Projektityö. Projektityö. Projekti. Ohjelmistotuotanto, syksy 1998 Projekti

Transkriptio

1 työ mikä tahansa kokonaisuutena ohjattu, kertaluonteinen ja tavoitteellinen työsuoritus ohjaus, johto aikataulu: alku ja loppu projektisuunnitelma toteuttajana projektiryhmä tulosten arviointi työ OHJAUS aloittaminen suunnittelu toimeenpano ja valvonta lopettaminen TOTEUTUS projektin toteutus TULOS Harri Laine 1/26

2 työ ryhmässä henkilöillä on erilaisia rooleja yhdellä henkilöllä voi olla useitakin rooleja asiantuntemuksen ja henkilökohtaisten ominaisuuksien hyödyntäminen sekä johtamiseen liittyviä että teknisiä rooleja työ määrittelijä asiakas toteuttaja henkilöstöjohtaja menetelmäasiantuntija dokumentoija tekninen johto suunnittelija kouluttaja testaaja Harri Laine 2/26

3 suunnitelman laadinta Määritele projektin tavoitteet ja rajaukset Jaa tehtäväkokonaisuus pienempiin tehtäviin WBS (Work Breakdown Structure) tuotteen rakenteen perusteella tai prosessin rakenteen perusteella vaihejakomallit ja kehittämismallit pohjana ositukselle Arvioi tehtävien työmäärät Suunnittele projektin organisaatio henkilöstö työnjako suunnitelman laadinta Laadi projektin aikataulu iteratiivisuus päivitys kun käsitys tuotteesta selkeytyy jätettävä pelivaraa ennalta tiedettyjä riskikohtia ja odottamattomia ongelmia varten Harri Laine 3/26

4 suunnitelma Tausta Tavoitteet ja rajaukset Tulosvaatimukset Ympäristö Organisaatio Toimintasuunnitelma Tiedotussuunnitelma Tukisuunnitelma Kustannukset Menetelmät ja standardit Työnositus aikaa ja resursseja vaativat tehtävät projekti looginen ositus... aliprojekti / vaihe... aliprojekti / vaihe aliprojekti / vaihe tehtävä t1 tehtävä t2 tehtävä t3 tehtävä tn-1 tehtävä tn Harri Laine 4/26

5 Työnositus Työnosituksessa kaavion lehtitasolla pyritään tehtäviin, jotka vaativat noin 1-2 henkilötyöviikkoa Kullekin tehtävälle arvioitava kesto ja määriteltävä riippuvuussuhteet tehtävän ja muiden tehtävien välillä Työnositus T2 ja T4 suoritettava loppuun ennen T5:n aloitusta Tehtävä Kesto (päiviä) Edeltäjät T1 8 T2 15 T3 15 T1 T4 10 T5 10 T2,T4 T6 5 T1,T2 T7 20 T1 T8 25 T4 T9 15 T3,T6 T10 15 T5,T7 T11 7 T9 T12 10 T11 Harri Laine 5/26

6 Työnositus Tehtäväverkossa (activity/task network) esitetään tehtävien riippuvuudet graafisesti voidaan määritellä etappeja (milestone): kohtia, joissa voidaan tarkistaa onko projekti aikataulussaan Kriittinen polku: tehtäväketju, jonka jonkin tehtävän myöhästyminen samalla myöhästyttää koko projektia kriittisiä polkuja voi olla useita määrättävissä tehtäväverkon perusteella Tehtäväverkon aikataulutus = tehtävien sitominen kalenteriin jätettävä pelivaraa yllättäviä myöhästymisia varten myös projektin hallintaan jätettävä pelivaraa kriittisen polun ulkopuolella on aina pelivaraa Tehtäväverkko (tehtävät/kestot/riippuvuudet) kesto T1 (8) T3 (15) T9 (15) T6 (5) start T2 (15) T7 (20) T11 (7) T4 (10) T5 (10) T12 (10) edellisen taulukon riippuvuudet T8 (25) T10 (15) finish Harri Laine 6/26

