JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen Liite 4. Soveltamisohje perustason kuvauksien tuottamiseen

Transkriptio

1 JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen Liite 4. Soveltamisohje perustason kuvauksien tuottamiseen Versio: Luonnos palautekierrosta varten Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto Kokonaisarkkitehtuuri ja toiminnan kehittäminen Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun valmistelu Arkkitehtuurivision määrittely Nykytilan jäsentäminen ja kuvaaminen KA-kuvausten perustasolla Tavoitetilan suunnittelu ja kuvaaminen KA-kuvausten perustasolla Toteutuksen suunnittelu /10

2 1 Johdanto Tässä dokumentissa esitellään KA-kuvausten perustasoon liittyvä kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu- ja kuvausprosessi yleisellä tasolla. Dokumentti on tarkoitettu kokonaisarkkitehtuurityötä aloittelevalle organisaatiolle apuvälineeksi itse JHS 179 -suosituksen ja sen liitteiden (esim. liite 6 KA-taulukot, liite 7 KAkuvausten visualisointi) hyödyntämiseen. 2 Kokonaisarkkitehtuuri ja toiminnan kehittäminen Kokonaisarkkitehtuuri on osa organisaation toiminnan kehittämistä Kokonaisarkkitehtuurityö on osa johtamis- ja strategiaprosessia. Kokonaisarkkitehtuurityötä aloittelevan organisaation on suositeltavaa alusta asti huolehtia siitä, että kokonaisarkkitehtuurityötä käytetään johtamisen apuvälineenä ja osana toiminnan ja talouden suunnitteluprosessia. Lisäksi KA-suunnittelu tulee ottaa mukaan organisaation projektityömalliin ja projektisalkunhallintaan. Kuvassa 1 on esitetty miten toiminnan kokonaiskehittämiseen olennaisesti liittyvät osat eli strategiaprosessi, tulosohjauksen prosessi (TTS-suunnittelu tai vastaava) sekä kokonaisarkkitehtuurimenetelmä liittyvät toisiinsa. Organisaation strategian toimeenpano tapahtuu osana organisaation toiminnan kehittämisen suunnittelu- ja toteutusprosessia, jonka yhtenä menetelmänä toimii kokonaisarkkitehtuurimenetelmä. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän avulla voidaan määritellä kehittämiskohteiden ja -alueiden sekä tavoitetilan skenaariot. Mahdolliset puutteet nyky- ja tavoitetilan määrittelyssä pyritään tunnistamaan ja määrittelemään niille kehittämistoimenpiteet puuteanalyysin avulla (ks. JHS 179 -suosituksen luku Puuteanalyysi). Määritellyt kehittämiskohteet ja tavoitetilaskenaariot käsitellään talouden ja toiminnan suunnitteluprosessissa (TTS-suunnittelu tai vastaava). Nykytilasta tavoitetilaan siirrytään organisaation johtamisprosessin tuottaman strategian toimeenpanosuunnitelman perusteella käynnistettävien kehittämishankkeiden ja -projektien avulla (ks. kuva 1). Hankkeiden käyttöönottovaiheet tuottavat syötteitä kokonaisarkkitehtuurin nykytilan kuvausten päivittämiselle eli käyttöönotetut ratkaisuarkkitehtuurit siirretään osaksi kokonaisarkkitehtuurin nykytilan lähtötietoja (ks. kuva 1). 2/10

