Muutoksen johtamisen haasteita piloteista käytännöksi Sotefin kehittämishanke Jaakko Heikkilä rakennusneuvos
Sisältö 1 Ympäristön muutoksia, tavoitteita, muutostarve 2 Muutoksen johtamisen ominaispiirteitä 3 Strateginen johtaminen 4 Valmentava johtaminen, coaching 5 Tiimin valmentaminen Ryhmätyöt
Isoja trendejä Yhtiöittäminen Huoltosuhteen muuttuminen Hankintamenettelyt Digitalisoituminen Talouden epävarmuus ICT : n kehitys Kolmannen sektorin uusi rooli Kuntarakenteen muutokset Kestävä kehitys Verkottuminen Arvomaailman muutos Kansainvälistyminen Vieras työvoima 3 27.9.2012
Aineettomat investoinnit Aineettomia investointeja ovat: koulutus tutkimus -> teknologian kehittäminen kehittäminen -> liiketoiminnan konseptit, kumppanuuden kehittäminen, brändin rakentaminen Aineettomista investoinneista innovaatioita: teknologisia ratkaisuja, tuotteita markkinoille uusien organisaatiomallien ja prosessien käyttöönottaminen asiakkuuksien hallintaan liittyvien mallien käyttöönottoja
Muutoksen etenemismalli Ympäristötekijät Seuraa kilpailua (globaalia) asiakkaita, kilpailijoita ja muita tekijöitä. Muutostarve Muutoksen aloittaminen Muutoksen käytäntöön vienti Sisäiset tekijät Arvioi suunnitelmia, tavoitteita, yhtiötason haasteita ja tarpeita. Arvioi haasteet ja mahdollisuudet, määritä tarvittavat muutokset teknologiassa, tuotteissa, rakenteessa, yrityskulttuurissa jne. Myötävaikuta uuden tiedon hankintaan, luovuuteen, tunnista rohkeat eteenpäin viejät (Idea Champions), käytä pilottiryhmiä, idearyhmiä jne. Analysoi muutosta edistävät ja vastustavat voimat, suunnittele taktiikat vastustuksen vähentämiseen tai poistamiseen. Richard L Daft
Organisaatiomuutoksen neljä aluetta Rakenne Teknologia Tuotteet Kulttuuri / ihmiset Richard L Daft
Hyvän muutosjohtamisen ominaisuuksia / menetelmiä Muutoksen välttämättömäksi kokeminen (leadership) Vision ja strategian luominen (leadership), kis Ylimmän johdon tuki Johtavan tiimin perustaminen, avainpelurit, Idea Champions Hyväksyminen, nopea päätöksenteko, ideoiminen, avoimuus Viestiminen, kaikkien tulee ymmärtää ja sisäistää sisältö Osallistuminen, kaikkien tulee olla mukana Joustavuus, vauhdikkuus, sitoutuneisuus Ihmiset, turvallisuus, yhteistyö, laajat valtuudet toimia (coaching) Rohkaiseminen, luottaminen, kuunteleminen (coaching) Lyhyen aikavälin onnistumiset, nopeat voitot Parannusten vakiinnuttaminen, juurruttaminen organisaatioon Johdonmukaisuus, pitkäjänteisyys Leadership + coaching = hyvä tapa johtaa muutosta
Syitä muutoksen epäonnistumiseen Liiallinen tyytyväisyys nykytilaan, muutos uhkaa mukavuusvyöhykettä Muutosta vastustavat voimat voittavat, kenttän tuntoja ei ole tunnistettu riittävästi Vision rakentamisessa tapahtuneet virheet Informaation ja osallistumisen puute, kaikkia ei ole kytketty mukaan Avainpelurien puute (vrt. kriittinen massa ) Johtamisen (leadersip, coaching) puute Liian paljon managementtia, keppiä ja porkkanaa Pitkäjänteisyyden puute Pelko
Kohti Visiota, yrityskulttuuri ja strategiset tavoitteet Osaaminen ja johtaminen ovat keskeisiä tekijöitä matkalla kohti visiota ja keinoja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Coaching tavoitteet 2015 Visio Prosessien kehittäminen Asiakastoimintamalli Johtamismalli Tavoitteet 2012 Yhteistyö Osaamisen kehittäminen Osaamisen hallinta
