Rovaniemen kaupungin viestinnän prosessi
+ -?
Viestinnän johtaminen Viestintää johtaa ja valvoo kaupunginhallitus. Käytännön tasolla siitä vastaavat kaupunginjohtaja ja viestintäpäällikkö. Poliittinen viestintä on osa kaupungin johtamisjärjestelmää. Se lisää moniarvoista päätöksentekokulttuuria ja hallinnon avoimutta. Viestintäyksikkö vastaa kaupungin kokonaisviestinnästä ja edellytysten luomisesta palvelukeskuksille. Lisäksi viestintäyksikkö kehittää ja koordinoi kaupunkitason viestintää, antaa asiantuntija-apua toimialoille sekä huolehtii johdon, henkilöstön, oto-tiedottajien ja luottamushenkilöiden viestintäosaamisen kehittämisestä.
Viestinnän resurssit Viestintäpäällikkö Verkkotuottaja Verkkotiedottaja Järjestelmäasiantuntija Työllistetty (Etiäinen.fi) * Yksi verkkotiedottajan toimi avoinna, vuorotteluvapaan sijaisena
Keskeiset tehtävät Kaupungin ja konsernin viestinnän strateginen suunnittelu Sisäinen ja ulkoisen viestinnän ohjaus Julkaisutoiminta PR- ja mediasuhteet ja markkinointi Viestinnän ja verkkopalvelujen tiimien johtaminen Yksikön johtaminen, budjetointi ja henkilöstöasiat ja muut tehtävät
https://lanssi.rovaniemi.fi www.rovaniemi.fi www.rovaniemi.fi/kansainvalinen-sivusto/english nuti.rovaniemi.fi www.korundi.fi www.napapiirinvesi.fi www.rovaniementeatteri.fii
www.facebook.com/rovaniemi.fi https://twitter.com/rkaupunki http://vimeo.com/rovaniemi http://www.youtube.com/cityofrovaniemi http://issuu.com/roikaupunki
Käyttäjäkysely 2012
Viestinnän kaksi koulukuntaa Positiivinen eli prosessikoulukunta Johtajakeskeinen, vertikaalinen Viestintä on suoraviivaista ja yksisuuntaista sanomien siirtoa Viestinnän tulkitseva koulukunta Viestintä on osa organisaatiokulttuuria ja kiinteä osa johtamista Viestintä nähdään dialogina merkitysten ja tunteiden tuottamisena ja vuorovaikutuksena Viestintä on horisontaalista vertikaalisen lisäksi
Viestintä prosessikoulukunta Arviointi Strategia Toimenpiteet Seuranta
Tulkitseva koulukunta
Vastuullisuus ja viestintä Viestinnän näkökulmasta yritysvastuu voidaan nähdä yrityksen tai yhteisön selontekona siitä, kuinka se on käyttänyt yhteiskunnan sille suomia vapauksia ja hyödykkeitä. Englannin kielen sana accountability sisältää ajatuksen siitä, että joku on vastuussa eli tilintekovelvollinen jollekulle. Yhteiskunnan antamaa vapautta seuraa tilinteon velvoite, mikä tarkoittaa, että ulkopuolisille annetaan mahdollisuus tarkastaa ja arvioida, miten yritys on hyödyntänyt yhteiskunnan tuottamia resursseja sekä sitä, onko toiminta noudattanut lakia ja yleisesti hyväksyttyjä periaatteita. Lähde Kuvaja ja Malmelin, 2008
