Johda aikaasi älykkäästi Itä-Suomen yliopisto 18.5.2010 Kuopio Johda aikaasi älykkäästi 9.00 Päivien tavoitteet ja agenda sekä odotukset Johtamisympäristön muutos ja haasteet Itsensä johtamiselle Älykäs johtaminen 10.15 Älykäs itsensä johtaminen: Oy Minä AB Kokonaiskuntoisuus Yrittäjyys ja itsensä johtaminen Henkilöriskit ja työhyvinvointi 12.00 Lounas 13.00 Itsensä johtaminen ja ajanhallinta - Ajanhallinnan työkaluja - Mikä saa sinut innostumaan? - Mikä syö aikaasi? Mikä antaa ja vie energiaa? Ryhmätyöt - ennakkotehtävän purku 14.30 Tauko 14.45 Ammatillinen kunto ja uudistuminen Yrittäjyyden ajanhallinta ja priorsointi Oman toimintasuunnitelman viimeistely ja täytäntöönpano Yhteenveto ja loppukeskustelu 17.00 Valmennuksen päätös 1
Päivän tavoitteet ja odotukset Johtamisympäristön muutokset Älykäs itsensä johtaminen: Oy Minä AB ja kokonaiskuntoisuus Yhteistä pohdintaa Yrittäjyys ja itsensä johtaminen Itsensä johtaminen ja ajanhallinta Mikä saa innostumaan? Työkaluja ajanhallintaan Yhteistä pohdintaa ajankäytöstä ja yrittäjän arjen organisoinnista Yhdessä pohtien ja verkostoituen (Itsensä) Johtamiseen kohdistuvia muutospaineita Arvaamattomat muutokset toimintaympäristössä Monimuotoisuus ja yksilölliset odotukset Riippuvuus tiimeistä ja verkostoista Läpinäkyvyys toiminnassa Osaaminen hajallaan verkostoissa Kohtaamiset ja työn tekeminen verkossa Jaettu johtajuus ja itsensä johtaminen Ennustettavuus Vaihtoehtoiset skenaario Epäjatkuvuudet 2
Selkeistä arvoketjuista moniulotteisiin arvoverkostoihin Johtaminen Älykkäässä Organisaatiossa Tehokkuus Tiimi Suorituksen johtaminen Älykäs Johtaminen Älykäs Itsensä Johtaminen Organisaatio Osaamisen johtaminen Tiedon johtaminen Yksilö Uudistuminen Hyvinvointi 3
Ennakkotehtävät Lukutehtävä: - Älykäs Itsensä Johtaminen luvut 1-2, Pentti Sydänmaanlakka 2008 - Taltuta kiire, Jari Salminen ja Pirita Heiskanen, 2009 Molemmat ovat Talentumin kirjoja wisl Itsensä Johtamisen itsearvio verkossa - Itsearvion kysymyksiin vastaaminen - oman kokonaiskuntoisuusraportin tulostaminen (tuodaan lähipäivän keskusteluun mukaan) - oman kehittymissuunnitelman luonnostelu Ajankäytön seuranta - Seuraa omaa ajankäyttöäsi 3 päivän ajan. Kirjaa tapahtumat 0,5 tunnin tarkkuudella koko vuorokauden ajalta. Pyri huomiomaan työ ja sen sisältö, lepo, vapaa-aika, liikunta, ruokailu, itsensä kehittäminen, media wisl verkkopalvelun rakenne Keho ja fyysinen kunto Mieli ja psyykkinen kunto Itsearvio ja viitekehys Visio ja toimintaajatus Tunteet ja sosiaalinen kunto Arvot ja henkinen kunto Yhteenveto Työ ja ammatillinen kunto Henkilökohtainen kasvu ja uudistumiskunto 4
