HAILUODON KUNTA. Pienhankintojen menettelytapaohje (KV xx :xx. xxkuuta 2013)

Transkriptio

1 HAILUODON KUNTA Pienhankintojen menettelytapaohje (KV xx :xx. xxkuuta 2013)

2 1 Sisällys 1. Hankinnoissa sovellettavat periaatteet Käsitteet ja vastuunjako hankinnoissa Pienhankintojen määrittely ja kynnysarvot Ennen kilpailuttamista huomioitavat asiat Hankinnan arvon määrittäminen Hankintaa ei saa jakaa/pilkkoa Hankintamenettely Pienhankinnat, joiden arvo alittaa kynnysarvon Vertailut ja päätöksenteko Muutoksen haku pienhankintapäätökseen Hankinnan lainvoimaisuus Hankinta-asiakirjat Arvoltaan vähäiset pienhankinnat Suoraosto (vain erillishankinnoissa ja poikkeustapauksissa) Pienhankintaohjeen voimaantulo ja julkisuus Pienhankintaohjeen liitteet ja päivittäminen... 7

3 2 PIENHANKINTOJEN MENETTELYTAPAOHJE (KV xx :xx. xxkuuta 2013) Tämän menettelytapaohjeen tarkoituksena on ohjeistaa Hailuodon kunnan palvelualueita, vastuualueita ja tulosyksikköjä pienhankintojen suorittamiseen liittyvissä käytännöissä. Tämä menettelytapaohje ei koske ns. in-house eli sidosyksikköhankintojen kilpailuttamista. Tällaiset hankinnat ovat kunnan ja sen konserniyhteisöjen välisiä/sisäisiä hankintoja. Myös sosiaali- ja terveyspalvelut sekä rakennusurakat jäävät tämän menettelytapaohjeen ulkopuolelle niiden erityisluonteen vuoksi. 1. Hankinnoissa sovellettavat periaatteet Kaikissa hankinnoissa on noudatettava hallintolain, kuntalain sekä EY:n perustamissopimuksen mukaisia avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömän kohtelun periaatteita. Kaikissa hankinnoissa on noudatettava myös julkisen hallinnon perusperiaatteita, joita ovat lainmukaisuus, avoimuus, verovarojen tarkoituksenmukainen ja tehokas käyttäminen, syrjimättömyys, tasapuolisuus ja suhteellisuus. Kaikki hankinnat on tehtävä taloudellisesti, tehokkaasti ja tehtyjen päätösten tulee olla avoimesti arvioitavissa. Kaikissa hankinnoissa yleiset periaatteet tarkoittavat mm.: hankinnasta tiedotetaan ja tarvittaessa ilmoitetaan riittävän laajasti hankintamenettelyä koskevia tietoja ei salata kaikki soveltuvat tarjoajat voivat jättää tarjouksen avoimen menettelyn kohdalla tarjousmenettelyyn valitaan riittävä määrä ehdokkaita tarjoajien soveltuvuus arvioidaan hankintaan sopivin menettelyin tarjousmenettelyn kaikissa vaiheissa ehdokkaita ja tarjoajia kohdellaan samalla tavalla tarjouspyyntö vastaa hankinnan kohdetta tarjousten tekemiseen varataan riittävä aika tarjouskilpailun päätöksestä tiedotetaan tarjouskilpailuun osallistuneille hankintaa koskevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia ja tehdyt hankintapää-tökset sekä hankintasopimukset pidetään yleisesti saatavana 2. Käsitteet ja vastuunjako hankinnoissa Kunnan ja kuntakonsernin yksiköt valmistelevat hankintojen kilpailuttamista varten tarjouspyyntöä laativat tarjouspyynnön ja kilpailuttavat erillishankinnat olemassa olevien määrärahapäätösten ja toimivaltaoikeuksien mukaisesti, yhteisissä palvelualuejen välisissä hankinnoissa kilpailuttajana ja hankintayksikkönä toimii hallintopalvelut yhteistyössä palvelualuejen tarpeiden mukaisesti. Vuosihankinta= kunnan palvelualuejen ja konserniyhteisöjen tarvitsemat jatkuvat yhteiset tuotteet/palvelut. Erillishankinta = ei kuulu vuosihankintoihin, hankinta yhden palvelualuen tarpeisiin Hankinta = tavara, palvelu, urakka, investointi Optio = lisähankinta, esim. sopimuksen jatkaminen, hankinnan määrän lisähankinta ym. Kilpailuttaminen = kaikki hankkiminen Hankintarengas = vähintään kaksi yhteistä hankintaa kilpailuttavaa tahoa

