7.12.2015 1 (8) Kuntayhtymän vuoden 2016 talousarvion täytäntöönpano-ohje 1. Yleistä Kuntayhtymän vuoden 2016 talousarvio, joka on suunnittelukauden 2016 2018 ensimmäinen vuosi, on hyväksytty yhtymähallituksessa 17.11.2015 ja 10.12.2015 yhtymävaltuustossa. Hyväksytyn talousarvion täytäntöönpano-ohje annetaan jäljempänä olevan mukaisena. Täytäntöönpano-ohje on voimassa toistaiseksi. 2. Kuntayhtymän tulosalueet ja vastuuhenkilöt Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymässä on yhtymävaltuustoon nähden sitovat vastuutasot Kuntayhtymähallinto sekä Opetustoiminta. Kuntalain mukaan kuntayhtymän toiminnassa ja talouden hoidossa on noudatettava talousarviota. Talousarvio ja taloussuunnitelma sitovat toimielimiä ja henkilöstöä ja ovat samalla näiden valvonnan välineitä. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto kuntayhtymän ja opetustoiminnan vastuutasoilla, rahoituksesta yhtymähallituksen hyväksymällä tasolla ja investoinneista toimipaikkatasolla. Kuntayhtymäjohtaja, talous- ja hallintojohtaja ja tulosalueen johdossa oleva pedagoginen rehtori sekä yhtymähallitukseen nähden sitovista määrärahoista vastaavat apulaisrehtorit laativat vastuualueestaan käyttösuunnitelmat, jolla yhtymähallituksen määrittelemä talousarvion osamääräraha jaetaan eri käyttötarkoituksiin. Talousarvion sitovuustaso yhtymähallitukseen nähden on ns. osasto 3-taso, joita ovat: - 11 Kuntayhtymäjohtaja (Antti Virtanen) - 12 Talous- ja hallintojohtaja (Leena Suonkanta) - 51 Myllykyläntie (Jouko Tevasaari) - 52 Turuntie (Jouko Tevasaari) - 53 Liedon toimipaikka (Tarja Asula) - 54 Ylistaronkatu (Tarja Asula) - 55 Hämeentie (Tarja Asula) - 56 Uudenkaupungin opetus (Juha Jokinen) - 57 Aikuiskoulutus (Ritva Siippainen) - 58 Oppisopimustoimisto (Ritva Siippainen) - 71 Opetuksen yhteiset (Petri Lähde) - 72 Kiinteistöt (Leena Suonkanta) - 73 Ruokapalvelut (Leena Suonkanta) Hallintosäännön 29 :n mukaan talous- ja hallintojohtajalla ja kuntayhtymäjohtajalla on hyväksymisoikeus kaikkiin kuntayhtymän laskuihin. Laskujen hyväksymisoikeus on omien vastuualueidensa osalta pedagogisella rehtorilla, apulaisrehtoreilla, kiinteistöpäälliköllä, talouspäälliköllä, aikuiskoulutuksesta vastaavalla koulutusalavastaavalla, ATKpäälliköllä, IT-päälliköllä ja koulutustarkastajilla sekä hallituksen erikseen päättämillä henkilöillä.
7.12.2015 2 (8) Lisäksi yhtymähallitus päättää myöntää laskujen hyväksymisoikeuden koulutusalavastaaville heille myönnettyjen hankintarajojen puitteissa. Käteiskassaoikeudet on päätetty erikseen. 3. Määrärahojen käyttö ja tulojen perintä 3.1. Määrärahojen / osamäärärahojen käyttöoikeus Kuntayhtymän talousarviossa määrärahat on hyväksytty yhtymävaltuustossa osastotasolla 10 ja 50 (=kuntayhtymä ja opetustoiminta) ja lisäksi investointiosassa 90 sekä rahoitusosassa, osasto 80. Yhtymähallitus on hyväksynyt talousarvion osasto 3-tasolla; Kuntayhtymäjohtaja, talousja hallintojohtaja, Myllykyläntie/Turuntie, Liedon opetus/ylistaronkatu/hämeentie, Uudenkaupungin opetus, Aikuiskoulutus, Oppisopimustoimisto, Opetuksen yhteiset, Kiinteistöt, Ruokapalvelut. Lisäksi hallitus on hyväksynyt investoinnit hanketasolla. Vastuualueet toteuttavat laatimaansa käyttösuunnitelmaa ja siihen liittyen osamäärärahojen käyttöä. Vastuualueen esimies valvoo ja vastaa vastuuyksikössään käyttösuunnitelman toteutuksesta ja siinä yhteydessä osamäärärahojen käytöstä. Kuntayhtymähallinnon määrärahoihin on varattu osuus valtionosuudesta. Menovyörytyksistä on