Tieto- ja palvelutalouden laitos / logistiikka Luento 5 Ostojen hallinta ja suorituskyky Tilaaminen ja toimitusten hallinta Toimittajan suorituskyvyn arviointi Oston suorituskyvyn arviointi Case Metalcraft
Ostoprosessi usein hyvin samantyyppinen 1. Ostotarve ja spesifikaatioiden määrittely 2. Toimittajahaku ja tarjouspyynnöt 3. Toimittajavalinta 4. Ostoneuvottelut ja sopimukset 5. Tilaaminen 6. Toimitusten seuranta, hallinta ja rutiinit 7. Suorituskyvyn arviointi ja kehittäminen Tarve Haku Valinta Neuvottelu Tilaus Seuranta Arviointi OSTO 16 Luento 5 2
Tilaaminen ja toimitusten hallinta
Tilaaminen saattaa tuntua byrokraattiseltaj 1 Etsi tuoteluettelo 2 Tarkista katalogi ja päätä tilauksesta 3 Etsi ja täydennä lomake 4 Esimies hyväksyy 5 Muut hyväksyvät 6 Tiedot osto-osastolle 7 Ostaja tottelee 8 Ostaja hankkii hyväksynnän 9 Ostaja tarkistaa kaiken 10 Ostaja syöttää tilauksen järjestelmään 11 Ostaja lähettää tilauksen toimittajalle 12 Toimittaja lähettää tuotteen 13 Vastaanotto toimittaa sinulle 14 Laskuntarkistus 15 Maksun kirjoitus 16 Maksun lähetys OSTO 16 Luento 5 4
Operatiivinen ostaminen alkaa tilauksesta Sopimus ja tilaus yleensä kaksi eri vaihetta neuvoteltu sopimus toimii joskus tilauksena; yleensä pitkät vuosisopimukset jolloin kotiinkutsut erillisillä tilauslomakkeilla MRP-järjestelmät välittävät ostajalle tarkat määrä- ja ajoitustiedot Ostajien tilausoikeuksissa erilaisia rajoitteita ostajan pyydettävä vähintään x kpl tarjouspyyntöjä ostaja saa tehdä enintään x euron tilauksia ilman auktorisointia tietyiltä toimittajilta ei saa tilata ollenkaan jne. Tilauksesta löydyttävä monta oleellista tietoa numerot, nimikkeet, määrät, hinnat, ajat, tilit, nimet, osoitteet jne. lomakkeissa ja toimintatavoissa paljon eroja yritysten välillä tilaus on juridinen sopimus - huolellisuutta tarvitaan OSTO 16 Luento 5 5
Tilaukset vaativat paperia ja seurantaa Tilauspaperit helposti klassista paperirumbaa usein versiot tilaajalle, tilauksen tekijälle ja osto-osastolle, tavarantoimittajalle (2 kpl), tavaran vastaanottajalle ja laskentaosastolle EDI ja Internet helpottaneet paljon perustilaustietojen jakamista! osto-osastoilla varsin merkittävät tilausrekisterit (kuka, mitä, milloin...) Seurannalla taataan oikea-aikainen toimitus kriittisen toimitusten tapauksessa ostajat varmistavat toimittajalta ennen toimituspäivää, että tavarat varmasti tulossa ajallaan Seurantavastuuta siirretty paljon toimittajilla toimittajaluokitus putoaa jos tilausta ei toimiteta aikataulussaj ilmoitettava myös ajoissa jos toimitus saattaa myöhästyä Nettiaika helpottanut myös yleistä seurantaa esim. missä vaiheessa tilaus on alihankkijan tuotantoprosessissa OSTO 16 Luento 5 7
Tilauksia pitää myös hallita ja kehittää Tehdyt tilaukset vaativat välillä kiirehtimistä kiirehtimiselläkin on pitkällä tähtäimellä oma hintansa toteutuksessa erilaisia käytäntöjä (ostajan kautta vai suoraan) Vastaanotto ensimmäinen laaduntarkastaja oikeat tavarat (rahtikirja vastaa tilausta) hyvässä kunnossa puutteista ja muista ongelmista tiedotettava heti eteenpäin Vastaanotossakin oma paperirumba versiot vastaanottajalle, tilaajalle, sekä osto- ja laskentaosastolle... Lopuksi laskunmaksu ja tilaustietojen päivitys Tietotekniikka tehostanut rutiiniprosesseja puolivalmiit lomakkeet ja tuotetietokannat turhien valtuutuksien, tarkastusten ja kokousten eliminointi jne. raportoinnin automatisointi ja turhien vaiheiden karsinta OSTO 16 Luento 5 8
Mitä, hinta noussut...?
