KOORDINAATTORIN KÄSIKIRJA

Transkriptio

1 ERASMUS-INTENSIIVIKURSSIT ERASMUS INTENSIVE PROGRAMMES (IP) KOORDINAATTORIN KÄSIKIRJA LUKUVUOSI Päivitetty Outi Jäppinen

2 SISÄLTÖ LUKIJALLE 3 YLEISTÄ 3 YHTEYSTIEDOT 3 OPPAASSA KÄYTETYT TERMIT JA LYHENTEET 4 1 CIMON JA KORKEAKOULUN VÄLINEN ERASMUS- INTENSIIVIKURSSIN RAHOITUSSOPIMUS 1.1. SOPIMUSKAUSI SOPIMUSLIITTEET APURAHAN MAKSAMINEN 5 2 SOPIMUSMUUTOKSET TEKNISET SOPIMUSMUUTOKSET SISÄLLÖLLISET SOPIMUSMUUTOKSET 5 3 MIKÄ ON IP KELPOISUUSEHDOT 7 4 INTENSIIVIKURSSIN TALOUSSÄÄNNÖT KELPOISET JA EI-KELPOISET KULUT ERI KULULAJIT JÄRJESTELYKULUT MATKAKULUT ASUMIS- JA OLESKELUKULUT SIIRROT KULULAJIEN VÄLILLÄ OPISKELIJAT JA OPETTAJAT, JOILLA ON ERITYSTARPEITA HALLINNOLLISIA OHJEITA 14 5 LOPPURAPORTTI LOPPURAPORTIN TARKOITUS LOPPURAPORTIN OSAT LOPPURAPORTIN JÄTTÄMINEN JA 16 ARVIOINTI 6 FORCE MAJEURE -TILANTEET 16 7 SEURANTA JA KUITTI- JA TILINTARKASTUKSET SEURANNAN JA TARKASTUSTEN TARKOITUS VAADITTAVAT TOSITTEET TOSITTEET KULULAJEITTAIN 17

3 LUKIJALLE YLEISTÄ Tämä opas on tarkoitettu korkeakouluissa työskenteleville ohjeeksi ja avuksi Erasmus-intensiivikurssien hallinnoimiseen. Sen on laatinut Suomen kansallinen Erasmus-toimisto, CIMO. Toivomme, että se antaa vastauksen useimpiin intensiivikursseihin liittyviin kysymyksiin. Intensiivikurssien hajauttamisen myötä niiden hallinnolliset myös taloudelliset säännöt muuttuivat vuoden 2007 alusta. Siksi on suositeltavaa käydä tämän oppaan ohella huolellisesti läpi myös itse sopimus ja sen liitteet. Kädessäsi on suomenkielisen Erasmus IP -oppaan päivitetty painos. Otamme mielellämme vastaan kaikenlaista palautetta oppaan sisällöstä! Päivitämme opasta tarpeen mukaan. Päivitetty versio löytyy internetistä CIMOn sivulta: CIMOn Erasmus-tiimi vastaa mielellään kaikkiin Erasmus-ohjelmaan liittyviin kysymyksiin! YHTEYSTIEDOT Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO PL 343 (Hakaniemenranta 6) Helsinki Faksi Sähköposti Erasmus-tiimi (syksy 2013): Outi Jäppinen, ohjelma-asiantuntija Intensiivikurssit Bologna-asiantuntijaryhmä, ECTS- ja DS -tunnukset Keskitetysti hallinnoidut Erasmus-hankkeet Soila Salonen, projektikoordinaattori Intensiivikurssit: sopimusten valmistelu, maksatukset Asiakirjatarkastukset Anne Siltala, vastaava asiantuntija Erasmus-ohjelman koordinointi Suomessa Erasmus-peruskirjat Anni Kallio, ohjelma-asiantuntija Erasmus-liikkuvuus / yleisneuvonta Erasmus-harjoittelu ja työelämäyhteistyö Liikkuvuuden loppuraportointi Sofia Lähdeniemi, ohjelmakoordinaattori Erasmus-liikkuvuus / yleisneuvonta Erasmus-liikkuvuus: sopimusten valmistelu, maksatukset Liikkuvuuden loppuraportointi - 3 -

4 OPPAASSA KÄYTETYT TERMIT JA LYHENTEET Edunsaaja: Korkeakoulu, joka on solminut apurahasopimuksen kansallisen Erasmus-toimiston kanssa Erasmus IP-hankkeen järjestämisestä. Hakija: Erasmus-intensiivikurssin järjestämiseksi tukea anonut taho, käytännössä korkeakoulu. Hakijasta tulee edunsaaja, jos tukihakemus hyväksytään ja jos kansallinen toimisto solmii hakijan kanssa rahoitussopimuksen. IP: Lyhenne sanoista Intensive Programme, Erasmus -intensiivikurssien virallinen lyhenne. Partneri: Mikä tahansa organisaatio, instituutio tai taho (yksityinen tai julkinen), joka osallistuu hankkeeseen. Virallisia sopimuksessa eriteltäviä partnereita voivat olla sellaiset eurooppalaiset korkeakoulut, joilla on Erasmus-peruskirja (Erasmus University Charter). Projektikoordinaattori, koordinaattori: Henkilö edunsaajakorkeakoulusta, joka on vastuussa hankkeen läpiviemisestä sekä siihen liittyvästä hallinnoinnista ja koordinoinnista. Laillinen edustaja: Korkeakoulun laillinen edustaja, jolla on laillinen oikeus solmia sopimuksia ja taloudellisia sitoumuksia oman organisaation puolesta (korkeakoulussa: rehtori, vararehtori, hallintojohtaja). LLP, Lifelong Learning Programme: Elinikäisen oppimisen ohjelma, jonka alle myös Erasmus-ohjelma kuuluu. Kansallinen toimisto (National Agency, NA): Erasmus-ohjelmaan osallistuvan maan kansallinen Erasmus-toimisto, Suomessa Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO. 1. CIMON JA KORKEAKOULUN VÄLINEN ERASMUS-INTENSIIVIKURSSIN RAHOITUSSOPIMUS 1.1. SOPIMUSKAUSI Intensiivikurssista solmitaan rahoitussopimus CIMOn ja korkeakoulun välillä ennen sopimuskauden alkua. Sopimuskausi alkaa ja päättyy Erasmus IP -tukea voi käyttää vain sopimuskauden aikana tapahtuviin toimintoihin. CIMO lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi tuensaajalle, joka palauttaa molemmat sopimuskappaleet CIMOon. Tämän jälkeen CIMO allekirjoittaa sopimuksen, palauttaa yhden sopimuskappaleen korkeakoululle ja maksaa ensimmäisen osan (80 %) myönnetystä tuesta. Rahoitussopimuksessa sovitaan myönnettävän IP-tuen määrästä, käyttötarkoituksesta sekä tuen maksatuksesta korkeakoululle. Sopimuksen liitteitä ovat partneriluettelo, raportointidokumentit sekä mallilomake opiskelijoiden loppuarviointia varten. Liitteet löytyvät internetistä CIMOn Erasmusintensiivikurssit-sivuilta SOPIMUSLIITTEET Liite II Kelpoisten partnerien luettelo (Identification of eligible partners) Liitteessä II identifioidaan kyseessä olevan IP-hankkeen kelpoiset partnerit. Partnerikokoonpano perustuu hakemuksessa annettuihin tietoihin, partnerijoukon muutoksista on tehtävä sopimusmuutos (ks. s 6). Liitteet III Loppuraportti Sopimuksessa edunsaaja sitoutuu raportoimaan seikkaperäisesti hankkeen kulusta, tuloksista, rahankäytöstä ja osallistujista. Loppuraporttiin kuuluu sanallinen raportti (Liite III Final Report Form for the Beneficiary) sekä tekninen raportti, joihin tarvittavat tiedot kannattaa kerätä jo kurssin aikana esim. malli-excel-lomakkeita hyödyntäen. Lukuvuoden loppuraportointi tullee tällä tietoa tapahtumaan syksyllä 2013 käyttöön otettavan sähköisen Mobility Tool työkalun kautta. Raportointiohjeet tarkentuvat sopimuskauden aikana. Lukuvuoden intensiivikurssien loppuraportti toimitetaan CIMOon mennessä. Lisätietoja loppuraportista löydät tämän oppaan sivuilta

