TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 1 (16) Sopijaosapuolet Sopimuksen yhteyshenkilöt Sopimuksen kohde ja tavoitteet Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus ja Espoon kaupunki jäljempänä Asiakas Osoite Y 0101263-6 Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilöluettelo on tämän sopimuksen liitteenä 1. Yhteyshenkilöiden vaihtuminen ei ole varsinainen sopimusmuutos. Sopimuksen kohteena ovat liha, lihavalmisteet ja valmisruuat, joita Asiakas hankkii Espoo Catering -liikelaitoksen tuotantokeittiöille. Myös tuotteiden kuljetuspalvelu toimipisteisiin sisältyy tähän sopimukseen. Tuotteet ovat hintaliitteen (liite 2) määrittelyjen mukaisia. Asiakas on solminut hankintaa koskevan sopimuksen neljän (4) puitesopimustoimittajan kanssa. Asiakas ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Keittiöiden määrä ja sijainti saattavat muuttua sopimuskauden aikana. Toimipaikkojen muuttuminen (lisääntyminen / vähentyminen) ei ole varsinainen sopimusmuutos. Asiakas ilmoittaa Toimittajalle mahdollisista toimipaikkojen muutoksista. Tämä sopimus koskee myös lihaa, lihavalmisteita ja valmisruokia, joita hankintaan Espoon koulutuskuntayhtymä Omnialle.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 2 (16) Selvyyden vuoksi todetaan, että Omnia ei ole tämän sopimuksen sopijapuoli, eikä se voi esimerkiksi sopia muutoksista tähän sopimukseen. Sopimuksen käyttö Sopimusta käyttävät Espoo Catering -liikelaitoksen tuotantokeittiöt (lueteltu liitteellä 3) ja Espoon koulutuskuntayhtymä Omnian tuotantokeittiöt (lueteltu liitteellä 4). Sopijaosapuolten vastuut Tuotekoreja on yhteensä noin 40. Näille tuotteille järjestetään kaksi kertaa vuodessa minikilpailutus / sähköinen huutokauppa, jonka perusteella valitaan toimittajat seuraavalle puolivuotisjaksolle tuotekoreittain. Asiakas varaa oikeuden muuttaa tuotteita, tuotekriteerejä, tuotekorien määrää, tuotekorien sisältöjä sekä raaka-aineiden ja tuotteiden määriä. Tarvittaessa puitesopimustoimittajilta ostetaan myös kilpailutuksen ulkopuolisia tuotteita sopimuskaudella, esim. kausituotteet. Espoon koulutuskuntayhtymä Omnia Tämän sopimuksen ehtoja noudatetaan myös Omnian ja Toimittajan välillä, joiden välillä tehdään erillinen sopimus, jossa sovitaan tarkemmin tilaus- ja toimitustavoista sekä laskutuksesta. Omnia järjestää oman minikilpailutuksen puitesopimustoimittajien välillä omilla tuotteillaan heti sopimuskauden alussa ja sen kuluessa. Omnialle tarjottujen hintojen tulee noudattaa Espoo Cateringin hinnoittelua. Asiakas vastaa siitä, että - Toimittajalla on tarpeelliset tiedot tilaavista Asiakkaan yksiköistä - tilaukset tehdään sovitusti ja tilauksissa annetaan toimittamisen kannalta kaikki oleelliset tiedot - laskut maksetaan sovitusti ja mahdollisista virheellisistä laskuista reklamoidaan viipymättä - toimitusvirheistä reklamoidaan viipymättä Toimittaja vastaa siitä, että - toimitettavien tuotteiden ominaisuudet vastaavat tietoja, joiden perusteella Asiakas on valinnut tuotteen käyttöönsä
