TIETOISKU Mahdollisuuksia lähiruuan käytön lisäämiseen Forssa 17.12.2014 Tarja Krakau Asiantuntija, varatuomari PTCServices Oy PTCServices Oy on julkisiin hankintoihin ja sopimusoikeuteen erikoistunut asiantuntijatoimisto www.ptcs.fi Hankintayksiköille tarjoamme apua kilpailuttamisen virheettömään läpivientiin ja hyvän hankintasopimuksen tekemiseen Avustamme myös sopimusten sovittelussa sekä riidan ratkaisussa Hoidamme myös markkinaoikeudelliset oikeudenkäynnit sekä riitaasiat yleisessä tuomioistuimessa Yrityksille tarjoamme julkissektorin myyntityön koulutusta ja tarjouskilpailujen asiantuntijapalveluita, esim. tarjouksen tarkastamista Verkossa: julkisten hankintojen tietopalvelumme tarjoaa ohjeet, oikeustapaukset ja malliasiakirjat paketissa vuosihintaan, lisätietoa: www.julkiset.fi 1
Luennolla pohditaan seuraavia näkökulmia: Hankintastrategiat ja hankintojen johtaminen välineenä lähiruuan käytön lisäämiseen. hankintayhteistyö ja hankintarenkaat lähiruokakokeilut Miten hankintalakiuudistuksessa helpotetaan lähiruokayrittäjien hankintamarkkinoille pääsyä? osahankinnat tarjoajien soveltuvuus ja soveltuvuuden tarkastaminen Miten hankintaprosessin eri vaiheissa voidaan huomioida lähiruoka? julkinen hankintaprosessi pähkinänkuoressa hankinnan suunnittelu ja markkinakartoitukset tarjoajien soveltuvuusehtojen asettaminen ja soveltuvuuden tarkastaminen hankinnan kohteen kuvaaminen ei-syrjivästi tarjouksen valintaperusteet Käytännön esimerkkejä erilaisista vaatimusmäärittelyistä Miksi lähiruokaa tulisi suosia? Lähiruokatuotteet tukevat kestävää kehitystä mm. seuraavista syistä johtuen: Auttaa lähialueen työllistämisessä ja ylläpitää elinkeinoja. Ruoka on puhdasta, turvallista ja jäljitettävää. Ylläpidetään paikallista ruokakulttuuria ja maatalousympäristöä. Kannustavat käyttämään sesonkituotteita. On hyväksi eläimille (suomalaiset kotieläimet yleensä terveitä) Lähituotteisiin yhdistetään usein myös tuoreus sekä korkea laatu, koska kuljettaminen ja säilyttäminen eivät paranna tuotteita. Lähde: Lähis-opas s. 11 2
Hankintastrategiat ja hankintojen johtaminen välineenä lähiruuan käytön lisäämiseen - hankintayhteistyö ja hankintarenkaat - lähiruokakokeilut Strategiapyramidi Kunnan yleinen strategia - Lähiruuan käytön kasvattaminen Palvelustrategia Elinkeinostrategia - panostetaan yhteistoimintaan; lisätään hankinnoista tiedottamista Hankintastrategia - säilykkeet, hedelmät keskitetysti -marjat, juurekset, leipä hajautetusti Hankintaohjeet ja konkreettiset hankinnat 3
EU:n ja kansalliset linjaukset Eurooppa 2020 strategia tähtää älykkääseen, kestävään ja osallistuvaan kasvuun. Suomen maatalouspolitiikan tavoitteena saada luomu- ja lähiruuan osuus nousemaan. GPP 2011 50 %:ssa julkisia hankintoja tulee huomioida ympäristö Suomen lähi- ja luomuruokaohjelmat sekä VNP 2013 Cleantech Vuonna 2020 lähiruokaa arvostetaan ja käytetään kaikissa Suomen kunnissa Luomua 10 % vuoteen 2015 mennessä ja 20 5 vuoteen 2020 mennessä Maakuntastrategia Maakuntastrategiaesimerkkejä: Pohjois-Savo on v 2020 valtakunnallisesti ja kansainvälisesti tunnettu ruokamaakunta. Kansallinen ruokastrategia ja lähiruokaohjelma tukevat pohjoissavolaista lähiruokaa, elintarvikejalostusta ja koko ruokaketjua. Pohjanmaalla alueelliset painopisteet on määritelty alueellisessa maaseutustrategiassa ja ne ovat maatalous, elintarvikkeiden jalostusasteen nostaminen ja lähiruoka. Tavoitteena on lähiruoan suosion lisääminen kehittämällä elintarvikeketjun eri osia pellolta ruokapöytään. 4