Organisaation menestyminen Omistaja (M) Selkeä suunta Matala organisaatio t & k osa liiketoimintaa Hyvä kannattavuus, vaikuttavuus Hyvä maine STRATEGINEN LEADERSHIP Missio, Visio, Arvot Kulttuuri Strategiset tavoitteet OPERATIIVINEN LEADERSHIP Prosessit ja menetelmät Johtamiskäyttäytyminen Oikeudenmukaisuus ASIAKKAIDEN Lojaalisuus (A) BSC TYÖNTEKIJÖIDEN Motivaatio (H) Lisäarvo Hinta-laatu-suhde Aikataulut Luotettavuus Hyvä palvelukokemus Uudistuminen coaching Oman työn merkityksellisyys Pätevyyden kokeminen Itsenäisyys Sosiaaliset suhteet Oikeudenmukaisuuden tunne Työviihtyvyys Onnellisuus Terveys Ulkoinen tunnelma Sisäinen tunnelma
Erilaiset johtamistavat Organisaation vastuu Yksilön vastuu Arviot Tavoiteasetanta: yksilöt ja yksiköt Rekrytointihaastattelut Seurantapalaverit Management Mitä? Leadership Coaching Miten? Visio, missio, arvot Integrity Motivointi Inspirointi Kuinka saavutetaan tavoitteet Suunnitelmat Feedback Työssä ohjaus Välittäminen
Johtamistyylit (1) Visionäärinen tyyli, johtaa työyhteisön jäseniä kohti yhteistä unelmaa, yhdessä sovittua visiota. Sopiva tyyli, kun haetaan työyhteisölle selkeää suuntaa. Ihmisten kannalta hyvin positiivinen johtamisen tyyli. Coaching, valmentava tyyli, autetaan henkilöitä saavuttamaan yhdessä sovittuja tavoitteita. Valmentavalla johtamisella autetaan henkilöitä kehittämään osaamisiaan ja muita valmiuksiaan. Coaching on työyhteisön kannalta hyvin positiivinen johtamistyyli. Sovitteleva tyyli, luodaan työyhteisöön harmoniaa. Sovittelevalla tyylillä korjataan työyhteisössä vallitsevia säröjä sekä motivoidaan ja lujitetaan ihmisten välisiä suhteita raskaina aikoina. Sovitteleva johtamistyyli on positiivista. Demokraattinen tyyli, arvostaa ihmisten mielipiteitä ja hakee sitoutumista laajan osallistumisen kautta. Demokraattisella tyylillä pyritään konsensukseen. Tyyli koetaan positiiviseksi.
Johtamistyylit (2) Vauhdittava tyyli, sopii erittäin haastaviin ja innostaviin tavoitteisiin, kun kysymyksessä on motivoitunut ja osaava tiimi. Tyyli koetaan usein negatiiviseksi, koska sitä käytetään väärissä tilanteissa. Komentava tyyli, lievittää pelkoja antamalla selkeän suunnan hätätilanteessa. Sopiva menetelmä, kun kriisissä muutetaan suuntaa ja toimintatapoja. Sopiva käytettäväksi myös henkilöjohtamisessa, kun kyseessä on käytökseltään ongelmalliset henkilöt. Komentava tyyli koetaan negatiivisena.
Vallankäytön lähteet Asema Tieto Tehtävä Suhteet Henkilö
Ihmisten kautta johtaminen valmentava johtamistapa Ihminen Tunnelma Työ J Kasvu Tulos J Toiminta Coaching - tapa Johtaa Ilmapiirin, tunnelman johtaminen Tavoitteellisuus Tukeminen, ohjaaminen Kasvaminen
Motivaatio / työn merkityksellisyys TUNNEN ISOMMAT TAVOITTEET JA OMAN TEHTÄVÄNI LIITTYMISEN NIIHIN KOEN KASVU- MAHDOLLISUUKSIA TYÖNI ON RIITTÄVÄN HAASTEELLISTA OLEN OSALLISTUNUT TAVOITTEIDENI ASETTAMISSEN OMAN TYÖN MERKITYKSELLISYYS VOIN VAIKUTTAA ASIOIHIN TYÖYMPÄRIS- TÖSSÄNI TUNNEN ITSENÄISYYTTÄ OMASSA TYÖSSÄNI KOEN OPPIVANI JA TUNNEN ITSENI PÄTEVÄKSI TUNNEN VASTUUN TYÖSTÄNI ESIMIEHENI ON KIINNOSTUNUT TYÖSTÄNI SAAN RIITTÄVÄSTI SÄÄNNÖLLISTÄ PALAUTETTA EDISTYMISESTÄNI Oikeudenmukaisuuden tunne, Sosiaalisen yhteenkuuluvaisuuden tunne
Mitä valmentaminen (esimiestyö) on? Valmentaminen on välittämistä, tavoitteiden asettamista, seuraamista, näkökulmien tarjoamista, suuntaamista, keskustelua Valmentamisella pyritään saamaan irti valmennettavan potentiaalinen suoritus. Valmentamisella tavoitellaan parempaa tuottavuutta, korkeampaa moraalia ja työtyytyväisyyttä. Valmentamisella on yleensä määrämuotoinen rakenne. Valmentaminen on prosessi, jolla on alku - ja loppupiste.
