Verkkolasku osana tehokasta ostolaskuprosessia Sanna Tummunki 30.11.2011
Sanna Tummunki, Maksuliikennepäällikkö (2/2011) Rudus konsernin maksuliikenne ja kassanhallinta Ostoreskontra Pankkitakaukset ja vakuudet Järjestelmävastuut: Baswaren IP ja Maksuliikenne
Rudus Oy Liiketoiminnot: Liikevaihto reilu 300 milj. Valmisbetoni Henkilöstö n. 900 Betonituotteet Kiviaines Murskausurakointi Kierrätys
Rudus kuuluu maailmanlaajuisesti toimivaan irlantilaiseen CRH plc -konserniin. CRH toimii 35 maassa, sen palveluksessa on 80 000 henkilöä yli 3 700 toimipisteessä liikevaihto 2010 17,2 miljardia euroa listattu Lontoon, Dublinin ja New Yorkin (NYSE) pörsseissä
Ostoreskontra Kolme ostoreskontran hoitajaa käsittelee keskitetysti konsernin ostolaskut Laskujen tarkastus ja hyväksyntä alueellisesti Baswaren IP (versio 3.5), käyttäjiä 340 Ostolaskuja 90 000-70 000 Verkkolaskuja noin 42% (vuonna 2010) Verkkolaskujen osuus noussut 5% kuluneen vuoden aikana
Hankinnasta maksuun -prosessi Ostolaskujen kierrätys Baswaren IP Hankintajärjestelmä Baswaren PM Tilaus tehdään ja toimitus vastaanotetaan PM järjestelmässä OM (tilaustenhallinta) täsmäyttää IP:hen sisään tulleet laskut PM:n tilauksiin Jos täsmää -> lasku menee suoraan maksuvalmiisiin Jos ei täsmää ->lasku lähtee normaalisti kiertoon IP:ssä CM (sopimustenhallinta) täsmäyttää IP:hen tulleet laskut voimassa oleviin sopimuksiin Jos sopimus löytyy ja tiedot täsmäävät, niin lasku menee suoraan maksuvalmiisiin
Päivitys IP 5.1 versioon keväällä Laskuautomaation paraneminen Automaattitiliöinnit Automaattinen täsmäytyminen ja laskun siirto maksuvalmiiksi automaattisesti Ostoreskontran hoitaja voisi keskittyä enemmän kokonaisuuden hallintaan, analysointiin ja palveluun Automatisoidut siirrot Mahdollistaa sähköpostin lähettämisen suoraan toimittajalle tai laskun käsittelijälle Verkkolasku tukee automaatiota ja helpottaa ostoreskontran hoitajan työtä
Hyödyt verkkolaskusta Tehokkaampi ja nopeampi Laskua ei tarvitse skannata Halvempi ja ympäristöystävällisempi Yhtenäisempi kuin paperilasku Esimerkiksi laskunumero löytyy usein samasta paikasta Helpottaa automaatioratkaisujen hyödyntämistä järjestelmissä Virhetilanteissa helppoa pyytää hyvityslasku verkkolaskuna
Haasteet Tekniset virheet ja niiden selvittäminen Laskujen lähetykseen ja vastaanottamiseen liittyvien virhetilanteiden hallinta Kadonneet laskut, hylkääntynyt aineisto, tuplalaskut Vastaanottaja ei vastaanota kaikkia laskukenttiä Toimittajien aktivointi, tiedottaminen OVT-tunnuksista Tiedot päivittyvät Tieken sivuille Baswaren kautta Pienet toimittajat Toimittaja-aktivoinnin ulkoistaminen Jatkuva, aktiivinen viestiminen toimittajien kanssa
Verkkolaskustandardin puuttuminen Joidenkin välittäjien kanssa täytyy tehdä oma sopimus verkkolaskujen vastaanottamisesta Käytäntö on yhtenäistymässä Erilaiset verkkolaskutyypit: Finvoice, e-invoice ja TEAPPS Finvoice ei välitä laskun kuvaa, kaikki tietokentät eivät välity vastaanottajalle ja liitteitä ei voi lähettää laskun mukana Yrityksen näkökulmasta TEAPPS on helpompi käsitellä, koska datan mukana tulee laskun kuva ja tietokenttiä on enemmän
Toimittajaportaali? Paljon pieniä, paikallisesti toimivia toimittajia Toimittajaportaali on Baswarelta ostettava palvelu, jonka yritys voi tarjota omille pienille toimittajilleen Toimittajaportaali mahdollistaa aidot verkkolaskut Tiettyjä kenttiä voi laittaa pakolliseksi esim. sopimusnumero tai tilausnumero Toimittaja ei välttämättä tarvitse muuta laskutusohjelmaa
YHTEENVETO Verkkolasku tukee tehokasta ostolaskuprosessia Mahdollistamalla automaatioratkaisujen tehokkaamman hyödyntämisen Nopeuttamalla ja helpottamalla laskujen vastaanottoa ja käsittelyä Vakiinnuttamalla ostolaskun muotoa Yhtenäinen verkkolaskustandardi puuttuu
OVT-tunnukset Rudus Oy 003716283906 Rudus Betonituote Oy 003709588509 Rudus Murskaus Oy 003701687991 Elpotek Oy 003705910046 Palovuoren Kivi Oy 003710319672 KK-Murskaus Oy 003708289195 Kauhajoen Valmisbetoni Oy 003701785743 Karvian Betoni ja Sora Oy 003706656617 Rudus East Oy 003707252315
Kiitos.