Tuumasta toimeen. Merita Petäjä ja Minna Nevala

Transkriptio

1 Tuumasta toimeen Merita Petäjä ja Minna Nevala

2

3 Mitä ajanhallinnan taitoja käytät? Esittäytymiskierros Esittäytymisen jälkeen jakakaa ryhmässä tietoja niistä ajanhallinnan systeemeistä, jotka ovat käytössäsi Mistä olet oppinut näitä asioita?

4 Mitä ajankäytön haasteita tunnistat?

5 Ryhmässä: ajankäytön haasteet Kierros: mitä ajan käytön haasteita Opiskelija-elämään liittyy

6 Listaa asioita, joihin käytät aikaa viikoittain Yksilöharjoitus Ota huomioon kaikki elämän alueet Opiskelu Listaa nyt menossa olevat kurssit Harrastukset Ihmissuhteet Kotityöt Syöminen Lepo, palautuminen Työt Muut

7 A, B ja C Mitkä näistä ovat tärkeimpiä asioita? 20 % on niitä asioita, joilla tehdään merkityksiä A tehtävät neljä-kuusi ydinasiaa näihin parhaat paukut, prime time omat jutut B tehtävät Välttämättömät rutiinit ja tukitehtävät Kiinnostavat asiat C tehtävät Teen jos ehdin

8 Katso omaa listaasi ja aseta asiat tärkeysjärjestykseen ABC-mallin avulla A tehtävät: Tuloksen, tavoitteiden saavuttamisen ja tulevaisuuden kannalta kaikkein tärkeimmät työtehtävät. Käytä paras aikasi ja energiasi suoritustasolla % Esim. Pääaineen keskeiset kurssit B tehtävät: Välttämättömiä töitä, usein rutiineja, joiden tulosvaikutus vähäisempi. Käytä vain kohtuullisesti aikaa ja energiaa suoritustasolla 60 80% Kurssi, jonka voin tiputtaa, jos asiat menevät vaikeiksi C tehtävät: Vähäpätöiset asiat teetkö ollenkaan? Suoritustaso 0 60 %

9 Siirrä A luokan asiat ajankäytön suunnittelupaperiin VIIKKO-OHJELMA VIIKKO: TAVOITTEET Mekaniikan kurssi TEHTÄVÄT Luennot, luennon esitehtävä ja valmistautuminen, luennon kertaus Laskarit, osallistuminen Laskeminen Aineistojen läpikäynti Salille Hommaa Unipsortin kortti Pese treenipaita Soita lähteekö M mukaan

10 Muodostakaa parit ja ottakaa kummaltakin yksi tavoite. Purkakaa tehtävä yhdessä osiin Kysymällä mitä on tehtävä, jotta tavoite toteutuu Esim. jos aion päästä matikan kurssista läpi, viikoittaisia tehtäviä ovat luennolla käynti, laskeminen, laskuharjoituksissa käynti, laskutupaan osallistuminen jne. Esim. jos aion päästä kuntoon, viikoittaisena tehtävänä on urheilla 4 kertaa viikossa

11 Tehtävät on hyvä tarkistaa SMARTin avulla Specific Measurable Attainable Realistic Time bound Oletko osannut purkaa tavoitteen sopivan konkreettiseksi tehtäväksi? Sopivat välitavoitteet auttavat tarttumaan toimeen ja seuraamaan omaa etenemistä

12 Tehtävät voit sijoittaa ajankäytön viikkosuunnitelmaan Tarkista kalenteri päivittäin Mieti aamulla, mikä on päivän pääasia Tarkasta tehtävälista viikoittain Tarkasta keräilylaatikot viikoittain Tarkasta tavoitelista viikoittain (printtaa seinälle) Tunnista, mitkä ovat sinulle tärkeimpiä tavoitteita Varmista, että sinulla on hyvä kuva siitä, mitä tänään aiot tehdä mitä tällä viikolla aiot tehdä

13 Aikamatriisi Kiireellinen Tärkeä 1. - kriisiytyvät asiat - tarvitsevat pikaista huomiota - apua! Tehtävien palautus tänään! Ei kiireellinen 2. - ajankäytön suunnittelu - tavoitteiden asettaminen ja tehtävien tunnistaminen - valmistautuminen - tehtävien oikea-aikainen toteuttaminen -yhteistyö Ei tärkeä 3. - esim. osa sähköposteista, puheluista, chattailu, keskeytykset 4. - toisarvoiset tehtävät - Aikavarkaat, vetkuttelu - nettisurffailu

