Tunstall Oy:n kotihoidon CarePlan -toiminnanohjausjärjestelmän, CareApp -mobiilisovelluksen sekä sähköisten CareLock -lukkomoduulien tuotetestaus

Transkriptio

1 PL 18 (Pohjoisranta 11 D) Pori Puh. (02) Living lab käyttäjälähtöistä hyvinvointia Satakuntaan 1 (3) Tunstall Oy:n kotihoidon CarePlan -toiminnanohjausjärjestelmän, CareApp -mobiilisovelluksen sekä sähköisten CareLock -lukkomoduulien tuotetestaus ja Raportin laatija: Niina Holappa Prizztech Oy Living lab käyttäjälähtöistä hyvinvointia Satakuntaan

2 2 (3) 1. Testattavat tuotteet ja testausaika Porin perusturvan yhteistoiminta-alueella Ulvilan kotihoidossa ja Pohjois-Satakunnan peruspalvelu-liikelaitoskuntayhtymä PoSan alueella Pomarkun kotihoidossa testattiin kuuden kuukauden ajan Tunstall Oy:n kotihoidon CarePlan -toiminnanohjausjärjestelmää, CareApp -mobiilisovellusta sekä kahta sähköistä CareLock -lukkomoduulia. Toiminnanohjausjärjestelmä on kehitetty kotihoidon asiakaskäyntien ja henkilöstöresurssien suunnittelun, optimoinnin ja raportoinnin välineeksi. Järjestelmä sisältää mm. asiakasja käyntitiedot sekä työvuorotiedot, vastuuhoitajat, henkilökunnan osaamisalueet ja mahdolliset rajoitukset sekä tiedon työntekijöillä käytössä olevista kulkuvälineistä. Asiakaskäynteihin liittyen järjestelmään syötetään aikaikkunoita, jonka sisällä käynnin tulee toteutua. Näiden tietojen pohjalta järjestelmä tekee optimointityökalulla hoitajien päivittäiset, asiakaskohtaiset käyntisuunnitelmat. Järjestelmä on itsestään oppiva. Mikäli jollakin asiakkaalla käynnin kesto on aina suunniteltua lyhyempi tai pidempi, ehdottaa järjestelmä suunnitteluvaiheessa paremmin tarvetta vastaavaa käyntiaikaa. Järjestelmän avulla nähdään myös, onko resursseja tarvittava määrä käytössä. Järjestelmän raportointi -osiosta saadaan tietoa mm. suunnitelluista ja toteutuneista asiakaskäynneistä sekä poikkeuksista. Työntekijöiden asiakaskäynnit ja niiden sisällöt päivittyvät toiminnanohjausjärjestelmästä CareApp -mobiilisovellukseen, joka mahdollistaa käyntikirjausten tekemisen reaaliajassa älypuhelimella. Asiakkaan tietoihin voidaan lisätä myös muistiinpanoja. Ylimääräiset käynnit voidaan raportoida sovelluksesta kirjaamalla ne suunnittelemattomina käynteinä. Asiakkaan ulko-oven sisäpuolelle asennettava sähköinen CareLock -lukkomoduuli mahdollistaa asiakkaan oven avaamisen älypuhelimella bluetooth -yhteyttä hyödyntäen. Järjestelmä kirjaa automaattisesti ylös henkilökunnan tulo- ja lähtöajat ja samalla aloittaa ja päättää asiakaskäynnin. Asiakas voi edelleen käyttää lukkoa normaalisti omalla avaimellaan. Lukkomoduuli ei näy ulospäin. Moduuli toimii akulla, ja sen virran vähenemisestä saadaan tieto toiminnanohjausjärjestelmästä. 2. Asiakaskuvaukset Tunstall Oy:n kotihoidon järjestelmäkokonaisuuden testaajina toimi Ulvilan ja Pomarkun kotihoidon henkilökunta. Lukkomoduulit asennettiin kahdelle kotihoidon asiakkaalle. 3. Onnistumisia Henkilökunnan kirjallisten palautteiden mukaan toiminnanohjausjärjestelmä koettiin helppokäyttöiseksi ja monipuoliseksi järjestelmäksi. Asiakkaiden ja heidän tietojen lisää-

3 minen järjestelmään oli yksinkertaista. Optimoinnissa päivän kokonaisuuden ja aikataulujen näkeminen ja hahmottaminen koettiin tärkeäksi. Raportointitietojen vaivaton saanti järjestelmästä koettiin erittäin tärkeäksi mm. välittömän asiakasajan seuraamisen vuoksi. Lähes kaikki vastaajat pitivät CareApp -mobiilisovellusta kotihoidon henkilökunnan työhön soveltuvina, ja testaukseen osallistujat kokivat sovelluksen käyttämisen olevan helppoa. Sovellukseen kirjautuminen, asiakkaan haku ja valinta sekä asiakaskäyntien kirjaaminen koettiin sujuvaksi ja vaivattomaksi. Lähes kaikki vastaajat kertoivat CareApp - sovelluksen tukevan henkilökunnan työskentelyä joko erittäin tai melko paljon. CareLock -lukkomoduulin käyttö koettiin helpoksi. Yli kaksi kolmasosaa henkilökunnasta kertoi, että palvelukokonaisuus voisi lisätä huomattavasti tai jonkin verran hoitotyöhön käytettävissä olevaa aikaa. 3 (3) 4. Kehitettävää Toiminnanohjausjärjestelmässä todettiin olevan paljon hyviä ominaisuuksia. Henkilökunta toivoi kuitenkin, että ohjelmiston käytettävyyttä kehitettäisiin vielä. Järjestelmässä esiintyvien termien selkeyteen olisi hyvä kiinnittää huomioita. Asiakaskäynteihin tulee kotihoidossa usein muutoksia, ja niitä ei aina ehditä päivittää toiminnanohjausjärjestelmään. Henkilökunta ehdotti, että muutoksia olisi mahdollista tehdä suoraan toiminnanohjausjärjestelmään kentältä esimerkiksi tabletilla tai läppärillä. Lisäksi henkilökunta esitti, että asiakaskäynnit olisivat siirrettävissä työntekijältä toiselle myös sovelluksesta. Henkilökunta toivoi, että käyntitietojen muutosten synkronointi sovellukseen olisi reaaliaikaista, jotta niihin voidaan reagoida nopeasti. 5. Soveltuvuus Testaus osoitti, että Tunstall Oy:n toiminnanohjausjärjestelmä ja mobiilisovellukset soveltuvat erittäin hyvin kotihoidon työvälineiksi. Yhdistettynä olemassa oleviin tietojärjestelmiin toiminnanohjausjärjestelmän ajateltiin voivan tukea erityisesti työpäivän suunnittelua, työtehtävien tasapuolista jakamista ja raportointia. Henkilökunnan mukaan asiakaskäyntien mobiilikirjausten ja avaimettoman kotihoidon myötä voitaisiin säästää resursseja hoitotyöhön, kun asiakkaiden avainten noutaminen kotihoidon toimistolta ja siellä päivän tapahtumien kirjaaminen poistuvat. Lisäksi avaimeton kotihoito vähentäisi henkilökunnan huolta asiakkaiden avaimista. Testauksen koettiin myös lisänneen henkilökunnan itsevarmuutta uuden teknologian opetteluun ja käyttöönottamiseen.