3 Kuva 1. Kokonaisarkkitehtuuri osana organisaation kokonaiskehittämisen prosessia. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä on yksi kehittämisen menetelmä Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä on jäsentämisen ja kuvaamisen menetelmä, jota käytetään toiminnan kehittämisen apuvälineenä. Arkkitehtuurimenetelmää kuvataan tarkemmin suosituksen luvussa 6 Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä. Jäsentämisessä käytetään arkkitehtuurikehystä (ks. suosituksen luvut 6.1 Arkkitehtuurisisällön viitekehys ja 6.2 Arkkitehtuurikuvausten viitekehys). Kehys koostuu arkkitehtuurinäkökulmista (toiminta-arkkitehtuuri, tietoarkkitehtuuri, tietojärjestelmäarkkitehtuuri sekä teknologia-arkkitehtuuri) sekä käsitetasoista (periaatteellinen, käsitteellinen, looginen ja fyysinen). Lisäksi kehyksessä on myös toimeenpanon taso (ks. kuva 2). Kehys kuvaa myös mitä kuvauksia kussakin näkökulmassa tai käsitteellisellä tasolla on suositeltavaa kuvata (ks. kuva 2). Näistä organisaatio voi valita keskeiset kuvaukset, kuitenkin huomioiden, että vähintään perustason kuvaukset on suositeltavaa tuottaa. Seuraavissa luvuissa (luvut 2 ja 3) on esitetty kuvausten tuottaminen nykytilan jäsentämiseksi ja tavoitetilan suunnittelemiseksi KA-kuvausten perustasolla. 3/10

4 Kuva 2. Arkkitehtuurikuvausten viitekehys. Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi on kokonaisuudessaan kuvattu suosituksen luvussa 6.3 ja prosessissa kuvaillut tehtävät on suositeltavaa suorittaa siinä kuvailluilla tavoilla: Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun valmistelu Arkkitehtuurivision määrittely Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu Toimeenpanon suunnittelu. 3 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun valmistelu Valitse kohdealue, jossa voit pilotoida kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaista kehittämistä. Apua pilottikohteen määrittelyyn löytyy suosituksen luvusta Määritä ja rajaa kehittämistarpeen mukaiset kokonaisarkkitehtuurin kehittämisalueet. Kehittämiskohde voi olla organisaatioyksikkö, ydinprosessi, kehityshanke tai projekti. Määritä valitulle kehittämiskohteelle arkkitehtuurin omistaja. Tunnista ja kokoa valittuun kehittämiskohteeseen liittyvä tieto, esim. kohteeseen liittyvät viitearkkitehtuurit, tehdyt toiminnan kuvaukset ja tietojärjestelmäkuvaukset. Tee arkkitehtuurin suunnittelusta suunnitelma, jossa on kuvattu vaiheistus, aikataulutus ja resursointi. Varmista, että arkkitehtuurisuunnitteluun osallistuu toiminnan asiantuntijoita. 4/10

5 4 Arkkitehtuurivision määrittely Määrittele suunnittelun tavoitteet. Mieti mitä asioita tulisi jäsentää ja kuvata tavoitteiden saavuttamiseksi. 5 Nykytilan jäsentäminen ja kuvaaminen KA-kuvausten perustasolla Nykytila tulee jäsentää ja analysoida ja tehtävät kuvaukset valita perustellusti Organisaation nykytilan kuvaamisen taustalla tulee olla seuraava peruslähtökohta eli tehtyjen kuvausten perusteella tulee voida selvittää: - miten organisaatiossa toimitaan. - mitkä organisaation palvelut ovat ja mitä ne sisältävät. - mitä tietoja organisaatiossa tuotetaan, käsitellään ja siirretään muiden toimijoiden välillä (esim. asiakkaiden tai muiden julkisen hallinnon organisaatioiden välillä) ja miten ne liittyvät palveluihin ja prosesseihin. - mitkä tietojärjestelmät tukevat toimintaprosesseja, palveluita ja tietojen hallintaa. Perustason KA-kuvauksien perusteella (ks. kuva 3) KA-työtä aloittelevan organisaation tulee miettiä ennen kuvausprosessin aloittamista, tulisiko myös muita kuin perustason kuvauksia tuottaa, jotta riittävä tietämys yllä mainituista asioista voidaan saavuttaa. Kehittämisen kohteena olevista kokonaisuuksista kannattaa usein tuottaa tarkemmat kuvaukset, sillä nykytilan ymmärtäminen toimii pohjana tavoitetilan suunnittelulle. 5/10

