovat katsottavissa puhelimessa, jolloin hoitaja voi mennä suoraan ensimmäiselle asiakkaalle eikä päivän aikana tarvitse käydä toimistolla kirjaaminen ja tilastointi tapahtuu asiakkaan kotona reaaliajassa hoitaja saa ruokailla joustavasti asiakaskäyntien lomassa tiimivastaavat ja toiminnanohjaaja jakavat työt vastuuhoitajuutta noudattaen työt jaetaan sovitusti siten, että suunnitellaan lähihoitajille välitöntä työaikaa 60% ja tiimivastaaville sairaanhoitajille 20%. iltapäivän tunnit hyödynnetään välilliseen työhön (pidemmät kirjaukset, neuvottelu, asioiden hoito jne.) Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

9 Henkilöstö vuodelle 2015 saimme palkattua kaksi 50 % työntekijää joiden työaika on klo 7-11 ma-pe hyviä kokemuksia sekä työntekijöillä että tiimissä kotihoidon varahenkilöt siirtyivät kotihoidon hoitotyön esimiesten hallinnoitaviksi syksyllä 2014 kokeilu, jota arvioidaan nyt syksyllä 2015 aktiivisen tuen malli pegasos mukana -vastaavat viikonloppuisin varattu aikaa järjestellä poissaoloista johtuvia käyntejä uudelleen, hankkia sijaisia rauhoittaa muun henkilöstön suoriutumaan perustehtävästä Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

10 Tiimit Vuonna 2013 tiimejä 8 ei aluerajoja asiakasmäärät tiimeissä ka 37 henkilöstömäärä tiimeissä pieni Vuonna 2014 eteenpäin tiimejä 6 aluerajat asiakasmäärä tiimeissä ka 44 henkilöstömäärä kasvoi tiimeissä Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

11 Työnjakajan tehtävät kotihoidossa Kotihoidon asiakkaiden kotikäyntien resursointi asiakkaiden tarpeet ja palvelut huomioiden, kotihoidon asettamien tavoitteiden mukaisesti: o vastuuhoitajuus arkiaamuissa o välitön työaika lähihoitajilla/sairaanhoitajilla 60%, tiimivastaavalla 20% Kotihoidon asiakkaiden kotikäyntien resursointi tehdään toiminnanohjauksessa: o o o pyrkien mahdollisimman pieneen henkilökunnan vaihtuvuuteen asiakaskäynneillä yhteistyössä toiminnanohjaajan kanssa tasapuolisesti työntekijöiden kesken Muita työnjakajan tehtävään kuuluvaa: o o o sisäisten töiden tekeminen toiminnanohjaukseen, esim. päivittäinen kirjaaminen, palaverit, koulutus, opiskelijan ohjaus, yms. asiakkaiden tunnisteiden tekeminen tilastointi- ja työaikakorjaukset toiminnanohjauksessa oman tiimin osalta Työnjakajalla on työssään lähiesimiehen ja palvelupäällikön tuki. 2

12 Miten onnistuimme? Huhtikuu 2015 Ja vertailuksi kuntien tilanne yhteensä jatkuvaa asiakaskäyntien tarkastelua ja sijoittamista edelleenkin epätasaisuutta viikonpäivien välillä, pyritään tasaamaan Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

13 Esimerkki Kotihoidon hoitajan työpäivä toiminnanohjausjärjestelmässä 2015 aika 7:30 8:00 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 hoitaja 1 asiakaskäynnit tiimipalaveri 1h YHTEENVETO työaika 7:00-15:00 välitön työ 4 h 49 min (60%) tauot 30min kirjaaminen toimistolla 30 min palaveri 1 h matkat jne 1h 11 min Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

14 Asiakastyytyväisyys Palautteet tammi-elokuussa 2014 ja Hoitajien vaihtuvuus Käyntiajat Palautteiden vertailu 5 kk ajalta käy paljon sijaisia, aina uusi hoitaja, vaihtuvat hoitajat käyntiajat reilusti myöhässä olisi hyvä, että hoitajien vaihtuvuus vähenisi Muutos tiimin hoitajat ovat käyneet kiitettävästi tiimimuutoksesta aiheutuneen alkuahdistuksen jälkeen kaikki on kääntynyt parhain päin viime kokouksessa luvattiin vastuuhoitajan käyvän useammin ja se on toteutunut Toimiston kahvihuoneessa oleva vihko suullisen asiakaspalautteen keräämiseksi on toiminut hyvin. Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

15 Asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset 7 / Kotihoito 4 3,8 4,12 3,97 3,89 4,11 3,62 3,81 3, Käynti toteutuu sovitulla aikavälillä Työntekijä käy luonani riittävän usein Käynnit ovat sopivana ajankohtana Saamani hoito on asiantuntevaa Tiedän kuka on vastuuhoitajani Vastuuhoitaja käy säännöllisesti luonani Kotihoidon henkilökunta kuuntelee mielipiteitäni ja ajatuksiani Olen tyytyväinen saamaani palveluun Otanta tuloksista, joissa yhtymäpinta kehittämisprosessiin Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

16 Vaikutus henkilöstöön työtyytyväisyys on kasvanut halu kehittää omaa työtä lisääntynyt vaikuttamismahdollisuus omaan työhön lisääntynyt kiireen tuntu työssä vähentynyt (joskin ei poistunut) Henkilöstön palkitseminen panoksesta tärkeää! Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

17 5 Henkilöstön työhyvinvointikyselyn tulokset 2012 ja 2014 Työn mielekkyys ja organiointi 4 3 3,85 4 3,33 3,76 3,09 3,52 3,23 3,39 3,02 3,12 3,58 3, Tiedän mitä minulta odotetaan työssäni Minua kannustetaan kehittämään oman työni organisointia Päivittäiset työni on organisoitu tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti Toimintatapamme on suunnitelmallinen ja pitkäjänteinen Pystyn vaikuttamaan työni Koen, että osaamista ja kannalta tärkeisiin päätöksiin ammattitaitoani arvostetaan Yhteistyö ja ilmapiiri 5 4 4,45 4,22 4,12 4,12 4,53 4,58 3,76 3,47 3,45 3,55 3,69 3,85 3,17 3, Yhteistyö lähimpien työtovereiden kanssa sujuu hyvin Työtoverini antavat minulle tarvittaessa tukea työssäni Koen saavani arvostusta työtovereiltani Työyksikössäni onnistuu ongelmien ratkaisu Työni tekemiseen tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla Työpaikkani ilmapiiri on kannustava ja työntekoa tukeva Erilaisia mielipiteitä arvostetaan ja niitä on helppo esittää Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

18 Onnistumisen lähtökohdat Se, mihin kiinnitämme huomioimme, sinne suuntaamme toimintaamme suunnitelmallisuus ja selkeät tavoitteet henkilöstön kuunteleminen ja osallisuus koko prosessin ajan tulosten ja vaikuttavuuden tarkastelu määräajoin palvelun laadun jatkuva seuranta asiakaslähtöisyys ja asiakkaiden kuunteleminen (tarpeet ja kokemukset) johtamis- ja esimiestyön kehittäminen prosessin aikana työmenetelmien ja prosessien kehittäminen säännöllinen tiedottaminen yhteistyön kehittäminen rajapinnoissa kannustaminen, usko muutoksen mahdollisuuteen ja palkitseminen Sillä mennään mitä on energiaa on turha suunnata sen murehtimiseen, mitä meillä ei ole Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

19 Voimavaralähtöisen kotona asumisen malli Järvenpään kaupunki Tiina Palmu

20 Järvenpään kaupunki Tiina Palmu