5 Liite IV Mallilomake opiskelijoiden loppuarviointia varten Yksi intensiivikurssisopimuksen virallisista liitteistä on mallilomake (minimum requirements) opiskelijoiden loppuarviointia varten. Mallilomakkeessa opiskelijaa pyydetään arvioimaan kurssin onnistuneisuus omien opintojen kannalta. Mallilomakkeeseen voi lisätä kysymyksiä oman kurssin tarpeisiin, mutta siitä ei saa poistaa kysymyksiä. Jokaisen opiskelijaosallistujan on täytettävä loppuarviointilomake. Ohjeistukset mahdolliseen Mobility Toolin käyttöön loppuarvioinnin yhteydessä tarkentuvat sopimuskauden aikana. Mallilomake löytyy sähköisenä verkkosivulta: APURAHAN MAKSAMINEN KORKEAKOULUILLE CIMO maksaa korkeakoululle ensimmäisen osan tuen kokonaismäärästä 30 päivän kuluessa siitä, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet rahoitussopimuksen. Tämä ensimmäinen maksuerä on suuruudeltaan 80 % sopimuksessa määritellyn tuen kokonaismäärästä. Toinen maksuerä (toteuman mukainen loppuerä, enintään 20 %) maksetaan korkeakoulun tilille loppuraportin hyväksymisen jälkeen. Lukuvuonna järjestettävien intensiivikurssien loppuraportin viimeinen jättämispäivä on HUOM! Erasmus-määrärahan tulee olla omana eränään korkeakoulun tilillä siten, että maksuliikenne pystytään aukottomasti selvittämään mahdollisen tilintarkastuksen yhteydessä. 2 SOPIMUSMUUTOKSET Muutokset CIMOn ja korkeakoulun välillä solmittuun rahoitussopimukseen on tehtävä kirjallisesti, eli sopimusmuutosta pyydettäessä CIMOon lähetetään muutospyyntö sähköpostilla tai kirjeitse, ja CIMO vahvistaa muutokset puolestaan kirjallisesti. Suulliset sopimukset eivät ole kelpoisia. Suurin osa sopimukseen tehtävistä muutoksista on kuitenkin laadultaan hallinnollisia, eivätkä ne vaadi varsinaisia sopimusmuutoksia TEKNISET SOPIMUSMUUTOKSET Edunsaajan laillisen edustajan muutos ja yhteystietojen muutos Jos korkeakoulun laillinen edustaja (allekirjoittajataho) muuttuu sopimuskauden aikana, on edunsaajan ilmoitettava siitä CIMOlle kirjallisesti (ks. erillinen lomake seuraavalla sivulla). Jos korkeakoulun osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, Erasmus-yhdyshenkilö tms. vaihtuu, on edunsaajan ilmoitettava em. muutoksista CIMOon sähköpostitse. CIMO puolestaan vastaa kirjalliseen ilmoitukseen mahdollisimman pian ilmoituksen tultua ja kirjaa muutoksen ylös hankkeen tietoihin. Pankkitietojen muutos Mikäli edunsaajan pankkitiedot muuttuvat hankkeen aikana, on siitä laadittava erillinen muutosilmoitus kansalliselle toimistolle (ks. linkki erillisiin lomakkeisiin seuraavalla sivulla). Pankkitietojen muutosilmoitus on vahvistettava laillisen edustajan allekirjoituksella. Uudet pankkitiedot astuvat voimaan, kun kansallinen toimisto on hyväksynyt muutokset. Intensiivikurssin sijainnin tai ajankohdan muutos / tarkennus Periaatteessa Erasmus-intensiivikurssin olisi toteuduttava siinä paikassa ja sinä aikana, kun hakemuksessa on kirjattu. Jos kurssin paikkakunta / ajankohta kuitenkin muuttuu, on siitä välittömästi ilmoitettava kansalliselle toimistolle sähköpostiviestillä. Jos kurssin sijaintia suunnitellaan muutettavaksi kokonaan toiseen maahan, on tällaisessa tapauksessa otettava erikseen yhteyttä kansalliseen toimistoon ja tehtävä kirjallinen sopimusmuutosanomus. Kurssin sijainnin muutos ei missään tapauksissa johda suurempaan rahoitukseen, mutta kurssin järjestäminen halvemman hintatason maassa johtaa Erasmus-tuen pienenemiseen

6 2.2. SISÄLLÖLLISET SOPIMUSMUUTOKSET Kaikkiin muutoksiin, jotka vaikuttavat suunnitellun intensiivikurssin sisältöön, on haettava kansalliselta toimistolta erillinen hyväksyntä. Syyt muutokseen on perusteltava tarkoin sekä muutosanomukseen on liitettävä kaikki tarvittava dokumentaatio koskien muutoksen syytä ja siitä aiheutuvia seuraamuksia. Sisältöön vaikuttavia sopimusmuutoksia tulisi välttää mahdollisimman pitkälle. Joissain tapauksissa muutokset voivat johtaa rahoituksen pienenemiseen (esim. kurssin pitomaa muuttuu kalliimmasta maasta halvempaan maahan), mutta missään tapauksessa muutokset eivät voi johtaa EU-tuen kasvamiseen. Joidenkin muutosten kohdalla edunsaajan on esitettävä anomuksen liitteenä korkeakoulun laillisen edustajan (sopimuksen allekirjoittajan) hyväksyntä muutosanomukseen. Kansallinen toimisto tekee tapauskohtaiset päätökset sopimusmuutoksista kirjallisesti ja lähettää ne edunsaajalle postitse. Seuraaville sopimusmuutosanomuksille on olemassa valmiit lomakepohjat: Change of Legal Representative (laillisen edustajan vaihtuminen) Change of Bank Details (pankkitilitietojen muutos) New Partner (uuden partnerin mukaantulo hankkeeseen) Change in the Workplan (muutokset työohjelmassa) Lomakkeet löytyvät CIMOn verkkosivuilta Muista sopimusmuutoksista edunsaaja voi laatia vapaamuotoisen anomuksen. Anomuksesta on käytävä ilmi kurssia koordinoiva korkeakoulu, hankkeen numero, kurssin nimi ja syyt miksi muutosta haetaan ja muutoksen mahdolliset vaikutukset kurssin sisältöön. Sopimusmuutosanomuksen voi kirjoittaa suomeksi. Jotta sopimusmuutokset ehtisivät astua voimaan, on anomukset toimitettava kansalliseen toimistoon vähintään kuukautta ennen sopimusajan päättymistä. Lukuvuoden intensiivikurssien rahoitussopimusten muutosanomukset on siis toimitettava kansalliseen toimistoon viimeistään mennessä. Koordinaattorikorkeakoulun vaihtuminen Projektin koordinaattorikorkeakoululla on hyvin suuri rooli sekä hankkeen suunnitteluvaiheessa että sen menestyksekkäässä toteutuksessa. Pääsääntöisesti Erasmus-intensiivikurssia koordinoiva korkeakoulu ei voi vaihtua sopimuskauden aikana. Sellaisessa poikkeustapauksessa, missä kurssin koordinointi vaihtuu saman maan korkeakoulujen kesken, tämä voi olla tiettyjen ehtojen puitteissa mahdollista. Tällaisessa tapauksessa kannattaa ottaa yhteyttä kansalliseen toimistoon, johon on myös toimitettava virallinen muutosanomus. Jos muutos hyväksytään, solmitaan uuden koordinaattorikorkeakoulun/edunsaajan ja kansallisen toimiston välillä uusi sopimus. Hankekoordinaattorin vaihtuminen Jos IP-kurssia koordinoiva henkilö vaihtuu korkeakoulun sisällä, on vaihtumisesta ilmoitettava virallisella kirjeellä kansalliselle toimistolle. Hankekoordinaattorin vaihtuminen vaatii koordinoivan korkeakoulun laillisen edustajan hyväksynnän. Edunsaajan vastuu hankkeen läpiviemisestä ja muista hankkeeseen liittyvistä sitoumuksista säilyy, vaikka hankekoordinaattori vaihtuisikin. Korkeakoulussa on otettava huomioon, että hankekoordinaattorin vaihtuminen voi vaikuttaa merkittävästi hankkeen läpivientiin ja siksi kaikenlaiset henkilömuutokset olisi pyrittävä pitämään minimissä. Muutokset partneriryhmässä Rahoitettava IP-hanke on kokoonpanonsa suhteen hyväksytty sen partneriryhmän perusteella, joka oli merkitty hakemukseen. Sen vuoksi kaikki muutokset partnerijoukossa vaativat virallista muutosanomusta. Pääsääntöisesti partneriryhmä voi muuttua kolmella tavalla: 1. uuden partnerin mukaantulo hankkeeseen (ks. erillinen lomake yllä) 2. partnerin poisjäänti hankkeesta 3. partnerin korvautuminen toisella. Muutokset tai lisäykset partneriryhmässä eivät missään tapauksessa johda rahoituksen suurenemiseen, sitä vastoin partnerin poisjäänti johtaa useimmiten lopullisen apurahan pienenemiseen