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 3 (16) - tekee kerran vuodessa Asiakkaan edustajien keskuudessa tyytyväisyystutkimuksen, joka käsitellään seurantaryhmässä - järjestää Asiakkaan edustajille tarvittaessa tuotteisiin ja niiden hankintaan tai tilaamiseen liittyvää informaatiota - toimittaa hinta- ja tuotetiedot (mm. EAN-koodi, tuotenumero, hinta ja myyntierä) xml-tiedostona - toimittaa tuotesisältö- ja ravintoarvotiedot kopioitavissa olevassa tiedostomuodossa - toimittaa muuttuvat tuotetiedot sekä uutuustuotteiden tuotetiedot vähintään neljä viikkoa ennen muutosajankohtaa. - tuotetiedot ovat saatavissa Sinfos tuotetietopankista - Toimittaja tai sen käyttämä alihankkija noudattaa hankinnan kohteeseen liittyvää lainsäädäntöä ja määräyksiä (muun muassa elintarviketurvallisuus, elintarvikkeiden varastointi ja kuljetus) - järjestää kierrätettävien kuljetuslaatikoiden poisnoudon toimipaikoista toimitusta seuraavalla toimituskerralla - toimitettavat broilerinliha- ja broileria sisältävät tuotteet ovat salmonellavapaita - kypsät lihatuotteet eivät sisällä muita mausteita kuin suolaa Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Alihankkijoiden käyttö Sopimus on määräaikainen 1.2.2013 31.10.2015. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi 1 optiovuotta. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Asiakkaalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Asiakkaalle oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava Asiakkaalle
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 4 (16) käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tilaaminen Tilaukset tehdään Espoo Cateringin toimipisteistä Aromijärjestelmän kautta suoraan Toimittajan sähköiseen järjestelmään tai sähköpostin liitteenä Toimittajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tilaus Aromista toimittajan sähköiseen järjestelmään Aromi muodostaa xml-muotoisen ostotilauksen, joka välitetään FTP-siirtona sanomaoperaattorille, joka muuntaa ostotilauksen toimittajakohtaiseen sanomamuotoon ja välittää Toimittajan järjestelmään. Asiakkaan operaattorina toimii Enfo Oy,joka välittää edi-sanoman eteenpäin viiden minuutin välein klo 7-16 välillä arkipäivisin. Sähköpostin liitteenä lähetetty tilaus Keittiö lähettää sähköpostin liitteenä tilauksen Toimittajan sähköpostiosoitteeseen. Puhelintilaus/tilaus Toimittajan online-järjestelmään Omnian keittiöt tekevät tilauksensa joko puhelimitse tai Toimittajan online-järjestelmää käyttäen. Keittiöt jättävät tilauksen noin viikkoa ennen sovittua toimituspäivää. Keittiöillä on mahdollisuus korjata (lisätä tai vähentää tuotteita) tilausta viimeistään 48 tuntia ennen toimitusta. Toimittajan on ilmoitettava kahden tunnin sisällä eli viimeistään 46 tuntia ennen toimitusajankohtaa, pystyykö hän korjatun tilauksen toimittamaan (tilausvahvistus). Tilausvahvistus Toimittajan sitoutuu lähettämään Espoo Cateringin keittiön sähköpostiosoitteeseen tilausvahvistuksen Aromi-tilauksesta viimeistään kahden (2) tunnin kuluttua tilauksen saapumisesta Toimittajan järjestelmään. Omnian tilauksista Toimittaja sitoutuu antamaan tilausvahvistuksen myös Toimittajan järjestelmän kautta tehdystä online-tilauksesta. Toimitus Tuotteet toimitetaan tilausten mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 5 (16) Toimitukset Espoo Cateringin koulukeittiöille pääsääntöisesti 2 kertaa viikossa ja muille tuotantokeittiöille 3 kertaa viikossa arkisin (ma - pe) klo 7.00-14.30 välisenä aikana. Tavoitteena on, että toimituspäivät ovat ruokatuotannon kannalta tarkoituksenmukaisia. Keittiökohtaisista kuljetuspäivistä sovitaan sopimuksenteon yhteydessä. Mahdollisista yö- tai sunnuntaitoimituksista sekä niihin liittyvistä toimipisteiden avainten luovutuksista sovitaan Toimittajan kanssa erikseen