Liikkuvuushankkeen hallinto ja talous Leonardo da Vinci -liikkuvuushankkeiden koulutus 2013 Hankkeen elinkaari Hankekausi 1.6.2013 31.5.2015 2014 2015 Mahdollinen paikan päällä tehtävä tarkastus Mahdollinen asiakirjatarkastus
Tuen maksatus Ennakkomaksu 80% maksetaan sopimuksen jättämisen jälkeen Loppumaksu (max 20%) loppuraportin hyväksymisen jälkeen Kulujen kohdistaminen Hankkeelle oma toiminto kirjanpitoon - Kaikki hankkeen tulot ja menot - Yleis- ja palkkakulut - Hallinto- ja valmennuskulut Kulut eritellään euroina Huom. raportointi könttäsummien mukaan (ei varsinaisen kirjanpidon mukaisesti)
Leonardo-tuki 1. Liikkuvuusapuraha (matka-, elinkustannukset ja vakuutus) 2. Tuki valmennukseen (ammatillinen, kielija kulttuurivalmennus) 3. Tuki hankkeen hallintoon (esim. yleiset toimistokulut, vetäjän työpanos) Liikkuvuusapuraha Tuki on tarkoitettu vaihtoon lähtevälle ulkomaanjaksosta aiheutuvien kulujen kattamiseen - Matkakustannukset (meno- ja paluumatka kohdemaahan) - Elinkustannukset sis. paikallismatkat, ruoka, asuminen - Vakuutukset Korvataan apurahataulukon 2013 mukaisesti (4 maakategoriaa) ulkomaajaksojen pituuden ja kohdemaan mukaan (ks. myönnetyn budjetin erittely sopimuksen liitteenä)
Liikkuvuusjaksojen kestot - Opiskelijat (IVT): 2-39 vkoa. 2 viikon liikkuvuudet vain erityisryhmille - Työmarkkinoilla olevat (PLM): 2-26 vkoa - Asiantuntijat (VETPRO): 1-6 vkoa * Vähimmäiskesto 5 työpv + 2 matkapv - Tukihenkilöt: 1 pv alkaen Valmennuskulut Tuki ammatillisen, kieli- ja kulttuurivalmennuksen järjestämiseen (esim. kouluttajan palkka, kurssin osallistumismaksu, valmennusmateriaali, sanakirjat, opaskirjat) Valmennus voi tapahtua koti- ja/tai kohdemaassa ennen vaihdon alkua tai sen aikana Tuella ei voi korvata valmennusta, joka on osa oppilaitoksen normaalia opetusta Valmennuskulut korvataan edunsaajalle tosiasiallisen osallistujamäärän perusteella (allekirjoitettu nimilista). EI tukihenkilöille!
Hallintokulut Hankkeen toteuttamisesta ja hallinnoinnista aiheutuneisiin kustannuksiin kuten: - kopiointi-, puhelin-, postitus- ja faksikulut - hankkeen vetäjän työpanos - hankkeen valmistelusta ja seurannasta aiheutuneet matkakulut sopimuskaudella - tarvittaessa myös vastaanottavan organisaation hallintokuluja (perustuttava laskuun tai keskinäiseen sopimukseen) Lopullinen maksettava tuki määräytyy tosiasiallisen osallistujamäärän perusteella (EI tukihenkilöille) Ei-kelpoisia kuluja mm. kulut, jotka ovat syntyneet sopimuskauden ulkopuolella kulut, jotka eivät suoraan liity hankkeeseen kulut, jotka on jo rahoitettu muusta EU-lähteestä pankkikulut ja lainojen korot valuutanvaihdosta aiheutuneet menetykset arvonlisävero, ellei se jää hankkeen lopulliseksi kustannukseksi matkat ja muut kulut maihin, jotka eivät osallistu ohjelmaan