7 Jos muutokset partneriryhmässä johtavat muutoksiin hankkeen työjärjestyksessä tai sisällössä, niin nämä muutokset on kuvattava huolellisesti muutosanomuksen yhteydessä. Jos partneri jää pois IP-hankkeesta sopimuksen kelpoisuusaikana, ovat kaikki ko. partnerin sen vetäytymiseen asti aiheuttamat kulut kelpoisia, edellyttäen, että koordinaattorilla on kirjanpidossaan tarvittavat dokumentit vetäytyneen partnerin kuluista. Muutokset työohjelmassa Muutokset intensiivikurssin työohjelmaan tai projektin sisältöön ovat merkittäviä muutoksia, ja niihin täytyy anoa kirjallisesti lupa kansalliselta toimistolta (ks. erillinen lomake yllä). Muutoksia sisältöön voivat olla mm. o toiminnon keskeytyminen o toiminnon tulosten muuttuminen (esim. kieliversioiden muutos, tuotteiden toinen muoto tms.). Hakiessaan työohjelmaan muutosta, edunsaajan on tarkistettava, vaikuttavatko muutokset toiminnossa /lopputuotteissa kurssin budjettiin. Jos työohjelman tai kurssin sisällön laatu heikkenee merkittävästi jonkun muutoksen myötä, voi kansallinen toimisto tehdä muutosanomukseen kielteisen päätöksen, mikä pahimmillaan johtaa hankkeen keskeytymiseen ja koko tuen takaisinperintään. 3 MIKÄ ON IP KELPOISUUSEHDOT Erasmus-intensiivikurssihanke voi toteutua vain seuraavien ehtojen täyttyessä: PARTNERIT IP-kurssiin on osallistuttava vähintään kolme eri korkeakoulua kolmesta eri LLP-ohjelmamaasta. Jos joku partnereista vetäytyy hankkeesta, eikä em. kolmen eri maan ehto täyty, niin edunsaajan on välittömästi ilmoitettava asiasta CIMOlle ja keskeytettävä hankkeensa kaikki toiminnot, erityisesti taloudellisia kuluja aiheuttavat toiminnot. Jos ratkaisevan kolmannen partnerin vetäytyminen jätetään ilmoittamatta ja hankkeen läpivientiä jatketaan kaikesta huolimatta, voi tämä johtaa koko hankerahoituksen perumiseen loppuraporttivaiheessa. Vain ne korkeakoulut, jotka on identifioitu rahoitussopimuksen liitteessä II (Annex II Identification of the Eligible Partners) ovat hankkeen varsinaisia partnereita. Vain näiden partnereiden kulut raportoidaan ja ne voidaan laskea kelpoisiksi hankkeen EU-rahoituksen piiriin. Näin ollen kaikki muutokset partneriryhmässä on ilmoitettava kansalliselle toimistolle. Hankkeessa voi olla myös ulkopuolisia partnereita, joiden kuluja ei raportoida. OPISKELIJOIDEN MÄÄRÄ Kurssin pitomaahan matkustavien ulkomaisten opiskelijoiden määrä on oltava vähintään 10. Kaikkien osallistuvien opiskelijoiden on oltava rekisteröitynyt johonkin hankkeen virallisista partnerikorkeakouluista. Jos osa opiskelijoista keskeyttää kurssin, eikä 10 ulkomaalaisen opiskelijan sääntö toteudu, on koordinaattorin esitettävä todistukset keskeyttämiseen johtaneista pakottavista syistä (esim. lääkärintodistus tms.), muuten koko rahoitus voidaan perua. Kansallinen toimisto suosittelee, että hanketta ei lähdettäisi suunnittelemaan eikä toteuttamaan pienimmällä mahdollisella osallistujamäärällä, jotta mahdolliset keskeyttämiset tai poisjäännit eivät vaarantaisi koko hankkeen rahoitusta. OSALLISTUJAT Intensiivikurssille osallistuvan opiskelijan on oltava kirjoilla tutkinto- tai vaihto-opiskelijana hankkeeseen osallistuvassa partnerikorkeakoulussa. Lukuvuodesta alkaen myös LLP-ohjelmamaiden ulkopuoliset opiskelijat voivat osallistua Erasmus-ohjelmaan kansalaisuudesta riippumatta. Korkeakoulu voi siis valita intensiivikurssille osallistujia myös Elinikäisen oppimisen ohjelman ulkopuolisista maista, - 7 -

