SOPIMUS TUOREIDEN KASVISTEN HANKINNASTA (luonnos) Allekirjoittaneet Siuntion kunta palvelun ostajana (jäljempänä tilaaja) sekä palvelun tuottaja XX (jäljempänä toimittaja) sopivat kunnan tuoreiden kasvisten toimittamisesta seuraavaa: 1. SOPIJAOSAPUOLET Tilaaja Toimittaja 2. YHTEYSHENKILÖT Siuntion kunta Puistopolku 1 02580 Siuntio y-tunnus 0131156-4 nimi osoite postinumero y-tunnus Tilaajan yhteyshenkilö: Kerstin Ekström, palveluesimies puh. 044 386 1037 kerstin.ekstrom@siuntio.fi Toimittajan yhteyshenkilö: nimi yhteystiedot Sopijapuolten yhteyshenkilöt hoitavat ja kehittävät tämän sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa tämän sopimuksen toteutumista. Sopijapuolet pitävät tiedot ajan tasalla ja ilmoittavat muutoksista toisen sopijapuolen vastaaville henkilöille viipymättä. Yhteyshenkilöillä ei ole yhteyshenkilöasemansa perusteella oikeutta muuttaa tätä sopimusta. 3. SOPIMUKSEN KOHDE Tämän sopimuksen tarkoituksena on sopia Siuntion kunnan tuoreiden kasvisten hankinnasta (perunatuotteet, tuoreet juurekset, hedelmät ja vihannekset). 4. SOPIJAPUOLTEN VASTUUT Palvelun antamisessa noudatetaan voimassaolevaa lainsäädäntöä, sen perusteella annettuja määräyksiä sekä muita viranomaisen tai kunnan toimivaltansa nojalla antamia ohjeita. Toimittaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, 1
vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassaolevia säädöksiä. Tarjoajan on sopimusaikana vastattava kunnan tekemiin palautteisiin ja reklamaatioihin, jotka vaativat korjaavia toimenpiteitä, kolmen arkipäivän sisällä. Kirjallisiin palautteisiin on aina vastattava kirjallisesti. Tarjoaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassaolevia säädöksiä. 5. TILAAMINEN, TOIMITUSMENETTELY JA LAATU Keittiökohtaiset tilaukset tehdään perustuen viikkohinnoitteluun, paitsi perunatuotteissa, joista edellytämme kiinteää hintaa 31.12.2014 saakka. Kiinteän hintakauden jälkeen hintaa voidaan muuttaa sopimuksen kohdassa 8 määritellyllä menettelyllä. Tilattaessa tuotteita etusijalla on halvimman positiokohtaisen vertailuhinnan antanut toimittaja. Mikäli ko. toimittaja ei pysty toimittamaan ao. tuotetta, on sen jälkeen toisella sijalla toiseksi halvimman positiokohtaisen hinnan antanut toimittaja, ja sen jälkeen kolmannella sijalla kolmanneksi halvimman positiokohtaisen hinnan antanut toimittaja. Viikkohinnastot yksikköhintoineen, myyntierineen ja alkuperämerkintöineen tulee olla käytettävissä edellisen viikon torstaina sähköisessä muodossa. Kokemukset toimitusten sujumisesta, tuotteiden laadusta sekä keittiön tarpeet ja myyntierien suuruudet vaikuttavat ostoon. Tuotetilaukset tekee tilaajan toimipaikan vastuuhenkilö ensisijaisesti internet-tilausjärjestelmän kautta. Mahdollisten tietoliikennekatkosten aikana tilaukset tehdään puhelimitse. Toimittaja ylläpitää rekisteriä tilaajan toimipaikoista siten, että kullakin on oma asiakasnumeronsa, jota tilaaja käyttää tilauksissaan. Tilaaja tekee tilauksensa toimittajalle toimipaikkakohtaisesti vähintään 24 tuntia ennen sovittua toimitusajankohtaa. Toimitukset tapahtuvat enintään viitenä päivänä viikossa kahteen kunnan keittiöön, jotka ovat kunnan keskuskeittiö osoitteessa Koulutie 3 sekä terveyskeskuksen keittiö osoitteessa Charlotta Lönnqvistintie 5. Toimittaja toimittaa tilatut tavarat aamulla kello seitsemään mennessä. Avaimet toimipisteisiin luovutetaan toimittajan kuljetusliikkeelle kuittausta vastaan. Mikäli sopimustuote on tilapäisesti loppunut varastosta, toimittaja toimittaa, kuultuaan ensin tilaajaa, korvaavan tuotteen tämän sopimuksen mukaisin hintaehdoin. Toimittaja vastaa tavarantoimituksen järjestelyistä, asianmukaisesta kuljetuskalustosta ja muusta toimituksiin liittyvistä palveluista siten, että tuotteiden laatu ei kuljetuksen aikana huonone. Tuotteiden laadun on oltava vastaanottohetkellä sellainen kuin on sovittu: tarjottujen tuotteiden tulee olla laadultaan ensiluokkaisia, turvallisia ja tilaajan tarpeisiin soveltuvia, alkuperäismaa 2