kuntayhtymähallinnon osalta tästä syystä luovuttu. Talousarvioon ja siitä johdettuun käyttösuunnitelmaan tarkoitettuja määrärahoja ja osamäärärahoja ei saa ylittää eikä käyttää muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihinkä ne on käyttösuunnitelman puitteissa tarkoitettu. Jos osamääräraha ei riitä osoitettuun tarkoitukseen tai käyttösuunnitelmassa määritellyt rahoitukset ylittyvät tai alittuvat tai vastuualueen toiminnassa ja sen toteutuksessa tapahtuu muutoksia, on vastuualueen välittömästi tarkistettava laatimaansa käyttösuunnitelmaa. Mikäli vastuutason tulomäärärahat tulisivat alittumaan tai menomäärärahat ylittymään, on ajoissa tehtävä talousarvion muutosta koskeva anomus yhtymähallitukselle. Vuonna 2016 talousarviota korjaavia käyttösuunnitelmia laaditaan tarpeen vaatiessa kaksi. Ensimmäinen laaditaan helmikuussa tammikuun tilastointipäivän jälkeen. Toinen syksyllä. Menot ja tulot on kirjattava oikeille tileille, vaikka määräraha kyseisen tilin osalta ylittyisikin. Tällä on merkitystä tilastoinnissa ja vaikutusta maksettaviin yksikköhintoihin. 3.2. Tulojen perintä Osastotaso 3:sta vastaava vastuuhenkilö on velvollinen huolehtimaan siitä, että kuntayhtymälle peritään kaikki voimassa olevat säädösten ja ohjeiden mukaiset maksut ja korvaukset ja että asianomaiset vastuuhenkilöt raportoivat perinnän toteutuksesta tarpeelliseksi katsottavassa laajuudessa yhtymähallitukselle. Käteiskassaoikeudet saaneiden henkilöiden tulee tarkasti noudattaa päätöksestä ilmeneviä ohjeita. Myyntireskontraa käyttävien tulee noudattaa ohjetta, jonka mukaan laskusta lähtee yksi karhukirje, jonka jälkeen lasku siirtyy sähköisesti Intrum Justitia Oy:n perintään. Poik-
7.12.2015 3 (8) keusta vaativissa tapauksissa otetaan yhteyttä talous- ja hallintojohtajaan. On myös huolehdittava siitä, että karhukirjeen laskun loppusummassa on mukana yhtymähallituksen hyväksymät perintäkulut, jotka tällä hetkellä ovat 5 euroa maksumuistutus ja viivästyskorko korkolain mukainen, tällä hetkellä 7,5 %. Viivästyskoron tarkistus tapahtuu vuodenvaihteessa ja siitä ilmoitetaan erikseen. 3.3. Menojen suorittaminen/tosite Kirjanpitolain mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Tositteesta tulee käydä ilmi ainakin vastaanottaja, laskun hyväksyjä, maksu-/luovutusajankohta, eräpäivä, laskun euromäärä sekä kirjaustili (tili, kustannuspaikka ja mahdolliset tunnisteet). Lisäksi laskun vastaanottajan tai hyväksyjän on syytä selventää laskun aihe, mikäli se ei käy riittävän selvästi ilmi lähetetystä laskusta. Selventäminen tapahtuu käytössämme olevassa sähköisessä laskujen kierrätyksessä käytössä olevalla muistilapulla. Seuraavassa on vielä yksityiskohtaisempia ohjeita laskujen käsittelyyn. 3.4. Vastaanottaja Vastaanottaja on se henkilö, joka toteaa ja todistaa työn suoritetuksi taikka tavaran tai muun palvelun saaduksi sellaisena kuin se on sovittu tai tarkoitettu. Vastaanottomerkinnän voi tehdä vain se henkilö, jolla on edellytykset reaalitapahtuman toteamiseen. Vastaanottajan on tarkistettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu ja että määrä on tarjouksen, rahtikirjan, kuormakirjan tai muun lähetysilmoituksen mukainen ja tavaran laatu hankintaehtojen mukainen. Ellei tositteesta ilmene mm. tavaran käyttötarkoitusta tai sijoituspaikkaa, on vastaanottajan tehtävä siitä merkintä muistilappuun. Vastaanottajan on varustettava sähköinen lasku tilimerkinnöillä (käytännössä tilimerkinnän saattaa ja saa tehdä myös toimisto) ja