8 mikäli nämä ovat ko. korkeakoulussa kirjoilla perus- tai jatkotutkintoa suorittamassa tai vaihtoopiskelijoina. Poikkeuksen muodostavat Erasmus Mundus -opiskelijat, joille on myönnetty apuraha Erasmus Mundus -ohjelmasta. Heidän kulujaan ei voi korvata intensiivikurssin budjetista, mutta heidät voidaan hyväksyä kursseille ylimääräisinä opiskelijoina. Sen sijaan mikäli opiskelija opiskelee Erasmus Mundusohjelmassa, mutta ei saa Mundus-apurahaa, voi hänen kulunsa korvata intensiivikurssin budjetista. LLP-ohjelman ulkopuolisten maiden opiskelijat eivät kuitenkaan saisi olla enemmistönä EU-projektissa. KURSSIN OSALLISTUJALISTA JA ARVIOINTILOMAKKEET Edunsaajan on toimitettava loppuraportin yhteydessä lista kaikista IP-kurssille osallistuneista opettajista ja opiskelijoista allekirjoituksineen. Listasta on käytävä ilmi kurssin ajankohta (alkamis- ja päättymispäivät) sekä kaikkien osallistujien allekirjoitukset. Kurssikoordinaattorin on kerättävä loppuarviointi kaikilta osallistuneilta opiskelijoilta ja opettajilta. Loppuarvioinnin vastauksista on laadittava lyhyt yhteenveto kansallista toimistoa varten. Loppuarvioinnin palautteenkeruun voi yhdistää sopimuksen liitteeseen IV (Annex IV Final report form for students), joka sisältää vähimmäisvaatimukset kysymyksistä opiskelijoiden osalta. Lomaketta saa muokata oman kurssin tai korkeakoulun tarpeisiin, mutta kysymyksiä ei saa poistaa. Ohjeistukset mahdolliseen Mobility Toolin käyttöön loppuarvioinnin yhteydessä tarkentuvat sopimuskauden aikana. SIJAINTI Erasmus-intensiivikurssi on pidettävä jossain Elinikäisen oppimisen ohjelman maista. Kurssi on järjestettävä siinä paikassa ja sinä aikana, kuin hakemukseen on merkitty. Kaikki muutokset on ilmoitettava kansalliselle toimistolle. Jos kurssin pitopaikka muuttuu kokonaan toiseen maahan, on otettava huomioon aina väh. 10 ulkomaalaisen opiskelijan sääntö ja anottava muutokseen hyväksyntä kansalliselta toimistolta. Pääsääntöisesti IP-kurssi olisi pidettävä yhdessä paikassa / vuosi. Jos eri paikoissa pitämiseen on esitetty perustellut syyt, on kurssin pitopaikan vaihtaminen periaatteessa mahdollista. SOPIMUSKAUSI JA RAHOITUSKAUSI Intensiivikurssia varten on aiempina vuosina voinut hakea rahoitusta 1-3 peräkkäiselle vuodelle. Rahoitus on myönnetty aina vuodeksi kerrallaan. EU-ohjelmakauden vaihtumisen vuoksi on todennäköistä, että lukuvuodeksi ei voi hakea jatkorahoitusta. Uuden ohjelmakauden hankkeissa intensiivikursseja on mahdollista järjestää osana laajempia strategisia kumppanuushankkeita. Sopimuskausi lukuvuodelle alkaa ja päättyy Hanke voi päättyä sopimuskauden jo loputtua, mutta kurssin on alettava ennen Hankkeen on kuitenkin loputtava viimeistään KURSSIN KESTO IP-kurssin vähimmäiskesto on 10 työskentelypäivää. Kurssi voi olla korkeintaan kuuden (6) viikon mittainen. Työskentelypäiviksi ei lasketa kurssin valmisteluun käytettäviä päiviä, kurssin teeman ulkopuolista sosiaalista ohjelmaa tai matkapäiviä. Saapumis- ja lähtöpäivät voidaan laskea työskentelypäiviksi, jos kyseisinä päivinä tapahtuu selkeästi myös opetustoimintaa (HUOM! Tutustumisiltaa tai get-togetherillanviettoa ei katsota opetukseksi!). Työskentelypäiväksi lasketaan päivä, joka sisältää 6-8 tuntia intensiivikurssin aiheeseen liittyvää toimintaa (opetusta, opintovierailuja, ryhmätyöskentelyä, opiskelijoiden itsenäistä työskentelyä ym.). ERASMUS MUNDUS Erasmus IP -kurssi ei voi olla osa Erasmus Mundus -ohjelmaa

9 4 INTENSIIVIKURSSIN TALOUSSÄÄNNÖT Intensiivikurssin tuen piiriin laskettavat kulut on voitava todeta jälkikäteen mahdollisissa tilintarkastuksissa. Tämän vuoksi hankkeen kirjanpito koordinaatiokorkeakoulussa on hoidettava huolellisesti, hankkeeseen on mahdollisuuksien mukaan sitoutettava mukaan talousasioista vastaavaa henkilökuntaa. Ainoastaan sellaiset kulut, jotka liittyvät suoraan intensiivikurssin työohjelmaan merkittyihin toimintoihin, lasketaan kelpoisiksi. Kulujen on täytynyt aiheutua joko koordinaattorikorkeakoulun tai partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden, opettajien tai henkilökunnan toimesta. Kulut tulee raportoida euroissa. Valuuttakurssi määräytyy Euroopan komission asettaman valuuttakurssin mukaan. Kurssi lasketaan sen kuukauden kurssin mukaan, jolloin kansallinen toimisto (CIMO) on maksanut tuen ensimmäisen erän korkeakoululle. Euroopan komission valuuttalaskuri löytyy osoitteesta KELPOISET JA EI-KELPOISET KULUT EI-KELPOISET KULUT Seuraavat kulut eivät ole kelpoisia EU-tuen piiriin: o Sopimuskauden ulkopuolella syntyneet kulut o Kulut, joihin on saatu tukirahoitusta jo muualta (erit. EU-tuki) o Ns. kotikorkeakoulun opiskelijoiden, opettajien ja henkilökunnan matkakustannukset (kotikorkeakouluksi katsotaan se korkeakoulu, jossa intensiivikurssi järjestetään) o Konferenssi-, seminaari- tai tutkimustoiminnan rahoitus o Viihdytyskulut, esiintymispalkkiot o Avustukset, sijoituspääomakulut o Luottorajan ylläpito, tilinylitykset, takaajana toimiminen, velkoihin varautuminen o Liiketoiminnan konkurssiin, likvidaatioon, velkoihin tai vuokrasopimuksen päättymiseen varautuminen o Sakot, taloudelliset sanktiot tai oikeudenkäynnistä aiheutuneet kulut o Liialliset tai harkitsemattomat kulut. KELPOISET KULUT EU:n myöntämä rahoitus kattaa kolme eri kululuokkaa: 1) Järjestelykustannukset (Organizational costs) intensiivikurssin järjestämisestä koituvat yleiskustannukset 2) Matkakustannukset (Travel costs) niiden partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden ja opettajien matka- ja viisumikulut, jotka tulevat muista korkeakouluista kuin missä kurssi järjestetään 3) Asumis- ja oleskelukustannukset (Subsistence costs) niiden partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden ja opettajien asumis- ja oleskelukustannukset, jotka tulevat muista korkeakouluista kuin missä kurssi järjestetään Järjestelykuluihin myönnettävä rahasumma on ns. könttäsumma. Matkakulut korvataan todellisten kulujen mukaan (todellisista kuluista 75 % aina siihen summaan asti, mitä rahoitussopimuksessa on myönnetty). Asumis- ja oleskelukustannukset määräytyvät ennalta määrättyjen päivätariffien (maakohtaiset maksimituet) mukaan. Myös arvonlisävero kelpaa kuluksi, jos se on todellinen kulu, ja ellei sitä voi korvata kansallisen arvonlisäverojärjestelmän avulla