Surina 15 min. Keskustelkaa pöytäkunnittain: Mikä mietitytti wisl-itsensä johtamisen arvioinnissa ja sen tuloksissa? Millä alueilla ovat suurimmat haasteet? Älykäs itsensä johtaminen: tavoitteet 1. hahmottaa itsensä johtamisen pelikenttä Oy Minä Ab mallilla ja kokonaiskuntoisuus mallilla 2. hahmottaa itsensä johtamisen tärkeimmät osaamisalueet ja tehdä niistä itsearvio 3. pohtia ja saada virikkeitä henkilökohtaiseen muutokseen ja uudistumiseen; miten se on mahdollista ja miten se toteutetaan käytännössä 4. tehdä tilanneanalyysi ja konkreettinen kehityssuunnitelma seuraaville osa-alueille: ammatillinen, fyysinen, psyykkinen, sosiaalinen, henkinen ja uudistumiskunto 5. kiteyttää kokonaisvaltainen kehityssuunnitelma ja tehdä konkreettinen toimeenpanosuunnitelma: mitä, miten, milloin ja seuranta 5
Mitä on älykkyys? Älykkyys tarkoittaa kykyä käyttää erilaista osaamista fyysistä, rationaalista, emotionaalista ja henkistä ratkaistaessa ongelmia tai toimittaessa tietyssä ympäristössä. FYYSISTÄ, KÄYTÄNNÖLLISTÄ - käden taitoja, kehollis-kinesteettinen RATIONAALISTA - kielellistä, loogista, matemaattista MONIKULTTUURISTA -tietoisuus, arvostus ja hyödyntäminen EMOTIONAALISTA -Sosiaalista ja itsetietoisuutta, tunneälykkyyttä HENKISTÄ - merkitys ja mielekkyys (arvot ja tasapaino) Minä Oy: kuka olen? Visio Tietoisuus Keho (fyysinen) Mieli (psyykkinen) Tunteet (sosiaalinen) Arvot (henkinen) Työ (ammatillinen) ravinto liikunta lepo uni rentoutuminen ajattelu muisti oppiminen luovuus tunteiden hallinta positiivisuus ihmissuhteet harrastukset yhteisöllisyys arvot päämäärät merkitys henkiset virikkeet tasapaino avaintehtävät tavoitteet osaaminen palaute kehittyminen Uudistuminen: Itsetuntemus, itseluottamus ja reflektointi 6
Mitä on itsensä johtaminen? Itsensä johtaminen on jatkuva oppimis- ja vaikuttamisprosessi, jossa tulet syvästi tietoiseksi kehostasi, mielestäsi, tunteistasi ja arvoistasi, minkä jälkeen pystyt paremmin ohjaamaan tekojasi, ajatuksiasi ja tunteitasi. Jokin minussa, jokin hellittämätön ja lahjomaton minussa, tiukkaa ja utelee lakkaamatta, kuka olet, mihin pyrit, mitä oikeastaan tahdot elämästä? Mika Waltarin Mikael Hakim romaanin päähenkilö Mitä on kokonaiskuntoisuus? HENKINEN KUNTO arvot, tarkoitus, tavoitteet, henkiset virikkeet UUDISTUMISKUNTO hyvä itsetuntemus, riittävä itseluottamus ja itsereflektio KOKONAIS- KUNTOISUUS PSYYKKINEN energisyys, oppiminen, positiivisuus, itseluottamus, havaitseminen, päätöksenteko SOSIAALINEN Vuorovaikutus, ystävät, harrastukset, parisuhde, lapset AMMATILLINEN KUNTO tavoitteet, osaaminen, palaute, kehittyminen FYYSINEN syön, liikun, nukun, lepään riittävästi 7
Hyvinvointi ja henkilöriskien hallinta parantaa tuottavuutta ja kilpailukykyä Organisaatioiden ja yksilöiden ottaessa vastuun kokonaiskuntoisuuden kehittämisestä, saamme Vähemmän poissaoloja Pidempiä työuria Korkeampaa motivaatiota ja tehokkuutta Parempaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista työyhteisöön Työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyneet (1998 2008) Henkilöä 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0 98 99 00 01 02 03 04 05 06 07 08 Mielenterveyden häiriöt Tuki- ja liikuntaelinten sairaudet Verenkiertoelinten sairaudet Muut sairaudet Lukuihin sisältyvät varsinaiset työkyvyttömyyseläkkeet ja yksilölliset varhaiseläkkeet. Lähde: Eläketurvakeskus 8