14 Opiskelussa aikaa menee Opintopisteillä mitataan opintojen laajuutta. Opintopiste kuvaa, paljonko keskimääräinen opiskelija tarvitsee aikaa kurssilla hyvään oppimiseen. Opiskelijan työviikossa 40 työtuntia (= osa kontaktiopetusta ja osa itsenäistä työtä) Opiskelijan vuotuinen työaika on 1600 tuntia, ja opiskelija voi vuodessa suorittaa 60 opintopistettä - > opintopiste vastaa noin 26,7 tuntia opiskelijan työtä. Vrt. lukukausien pituus

15 Sisäiset sitoutumukset kuntoon Suuri osa stressistä syntyy tehdyistä sitoumuksista, jotka jäävät huonolle hoidolle Alitajuiset keskeneräisyydet Paljonko on asioita, joiden muuttamisesta, loppuun saattamisesta tai hoitamisesta tunnet vastuuta, vaikka pientäkin

16 Voidaksesi toimia tehokkaasti sinun täytyy ensin tunnistaa ja kerätä yhteen asiat, jotka saavat sisäisen hälytyskellosi soimaan sen jälkeen päätät, mitä niille tehdään Opintopsykologi Merita Petäjä

17 Sillä työmuistin ulkoistaminen säästää voimiasi tärkeämpiin asioihin Mitä enemmän asioita on mielessä, sitä vähemmän saa aikaiseksi Kerää yhteen kaikki ne asiat, jotka sinun tulee hoitaa pois päiväjärjestyksestä nyt, myöhemmin, joskus, pienet asiat, isot, keskikokoiset Järjestele ne loogisesti, selkeästi ja konkreettisesti saadaksesi ne pois ajatuksistasi

18 Työmuisti ulkoistetaan keräyspisteisiin Mikä tahansa keskeneräinen asia täytyy siirtää pois pään sisältä luotettavaan järjestelmään, keräyspisteeseen Jos asian hoitaminen kestää alle 2 min, hoida se pois Jos yli 2 min asia siirretään keräyspisteeseen Keräyspiste on järjestelmä, jonka ääreen palaat säännöllisesti selvittämään siellä olevia asioita Asiat ovat keräyspisteessä säilössä, kunnes päätät jatkotoimista Keräyspisteet tulee puhdistaa kerran viikossa

19 Keräyspisteet Keräämme asioita, jotka tarvitsevat huomiotamme (opiskeluun liittyvät tehtävät, laskarit, HOPS, ryhmätyön valmistelu, tenttiin lukemisen suunnittelu, kirjojen hankkiminen, luentoihin valmistautuminen, kurssin aineistoihin tutustuminen, opiskelu kavereitten kanssa, tenttiin lukeminen, laskeminen) Keräyspisteitä Korit papereille Muistikirjat Tehtävälistat (outlook, task list)

20 Keksikää esimerkkejä tilanteista 1. KIIREELLINEN TÄRKEÄ: Mitä enemmän keskitytään tähän, sitä enemmän kiirettä riittää; palopesäkkeiden sammuttaminen, 2. EI KIIREELLINEN TÄRKEÄ: Tavoitteet, suunnitelmallisuus, kaaoksen ennaltaehkäisy, tekee hyvissä ajoin, virkistäytyminen, hyvä vuorovaikutus edellyttää aloitteellisuutta ja itsensä johtamista 3. KIIREELLINEN EI TÄRKEÄ: monesti muiden kiireitä 4. EI KIIREELLINEN EI TÄRKEÄ: surffailu, vetkuttelu

21 Mitä voisi tehdä tärkeän mutta ei kiireellisen ruudun lihottamiseksi?

22 Kerralla oikeaan osoitteeseen Keräyspisteen tyhjennys: asialle ei tehdä mitään tai tehdään jotakin, EI ja KYLLÄ EI: Roskiin / keräykseen, viiteaineistoksi, joskus / ehkä (myöhempää käyttöä varten) KYLLÄ: alle tai yli 2 minuuttia Alle 2 minuuttia: tee välittömästi Yli 2 minuuttia: ohjaa oikeaan paikkaan

