Visma Document Center Visma.net AutoInvoice tilin avaus. Käyttöönotto-opas versio 13.00

Transkriptio

1 Visma Document Center Visma.net AutoInvoice tilin avaus Käyttöönotto-opas versio 13.00

2 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy,

3 Sisällysluettelo 1 Visma.net AutoInvoice -tilin avaaminen Verkkolaskutilin määritykset Tilien avaus tilitoimistoympäristössä Tilin avaaminen ja aktivointi Tilin asetukset Verkkolaskuosoitteet tiedottaminen toimittajille Palvelunhallinta ja lisäpalvelut Skannitilin avaaminen Laskutettavan yrityksen valinta Tilitoimistot ja isännöintitoimistot Laskutettavan yrityksen valitseminen käyttäjätunnuksella eli ns. vanha tapa Laskutettavan yrityksen valinta AutoInvoice tilillä Rajoituksia ja poikkeustilanteita Laskutettavan yrityksen poistaminen Laskutettavan yrityksen valinta Autoinvoice Wizardissa AutoInvoice-tilin liittäminen Document Center yritykseen Document Center asetukset Autoinvoice tilin avaus i

4 1 Visma.net AutoInvoice -tilin avaaminen Tässä luvussa kuvataan, kuinka avaat ja aktivoit Visma.net AutoInvoice verkkolaskupalvelun. Jos sinulla on käytössä Visma Nova, niin AutoInvoice-tilin voi avata myös Novan sisältä Autoinvoice wiwardilla. Huom! Tilin avausta varten tarvitset omat pankkitunnuksesi. Aloita tilin avaus vasta kun sinulla on pankkitunnuksesi mukana! 1.1 Verkkolaskutilin määritykset Tilien avaus tilitoimistoympäristössä Kun Autoinvoice verkkolaskujen tai skannauspalvelun vastaanottoa otetaan käyttöön tilitoimistoympäristössä, laskutus on mahdollisuus hoitaa asia kahdella eri tavalla. 1. Visma laskuttaa vain tilitoimistoa ja tilitoimisto asiakasta tilitoimiston ja asiakkaan välisen sopimuksen mukaisesti 2. Visma laskuttaa suoraan tilitoimiston asiakasta Tilien avaus kannattaa tehdä tilitoimiston henkilön toimesta ja tilitoimisto toimii tilin käyttäjänä. Halutessaan tilitoimisto voi lisätä asiakkaan henkilön käyttäjäksi asiakkaan tilille. Tilitoimistoympäristössä kannattaa ensimmäiseksi miettiä miten laskutus hoidetaan eli tuleeko koontilasku tilitoimistolle vai meneekö lasku suoraan asiakkaalle. Lue tästä lisää kohdasta 2. Laskutettavan yrityksen valinta. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 2

5 1.1.2 Tilin avaaminen ja aktivointi Mene web-osoitteeseen autoinvoice.visma.com ja sieltä Rekisteröidy-välilehdelle. Klikkaa kyllä kiitos, rekisteröidy nyt. Maventa-tilin avaaminen. Valinnat Tilin tyyppi = Yritys Asiakastili Maa = Finland Täytä yrityksesi tiedot. Taloushallinto-ohjelma = esim. Nova tai Visma Business Yrityksesi tiedot täytettyäsi avautuu sivu, jossa kerrotaan sinun saavan pian aktivointisähköpostin. Saat hetken kuluttua sähköpostin, jossa on tilin aktivointilinkki. Klikkaa linkkiä, jolloin tili aktivoituu. Aktivoitumissivulla on linkki palvelun kirjautumissivulle. Ensimmäistä kertaa palveluun sisään kirjautuessasi sinun täytyy tehdä pakolliset määrittelyt. Ne on käsitelty tarkemmin seuraavassa kappaleessa. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 3

