TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) KATEAINEIDEN HANKINTA 2012 Hankintayksikkö Espoon kaupunki,., 02070 ESPOON KAUPUNKI. Tarjouspyyntö Espoon Kaupunkitekniikka-liikelaitos pyytää tarjoustanne viheralueiden rakentamiseen ja hoitoon tarkoitetuista kateainemateriaaleista. Hankinnasta tehdään sopimus yhden tai useamman toimittajan kanssa 1.4.2012-31.3.2013 aikana hankittavista kateainemateriaaleista. Materiaaleja hankitaan valituilta toimittajilta sopimuksen voimassaoloaikana käyttötarpeen mukaan. Tilaaja valitsee tilausta tehdessään harkintansa mukaan kuhunkin kohteeseen tai käyttötarkoitukseen sopivat tuotteet ja hinnaltaan edullisimman toimittajan/toimittajat. Hankintamenettely Kyseessä on Kansallinen hankinta, ja siinä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 24.1.2012 HILMA - Julkiset hankinnat tietokannassa (www.hankintailmoitukset.fi). Hankinnan sisältö Sopimuskausi on yksi (1) vuotta 1.4.2012-31.3.2013. Hankinnan yksilöinti Tarjouspyyntöön sisältyy puistokate (männynkuori) ja maisemointikate (murskattu kuusenkuori tai kuusen ja männyn kuoren sekoitus). Katekuori ei saa sisältää torjunta-aineita, fenoleja, maa-aineksia, rikkakasvin siemeniä tai juuririkkakasveja. Muilta osin noudatetaan hankintaehdot liitteen vaatimuksia ja suosituksia. Hankintamäärät ovat vuositasolla puistokatteella arviolta n. 2000 i-m³ ja maisemointikatteella noin 2000 i-m³. Tarkat hankintamäärät eivät ole tarjouspyyntöhetkellä tiedossa ja ne voivat muuttua sopimuskaudella. Hankinnat toteutetaan kulloistenkin suunnitelmien perusteella valituilta sopimustoimittajilta. Pienin kertatoimitusmäärä on mainittava tarjouksessa.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Hinnat ja hintojen tarkistus Tarjouksessa tulee antaa Espoo Kaupunkitekniikka-liikelaitokselle tarjottavan puistoja maisemointikatteen /m³ hinta. Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina ja alvprosentti ilmoitetaan erikseen. Sopimuksen hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät 31.3.2013 asti. Tarjouksen tekeminen Tarjous tulee antaa tämän pyynnön mukana tulevilla lomakkeilla ja sitä voidaan täydentää erillisliitteillä. Tarjouksen on oltava suomenkielinen, myös liitteiden osalta, ja sen tulee vastata tarjouspyyntöä. Osatarjoukset otetaan huomioon. Tarjouslomakkeet saa sähköisessä muodossa (MS Office) Espoon kaupungin Internetsivuilta (www.espoo.fi/hankinnat). Hankintapäätös annetaan ensisijaisesti tiedoksi sähköisesti (sähköpostilla). Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, johon ote päätöksestä lähetetään. Tarjous on toimitettava suljetussa lähettäjän nimellä varustetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 Käyntiosoite: Siltakatu 11 (3. krs), 02770 ESPOO Aukioloaika: ma - pe 8-15.45 Kuoreen on merkittävä tarjoajan nimi, osoite sekä merkintä: KATEAINEIDEN HANKINTA 2012, 451/02.08.00/2012 Tarjousten on oltava perillä 13.2.2012 klo 12.00 mennessä. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon, eikä niitä avata. Hankintayksikkö avaa tarjoukset. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjous on tekijäänsä sitova ja tarjousten tulee olla voimassa siihen saakka, kun Espoo Kaupunkitekniikka-liikelaitos on tehnyt sopimukset kateaineiden hankinnasta, kuitenkin enintään 31.3.2012 saakka.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) Tarjoajan kelpoisuutta koskevat vaatimukset Yrityksen on tullut rekisteröityä yritys- ja yhteisötietojärjestelmään sekä ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin tai sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiseen ammatti- tai elinkeinorekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Hankintayksikkö tarkistaa rekisteröitymisen. Tarjoajan on vaadittaessa ennen hankintapäätöksen tekemistä ja sopimuksen voimassaoloaikana toimitettava kaupparekisteriote tai sijoittautumismaansa lainsäädännön mukainen rekisteriote siitä, että tarjoaja on rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin. Tarjoajan on tullut huolehtia verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoajan tulee vaadittaessa ennen hankintapäätöksen tekemistä ja sopimuksen voimassaoloaikana toimittaa veroviranomaiselta saatava selvitys verojen suorittamisesta sekä vakuutusyhtiöltä saatava selvitys