Alkaneet SV-päivärahakaudet 63300 22570 TU-LE MIE-TE SY-VE 1985 1989 1990 1991 1992 1993 1995 1997 1999 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 17 17 9.3.2009 JUKKA SUOVANEN 9.3.2009 Jukka Suovanen 4000 Työikäisten miesten (15-64-vuotiaat) kuolemansyitä 3500 3374 3000 2500 2000 1500 1000 1300 1244 500 0 469 1977 1982 1987 1992 1997 2002 2004 2005 2006 Sepelvaltiomotauti Tapaturmat Itsemurhat Keuhkosyöpä Aivoverenkierron sairaus Alkoholisyyt Lähde: Tilastokeskus 9
Työikäisten (15-64 vuotiaiden) naisten kuolemansyitä 700 600 646 500 400 300 284 354 353 200 100 47 184 0 1977 1982 1987 1992 1997 2002 2004 2005 2006 Rintasyöpä Sepelvaltiomotauti Tapaturmat Itsemurhat Aivoverenkierron sairaus Alkoholisyyt Lähde: Tilastokeskus Merkittävimmät henkilöriskit (Halonen n=368) Henkinen kuormittuminen Stressi Johtaminen ja esimiestyö Työuupumus Työilmapiiri Sairauspoissaolot Riittävä erikoisosaaminen Liiallinen kiire (Organisaation koosta ja toimialasta riippumatta) 10
Työhyvinvoinnin tilastotiedettä Joka toisella on jaksamisongelmia. Yhdeksän kymmenestä kokee stressioireita. Vuonna 2009 32 % suomalaisista työssäkäyvistä koki työnsä henkisesti rasittavaksi. Vakavasti uupuneita on 7-8 % työssä olevista. Useimmat työntekijät kokevat työmäärän ylittävän resurssit. Yhä useampi alle 50 v. joutuu työkyvyttömyyseläkkeelle psyykkisten sairauksien vuoksi.(hinta 200.000-400.000 euroa) Masennuksesta on tullut lukumääräisesti suurin kansantauti. Vuoden 2008 lopussa oli 220 000 henkilöä työkyvyttömyyseläkkeellä, joista 40 000 masennuksen takia. Työturvallisuuslaki (738/2002) velvoittaa työnantajan huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä Surina 20 min. Yrittäjyyden näkökulmasta Itsensä Johtamisen haasteet? Mitä opimme Oy Minä Ab:stä ja kokonaiskuntoisuudesta Mitä haasteita yrittäjyys ja omat roolit asettavat itsensä johtamisen eri osa-alueille? Mieti asioita eri osastojen näkökulmasta (keho, mieli, tunteet, arvot, ammatillinen osaaminen) 11
Kiireen hallinta Ajanhallinta Kiire lisääntynyt dramaattisesti viimeisten 26 vuoden aikana, etenkin naisilla. Naiset tekevät vuorotöitä ja tahti kiireinen, miesten työpäivät pitkiä. Vaikutusmahdollisuudet työaikaan ovat lisääntyneet, mutta työajan ennustettavuus on hankalaa. Työntekijät ovat tavoitettavissa työasioissa työajan ulkopuolella. Työstä palautuminen vaikeaa. Perheen aikakoordinaatio on naisten harteilla. Mia Tammelin, 2009; Työaika ja perheen aika; kokemuksia työn ja perheen yhteensovittamisesta Suomessa 1977-2003 12