6 1.1.3 Tilin asetukset Kirjautuessasi ensi kertaa palveluun käyt läpi tilin määrittelyprosessin ns. First time Wizardin. Näitä tietoja voit myöhemmin muuttaa kirjautumalla sisään AutoInvoice-tilillesi. Syöt käyttäjätunnuksesi Ensimmäinen kirjautuminen Autoinvoice palveluun. Paina Aloita. Ensimmäisellä sivulla määrittelet postiosoitteesi. Paina Seuraava. Yrityksen osoitetietojen ylläpito. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 4

7 Seuraavalla sivulla aloitetaan asetusten syöttäminen. Ensimmäisellä sivulla pakollisia tietoja vastaanottoa varten ovat ainoastaan sähköpostiosoite, jos haluat vastaanottaa sähköpostin saapuneesta laskusta. Sivulla on asetuksia myös tulostuspalvelua varten. Yrityksen asetusten ylläpito. Kolmannella sivulla sinun täytyy valita, että otat vastaan verkkolaskuja. Laskun vastaanotto asetus Viimeisenä vaiheena on pankkiverkkoyhteyden avaus. Pankkiverkkoyhteys mahdollistaa verkkolaskujen vastaanoton toimittajilta, jotka käyttävät verkkolaskujen välitykseen pankkia. Pankkiverkkoyhteyden puuttuminen on yleisin syy miksi verkkolaskujen vastaanotto ei onnistu. Pankit vaativat pankkiverkkoyhteyden avaajan tunnistamisen. Tunnistaminen tehdään Visma Sign palvelun avulla. Aloita pankkiverkon avaus AVAA PANKKIVERKKO NYT linkistä. Pankkiverkkoyhteyden avauksen voi tehdä myös jälkikäteen Autoinvoice-tilin kautta. Mene oikean yläkulman asetukset-valikkoon ja valitse Lisäpalvelut pankkiverkkoasetukset. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 5

8 Pankkiverkkoyhteyden avaus 1. Klikkaa 'Avaa pankkiverkko nyt' ja tämän jälkeen ilmoitat sähköpostiosoitteesi tunnistautumisprosessia varten. 2. Tämän jälkeen Visma Sign lähettää sinulle sähköpostikutsun, joka sisältää heidän palveluunsa aktivointilinkin sekä salasanan. Huomioi, että linkin voimassaolo on pari päivää. Seuraa viestissä saamiasi ohjeita. Alla esimerkki viestistä. 3. Annettuasi salasanan selaimeesi avautuu uusi välilehti, jossa voit esikatsella sinulle lähetettyä asiakirjaa. Kun olet lukenut asiakirjan, sulje välilehti ja palaa allekirjoitussivulle. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 6

9 4. Allekirjoittaaksesi asiakirjan kirjoita henkilötunnuksesi ja tunnistaudu sen jälkeen henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tällä varmistetaan henkilöllisyytesi. Tietojasi ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen. 5. Tunnistautumisen jälkeen saat allekirjoitetun asiakirjan sähköpostiisi 6. Saat sähköpostitse tiedon palvelun avautumisesta noin viikon sisällä aktivoinnista Palvelun aktivoinnin jälkeen sinulla on mahdollisuus lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja kaikilta pankkia verkkolaskun palveluntarjoajana käyttämiltä yrityksiltä Verkkolaskuosoitteet tiedottaminen toimittajille Viimeisenä vaiheena on tiedottaa toimittajille uudesta verkkolaskuosoitteesta. Voit käyttää omaa lomaketta tai mallia, joka toimitetaan Document Centerin käyttöönoton yhteydessä. Muuta lomakkeeseen sinun yrityksesi verkkolaskuosoite ja mahdollinen skannauspalvelun osoite. Osa toimittajien operaattoreista hakee verkkolaskuosoitteen suoraan Tiekestä, joten laskuja saattaa alkaa tulla ilman ilmoitustakin. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 7