Yllättäviin hinnankorotuksiin voi varautua - case uusi hinta paljastuu usein vasta tilatessa - Kyseenalaista toimittajan kustannusrakenne tiedonkeruu, verkostoituminen, analysointi, toimittajavierailut, tilannemuuttujien huomiointi, kustannusmallin rakentaminen jne. Seuraa kustannusindeksien kehitystä materiaalikustannukset, palkkojen kehitys, myyntihinta omien indeksien rakentaminen ei myöskään poissuljettua Neuvottele oikeista asioista kokonaishinta muodostuu monesta komponentista! esim. toimituksen nopeus ja maksuehdot vaikuttavat paljon suhteellakin on oma hintansa eli tervettä järkeä ei saa unohtaa Muista sopimustekniset mahdollisuudet sopimuksen irtosanomismahdollisuus hinnankorotustilanteissa toimii hyvänä kannustimena olla nostamatta hintaa turhaan OSTO 16 Luento 5 10
Toimittajan suorituskyvyn arviointi
Toimittajien arviointi aivan välttämätöntä Toimittajia pakko arvioida tulevien ostopäätösten ja toiminnan kehittämisen tueksi toimittajavalintatilanteeseen verrattuna jatkuvaa toimintaa Mittariston avulla määritetään hyväksyttävä toimintataso, seurataan tuloksia ja reagoidaan Johto vaikuttaa paljon arvioinnin muotoon mitä arvioidaan ja miten painotetaan (myös kvalitatiiviset asiat) esim. tekninen osaaminen, raportointi, korjaukset, ideat, yhteistyö kuinka usein arvioidaan ja kuinka usein kerrotaan toimittajille miten dataa käytetään päätöksissä (esim. tilausten osittaminen) Kaikkia toimittajia ei kannata arvioida samoin! pienien hankintojen sujuvuudesta isojen moniulotteisiin listoihin OSTO 16 Luento 5 13
Formaali järjestelmä ei itsestäänselvyys
Toimittajien palvelutason seurannassa parantamisen varaa (osuus 25 yrityksestä)
Toimittajien arviointikriteerit arkipäiväisiä Arvioitavat muuttujat toiminnalle tärkeitä hinta - ollaanko saatu kohtuulliseen hintaan? vertailu tavoitteisiin, budjettiin, markkinahintoihin, insinööriarvioon toimitus - ollaanko saatu tavara haluttuna ajankohtana? määrittelyt ja tietotekniikka tuottavat käytännössä omat ongelmansa laatu - ollaanko saatu hyväksyttävässä kunnossa? myöhemmin ilmenevät laatuongelmat huomioidaan turhan harvoin Käytännössä ei yhtä parasta menetelmää yleiset: pisteytystaulukot, kategorisointi, elinkaarikustannukset myöhästymisillä, palautuksilla, lisätyöllä, lisämateriaalilla ym. hintansa Muuttujista lasketaan usein yksi arvosana esim. hinta+toimitus+laatu: 95%+90%+85% Ł ka. 90% (OK) terveen järjen käyttö ja subjektiivisuus usein suotavaa OSTO 16 Luento 5 16
Pisteytystaulukko esimerkki 25 % KOKONAISKUSTANNUS 7,7 Hinta 40 % 7 Alennukset 10 % 9 Lean-ohjemat - Kaupintavarasto 10 % 5 Joustavuus 5 % 8 Toimitusaikojen lyhentäminen 10 % 7 Laskutuksen virheettömyys 15 % 10 Viivakoodi-kyky 5 % 9 XML-kyky 5 % 9 (10-erinomainen, 9-oikein hyvä, 8-hyvä ) 10 % MAKSUEHDOT 5,0 30 % TOIMITUSVARMUUS 9,5 (prosenttia ajoissa) 95 % 35 % LAATU 8,5 Virheettömyys (vikojen puute) 50 % 9 (10-erinomainen, 9-oikein hyvä, 8-hyvä ) Toimitusten vahingottomuus 50 % 8 (10-erinomainen, 9-oikein hyvä, 8-hyvä ) TOTAL 8,25 (jos pisteet alle 7 peräkkäisinä kuukausina toimittajan toimitettava korjaussuunnitelma )
Kategorisointi esimerkki Tehdas A Tehdas B Tehdas C Tehdas D TOTAL Hinta + 0 - + 1 Toimitus + 0 + + 3 Laatu 0 + 0 + 2 Palvelu 0 + + + 3 TOTAL 2 2 1 4 9 Kokonaispisteet: 9 eli 56% (=9/16) (alle 40% mahdoton, 40%-70% ok, yli 70% toivottava) Elinkaarikustannus esimerkki Peruskustannukset 5332 määrä "kpl-hinta" Kustannus Myöhäinen toimitus 5 150 750 Palautukset toimittajalle 2 45 90 Ylimääräiset työtapaturmat 3 30 90 Lisätyön materiaalikustannukset 1 100 100 Lisäkustannukset 1030 TOTAL 6362
Arvioinnissa pientä kehitystä tapahtumassa Suoritusmittareihin on tullut syvyyttä nimikekohtaiset kriteeristöt, asiakasvetoiset toimitusajat, tavoitehinnoittelu, elinkaarikustannukset jne. Strategiapuoli saanut roolia innovaatio ja oppiminen uudet hankkeet & ratkaisut prosessikehitys joustavuus asiakastyytyväisyys jne. OSTO 16 Luento 5 19
Toimittajien arviointikriteerit tilannekohtaisia - case HP, logistiikkapalveluyritykset ja 13 mittaria - Perusmuuttujat tietysti mukana kustannusten kehittyminen reagointi- ja toimitusnopeus reklamaatioiden lukumäärä yrityksen taloudellinen tilanne HP painottaa myös toimittajien teknologiatasoa järjestelmäintegraation helppous teknologiainvestointienmäärä Pehmeitäkin asioita huomioidaan yhteistyön helppous ja yleinen maine Kaikkiin mittareihin määritelty liikennevaloraja-arvot
Mittareita tulisi miettiä jo ennen ostamista! Miksi haluat ostaa tämän tietyn tuotteen/ tarvikkeen/palvelun? Mikä haluat ostolla saavuttaa? Mikä on pitkän aikavälin tavoite tämän oston suhteen? Vaikutus tavoitteisiin ja spesifikaatioihin tarjouspyynnön sisältöön valintakriteereihin sopimustekstiin Vähentää tyytymättömyyttä tulipalojen sammuttamista OSTO 16 Luento 5 21
Menneisyys ja nykyisyys Tulevaisuus (potentiaali) Toimittajavalinnan tapaan tulevaisuus huomioitava!
Lukemattomat syyt soittavat hälytyskelloja - case milloin pitäisi alkaa huolestua toimittajan tilasta - Toimittajan yritysympäristön muutokset poliittinen / taloudellinen ympäristö, kotimarkkinat muuttuu, hintakilpailu koventunut, toimittajaongelmat, asiakasmenetykset Toimittajan oma sisäisen tila / muutokset monimutkainen yritysrakenne, lukuisat yrityskaupat, osaamisen keskittyminen harvoihin käsiin, teknologiakehitys seisoo muutokset ydinliiketoiminnassa, johdossa, avaintyöntekijöissä, henkilöstömäärässä, omistuspohjassa Toimittajan talouspuolella ikäviä kysymyksiä raportointi epätäsmällistä ja epäluotettavaa, raportit myöhässä, laskentakäytännöt muuttuvat, kannattavuus ja maksuvalmius heikkenee, vaaditaan pidempiä maksuaikoja, pääomat vähissä, omaisuusmyynneillä paikataan kassaa, luottotiedot heikkenevät, osakekurssi romahtaa, saneerauskierre OSTO 16 Luento 5 23
Oston suorituskyvyn arviointi
Sisäistä suorituskykyä pitää myös mitata - case johtajan perustehtävät - Motivointi Valvonta Mittaaminen Jos et pysty mittaamaan, et pysty johtamaan! OSTO 16 Luento 5 26
Yhtä parasta tapaa ei valitettavasti ole!