Vastuu, viestintä ja luottamus Vastuullisessa yritystoiminnassa ja viestinnässä on ennen kaikkea kyse luottamuksesta. Yrityksen on nautittava kaikkien keskeisten sidosryhmiensä luottamusta turvatakseen kestävän, pitkäjänteisen toiminnan. Luottamus ansaitaan toimimalla vastuullisesti. Sitä, mikä on riittävän vastuullista, yritys ei voi määritellä vain yksin, vaan se tarvitsee jatkuvasti tietoa siitä, mitä sidosryhmät odottavat tuotteilta, palveluilta ja toimintatavoilta. Mitä tiiviimpi luottamussuhde yrityksellä on sidosryhmäänsä, sitä enemmän sidosryhmien osaamista on yrityksen tuottavassa käytössä. Luottamuksellisen verkoston luominen ja ylläpito ovat tulevaisuuden yrityksen (ja kunnan) merkittävä, kenties merkittävin kilpailuetu. Lähde Kuvaja ja Malmelin, 2008
Kuntamaineen vetovoimatekijät Viestintätoimisto Pohjoisranta Oy ja Suomen Kuntaliitto Viestintätoimisto Pohjoisranta Oy ja Suomen Kuntaliitto Kuntamainetutkimus 2004, vastaajina 800 suomalaisen edustava otos 27.3.2013 14
Maineulottuvuuksien sisältö Johtamiskulttuuri vastuullisuus ammattitaito, asiantuntijuus luotettavuus, rehellisyys virka- ja luottamusjohdon yhteistyökyky Muutosherkkyys muutoskyky ja rohkeus kehityksen jatkuvuus elinkeinoelämän tukeminen uusien yritysten tukeminen elinkeinoelämän tarpeet Palvelut laatu, saatavuus, kattavuus hinta-laatu-suhde yksityisten palvelujen riittävyys Henkilöstöpolitiikka arvostus ylpeys omasta työstä sitoutuminen ja tyytyväisyys koulutus tasa-arvo Kestävä kehitys ympäristöystävällisyys omaehtoisen toiminnan tukeminen kestävien arvojen tukeminen eettinen toiminta lähiseudun kehittäminen Kuntakuva yleinen tunnettuus arvostus ja tunnustus julkisuuskuva näkyminen julkisuudessa
Kuntayhteisö luo maineen Toiminnan vastattava odotuksia Jatkuva, avoin vuorovaikutus Tulevaisuuden ennakointi ja muutoksiin varautuminen Issues management, kiistakysymysten hallinta Keskustelu, kuuntelu, media 27.3.2013 16
Kuntayhteisö luo maineen Millaisia kunnan palvelut, tuotteet, tapahtumat, ympäristö ovat? Vahvistavatko luottamushenkilöt, johto ja asiantuntijat visiota ja strategiaa esiintymisissään? Saavatko sidosryhmät tietoa kunnan toiminnasta ja saavutuksista? Kuullaanko asukkaita, yrittäjiä, järjestöjä? Miten henkilöstö näkee kunnan? Sisäinen ilmapiiri? Politikointi? Vastaako virallinen ja epävirallinen viestintä todellisuutta? 27.3.2013 17
Miksi hyvä maine on kunnalle tärkeä? Vaikuttaa toimintaedellytyksiin synnyttämällä luottamusta Tekee kunnasta vetovoimaisen asuin-, sijainti- ja investointikohteen Signaali palveluiden laadusta Houkuttelee parempia työnhakijoita Lisää henkilöstön sitoutumista ja tuottavuutta Innostaa osallistumiseen ja luottamustehtäviin Auttaa saamaan positiivista julkisuutta 27.3.2013 18
Vip-tutkimus 2008
erotus % 100 80 KAUPUNKIEN IMAGOT 2012 Rovaniemi ja vertailuryhmä Kaupunkien imagot 2012 Rovaniemi 60 40 20 Joensuu Jyväskylä 0 Kuopio -20-40 Oulu -60 Vaasa -80-100 Helmikuu 2012 8011 ET/ca/et Kopiointi kielletty Työpaikkojen tarjonta Opiskelumahdollisuudet Sijainti Hyvä kasvuympäristö lapsille Harrastusmahdollisuudet Kunnalliset palvelut Kehittyvä talousalue Monipuolinen kulttuuritarjonta Viihtyisä asuinympäristö Toimialan keskiarvo Suomi Tänään 1/2012 Kaupungit: muuttohalukkuus 15-79 -vuotiaat suomalaiset