10 1.2 Palvelunhallinta ja lisäpalvelut Skannitilin avaaminen Valitse vasemmasta reunasta Lisäpalvelut Skannitili. Lue skannaukseen liittyvät dokumentit, merkitse hyväksyntä-ruutu ja paina Tilaa. Saat sähköpostissa tiedon skannauspalvelun osoitteesta, johon paperilaskut jatkossa toimitetaan. Tieto näkyy jatkossa myös tällä sivulla. Skannitilin avaaminen. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 8

11 2 Laskutettavan yrityksen valinta Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelun transaktioissa on määräportaat, joiden mukaan transaktion a-hinta määräytyy. Transaktiot lasketaan yhteen laskutusasiakkaittain. Jos ympäristössänne on useita yrityksiä, niin teillä on kaksi vaihtoehtoa 1. lasku menee erikseen jokaiseen yritykseen 2. lasku menee yhteen yritykseen Ensimmäisessä tapauksessa määräportaaseen lasketaan mukaan vain yhden yrityksen laskut ja a-hinta määräytyy sen perusteella. Toisessa tapauksessa määräportaaseen lasketaan kaikkien yritysten laskut ja tällöin transaktion a-hinta saattaa olla pienempi kuin ensimmäisessä tapauksessa. Laskulla näkyy erittely yrityksittäin ja palveluittain. 2.1 Tilitoimistot ja isännöintitoimistot Tilitoimisto- ja isännöintitoimistoympäristöissä laskutettava yritys riippuu usein siitä, minkälaisen sopimuksen tilitoimisto on tehnyt asiakkaansa kanssa eli meneekö laskut suoraan asiakkaalle vai tilitoimistolle. Jos laskutettava yritys on tilitoimisto, on mahdollista hyötyä suuren laskumäärän tuomasta alemmasta tapahtuman a-hinnasta. Toisaalta suoraan loppuasiakkaalle lähetettävä lasku työllistää tilitoimistoa vähemmän. 2.2 Laskutettavan yrityksen valitseminen käyttäjätunnuksella eli ns. vanha tapa Jos AutoInvoice ympäristössänne on käytössä laskutettavan yrityksen valinta käyttäjätunnuksen perusteella, se pysyy voimassa. Käyttöliittymässä ei näy laskutettavan yrityksen valintaa, millä vältetään sekaannuksia. Mahdollisuus linkittää yritys laskutettavaan yritykseen käyttäjätunnuksen perusteella säilyy jatkossa sellaisenaan ja se on voimakkaampi asetus kuin tämä uusi asetus. Jos linkitys käyttäjätunnuksen perusteella otetaan käyttöön, se poistaa tilille tehdyt laskutettavan yrityksen valinnat. Käyttäjätunnuksen linkityksen voi poistaa ainoastaan tuki. Jos haluat poistaa käyttäjätunnuslinkityksen, ole yhteydessä tukee Visma.net AutoInvoice tilin avaus 9

12 2.3 Laskutettavan yrityksen valinta AutoInvoice tilillä Kirjaudu AutoInvoice-tilillesi autoinvoice.visma.com. Valitse yrityslistalta yritys, jonka tapahtumat haluat laskutettavan toiselta yritykseltä ja määrät lasketaan toisen yritykselle. Alla olevan esimerkin avulla valitse ensin yritys 1. Laskutettava yritys 4 täytyy olla avattuna ennen kuin valinnan voi tehdä. Yritys voi ottaa laskunsa vastaan paperisena, jos yritys ei voi ottaa vastaan verkkolaskua Autoinvoicepalvelusta. Yritys 1 Yritys 2 Yritys 3 Yritys 4 Valitse oikeasta ylänurkasta Asetukset. Valitse Yrityksen asetukset Laskutustiedot. Valitse Toimitustapa-kenttään Laskutus laskutusyrityksen kautta ja Laskutusyritys-kenttään yritys, jota laskutetaan eli yllä olevassa esimerkissä Yritys 4. Tallenna. Tee sama asetus myös muille yrityksille Yritys 2 ja Yritys 3. Laskutettavan yrityksen valinta Huom! Vain tämän asetuksen jälkeen tulleet Autoinvoice-tapahtumat laskutetaan laskutettavalta yritykseltä. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 10