7 Kriittinen polku - aikaisin alkamis ja päättymisaika T1 (8) T3 (15) T9 (15) start T6 (5) T2 (15) T7 (20) T4 (10) T5 (10) T10 (15) T8 (25) T11 (7) T12 (10) finish Kriittinen polku T1 (8) T3 (15) T9 (15) start T6 (5) T2 (15) T7 (20) T4 (10) T5 (10) T10 (15) T8 (25) T11 (7) T12 (10) finish Harri Laine 7/26

8 Aikataulutus etappien avulla T1 (8) e1 T3 (15) T9 (15) start T6 (5) T2 (15) T7 (20) T4 (10) T5 (10) T10 (15) T8 (25) T11 (7) T12 (10) finish Aikataulutus etappien avulla T1 (8) e1 T3 (15) T9 (15) start T6 (5) T2 (15) T7 (20) T4 (10) T5 (10) T10 (15) T8 (25) T11 (7) T12 (10) finish Harri Laine 8/26

9 Aikataulutus start T1 (8) e1 T3 (15) e5 T9 (15) e2 e T6 (5) +1 T2 (15) T11 (7) T7 (20) e7 e3 T4 (10) T5 (10) e T12 (10) +1 T10 (15) T8 (25) finish Aikataulutus Esimerkkiprojektin kokonaiskesto siis 3 kk = 13 viikkoa = 91 päivää, joista työpäiviä 63 kriitiselle polullekin on siis jätetty pelivaraa muutamia päiviä aikataulu edellyttää projektin resurssointia siten, että tehtäviä voidaan tehdä rinnakkain GANTT-kaavio (GANTT chart) esittää projektin aikataulun kalenterissa Harri Laine 9/26

10 GANTT kaavio T1 T2 T4 T3 T7 T6 T5 T8 T9 T10 T11 T12 pelivaraa tarvitaan vähintään 3 henkilöä pääsiäinen Aikataulutus Aikataulutusta laadittaessa otettava huomioon resurssit montako tehtävää voidaan tehdä rinnakkain henkilöstön henkilökohtaiset kalenterit kokoukset, matkat, lomat jaetut resurssit Harri Laine 10/26

11 Työnjako Mikko T1 T3 T8 T12 Leena T2 kokous T6 T5 loma T11 Tauno T4 T7 oliopäivät T9 T10 suunnitelman rakenne - ohje ot-ryhmille Tausta kuka on asiakas? mihin ongelmaan tuote on suunnattu? mahdollinen erikoissanasto ja käytetyt lyhenteet mahdollinen lähdeluettelo Tavoitteet ja rajaukset mitä on tarkoitus tuottaa? tehtävien priorisointi miten asiakas hyväksyy lopputuloksen? dokumenttien kieli (suomi tai englanti) Harri Laine 11/26

12 suunnitelman rakenne - ohje ot-ryhmille Ympäristö laite- ja ohjelmistoympäristö (esim. käyttöjärjestelmä) tekninen yleisarkkitehtuuri (keskitetty, hajautettu, asiakaspalvelin,...) käyttäjäprofiilit (aloittelija, asiantuntija, satunnainen,...) Organisaatio projektiryhmä ja sen mahdollinen sisäinen tehtävänjako projektipäällikkö muut mahdolliset vastuuhenkilöt ohjaaja suunnitelman rakenne - ohje ot-ryhmille Toimintasuunnitelma työn ositus: osatehtävät, niiden kesto ja keskinäiset riippuvuudet aikataulu (Gantt-kaavio, toimintoverkko) kriittinen polku työnjako osatehtävittäin / henkilö tärkeimmät tarkistuspisteet (sidottu tuotettaviin dokumentteihin), ml. tarkastustilaisuudet kokouspäivämäärät, erityisesti seurantakokoukset mahdollisen prototyypin katsastusajankohta Harri Laine 12/26

