Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT muutostuki Muutostuen sisältö ja toimintamalli 6.10.2013 Kuntauudistuksen muutostukiohjelma Hallituksen 5.6.2012 linjausten mukaisesti kunnille käynnistetään kuntauudistukseen liittyvä muutostukiohjelma. Kuntia tuetaan kuntarakennemuutosten toteuttamisessa uudistukselle asetettujen tavoitteiden ja kuntarakennelain velvoitteiden mukaisesti. Hankkeilla tuetaan myös kuntia palvelutoiminnan, demokratian ja johtamisen kehittämisessä. Kuntia tuetaan uudistuksen kaikissa eri vaiheissa eli selvitysvaiheessa, valmisteluvaiheessa ja toteutusvaiheessa. Kuntarakennelakiluonnoksen mukainen taloudellinen tuki osa muutostukea (mm. yhdistymisavustukset, VOS-kompensaatio jne.). Muutostuen linjauksia hallituksen puolivälitarkastelussa 28.2.2013 ja kehyspäätöksessä 21.3.2013 Ohjelma toteutetaan yhteistyössä Suomen Kuntaliiton ja muiden kuntasektorin toimijoiden sekä valtiovarainministeriön eri osastojen ja ministeriöiden kanssa. Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT tukiohjelman on muutostuen osa
Muutostuen sisältö kunnille tilanne 9.9.2013 Muutosjohtaminen Lähipalvelut Lähidemokratia Suurten kaupunkiseutujen hanke ICT-muutostuki Yhteisten ratkaisujen käyttöönoton tuki Muutostukiohjelma Talouden tasapainottamismenettely Verkostoyhteistyö Muutosjohtamisen ja toiminnallisen muutoksen tuki = käynnissä (hanke- / rahoituspäätös tmv.) = valmistelussa (suunnitelmaluonnos tmv.) = idea-asteella (ideapaperi tmv.) = suunnittelua ei käynnistetty = lakisääteistä toimintaa (tuleva kuntarakennelaki) Tuki yhdistymisselvityksiin Tutkimus- ja tietopankki Yhdistymisavustukset VOS-kompensaatio Erityiset kuntajakoselvittäjät Kuntarakennelain mukainen tuki Tiedonhallinta ja tutkimus Meta-arviointi Uudistuksen arviointitutkimus ICT-tutkimukset Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT -tuki ICT tukiohjelman toimintamallin tavoitteena on varmistaa, että kuntaorganisaatioissa (kunnat, kuntayhtymät ja muut kunnalliset organisaatiot) toiminta voi liitostilanteesta tai muusta rakennemuutoksesta huolimatta jatkua katkotta. Tavoitteena luoda edellytykset kunnille kehittää tietohallintoa ja ICT toiminnan johtamista entistä paremmin toimintaa tukevaksi Yhteisillä toimintamalleilla, tukimateriaalilla ja kuntaliitoskohtaisella muutostuella tuetaan kansallisten kunta- ja palvelurakennemuutosten tavoitteita sekä liittyvien kuntien paikalliselle muutokselle asettamia yhteisiä tavoitteita. Tukiohjelman avulla pyritään varmistamaan, että toiminnan kehittämisen edellytykset säilyvät muutoksesta huolimatta Toteutusvaihe Arviointivaihe Tuki kuntamuutoksen hyötyjen, kustannusten ja uusien ratkaisumallien arviointiin lähtötilanteen ja asetetun tavoitteen avulla. Tavoitetilan toteutuksen suunnittelu Tuki varsinaiselle kuntamuutoksen toteutukselle, jatkuvuuden varmistaminen sekä uusien ja yhteisten ratkaisuiden käyttöönotolle Muutokselle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen varmistaminen, uusien ratkaisujen ja mallien käyttöönoton varmistaminen, hyötyjen mittaus
ICT muutostuen ohjaus ja hallinta ICT muutostuki / toimintamalli Yhteinen muutostuki Muutostuki kunnalle Kunnat Tutkimusohjelma Työvälineet Asiantuntijatuki Tietopankki Asiantuntijatyö Asiantuntijatyön hankinnan rahoitus Yhteinen muutostuki: Muutoksen suunnittelua, toteutusta ja arviointia tukevat työvälineet Muutoksen suunnittelussa, toteutuksessa ja arvioinnissa tarvittavan tiedon tietopankki Arviointi- ja tutkimustiedon kokoaminen ja muutosten toteutusta tukevan tutkimusohjelman muodostaminen Muutostuki kunnille: Asiantuntijatuki ja asiantuntija tuen hankinnan rahoitus muutoksen suunnittelua, toteutusta ja arviointia sekä yhteisten työvälineiden hyödyntämistä varten en tuki: selvitysalueille Toteutus- ja arviointivaiheen tuki: uudelle kunnalle Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT -tuki Menetelmät ja työvälineet: muutosten valmisteluun; tavoitteiden muodostaminen ja arviointi, nykytilan kartoitus sekä muutoksen toteutuksen suunnittelu muutoksen toteutukseen; muutoksen johtaminen, tietohallinnon toiminnan kehittäminen, tietojärjestelmien hankinta ja käyttöönotto muutoksen arviointiin; muutoksen toteutuksen arviointi, jatkokehittämisen suunnittelu