10 4.2. ERI KULULAJIT JÄRJESTELYKULUT ORGANIZATIONAL COSTS Järjestelykuluja voivat olla esim. seuraavanlaiset kulut: koulutusmateriaalien ja dokumenttien tuottaminen tilavuokrat (luokat, luentosalit, laboratoriot jne.) varusteiden ja apuvälineiden vuokrat intensiivikurssin sisältöön oleellisesti liittyvien opintoretkien ja tutustumiskäyntien aiheuttamat kustannukset kurssijakson tiedottamiseen ja markkinointiin liittyvät kustannukset käännös- ja tulkkauspalvelut projektin hallinnoimisesta aiheutuvat kulut, palkkakulut yleiskustannukset: postitukset, puhelimien ja faxien käyttö, tietoliikennekustannukset, toimistotarvikekustannukset, valokopiot yms. seuraavat matka-, oleskelu- ja asumiskustannukset: o projektin henkilöstön kustannukset kurssin suunnittelu- ja loppuarviointivaiheessa o intensiivikurssille kutsuttujen ulkopuolisten asiantuntijoiden kulut o kotikorkeakoulun (korkeakoulu, missä kurssi pidetään) opiskelijoiden ja opettajien kulut (esim. opintoretkien aikana). Kansallinen toimisto myöntää kurssille järjestelyrahaa komission asettamien enimmäismäärien rajoissa. Vuoden kurssien järjestelyrahan enimmäismäärä on 8 570,00 euroa. Jos kurssia ei järjestetä koordinaattorikorkeakoulun kotimaassa, niin siinäkin tapauksessa organisaatiokulut maksetaan kurssia hallinnoivan korkeakoulun kotimaan tukisumman mukaisesti. Kotikorkeakoulun opiskelijoiden ja opettajien kustannukset on korvattava järjestelykululuokasta. Myös mahdolliseen kulttuuriohjelmaan liittyvät kulut maksetaan järjestelykuluista, edellyttäen, että kulttuuriohjelma sisältyy intensiivikurssin työohjelmaan. Järjestelyihin myönnettävä tukiraha on ns. könttäsumma. Järjestelykulujen kuitteja ei tarkasteta, mutta edunsaajan on voitava todistaa, että kurssi on toteutunut suunnitellusti. Mahdollisten auditointivierailujen varalta on kirjanpidon syytä olla kunnossa myös järjestelykustannusten osalta MATKAKULUT TRAVEL COSTS Muista kuin kurssin pitopaikkakunnan korkeakoulusta tulevien partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden ja opettajien matka- ja viisumikulut lasketaan hyväksyttäviksi matkakustannuksiksi. Kansallinen toimisto myöntää tukea matkakustannuksiin 75 % todellisista kustannuksista. Sopimusvaiheessa matkakulujen tukisumma perustuu hakijan hakemuksessa tehneeseen matkakustannusten arvioon. Loppuraporttivaiheessa hakija raportoi kulut 100 -prosenttisesti (budjettityökalu-excelin avulla, laskee 75% automaattisesti), joista kansallinen toimisto myöntää 75 % (kuitenkin vain siihen summaan asti, mitä rahoitussopimuksessa on myönnetty). Matkustuskulujen kuitit ja tositteet on säilytettävä mahdollisia kuittitarkastuksia ja auditointeja varten. HUOM! EU-tukea myönnetään korkeintaan 60 opiskelijaa ja 20 opettajaa koskeviin matkakustannuksiin. Ne IP-projektihenkilökunnan/opettajien matkakulut, jotka aiheutuvat varsinaisen intensiivijakson ulkopuolisesta suunnittelu- tai arviointimatkoista, kustannetaan järjestelykuluista. Jos kurssi pidetään jossain toisessa kuin koordinoivassa korkeakoulussa, niin tällöin koordinoivan korkeakoulun kurssiosallistujien matkakustannukset ovat kelpoisia matkakulujen piiriin. Jos kurssille osallistuu opiskelijoita tai opettajia partnerikorkeakoulusta, joka sijaitsee samassa maassa mutta eri paikkakunnalla kuin kurssin pitopaikka, niin heidän kulunsa lasketaan myös hyväksyttäviksi matkakustannuksiksi

11 Matkakustannukset, jotka aiheutuvat Erasmus-ohjelman ulkopuolisista maista matkustamisesta eivät ole kelpoisia kuluja, ellei kansalliselta toimistolta ole saatu etukäteen kirjallista erityislupaa. Matkakustannukset lasketaan todellisten kulujen perusteella riippuen tapauskohtaisesti kulkuvälineestä (juna, linja-auto, taksi, lentokone, vuokra-auto, oma auto). Matkustavien partnereiden on pyrittävä minimoimaan matkakustannukset käyttämällä mahdollisimman edullisia matkustustapoja. Esimerkiksi lentomatkustamisessa ainoastaan turistiluokan liput sallitaan. Osallistujakohtaisia matkakustannuksia laskettaessa on otettava huomioon kaikki matkan aiheuttamat kulut eri kulkuvälineillä alkupisteestä määränpäähän ja takaisin. Matkakustannukseen lasketaan myös mahdolliset viisumikustannukset. Matkavakuutukset sen sijaan kustannetaan oleskelu- ja asumiskustannuskululuokasta. Henkilöautolla matkustettaessa kulut korvataan seuraavasti: Kilometrikorvaus ei saa ylittää 0,22 /km. Korvaus ei saa myöskään ylittää korkeakoulujen omia matkustussääntöjen rajoja. Taksilla tai vuokra-autolla matkustaminen sallitaan, jos aiheutuneet kulut eivät kohtuuttomasti ylitä muilla kulkuvälineillä tehdyn vastaavan matkan kustannuksia (ottaen huomioon myös hintaan vaikuttavat tekijät, kuten aika, suuri matkatavaramäärä). Henkilöautolla matkustettaessa kulut korvataan ainoastaan yhden matkustajan osalta, vaikka ajoneuvossa matkustaisikin useampi ihminen ASUMIS- JA OLESKELUKULUT ACCOMMODATION AND SUBSISTENCE COSTS Muista kuin kurssin pitopaikkakunnan korkeakoulusta tulevien partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden ja opettajien asumis- ja oleskelukulut lasketaan tähän kululuokkaan hyväksyttäviksi kustannuksiksi. HUOM! EU-tukea myönnetään korkeintaan 60 opiskelijaa ja 20 opettajaa koskeviin asumis- ja oleskelukustannuksiin. Ne IP-projektihenkilökunnan / opettajien asumiskulut, jotka aiheutuvat varsinaisen intensiivijakson ulkopuolisesta suunnittelu- tai arviointimatkoista, kustannetaan järjestelykuluista. Jos kurssi pidetään jossain toisessa kuin koordinoivassa korkeakoulussa, niin tällöin koordinoivan korkeakoulun kurssiosallistujien asumiskustannukset ovat kelpoisia tämän kululajin piiriin. Sen sijaan kurssin pitopaikkakunnan osallistujien kuluja ei korvata. Jos kurssille osallistuu opiskelijoita tai opettajia partnerikorkeakoulusta, joka sijaitsee samassa maassa mutta eri paikkakunnalla kuin kurssin pitopaikka, niin heidän asumiskulunsa lasketaan myös hyväksyttäviksi asumis- ja oleskelukustannuksiksi. Matkavakuutukset kustannetaan asumis- ja oleskelukululuokasta. Asumis- ja oleskelukustannukset myönnetään maakohtaisten tukisummien mukaan. Jos kurssi pidetään muussa kuin koordinaattorikorkeakoulun kotimaassa, niin asumis- ja oleskelukustannusten laskemisessa käytetään kurssin sijaintimaan tukisummia. Tuen suuruus riippuu kurssin sijaintimaan elinkustannuksista sekä kurssin pituudesta. Oleskelu- ja asumistuki kattaa asumisen, ruokailut sekä mahdolliset matkat kurssin pitopaikalla. Tukisummat lasketaan osallistujakohtaisesti riippuen kurssilla vietetystä ajasta. Sekä opettajien että opiskelijoiden kohdalla käytetään päiväkohtaisia tukisummia. Sivulla 13 olevista taulukoista 1 ja 2 ilmenee enimmäistuen määrä /opettaja ja opiskelija kaikissa LLP-ohjelmamaissa. Loppuraportissa oleskelukustannukset raportoidaan osallistujien kurssilla viettämän ajan mukaan. Todellisia asumiskustannuksia (hotellilaskut, asuntolakulut, lounaat) ei raportoida. IP-toiminnossa asumiskustannukset perustuvat päiväkohtaisiin tariffeihin, jotka on laskettu elinkustannusten perusteella (ks. taulukot sivulla 13). Asumiskustannusten laskemiseen käytetään ko. taulukon tariffeja. Opiskelijoiden kohdalla päiväkohtainen tukisumma pysyy samana kurssin pituudesta huolimatta, mutta opettajilla päiväkohtainen tariffi laskee ensimmäisten 7 päivän ja 14 päivän jälkeen