13 suunnitelman rakenne - ohje ot-ryhmille Menetelmät ja standardit käytettävät ohjelmistomenetelmät (oliot, formaali tapa, tarkastusmenettely,...) käytettävät menetelmä-, ohjelmointi- tai dokumentointistandardit sovellettavat tyylioppaat (nimeämiskäytännöt, kommentointityyli ja -kieli, komponenttien koko,...) käytettävät työkalut mahdollinen tuotteenhallinta (versiot, konfiguraatiot) n seuranta n etenemistä valvottava etappeihin liittyvät seurantakokoukset miten projekti etenee suhteessa aikatauluun tilanne onko aikataulua muutettava miten jatketaan Harri Laine 13/26

14 Seurantakokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen n tilannekatsaus projektin aikataulutilanne mahdolliset poikkeamat aikataulusta Henkilökohtaiset tilannekatsaukset missä vaiheessa kukin on menossa? viime kokouksen jälkeen tehdyn työn tiivistelmä työajan käyttö mahdolliset yksilökohtaiset ongelmat uudet ideat ja aloitteet Seurantakokouksen pöytäkirja Toimenpiteet selvitystä vaativat ongelmat: kuka selvittää? lisäresurssien hankinta: kuka hoitaa? muutosten tekeminen projektisuunnitelmaan: miten jakelu hoidetaan? työnjako: kuka tekee mitä tästä eteenpäin? Seuraavan kokouksen ajankohta Kokouksen päättäminen Harri Laine 14/26

15 Seurantakokouksen pöytäkirja Seurantakokouksen pöytäkirja projektin hallinnollinen ja toiminnallinen muisti projektin sisällä asiakkaiden käyttöön tuleville projekteille ylläpidon tueksi johdon tietoon Aikataulun lipsuminen - syitä epärealistinen käsitys tehtävän vaativuudesta ei ole huomioitu henkilökohtaisia aikatauluja (lomat, koulutus, ) liika optimismi - paljon pikku juttuja ongelman salailu => projektijohdon tietämättömyys seurannan laiminlyönti, seurattu vääriä asioita tehty vääriä asioita - pikkutulosten jatkuvaa parantelua työtä ei pystytä jättämään käsistä epäselvät hyväksymiskriteerit muutoksiin ei ole varauduttu tehty päällekkäistä työtä liian vaativa tehtävä Harri Laine 15/26

16 Aikataulun lipsuminen - lääkkeitä Aikataulujen jatkuva seuranta ja tarkistus Henkilökohtaisen ajankäytön seuranta Aikataulun uudelleensunnittelu -mitä voidaan siirtää, mistä voidaan luopua Tehtäväksiannon uudelleenarviointi (tukitoimet, siirto toiselle henkilölle) Nopeita päätöksiä puutteellisilla tiedoilla Ei anneta lisäaikaa (aikataulut ovat itsensä toteuttavia ennusteita) Jätetään ongelmalliset osat pois, tehdään vähemmän (vaatii asiakkaan suostumuksen) Aika ideoida, aika tehdä (parempi työkuri) Ei lisähenkilöitä (Brooks: The mythical Man-Month) päällikkö Johtoryhmä tavoitteet, suunnittelu resurssointi seuranta projektipäällikkö projektiryhmä yhteydet projektiryhmän ja johtoryhmän välillä projektin käytännön vetäminen Harri Laine 16/26

17 päällikön tehtäviä ja vastuita n muodollinen johtaminen (management) projekti- ja sen vaihesuunnitelmien laatu seurannan ja raportoinnin sopivuus oikea-aikainen reagointi ja uudelleensuunnittelu johtoryhmän ajantasallapito ryhmän vetäminen (leadership) työnjaon onnistuneisuus etenemisen sujuminen ja aikataulun pitävyys ryhmän motivointi laadukkaaseen tulokseen henkilöiden ominaisuuksien onnistunut hyödyntäminen henkilöiden motivointi ja ryhmätyön sujuvuus edellytysten luonti sekä järjestelmien ja menetelmien oikea käyttö päällikön tehtäviä ja vastuita Käyttäjä- ja muiden sidosryhmäyhteyksien hoitaminen onnistumispanoksen aikaansaanti sitoutuneisuuden aikaansaanti tiedotuksen onnistuminen Yhteensovittavan ohjauksen tukeminen muut projektit ja muu kehitystyö liiketoiminnan päämäärät ja tavoitteet tuen saanti sidosryhmien toiminnalta ja ratkaisuista jatkon huomioon ottaminen Harri Laine 17/26