Ajanhallinta Kansainvälistyminen edellyttää: Matkustamista Työnteko globaalin aikataulun mukaan Liiketoiminnan ja prosessien reaaliaikaisuus tässä ja nyt Nykyaikaiset kommunikaatiovälineet edellyttävät välitöntä reagointia Arvomaailman muutos; tehokkuuden ihannointi 40 % tietotyöntekijöistä stressaantuu sähköpostista 46 % tietokoneen käyttäjistä on koukussa sähköpostiin 85 % työsähköposteista avataan kahden minuutin kuluessa keskeytykset vievät 28 % työpäivästä sähköpostin avaamisen jälkeen työn pariin palaaminen kestää 24 min sähköposti huonontaa 31 %:lla työntekijöiden elämänlaatua 2 tuntia kuluu työpäivästä sähköpostin käyttöön Harvard Business review 13
Mitä kiire on? Kiire on sekä fakta että tunne. Faktaa: Ruuhkahuiput Kehityshankkeet Avainhenkilön sairastuminen Lomautukset Kiire on myös suhteessa toimijan kykyihin. Tunne: Tapa reagoida ulkoisiin ja sisäisiin paineisiin. Usein tunne kiireestä kertoo enemmän tekemisen suunnittelemattomuudesta kuin tekemisen määrästä. 5T-kiireentaltutusmalli Tarve Miksi kiire kannattaa taltuttaa? Tietoisuus Miten käytät aikasi? Tavoitteellisuus Miten luot oman elämäsi menestystarinan? Toimenpiteet - Mitä muutoksia teen käytännössä? Tahdon vahvistaminen Miten saat uudet päätöksesi elämään arjessa? Jari Salminen ja Pirita Heiskanen: Taltuta kiire, 2009 14
1. Tarve Miksi kiire kannattaa taltuttaa? Liiallinen kiire estää meitä nauttimasta elämästä ja ymmärtämästä sitä paremmin. Kiire heikentää suorituskykyämme ja tekemisemme laatua. Kiire estää meitä keskittymästä elämämme tärkeimpiin asioihin. Pitkään jatkunut kiireen aiheuttama stressi voi aiheuttaa merkittäviä hyvinvoinnin ja jaksamisen ongelmia. Stressi Stressi on tarkoitettu lyhytaikaisesta uhkasta selviytymiseen. Stressi on kiihtymistila, joka alkaa usein psyykkisenä ja johtaa myös elimistön kiihtymiseen. Mikä tahansa ihmistä kiihdyttävä asia voi laukaista stressin. Stressiä voidaan kuvata myös erilaisista paineista aiheutuvaksi ylihälytystilaksi. Se on inhimillinen ja luonnollinen reaktio mahdottomaksi käyneeseen tilanteeseen. Stressi kuuluu elämään ja voi olla myös positiivinen voimavara. Ihminen kestää lyhytaikaista stressiä, mutta jatkuva kierre aiheuttaa ongelmia. 15
Stressireaktion sisäistäminen: Jos stressireaktio ei saa luonnollista päätöstä tilanteelle, ennen pitkää sisäistämme stressireaktion. Tällöin kannamme kiihtymystä mukanamme: krooninen kiireen ja stressin tunne ilman akuuttia aiheuttajaa. Johtaa: Liialliseen työntekoon Ylensyöntiin Alkoholismiin tai muihin riippuvuuksiin Yleisimmät fyysiset stressioireet: Verenpaineen ja sydämen sykkeen nousu. Stressaantuneen ihmisen pulssitaso nousee selvästi ja sydän lyö tiheämmin. Osa ihmisistä kokee stressin seurauksena myös mm. rytmihäiriöitä. Vuosia jatkunut stressi voi johtaa sydämen vajaatoimintaan tai verenpainetautiin. Myös vatsavaivat, päänsärky, pyörrytys, krooninen kipu ja epämääräinen fyysisen suorituskyvyn lasku ovat pahenevan stressin merkkejä. Stressi vaikuttaa immuunipuolustukseen ja lisää altistumista erilaisille tulehdussairauksille. Fyysisten stressioireiden takana on stressihormonien, kuten adrenaliinin, lisääntynyt tuotanto. 16
