IP-kurssien hallinnolliset säännöt IP-koordinaattoritapaaminen 16.10.2012 Ulla Tissari
IP-koordinaattorin hallinnollinen huoneentaulu Vähintään kolme korkeakoulua vähintään kolmesta eri maasta Maahan, jossa kurssi pidetään, tultava vähintään 10 ulkomaista opiskelijaa Vähintään 10 työskentelypäivää intensiivijaksolla Intensiivikurssi luetaan hyväksi opiskelijoiden tutkintoon IP ei voi keskittyä konferenssin tai tutkimustoiminnan ympärille, ei osa Erasmus Mundus -ohjelmaa
Hankkeen elinkaari Sopimuskausi: 1.9.2012-31.8.2013 Loppuraportin määräaika: 31.10.2013 Seuraava hakuaika päättyy: 8.3.2013
Osallistujat, joilla erityistarpeita IP-koordinaattori voi hakea CIMOlta lisätukea kuluihin, jotka aiheutuvat osallistujista, joilla erityistarpeita Vapaamuotoinen hakemus, johon liitteeksi: arvio kustannuksista, lääkärintodistus tai vastaava sekä tieto henkilön saamista muista avustuksista.
Sopimusmuutokset Valmiit sopimusmuutoslomakkeet seuraaville muutoksille: Change of Legal Representative (laillisen edustajan vaihtuminen) Change of Bank Details (pankkitilitietojen muutos) New Partner (uuden partnerin mukaantulo hankkeeseen) Change in the Workplan (muutokset työohjelmassa)
Myös vapaamuotoinen anomus käy, kunhan on laillisen edustajan allekirjoittama Sopimusmuutos ei voi koskaan johtaa tukisumman kasvamiseen, mutta voi johtaa sen pienenemiseen (esim. kurssipaikka muuttuu halvempaan maahan) Sopimusmuutokset tulee anoa viimeistään kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä, mutta käytännössä heti, kun muutostarve on tiedossa
Pelkällä (sähköposti)ilmoituksella hoituvat muutokset: Kurssin ajankohdan tai sijainnin muutos (perusteluineen) Hankkeen koordinaattori / vastuuhenkilö vaihtuu virallinen kirje, jossa laillisen edustajan allekirjoitus
Loppuraportointi Muodostuu kolmesta osasta: Sanallinen raportti (Narrative Report) Budjetti (excel-taulukko) Tilastollinen raportti, johon syötetään tiedot osallistujista Yleisraportti (IP General Report) Opiskelijaraportti (Student Report) Opettajaraportti (Teacher Report) Täytetään ja tallennetaan sähköiseen Erasmus Reporting Tool järjestelmään Tiedot voi kerätä hyödyntäen malliexcel-pohjia
Loppuraportointi Liitteet: Raporttia tukeva aineisto: tuotteet, arviointiraportti, artikkelit tmv. Opiskelijapalaute Numeroi liitteet ja viittaa niihin johdonmukaisesti raportissa Sähköisessä muodossa olevista liitteistä riittää osoite ja mahdolliset käyttäjätunnukset ja salasanat
Tulosten levitys ja hyödyntäminen Tulosten levittämistä ja hyödyntämistä voi olla medianäkyvyyden lisäksi myös: Hankkeesta kertominen ja hyvien käytäntöjen levittäminen oman korkeakoulun sisällä Opiskelijoiden omat jutut verkkolehdissä ym. medioissa Hankkeen esittelyt eri tilaisuuksissa
Tuotteet Oppimateriaalit, sanastot, oppimisympäristöt Opiskelijoiden työt, case-tutkimukset Spin-offit: opinnäytetyöt, uudet hankeideat Huom! Hakemuksessa luvatut tuotteet pitäisi myös toteuttaa! Tuotteissa mainittava rahoittaja, käytettävä LLP-logoa ja lisättävä ns. vastuuvapauslauseke http://www.cimo.fi/ohjelmat/elinikaise n_oppimisen_ohjelma/logot_ja_viesti ntaohjeet
Force majeure Ylivoimainen este, joka estää hankkeen toteuttamisen suunnitelmien mukaan AINA yhteys CIMOon ja selvitettävä tilanne Esim. Islannin tulivuorenpurkauksen vaikutukset lentotilanteeseen
Raportointi force majeure - tilanteessa Ylimääräisiä kuluja voidaan korvata sopimussumman puitteissa Ylimääräisistä kuluista (peruuntuneet lennot, ylimääräiset majoitukset) pyydetään: kopiot matkalipuista ja/tai laskuista, joista korvausta halutaan kopiot maksukuiteista/kirjanpidosta, joista maksu voidaan todentaa lentoyhtiöiden/vakuutusyhtiöiden lausunnot/päätökset (mikäli päätöstä ei saatu, toimitetaan vakuutusyhtiön kuittaus tai muu vakuutus korvaushakemuksesta ja itse päätös toimitettava jälkikäteen) Vähimmäisvaatimuksista (kurssin pituus, osallistujamäärä) voidaan joustaa force majeure syystä -> raportointi todellisen keston ja osallistujamäärän mukaan
Tarkastukset Matkakuluihin tehdään satunnaisotannalla kuittitarkastuksia loppuraportin saapumisen jälkeen Oleskelun kesto pitää pystyä todistamaan pyydettäessä esim. osallistujatodistuksella tai matkakuittien päivämäärillä
Tarkastukset System check koko korkeakoulun Erasmus-toimintojen tarkastus, myös IP Monitorointivierailut hankkeen aikana Tarkastusvierailut sopimuskauden aikana tai viisi vuotta sopimuskauden jälkeen (tositteet säilytettävä!) Huom! Hanketta neuvonut henkilö ei tarkasta hanketta!
Linkkejä ja oppaita Euroopan komission intensiivikurssisivut: http://ec.europa.eu/education/erasmus/doc900_en.ht m Survival Kit for European Project Management Advice for Coordinators of Centralised Projects http://www.sokrates.at/survivalkit QAS Quality and Sustainability, työkaluja ensisijaisesti kumppanuusprojektien itsearviointiin, levitykseen ym. http://qas.programkontoret.se