12 Esimerkki: Suomessa järjestettävän intensiivikurssin asumiskustannukset lasketaan seuraavanlaisesti: R = päiväkohtainen tariffi (daily rate) N = kurssin kesto = kurssilla vietetty aika Opiskelijat (päivätariffi (daily rate) Suomi: 25, ks. taulukko 1) Laskukaava: R x N = X o Esim. kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) 12 päivää 25 x 12 = 300 (asumistuki yhdelle opiskelijalle 12 päivän ajalta) Opettajat (päivätariffi (daily rate) Suomi, ks. taulukko 2): 1-7 päivälle: päivälle: päivälle: 34 Laskukaava 1-7 päivälle: R x N = X o Esim. Kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) 6 päivää 210 x 6 = 1260 (asumistuki yhdelle opettajalle 6 päivän ajalta) Laskukaava 1-14 päivälle (yli 7 pvää): (R x 7) + (R2 x N2) = X o kaavassa N2 on niiden päivien määrä, joiden osalta kurssin pituus ylittää 7 päivää (esim. kurssin kesto 9 päivää N2 = 3) o kaavassa R2 on päivätariffi 8-14 päivälle (ks. Taulukko 2, keskimmäinen sarake) o Esim. kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) 12 päivää (N2=5) (210 x 7) + (84 x 5) = = 1890 (asumistuki yhdelle opettajalle 12 päivän ajalta) Laskukaava 1-42 päivälle (yli 14 pvää): (R x 7) + (R2 x 7) + (R3 x N3) = X o kaavassa N3 on niiden päivien määrä, joiden osalta kurssin pituus ylittää 14 päivää (esim. kurssin kesto 19 päivää N2 = 5) o kaavassa R2 on päivätariffi 8-14 päivälle (ks. Taulukko 2, keskimmäinen sarake) o kaavassa R3 on päivätariffi päivälle (ks. Taulukko 2, viimeinen sarake) o Esim. kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) 24 päivää N3 = 10) (210 x 7) + (84 x 7) + (34 x 10) = = 2398 (asumistuki yhdelle opettajalle 24 päivän ajalta) Vaikka oleskelukulu lasketaan osallistujakohtaisesti, voi edunsaaja käyttää tukea joustavasti kaikkien osallistujien kuluihin. Opiskelijoiden majoituskuluja voi siis kattaa myös opettajille myönnetyistä oleskelukuluista

13 Table 1. Subsistence costs Rates for students per person /day (Euros, ) Table 2. Subsistence costs Rates for teachers per person /day (Euros, ) HOST COUNTRY Daily rate Belgique/Belgie BE 21 Balgarija BG 13 Česká republika CZ 18 Danemark DK 29 Deutschland DE 20 Eesti EE 16 Ellas EL 20 España ES 21 France FR 25 Eire/Ireland IE 23 Italia IT 23 Kypros CY 18 Latvija LV 16 Lietuva LT 15 Luxembourg LU 21 Magyarország HU 17 Malta MT 17 Nederland NL 22 Österreich AT 23 Polska PL 16 Portugal PT 18 Romania RO 15 Slovenija SI 19 Slovensko SK 17 Suomi FI 25 Sverige SE 25 United Kingdom UK 29 Island IS 22 Liechtenstein LI 31 Norge NO 31 Switzerland - CH 31 Croatia - HR 20 Türkiye TR 17 Daily rate for days / day Daily rate for additional days /day Daily rate for additional days / day HOST COUNTRY BE BG CZ DK DE EE EL ES FR IE IT CY LV LT LU HU MT NL AT PL PT RO SI SK FI SE UK IS LI NO CH HR TR SIIRROT ERI KULULAJIEN VÄLILLÄ Kustannusten siirrot ovat mahdollisia matka- ja oleskelukululuokkien välillä. Siirrettävä summa voi olla enintään 10% siihen kululuokkaan myönnetystä tuesta, joka on näistä kahdesta pienempi. Siirrot ovat mahdollisia tapauksissa, joissa toisen kululajin kulut ovat odotettua pienemmät ja toisen odotettua suuremmat. Esim. a) Asumiskululuokasta matkakuluihin Siirto asumiskuluista matkakuluihin voidaan tehdä sillä edellytyksellä, että asumiskustannukset ovat suunniteltua pienemmät ja todelliset matkakulut suuremmat: opiskelijoita on ollut suunniteltua vähemmän kurssi toteutuu suunniteltua lyhyempänä opettajien oleskelupäiviä kurssilla on vähemmän. Esim. Kurssille osallistuu 1-2 opiskelijaa vähemmän kuin alun perin oli suunniteltu. Ko. opiskelijoita varten myönnettävä oleskeluapuraha voidaan pelastaa kurssin käyttöön siirtämällä se matkakuluihin. Siirto voi tapahtua sillä edellytyksellä, että todelliset matkakulut ovat aiottua suuremmat ja toisaalta että siirrettävä summa pysyy 10 %:n puitteissa