13 2.4 Rajoituksia ja poikkeustilanteita Laskutettavan yrityksen valitaan liittyy rajoituksia. Laskutettavan yrityksen valinnan voi tehdä vain käyttäjä, jolla on ADMIN-rooli molempiin yrityksiin eli yritykseen, josta laskutustapahtumat siirretään ja yritykseen, jota laskutetaan. Yritys ei voi olla itsensä laskutusyritys eli valittu yritys ei näy listalla. Yrityksiä, joille on jo valittu laskutusyritys, ei näy valintalistalla (ketjujen muodostaminen on estetty) Yritykselle, joka on valittu toisen yrityksen laskutettavaksi yritykseksi, ei voi valita laskutettavaa yritystä (ketjujen muodostaminen on estetty) Jos laskutettava yritys poistetaan, laskutettava yritys valinta poistuu ja laskutus palaa yritykselle. 2.5 Laskutettavan yrityksen poistaminen Laskutettavan yrityksen voi poistaa tililtä valitsemalla Laskutusyritys-kenttään Poista laskutusyritys ja Tallenna. Jos valitset vain toisen laskutustavan, tieto ei tallennu oikein. Laskutettavan yrityksen poistaminen 2.6 Laskutettavan yrityksen valinta Autoinvoice Wizardissa Laskutettavan yrityksen valinta tullaan lisäämään myös taloushallinto-ohjelmistoihin, joissa on Autoinvoice Wizard toiminto. Aikataulu vaihtelee tuotteittain. Kerromme tästä lisää tuotekohtaisissa versiosaatteissa. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 11

14 3 AutoInvoice-tilin liittäminen Document Center yritykseen 3.1 Document Center asetukset Järjestelmä Visma.net AutoInvoice asetuksissa Document Center liitetään Visma.net AutoInvoice verkkolaskupalveluun. Kun liitos on tehty, Document Center hakee laskuja AutoInvoice-tililtä noin kerran tunnissa. Tarvitset liitosta varten vain Autoinvoice-tilin käyttäjätunnukset. Visma.net AutoInvoice käyttöönottotoimenpiteet: 1. Avaa Järjestelmä Autoinvoice ja valitse XML-formaatiksi FInvoice. Autoinvoice-asetukset 2. Aloita tilin lisääminen Lisää-painikkeella. Valitse Production ja syötä Autoinvoice-tilin käyttäjätunnukset. Paina lopuksi Lisää. Visma.net AutoInvoice tilin avaus 12

15 3. Tee seuraavaksi Autoinvoice-tilillä olevien yritysten kohdistus Document Center yrityksiin. Paina alaosan oikeassa reunassa olevaa Lisää-painiketta, jolloin uuden mappauksen lisäysikkuna avautuu. Valitse vastaavat yritykset ja oletusasiakirjaprofiili. Viimeisin noutoaika asetus voidaan jättää tyhjäksi, jos AutoInvoice ei ole ollut ennen käytössä. Muuten kannattaa olla tarkkana päivän kanssa, jotta samojen laskujen noutoa ei laskuteta uudelleen. Autoinvoice-asetukset Automaattinen tulkinta tarkoittaa, että laskun tiedot poimitaan sisäänluvun yhteydessä. Ohjelma hakee laskut, jotka ovat tulleet viimeisen noutoajan klo 00:00 jälkeen. Samoja laskuja ei noudeta kahta kertaa Autoinvoice-tililtä. 4. Ensimmäinen kohdistus on valmis ja voit jatkaa seuraavan yrityksen kohdistukseen. Paina lopuksi Tallenna. Autoinvoice-asetus kohdistus valmis Visma.net AutoInvoice tilin avaus 13