keittiökohtaisesti. Espoon koulutuskuntayhtymä Omnian keittiöihin tulee 1-2 kuljetusta viikossa, Lakelankadulle 2-3 kuljetusta viikossa. Hinnat Tuotehinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa, korkeintaan kahden desimaalin tarkkuudella. Minikilpailutukset ja sähköinen huutokauppa Tuotteiden hinnat (liite 2) ovat kiinteät vähintään 30.4.2013 asti. Tuotehinnat sisältävät myös kuljetuskustannukset. Sopimuskauden ensimmäisen jakson jälkeen valitaan aina tuleville puolivuotisjaksoille yksi puitesopimustoimittaja/tuotekori, yhteensä 1-4 puitesopimustoimittajaa/hankintajakso. Toimittajat valitaan hinnan perusteella. Puolivuotisjaksot ovat seuraavat: 1.2.2013-30.4.2013 1.5.2013-31.10.2013 1.11.2013-30.4.2014 1.5.2014-31.10.2014 1.11.2014-30.4.2015 1.5.2015-31.10.2015 Päätös optiovuosien käyttöönotosta ratkaisee otetaanko seuraavat puolivuotisjaksot käyttöön. Aikataulu Minikilpailutus aloitetaan noin kaksitoista viikkoa ennen seuraavan jakson alkua. Päätös minikilpailutuksesta tehdään noin kuusi viikkoa ennen jakson alkua.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 6 (16) Ennakkoinfot: Osa ruokalistalla olevista tuotteista ja niiden käyttömääristä vaihtelee sesonkien mukaan. Espoo Cateringin ruokalistoille valitut tuotteet ja niiden arvioidut käyttömäärät ilmoitetaan minikilpailutuksessa ja tiedot tarkennetaan tuotekorien toimittajaksi valituille puitesopimustoimittajille noin neljä viikkoa ennen kunkin ruokalistaviikon alkua. Minikilpailutus tehdään seuraavasti: Tuotteiden hinta, painotus 100 pistettä Tuotehinnat vertaillaan tuotekorikohtaisesti. Tuotekoreja on ensimmäisellä hankintajaksolla 42 kpl, mutta korien määrä ja sisältö saattaa muuttua toisilla minikilpailutuskausilla. Tuotehinnaksi ilmoitetaan yksikköhinta/kilo. Tarjousten vertailussa käytetään yksikköhintaa/kilo, paitsi kypsissä lihatuotteissa nettohintaa/kilo (ilman nesteen osuutta). Tarjoajat ilmoittavat kypsien lihatuotteiden sisältämän nesteen osuuden prosentteina kypsästä, kuumennetusta tuotteesta. Tuotekorissa olevien tuotteiden tarjotut tuotehinnat kerrotaan ilmoitetulla arvioidulla jakson käyttömäärällä (kg). Kilomäärä perustuu Espoo Cateringin arvioituun kilomäärään kyseisellä jaksolla. Halvimman kokonaishinnan per tuotekori tarjonnut puitesopimustoimittaja saa kyseisestä tuotekorista 10 pistettä, johon muiden toimittajien saman tuotekorin hinnat suhteutetaan seuraavasti: tarjouksen vertailupistemäärä = parhaan tarjotun korin hinta jaettuna asianomaisen tarjotun korin hinnalla ja kerrottuna 10:llä. Mikäli tarjottu tuote ei vastaa tai mikäli toimittaja ei ilmoita pyydettyjä laatu- tai muita ominaisuuksia, saa toimittaja kyseisestä tuotteesta 0 pistettä. Mikäli toimittaja ei tarjoa lainkaan jotain tuotetta, saa hän kyseisestä tuotteesta 0 pistettä. Mikäli tuotekorissa on yksi tai useampia tuotteita ja jokin korissa oleva tuote saa 0 pistettä, saa toimittaja koko korin osalta 0 pistettä. Suurimman kokonaispistemäärän saanut tuotekorin puitesopimustoimittaja valitaan kyseisen tuotekorin osalta jakson toimittajiksi. Minikilpailutuksessa voi tarjota tuotteita alemmilla hinnoilla kuin on
Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 7 (16) tarjottu varsinaisessa kilpailutuksessa. Toimittaja toimittaa minikilpailutuksen / sähköisen huutokaupan yhteydessä tarjotuista tuotteista tuotekortit, joista käy ilmi tuotteiden valmistusaineet, tuotesisältö-, ravintoarvo- ja tuotetiedot. Sähköinen huutokauppa Kevennetty kilpailutus voidaan toteuttaa minikilpailutuksen lisäksi sähköisellä huutokaupalla. Espoon kaupunki on ottamassa enenevässä määrin kilpailutuksiin mukaan sähköisellä huutokaupalla käytävää tarjouskilpailua. Tarkoituksena on ottaa sähköinen huutokauppa myös lihojen, lihatuotteiden ja valmisruokien osalta käyttöön tämän sopimuskauden aikana. Tarkempi ajankohta varmistuu myöhemmin. Toimittajat ohjeistetaan sähköisen huutokaupan käyttöön ennen huutokauppaa. Sähköisen huutokaupan käytöstä ei aiheudu Toimittajalle lisäkustannuksia. Toimittajan valinta sähköisessä huutokaupassa tehdään samalla perusteella kuin tavallisessa minikilpailutuksessa. Ennen huutokauppaa lähetetään toimittajille sähköisesti virallinen kutsu, joka sisältää tiedot huutokaupan ajankohdasta, kohteesta ja ehdoista. Huutokaupan aikana tarjoajat näkevät reaaliaikaisen keskinäisen järjestyksensä sekä johtavan tarjouksen hinnan tehtyään ensimmäisen tarjouksensa. Sähköinen huutokauppa toteutetaan Espoon kaupungissa tällä hetkellä Noventia esourcing solution ohjelmistolla, joka on sähköiseen hankintaan tarkoitettu www-sovellus ja toimii Internetosoitteessa www.esourcing.fi. Ennen huutokauppaa puitesopimustoimittajille toimitetaan tunnus ja salasana. Osallistumiseen toimittajat tarvitsevat Internet-selaimen: IE9 tai uudempi Chrome 18 tai uudempi Firefox 11 tai uudempi Sähköisen huutokaupan ohjelmisto voi muuttua tämän puitesopimuksen aikana. Lasku voidaan maksaa, kun tavara on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koonti- tai jaksolaskut eivät ole sallittuja.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 8 (16) Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Espoo Cateringin verkkolaskuihin merkitään laskun saajaksi: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus/BRP PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus 003714377140. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Espoon OVT tunnus on 003701012636. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Espoon koulutuskuntayhtymä Omnian laskutusosoitteet: Verkkolaskut: OVT-tunnus: 003705024546 Välittäjätunnus: 003703575029 Operaattori: Logica Suomi Oy Paperilaskut: Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia PL 310 00038 Logica Vakuutukset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä Asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 9 (16) Alkuperämaa Reklamaatiot Toimittaja ilmoittaa tuotteiden valmistuksessa käytettyjen raakaaineiden alkuperämaan asiakkaalle tuote- ja eräkohtaisesti. Tuotetiedot annetaan minikilpailutusten / sähköisen huutokaupan yhteydessä. Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Asiakkaan tulee tehdä kirjallinen reklamaatio mahdollisimman pian Toimittajan palvelusähköpostiosoitteeseen. Toimittajan tulee vastata reklamaatioon kirjallisesti seitsemän vuorokauden kuluessa. Toimitusvarmuus ja sanktiot Toimitukset tapahtuvat sovitusti ja mahdollisista poikkeamista tiedotetaan Asiakkaalle välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. Tilatun tuotteen toimittamatta jättäminen Mikäli Toimittaja ei pysty toimittamaan tilausvahvistuksen mukaista sovittua tuotetta lainkaan sovittuna toimitusajankohtana, on Toimittajan informoitava Asiakasta toimitusvaikeudestaan viimeistään 48 tuntia ennen toimitusajankohtaa. Mikäli Toimittaja jättää sovitun