kuitattava lasku vastaanotetuksi. Koulutusaloilla koulutusalavastaava vastaa ostolaskujen vastaanottotarkastuksesta tai hyväksymisestä. Mikäli koulutusalavastaava on laskun hyväksyjä, niin hän ei voi olla vastaanottaja vaan joku muu koulutusalan opettaja tai ammatillinen ohjaaja toimii tällöin laskun vastaanottajana. Kaupassa tulee kuittaukset tehdä selväkielisesti ja merkitä näkyviin nimenselvennys, jotta laskusta tai lähetyslistasta voidaan todentaa, kuka oston on tehnyt ja sitä kautta tiedetään reitittää lasku heti oikealle osastolle. Ravintola- ja ruokapaikkalaskuihin on syytä vastaanottovaiheessa muistilapulle kirjoittaa osallistujien nimet ja tilaisuus, josta on ollut kysymys. Sähköisessä laskujen kierrätyksessä tulee käyttää muistilappua selventämään sitä, mitä lasku sisältää ja mihin hankkeeseen tai investointiin se liittyy, mikäli asia ei käy ilmi itse laskusta. 3.5. Hyväksyminen Hyväksyjän on viime kädessä tarkastettava, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, laskussa on oikeat tilimerkinnät ja menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha. Mikäli hankinnasta on tehty päätös yhtymähallituksessa tai viranhaltijapäätös, on tarkistettava, että meno perustuu asianomaiseen päätökseen. Hyväksyjä on myös vastuussa siitä, että lasku on
7.12.2015 4 (8) numeerisesti oikein (joko tarkistaa laskutoimitukset itse, tai tarkistuttaa jollakin muulla henkilöllä). Laskun HYVÄKSYJÄ vastaa siitä, että laskun KAIKKI merkinnät ja maksatukseen edellytetyt toimenpiteet täyttävät kaikki muodollisuudet ja tilinpidon vaatimukset. Tilimerkinnät seuraavat talousarvion ja siitä johdetun kirjanpidon luettelointia. Vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. Hyväksyjä kuittaa laskun hyväksytyksi, jonka jälkeen lasku lähtee reskontranhoitajan tekniseen hyväksyntään. Teknisen hyväksyjän on tarkastettava mm. tiliöinnin oikeellisuus ja arvonlisäverokirjaukset ja summat. Laskun hyväksyjän on muistettava esteellisyyskysymykset (esimerkiksi, että ei mene hyväksymään omia matkalaskujaan). 3.6. Laskua koskevat merkinnät Verohallitus on antanut ohjeet laskujen muotomääräyksistä. Toimittajille tulee ilmoittaa virallinen nimemme, joka on Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä. Laskutusosoite on: PL 146, 32201 Loimaa. Laskumerkintöjä koskevat vaatimukset löytyvät myös verohallituksen sivuilta: https://www.vero.fi/fi-fi/syventavat_veroohjeet ja täältä Arvonlisäverotus ja Laskua koskevat vaatimukset. Laskumerkintävaatimuksissa vähäisen laskun yläraja on 400 euroa. Tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikkiin em. euroa ylittäviin laskuihin tulee olla merkittynä verohallituksen ohjeen mukaiset laskumerkinnät. Joten jokaisen laskuja käsittelevän on syytä kerrata, mitkä laskumerkinnät laskuissa on oltava, jotta meidän ei tarvitse pelätä arvonlisäverotuksen vähennys- tai palautusoikeuden menetystä. Niille toimittajille, joilla on valmius lähettää lasku sähköisenä, tulee antaa seuraavat tiedot: Verkkolaskuosoitteemme ja y-tunnuksemme ovat: OVT-tunnus / Verkkolaskuosoite Y-tunnus Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä 003702040233 0204023-3 Aloittaessanne verkkolaskujen lähettämisen meille toimikaa oman verkkolaskuoperaattorinne antamien ohjeiden mukaisesti. Verkkolaskuoperaattorimme on Logica Suomi Oy, välittäjätunnus (operaattoritunnus) 003703575029. 3.7. Maksumääräyksen antaminen Maksumääräyksen antajana toimii kuntayhtymäjohtaja tai talous- ja hallintojohtaja.
