Sujuva projektinhallinta projektin aikana. Horisontti-hankkeiden toimiva koordinointi Hanna Vuorinen

Transkriptio

1 Sujuva projektinhallinta projektin aikana Horisontti-hankkeiden toimiva koordinointi Hanna Vuorinen

2 Aikaan sidottu prosessi avustussopimuksen valmistelu Kutsu + ESR Max 3 kuukautta Avustussop. allekirjoitus 3 viikkoa ~ viikko 2 viikkoa konsortio PO konsortio Lähetä sopimustiedot Jäljelle jääneet asiat (jos on J) Lähetä sopimustiedot (lopullinen) Projektin tieteellinen/tekninen, talouden, hallinnollinen ja oikeudellinen tieto

3 Opettele Participant Portalin salat! Sähköinen, paperiton projektinhallinta koko projektin ajan "Chain of trust ja eri roolit Declaration of honour Koordinaattori ja osallistujat -> LSIGN -> max 6 viikkoa Avustussopimus Ensin koordinaattori -> LSIGN, sitten EU komissio/ virasto Liittymislomake Partnerit -> LSIGN -> 30 päivän sisään avustussopimuksen voimaan astumisesta

4 Kick-off Kaikkien osaamiset esiin positiivisella tavalla ja yhteishengen nostatus Ohjausryhmän ensimmäinen kokous Työpakettien vetäjien vahvistus ja vastuut Koordinaattorin organisaation on suositeltavaa pitää puheenvuoro talousasioista ja muista hallinnollisista käytännöistä Talousvastaava mukaan Yhteiset käytännöt ja työkalut Ongelma: paljon muutakin puhuttavaa, paikalla väärät ihmiset Materiaalia kotiin vietäväksi Ennakkomaksut kiinnostavat! Kysymys: kick-off -illallinen ja kulujen hyväksyttävyys hyvät käytännöt

5 Kokoukset ja kokouskäytännöt Projektin eteenpäin vieminen yhteisten tavoitteiden mukaisesti ja muutosta vaativien asioiden tunnistaminen/ratkaiseminen Tarpeen mukaan ja tarvittavalla tavalla Selkeät ja hyvissä ajoin lähetetyt asialistat Päätöksiä vaativat asiat selkeästi esillä Päätöksentekovaltuuden delegointi Päätösten kirjaaminen selkeästi muistioon Napakka, mutta keskustelun salliva puheenjohtajuus

6 Raportoinnista Tyypillisesti raportointikausi on 18 kk Koordinaattori kokoaa ja lähettää -> max 60 pv Väliraportit Loppuraportin Tekninen ja taloudellinen raportti sekä Request for payment Rakenna ja aikatauluta projektin sisäinen seuranta realistisesti Selvitä hyvissä ajoin Participant Portalin käytännöt Haluaako PO kommentoida raporttiluonnoksia? Selvitys voimavarojen käytöstä yhtenäinen kuvaus? Kertaa raportointikäytänteitä Luetuta raportti työkaverilla Management-päiväkirja

7 Muutokset matkan varrella Osallistujien velvollisuus ilmoittaa muutoksista sekä komissioon että konsortion jäsenille Sisäinen, avoin tiedonvaihto tärkeä osa riskienhallintaa Budjettimuutokset Budjettiseuranta projektin aikana Budjettia voi siirtää partnerin oman budjetin sisällä tai partnerilta toiselle Jos budjettimuutos ei vaikuta projektisuunnitelmaan, ei tarvita sopimusmuutosta Sopimusmuutosten ajoitus ja niputtaminen

8 Käytännön asioita Konsortiosopimus päivittäisenä työkaluna -> päivitys tarvittaessa Sähköpostilistat Tunnista tietoturvariskit (esim. pilvipalvelut) Pidä verkkosivut ajan tasalla ja viesti aktiivisesti projektista Keep it simple, keep it good! Muuta?

9 Hyödyllisiä linkkejä H2020 Coordinators Day Guide for Grant Agreement Preparation Communicating EU Research & Innovation A Guide for project participants