Kehitys ei tapahdu yhdessä yössä
Osto-osaston suorituskyvyn arviointi Mittaamisella saadaan monia hyötyjä tukee päätöksentekoa, antaa palautetta, vaikuttaa käytökseen Ostojen mittaaminen täysin lastenkengissä standardoituja effectiveness ja efficiency mittareita ei syntynyt usein yrityksen sisällä erimielisyyttä mitä tulisi mitata ja miten mittarit sisäisiä ja operatiivisia, ei yhteyttä yrityksen tavoitteisiin vertailukohtana yleensä oma aikaisempi toiminta esim. tarjouspyyntöjen ja tilausrivien määrä, käytetty rahamäärä, varaston arvo... Hyvien mittareiden kehittäminen on hankalaa tulisi ohjata toimintaa koko yritystä tukevaan käyttäytymiseen esim. kun yrityksen tavoite on tehdä voittoa pitkällä tähtäimellä niin onko tiukoissa neuvotteluissa puristetut lisäsäästöt oikea asia? Oston mittareiden kehittämistä varten tulee ymmärtää oston tavoitteet ja strategia jne. OSTO 16 Luento 5 29
Itseanalyysi aloitetaan usein isoista linjoista Oston ja yritysjohdon keskinäiset välit Oston menettelytapojen, ohjelmien ja käytännön yhteys yrityksen tavoitteisiin Ostohenkilöiden osaaminen ja tietämystaso Suoritusmittareiden sopivuus yritystavoitteisiin Yrityksen eri osto-organisaatioiden roolit ja nykyisen organisoinnin toimivuus Koordinointi- ja valvontamekanismien riittävyys Toimittajasuhteiden tila ja kehityssuunta Sisäisten asiakkaiden huomioonottaminen OSTO 16 Luento 5 30
Tavoitteiden selvyys Ostostrategioiden olemassaolo Ostajien kouluttaminen Sisäinen mittaaminen ja benchmarkkaaminen Ostojen keskittäminen ja tehokas sis. organisointi Järjestelmien integrointi ja prosessien automatisointi Toimittajakannan karsinta ja yhteistyön lisääminen (sis. vuosisopimukset) Toimittajien arviointi Asiakastyytyväisyyden seuraaminen
Osto-osaston suorituskyvyn arviointi Mittaamisella saadaan monia hyötyjä tukee päätöksentekoa, antaa palautetta, vaikuttaa käytökseen Ostojen mittaaminen täysin lastenkengissä standardoituja effectiveness ja efficiency mittareita ei syntynyt usein yrityksen sisällä erimielisyyttä mitä tulisi mitata ja miten mittarit sisäisiä ja operatiivisia, ei yhteyttä yrityksen tavoitteisiin vertailukohtana yleensä oma aikaisempi toiminta esim. tarjouspyyntöjen ja tilausrivien määrä, käytetty rahamäärä, varaston arvo... Hyvien mittareiden kehittäminen on hankalaa tulisi ohjata toimintaa koko yritystä tukevaan käyttäytymiseen esim. kun yrityksen tavoite on tehdä voittoa pitkällä tähtäimellä niin onko tiukoissa neuvotteluissa puristetut lisäsäästöt oikea asia? Oston mittareiden kehittämistä varten tulee ymmärtää oston tavoitteet ja strategia jne. OSTO 16 Luento 5 32
Yrityksissä satoja erilaisia mittareita Hinta ja kustannukset Laatu XYZ (kaikki muutj) Toimitusaika ja - varmuus Varastot ja puutteet OSTO 16 Luento 5 33
Hmmm näkemys kyllä melko operatiivinen J
Mittarit eivät koskaan täysin yksiselitteisiä! - case ostosäästöjen määrittäminen - Moni asia voi vaikuttaa negatiivisesti kuluihin tuotantovolyymi valmistettu tuotemix tilausten eräkoot ja toimitusajat nimikkeiden spesifikaatiot markkinatilanteen muutokset jne. Ostajan kyvykkyys? esim. alhaisemmat hinnat ja standardointiaste Epäsuorat säästöt? esim. prosessien tehostuminen IT:n tai VMI:n avulla
Perustietojen vertailuun turvaudutaan usein Oston merkitys yrityksen toiminnassa ostojen osuus myynnistä, ostohenkilöiden osuus henkilökunnasta Oston kustannukset ja tehokkuus osto-osaston kokonaiskustannukset (total ja per henki) ostomäärä per henkilö, osto-osaston osuus kaikista ostoista, osto-osaston säästöt (vähennys+välttäminen) ka. ostotilauksen prosessointikustannus & läpimenoaika Ostojen keskittymisaste kuinka pieni osa aktiivisista toimittajista vastaa 80% ostokuluista Teknologiakehittyneisyys erilaisten e-ostojen (+ostokortit) osuus, toimittajien e-kyvykkyys Yhteiskuntavastuu pienet / vähemmistöjen / naisten omistamat yritykset (USA-kamaa) OSTO 16 Luento 5 36