tuotteen/kuorman toimittamatta sovittuna toimitusajankohtana eikä ole ilmoittanut siitä Asiakkaalle viimeistään 48 tuntia ennen toimitusajankohtaa, on Asiakkaalla oikeus saada Toimittajalta toimittamatta jääneiden tuotteiden arvonlisäverottoman kokonaisarvon suuruinen korvaus. Tilatun tuotteen korvaaminen Mikäli Toimittaja ei voi toimittaa tilausvahvistuksen mukaista sovittua tuotetta lainkaan sovittuna toimitusajankohtana, voi sen tilalla toimittaa ns. korvaavan tuotteen. Toimittajan tulee pyrkiä hyväksyttämään korvaava tuote asiakkaalla. Mikäli korvaava tuote on kalliimpi, se tulee saada sovitun tuotteen hinnalla tai mikäli se on edullisempi, se tulee saada edullisemmalla hinnalla. Mikäli korvaavaa tuotetta ei ole ennakkoon hyväksytetty Asiakkaalla ja Asiakas joutuu palauttamaan tuotteen Toimittajalle tai mikäli Asiakas ei ole hyväksynyt Toimittajan ehdotusta korvaavaksi tuotteeksi, on Asiakkaalla oikeus saada Toimittajalta
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 10 (16) toimittamatta jääneiden tilausvahvistuksen mukaisten tuotteiden arvonlisäverottoman kokonaisarvon suuruinen korvaus. Tilatun tuotteen/kuorman toimittaminen viivästyneenä Asiakas ei ole velvollinen ottamaan viivästynyttä toimitusta vastaan. Toimitus on viivästynyt, mikäli se toimitetaan sovittuna toimituspäivänä klo 14.30 jälkeen. Mikäli tilattu tuote/kuorma toimitetaan sovittuna toimituspäivänä klo. 14.30 jälkeen, ja mikäli Asiakas ottaa viivästyneen toimituksen vastaan, on Asiakkaalla oikeus saada tuotteen/tukkukuorman arvonlisäverottomasta loppusummasta 25 %:n alennus, joka hyvitetään. Epäkurantti tuote Mikäli tuotteen käyttöaika ei ole sovitun mukainen tai tuotteen laatu on epäkurantti, Toimittajalla on velvollisuus vaihtaa kyseinen tuote pyydettäessä vastaavaan pidemmällä käyttöajalla varustettuun tai priimaan tuotteeseen veloituksetta 24 tunnin kuluessa. Mikäli korvaavan tuotteen toimitusaika ylittää 24 tuntia, on Asiakkaalla oikeus saada tuotteen/tuotteiden arvonlisäverottomasta loppusummasta 25 %:n alennus, joka hyvitetään. Mikäli tuote on käyttökelvoton, Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa tuotteesta/tuotteista. Virheellisesti toimitetut määrät Mikäli tilattua tuotetta toimitetaan sovittua tilausmäärää vähemmän tai enemmän Toimittajan virheestä johtuen, on Toimittajalla velvollisuus korjata virheensä veloituksetta 24 tunnin kuluessa. Mikäli virheen korjaus eli lisätuotteiden toimittaminen ylittää 24 tuntia, on Asiakkaalla oikeus saada tuotteen/tuotteiden arvonlisäverottomasta loppusummasta 25 %:n alennus, joka hyvitetään. Mikäli toimitettuja tuotteita on liikaa, ei Asiakkaalla ole velvollisuutta varastoida niitä tuotteen vaatimusten mukaisesti. Mikäli liikaa toimitetuista tuotteista tulee Asiakkaalle ylimääräisiä kustannuksia, veloitetaan ne täysmääräisesti Toimittajalta.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 11 (16) Ostot muulta kuin tuotekorin ensisijaiselta puitesopimuskumppanilta Asiakkaalla ei ole velvollisuutta tilata ensisijaiselta tuotekorin toimittajalta - sellaisia tuotteita, joissa on ilmennyt laatuvirheitä tai - puutteita minikilpailutuksen päätöksen jälkeen - niitä tuotteita, joita ensisijaisen toimittaja ei Asiakkaan ennakkotilauksen saatuaan kykene toimitusvaikeudestaan johtuen sovittuna toimitusajankohtana toimittamaan Hankintajaksoilla voidaan tehdä kateostoja muilta kuin tuotekorin ensisijaiselta