18 päällikön tehtäviä ja vastuita Investointien onnistumisen edellytysten luonti arvioiden onnistuneisuus jatkoprojektien käynnistymisen ja loogisen etenemisen varmistaminen hyötyjen syntymekanismien tunnistaminen päällikön tehtäviä ja vastuita näkemys näkemys liiketoiminnasta liiketoiminnasta ja ja projektin projektin suhteesta suhteesta siihen siihen ymmärrys tuloksen vaikutuksesta käyttäjiin kyky toiminnallisen muutoksen hallintaan oikeat henkilöt mukaan työpanoksen saanti projektiin työskentelyolosuhteiden luonti ja ylläpito riskien ja projektiin vaikuttavien tekijöiden hallinta seurantatietojen ja ennusteiden hallinta lukijan ymmärrystä aikaansaava raportointi Harri Laine 18/26

19 päällikön tehtäviä ja vastuita Johdon sitoutumisen ja tuen hankinta - kokonaistilanteen havainnollistaminen - konkreettinen tieto asioiden kehityksestä - sitoutumista heikentävien yllätysten vähentäminen - liiketoiminnan prioriteettien heijastuminen -kustannusten oikea mitoitus tulokseen nähden Sidosryhmien tukeminen -informaatio tarpeettoman muutosvastarinnan estämiseksi -projektien kesken yhteisten resurssien koordinointi -tilaaja - toimittasuhteen ylläpito päällikön tehtäviä ja vastuita ryhmän tuottavuuden ja yhteistyön ylläpito - selkeä tavoitetietoisuus ja palaute - yhteinen työn suunnittelu ja seuranta - työtahdin säätelyn mahdollisuus - hallinnollisten tehtävien kierrätys Asiantuntijoiden tehokas työskentely - imun luonti tehtäviin - odotus- ja ajoitusongelmien hoito - kuormituksen ennakointi ja tasapainottaminen - motivaation ylläpito - oma henkilökohtainen suunnittelu ja valvonta Harri Laine 19/26

20 Ryhmätyö Ohjelmistotuotannossa tarvitaan ryhmätyötä koska tuotteet ovat liian suuria yhden henkilön tuotettaviksi tarvitaan asiantuntijoiden erikoisosaamista jotta saataisiin kurinalaisempi ja helpommin valvottavissa oleva prosessi Ohjelmistotyöläinen tyypillisesti: itsetietoinen työskentelee mieluummin yksin projektityö vaatii kuitenkin kommunikointia Ryhmätyö Ohjelmistotyöläisen ajankäyttö: ei tuottavia toimintoja - matkat, - harjoittelu,... 20% 30% 50% ryhmätyötä itsenäistä työskentelyä vain 40% varsinaista tuottavaa työtä Harri Laine 20/26

21 Ryhmätyö Organisaatiomalleja: Demokraattinen tiimi ei varsinaista johtajaa päätöksenteko perustuu konsensukseen kaikki tehtävät yhtä tärkeitä Johtajavetoinen ryhmä yksi jäsen on johtaja johtajalla yleisnäkemys, organisointitaito, motivointikyky työnjako selkeäksi Ryhmätyö Hierarkkinen ryhmä useita välijohtajatasoja käyttökelponen, jos ryhmä heterogeeninen osaamistasoltaan raskas organisaatio yleisrasitetta johtaja esim. chief programmer team (ibm) vara kirjasto ohjelmoijat proton tekijät Harri Laine 21/26