% 100 KAUPUNGIN IMAGO 2012 Rovaniemi 80 60 40 20 0-20 -40-60 -80-100 Myönteinen Kielteinen Erotus Hyvä kasvuympäristö lapsille Helmikuu 2012 8011 ET/ca/et Kopiointi kielletty 48-26 22 44-30 14 Harrastusmahdollisuudet 44-30 14 Viihtyisä asuinympäristö 41-29 12 Kunnalliset palvelut 42-32 9 Opiskelumahdollisuudet 35-36 -2 Monipuolinen kulttuuritarjonta 25-46 -22 Kehittyvä talousalue 22-54 -31 Työpaikkojen tarjonta Sijainti 22-60 -38 Suomi Tänään 1/2012 Kaupungit: muuttohalukkuus 15-79 -vuotiaat suomalaiset
erotus % 100 KAUPUNGIN IMAGO 2004-2012 Rovaniemi 80 60 Hyvä kasvuympäristö lapsille Harrastusmahdollisuudet 40 Viihtyisä asuinympäristö 20 Kunnalliset palvelut 0 Opiskelumahdollisuudet -20 Monipuolinen kulttuuritarjonta -40-60 Kehittyvä talousalue Työpaikkojen tarjonta -80-100 2004 2006 2008 2010 2012 Helmikuu 2012 8011 ET/ca/et Kopiointi kielletty Sijainti Suomi Tänään 1/2012 Kaupungit: muuttohalukkuus 15-79 -vuotiaat suomalaiset
Kaupungin strategiset tavoitteet Toiminta- Rovaniemen kaupungin ympäristön viestintästrategia muutokset & sidosryhmien odotukset Viestintää Ohjaavat lait & ohjeistukset Viestinnän toimintaympäristö Toteuttaminen toimintasuunnitelmat, tulos- ja palvelusopimukset, toimintastrategiat, ohjelmat toiminta- ja taloussuunnitelmat, viestintäsuunnitelmat ja -strategiat viestinnän ohjaus. Viestinnän ohjeistukset Vaikuttavuuden seuranta
Visio ja toiminta-ajatus Viestinnän visio Rovaniemen on vastuullinen ja keskusteleva yhteistyökumppani Viestinnän toiminta-ajatus Viestintä tukee kaupungin tavoitteiden toteutumista. Avoin, ennakoiva ja vuorovaikutteinen viestintä on olennainen osa kaupungin toimintaa - viestintä on vastuullista hallintoa.
Arviointi Strategiat Toimenpiteet Seuranta ULKOINEN VIESTINTÄ SISÄINEN VIESTINTÄ Asiakaspalvelu Osallisuus Prosessit HR-toiminta kerrotaan kaupungin palveluista opastetaan palvelujen käyttöön kuunnellaan asiakkaita ja reagoidaan palautteeseen varmistetaan hyvä käyttäjäkokemus - tietoa valmisteilla olevista asioista - tietoa päätöksistä, päätöksenteon perusteista ja niiden vaikutuksista - luodaan osallistumisedellytykset viestitään aktiivisesti, osallistutaan käytyihin keskusteluihin kysytään ja vastataan reagoidaan yllättäviin kriisitilanteisiin tehdään prosessit läpinäkyviksi vastuullisen viestinnän merkitys omassa toiminnassa ymmärretään johtamis- sekä esimies- ja alaisviestinnällä sitoudutaan yhteisiin päätöksiin yhteinen käsitys viestintävastuista ja - velvollisuuksista Hyvä käyttäjäkokemus Varhainen vuorovaikutus KAUPUNKI ON VASTUULLINEN JA KESKUSTELEVA YHTEISTYÖ- KUMPPANI Hyvä hallinto Mie ja sie YHTEISÖKUVAN KEHITTÄMINEN palvelumarkkinointi tapahtumamarkkinointi sidosryhmätyö hyvä työnantajakuva mainostaminen kansainvälinen viestintä Ohjeet ja periaatteet Viestinnän kanavat Viestinnän suunnittelu Arviointi