Kunnan yleinen strategia Ranuan kuntastrategiaan on kirjattu, että elinkeinopolitiikan yhtenä painopistealueena on maaseutuelinkeinojen kehittämisessä luonnontuotteiden (mm. poro, marjat, kala) hyödyntäminen ja jatkojalostuksen kehittäminen sekä lähiruoan käytön edistäminen. Rautavaaran kunnanhallitus päätti kokouksessa 8.8.2011 lähiruoan käytön suosimisesta Rautavaaran kunnan hankinnoissa kattavasti, ks. Kunnat.net-sivustolta lisää kuntastrategioista. HUOM! Kuka tahansa voi tehdä aloitteen valtuustolle Hankintastrategia Kirjataan mitä hankitaan ja kenen toimesta? Mitä hankintoja keskitetään? Mitä hankkii hankintarengas, yhteishankintayksikkö tai kunnan keskitetty hankintatoimi Esim. säilykkeet, einekset, hedelmät Mitkä hankinnat hajautetaan esim. ruokaloille tai keskuskeittiöille? Esim. marjat, juurekset, leivät Kaikkea ei ole pakko hankkia kerralla ja yhdellä kilpailutuksella Tuoteryhmäkohtaiset hankinnat mahdollisia 5
Hankintayhteistyö ja hankintarenkaat Vaikka elintarvikehankinnat olisikin keskitetty ja päätetty hankkia yhteishankintayksiköltä, hankintarenkaana tai muulla tavoin keskitetysti, on lähiruoka mahdollista ottaa huomioon Tehdään puitesopimuksia usean toimijan kanssa Tehdään osahankintoja Jätetään osa hankinnoista keskitetyn kilpailutuksen ulkopuolelle Edellyttää kuntien keskinäistä sopimista, huomioon ottamista hankintastrategioissa ja hankintaohjeissa Vieremän esimerkki Esim. Vieremässä päätetty seuraavasti: Pääsääntöisesti ostot suoritetaan IS-Hankinta Oy:n sopimuksella (maito, viljatuotteet, liha, kuivaaineet, säilykkeet, muut tukkutuotteet) Tuotteet, jotka voidaan ostaa paikallisilta tuottajilta, kilpailutetaan kunnan omana toimintana tai tehdään suorahankinnat (marjat, peruna, leipä, juurekset ja kananmuna). 6
Konnevesi etuna pienuus Irrotettu joitakin tuotteita tai tuoteryhmiä isosta kilpailutuksesta ja osa lähihankinnoista jää alle kynnysarvon, kuten järvikalat. Myös sienet ja paikkakunnan marjat ostetaan suoraostoina. Omalta alueelta ostetaan sesonkituotteina marjoja, raparperia, sieniä ja kaloja, kuten siikaa. Mansikoita ja mustikoita tarjotaan parhaaseen satoaikaan mahdollisimman paljon tuoreena jälkiruuaksi, erityisesti iäkkäiden ruokailussa. Marjoista ostetaan 70 % omasta maakunnasta. Riistaa ostettu joskus suoraan metsästysseuralta. Eläinlääkäri on käynyt tarkistamassa ruhon. Vaalassa panostetaan ruokalistan suunnitteluun Kuntastrategiaan on kirjattu, että Vaalan ruokapalveluissa käytetään mahdollisuuksien mukaan lähiruokaa ja kotimaisia elintarvikkeita sekä huomioidaan kestävä kehitys ja hiilijalanjälki. Ruokapalveluissa on kuuden viikon kiertävä ruokalista, joka vaihtuu puolen vuoden välein. Perunaa tarjotaan lähes joka päivä ja peruna juurekset ja salaattikomponentit toimittaa lähitoimittaja Ruokalistalla sesonkituotteet; vihannekset, juurekset, marjat, sienet, kala (muikku, made, hauki, särki). Metsä- ja puutarhamarjat hankitaan syksyllä päivän hintaan paikallisilta poimijoilta 7
Miten hankintalakiuudistuksessa helpotetaan lähiruokayrittäjien hankintamarkkinoille pääsyä? - osahankinnat - tarjoajien soveltuvuus ja soveltuvuuden tarkastaminen Paikallisten yritysten suora suosiminen kiellettyä pk-yritysten huomioiminen sallittua Paikallisten tarjoajien suora suosiminen on tietenkin kiellettyä Protektionismi= kaupankäyntiä rajoittavat toimet, joilla suojellaan oman markkinan yrityksiä ulkopuoliselta kilpailulta. Protektionismin vastakohta= mahdollisimman avoin kauppa, jossa yritykset kilpailevat tietyllä markkinalla samoin pelisäännöin sijoittumisestaan riippumatta. PK-yritysten mahdollisuuksien huomioiminen tasapuolisesti on kuitenkin sallittua ja suotavaa Hyvin usein paikallinen tarjonta on pienten yritysten tarjontaa, joten huomioimalla pienet, huomioit yleensä parhaiten myös paikalliset Näin myös ylläpidät markkinoilla kilpailua ja mahdollisesti myös annat mahdollisuuden uusien yritysten ja liikeideoiden syntymiselle lähialueella 8
Hankinnan jakaminen osiin on uusi pääsääntö Hankintayksiköllä on jatkossakin oikeus määritellä hankittava kohde ja sen laajuus. Jakaminen ei ole pakollista, mutta sitä suositellaan Kun sallitaan osatarjouksia, osat pitää määritellä. Esim. hankitaan juureksia siten, että perunoista ja porkkanoista voidaan hyväksyä myös osatarjoukset Tällöin edellytettävä kaikkien tarjoajien on hinnoiteltava perunat ja porkkanat Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hyväksyä kokonaistarjouksesta vain osan; esim. muut paitsi perunat HUOM! Jos hankintaa ei jaeta osiin, se on perusteltava erillisessä selvityksessä tai hankintaasiakirjoissa on mainittava pääasialliset syyt hankintayksikön valintaan. Tarjoajia koskevat vaatimukset -tyhjentävä Pakolliset poissulkuperusteet 57.1 mm. talousrikokset, verovelkatuomio, ihmiskauppa, lapsityövoiman käyttö Harkinnanvaraiset poissulkuperusteet 57.4 ja 57.2 mm. konkurssi, velkasaneeraus, merkittävä verovelka jota ei ole korjattu/ei maksusopimusta, ympäristö- tai työoikeudellinen rikkomus ecertis Rekisteritiedot, talous- ja rahoitustilanne 58 kaupparekisteri- ja tilinpäätöstiedot, liikevaihtovaatimus enintään kaksi kertaa hankinnan arvo Lausunto Tekninen suorituskyky ja ammattitaito 58 mm. koulutus, toimitukset, laadunvarmistus, tarkasta eturistiriidat Soveltuvien ehdokkaiden vertailu 65.2 Rajoitettu ja neuvottelumenettelyt Soveltuvat tarjoajat 9
Soveltuvuutta koskevat selvitykset Etenkään avoimessa menettelyssä ei kaikkia selvityksiä ole pakko pyytää vielä tarjouksen yhteydessä Vakuutus siitä, että soveltuvuusvaatimukset täyttyvät, riittää Vasta tarjouskilpailun voittajaa pyydetään toimittamaan selvitykset Tulossa myös yleinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (YEHA), joka tulee hyväksyä ensi vaiheen näytöksi Uuden direktiivin myötä liikevaihtovaatimus 2 x ennakoitu arvo Nyt: liikevaihtovaatimus suhteellisuusperiaatteen rajoissa Tulevaisuudessa: Vaadittava vuotuinen vähimmäisliikevaihto saa olla enintään kaksi kertaa hankintasopimuksen ennakoidun arvon suuruinen, paitsi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, kuten niissä, jotka liittyvät tietyille rakennusurakoille, palveluille ja tavaroille ominaisiin erityisriskeihin. 10
Miten hankintaprosessin eri vaiheissa voidaan huomioida lähiruoka? - julkinen hankintaprosessi pähkinänkuoressa Julkisten hankintojen periaatteet Tasapuolisuus Kilpailu Suhteellisuus Periaatteet Avoimuus Tehokkuus 11
Kilpailutuskehä Avoin Jälkiilmoitus Markkinointi Markkinaseuranta Sopiminen ja sopimuskausi Suunnittelu ja ennakkoilmoitus Odotusaika Päätöksen vastaanotto ja valitusaika Ilmoittaminen päätöksestä Hankintapäätös Tarjousten vertailu ja perustelu Mahdolliset täsmennykset Strategia Tarjousten tarkastus Säännöt ja ohjeet Julkisten hankintojen periaatteet Tarjoajien soveltuvuuden tarkastus Avaamistilaisuus Tietopyyntö Tietopyyntövastaus Hankintailmoitus Tarjouspyyntö Kysymykset ja vastaukset Tarjouksen jättäminen Pelisäännöt päätetty Euromääräiset kynnysarvot EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT = EU-hankinnat Tavara/palvelu vähintään 134.000 keskushallinto 207.000 muut Rakennusurakat vähintään 5.186.000 euroa (alv 0%) KANSALLISET HANKINNAT = Arvo vähintään kansallisen kynnysarvon (30.000, 100.000 tai 150.000), mutta alle EU-kynnysarvon (130/200.000 tai 5.000.000 ) PIENHANKINNAT = Alle kansallisen kynnysarvon eli alle 30.000, 100.000 tai 150.000 euroa Hankintayksikön omat ohjeet 12
Miten saadaan paikalliset yrittäjät paremmin mukaan tarjouskilpailuihin? Tiedottaminen ajoissa, hankintasuunnitelman julkaisu, ennakkoilmoitukset jatkuva vuoropuhelu markkinoille Mahdollisten tarjoajien kartoittaminen tarjouspyyntöä tehdessä, onko esim. paikallista tarjontaa? Tarjouspyynnön sisältöratkaisut osatarjoukset, ryhmittymiin kannustaminen, alihankinnat Vuoropuhelu ennen varsinaista tarjouspyyntökierrosta Hankintojen avoimuus ja niistä tiedottaminen: HILMA (www.hankintailmoitukset.fi) Kunnan/hankintayksikön omat kotisivut Suomen Yrittäjien hankinta-asiamies palvelu (pienhankinnat) Vuoropuhelu kilpailutusprosessien jälkeen: julkinen hankinta ja kilpailuttaminen ovat vain prosessi, joka tähtää hyvään hankintasopimukseen Tarjouspyynnön ja prosessin rakenne 1 2 3 4 Tarjoajan soveltuvuus Hankinnan kohde Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet Sopimusehdot Suhteellisuus, syrjimättömyys Kaikkea ei tarvitse todistaa vielä tarjousta jätettäessä Vähimmäisvaatimukset Liityttävä hankinnan kohteeseen Tuoreus, koko, muoto, paino, luomu, ravintoainepitoisuus jne. Vähimmäisvaatimukset ylittävä laatu Hinta Vähimmäisvaatimukset ja tarjottu lisälaatu kirjattava myös sopimukseen 13
Tarjoajien soveltuvuusvaatimusten asettaminen Kannattaa asettaa siten, että myös paikalliset toimijat pystyvät tarjoamaan Mieti esim. taloudelliset vaatimukset Referenssit aiemmista toimituksista Onko alueella uusia yrittäjiä? Miten referenssivaatimus voi täyttyä? Onko alueen toimijoilla jotain harvinaista osaamista, jota ei välttämättä laajasti ole saatavilla? Olisiko olennaista ao. hankinnan kannalta. Edellyttää markkinatuntemusta, jotta paikallisia toimijoita ei vahingossa sulje menettelyn ulkopuolelle Jos yksin ei pärjää, voi tehdä myös kimppatarjouksen Isoissa hankintakokonaisuuksissa hankintasääntely mahdollistaa myös ns. ryhmittymänä (yhteenliittymänä) tarjoamisen. Pienemmät toimijat voivat muodostaa ryhmittymän ja hyödyntää toistensa voimavaroja. Jos hankintasopimusta ei kykene toteuttamaan omin resurssein, voi hyödyntää ryhmittymän resursseja hankintasopimuksen toteuttamiseksi. Esim. jos jokin tarjouspyynnön vähimmäisehto ei täyty omin voimin vaikkapa liikevaihtoraja tai referenssit tämä voi täyttyä ryhmittymänä. 1+1=2 1+1+1=3 1+1+1+1+1+1=6 Ryhmittymänä on mahdollista haastaa isojakin toimijoita. 14
Ratkaisuna: Palveluintegraattoripalvelun / lähiruoka-asiamiehen hankinta Lähiruokatuottajien tueksi on mahdollista kilpailuttaa erillinen palvelu, jonka tarkoituksena voi olla esim.: Koota paikallisia tuottajat, yrittäjät, hankintatoimi ja ruokapalvelut keskustelemaan ja tutustumaan jo ennen kilpailutuksia hankintayksikö/ -öiden tilanteeseen ja tarpeisiin Järjestää tarpeen mukaan koulutusta hankinnoissa tarjoamisesta ja jopa tuoteryhmittäin Aktivoi yrittäjiä yhteistyöhön (tarjoamaan yhteenliittymänä) ja mahdollisesti koordinoida ryhmittymän toimintaa Hankinnan kohteen kuvauksia - vähimmäisvaatimuksia Tuotteille esitettyjä vähimmäisvaatimuksia: prosessi (esim. marjoja tai kasviksia ei tarvitse kuumennuskäsitellä) toimitusaika (lyhyys ja esim. yötoimitukset) ympäristölaatu mm. välttää yksittäin pakattuja tuotteita, suosia kierrätyspakkauksia tai materiaaleihin pakattuja ja suosia lyhyempiä kuljetusmatkoja jalostettujen tuotteiden raaka-aineiden alkuperätieto lisäaineettomuus tai kriteerit hankittavien tuotteiden hyväksyttäville lisäaineille tarjottavien tuotteiden tulee täyttää elintarvikkeista ja niiden valvonnasta annettuihin lakeihin ja asetuksiin liittyvät vaatimukset ja muut viranomaismääräykset 15
Hankinnan kohteen kuvauksia - vähimmäisvaatimuksia pakkausmerkintöjen tulee täyttää viranomaisten antamat määräykset pienille keittiöille soveltuvia pakkauskokoja tulee olla tarjottavassa valikoimassa elintarvikkeiden hankinnassa otetaan huomioon ravitsemissuositukset tuotteet toimitetaan osatoimituksina, jokaisen keittiön tilausten mukaisesti toimipisteisiin, yksi kaksi kertaa viikossa (tarvittaessa harvemmin) klo 7.00 15.00 välisenä aikana, tai erikseen sovittavan aikataulun mukaisesti Hankinnan kohteen kuvauksia - vähimmäisvaatimuksia Juurekset: voitava käyttää kuumentamatta Peruna: ilman käsittelyjä (tummuminen ym.) ja/ tai kuorimisesta toimitettuna x tunnissa Leipä: toimitettava x tuntia paistamisesta Liha, muna: Salmonellavapaa, antibiootti-vapaa Pakkauksessa tulee ilmoittaa valmistaja ja valmistuspaikka Pakkauskoot, toimitusvälit, pakkaus-materiaalit jne. Lisää kuvauksia Lähis-oppaassa s. 39-16
Vertailuperusteet Vertailuperusteina käytetään usein hinnan ohella jotakin vähimmäisvaatimukset ylittävää laatutekijää Esim. vähäisempää suola-, sokeri tai rasvamäärää Vähäisempää lisäainepitoisuutta Suurempia ravintoarvoja tms. Vertailuperuste voi olla myös esim. nopeampi toimitusaika tuoreempi leipä, kala, liha Huom! Laatuarvioita ei kannata ylimitoittaa. Mieti, milloin lisälaadulla on todella merkitystä Hankintasopimus ja sopimuksen aikainen toiminta Sopimukseen kirjattava hankinnan kohde vähimmäisvaatimukset ja mahdollinen tarjottu lisälaatu Sopimuksen seuranta laatu tulee toteutua sopimuskauden aikana Mahdolliset sanktiot virheellisistä toimituksista Sopimuskauden aikana sovitut yhteiset kehittämistoimet mitä parannettavaa sopimuskauden aikana 17
Oppaita - Linkkejä EkoCentrian oppaat: Lisää lähiruokaa julkisten keittiöiden asiakkaille Lähis-opas http://www.ekocentria.fi/lahiruokaopas Vinkkejä lähi- ja luomuruuan hankintaan http://www.ekocentria.fi/resources/public//aineistot/op etusmateriaali/lca_esite_05122014.pdf Portaat luomuun http://www.portaatluomuun.fi/luomun_hinta_lautasella Aitoja makuja sivusto (tuottajien hakuun) www.aitojamakuja.fi Kuntaliiton lähi- ja paikallisruokasivut http://www.kunnat.net/fi/asiantuntijapalvelut/aek/m aaseutupolitiikka/lahiruoka/sivut/default.aspx Hankintojen neuvontayksikön ruokapalvelut-ohjeet KIITOS! tarja.krakau@ptcs.fi 040 525 5922 18