4 3 3. Pienhankintojen määrittely ja kynnysarvot Kansalliset kynnysarvot (Hankintalaki 15 ) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Tavara- ja palveluhankinnat Käyttöoikeussopimukset Liitteen B (ryhmä 25) terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat Suunnittelukilpailut Näiden kynnysarvojen alle jäävät hankinnat ovat ns. pienhankintoja, jotka jakautuvat seuraavasti: 1) Pienhankinnat, joiden arvo alittaa kynnysarvon (Hankintalaki 15 ) A) tavarahankinnoissa , mutta ylittää B) palveluhankinnoissa , mutta ylittää ) Arvoltaan vähäiset pienhankinnat (ks. kohta 4.2) A) tavarahankinnoissa alittaa B) palveluhankinnoissa alittaa Kyseisiin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Niissä tulee kuitenkin noudattaa muun lain säädännön velvoitteita ja hyvän hallinnon yleisiä periaatteita. 4. Ennen kilpailuttamista huomioitavat asiat Hankinnan suorittavan henkilön/toimintayksikön tulee ennen hankinnan kilpailuttamista tarkistaa kuuluuko hankittava tuote/palvelu jo ennalta kilpailutettuihin vuosihankintatuotteisiin, muussa yhteydessä kilpailutettuihin palveluiden ostoon (esim. laajat urakkasopimukset) tai voimassa olevien puitesopimusten sisältöön. Näiden tuotteiden osalta hankintapaikkaluettelossa olevaa hankintapaikkaa on noudatettava, eikä tällaisia tuotteita tule enää kilpailuttaa. Mikäli hankittava tuote/palvelu ei ole kilpailutettu vuosihankintatuote ja se alittaa kansalliset kynnysarvot (ks. kohta 3), on yksittäinen ja kertaluontoinen, kyseessä on pienhankinta. 4.1 Hankinnan arvon määrittäminen Jotta saadaan selville alittaako hankinta kynnysarvon, on ennen hankintaa määritettävä hankinnan ennakoitu arvo. Sen laskennan perusteena on suurin maksettavaa kokonaiskorvaus ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintasopimukseen liittyvät optioja pidennysehdot, sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut. Näistä edellä mainituista asioista muodostuu hankinnan kokonaisarvo. Hankinnan arvon määritysperuste voi esimerkiksi olla aikaisempina tilikausina vastaavan suuruisen hankinnan toteutunut kustannus indeksi- yms. korjattuna hankintahetkeen.