Viestinnän periaatteet Avoimuus merkitsee valmistelun ja päätöksenteon prosessien avaamista. Asioista tiedotetaan ennakoivasti ja tuodaan esille kaupunkilaisten osallistumisen keinot. Aktiivinen viestintä edellyttää ennakointia ja suunnitelmallisuutta. Viestintä on samalla myös vuorovaikutteista keskustelua eri osapuolten välillä. Tasapuolisuus tarkoittaa sitä, että kaikkia sidosryhmiä ja tiedontarvitsijoita kohdellaan yhdenvertaisesti. Viestinnässä otetaan huomioon myös erityisryhmien tarpeet. Vastuullisuus lisää yhteisöllisyyttä sekä luottamusta viranomaisiin. Avoin tiedonsaanti viranomaisten toiminnasta lisää päätöksenteon läpinäkyvyyttä. Jokainen työntekijä kertoo vastuullaan olevista asioista ymmärrettävästi, päätöksensä perustellen ja tuomalla esille niiden vaikutukset.
Viestinnän tehtävät viestintä tukee kaupunkistrategiassa asetettujen tavoitteiden saavuttamista kuntalaisille, medialle ja muille sidosryhmille välitetään tietoa päätöksentekoprosessista ja valmisteilla olevista asioista kaupunkilaiset tuntevat vaikuttamismahdollisuutensa ja osallistumiskanavat neuvonnan ja asiakaspalveluiden avulla kerrotaan palveluista ja opastetaan niiden käyttämisessä kaupunki on aktiivinen keskustelija ja kuuntelija viestinnän avulla vahvistetaan kaupungin yhteisökuvan muotoutumista viestinnän tehostamisella reagoidaan nopeasti yllättäviin tilanteisiin ja estetään lisävahingot ja kaupungille mahdollisesti koituvat mainehaitat
Kriittiset tekijät Vaikuttavuus 1. Strategioiden tunnettuus 2. Yhteisökuvan vahvistaminen 3. Osallisuuden tukeminen 4. Viestinnän avoimuuden ja ennakoitavuuden vahvistaminen Prosessit ja rakenteet 5. Viestinnän prosessien selkiinnyttäminen 6. Viestinnän kehittäminen Rovaniemi on vastuullinen ja keskusteleva yhteistyökumppani Resurssit 7. Viestinnän resurssit 8. Oikeat keinot ja kanavat Henkilöstö 9. Viestintäosaamisen kehittäminen 10. Asiakaslähtöinen palveluviestintä
Arvioi KISA-malli CRC nti
VIIHTYVYYS Vetovoimatekijät Kulttuuri (toleranssi) Osallistuminen Asuminen Ympäristö toimintaympäristö Henkinen pääoma Edunvalvonta PAIKALLISET JA VÄESTÖ JA HR Inhimilliset voimavarat Sosiaalinen pääoma SEUDULLISET Koulutus Luottamus VERKOSTOT Elinkeinot Palvelut Oppilaitokset Julkinen ja markkinaohjaus Luovuus INNOVAATIOJÄRJESTELMÄT
Arvioinnin kohteet (1) Strateginen johtajuus (2) Viestinnän suunnittelu ja toteutus (3) Työyhteisöviestintä (4) Kuntalaisviestintä (5) Median toiminta ja mediassa käytävä julkinen keskustelu (6) Verkkoviestintä ja verkossa käytävä julkinen keskustelu (7) Sidos- ja yhteistyöryhmät sekä sidosryhmäjulkisuudessa käytävä keskustelu