ilmaistava. Kuljetusolosuhteiden tulee olla viranomaisten antamien määräysten ja omavalvontalain mukaiset. Tilaajan velvollisuutena on viivytyksettä tarkastaa toimituserän määrä ja laatu verrattuna tilaukseen ja kuormakirjaan ja ilmoittaa havaitsemistaan puutteista tai eroavuuksista toimittajalle. 6. SOPIJAPUOLTEN YHTEISTYÖ Tilaaja ja toimittaja kehittävät sopimuskauden aikana yhteistyötään ja kokoontuvat tarvittaessa vähintään kerran kalenterivuoden aikana ja arvioivat sopimustoimintaa. Toimittajan tulee toimittaa tilaajalle puolivuosittain sähköisessä muodossa keittiökohtaiset raportit, joista käy ilmi tilaajan - hankkimat kilomäärät tuotteittain euromäärän mukaisessa suuruusjärjestyksessä; - toimitusten arvo tuotteittain ja yhteensä sekä kuljetusveloituksen osuus siitä; - reklamaatioiden määrät ja yhteenveto niistä, palautteista ja toimenpiteistä; - tilausten määrä (kpl) ja toimitusten määrä (kpl) toimituspaikoittain ja yhteensä. 7. SOPIMUKSEN SYNTYMINEN JA KESTO Sopimus alkaa 1.6.2014 ja se päättyy 31.5.2017. Tilaaja varaa oikeuden jatkaa 31.5.2017 päättyvää sopimuskautta 1 vuoden optiolla. Tilaaja ilmoittaa option käyttöönottamisesta viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 8. HINNAT Toimittajan tuotehinnat perustuvat liitteenä 2 olevaan tarjoukseen. Tuotteiden nettohinnat (alv 0 %) ja tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit ovat voimassa toistaiseksi. Sopimuksen tarkastelukautena on yksi kalenterivuosi. Hintoja tarkastellaan position 1 osalta seuraavasti: Tarjoushinnat katsotaan kokonaan kiinteiksi. Hintoja voidaan kuitenkin tarkistaa 31.5.2014 saakka kestävän kiinteän hintakauden jälkeen vuosittain syyskuussa helmikuun kuluttajahintaindeksin (elintarvikkeet ja alkoholittomat juomat) mukaan, jonka pisteluku oli vuonna 2013 117,7. Tilaaja tiedottaa toimittajalle etukäteen markkinoinnin edistämiskampanjoistaan, tarjouseristä, yms. asioista ja antaa tilaajalle automaattisesti vastaavat edut, mikäli ne ovat tilaajalle tämän sopimuksen ehtoja edullisemmat. 3
Tilaaja pidättää hinnan muutosehdotuksen esittämisen jälkeen oikeuden hyväksyä tai hylätä esitetyt hinnanmuutosehdotukset. Tilaajan on ilmoitettava kantansa yhden (1) kuukauden kuluessa siitä, kun muutosehdotus on saapunut tilaajalle. 9. LASKUTUS, MAKSU JA VIIVÄSTYSKORKO Toimittaja laskuttaa tilaajalta aiheutuneet kustannukset kokonaisuudessaan tilaajalta korkeintaan kaksi kertaa kuukaudessa jälkikäteen. Maksuehto on 21 päivää netto. Maksuajan laskeminen alkaa saapumispäivästä. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. 10. TOIMITUSVIRHE JA REKLAMOINTI Toimittajalla on oltava vastuuhenkilö, joka huolehtii asiakassuhteessa ilmenevistä ongelmista ja reklamaatioista. Toimittajan on vastattava tilaajan asiakaspalautteisiin ja reklamaatioihin, jotka vaativat korjaavia toimenpiteitä, kolmen arkipäivän sisällä. Kirjallisiin palautteisiin on aina vastattava kirjallisesti. Toimittajan toiminnasta johtunut virheellinen toimitus tai/ja viivästynyt toimitus - Tilauksia ja toimitusaikoja on valvottava siten, että toimitukset vastaavat tilauksia (oikea määrä, oikea tuote, oikea laatu) ja toimitukset tapahtuvat sovitusti sovittuun paikkaan. - Mahdollisista poikkeamista on toimittajan tiedotettava tilaajalle välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. Virheelliset toimitukset on korjattava mahdollisimman pian. - Korvaavia tuotteita ei saa sisällyttää toimituksiin ilman tilaajalta saatua lupaa. - Mikäli korvaava tuote on kalliimpi, se tulee saada sovitun tuotteen hinnalla, tai mikäli se on edullisempi, se tulee saada edullisemmalla hinnalla. Tuotteen virhe (määrältään, laadultaan, ominaisuuksiltaan ja käyttötarkoitukseltaan poikkeaa sovitusta) - Tilaajan reklamoitua toimittajaa virheen havaittuaan, tulee toimittajan toimittaa virheettömät tuotteet tilaajalle ennen suunniteltua käyttöajankohtaa, tai, mikäli tämä ei ole mahdollista, korvata täysimääräisesti tilaajan kolmannelta osapuolelta hankkimien vastaavien tuotteiden hankkimisesta aiheutuvat kohtuulliset kustannukset mukaan lukien hinnan erotus. Toimittajan on hyvitettävä virheellistä toimitusta vastaava hinnan osuus ostajalle. 4
