ICT muutos kunta- ja palvelurakennemuutoksessa. Selvitysvaiheen tehtävät

Transkriptio

1 ICT muutos kunta- ja palvelurakennemuutoksessa Selvitysvaiheen tehtävät

2 Kunta- ja palvelurakennemuutos Selvitysvaiheen tehtävät 1.0. Selvitysvaiheen projektointi Suunnittelu 1.1. Nykytilan kuvaaminen 1.2. Nykytilan analyysi / kehittämiskohteiden tunnistaminen 1.3. Vaihtoehtoiset toimintamallit 1.4. Vaihtoehtojen arviointi Tiedonkeruu Nykytila ja kehityskohteet SOTE työvälineet (PARA) 1.5. Toteutuksen suunnittelu Kehityssuunnitelma 1.6. Yhdistymisselvityksen ja sopimuksen valmistelu

3 1.0 Selvitysvaiheen projektointi Selvitysvaiheen tehtävien määrittely ja aikatauluttaminen projektisuunnitelmiksi Päätös selvityksen käynnistämisestä ja siinä määritellyt tavoitteet Rakennemuutoksen ohjeistus Hankesuunnitelma Projektisuunnitelmat VM ICT-tuki-Projektisalkun hallinta ja hankejohtaminenohje Tietohallintomalli Tietohallintomallin soveltamisohje julkiselle hallinnolle JHS 171, 172, 173 VM ICT-tuki- Projektisuunnitelma-pohja Selvitysvaiheen vastuiden määrittely ja hankehallinnan organisointi Selvityksessä mukana olevien kuntien keskinäiset vastuumäärittelyt Hankehallinnan ja projektien organisointi ja vastuumäärittelyt VM ICT-tuki-Projektisalkun hallinta ja hankejohtaminenohje Tietohallintomallin soveltamisohje julkiselle hallinnolle JHS 171, 172, 173 VM ICT-tuki- Projektisuunnitelmapohja 3

4 1.1. Nykytilan kuvaaminen Kuvaa yhdistyvien kuntien palvelurakenteet, palvelut ja tärkeimmät palveluprosessit Kuntien hallinto- ja johtosäännöt Kokonaisarkkitehtuuridokumentaatio (jos olemassa) Palveluprosessikuvaukset palvelurakenteet, palvelukartat ja prosessikaaviot ml. sisäiset palvelut VM-ICT-tuki- Kokonaisarkkitehtuurimenetelm ä kuntien rakennemuutoksessa ohje JHS Kuvaa yhdistyvien kuntien tietohallinnon palvelurakenteet ja toimintamallit Kuntien tietohallintostrategiat, johtosäännöt tietohallinnon palvelurakenne- ja toimintamallikuvaukset Ulkoisten ja sisäisten yhteistyökumppaneiden ja niiden roolien kuvaukset ICT-ympäristön-yleiskuvausesityspohjat.pptx Kuvaa yhdistyvien kuntien tietojärjestelmät ja teknologiaratkaisut sekä niiden uudistamistarpeet Kuntien tietojärjestelmäselosteet ja teknologiakuvaukset tietojärjestelmäkartat ja teknologiayhteenvedot Yhteenveto järjestelmien uusimistarpeesta (JHS 179 laajennus).xls (Tietojärjestelmäsalkku) Tietohallinnon-nykytilananalyysi.pptx mallipohja Kokoa yhdistyvien kuntien ICT -sopimuskanta, sopimuskausien pituudet, ehdot ja aineettomien oikeuksien tiedot Kuntien sopimusarkistot Yhteenveto yhdistyvien kuntien sopimuksista, niiden kestoista ja ehdoista VM ICT-tuki-Sopimukset ja hankinnat ohje (sopimussalkku) 4