5 4 4.2 Hankintaa ei saa jakaa/pilkkoa Ennakoidun arvon määrittelemisellä pyritään estämään hankintojen jakaminen/pilkkominen ja ilmoitusvelvollisuuksien kiertäminen. Kielto jakaa/pilkkoa hankinta liittyy kansallisen kynnysarvon ylittymisen arviointiin. Vaikka pienhankintoja ei lähtökohtaisesti voi saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, kysymys hankinnan jakamisesta osiin keinotekoisesti ja lain soveltamisen välttämiseksi on markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluva asia. Markkinaoikeuden käsiteltäväksi voidaan saattaa toistuvat pienhankinnat/erillishankinnat, jotka selkeästi ovat jaettuja/pilkottuja. 4.3 Hankintamenettely Hankinnat voidaan suorittaa seuraavilla menettelytavoilla: Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. Edellytyksenä on ainoastaan, että tarjoaja täyttää tarjouspyynnössä / tarjouslomakkeella mainitut ehdot. Ehtojen tulee olla tasapuolisia ja syrjimättömiä. Puitejärjestely/puitekilpailutus (vain poikkeustapauksissa) on periaatteeltaan ja toteutukseltaan täysin samanlainen kuin avoin menettely. Tämän menettelyn perusteella voidaan kuitenkin tehdä erilainen sopimus eli puitesopimus yhden tai useamman (Mutta ei kahden!) tarjoajan kanssa. Tämä menettely soveltuu esim. kun tarvitaan samaa tavaraa/palvelua usealta toimittajalta. 5. Pienhankinnat, joiden arvo alittaa kynnysarvon A) tavarahankinnoissa , mutta ylittää B) palveluhankinnoissa , mutta ylittää Jos hankinta kokonaisarvoltaan ylittää edellä mainitut hankinta-arvot, hankinnat on aina kilpailutettava ja kilpailutuksesta on laadittava kirjallinen tarjouspyyntö. Tarjoukset on pyrittävä pyytämään mahdollisuuksien mukaan vähintään kolmelta (3) mahdolliselta tarjoajalta. Päätöksen ja hankinnan tarjouspyyntöineen tekee ko. palvelualue. Myös dokumentointi ja arkistointi kuuluvat hankkivalle palvelualueelle. Hankintojen kilpailuttamisessa auttaa ja neuvoo keskushallinto -yksikkö. Tarjouspyynnössä tulee olla seuraavat tiedot: tarjouksen pyytäjän/palvelualuen tiedot kohteen määrittely (tekniset eritelmät, laatuvaatimukset, sopimusaika tai kertahankinta) viittaus hankintailmoitukseen ja julkaisuun tarjousaika ja tarjouksen voimassaoloaika- osoite, minne tarjoukset on toimitettava ja aika mihin mennessä tarjoukset on jätettävä lisäksi tiedot, joilla on merkitystä tarjousten tekemisessä: esim. osatarjous, eri vaihtoe htojen sallittavuudesta, maksuaika, toimitusehdot, takuuehdot, kieli valintaperusteet, hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus, konkreettisilla prosenttiarv oilla ilmoitettuna

6 5 pyytää tarjoajalta verovelkatodistus, ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriinmerkitsemi sestä sekä Y-tunnus, ja tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta tarjouspyynnön on oltava niin selvä, että sen perusteella saadaan yhteismitallisia ja ve rtailukelpoisia tarjouksia. kuvaus siitä, miten tarjous tulee hyväksytyksi ja tilaajaa sitovaksi 6. Vertailut ja päätöksenteko Hankintapäätöksen mukaisen vertailun tekee tarjouksen pyytävä toimintayksikkö/henkilö. Hankintapäätöksen tekee se toimintayksikkö, jolle Hallintosäännössä (delegointi) tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä on annettu päätösvalta hankinta-asioissa. Hankintapäätös on aina tehtävä/vahvistettava viranhaltijapäätöksellä. Lisäksi päätös on saatettava tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintapäätös on laadittava seuraavasti: diaarisointi kilpailutetun tavaran/palvelun yleiskuvaus onko hankittava tavara, palvelu vai rakennustyö käytetty hankintamenettely tarjoavien yritysten nimet ja osoitteet tarjoajien kelpoisuus ja sen toteaminen / mahdollinen hylkääminen ja perusteet tarjoajien mahdolliset poissulkemiset kilpailusta ja perusteet tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus / mahdollinen hylkääminen ja perusteet tarjousten vertailu mahdollisine vertailutaulukoineen (laatu ja hinta) voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen maininta sopimuksen syntymisestä vasta kun hankintapäätös on saavuttanut lainvoiman ohjeet oikaisuvaatimuksesta ja toimielin, jolle oikaisuvaatimus osoitetaan Suositus: Hankintayksiköitä suositellaan kirjaamaan tarjouspyyntöön ja hankintapäätökseen seuraava maininta: Hankinnan katsotaan syntyneen ja sitovan ostajaa hankintapäätöksen (viranhaltijapäätöksen) saatua lainvoiman ja hankintasopimuksen, mikäli sellainen on tarpeellista laatia (esim. pienurakkasopimus tai vastaava), allekirjoituksin. 7. Muutoksen haku pienhankintapäätökseen Pienhankinnoista ei voi valittaa markkinaoikeuteen, mutta oikaisuvaatimus on mahdollinen. Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen asianomaiselle toimielimelle. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvo llisuuteen tai etuunpäätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Muutosta oikaisuvaatimuksen johdosta tehtyyn päätökseen voi hakea hallintoikeudesta. Kunnallishallinnossa valituksen voi tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä, päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muuten lainvastainen.