Valmentajan (esimiehen, projektipäällikön) taidot 1. Osapuolten keskinäinen suhde 6. Ajanhallinta 2. Kysyminen Valmentajan taidot 5. Intuitio 3. Kuunteleminen, win-win 4. Kannustavan palautteen antaminen
Valmentajan taidot Valmennus (coaching) periaatteet, keskinäinen suhde, luottamuksen rakentaminen Rakenna hyvä valmennus (coaching) suhde (luottamus, avoimuus) Valmentaja tahtoo valmentaa ja valmennettava haluaa tulla valmennetuksi Valmentajan on uskottava, että valmennettava pystyy paljon parempaan mitä hän nyt tekee Vahvista luottamusta, puhuminen tekeminen - johdonmukaisuus Valmentajan on uskottava, että valmennettavat voivat tehdä erinomaisia ratkaisuja Valmennettava on vastuussa tuloksesta ja tekemisestä Valmennuksen fokus on oltava siinä, mitä valmennettava ajattelee ja kokee Keskustelut ovat tasavertaisia Säilytä sitoutumisesi valmennettavaan
Valmentajan taidot Kysyminen Ollaksesi hyvä valmentaja, on kysymisen osaaminen olennaisen tärkeää. Hyvä kysymys: Kysymys on yksinkertainen ja sillä on tarkoitus Kysymyksellä vaikutetaan ilman kontrollointia Informaatio, selkeyttäminen, uudet näkökulmat Kysymys ei saa sisältää (vahvoja) omia mielipiteitä. Neutraalit kysymykset ovat parhaimpia. Käytä avoimia kysymyksiä. Ne edellyttävät pohdiskelevampaa vastausta. Noin 70 % puheesta pitää valmennusjakson aikana tulla valmennettavalta. Voimakysymykset * Voimakkaat kysymykset sisältävät ongelman ja yllyttävät ratkaisuun. Kysymys provosoi vastaamaan / ratkaisemaan ongelman. Tyhmät kysymykset!
Kuunteleminen on lahja toiselle. Valmentajan taidot Kuunteleminen Kosmeettinen kuuntelu Teeskentely, kuuntelija ei ole läsnä Keskustelu/kuuntelu Normaali keskustelu Aktiivinen kuuntelu Enemmän huomiota puhujaan ja informaation keruuseen Muistio Ymmärtämisen varmistaminen
Win Win keskustelu, aina on olemassa 3. vaihtoehto Löytäkää kolmas vaihtoehto 4 3 Kerro oma näkökulmasi Ymmärrä toisen näkökulma 2 1 Luo suhde
Hyvä kuuntelija Sopeutuu rytmiin Keskittyy kuuntelemiseen Hyvä silmäkontakti On kiinnostunut keskustelun aiheesta On empaattinen Arvostaa toisia osapuolia ja heidän mielipiteitään Antaa toisten sanoa sanottavansa On myönteinen ja hakee mahdollisuuksia Osaa olla hiljaa Osaa tehdä hyviä kysymyksiä ajallaan Varmistaa, onko ymmärtänyt oikein Ei provosoi eikä provosoidu Hyvä keskustelu: Molemminpuolinen kunnioitus, hyvä suhde Rehellisyys Avoimuus Vapaus ilmaista oma mielipide Tarve löytää hyvä ratkaisu, lopputulos
Valmentajan taidot Kannustavan palautteen antaminen Tehokas palaute kiihdyttää valmennettavan toimintatarmoa. Palautteen tulee olla: Positiivinen tarkoitus Perustuu faktoihin tai tekemiseen (ei henkilöön) Sen tulee olla rakentavaa ja hyödyllistä Milloin annetaan: Positiivinen vaikutus oppimiseen Informoi, tarjoaa uusia näkökulmia Rohkaisee ja motivoi valmennettavaa Vahvistaa näkökulmia ja mielipiteitä sekä antaa uusia näkemyksiä/ajatuksia Moite, Oikaisu, Kehuminen, Anteeksipyyntö Riskit: Subjektiiviset näkemykset ovat riski, subjektiivisen ja objektiivisen näkökulman tasapainon hallitseminen on tärkeätä.