sosiaaliturva- ja muiden lakisääteisten maksujen suorittamisesta. Selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia. RALA-todistus hyväksytään edellä mainittujen selvitysten korvaajaksi. Hankintayksiköllä on oikeus sulkea ehdokas tai tarjoaja tarjouskilpailusta tai sopimuksen voimassaoloaikana purkaa sopimus verojen ja sosiaaliturva- ja muiden lakisääteisten maksujen maksamisen laiminlyönnin johdosta. Ehdokas tai tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä tai sopimus jättää purkamatta, jos laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai hankintayksikölle toimitetaan viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Hankintayksikkö tekee sopimuksen vain sellaisen toimittajan kanssa, joka täyttää edellä mainitut kelpoisuutta koskevat vaatimukset. Jollei tarjoajan kotimaassa anneta edellä tarkoitettuja todistuksia, niiden sijasta voidaan näytöksi hyväksyä tarjoajan kotimaansa viranomaisille antama valaehtoinen todistus. Jos tarjoaja katsoo, ettei tällä ole velvollisuutta toimittajaa pyydettyjä selvityksiä, tämän on toimitettava selvitys velvollisuuden puuttumisesta hankintayksikölle. Valintaperusteet Hyväksytyistä tarjouksista valitaan hinnoiltaan halvimmat. Toimitusehto Tuotteet tulee toimittaa tilaajan tilauksessaan osoittamaan paikkaan sovittuna päivänä ja aikana, toimitusehdolla TOP (rahtivapaasti). Ympäristövaatimukset Espoon kaupunki pyrkii siihen, että sen hankinnat ovat ympäristölle ja terveydelle mahdollisimman haitattomia.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Kaupunki esittää toimittajille seuraavat ehdottomat vaatimukset: A1 toiminnan tulee täyttää tuotantopaikkakunnalla voimassaolevat säädökset ja viranomaisohjeet, jotka koskevat ympäristönsuojelua (www.espoo.fi/ysm). A3 jätteet tulee toimittaa asianmukaiseen käsittelyyn vähintään paikallisten jätehuoltomääräysten ja muiden viranomaisten antamien säännösten mukaisesti. Maksuehto ja laskutuskäytäntö Lasku voidaan maksaa, kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 30 päivää netto laskun päiväyksestä laskettuna. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen. Laskutuslisiä ei hyväksytä. Laskuun on laitettava viitetietona tilaajan antama numero tai tunnus, tilaajan koko nimi ja erikseen sovittaessa työmaa. Laskujen maksu tapahtuu tilauksittain. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus/Laskut PL 112 / PAL 02070 ESPOON KAUPUNKI Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalain mukaisesti arviointiryhmän toimesta kolmessa vaiheessa: tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä, sekä niissä mainittuja vaatimuksia ja suosituksia. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset voidaan hylätä. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Hankintayksikkö tarkistaa, että tarjoajat täyttävät tämän tarjouspyynnön sivulla 3 esitetyt kelpoisuusvaatimukset.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös. Muut ehdot Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 (saatavilla www.ktm.fi). Tarjousasiakirjat tulevat valintapäätöksen allekirjoittamisen jälkeen julkisiksi tarjouskilpailuun osallistuneille ja ulkopuolisille sopimuksen tekemisen jälkeen lukuun ottamatta liikesalaisuuksia. Hinnat eivät kuulu liikesalaisuuden piiriin (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta). Tarjoajan on yksilöitävä ja merkittävä tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Espoon kaupunki varaa itselleen oikeuden kilpailuttaa myös muita sopimustoimittajia toteuttamaan ko. hankintaa huolimatta tästä tarjouspyynnöstä. Lisätietoja Mikäli tarjouspyyntöasiakirjoissa esiintyy epäselvyyksiä, niistä tulee ilmoittaa hankinnan tilaajalle kirjallisesti viimeistään 7 vrk ennen tarjousajan päättymistä. Mahdolliset kysymykset on esitettävä 6.2.2012 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen tuula.kallio@espoo.fi.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan keskitetysti viimeistään 8.2.2012 klo 12.00 mennessä Espoon kaupungin Internet sivuilla osoitteessa: http//www.espoo.fi/hankinnat. vain tilaajan kirjallisesti antamat lisätiedot ovat sitovia. Pentti Hakkarainen vihertuotantopäällikkö LIITTEET Tarjouslomake (palautetaan) Hankintaehdot Toimituskapasiteetti (palautetaan)
TARJOUSPYYNTÖ 7 (7)