23 Keräyspisteiden puhdistaminen ohjaa yli 2 minuutin tehtävät oikeaan paikkaan Luokittele: Jos kyseessä on selkeä tehtävä, kysy itseltäsi, mikä on seuraava toimenpide ja milloin aiot sen tehdä Mikäli tehtävän suorittaminen on aikaan sidottua, laita se kalenteriin Mikäli tehtävän voi tehdä heti, kun on aikaa, laita se tehtävälistalle Jos asian hoitamiseen tarvitaan enemmän kuin yksi tehtävä, laita asia tavoitelistalle (esim. wordfile) Määritä opiskeluun liittyvät tavoitteet ja pura tavoite auki tehtäviksi: mitä minun on tehtävä, jotta pääsen tavoitteeseen Esim. mitä minun on tehtävä, jotta pääsen tentistä läpi? Luennot, laskuharjoitukset, itsenäinen opiskelu, opiskelu kaverin kanssa

24 Kannattaa vilkaista, miten edellinen viikkosuunnitelma toteutui Arvioi onnistumistasi Katsaus taaksepäin ennekuin teet seuraavan viikon suunnitelman Missä onnistuin? Missä tuhlasin aikaani? Mikä oli haasteellista? Oliko suunnitelmani realistinen ja käyttökelpoinen? Jos poikkesin tavoitteistani, teinkö sen tietoisesti vai huomaamattani?

25 Erilaisiin työmuotoihin Kurssikuvauksissa on yleensä kerrottu miten ajankäytön tulisi jakautua kurssin eri työmuotoihin, esim. luentoihin, harjoituksiin, tenttiin valmistautumiseen Vastaako omaa ajankäyttö kurssilla? Meneekö aikaa muuhun? Mihin muihin asioihin opiskelupäivän aikana menee aikaa kuin varsinaiseen opiskeluun?

26 Aloittamisen sijasta HS

27 Tulee joskus vetkuteltua Tavallisia tilanteita, jolloin vetkutellaan Tehtävä vaikuttaa vaikealta Tehtävä vaatii paljon aikaa Tehtävässä tarvittavien tietojen tai taitojen puute Syitä vetkuttelun taustalla Perfektionismi Itseluottamuksen puute, matalat onnistumisodotukset Epävarmuus tai kritiikki pelottaa Aloittamisen lykkääminen ei aina ole vetkuttelua, esim. jokin muu asiat on oikeasti tärkeämpi tai voimavarat eivät riitä kaikkien suunniteltujen asioiden tekemiseen

28 Ajankäytön kehittäminen 1. Selvitä, mihin aikasi menee 2. Tutki, missä tuhlaat aikaasi (liian väsynyt, kaikki hukassa) 3. Opettele tekemään viikkosuunnitelma (tunnista tavoitteet ja osita ne tehtäviksi, jotka laitat kalenteriin) 4. Muistuta joka aamu mieleen, mikä on päivän tärkeä asia. 5. Tunnista, mikä on henk. Koht. Prime time 6. Opettele hyödyntämään ulkoistettua muistia (keräilykorit, muistilista ja organisoi tämä hyvin) 7. Pidä energiat korkealla 8. Vältä tulipaloja ja vesivahinkoja

29 Kuinka parannan ajankäyttöäni 1. Selvitä, mihin aikasi menee 2. Arvioi, missä tuhlaat aikaasi 3. Laadi viikkosuunnitelma 4. Tunnista, mitkä ovat A-luokan asioita (isot kivet) 5. Mieti aamulla, mikä on päivän tärkein asia 6. Tunnista, mikä on henkilökohtainen prime time ja pidä se itselläsi 7. Opettele GTD menetelmä, ulkoistettu muisti, systemaattisuus 8. Vältä tulipaloja

30 Jotta voit tunnistaa aikavarkaat ja energianlähteet Energianlähteet mikä innostaa ja missä onnistuin Minä (opiskelen päivän parhaaseen aikaan, osaan suunnitella ja onnistun siinä, teen yhden asian kerrallaan, paperi kerrallaan, pääsen tavoitteeseeni, saan energiaa kun osaan ) Muut / opiskelukaverit (yhteinen opiskelu, innostuminen ) Aikavarkaat Minä (tavaroiden tai tiedon etsiminen, viivyttely, lykkääminen, jatkuva alusta aloittaminen, aika menee toissijaisiin tehtäviin) Muut (keskeytykset, menen muiden mukaan vaikka en haluaisi )

31 Miten edellinen viikkosuunnitelma toteutui? Arvioi onnistumistasi - yksilötyö Jokainen vuorollaan pohtii ensin ääneen seuraavia kysymyksiä muut kuuntelevat eivätkä keskeytä Missä onnistuin? Mikä oli haasteellista? Oliko suunnitelmani realistinen ja käyttökelpoinen? Jos poikkesin tavoitteistani, teinkö sen tietoisesti vai huomaamattani? Ryhmä nostaa näkyviin - mikä tässä oli hyödyllistä, mikä oli hankalaa?