6 Kuva 3. Nykytilan kuvaaminen KA-kuvausten perustasolla. Nykytila voidaan kuvata käyttämällä seuraavaa taulukkoa apuvälineenä. Taulukko 1. Nykytilan kuvaukset perustasolla. Nykytilan kuvauksen tehtävät perustasolla Kuvauspohjat ja liitteet Toiminta-arkkitehtuuri ks. luku 7.2 Toiminta-arkkitehtuurin kuvaus 1 Selvitä ja kuvaa eri toimijat. Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Toimijat. 2 Kuvaa toiminnan palvelut. Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Toiminnan palvelut. 3 Kuvaa toimijoiden välinen vuorovaikutus. Hyödynnä vuorovaikutuksen kuvaamisessa toimijoista tehtyä listausta. Käytä näitä vuorovaikutuskuvauksia apuna käsitteiden listauksessa. Toimijoiden välinen vuorovaikutus avulla. 4 Selvitä toiminnan prosessit ja kuvaa visuaalinen prosessikartta. Listaa prosessikarttaan kuuluvat prosessit ja täydennä prosesseihin liittyvät tiedot, kuten esimerkiksi prosessin omistaja. 5 Kuvaa kehitettävien osa-alueiden keskeiset prosessit nykytilassa. 6 Selvitä ja kuvaa palveluiden ja prosessien riippuvuudet eli mitkä prosessit osallistuvat kunkin palvelun tuottamiseen. Tietoarkkitehtuuri ks.luku 7.3 Tietoarkkitehtuurin kuvaus Prosessikartta avulla. Kuvaukset liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Prosessit. Visualisonti liitteen 7 KA-kuvausten visualisointi kohdan Prosessikaavio avulla. Prosessien listaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Prosessit. Riippuvuuksien kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Palvelut-prosessit -matriisi. 6/10

7 7 Selvitä ja kuvaa keskeinen käsitteistö (ks. luku 7.3 Tietoarkkitehtuurin kuvaaminen käsitteellisellä tasolla, kohta Käsitteistö). Käsitteiden määritelminä tulee käyttää yhteisissä sanastoissa ja ontologioissa kuvattuja määritelmiä (ks. luku 7.3.3, kohta Sanasto). Selvitä ja listaa mahdolliset käytössä olevat sisäiset sanastot ja niissä olevat käsitteet. 8 Kuvaa keskeisistä käsitteistä visuaaliset käsitemalli(t) Täydennä käsitemallikuvia tekstikuvauksin kirjaamalla taulukkoon esim. käsitteen kuvaus (ominaisuus/attribuutti), mihin sanastoon käsite kuuluu, mihin päätietoryhmään käsite kuuluu). 9 Listaa loogiset tietovarannot ja niihin liittyvät olennaiset tiedot. Kuvaa tietovarannot myös visuaalisesti. Käsitteistön jäsentäminen liitteen 6 KA-taulukot välilehdellä Käsitemalli. Käsitemalli mukaisesti. Omien sanastojen ja niissä olevien käsitteiden listaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Sanasto. Huomioi sanaston koostamisessa sanastotyöprosessi (JHS 175 -suositus). Käsitemalli mukaisesti. Tekstuaaliset kuvaukset liitteen 6 KA-taulukot välilehdellä Käsitemalli. Kuvaukset liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Loogiset tietovarannot. Loogiset tietovarannot avulla. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri ks. luku 7.4 Tietojärjestelmäarkkitehtuurin kuvaus Selvitä ja kuvaa nykytilan tietojärjestelmät visuaalisesti tietojärjestelmäkarttana. Tietojärjestelmäkartta avulla. Kuvaa nykytilan tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus. Selvitä ja listaa tietojärjestelmät ja täydennä niihin liittyvät tiedot tietojärjestelmäsalkkuun. Tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus mukaisesti. Listaus ja kuvaukset liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Tietojärjestelmäsalkku. 7/10