7.12.2015 5 (8) 4. Raportointi 6. Hankinnat Tulosalueista vastuussa olevat sekä apulaisrehtorit antavat yhtymähallitukselle käyttösuunnitelmaan perustuvan raportin tarpeen mukaan. Raportoinnissa tulee ottaa huomioon toiminnan tuottavuus, taloudellisuus ja tuloksien vaikuttavuus. Taloustoimisto antaa talousarvion toteutumaraportteja tarvittaessa sekä muutoin vähintään kahden kuukauden välein. Kesäkuun lopun tilanteesta laaditaan välitilinpäätös. Hankintoja tekeviä pyydetään tutustumaan yleisiin hankintaohjeisiin. On muistettava riittävä tavaroiden ja palvelusten kilpailuttaminen (mahdollisuuksien mukaan tarjoukset pyydetään viideltä (5) tarjoajalta, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä kolmelta). Hankintalain keskeisimmät periaatteet ovat: syrjimättömyys ja avoimuus kilpailuttamisvelvollisuus ja edullisimman tarjouksen valinta (joko kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin). Lisäksi koulutuskuntayhtymämme hankinnoissa on korostettava kestävää kehitystä ja ympäristöystävällisyyttä. Arviointiperusteet on ilmoitettava tarjouspyyntöasiakirjoissa. Mikäli kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa valintakriteerinä on muu kuin hinta, on valintakriteerit (pisteytys) hyväksyttävä ennen tarjouskilpailun aloittamista. Hankinnat tulee suorittaa keskitetysti siten, että samanlaisia tavaroita ei jokainen osasto hanki erikseen ja yksitellen. Tietoliikenne- ja atk- hankinnat kilpailuttaa atk-päällikkö. Toimistotarvikkeet, sähkö, polttoöljy, siivousaineet ja -tarvikkeet sekä elintarvikkeet kilpailuttaa kuntayhtymähallinto, ellei muuta ole sovittu. Vakuutukset, lainat ja muut rahoitusinstrumentit kilpailuttaa talous- ja hallintojohtaja. Kuntayhtymä on mukana monien tuoteryhmien osalta KLkuntahankintojen sopimuksissa eli KL-Kuntahankinnat on jo kilpailuttanut tuotteet. Näistä tiedotetaan erikseen. Koulutusalojen yhteiset kilpailutusmahdollisuudet tulee selvittää. Hankinnat on tehtävä kilpailun voittaneelta yritykseltä. Ilman esimiehen lupaa ja todella perusteltua syytä ei näitä hankintoja saa tehdä kiertäviltä kaupustelijoilta tai muilta toimittajilta. Omien hankintojen kierrättäminen kuntayhtymän kautta on ehdottomasti kielletty. Omaa alennuskorttia ei voi käyttää bonusten kerryttämiseen kuntayhtymän hankintoja tehdessä. Kirjalliset tarjouspyynnöt tehdään asiakirjastandardin mukaisena asetteluna koulutuskuntayhtymän tai ammattiopiston virallisille kirjelomakkeille (logollinen). Kirjelomakkeet löytyvät IMS:stä. Neuvoa asiakirjastandardista voi kysyä tekstinkäsittelyn opettajilta. Tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi soveltuvin osin seuraavat kohdat:
7.12.2015 6 (8) hankinnan kohteen määrittely (esim. laatu ja tekniset ominaisuudet) hankinta (miten/mikä elin päättää hankinnasta, mitkä seikat vaikuttavat hankintapäätökseen) tarjoushinta (millaisena se tulee ilmoittaa) tarjousten voimassaoloaika sopimuskausi (mikäli tällainen tulee kysymykseen) osatarjoukset (otetaanko huomioon vai ei) valintaperusteet (luetellaan). Prosentteina tai pisteytyksenä ilmaistaan kriteereiden painoarvo. tarjouksen esittämistä koskevat vaatimukset (toimittajan yleiskuvaus, referenssilistat jne). Huom. Tilaajavastuulain määräykset. määräaika tarjousten tekemiselle laskutus ja maksuehdot takuuehdot muut ehdot asiakirjojen julkisuus (pyydetään, että tarjoajat eivät kerro liikesalaisuuksia, koska asiakirjat pääsääntöisesti julkisia) noudatettavat sopimusehdot yhteistyösopimuksen laatiminen (jos kysymyksessä palvelusopimus) maininta siitä, että päätöksentekijä voi myös hylätä kaikki tarjoukset lisätiedot ja tiedusteluihin vastaaminen osoite, johon tarjoukset on toimitettava allekirjoitukset Hankintalaki koskee kuntien ym. julkisyhteisöjen kuten kuntayhtymien hankintoja. Sen piiriin kuuluvat tavarat, palvelut ja urakat. Laki ei koske mm. tavaroiden myyntiä, kiinteistöjen ostamista, myyntiä tai vuokrausta eikä lainan hankintaa. Kansalliset kynnysarvot ovat tällä hetkellä ilman arvonlisäveroa seuraavat: tavarat ja palvelut 30.000 sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut sekä työvoimapalvelut 100.000 urakat 150.000 Kansallinen kynnysarvo tarkoittaa sitä, että sen yli menevät tulee kilpailuttaa ja niistä on ilmoitettava Hilma-kanavalla (www.hankintailmoitukset.fi). EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on ilmoitettava EU-tasolla. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoituksessa ilmoitettua. Lain mukaan kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa. Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymän hankintaohjeiden mukaan nämäkin kilpailutetaan aivan pieniä hankintoja lukuun ottamatta (tavarat alle 3000, palvelut alle 5000 ). Alle kansallisen kynnysarvon olevissa hankinnoissa ei ole muutoksenhakua markkinaoikeuteen vaan hankintaoikaisu. Uusi hankintalaki tullee voimaan vuoden 2016 keväällä. Hankinnoista annetaan tämän jälkeen uudet ohjeet.