Muutosprosessi ja ICT-muutostuki Yhdistymispäätös Yhdistymissopimuksen hyväksyntä Uuden kunnan päätöksentekojärjestelmän käynnistäminen Muutosprosessi Toteutus (siirtymäkausi) Toteutus (uusi kunta) Seurantavaihe Ohjaus ja hallinta Valtuuston päätös selvitysalueesta (mahdollinen selvityshenkilö) Ohjausryhmä luottamushenkilöjohto Jory/Työvaliokunta kuntajohtajat ja/tai luottamushenkilöjohto Valmistelevat työryhmät (palvelut, hallinto, jne.) Alatyöryhmät/projektointi, vastuutus Yhdistymishallitus (uuden kunnan hallitus) Virkamies valmistelijat Yhdistyvien kuntien: valtuustot (päätökset) Viranhaltijat Uuden kunnan: - valtuusto - kunnanhallitus - lautakunnat -Virkamiesjohto Kunnan valtuusto Kunnanhallitus Lautakunnat Kunnan virkamiesjohto (yhdistymissopimus 3 v.) Toiminta Nykytilan kuvaaminen Nykytilan analyysi Vaihtoehtoiset toimintamallit Toteutuksen suunnittelu Riskien arviointi Yhdistymissopimuksen valmistelu Tavoitetila Toimintamallin valinta. Suunnittelu Hankejohtaminen, toteutus Kriittiset toimet 100 pv Nykytilan päivitys Sopimukset, hankinnat Riskien hallinta, varautum. Strategia Hankejohtaminen, toteutus Hallinto/johtosäännöt Uusi palvelurakenne. ICT palveluiden. johtaminen. Suunnitteluperiaatteet Sopimukset, hankinnat Riskien hallinta, varautum. Johtamis- ja palvelujärjestelmän ylläpito ja kehittäminen Talous ja tuottavuus Sopimukset ja hankinta Seuranta ja mittarointi Riskien arviointi ja hallinta ICT -muutostuki Päätöksenteon, ohjauksen ja hallinnan sekä toiminnan tarvitsema tieto ICT muutostuen työvälineet ja asiantuntijatuki 7 ja ICT-muutostuki Muutosprosessi Ohjaus ja hallinta Kuntaliitosselvitykseen nimetty ohjausryhmä nimeää valmistelevat työryhmät Mahdollinen hallintoryhmä valmistelee usein myös ICT: n Suositeltavaa on selvitystyön projektointi ml. ICT Toiminta Nykytilan kuvaaminen Nykytilan analyysi Vaihtoehtoiset toimintamallit Yhdistymispäätös Yhdistymissopimuksen hyväksyntä Yhdistymisselvitys ja -sopimuksen valmistelu Vaihtoehtojen toteutuksen suunnittelu Vaihtoehtojen arviointi Päätöksenteon, ohjauksen ja hallinnan sekä toiminnan tarvitsema tieto ICT -muutostuki Nykytilakuvaukset (tietojärjestelmät, -varannot, -verkot, -turva, standardit, kust., resurssit, rakenteet, prosessit, organisaation linjaukset, strategiat, projektisalkku, sidosryhmät, - arkkitehtuuri) Sopimukset (palvelut, lisenssit, toimittajat) Reunaehdot, rajoitteet (lainsäädäntö, muut) Palvelu- ja ICT-rakenne Vaihtoehtojen riskien, kustannusten, hyötyjen arviointi ja tavoitetilakuvaukset Vaihtoehtojen alustava toteutussuunnitelma (roadmap), palveluiden jatkuvuus, laatu, varautuminen Yhdistymisselvitys (palveluiden järjestämissuunnitelma) Yhdistymissopimus (esim. palvelujärjestelmien yhteensovittamisen periaatteet, yhdistymisavustuksen käyttö) ICT muutostuen työvälineet ja asiantuntijatuki
