SIPOON KUNTA TARJOUSPYYNTÖ It-yksikkö 18.6.2007 Dnro 2941/11/113/2007 Pyydämme Teiltä tarjousta seuraaviin kaupan kohteisiin mainittuihin toiminnalliset vaatimukset täyttävien ohjelmistoratkaisujen toimittamisesta Sipoon kunnalle, sekä niiden tuki- ja ylläpitopalveluista yhteistyössä Sipoon it-yksikön kanssa. 1 Tarjouspyynnön rakenne Tarjouspyyntö koostuu tämän varsinaisen tarjouspyynnön lisäksi tiedonpyynnön yhteydessä websivuistollamme julkistetusta taustamateriaalista http://www.sipoo.fi/fi/ajankohtaista/esipoo. Tarjouspyyntö on tarkentunut hankkeeseen ilmoittautuneiden toimittajien toukokuun 2007 aikana esitettyjen ratkaisujen perusteella. 2 Kaupan kohde 2.1 Service desk Kuntaan perustetaan fyysinen palvelupiste jonka tueksi haemme Service Deskjärjestelmää. Lisäksi Service Desk on työkalu jolla asiakaspalvelua voidaan antaa verkossa toimistoajoista ja päätelaitteista riippumatta. Service Deskin tehtävänä on tukea kunnan asukkaita ja yrityksiä kaikissa kunnan toimialaan liittyvissä asioissa. Palvelupisteen tehtäviin kuuluu mm. antaa neuvoja, vastata kysymyksiin, välittääkysymyksiä ja valituksia edelleen, ottaa vastaan muutospyyntöjä ja antaa lomakkeita ja Service Desk-järjestelmän tulisi tukea näitä toimintoja. Service Desk noudattaa ITILin mukaisia prosesseja mahdollisuuksien mukaan. Käytössä olevan työkalun tulee tukea näitä prosesseja. Ensimmäisessä vaiheessa otetaan käyttöön Incident ja Problem management ja myöhemmässä vaiheessa Change ja Configuration management. Service Desk toimii myös itsepalveluna siten, että asukkaat voivat kirjata tapahtumia ja seurata omien tapahtumiensa etenemistä. WWW-käyttöliittymän tulee olla hyvin 1 (7)
helppokäyttöinen. Asukkaiden tunnistautuminen integroidaan järjestelmään (oletuksena VETUMA). Järjestelmään tulee kuulua Knowledge management osuus itsepalvelua varten, esim. dynaamiset Usein Esitetyt Kysymykset. Tunnuslukuja Prosessien toimintaan osallistuvat palvelupisteen henkilökunnan (6) lisäksi n. 100 henkeä. Arvioitu volyymi: n. 1500 tapahtumaa/kk Käyttäjien lukumäärä: Itsepalvelukäyttäjiä on aluksia muutama sata, myöhemmin ehkä muutama tuhat. Liittymät Asiakkaan tunnistautuminen ja asiakkaan perustietojen hakeminen esim. VRKsta. Sähköposti SMS-viestejä Puhelinvaihde Käyttöönoton vaiheet Ensimmäisessä vaiheessa Service Desk alkaa noudattaa ITILin tapahtumanhallintaprosessia, jonka avulla se pitää huolen siitä, että kuntalaisten yhteydenottoihin kyetään antamaan vastaus mahdollisimman nopeasti. - Prosessi kuvataan ja järjestelmä määritellään sen mukaiseksi - Service Desk organisoituu ja käyttäjät koulutetaan - Palvelun markkinointi aloitetaan - Tietämyskantaa ryhdytään keräämään - Itsepalvelu avataan kun tietämyskanta on saatu koottua Muiden prosessien käyttöönotosta päätetään seuraavassa vaiheessa. 2.2 Integraatio Pyydämme teitä kuvaamaan ratkaisunne operatiivisten järjestelmien integroinnista Service Desk-järjestelmään seuraavien järjestelmien osalta: - statustietoja rakennusvalvontajärjestelmästä (KuntaNet) - päivähoitojärjestelmästä tietoa päivähoitopaikan hakemukseen (Proconsona) 2 (7)
- kansalaisopiston ajanvarauksen integrointi Hellevi-järjestelmään 2.3 Asiakkaan tunnistautuminen Oletuksena käytämme VETUMAA asiakkaiden tunnistamiseen Service Deskjärjestelmään. Otamme huomioon myös muita vaihtoehtoja. 2.4 Työntekijöiden vahva tunnistautuminen Oletuksena nojaudumme julkisen sektorin käyttöön tarkoitettuun virkatunnisteeseen (VRK). Otamme kuitenkin huomioon muitakin ratkaisuja jos ne ovat tuntuvasti paremmat joko hinnallisesti tai toiminnallisesti. 2.5 Kertakirjautuminen Tekninen ratkaisu jolla työntekijät saavat kertakirjautumisen perusteella käyttöönsä kaikki oikeuksiensa mukaiset sovellukset. Katso järjestelmäliite. 