5 1.1. Nykytilan kuvaaminen Kokoa yhdistyvien kuntien ICT -sopimuskanta, sopimuskausien pituudet, ehdot ja aineettomien oikeuksien tiedot Kokoa ja analysoi yhdistyvien kuntien kokonaisarkkitehtuurin nykytilakuvaukset Kuntien sopimusarkistot Yhteenveto yhdistyvien kuntien sopimuksista, niiden kestoista ja ehdoista Kuntien kokonaisarkkitehtuurikuvaukset (KA) Kuntien kokonaisarkkitehtuuriryhmät Yhteenveto kuntien KAkuvauksista VM ICT-tuki-Sopimukset ja hankinta-v docxohje (sopimussalkku) VM-ICT-tuki- Kokonaisarkkitehtuurimenetelm ä kuntien rakennemuutoksessav docx ohje Kokoa ja yhdenmukaista kuntien kokonaisarkkitehtuuriperiaatteiden kuvaukset Kuntien kokonaisarkkitehtuurikuvaukset Yhteenveto kuntien strategia-, tietoturva- ja integraatioperiaatteista, standardeista, reunaehdoista, rajauksista, sidosryhmistä ja sidosarkkitehtuureista VM-ICT-tuki- Kokonaisarkkitehtuurimenetelm ä kuntien rakennemuutoksessav docx ohje 5

6 1.1. Nykytilan kuvaaminen Täydennä yhdistyvien kuntien kokonaisarkkitehtuurien nykytilakuvaukset tarpeellisilta osin Kokoa yhdistyvien kuntien yhteistyökumppanit, yhteistyörakenteet ja mallit Kuntien tietojärjestelmä-, prosessi-, tieto- ja teknologiakuvaukset Kuntien strategiat, hallintoja johtosäännöt Lainsäädäntö Täydennetyt KA-kuvaukset VM-ICT-tuki- Kokonaisarkkitehtuurimenetelm ä kuntien rakennemuutoksessav docx ohje JHS 152 ohje Yhteenveto yhteistyörakenteista ja yhteistyön reunaehdoista VM-ICT-tuki- Kokonaisarkkitehtuurimenetelm ä kuntien rakennemuutoksessav docx ohje 6

7 1.1. Nykytilan kuvaaminen Kuvaa yhdistyvien kuntien tietohallinnon hankintaprosessit ja toimittajayhteistyön käytännöt hankintaohjesäännöt Tietohallintostrategia / toimintasuunnitelma Tietohallinnon nykyisen hankintatoimen ja toimittajasuhteiden hallinnan kuvaus Tietohallinnon toimittajahallinnan vuosikello (Excel) Tietohallinnon vuosikello (Excel, THM) Kuvaa yhdistyvien kuntien tietohallinnon ja ICT - hankkeiden taloussuunnitteluja seurantaprosessit talouden vuosisuunnitteluprosessi tavoitteiden toimeenpanosuunnitelma ja arviointikäytännöt Nykyisen taloussuunnittelun ja seurannan kuvaus Vuosisuunnittelun kytkentä tietohallinnon vuosikelloon Vuosisuunnittelun vuosikello (PowerPoint ja Excel) Tietohallinnon vuosikello (Excel, THM) 7

8 1.2. Nykytilan analyysi ja kehittämiskohteiden tunnistaminen Yhdistyvien kuntien palvelutoiminnan analysointi Nykytilakuvaukset (1.1.1) Yhdistymispäätökseen liittyvät linjaukset ja strategiset skenaariot Yhteenveto yhdistyvien kuntien palvelujen järjestämisestä ja kehittämiskohteista Kehittämissalkku-taulukko.xlsx Yhdistyvien kuntien tietohallinnon analysointi Nykytilakartoitukset (1.1.2, ja ) Yhteenveto yhdistyvien kuntien palvelujen järjestämisestä ja tuottamisesta (1.2.1) Yhteenveto tietohallinnon järjestämisestä ja ICT palvelujen tuottamisesta ja kehittämiskohteista Projektisalkku Yhteenveto vaihtoehtojen kustannuksista, hyödyistä ja riskeistä Tietohallintomalli Tietohallintomallin soveltamisohje julkiselle hallinnolle Tietohallinnon-nykytilaanalyysi.pptx Kustannus-hyöty-ohje.pptx Kustannus-hyöty-taulukko.xlsx Projekti-riskirekisteri.xlsx Yhdistyvien kuntien tietoturvallisuuden, varautumisen ja riskien nykytilan arviointi Nykytilakartoitukset (1.1.6.) Yhteenveto tietoturvallisuudesta, varautumisesta ja niiden kehittämiskohteista sekä riskeistä aisut_ja_asiakirjat/03_muut_asi akirjat/ tietot/name.js p aisut_ja_asiakirjat/03_muut_asi akirjat/ tietot31944/na me.jsp 8