Muutostuen työvälineet Toteutusvaihe Arviointivaihe Muutoksen toteutukseen liittyvät ohjeet ja viitekehykset A) ICT-muutoskäsikirja kunta- ja palvelurakennemuutoksiin B) Muutoksen toteuttamisen soveltamisohje johdolle C) Strategia ja skenaariot muutoksessa / Tavoitetilan kartoitus ja valinta D) Kustannushyötysuhteen ja muiden talouden osatekijöiden arviointi E) Muutoksen onnistumisen mittaaminen F) Riskienhallintaohje G) Opas tiekartan laatimiseen tavoitetilan saavuttamiseksi H) Hankejohtaminen ja projektisalkun hallinta I) Tietohallintomalli J) Ohje kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin käyttöönottoon K) Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän soveltaminen muutoksessa L) Tietoturvallisuuden ja varautumisen ohje M) Yhteisten palveluiden hyödyntäminen N) Sopimukset ja hankinnat I en tehtävät II Toteutusvaiheen tehtävät III Arviointivaiheen tehtävät Mallit ja kuvauspohjat Asiantuntijatuki kunnille Asianasiantuntijatuki Rahoitus Kunta KL-kuntahankinnat Asiantuntijatuen hankinta Oma puitejärjestely / sopimus Verkostot Asiantuntijatuen vaihtoehdot: 1) Valtiovarainministeriö myöntää kunnalle rahoituksen asiantuntijapalveluiden hankkimiseksi: a) KL-kuntahankintojen puitejärjestelystä b) Omasta puitejärjestelystä / olemassa olevien sopimustensa puitteissa c) Markkinoilta 2) Valtiovarainministeriö hankkii tarvittavan asiantuntijatue niille kunnille jotka eivät halua tai pysty hyödyntämään ensimmäistä vaihtoehtoa (asiantuntijapalvelu) Valtiovarainministeriö varautuu resuroimaan selvityshenkilömenettelyllä toteutettavan muutostuen (mikäli edelliset tukimuodot eivät sovi valtiovarainministeriö voi osoittaa selvityshenkilön alueelle ja osallistuu henkilön kustannuksiin)
Muutostuen valmistelu Hallituksen linjausten mukaisesti ensimmäisessä vaiheessa ICT muutostukea tarjotaan 12 suurimmalle kaupunkiseuduille ICT muutostuki räätälöidään seudun tarpeiden mukaan Nykytilan kartoitus Tavoitteiden suunnittelu Muutoksen suunnittelu ja valmistelu Muutoksen toteutus Uusien toimintamallien kehittäminen ja käyttöönotto Tietojärjestelmien hankinnat, yhdistämiset ja tiedonsiirrot Yhteisten palveluiden käyttöönoton tuki Muutoksen toteutuksen arviointi ICT muutostuen toteutustapa ja ajankohta suunnitellaan yhteistyössä (mitä, milloin, kuka) Tuen määrä (rahoitus, htp) määritellään tuen tarpeen pohjalta ICT muutostuen suunnitteluprosessi Muutostuen kohteiden suunnittelu Muutoksen tavoitteet Muutoksen haasteet Muutosta tukevat tehtävät T Muutostuen tarpeet Muutostuen toteutuksen suunnittelu Tehtävä 1 Tehtävä 2 Tehtävä 3 P Muutostuen toteutuksen käynnistys Muutostuen resursointi R A S Muutoksen toteutus Tehtävä 1 Tehtävä 2 Tehtävä 3 Muutostuen tehtävät ICT muutostuen yhteinen suunnittelu ja ohjaus: Yhteinen muutostuen kohteiden määrittely (millä toimenpiteillä, tehtävillä ja asiantuntemuksella muutoksen suunnittelua ja toteutusta autetaan parhaiten) Muutostuen toteutuksen suunnittelu (yhteisen projektisuunnitelman laatiminen muutoksen ja sitä tukevan muutostuen tehtäväkokonaisuuksista) Muutostuen resursointi (rahoitus, asiantuntijapalveluiden hankinta, verkostoituminen) Yhteinen ohjaus muutostuen tehtävien toteuttamiseksi asetettujen tavoitteiden mukaisena
Esimerkkejä Keski-Uudenmaan kunnat: Nykytilan kartoitus 2013 (sovellukset, laitteet, toimittajat, sopimukset, kustannukset, henkilöstö yms.) Palvelutoiminnan tavoitetilan suunnittelu 1 5/2014 Toteutusvaihtoehtojen arviointi ja muutoksen suunnittelu 4 6/2014 Valtiovarainministeriö hankkii tuen toteutuksen ensimmäisessä vaiheessa asiantuntijaresurssin nykytilan kartoituksen toteutuksen tueksi Työ toteutetaan yhteisessä ohjauksessa Joensuun seutu: Muutostuen kohteet (ja/tai): Tietohallinnon toimintamallin kehittäminen Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen ja hallinta Turvallisuuden ja jatkuvuuden hallinnan parantaminen Tukikohteiden suunnittelu 10-11/2013 Lisätietoa! www.kuntarakenne.fi www.vm.fi tommi.oikarinen@vm.fi heikki.talkkari@vm.fi mikael.vakkari@vm.fi 14