8 6 Tavoitetilan suunnittelu ja kuvaaminen KA-kuvausten perustasolla Tavoitetila tulee suunnitella Organisaation tavoitetilan kuvaamisen taustalla tulee olla seuraava peruslähtökohta eli tehtyjen kuvausten perusteella tulee voida selvittää: - miten organisaatiossa tavoitetilassa toimitaan. - mitkä tavoitetilan palvelut ovat ja mitä ne sisältävät. - mitä tietoja organisaatiossa tullaan tavoitetilassa tuottamaan, käsittelemään ja siirtämään muiden toimijoiden välillä (esim. asiakkaiden tai muiden julkisen hallinnon organisaatioiden välillä) ja miten ne liittyvät palveluihin ja prosesseihin. - mitkä uudet/muokatut tietojärjestelmät tukevat toimintaprosesseja, palveluita ja tietojen hallintaa. Perustason kuvauksien lisäksi (ks. kuva 4) on usein suositeltavaa kuvata joitain osuuksia tarkemminkin. Esimerkiksi teknologia-arkkitehtuurin kuvaukset ovat usein tarpeellisia kun tavoitetilan tietojärjestelmiä ja -ratkaisuja suunnitellaan. Nykytila ja olemassa olevat nykytilan kuvaukset tulee analysoida ennen tavoitetilan suunnittelun aloittamista (ks. edellinen luku 3 sekä suosituksen luvussa 6.4 kuvattu prosessi). Varmista kuvausten ajantaisuus ja päivitä kuvaukset tarvittaessa. Kuva 4. Tavoitetilan kuvaaminen KA-kuvausten perustasolla. 8/10

9 Suosituksen luvussa 6.3 kuvattua kokonaisarkkitehtuuriprosessia tulee noudattaa. Tavoitetila (tai useampi mahdollinen tavoitetilaskenaario) voidaan suunnitella käyttämällä seuraavaa taulukkoa apuvälineenä. Taulukko 2. Tavoitetilan kuvaukset perustasolla. Tavoitetilan kuvauksen tehtävät perustasolla Kuvauspohjat ja liitteet Periaatteellinen taso ks. luku 7.1 Periaatteellisen tason kuvaukset Jäsennä organisaation strategia ja strategiasta johdetut strategiset tavoitteet, esimerkiksi lainsäädännön muutokset visuaalisesti. Täydennä strategiaan, strategisiin tavoitteisiin ja tarkempiin tavoitteisiin liittyvät tiedot, esimerkiksi edellämainittujen tavoitteiden suhteet. Strategian kuvauksia voi täydentää esim. erillisillä perustelumuistioilla. Strategia perustuu organisaation strategian toimeenpanosuunnitelmaan, jonka pohjalta sitä tarkennetaan kuvauksilla: Strategiakartan kuvaus liitteen 1 Strategian kuvaus strategiakartan avulla mukaisesti. Voit hyödyntää myös liitteen 7 KA-kuvausten visualisointi ohjeistusta. Liitteen KA-taulukot välilehti Strategia. Huomioi toimintaympäristöstä tulevat vaatimukset myös tietoturvallisuuden osalta. Kuvaa tai päivitä olemassa olevat Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle arkkitehtuuriperiaatteet. Arkkitehtuuriperiaatteet. Huomioi kaikki näkökulmat (toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurit), tietoturvallisuuden hallinta sekä integraatioarkkitehtuuri. Selvitä ja listaa viite- ja sidosarkkitehtuurit, Listaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Viite- ja jotka vaikuttavat tavoitetilaan. sidosarkkitehtuurit. Selvitä ja kuvaa tavoitetilan arkkitehtuuriin Listaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Ohjaavat lait ja vaikuttavat lait ja säädökset säädökset. Määrittele ja kuvaa tarkemmat, strategisista Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle tavoitteista ja tarkemmista tavoitteista johdetut Kehittämisvaatimukset ja -tavoitteet. kehittämisvaatimukset ja tavoitteet. Kuvaa sidosryhmien, toiminnan ja tiedonhallinnan kehittämisvaatimukset ja tavoitteet. Täydennä vaatimuksia tietojärjestelmä- ja teknologiavaatimuksilla. Toiminta-arkkitehtuuri ks. luku 7.2 Toiminta-arkkitehtuurin kuvaus Määrittele ja kuvaa tavoitetilan toimijat. Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Toimijat. Määrittele ja kuvaa tavoitetilan toiminnan Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Toiminnan palvelut. palvelut. Määrittele ja kuvaa tavoitetilan toimijoiden Visualisointi liitteen 7 KA-kuvausten visualisointi välinen vuorovaikutus. kuvauksen Toimijoiden välinen vuorovaikutus avulla. Määrittele tavoitetilan ylätason prosessit ja Visualisointi liitteen 7 KA-kuvausten visualisointi kuvaa ne visuaalisesti prosessikarttana. Listaa kuvauksen Prosessikartta avulla. prosessit ja täydennä prosessien tiedot, Listaus ja kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle esimerkiksi prosessin omistaja. Prosessit. Määrittele ja kuvaa kehitettävien osa-alueiden keskeiset prosessit. Prosessikaavio avulla. Prosessien listaus liitteen 7 KA-taulukot välilehdelle Prosessit. Tietoarkkitehtuuri ks.luku 7.3 Tietoarkkitehtuurin kuvaus Määrittele ja kuvaa kehitettävän osa-alueen Käsitteistön jäsentäminen keskeinen käsitteistö (ks. luku 7.3 liitteen 6 KA-taulukot välilehdellä Käsitemalli Tietoarkkitehtuurin kuvaaminen käsitteellisellä tasolla, kohta Käsitteistö). 9/10