32 Pysähdy hetkeksi miettimään Mikä on tämän päivän tärkein asia? Kirjoita näkyviin

33 Kestävä aivotyö Aivotyö vaatii taukoja! Ylipitkät työpäivät laskevat suoritustasoa Keskeneräiset, päättämättömät ja organisoimattomat asiat varastoituvat lyhytkestoiseen työmuistiin Lyhytkestoinen muistimme on rajallinen Ylikuormitus => keskittymiskyvyn puute, poissaolevuus

34 Miten pidät keskittymiskyvyn yllä ja energiat korkealla? Fyysinen energia / ryhmä 1 Tunnetason energia / ryhmä 2 Mentaalinen energia / ryhmä 3 Henkinen energia / ryhmä 4 Kukin ryhmä esittelee pari vinkkiä muille

35 Fyysinen energia Huolehdi että nukut 7 8 tuntia, vältä alkoholia Kolme kertaa viikossa kunnon liikunta Verensokeri: syö kolmen tunnin välein Opettele tunnistamaan väsähdys (lysähdys) Opettele tauottamaan työntekoa poistu ruudulta 90 min välein paivi.suokas@kehityshyppy.fi

36 Tunne energia Myönteisten tunteiden vaaliminen ilo, kiitollisuus, mielentyyneys, kiinnostus, toiveikkuus, ylpeys, humoristisuus, inspiroituminen, kunnioitus, rakkaus Arvostava suhtautuminen kanssaihmisiin Taito ratkaista ristiriidat ajoissa Tunne elämän lihasten aktiivinen harjoittaminen Mieti kuluneen viikon tapahtumia ja kirjoita päiväkirjaan viisi asiaa, suurta tai pientä, joista olet kiitollinen. wwwww.positivityratio.comwww.positivityratio.com.positivityra

37 Mielen energia Minimoi keskeytykset (sulje chatit ) tietyksi ajaksi Päätä, että hoidat yhteydenpitoa tiettyinä aikoina päivästä Mieti aamulla (tai edellisenä iltana) mikä on päivän tärkein asia

38 Henkinen energia Tunnista asiat, josta saat kicksit, asiat, joista tulee tunne, että tämän on minun juttuni (Sweet spot) Varaa aikaa asioille, jotkaovatsinulle tärkeitä Muiden ihmisten auttaminen Antaa energiaa kaikille muille elämänalueille!

39 Miten pidän omat energiat korkealla? Valikoi 1-3 asiaa, jotka olisit valmis muuttamaani, jotta energiatasosi olisi korkeampi ja saisit tehtyä itsellesi tärkeitä asioita Mieti 5 min. ja kirjaa paperille sekä tavoite että pienin mahdollinen muutosaskel parempaan suuntaan

40 Kielen ja mielen merkitys Sanoilla on väliä! Kielenkäyttö ohjaa ajatteluamme ja toimintaamme Kokeile sanoa viikon ajan itsellesi: Minulla on kaikki se aika, 8 jonka tarvitsen. Oman mielen johtaminen: Voit itse, aina ja joka hetki, valita oman suhtautumisesi asioihin, ihmisiin ja tapahtumiin paivi.suokas@kehityshyppy.fi

41 Tietoinen läsnäolo, mindfulness Valppaus, kyky tehdä havaintoja sisäisestä ja ulkoisesta maailmasta ( huomiolihakset ) Hyväksyvä, ei arvottava suhtautuminen Valinta: päätös olla tässä ja nyt Auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia Edistää hyvinvointia Mindfulness harjoituksia paivi.suokas@kehityshyppy.fi

42 Kiitokset Stephen R. Covey: Tie menestykseen, Gummerus 2008 David Allen: Kerralla valmista, Bazar 2008 Bodil Jönsson: Kymmenen ajatusta ajasta William Ury: Myönteinen ei, Basam Books, 2007 Päivi Suokas, Kehityshyppy OY