Työstressi Työstressi määritellään useimmiten ristiriitana työn vaatimusten ja yksilön edellytysten välillä. Stressiä voivat aiheuttaa esimerkiksi työn liian vähäiset tai liian suuret haasteet. Liiallinen työstressi voi johtaa työuupumukseen ja lopulta työkyvyttömyyteen. Kiti Müller: Moni alle 40 vuotias, poikkeuksellisen nopean urakehityksen läpikäynyt joutunut työkyvyttömyyseläkkeelle pitkälle ajautuneen stressin seurauksena. - Mieli ei ole ehtinyt mukaan 2. Tietoisuus Miten käytät aikaasi? Hyvinvointimme kannalta on merkittävää, että käytämme aikaa riittävästi elämän eri osaalueiden tasapainosta huolehtimiseen. Oman ajankäytön tiedostaminen tärkeää Antaa mahdollisuuden muuttaa osa-alueita, joihin et ole tyytyväinen Aikavarkaat pystyy nappamaan kiinni Oman vireystilan hyödyntäminen; aamuvirkut ja iltavirkut 17
Neljä ydintaitoa kohti kiireettömyyden tilaa Itsensä energisoimisen taito Kohdista energiasi oikein Milloin tekemisen aika ja milloin palautumisen aika? Rauhoittumisen ja läsnäolon taito Opi lataamaan mielesi patteri Itsetuntemuksen vahvistamiseen ja sisäisen todellisuuden muokkaamisen taito Pyri muokkaamaan ajatuksiasi kiireisistä kiireettömiksi Strategisen ajankäytön taito Kirkasta päämääräsi ja priorisoi tekemisesi 3. Tavoitteellisuus Miten luot oman elämäsi menestystarinan? Oman elämän vision ja menestysstrategian/- suunnitelman luominen Välitavoitteet Aikatauluta välitavoitteet Kirjaa kalenteriisi Mihin arvoihin strategiasi perustuu? Ne perimmäiset asiat, jotka ohjaavat elämäämme. Mihin tähtäät elämässäsi? Mistä olisit valmis luopumaan? Tunnista omat energialaturit ja energiasyöpöt Laadi oman työsi menestysmalli 18
4. Toimenpiteet Mitä muutoksia teen käytännössä? Luovu turhasta tekemisestä Opettele sanomaan EI Tehtävien tärkeysjärjestykseen laittaminen (Eisenhowerin ajankäytön nelikenttä) Ajankäytön suunnittelu KIIRESTOPPARIT käyttöön: lounas pieni happihyppely kesken työpäivän lenkki teatteri tms. Delegointitaidon kehittäminen Ajankäytön nelikenttä (Eisenhower) EI-TÄRKEÄ TÄRKEÄ KIIREELLINEN I TEHTÄVÄT - kriisit - päälle kaatuvat ongelmat - myöhässä olevat projektit III TEHTÄVÄT - keskeytykset, yllättysvierailut - osa postista, puheluista - osa kokouksista - monet rutiiniasiat - sosiaaliset puuhat EI-KIIREELLINEN II TEHTÄVÄT - valmistelu - kriisien ennaltaehkäisy - arvojen selvittäminen - suunnittelu - suhteiden rakentaminen - uuden luominen IV TEHTÄVÄT - turha sählääminen - osa postista - osa puheluista - ajanhaaskaajat - mielyttävät puuhat 19
Suunnittele, organisoi ja toteuta omat prioriteetit Perustana on oivallus ajasta rajallisena resurssina sekä tietoisuus omista prioriteeteistä suhteessa aikaan. Aikaa emme saa lisää, ainoa asia mitä voimme tehdä on valikoida ja priorisoida tavoitteita ja tehtäviä. Neljä työkalua ajankäytön hallintaan. - viikkosuunnitelma - tehtävälista - oppimiskirja - kalenteri Ajanhallinnan sukupolvet 1. sukupolvi erilaiset muistiinpanotekniikat ja tarkistuslistat yritettiin vain listata ja panna järjestykseen tärkeimpiä tehtäviä 2. Sukupolvi kalenterit ja