14 b) Matkakuluista asumiskuluihin Siirto matkakuluista asumiskuluihin voidaan tehdä sillä edellytyksellä, että todelliset matkakulut ovat suunniteltua pienemmät ja toisaalta osallistujien asumis- ja oleskelukustannukset ovat suuremmat: opiskelijoita/opettajia on ollut suunniteltua enemmän opettajien oleskelupäiviä kurssilla on enemmän. Esim. Asumis- ja oleskelukustannuksiin myönnetty 32 opiskelijaa ja 8 opettajaa varten ,00 sekä matkakustannuksiin 7 500,00 (=75 %). Matkakulut ovat odotettua pienemmät ja toisaalta yksi opettaja viipyi kurssilla neljä (4) päivää aiottua pidempään. Näin ollen matkakululuokasta voidaan siirtää max. 750,00 (= 10% 7 500,00 eurosta) asumis- ja oleskelukulujen kattamiseen. Lopulliseksi hankkeelle korvattavaksi matka-apurahaksi jää 6 750,00 ( =6 750). Jos molemmat kululuokkien kulut ovat odotettua pienemmät, ylimääräistä rahaa ei voi siirtää esim. järjestelykustannuksiin, vaan ylimääräinen tuki on palautettava loppuraportoinnin jälkeen kansalliselle toimistolle. Kulujen siirrosta ilmoitetaan kirjallisella ilmoituksella kansalliselle toimistolle aina välittömästi, kun mahdollinen siirto on kurssijärjestäjien tiedossa OPISKELIJAT JA OPETTAJAT, JOILLA ON ERITYISTARPEITA Jos koordinoiva korkeakoulu tai hankkeen joku partnereista aikoo lähettää intensiivikurssille opiskelijan tai opettajan, jolla on erityistarpeita, kannattaa sen hyvissä ajoin sopia vastaanottavan korkeakoulun kanssa järjestelyistä, joita henkilön oleskelu kurssilla vaatii. Kun asioista on partnerien kesken sovittu, koordinoiva korkeakoulu voi anoa CIMOsta ylimääräistä tukea osallistumista varten. Anomusta varten tarvitaan myös arvio ylimääräisistä kustannuksista ja tiedot muista henkilön saamista avustuksista. Anomukseen liitetään lääkärintodistus tai vastaava dokumentti, josta ilmenee vamman tai sairauden laatu ja sen vaikutukset kurssille osallistumiseen. CIMO päättää myönnettävästä lisätuesta tapauskohtaisesti. CIMO on laatinut yhteistyössä ESOK (Esteetön korkeakoulu) -verkoston kanssa tarkistuslistan Esteettömyys ja kansainvälinen opiskelijavaihto lähettävälle ja vastaanottavalle korkeakoululle sekä vaihtoon lähtevälle opiskelijalle vaihtojärjestelyjen tueksi. Tarkistuslista löytyy osoitteesta HALLINNOLLISIA OHJEITA EDUNSAAJALLE Pankkitili Erasmus-intensiivikurssin tukiraha maksetaan edunsaajakorkeakoulun tilille euroissa kahdessa erässä: alkuosuus 80 % sopimuksen astuttua voimaan ja loppuosa 20 % (tai toteuman mukainen loppuerä) loppuraportin jälkeen. Erasmus-intensiivikurssin määrärahan tulee olla omana eränään korkeakoulun tilillä siten, että maksuliikenne pystytään aukottomasti selvittämään mahdollisen tilintarkastuksen yhteydessä. Tilin on oltava korkeakoulun nimissä ja eritelty ko. intensiivikurssiprojektille, jos mahdollista. Käteisnostoista on tehtävä erilliset kuitit. Pankkitietojen muutoksista on ilmoitettava kansalliselle toimistolle kirjallisella, korkeakoulun laillisen edustajan vahvistamalla ilmoituksella (ks. kohta sopimusmuutokset). Partneriryhmä Hyvä projektityöskentely edellyttää kaikkien partnereiden sitouttamista hankkeen yhteisiin tavoitteisiin. Edunsaajan on edesautettava parhaansa mukaan ja tasapuolisesti partneriryhmän aktiivista yhteistyötä: tiedotettava partnereita aina tarvittaessa varmistettava tukirahojen tasapuolinen jako (mikäli edunsaaja ei huolehdi kaikista kuluista itse) lähetettävä rahoitussopimuksen kopio liitteineen kaikille hankkeen partnereille

15 Partneria, jota ei ole identifioitu rahoitussopimuksen liitteessä II (Identification of the eligible partners) ei lasketa viralliseksi partneriksi, eikä ko. organisaation kuluja lasketa kelpoisiksi EU-tuen piiriin. Euroopan komissio tai kansallinen toimisto eivät vaadi Erasmus-intensiivikurssien konsortioilta virallisia partnereiden välisiä sopimuksia. Koordinaattori voi vaatia partnerisopimuksia parhaaksi näkemällään tavalla ja tarpeen vaatiessa. Joka tapauksessa on hyvä pitää mielessä, että koordinaattorikorkeakoulu on viime kädessä vastuussa hankkeen onnistuneesta läpiviennistä ja partneriryhmän yhteistyön toimivuudesta. 5 LOPPURAPORTTI 5.1. LOPPURAPORTIN TARKOITUS Edunsaajan on perusteltava kansalliselle toimistolle kaikki projektin aikana aiheutuneet kulut sekä selvitettävä kaikki läpiviedyt toiminnot ja niiden tulokset. Tukirahaa saadakseen edunsaaja sitoutuu laatimaan kansalliselle toimistolle loppuraportin, josta käyvät ilmi sekä hankkeen tulokset ja tuotokset suhteessa hakemukseen että rahankäyttö. Loppuraportin on luotava tarkka ja selkeä kokonaiskuva projektista. On suositeltavaa, että edunsaaja tutustuu huolellisesti loppuraporttikaavakkeisiin ennen toiminnon varsinaista alkua (sopimuksen liite III). Jälkikäteen vaadittavien tietojen ja erityisesti kuittien ja tositteiden hankkiminen voi olla vaikeaa. Sen vuoksi on hyvä tietää jo kurssin suunnitteluvaiheessa kaikki tarvittavat raportoitavat asiat. Loppuraporttiin kirjattavat rahasummat on ilmoitettava euroissa. Loppuraportoinnin tarkemmat ohjeet löytyvät sopimuksen liitteestä III (Final Report Form for the Beneficiary). Edunsaajan on informoitava myös partnerikorkeakouluja loppuraporttiin kerättävästä tiedosta sekä kulujenkäytöstä LOPPURAPORTIN OSAT Lukuvuoden loppuraportointi tullee tällä tietoa tapahtumaan käyttöön otettavan sähköisen Mobility Tool työkalun kautta. Raportointiohjeet tarkentuvat sopimuskauden aikana. Tämänhetkisen tiedon (heinä -elokuu 2013) mukaan loppuraportti muodostuu kahdesta eri osasta: a) Kerronnallisesta osuudesta (Annex III Narrative Report / Final Report Form for the Beneficiary), jossa koordinaattori seikkaperäisesti kertoo kurssin tuloksista, mahdollisista ongelmista, osallistujien palautteesta jne. (+ mahdollisen kuittitarkastuksen yhteydessä edunsaaja toimittaa liitteeksi kaikki kuitit hakemuksen ja sopimuksen mukaisesti). Kerronnalliseen osuuteen kuuluu myös taloudellinen osio, jossa selvitetään rahankäyttö. b) Teknisestä osuudesta, joka syötetään sähköiseen raportointijärjestelmään. Tekninen raportointi Lukuvuoden loppuraportointi tullee tällä tietoa tapahtumaan käyttöön otettavan sähköisen Mobility Tool työkalun kautta. Raportointiohjeet tarkentuvat sopimuskauden aikana. Loppuraportin viimeinen jättöpäivä on Teknisessä loppuraportissa raportoidaan intensiivikurssin yleisiä tietoja, sekä tiedot kaikista kurssille osallistuneista opiskelijoista ja opettajista. Tarkempaa raportointiohjeistusta lähetetään koordinaattoreille mahdollisimman pian. Päivitetyt ohjeistukset löytyvät CIMOn verkkosivuilta: Koordinaattoreita kehotetaan keräämään ja tallentamaan kaikki raportointiin tarvittavat tiedot huolellisesti jo IP-kurssin aikana, jotta loppuraportin täyttäminen ei olisi työlästä. Myös kerronnallisen raportin sisältöä kannattaa kerätä jo itse IP-jakson aikana, esim. pitämällä kurssipäiväkirjaa. Tämä helpottaa loppuraportin laadintaa, jos raportointihetkellä asiat eivät ole enää tuoreessa muistissa