toimittajalta edellä mainituissa ensisijaista toimittajaa koskevissa poikkeustilanteissa. Kateostot tehdään puitesopimustoimittajien tuotekoria koskevan keskinäisen järjestyksen (hinnan) mukaan. Kateostoja voidaan tehdä, kunnes ensisijainen toimittaja saa tuotteensa/toimituksensa normalisoitua. Ensisijainen toimittaja on velvollinen korvaamaan kateoston ja sovitun tuotteen hinnanerotuksen. Sopimusseuranta Asiakas ja Toimittaja nimeävät henkilöt sopimuksen seurantaryhmään, jonka tehtävän on koordinoida ja ohjata sopimuksen käyttämistä siten, että toimitaan sovitusti, annetaan palautetta toiminnasta sekä valvotaan mahdollisten poikkeavien syiden poistamista. Seurantaryhmä kiinnittää huomiota kustannuksiin ja niihin vaikuttaviin tekijöihin, ympäristönäkökohtiin, tuotelaatuun ja asiakastyytyväisyyteen. Seurantaryhmä kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa. Seurantaryhmän koollekutsumisesta vastaa Asiakas. Raportointi Toimittaja toimittaa Espoo Cateringin ostoista seuraavat raportit Asiakkaan yhdyshenkilölle: 1. Kuukausittainen raportti: - ostot tuotteittain euro- ja kilomääräisesti - keittiöiden ostot keittiöittäin 2. Hankintajakson (marras - huhtikuu / touko - lokakuu) raportti:
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 12 (16) - ostot tuotteittain euro- ja kilomääräisesti - yhteenveto reklamaatioista, palautteista ja toimenpiteistä - toimitusvarmuus (%) Sopimuksen siirtäminen 3. Vuosiraportti (tammi - joulukuu): - ostot tuotteittain euro- ja kilomääräisesti - yhteenveto reklamaatioista, palautteista ja toimenpiteistä - toimitusvarmuus (%) Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimainen este Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 13 (16) Sopimuksen muutokset Sopimuksen irtisanominen Sopimuksen purkaminen Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Asiakas osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Asiakkaan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista palveluista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Asiakkaalla
Sopimuksen päättyminen TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 14 (16) oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Sopimuksen purkautuessa Asiakkaalla on oikeus saada Toimittajalta viivästyssakon lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa tavaran hintaa (JYSE tavarat 2009, kohta 12.2). Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu Toimittajan törkeästä tuottamuksesta. Jos Asiakas on maksanut ennakkoa, maksueriä tai antanut Toimittajan käytettäväksi raaka- tai tarveaineita, Toimittaja suorittaa sopimuksen purkautuessa Asiakkaalle takaisin saamansa ennakon ja maksuerät sekä niille vuotuista korkoa 16 prosentilla laskettuna ennakon ja maksuerän suorituspäivästä takaisinmaksupäivään, sekä palauttaa saamansa raaka- ja tarveaineet tai suorittaa niiden käyvän arvon mukaisen korvauksen ja korkoa kuten edellä on mainittu. Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 15 (16) Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Noudatettavat sopimusehdot Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT). Sopimuskappaleet Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 6 16 (16) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT). Espoossa X X LIITTEET: Liite 1, yhteyshenkilöt Liite 2, tuotehinnat, Espoo Catering Liite 3, toimipaikat, Espoo Catering Liite 4, toimipaikat, Omnia