9 1.3. Vaihtoehtoiset toimintamalli Rakennemuutoksen tavoitteiden kokoaminen Rakennemuutosselvityksen tavoitteet ja yhteistyön strategiat Nykytilan analyysi (1.2.1) Kuvaus palvelujen toteuttamisen vaihtoehdoista rakennemuutoksessa Kuvaus rakennemuutosselvityksen tavoitteiden saavuttamisesta Strategiat-skenaariottavoitetilan-kartoitus-ohje.docx Skenaariot.ppt Kehittämissalkku.xlsx Tietohallinnon järjestämisen vaihtoehtoisten tavoitteiden kokoaminen Nykytilan analyysi (1.2.2) Kuntien kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet Kuvaus tietohallinnon järjestämisen vaihtoehdoista rakennemuutoksessa Vaihtoehtojen riskit, kustannukset ja hyödyt ICT-ympäristön-yleiskuvausesityspohjat.pptx Tietohallintomalli Tietohallintomallin soveltamisohje julkisella hallinnolle CobiT VAHTI ohjeet 9

10 1.4. Vaihtoehtojen arviointi Kuntamuutoksen toiminnallisten skenaarioiden tunnistaminen ja kuvaaminen Kuvaus palvelujen toteuttamisen vaihtoehdoista rakennemuutoksessa Kuvaus rakennemuutosselvityksen tavoitteiden saavuttamisesta Palveluiden järjestämissuunnitelma (yhdistymissopimus) Skenaariot-kuntamuutos-ICTarviointipohja.pptx Tietohallinnon järjestämisen toteuttamisen suositukset Kuvaus tietohallinnon järjestämisen vaihtoehdoista rakennemuutoksessa Vaihtoehtojen vertailu riskien, kustannusten ja hyötyjen kannalta Tietohallinnon järjestämisen valintaehdotukset Vaihtoehtojen riskit, kustannukset ja hyödyt Skenaariot-kuntamuutos-ICTarviointipohja.pptx Projekti-riskirekisteri.xlsx Kustannus-hyöty-ohje-v pptx Kustannus-hyöty-taulukko-v xlsx ICT-kustannukset- kokoamispohja-v xlsx Kustannus-hyöty-analyysi-v xlsx Kustannus-hyöty-taulukko- Karkki-v xlsx 10

11 1.5. Vaihtoehtojen toteutuksen suunnittelu Tietohallinnon ja ICT palveluiden järjestämisen toteutussuunnitelman laatiminen Tietohallinnon järjestämisen valintaehdotukset (1.4.2) Vaihtoehtojen riskit, kustannukset ja hyödyt (1.4.2) tietohallinnon analysointi (1.2.2) Tietohallinnon ja ICT palveluiden järjestämisen vaihtoehtojen alustavat toteutussuunnitelmat (roadmap) Palveluiden jatkuvuus-, laatu- ja varautumissuunnitelmat Skenaariot-kuntamuutos-ICT- arviointipohja-v pptx Projekti-riskirekisteri-v xlsx ICT-kustannukset- kokoamispohja-v xlsx Tietohallinnon-nykytila-analyysiv pptx VAHTI Tietoturvatasot_organisaation_a rviointi.xlsx VAHTI Tietoturvatasot_it_arviointi.xlsx 11

12 1.6. Yhdistymisselvityksen ja sopimuksen valmistelu Yhdistymisselvityksen laadinta (tietohallinnon järjestämisen osalta) Vaihtoehtojen alustavat toteutussuunnitelmat (roadmap) (1.5.1) Palveluiden jatkuvuus-, laatu- ja varautumissuunnitelmat (1.5.2) Yhdistymisselvityksen tietohallinnon osuus Yhdistymissopimuksen täydennykset Tietohallinnon-nykytila-analyysiv pptx Yhdistymisavustuksen tarvearvion laadinta ja ehdotus Vaihtoehtojen alustavat toteutussuunnitelmat (roadmap) (1.5.1) Vaihtoehtojen riskit, kustannukset ja hyödyt Ehdotus yhdistymisavustuksen käyttämisestä tietohallinnon järjestämiseen 12