7.12.2015 7 (8) Hankintarajat viranhaltijoille vuodelle 2016 ovat: Kuntayhtymäjohtaja Talous ja hallintojohtaja Pedagoginen rehtori Apulaisrehtorit Koulutustarkastaja, vs. koulutustarkastaja ja aikuiskoulutuksesta vastaava koulutusalavastaava Atk-päällikkö ja kiinteistöpäällikkö Koulutusalavastaavat It-päällikkö ja talouspäällikkö 70 000 euroa 50 000 euroa 50 000 euroa 30 000 euroa 15 000 euroa 15 000 euroa 8 000 euroa 5 000 euroa Hankintarajat ylittävät hankinnat menevät ylemmän viranhaltijan tai yhtymähallituksen hyväksyttäväksi. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen ja kuntayhtymän yleisten hankintaohjeiden lisäksi apulaisrehtorit voivat antaa edellä mainittuja täydentäviä ohjeita omille koulutusalojensa toimijoille. Hankintapäätökset tehdään Dynasty- asianhallintaohjelmalla. 7. Irtaimistojen luettelointi Pienhankinta on arvoltaan yli 200 euroa ja/tai käyttöikä on vähintään kolme vuotta. Ostoreskontrassa kirjattaessa laskua kalustotilille 4580, ohjelma antaa kolme vaihtoehtoa: paluu, käyttöomaisuustiedot, hyödykekeräilyyn. Kirjaaja valitsee: hyödykekeräilyyn, josta kirjanpitäjä noukkii tuotteet ja kirjaa käyttöomaisuuskirjanpidossa pienhankinnaksi. Vuosikuluiksi kirjataan alle 10 000 maksavat laite- ja kalustohankinnat. Vuosikuluiksi kirjattavat laite- ja kalustohankinnat sisältyvät käyttötalousosan määrärahoihin. Irtaimistojen poistoista on laadittava erilliset yksilöidyt luettelot, jotka on toimitettava taloustoimistoon. Irtaimistojen luettelointia hoidetaan jatkossa kuntayhtymän ICT-hankintojen osalta 3 Step:n raportointiohjelmalla sekä leasing-rahoitettavien että suorana ostona tehtävien hankintojen osalta. Irtaimiston myynnistä päättää Hallintosäännön 11 :n mukaan talous- ja hallintojohtaja. 8. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Yleisohje kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta määrää, että yhtymähallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kuntayhtymässä järjestetty, onko val-
7.12.2015 8 (8) vonnassa havaittu puutteita ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää. Yhtymähallituksen on annettava siis selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että organisaatiomme joka tasolla on käytävä läpi seuraavien asioiden toimivuus, sen puutteet sekä kehittämistarpeet: 1. säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen 2. tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus 3. riskienhallinnan järjestäminen 4. omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta 5. sopimustoiminta 6. arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä Kuntalain 14 :n kohta 7:n mukaan valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Määräys koskee myös kuntayhtymiä. Riskienhallinnan tulee olla järjestelmällistä ja kattaa olennaiset kuntayhtymän toimintaan ja talouteen liittyvät riskit. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännön menettelytavoista annetaan vuoden mittaan lisäohjeita. Loimaa 15.päivänä joulukuuta 2015. KUNTAYHTYMÄN YHTYMÄHALLITUS Leena Virtanen Puheenjohtaja Leena Suonkanta pöytäkirjanpitäjä