Asiakirjojen säilytys Hankkeelle oma hankemappi Komissio edellyttää, että kaikki sopimukseen liittyvät alkuperäiset asiakirjat säilytettävä vähintään 5 vuotta loppumaksu päivämäärästä - Kirjanpitomateriaali ja viralliset kopiot asiakirjoista (esim. valmennuksen ja liikkuvuuksien todentamiseen) Kansalliselle toimistolle, komissiolle tai näiden valtuuttamille henkilöille on taattava pääsy asiakirjoihin Valmennuksen todentaminen Valmennuskulut, kuten: - Osallistujalista: valmennukseen osallistujien allekirjoittamana vahvistus osallistumisesta - Osallistumistodistus koulutuksen järjestäjän allekirjoittamana
Vaihdon toteutumisen osoittaminen 1/3 Vaihtojen toteutuminen pitää pystyä tarvittaessa todentamaan Ensisijaisesti toteutunut liikkuvuusjakso tulisi osoittaa Europassi-liikkuvuustodistuksella Mikäli Europassia ei ole, jakso voidaan todentaa muulla vastaanottavan organisaation todistuksella Vaihdon toteutumisen osoittaminen 2/3 Hyväksyttävä todentaminen vastaanottavan organisaation antamalla todistuksella, josta käy ilmi: ulkomaanjakson alkamis- ja päättymispäivämäärä jaksolla olleen henkilön tiedot jakson sisältö vastaanottavan tahon allekirjoitus oltava!
Vaihdon toteutumisen osoittaminen 3/3 Asiantuntijoiden liikkuvuus voidaan todentaa myös kokouksen tai vierailun osallistujaluettelolla/pöytäkirjalla Tukihenkilöiden osalta matkatositteilla (liput ja boarding passit) Hanketarkastukset Osa hankkeista arvotaan tarkempaan tarkastukseen: Paikanpäällä tehtävä tarkastus hankkeen aikana (sisältö + talous) Asiakirjatarkastus loppuraportoinnin jälkeen Myös muut tarkastukset mahdollisia Valituille hankkeille ilmoitetaan etukäteen ja annetaan ohjeistukset
Hankkeen raportointi Väliraportti (deadline 1.6.2014) Hankkeen koordinaattori päivittää liikkuvuussuunnitelman koko toimintakaudelta ja täydentää puuttuvat tiedot Mobility Tooliin Loppuraportti (deadline 31.7.2015) Hankkeen koordinaattori täyttää sähköisen loppuraporttilomakkeen Mobility Toolissa Allekirjoitettu versio ja osallistujaraportit toimitetaan CIMOon Mitä raportoidaan loppuraportissa? Toteutuneet ulkomaanjaksot Määrät, kestot, kohdemaat Taloustiedot Apurahat ulkomaajaksojen pituuden ja kohdemaan mukaan. NOUDATA APURAHATAULUKON MAAKATEGORIOITA JA KÖNTTÄSUMMIA Hallinto- ja valmennustuki osallistujamäärän mukaan Toteutus, tulokset ja vaikuttavuus
VINKKEJÄ 1/2 Yhteyshenkilö CIMOssa - Jokaisella hankkeella on oma yhteyshenkilö, johon otetaan ensisijaisesti yhteyttä CAMI-postituslista - Ajankohtaista tietoa ammatillisen koulutuksen kentästä - Listalle: CIMOn web-sivujen kautta / ilmoitus viesti: petra.helenius@cimo.fi Mobility Tool apua mobtool-ldv@cimo.fi VINKKEJÄ 2/2 ACP ( Adobe Connect Pro ) koulutukset - Liikkuvuustiimi järjestää verkon kautta mm. Mobility Tool-, raportointi- ja hankehakukoulutusta. - Tieto koulutuksista cami-listan kautta Web sivu www.cimo.fi/leonardo Liikkuvuushankkeet Osallistujalle - mm. Vetäjänopas, apurahataulukot, raportointi ja Mobility Tool oppaat ja ohjeistukset ja mallit
KYSYMYKSIÄ?