Tuotteen toimitusviivästys - Toimittaja ei voi perua toimitusta viivästykseensä vedoten. Tilaaja ei ole velvollinen ottamaan viivästynyttä toimitusta vastaan. - Tilaajalle on oikeus tehdä kateosto kolmannelta, mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan tuotetta tai sen korvaavaa tuotetta lainkaan tai sen viivästyminen sovitusta toimitusajankohdasta aiheuttaisi tilaajalle haitallisia toiminnan muutoksia (esim. potilasruokailu). Toimittaja on molemmissa tapauksissa velvollinen korvaamaan tilaajalle kateoston ja toimittamatta jääneen tuotteen hinnanerotuksen. - Kateostokorvaus ei koske toimittajan valikoimasta poistuvia tuotteita, joille on etukäteen sovittu tilaajan kanssa korvaava tuote tai jos toimituseste johtuu tilaajasta riippumattomasta syystä, esimerkiksi ylivoimaisesta esteestä. - Mikäli sovittu tuote toimitetaan yli 1 vuorokausi viivästyneenä erikseen sovitusta toimituspäivästä ja ajasta, on tilaajalla oikeus saada kyseisestä toimituksesta 10 prosentin alennus, mikäli tilaaja päättää ottaa viivästyneen toimituksen vastaan ja jos toimittaja ei voi osoittaa, että viivästys johtui toimittajasta riippumattomasta syystä, esimerkiksi ylivoimaisesta esteestä. - Mikäli toimituksen viivästyminen (yli 1 vrk) aiheuttaa tilaajalle ylityön tekemisen tarvetta (esimerkiksi joudutaan pakkaamaan itse, viivästyneen toimituksen vastaanotto normaalin työajan ulkopuolella) tai muita kustannuksia (esimerkiksi ylimääräiset kuljetuskustannukset), on tilaajalla oikeus periä niistä aiheutuvat välittömät ja kohtuulliset kustannukset toimittajalta, jos toimittaja ei voi osoittaa, että viivästys johtui ylivoimaisesta esteestä. 11. SOPIMUKSEN PURKAMINEN Jos jompikumpi sopijapuoli rikkoo olennaisesti sopimuksen ja sen liitteiden mukaisia velvollisuuksiaan, eikä se johdu hänestä riippumattomasta ylivoimaisesta syystä (force majeure), on toisella sopijapuolella oikeus välittömästi purkaa sopimus. Purkaminen edellyttää, että purkamista vaativa osapuoli antaa toiselle osapuolelle kirjallisen huomautuksen ja varaa vastauksen antamiseen 14 päivää, eikä osapuoli korjaa menettelyään vastauksen antamisen jälkeen hyväksyttävässä ajassa. Tilaajalla on myös oikeus purkaa sopimus, jos toimittaja joutuu konkurssitilaan tai muuten sellaiseen taloudelliseen tilaan, ettei se pysty asianmukaisesti täyttämään sopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan. Sopimuksen purkautuessa on sopimusta rikkonut osapuoli velvollinen korvaamaan vastapuolelleen näin aiheuttamansa välittömän vahingon. 5
12. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN Jos tilaaja haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen perusteltava ja tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Perusteltu syy voi olla esimerkiksi se, että toimitukset viivästyvät jatkuvasti, tuotteissa on toistuvasti laatu ym. virheitä, tuotteita puuttuu jatkuvasti, tuotteita korvataan muulla tuotteella toistuvasti tai/ja toimittaja on muutoinkin haluton yhteistyöhön, eikä toimittaja kehotuksista huolimatta paranna toimintaansa ja häiriöistä on tilaajalle olennaista haittaa. 13. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA Tilaaja noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassaolevia säädöksiä. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot sikäli kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Nämä määräykset ovat voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen. 14. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta sopijapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. 15. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Länsi-Uudenmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 6
16. SOPIMUKSEN MUUTOKSET Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. 17. SOPIMUSSEURANTA Sopijapuolet sitoutuvat järjestelmällisesti seuraamaan sopimuksen ja sen tavoitteiden toteutumista ja yhteistoiminnassa kehittämään sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. 18. SOPIMUKSEN VOIMAANTULO Tämä sopimus tulee voimaan 1.6.2014. 19. MUUT SOPIMUSEHDOT Tilaaja ja toimittaja vahvistavat, että tämä sopimus ja siihen kuuluvat alla mainitut liitteet sisältävät tämän asian osalta sopijapuolten välisen ainoan ja yksinomaisen sopimuksen. Mikäli asiakirjat ovat ristiriidassa keskenään, on ensisijaisuusjärjestys seuraava: 1. Sopimusasiakirjan teksti 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 TAVARAT) 4. Toimittajan tarjous Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijaosapuolelle. paikka ja aika allekirjoitukset Liitteet 1. Tarjouspyyntö liitteineen 2. Toimittajan tarjous liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 TAVARAT) 7