2.6 Käyttöoikeuksien hallinta Tavoitteena on saada kunnan työntekijätietoa sisältävät erilaiset tietovarastot tai rekisterit koordinoitua niin, että käyttöoikeushallinta voidaan kytkeä yhtenäiseen henkilötietoon. Haemme tietoteknistä ratkaisua, jolla käyttöoikeuksien hallinta voidaan automatisoida ja kytkeä osaksi henkilöstöhallinnon tehtäviä. Katso järjestelmäliite. 3 Tilaaja Tilaajana on Sipoon kunta joka hankkii tässä tarjouspyynnössä kuvatut järjestelmät, toteutuksineen, sekä kehittää toimittajan kanssa yhteistyökumppanina esipoo palveluja. Tilaaja vastaa toiminnallisista vaatimuksista ja toimittaja määrittelee ja toteuttaa järjestelmän vastamaan näitä vaatimuksia. 4 Sopimuskausi Tavoitteena on solmia tuki ja ylläpitopalveluista toistaiseksi voimassa oleva palvelusopimus, jonka tilaaja voi irtisanoa 3 kuukauden irtisanomisajalla. Tilaaja tekee sopimuksen tai muun sopimusjärjestelyn alustavasti syyskuussa 2007. Sopimuksen voimaantulo määritellään tarkemmin sopimuksessa. 3 (7)
5 Tarjouspyyntöasiakirjat Tilaajalle kuuluvat kaikki omistus-, tekijän- ja immateriaalioikeudet kaikkiin tämän hankinnan yhteydessä tarjoajalle toimitettuihin asiakirjoihin ja muuhun materiaaliin. Tarjoajalla on oikeus käyttää tätä aineistoa ainoastaan tarjouksen valmisteluun ja laatimiseen. 6 Ilmoitus ja hankintamenettely sekä aikataulu Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Tästä hankinnasta on tehty ilmoitus kutsumalla yli 70 ICT-alan toimittajaa osallistumaan esipoo hankkeeseen. Lähes 20 yritystä on esittänyt ratkaisuehdotuksensa toukokuun 2007 aikana. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjoukset. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä ja/tai sopivaa yhteistyökumppania kehittämään ratkaisua ei löydy tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, tilaaja voi vetäytyä tarjouskilpailusta. Tarjoukset jätetään 10.8.2007 klo 12.00 mennessä. Tarjoukset vertaillaan käyttäen tässä tarjouspyynnössä kohdassa 8 kuvattuja valintakriteereitä. Tarjottuihin palveluihin tutustutaan myös esittelyillä ja referenssikäynneillä elokuussa 2007. Tavoitteena on tehdä päätös hankittavasta palvelusta syyskuussa 2007. Hankintapäätökseen vaikuttavat arvioinnit käydään läpi kunkin toimittajan kanssa epäselvyyksien välttämiseksi. 7 Tarjoajalta vaadittavat selvitykset ja muut tarjousasiakirjat Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa seuraavat asiakirjat: Tarjoajaa koskevat asiakirjat: - Todistus siitä, että toimittaja on sijoittautumismaassaan merkitty ammatti ja elinkeinorekisteriin - Sijoittautumisvaltion toimivaltaisen viranomaisen antama todistus siitä, että toimittaja on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa sijoittautumismaan lainsäädännön mukaisia sosiaaliturvamaksuja ja veroja - Tilinpäätöstiedot viimeiseltä tilikaudelta - Selvitys tarjoajan toteuttamista vastaavista järjestelmä ja palvelutoimituksista yhteystietoineen - Selvitys tarjoajan yleisistä teknisistä toimintaedellytyksistä ja laadunvalvonnasta 4 (7)
- Yleinen kuvaus yrityksestä ja sen palvelutarjonnasta - Selvitys siitä, miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden toteutettavaksi ja jos antaa, niin kenelle Tarjousta koskevat asiakirjat: - Ratkaisun tekninen määrittely ja tarjotut vakio-ohjelmistojen kuvaus - Ratkaisun kustannukset eriteltyinä viiden vuoden ajanjaksolta 8 Arviointiperusteet 8.1 Tarjoajan poissulkeminen Tarjouskilpailun ensimmäisessä vaiheessa suljetaan pois ne tarjoajat, joiden taloutta ja muuta toimintaa koskevien tietojen perusteella, ei arvioida selviytyvän tarjouspyynnön toimituksen velvoitteista. Tarjoajat arvioidaan kohdassa 7 pyydettyjen selvitysten perusteella. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos - kaikkia kohdassa 7 pyydettyjä selvityksiä (tarjoajaa koskevat asiakirjat) ei ole liitetty tarjoukseen - tarjoajan taloudellinen tilanne arvioidaan sellaiseksi, että tarjoajalla voidaan perustellusti olettaa olevan vaikeuksia hoitaa sopimuksen mukainen toimitus - tarjoajan ei voida arvioida suoriutuvan sopimusvelvoitteistaan riittämättömien resurssien takia, eikä tarjoaja esitä selvitystä toimitusvelvoitteiden täyttämiseen käytettävissään olevista muista resursseista, esimerkiksi alihankinnoista - tarjoajan yleinen tekninen suorituskyky ja laadunvalvonta arvioidaan sellaiseksi, ettei sen voida perustellusti odottaa täyttävän hankinnalle asetettuja vaatimuksia 8.2 Tarjousten hylkääminen Tarjouskilpailusta hylätään ne tarjoukset, joiden tarjouksessa on olennaisia puutteita. 8.3 Valintaperusteet Tarjoukset arvioidaan ja vertaillaan siten, että muodostuu tilaajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullinen kokonaisratkaisu. Tarjoukset arvioidaan seuraavien vertailukriteerien ja painotusten mukaisesti: 5 (7)
Ratkaisun toiminnallisuus, painoarvo: 40 % Vertailuperusteina käytetään tarjoajan vastauksia ja ratkaisun toiminnallisuuden toteamiseksi Proof of Concept tai julkishallinnon referenssin mukaan. Toimittajan laatu, painoarvo: 20 % Vertailuperusteina käytetään tarjoajan vastauksia websivuston tietopyyntöön, julksesti saatavien tietojen perustella ja ratkaisuesitystilaisuuden esitysten perusteella. Haemme yhteistökykyistä toimittajaa, joten vertailuperusteena käytetään toimittajan arvioitua prosessinomaista toimintaa, henkilöstön kilpailukykyä, liiketoiminnan katetta, myynnin kasvua. Yhteistyökykyisen toimittajan joustavuus, laatu ja osaaminen (mm. referenssien lukumäärä) ovat tärkeitä tekijöitä. Tietoja voi täydentää tarjouksen yhteydessä. Laatusertifikaatti on eduksi. Hinta, painoarvo: 40 % Hinta arvioidaan viiden (5) vuoden ajalta tarjousten pohjalta. 9 Tietojen luottamuksellisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava. 10 Lisätietojen pyytäminen Tarjoajilla on mahdollisuus tehdä tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä sähköpostilla. Nämä kysymykset tulee toimittaa sähköpostilla osoitteeseen: esipoo@sipoo.fi otsikolla: esipoo tarjouspyyntö kysymys 2.8.2007 mennessä. Kaikille tarjoajille toimitetaan vastaukset kaikkiin kysymyksiin sähköpostilla 3.8.2007 mennessä. 11 Tarjouksen tekeminen ja toimittaminen Sipoo kunta huolehtii yhteydenpidosta tarjoajiin. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2007 asti. Tarjous ja vastaukset vaatimusmäärittelyihin voi laatia suomen tai ruotsin kielellä, mahdolliset kuvausliitteet 6 (7)
voivat olla myös englanninkielisiä. Tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa kirjallisena ja tiedostomuotoisena 10.8.2007 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Sipoon kunta Iso kylätie 18 PL 7 04131 SIPOO Sekä tarjouksen kirjekuori että asiakirja on selkeästi varustettava viitteellä esipoo tarjous 2007. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tiedostomuotoiset tarjousasiakirjat on tallennettava CD-levylle, joka suljetaan samaan kuoreen kirjallisen tarjouksen kanssa. Tiedostomuotoina on käytettävä Microsoft Office toimisto-ohjelmistontiedostomuotoja tai PDF-tiedostomuotoja. Tarjous on toimitettava allekirjoitettuna ja hyväksyttynä sellaisen henkilön toimesta, jolla on siihen riittävät valtuudet. Tilaaja kutsuu kilpailukykyisimmät tarjoajat esittelemään tarjouksiaan ja neuvotteluihin elokuussa 2007. 13 Yhteyshenkilöt It-päällikkö Sam Allén, puhelin 0500-473 662 sam.allen@sipoo.fi Senior Advisor Harry Martin, puhelin 0400-410 382 harry.martin@sipoo.fi Sipoossa 18. kesäkuuta 2007 Liitteet: Tietojärjestelmäluettelo 7 (7)