16 5.3. LOPPURAPORTIN JÄTTÄMINEN JA ARVIOINTI Loppuraportti täytyy toimittaa kansalliselle toimistolle kirjallisena ja allekirjoitettuna sopimuksessa määriteltyyn päivämäärään mennessä ( , postileiman päiväys). Raportin allekirjoittaa korkeakoulun laillinen edustaja. Allekirjoitettaviksi tulostetaan koontisivu sähköisestä raportointijärjestelmästä sekä Narrative Report talousosioineen. Intensiivikurssien loppuraportit arvioidaan seuraavasti: o Rahankäyttö ja budjetti analysoidaan toimintoihin sekä kurssille osallistuneiden opiskelijoiden/opettajien määrään nähden, kulujen kelpoisuus arvioidaan o Kerronnallinen raportti arvioidaan laadullisesti suhteessa hakemuksessa ilmoitettuihin työohjelmaan ja toiminnon tuloksiin. Jos loppuraportti on puutteellinen, kansallinen toimisto pyytää edunsaajaa täydentämään sitä. Kansallinen toimisto saattaa pyytää edunsaajaa toimittamaan raporttien lisäksi myös kuitit, matkaliput, tositteet ja myös muita dokumentteja. Jos loppuraportti hyväksytään, kansallinen toimisto laskee todellisten kulujen perusteella lopullisen apurahan määrän. Jos budjetti on toteutunut suunnitellusti, maksetaan edunsaajalle loppu 20 % myönnetystä tuesta. Jos budjetti on alijäämäinen, maksetaan loppuerää edunsaajalle vain sen verran, kuin lopullinen kokonaistuki edellyttää. Ylimääräinen jo maksettu ennakkomaksu tuesta peritään edunsaajalta takaisin. HUOM! Loppuraportissa raportoidaan toteutuneet kurssin opiskelija- ja opettajamäärät. Jos kurssi osoittautuu suunniteltua pienemmäksi, niin myös lopullinen tuki on pienempi (ks. myös kohta Siirrot eli kululajien välillä). Jos kurssin pitomaahan matkustavien opiskelijoiden määrä jää alle 10, ei hanke ole kelpoinen ja edunsaaja joutuu maksamaan saamansa tuen kokonaan takaisin. 6. FORCE MAJEURE TILANTEET Force majeure tilanteella tarkoitetaan ylivoimaista estettä (esim. luonnonkatastrofi), joka estää matkustamisen tai kurssin järjestämisen alkuperäisen suunnitelman mukaan. Tällaisessa tilanteessa on aina otettava yhteys CIMOon ja selvitettävä tilanteen vaikutus intensiivikurssin järjestämiseen. Force majeure -syistä kurssi voidaan hyväksyä, vaikka se toteutuisi sovittua lyhyempänä tai pienemmällä osallistujamäärällä. Toisin sanoen minimivaatimuksista voidaan joustaa, eikä koko hanketta tarvitse perua. Kulut hyväksytään todellisen toteuman perusteella (kurssin todellinen kesto ja osallistujien määrä). Matkakulut raportoidaan todellisten toteutuneiden matkakulujen mukaan. Force majeure -tilanteesta syntyneitä ylimääräisiä kuluja (esim. kurssin keston ylittäviä majoituskuluja tai peruuntuneista matkoista syntyneitä kuluja) voidaan hyväksyä hankkeelle myönnetyn sopimussumman rajoissa. Kulut voidaan kuitenkin hyväksyä vain: tositteita vastaan (todellisten kulujen mukaan) vasta kun on selvitetty, korvaako joku muu taho ne (vakuutus, lentoyhtiö). Raportointi Force majeure -tilanne tulee yksilöidä loppuraportissa ja esittää tarvittava dokumentaatio ylimääräisistä kuluista: kopiot matkalipuista ja muista lipuista ja/tai laskuista, joista korvausta halutaan kopiot maksukuiteista/kirjanpidosta, joista maksu voidaan todentaa vakuutusyhtiöiden tai lentoyhtiöiden lausunnot/päätökset. Mikäli päätöstä vakuutusyhtiöstä ei ole saatu, tulee toimittaa vakuutus siitä, että avustusta on anottu ja tueksi esim. yhtiön kuittaus korvaushakemuksen vastaanottamisesta. Mikäli käsittelyaika venyy loppuraportin jättöajan yli, on lopullinen päätös toimitettava CIMOon heti, kun se on tiedossa

17 7 SEURANTA JA KUITTI- JA TILINTARKASTUKSET 7.1. SEURANNAN JA TARKASTUSTEN TARKOITUS CIMOn ja Euroopan komission välinen sopimus velvoittaa CIMOa seuraamaan Erasmus-ohjelman toimeenpanoa suomalaisissa korkeakouluissa (monitorointi) sekä tarkastamaan Erasmus-varojen käyttöä. Seurannassa kerätään tietoa Erasmus-vaihtojen laadusta sekä ohjelman toimeenpanon tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta korkeakoulussa. Erasmus-intensiivikursseille suoritetaan myös seurantakäyntejä. Seurantavierailuilla pyritään kartoittamaan ja levittämään hyviä toimintatapoja ja korjaamaan mahdollisia puutteita. Vierailut ovat parhaimmillaan hyödyllisiä molemmille osapuolille kurssijärjestäjällä on mahdollisuus antaa palautetta CIMOn palveluiden ja ohjelmahallinnon kehittämiseksi, ja samalla tarjoutuu tilaisuus yhdessä arvioida korkeakoulun tapaa hoitaa hanketoimintaa sekä keskustella sen kehittämistarpeista. Vierailun perusteella laaditaan kirjallinen raportti. Erasmus-ohjelman kuitti- ja tilintarkastusten tarkoituksena on varmistaa, että ohjelman varat käytetään sopimuksen ehtojen mukaisesti. Tarkastuksia on erilaisia, joista yleisin on kuittitarkastus loppuraportin yhteydessä (satunnaisotanta). Mahdollisia ovat myös tilintarkastusvierailut sopimuskauden aikana, tilintarkastukset sopimuskauden päättymisen jälkeen sekä suurimpien tuensaajien system check. System check on kattavampi tarkastus, johon sisältyy perusteellinen koko korkeakoulun LLP/Erasmusapurahahallinnon prosessien analysointi ja tilintarkastus VAADITTAVAT TOSITTEET Mahdollisen intensiivikurssin kuittitarkastuksen tapauksessa edunsaajan on toimitettava kansallisen toimiston pyynnöstä kopio kirjanpidon pääkirjasta, josta raportoitavan intensiivikurssin kulut ovat selkeästi todennettavissa. Mikäli pääkirjasta saatavat tiedot eivät ole riittäviä, niin edunsaajalta pyydetään nähtäväksi vielä seuraavanlaisia dokumentteja: o o o alkuperäiset ja päivätyt tai aidoiksi todistetut kopiot aiheutuneista kuluista (jos kuittia ei ole vielä saatu, on se toimitettava myöhemmin) pankkitositteet kurssin osallistujalistat allekirjoituksilla varustettuna TOSITTEET KULULUOKITTAIN Organisaatiokulut Organisaatiokulut korvataan könttäsummalla, erillisiä kuitteja ei tavallisessa kuittitarkastuksessa pyydetä. Mahdollisella tilintarkastus/auditointivierailulla edunsaajan on kuitenkin voitava esittää kirjanpidosta, kuinka ko. kuluja on käytetty. Matkakulut Matkakulut lasketaan todellisten aiheutuneiden kulujen perusteella. Matkakuluista on säilytettävä matkaliput, kuitit ja muut tositteet. Asumis- ja oleskelukulut Asumis- ja oleskelukustannukset korvataan maakohtaisten tukisummien perusteella (ks. sivu 12). Kuittitarkastuksen sattuessa asumis- ja oleskelukustannusten tositteeksi on esitettävä osallistujalista allekirjoituksineen sekä matkaliput tai muu tosite, joista käy ilmi ko. henkilön matkustuspäivät kurssin pitopaikkaan ja takaisin kotikorkeakouluun/asuinpaikkaan. Ko. kustannuksista on kuitenkin pidettävä asianmukaisesti kirjaa. Jos edunsaajalla ei ole esittää tositetta jostain aiheutuneesta kulusta, voi kansallinen toimisto jättää ko. kulun korvaamatta

18 ONNEA KURSSIN SUUNNITTELUUN, TOTEUTTAMISEEN JA RAPORTOINTIIN! Omat muistiinpanot:

19 - 19 -

20 - 20 -