varauskirjat yritys katsoa eteenpäin ja sijoittaa tapahtumat tulevaisuuteen 3. Sukupolvi tarkka kuukausi-, viikko- ja päiväsuunnittelu erilaisia ajanhallintasysteemejä ja kalentereita omat arvot ja tavoitteiden asettaminen 4. Sukupolvi kyse ei ole ajan vaan itsemme hallinnasta pyritään kokonaisvaltaisiin ja pelkistettyihin järjestelmiin vapauttavat meidät suurempaan tehokkuuteen 5. Sukupolvi yhteiskäyttöiset ajanhallintajärjestelmät ja kalenterit mobiilisuus ja verkottuneisuus 20
5. Tahdon vahvistaminen Miten saat uudet päätöksesi elämään arjessa? Kysymys on itsensä johtamisesta; kykyä tietoisesti ohjata omaa käyttäytymistään. Rakenna itsellesi toimivia motivointi- ja toimenpideketjuja, jotka muodostavat kiirettä taltuttavia rutiineja. Aluksi rutiineja pitää toistaa tietoisesti. Esim. heräät 15 min. aikaisemmin joka aamu, jotta ehdit pohtia ja suunnitella päivääsi 5 min. rentoutumistauko työpisteessä iltapäivä joka päivä Yrittäjän hyvinvoinnin top 10 Uskalla jakaa vastuuta ja delegoida työtehtäviä. Varaa aikaa omalle vapaa-ajalle ja pidä myös lomaa. Työn ulkopuolinen harrastus auttaa työstä irtautumiseen. Huolehdi fyysisestä kunnostasi. Käy säännöllisesti terveystarkastuksissa. Hae vertaistukea ja keskustelukumppaneita muista yrittäjistä. Huolehdi osaamisesi ja ammattitaitosi ajan tasalla pitämisestä. Muista ystävät ja perhe. Älä uhraa ihmissuhteitasi työlle. Panosta rekrytointiin. Hyvät työntekijät ovat jaksamisen avaintekijä. Yrityksen kehittäminen ja uudet visiot virkistävät ja tuovat vaihtelua. Lähde: Suomen yrittäjät 21
Työterveyshuolto yrittäjän tukena hyvinvoinnin ylläpitämisessä Työterveyshuolto on yrittäjän tuki ja turva, joka auttaa terveyden arvioinnissa ja edistämisessä. Kela korvaa yrittäjälle osan työterveyshuollosta ja sairaudenhoidosta aiheutuneista kustannuksista. Työterveyshuollon kustannukset ovat myös verotuksessa vähennyskelpoisia. Neljä tapaa tehokkuuteen Neljä tapaa, jotka ovat tärkeitä tehokkaille henkilöille - vastuun ottaminen itsestään ja omasta elämästä - tavoitteellisuus - ajanhallinta - jatkuva itsensä kehittäminen (Stephen R. Covey: The Seven habits of Highly Effective People). 22
Mikä henkilöstön käyttäytymisessä tuo organisaatiolle lisäarvoa kilpailukykyä nostettaessa? intohimo 35% luovuus 25% aloitekyky 20% älykkyys 15% ahkeruus 5 % tottelevaisuus 0% One person with passion is better than forty people merely interested. E.M.Foster Lähde: Gary Hamel: Johtamisen tulevaisuus Surina 15 min. Mistä saat energiaa päivääsi? Mitkä ovat pahimmat energiasyöpöt? Miten itse huolehdit palautumisestasi päivän/viikon aikana? Haasteet? 23
Vaihe 1 Mihin yrittäjän aika menee? Mitä teen itse ja mitä ulkoistan? Mihin fokusoin? 1. Pöytä Myynti ja markkinointi Neljä eri näkökulmaa Pöytäkeskustelut 4 (10 15 min) Yhteinen yhteenveto 20 min Lopullinen tulos fläpeille 6. Pöytä Hyvinvointi ja jatkuva uudistuminen 2. Pöytä Operatiivinen toiminta 3. Pöytä Asiakastyö ja kumppanuudet 24