Valmentajan taidot Intuitio Intuitiolla pääsemme käyttämään kokemustamme, osaamistamme ja viisauttamme tavalla, joka uhmaa logiikkaa. Käytämme 10 % aivokapasiteetistamme. Intuitiolla voimme käyttää enemmän. N Kuudes aisti, Pienet, hiljaiset kellot Ajalla ja paikalla on merkitystä >> hiljaiset hetket. Jos ei kuuntele, kyky kuulla heikkoja signaaleja katoaa. Intuition merkitys nopeasyklisessä liiketoiminnassa korostuu.
Ajanhallinta: Suunnittele ja ennakoi Kiireelliset Ei kiireelliset T ä r k e ä t I Kiireelliset ja tärkeät Kriisi, tuotanto-ongelmat, ylitetyt määräajat II Ei kiireelliset, tärkeät Ennalta varautumista, suunnittelua, uusien mahdollisuuksien havaitsemista, suhteiden rakentamista E i t ä r k e ä t III Kiireelliset, ei tärkeät Keskeytykset, puhelut, jotkin kokoukset, asioiden selvittäminen, suositut tehtävät IV Ei kiireelliset eikä tärkeät Ajanhukka, lörpöttely, päivittely, aika-apinat jne
Tiimin tehtävät Tehtävä Suhteet Oppiminen
Tiimin / Projektin suhteet Yhteinen tarkoitus ja tavoite Yhteinen käsitys tärkeyksistä, prioriteeteista Halukkuus puhua avoimesti, rehelliset palautteet toisille Tietoisuus itse kunkin vahvuuksista ja heikkouksista Erilaisuuden arvostaminen Halukkuus jakaa tietoja ja osaamista Toisen ajattelutavan ymmärtäminen, voidaan helposti sijaistaa Korkea luottamus ja hyvä tahto Korkea työnilo
Hyvä ympäristö tiimioppimiselle Virheet ovat tilaisuuksia, eivät syyttämisen lähde Kaikkien ideat ovat arvokkaita Prosessin arvioinnissa kaikki ovat eksperttejä Tiimin jäsenten tunteiden ja näkökulmien esittämistä rohkaistaan Kaikilla on oikeus ja velvollisuus kysyä, mitä he eivät ymmärrä tai minkä he epäilevät olevan väärin Uteliaisuus on hyve, avunpyyntö tervetullut. Tietämättömyyden myöntäminen on vahvuus Oppiminen on jaettu vastuu Jokaisella ainakin yksi kehittämisen kohde vuodessa Reflektoimiselle on aikaa Korkea psykologisen turvallisuuden taso
Hyvä oppimisympäristö Hyvät olosuhteet henkilösuhteille Samanlaiset kokemukset Henkilöiden samanlaisuus Henkilöiden erilaisuus Erilaiset kokemukset Hyvät olosuhteet oppimiselle
Tunneälykkään johtajan (valmentajan) ominaisuudet Itsetietoisuus: hyvä itsetuntemus ja itseluottamus Läpinäkyvyys: osoittaa rehellisyyttä ja luotettavuutta * Optimismi: näkee asioiden positiiviset puolet * Eläytymiskyky: Tunnistaa toisten tunteet, ymmärtää niiden merkityksen ja huomioi ne toiminnassaan * Kannustavuus: ohjaa ja motivoi voimakkaalla visiolla Kyky kehittää toisia: kehittää muita palautteen ja ohjauksen keinoin Taito hallita konflikteja: pystyy ratkaisemaan erimielisyyksiä
Johtoryhmän menestymisen edellytykset 1.Johtoryhmän jäsenet luottavat toisiinsa 2.Yhteinen käsitys strategiasta ja tulevaisuudesta 3. Jäsenten oppimishalu, luovuus ja osaaminen ovat korkealla tasolla 4. Jäsenten vuorovaikutustaidot, ihmisten johtaminen ja aktiivisuus ovat kunnossa 5. Päätösten toimeenpano 6. Toisten jäsenten sparraus, valmentaminen 7. Johtoryhmän toimintaympäristön mukaan saaminen 8. Johtoryhmän vetäjän merkitys 9. Johtoryhmän innovatiivisuus ja avoimuus 10. Johtoryhmän tunnelma ja yhteenkuuluvuus 11.Johtoryhmän yhteinen ajankäyttö 12. Jäsenten vahvuuksien hyödyntäminen, vetäjä varmistaa, että jokaisen jäsenen voimavaroja hyödynnetään
Kiitos! Jaakko Heikkilä www.growcarecoach.fi