HAMMASHOIDON JA OIKOMISHOIDON TARVEAINEET Perusturvakuntayhtymä Karviainen pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 15.10.2015 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti hammashoidon tarveaineista. 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankintasopimuksen tavoitteena on turvata laadukkaiden hammashoitotarvikkeiden saanti Karviaisen hammashoitoloiden käyttöön luotettavasti ja kustannustehokkaasti. Hankinnan kohteena ovat hammashoidon tarveaineet (hankinta A) ja oikomishoidon tarveaineet (hankinta B). Osatarjoukset ovat sallittuja siten, että tarjoaja voi tehdä tarjouksen molempiin osakokonaisuuksiin tai vain toiseen (A tai B). Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tilaaja valitsee kumpaankin osa-kokonaisuuteen yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Tarveaineiden oikea-aikaisen tilaamisen varmistamiseksi ja hävikin pienentämiseksi kaikissa kuntayhtymän kolmessa hammashoitoloissa käytetään hammashoidon tarveaineiden (osakokonaisuus A) tilaamisessa tarjoajan toimittamaa sähköistä varastonhallintaohjelmaa, jonka tulee sisältyä tarjoukseen ilman erillisiä kustannuksia. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Sopimuskausi alkaa 2.1.2016. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EUkynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007).
Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen posti@karviainen.fi Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Hammashoidon tarveaineet. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 26.10.2015 kello 12.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa www.karviainen.fi/hankinnat viimeistään 30.10.2015. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
6. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Tavaraa koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Tavaran hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteillä 3A Hintalomake, hammashoidon tarveaineet ja 3B Hintalomake, oikomishoidon tarveaineet. Tarjoajan referenssit vastaavista hankintasopimuksista tulee esittää liitteessä 4, Referenssilomake. Liitteet 1, 2, 3A, 3B ja 4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, liite 6, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 24.11.2015 klo 12.00. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla tai CD-Romlevykkeellä tallennettuna muokattavaan muotoon (Word, Excel tms., ei pdf) samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Hammashoidon tarveaineet pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Postiosoite: Perusturvakuntayhtymä Karviainen PL 114 03101 Nummela Käyntiosoite: Asemantie 30, Nummela
Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. 9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on halvin hinta. Hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 3A ja B) mukaisesti kummankin osaalueen osalta. Hintalomakkeessa on mainittu painokerroin, jolla ko. tuotteet tarjoushinta otetaan vertailussa huomioon. Hintalomakkeessa ilmoitettujen tuotteiden painotetut yksikköhinnat lasketaan yhteen ja halvin yhteenlaskettu hinta saa vertailussa 100 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 100. Hintavertailussa käytetään ns. ostoskori vertailua. Tuotteesta on mainittu tällä hetkellä käytössä olevien tuotteiden kauppanimet. Tarjoaja voi tarjota myös näitä tuotteita vastaavia tuotteita. Tarjoajan velvollisuus on varmistaa, että tarjottu tuote vastaa ominaisuuksiltaan Karviaisessa tällä hetkellä käytössä olevaa tuotetta. Jotta tarjous voidaan ottaa mukaan vertailuun, tulee Tarjoajan pystyä toimittamaan vähintään 90 % ostoskorin tuotteista. Vertailutuotteiden lisäksi tarjoajan tulee ilmoittaa hintansa myös muille valikoimassaan oleville suun terveydenhuollossa käytössä oleville tuotteille. Muiden kuin vertailutuotteiden hintojen on oltava vertailutuotteiden kanssa samassa suhteessa ovh-hintoihin nähden.
PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Nummelassa 15.10.2015 Perusturvakuntayhtymä Karviainen Minna Luoto työikäisten terveyspalvelupäällikkö, ylihammaslääkäri LIITTEET Liite 1 Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Liite 2 Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset Liite 3A Hintalomake A, hammashoidon tarveaineet Liite 3B Hintalomake B, oikomishoidon tarveaineet Liite 4 Referenssilomake Liite 5A Sopimus Liite 5B Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Tavarat) http://vm.fi/documents/10623/307565/jyse+tavarat/2d3cdb9b- 1c4c-4dcd-9ee2-0aa282115c45 Liite 6 Tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo