20A00510 Opinnot haltuun - tapaamiskerta 3

Transkriptio

1 20A00510 Opinnot haltuun - tapaamiskerta 3 Marja Elonheimo ja Anni Rintala opintotutor-biz@aalto.fi

2 Päivän teemat Ajankäytön suunnittelu ja harjoittelu Ajankäytön tehtävä ohjeistus 3

3 Tuumasta toimeen Esitys perustuu opintopsykologien Merita Petäjän ja Minna Nevalan tekemiin materiaaleihin.

4 Tapaamiskerran ja tehtävän tavoitteet 1. Ajanhallinnan merkityksen ymmärtäminen. 2. Erilaisten ajanhallinnan menetelmien oppiminen. 3. Oppia priorisoimaan ja ymmärtää, että priorisoiminen on ok. 4. Oppia hallitsemaan omaa ajankäyttöään ja käyttämään apuvälineitä (esim. task list). 5. Oppia pilkkomaan tavoitteita konkreettisiksi tehtäviksi. 6. Vetkuttelun käsitteen ymmärtäminen ja omien vetkuttelutapojen tunnistaminen (prokrastinaatio).

5 Miksi? Tentteihin tarvitsee alkaa valmistautumaan aikaisemmin, jotta työtaakka ei kuormita niin paljoa lopussa. Alan tekemään hommia pienemmissä pätkissä, jotta saan tehokkaammin sitä tehtyä. Pitkät työrupeamat eivät sovi minulle. Jatkossa minun pitää huolehtia paremmin riittävästä unen määrästä. Teen tämän koska tällä menolla en pärjää pitkälle. Jatkossa aion käyttää enemmän kalenteria ja oikeasti merkitä itselleni milloin teen mitäkin ja oikeasti toteuttaa tämän. Tehokkuudessa esimerkiksi koulun suhteen olen pettynyt itseeni. Aikaa tarvitsee käyttää paljon enemmän kuin ajattelin. Sitä pitää siis vain harjoitella. Aion pitää jonkun tyylistä suunnitelmaa, jotta pystyn tasapainoittamaan eri elämän osa-alueita. Lähde: syksyn 2016 ajanhallinnan tehtävät 6

6 Mitä ajanhallinnan taitoja käytät? Jakakaa ryhmässä tietoa niistä ajanhallinnan systeemeistä, jotka ovat käytössäsi. Mistä olet oppinut näitä asioita? TAI Mitä ajankäytön haasteita tunnistat? 7

7 Ryhmässä: ajankäytön haasteet Kierros: Mitä ajankäytön haasteita opiskelija-elämään liittyy? 8

8 Listaa asioita, joihin käytät aikaa viikoittain Yksilöharjoitus Ota huomioon kaikki elämän alueet Opiskelu Listaa nyt menossa olevat kurssit Harrastukset Ihmissuhteet Kotityöt Syöminen Lepo, palautuminen Työt Muuta, mitä? 9

9 Katso omaa listaasi ja aseta asiat tärkeysjärjestykseen ABC-mallin avulla A-taso: Tuloksen, tavoitteiden saavuttamisen ja tulevaisuuden kannalta kaikkein tärkeimmät työtehtävät. Käytä paras aikasi ja energiasi suoritustasolla % Sinulle tärkeimmät kurssit B-taso: Välttämättömiä töitä, usein rutiineja, joiden tulosvaikutus vähäisempi. Käytä vain kohtuullisesti aikaa ja energiaa suoritustasolla 60-80% Kurssi, jonka voin hätätapauksessa tiputtaa, jos asiat menevät vaikeiksi C-taso: Vähäpätöiset asiat teetkö ollenkaan? Suoritustaso 0-60 % Muodosta A-tason asioista tavoitteita 10

10 Siirrä A-luokan asiat ajankäytön viikkosuunnitelmaan VIIKKO-OHJELMA VIIKKO 41 TAVOITTEET kurssi 1 saada kurssista hyvä arvosana kurssi 2 suorittaa kurssi hyväksytysti Urheilu pitää treeniohjelmasta kiinni 11

11 Muodostakaa parit ja valitkaa kummaltakin yksi tavoite. Purkakaa tavoite yhdessä osiin. Mitä on tehtävä, jotta tavoite toteutuu? Esim. 1.: jos aion päästä matikan kurssista läpi, viikoittaisia tehtäviä ovat luennolla käynti, laskeminen, laskuharjoituksissa käynti, laskutupaan osallistuminen jne. Esim. 2.: jos aion päästä kuntoon, viikoittaisena tehtävänä on urheilla 4 kertaa viikossa. 12

12 Tehtävät on hyvä tarkistaa SMARTin avulla Specific (selkeä, tarkasti määritelty) Measurable (mitattavissa oleva, toteutumista voi seurata) Attainable (saavutettavissa oleva, selvästi kohdistettu) Realistic (realistinen, merkityksellinen, tarpeellinen) Time bound (aikataulutettu, toteutuminen on aikaan sidottu) Oletko osannut purkaa tavoitteen sopivan konkreettisiksi tehtäviksi? Sopivat välitavoitteet auttavat tarttumaan toimeen ja seuraamaan omaa etenemistä. 13

13 Sijoita myös tehtävät ajankäytön viikkosuunnitelmaan VIIKKO-OHJELMA VIIKKO 41 TAVOITTEET kurssi 1 saada kurssista hyvä arvosana kurssi 2 suorittaa kurssi hyväksytysti Urheilu pitää treeniohjelmasta kiinni TEHTÄVÄT Luennot, luennon esitehtävä ja valmistautuminen, luennon kertaus Laskareihin osallistuminen Laskeminen Aineistojen läpikäynti Luennot, luennon esitehtävä ja valmistautuminen, luennon kertaus Tehtävien tekeminen ajoissa Hommaa Unisportin kortti Pese treenipaita Soita lähteekö M mukaan 14

14 Viikkosuunnitelman käyttäminen Tunnista, mitkä ovat sinulle tärkeimpiä tavoitteita! Varmista, että sinulla on hyvä kuva siitä, mitä tällä viikolla aiot tehdä mitä tänään aiot tehdä Tarkista kalenteri päivittäin Mieti aamulla, mikä on päivän pääasia 15

15 Aikamatriisi Kiireellinen Tärkeä 1. Kriisiytyvät asiat Pikaista huomiota tarvitsevat asiat Apua! Tehtävien palautus tänään! Ei tärkeä 3. Esim. osa sähköposteista, puheluista, chattailu, keskeytykset Ei kiireellinen 2. Ajankäytön suunnittelu Tavoitteiden asettaminen ja tehtävien tunnistaminen Valmistautuminen Tehtävien oikea-aikainen toteuttaminen Yhteistyö 4. Toisarvoiset tehtävät Aikavarkaat, vetkuttelu Nettisurffailu 16

16 Keksikää esimerkkejä tilanteista 1. KIIREELLINEN TÄRKEÄ: Mitä enemmän keskitytään tähän, sitä enemmän kiirettä riittää; palopesäkkeiden sammuttaminen 2. EI KIIREELLINEN TÄRKEÄ: Tavoitteet, suunnitelmallisuus, kaaoksen ennaltaehkäisy, tekee hyvissä ajoin, virkistäytyminen, hyvä vuorovaikutus edellyttää aloitteellisuutta ja itsensä johtamista 3. KIIREELLINEN EI TÄRKEÄ: monesti muiden kiireitä 4. EI KIIREELLINEN EI TÄRKEÄ: surffailu, vetkuttelu 17

17 Mitä voisi tehdä tärkeän mutta ei kiireellisen ruudun suurentamiseksi?

18 Opiskelussa menee aikaa Opintopisteillä mitataan opintojen laajuutta. Opintopiste kuvaa, paljonko keskimääräinen opiskelija tarvitsee aikaa kurssilla hyvään oppimiseen. Opiskelijan työviikossa 40 työtuntia (= osa kontaktiopetusta ja osa itsenäistä työtä) Opiskelijan vuotuinen työaika on 1600 tuntia, ja opiskelija voi vuodessa suorittaa 60 opintopistettä opintopiste vastaa noin 26,7 tuntia opiskelijan työtä (vrt. lukukausien pituus) 19

19 Erilaiset työmuodot Kurssikuvauksissa on yleensä kerrottu miten ajankäytön tulisi jakautua kurssin eri työmuotoihin, esim. luentoihin, harjoituksiin, tenttiin valmistautumiseen Vastaako oma ajankäyttö kurssin työmuotoja? Meneekö aikaa muuhun? Mihin muihin asioihin opiskelupäivän aikana menee aikaa kuin varsinaiseen opiskeluun? 20

20 Sisäiset sitoutumukset kuntoon Suuri osa stressistä syntyy tehdyistä sitoumuksista, jotka jäävät huonolle hoidolle Alitajuiset keskeneräisyydet Paljonko on asioita, joiden muuttamisesta, loppuun saattamisesta tai hoitamisesta tunnet vastuuta, vaikka pientäkin 21

21 Kestävä aivotyö Aivotyö vaatii taukoja! Anna itsellesi aikaa ajatella! Ylipitkät työpäivät laskevat suoritustasoa Keskeneräiset, päättämättömät ja organisoimattomat asiat varastoituvat lyhytkestoiseen työmuistiin Lyhytkestoinen muistimme on rajallinen Ylikuormitus => keskittymiskyvyn puute, poissaolevuus 22

22 Työmuistin ulkoistaminen säästää voimiasi tärkeämpiin asioihin! Mitä enemmän asioita on mielessä, sitä vähemmän saa aikaiseksi Kerää yhteen kaikki ne asiat, jotka sinun tulee hoitaa pois päiväjärjestyksestä nyt, myöhemmin, joskus, pienet asiat, isot, keskikokoiset Järjestele ne loogisesti, selkeästi ja konkreettisesti saadaksesi ne pois ajatuksistasi 23

23 Työmuistin ulkoistaminen Mikä tahansa keskeneräinen asia täytyy siirtää pois pään sisältä luotettavaan järjestelmään Jos asian hoitaminen kestää alle 2 min, hoida se pois Jos yli 2 min asia siirretään keräyspisteeseen Keräyspiste on järjestelmä, jonka ääreen palaat säännöllisesti selvittämään siellä olevia asioita (Outlookin task list, muistikirjajne.) Asiat ovat keräyspisteessä säilössä, kunnes päätät jatkotoimista 24

24 Aloittamisen sijasta HS

25 Tuleeko joskus vetkuteltua? Tavallisia tilanteita, jolloin vetkutellaan Tehtävä vaikuttaa vaikealta Tehtävä vaatii paljon aikaa Tehtävässä tarvittavien tietojen tai taitojen puute Syitä vetkuttelun taustalla Perfektionismi Itseluottamuksen puute, matalat onnistumisodotukset Epävarmuus tai kritiikki pelottaa HUOM! Aloittamisen lykkääminen ei aina ole vetkuttelua, esim. jokin muu asia on oikeasti tärkeämpi tai voimavarat eivät riitä kaikkien suunniteltujen asioiden tekemiseen 26

26 Viiden sekunnin sääntö ja pomodorotekniikka Vetkutteluun voivat auttaa esimerkiksi viiden sekunnin sääntö: Tartu esille tulevaan asiaan viidessä sekunnissa tai aivot keksivät perusteluita, miksi tehtävää ei tarvitsisi tehdä. Pomodoro-tekniikka: valitse tehtävä, 25 min töitä, kirjoita mitä teit, 5 min taukoa, tee uusi tomaatti : Motivaatio tulee tekemisen kautta! 27

27 Jotta voit tunnistaa aikavarkaat ja energianlähteet Energianlähteet mikä innostaa ja missä onnistuin Minä (opiskelen päivän parhaaseen aikaan, osaan suunnitella ja onnistun siinä, teen yhden asian kerrallaan, paperi kerrallaan, pääsen tavoitteeseeni, saan energiaa kun osaan ) Muut / opiskelukaverit (yhteinen opiskelu, innostuminen ) Aikavarkaat Minä (tavaroiden tai tiedon etsiminen, viivyttely, lykkääminen, jatkuva alusta aloittaminen, aika menee toissijaisiin tehtäviin) Muut (keskeytykset, menen muiden mukaan vaikka en haluaisi ) 28

28 Hallitse omaa energiaasi Miten pidät keskittymiskyvyn yllä ja energiat korkealla? Fyysinen energia Huolehdi että nukut 7 8 tuntia, vältä alkoholia Kolme kertaa viikossa kunnon liikunta Verensokeri: syö kolmen tunnin välein Opettele tunnistamaan väsähdys (lysähdys) Opettele tauottamaan työntekoa poistu ruudulta 90 min välein Mielen energia Minimoi keskeytykset (sulje chatit ) tietyksi ajaksi Päätä, että hoidat yhteydenpitoa tiettyinä aikoina päivästä Mieti aamulla (tai edellisenä iltana) mikä on päivän tärkein asia Tunne-energia Myönteisten tunteiden vaaliminen ilo, kiitollisuus, mielentyyneys, kiinnostus, toiveikkuus, ylpeys, humoristisuus, inspiroituminen, kunnioitus, rakkaus Arvostava suhtautuminen kanssaihmisiin Taito ratkaista ristiriidat ajoissa Tunne elämän lihasten aktiivinen harjoittaminen Mieti kuluneen viikon tapahtumia ja kirjoita päiväkirjaan viisi asiaa, suurta tai pientä, joista olet kiitollinen. Ks. Henkinen energia Tunnista asiat, josta saat kicksit, asiat, joista tulee tunne, että tämän on minun juttuni (Sweet spot) Varaa aikaa asioille, jotka ovat sinulle tärkeitä Muiden ihmisten auttaminen Antaa energiaa kaikille muille elämänalueille! Lähteet: Päivi Suokas, Kehityshyppy OY; Harvard Business Review article: Manage Your Energy, Not Your Time

29 Kielen ja mielen merkitys Sanoilla on väliä! Kielenkäyttö ohjaa ajatteluamme ja toimintaamme Kokeile sanoa viikon ajan itsellesi: Minulla on kaikki se aika, jonka tarvitsen. Oman mielen johtaminen: Voit itse, aina ja joka hetki, valita oman suhtautumisesi asioihin, ihmisiin ja tapahtumiin 30

30 Tietoinen läsnäolo, mindfulness = Valppaus, kyky tehdä havaintoja sisäisestä ja ulkoisesta maailmasta ( huomiolihakset ) Hyväksyvä, ei arvottava suhtautuminen Valinta: päätös olla tässä ja nyt Auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia Edistää hyvinvointia harjoituksia paivi.suokas@kehityshyppy.fi 31

31 Ajankäytön kehittäminen 1. Selvitä, mihin aikasi menee. 2. Arvioi, missä tuhlaat aikaasi (esim. liian väsynyt, kaikki hukassa). 3. Opettele tekemään viikkosuunnitelma (tunnista tavoitteet ja osita ne tehtäviksi, jotka laitat kalenteriin). 4. Muistuta joka aamu mieleen, mikä on päivän tärkeä asia. 5. Tunnista, mikä on sinun henk.koht. prime time (ja pidä se itselläsi). 6. Opettele hyödyntämään ulkoistettua muistia (esim. muistilista, keräilykorit ja organisoi tämä hyvin). 7. Pidä energiat korkealla. 8. Vältä itseaiheutettuja tulipaloja ja vesivahinkoja. 32

32 Kiitokset Stephen R. Covey: Tie menestykseen, Gummerus 2008 David Allen: Kerralla valmista, Bazar 2008 Bodil Jönsson: Kymmenen ajatusta ajasta William Ury: Myönteinen ei, Basam Books, 2007 Päivi Suokas, Kehityshyppy OY 33

33 Tutustu myös näihin Time Management Fairy 7 Effective Time Management Techniques How to Manage Time, Reduce Stress and Increase Happiness 34

34 Ajankäytön seuranta -tehtävä 1. Perehdy tehtävänantoon MC:ssa (Harjoitustyöt-välilehti). 2. Tutustu tapaamiskerran 3 materiaaleihin Tapaamiskerrat-välilehdeltä. Katso Onko jo aika? -video ( 3. Suunnittele ja seuraa omaa toimintaasi viikkosuunnitelman avulla kolmen viikon ajan (viikot 41-43). 4. Kirjoita viikkosuunnitelman toiselle puolelle reflektiota vastaten mm. seuraaviin kysymyksiin: Minkälainen fiilis sinulle jäi viikosta ja miksi? Vastasiko suunnitelma sitä, mitä ehdit toteuttaa? Mikä toimi hyvin? Mitä asioita sinun tulisi muuttaa? Miten onnistuit yhdistämään elämän eri osa-alueet (opiskelu, vapaa-aika, työ, yms.)? 5. Palauta viikkosuunnitelmasi reflektioineen MyCoursesiin viim

35 Seuraavalla tapaamiskerralla Opiskelumahdollisuudet Aallossa & muualla: Vaihto-opinnot ulkomailla Aallon sisäinen liikkuvuus Opinnot muissa Suomen yliopistoissa (JOO) Työharjoittelu Aaltonaut Ura- ja rekrypalveluiden esittely 36