7 6 8 Hankinnan lainvoimaisuus Hankinta voidaan panna täytäntöön ilman odotusaikaa. Täytäntöönpanoon ei kuitenkaan saa ryhtyä, jos oikaisuvaatimus tai valitus käy täytäntöönpanon johdosta hyödyttömäksi taikka jos oikaisuvaatimuksen käsittelevä toimielin tai valitusviranomainen kieltää täytäntöönpanon. 8.1 Hankinta-asiakirjat Hankinasta syntyneet hankinta-asiakirjat säilytetään hankinnan suorittaneessa toimintayksikössä. 8.2 Arvoltaan vähäiset pienhankinnat A) tavarahankinnoissa alittaa tai on yhtä suuri kuin B) palveluhankinnoissa alittaa tai on yhtä suuri kuin Tarjoukset on pyrittävä pyytämään mahdollisuuksien mukaan vähintään kolmelta (3) mahdolliselta tarjoajalta. Tarjousasiakirjat valmistelee ja tarjouspyynnöt pyytää sekä arkistoi tavaroita/palvelua tarvitseva palvelualue. Tarjoukset voi pyytää joko sähköpostilla tai faksilla, vain poikkeustapauksessa puhelimella. Puhelimitse tehtävässä tarjouspyyntökierroksessa hankkivan henkilön on pidettävä käymistään puhelin keskusteluista riittävällä tarkkuustasolla kirjaa sekä laadittava muistio päätöksen tekemistä varten. Päätös hankinnasta toimitetaan joko sähköpostilla, faksilla, tai poikkeustapauksissa puhelimella kaikille tarjoajille. Tällaisista hankinnoista ei tarvitse tehdä viranhaltijapäätöstä. Hankinta voidaan suorittaa heti päätöksen tiedottamisen jälkeen (ei valitus aikaa). 9. Suoraosto (vain erillishankinnoissa ja poikkeustapauksissa) Suoraoston kohdalla on ensin tarkistettava kuuluuko hankittava tuote jo vuosihankintoihin Tällaisten pienostojen osalta on myös huomioitava, että mikäli niiden osalta voidaan ennakoida, että pienostot yhdessä ja jatkuvana hankintana muodostavat laajan kokonaisuuden, on hankinta tällöin kilpailutettava. Suora osto pienhankinnoissa ei ole sama asia kuin hankintalain mukainen suorahankinta, jonka käytölle on hankintalaissa säädetty omat perusteet. 10. Pienhankintaohjeen voimaantulo ja julkisuus Tämä pienhankintaohje astuu voimaan sen tultua hyväksytyksi Hailuodon kunnanvaltuustossa ja hyväksymispäätöksen saatua lainvoiman. Pienhankintaohje asetetaan nähtäville kunnan www-sivuille ja se on julkinen.

8 7 11. Pienhankintaohjeen liitteet ja päivittäminen Tätä pienhankintaohjetta päivitetään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti (lainsäädännön muuttuessa). Ohjeeseen liitetään erillinen luettelo voimassa olevista puitesopimuksista ja hankinnoista. Nk. hankintasopimusluetteloa päivitetään jatkuvasti hankintayksiköiden toimesta ja sitä ylläpidetään ja säilytetään Hailuodon kunnan arkistotoiminnasta vastaavassa yksikössä.