Perustietojen vertailuun turvaudutaan usein - case amerikkalaisia teollisuuskeskiarvoja -
Toimitusjohtajalle voi riittää parikin lukua! Osto-osaston kokonaiskulut suhteessa hankintoihin noin 0,5 % - 2,5 % Oston säästöt suhteessa osto-osaston kokonaiskuluihin (~ROI) noin 300 % - 700%J Osto-osaston kokonaiskulut per työntekijä noin 50-200 per vuosi OSTO 16 Luento 5 38
Osto-osaston suorituskyvyn arviointi Mittaamisella saadaan monia hyötyjä tukee päätöksentekoa, antaa palautetta, vaikuttaa käytökseen Ostojen mittaaminen täysin lastenkengissä standardoituja effectiveness ja efficiency mittareita ei syntynyt usein yrityksen sisällä erimielisyyttä mitä tulisi mitata ja miten mittarit sisäisiä ja operatiivisia, ei yhteyttä yrityksen tavoitteisiin vertailukohtana yleensä oma aikaisempi toiminta esim. tarjouspyyntöjen ja tilausrivien määrä, käytetty rahamäärä, varaston arvo... Hyvien mittareiden kehittäminen on hankalaa tulisi ohjata toimintaa koko yritystä tukevaan käyttäytymiseen esim. kun yrityksen tavoite on tehdä voittoa pitkällä tähtäimellä niin onko tiukoissa neuvotteluissa puristetut lisäsäästöt oikea asia? Oston mittareiden kehittämistä varten tulee ymmärtää oston tavoitteet ja strategia jne. OSTO 16 Luento 5 39
Mittaamisen painopiste siirtymässä Operatiivinen rooli Strateginen rooli Yksi yrityksen funktio Integroitu osa kilpailukykyä Tehokkuus Tehollisuus Yksittäisiä suoritusmittareita Tavoitepohjaiset mittarit OSTO 16 Luento 5 40
Miten mitata tulevaisuusorientoituneesti? Johto, johtajuus ja kulttuuri osto-osaston suunnitelmien toteutumisaste ja budjettikuri työtyytyväisyys ja henkilökunnalle maksetut bonukset / palkkiot Henkilökunta peruskoulutus, ikä, työvuodet, taidot, koulutustunnit, motivaatio... Informaation olemassaolo ja käyttö hyvin analysoitujen toimittajien prosenttiosuus tietokantojen oikeellisuus myöhästyneiden maksujen lukumäärä keskimääräinen dokumenttien lukumäärä per tilaus Prosessit ja työkalut toimintaohjeistuksien olemassaolo Internet-pohjaisten toimintaprosessien valmius- ja käyttöaste OSTO 16 Luento 5 42
Osto-osaston suorituskyvyn arviointi Mittaamisella saadaan monia hyötyjä tukee päätöksentekoa, antaa palautetta, vaikuttaa käytökseen Ostojen mittaaminen täysin lastenkengissä standardoituja effectiveness ja efficiency mittareita ei syntynyt usein yrityksen sisällä erimielisyyttä mitä tulisi mitata ja miten mittarit sisäisiä ja operatiivisia, ei yhteyttä yrityksen tavoitteisiin vertailukohtana yleensä oma aikaisempi toiminta esim. tarjouspyyntöjen ja tilausrivien määrä, käytetty rahamäärä, varaston arvo... Hyvien mittareiden kehittäminen on hankalaa tulisi ohjata toimintaa koko yritystä tukevaan käyttäytymiseen esim. kun yrityksen tavoite on tehdä voittoa pitkällä tähtäimellä niin onko tiukoissa neuvotteluissa puristetut lisäsäästöt oikea asia? Oston mittareiden kehittämistä varten tulee ymmärtää oston tavoitteet ja strategia jne. OSTO 16 Luento 5 43
Mittarit kehitettävä yrityksen tarpeista Yrityksen tavoitteet Oston tavoitteet Ostostrategia Oston mittarit OSTO 16 Luento 5 44
Kehityksessä huomioitava mittaritotuudet Lähtee tavoitteista mittaa yrityksen menestymisen kannalta oleellisia asioita Yhdessä kehitetty arvioitavat sitoutuvat paremmin kun voineet osallistua kehittämiseen Objektiivinen kvalitatiivisen datan ja subjektiivisten päätösten kanssa ongelmia Selkeä käyttäjän tulee ymmärtää taustat ja vaikutusmahdollisuudet Huomioi kannusteet motivaatio, oikeiden asioiden teko Tarvittavat tiedot saatavilla helposti saatavilla oleva ja tarkka aineisto edesauttavat käyttöä Mahdollistaa luovuuden kaiken mahdollisen mittaaminen tappaa työntekijän luovuuden 5-6 tärkeää ja hyvin määriteltyä 25 epämääräistä mittaria parempi Ei manipuloitavissa oleva esim. tietojen kerääjä ja arvioitava kohde eri henkilöitä Dynaaminen muutoksille mikään mittaristo ei ole ikuinen (vaatii seurantaa ja joustavuutta) OSTO 16 Luento 5 45