10 Käsitteiden määritelminä tulee käyttää yhteisissä sanastoissa ja ontologioissa kuvattuja määritelmiä (ks. luku 7.3). Määrittele mahdollinen uusi sanasto. Kuvaa kehitettävän osa-alueen keskeisistä käsitteistä visuaaliset käsitemalli(t). Täydennä käsitemallikuvia tekstikuvauksin kirjaamalla taulukkoon esim. käsitteen kuvaus (attribuutti), mihin sanastoon käsite kuuluu, jne.). Määrittele ja kuvaa kehitettävään osa-alueeseen liittyvät loogiset tietovarannot ja niihin liittyvät olennaiset tiedot. Kuvaa tietovarannot myös visuaalisesti. Käsitemalli mukaisesti. Omien sanastojen ja niissä olevien käsitteiden listaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Sanasto. Huomioi sanaston koostamisessa sanastotyöprosessi (JHS 175 -suositus). Käsitemalli mukaisesti. Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdellä Käsitemalli. Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Loogiset tietovarannot. Visualisointi liitteen 7 KA-kuvausten visualisointi kuvauksen Loogiset tietovarannot avulla. Määrittele ja kuvaa looginen tietomalli kehitettävistä tietojärjestelmistä (ks. luku 7.3 Tietoarkkitehtuurin kuvaaminen loogisella tasolla ja liite 8 Semanttisen yhteentoimivuuden viitekehys). looginen tietomalli. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri ks. luku 7.4 Tietojärjestelmäarkkitehtuurin kuvaus Määrittele ja kuvaa tavoitetilan Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle tietojärjestelmäpalvelut. Tietojärjestelmäpalvelut. Määrittele ja kuvaa tavoitetilan tietojärjestelmät visuaalisesti tietojärjestelmäkarttana. Tietojärjestelmäkartta avulla. Määrittele ja kuvaa tavoitetilan arkkitehtuurin kerrosnäkymä. Huomioi kuvauksessa myös toiminta-, tieto- ja teknologiaarkkitehtuurinäkökulmat. Määrittele ja kuvaa tavoitetilan tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus. Suunnittele ja kuvaa tavoitetilan tietojärjestelmät ja niiden tiedot tietojärjestelmäsalkkuun. Arkkitehtuurin kerrosnäkymä mukaisesti. Tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus mukaisesti. Kuvaus liitteen 6 KA-taulukot välilehdelle Tietojärjestelmäsalkku. 7 Toteutuksen suunnittelu Arkkitehtuurin toimeenpano tulee suunnitella Arkkitehtuurin toimeenpanon suunnittelussa hyödynnetään suosituksen lukuja Toimeenpanon suunnittelu ja 7.6 Toimeenpanon kuvaus. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämishankkeet ja toteutusprojektien kokonaisarkkitehtuurisuunnittelu toteutetaan osana projektisalkkua. Kehittämisen tiekarttaa voidaan hyödyntää kehittämiskohteiden kehittämispolun kuvaamisessa (ks. liite 7 KA-kuvausten visualisointi kohta Kehittämisen tiekartta). 10/10