22 Ryhmätyö Kaksitasoinen ryhmä johtoryhmä useita asiakkaita päättää rahoituksesta, aikataulusta ja projektiryhmän kokonpanosta projektiryhmä projektipäällikkö yhdistävänä tekijänä johtoryhmän sihteeri asiakkaan ja tuottajan välinen yhteyshenkilö Ryhmätyö Selkeä tehtävä, yksikäsitteiset tavoitteet, tiukka aikataulu, tulosvastuu perinteinen johtajavetoinen tai kaksitasoinen ryhmä Innovatiivinen tehtävä, kokeileva lähestymistapa demokraattinen tiimi Harri Laine 22/26

23 Ryhmätyö 4. hyvä tiimi hyvä suoritus hyvä yhteistyö 3. Ryhmänormien muodostuminen yhteistyön paraneminen 2. Ryhmän sisäinen kilpailu klikit, myrskyt, kuohunta 1. työryhmän muodosttuminen varovainen yhteistyö suoritus/tulokset Ryhmätyö Kilpailutilanne, kuohunta *selvä rakenne ja suunta * heikko sitoutuminen * johtajuus epäselvä * jäsenten välinen kilpailu * kiukkua, turhautumista *klikkien muodostumista Aito, toimiva tiimi * selvä rakenne ja suunta * voimakas sitoutuminen * tehtävät yhteistyössä * keskenäiset suhteet ja odotukset selvät * avoin suora viestintä * ongelmat käsitellään rakentavasti * sisäiset asiat eivät vaikuta tuloksen tekoon Työryhmän muodostuminen * heikko rakenne * heikko sitoutuminen * varovaisuutta, epäilyä, pelkoa * vähän todellista kommunikointia * paineita henkilösuhteet/sitoutuminen Onnellinen perhe * heikko rakenne * voimakas sitoutuminen * ystävällisyyttä, kohteliaisuutta * huolenpitoa ryhmän jäsenten tarpeista * konfliktien välttelyä * painopiste harmonian säilymisessä Harri Laine 23/26

24 Ryhmätyö Tiimi (team): pieni ryhmä ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja ja jotka ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään, yhteisiin suoritustavoitteisiin ja yhteiseen toimintamalliin organisaation johdon ei tule puuttua tiimin sisäiseen toimintaan eikä työnjakoon jokin tehtäväkokonaisuus suvereenisti tiimin vastuulla: yhteinen tulosvastuu tiimi päättää itse, miten se tavoitteisiinsa pyrkii tiimin elinaika voi olla rajoitettu (projekti) tai rajoittamaton (laatupiiri) Ryhmätyö Tiimimuotoja kahvikerho (satunnaisia palavereja) ideaporukka (organisaation kehitysideoita) laatupiiri (koko organisaation tai oman toiminnan kehittäminen) opintopiiri itseohjautuva ryhmä huipputiimi Harri Laine 24/26

25 Ryhmätyö/tiimirooleja Tiimirooleja (Ruth Meredith Belbin) Keksijä mietiskelijä, nero, älykäs, omaperäinen, epäkäytännöllinen Tiedustelija uuden etsijä ja kokeilija, utelias, neuvottelukykyinen ailahteleva Takoja vauhdittaja, esteiden raivaaja, voimakastahtoinen, dynaaminen, viivytyksissä kireä, kärsimätön Ryhmätyö /tiimirooleja Tekijä Organisoija, toteuttaja, käytännöllinen, ahkera, perinteisiin pitäytyvä Viimeistelijä Yksityiskohtien varmistaja, tunnollinen, sitkeä, toisinaan turhantarkka Arvioija Ongelmien analysoija, kriittinen, puolueeton, liiankin varovainen Harri Laine 25/26

26 Ryhmätyö /tiimirooleja Diplomaatti Sovittelija, hengen luoja, herkkä, sosiaalinen, ei kovin päättäväinen Kokooja Resurssien kokoaja ja valvoja, itsevarma, rauhallinen ei erinomaisen älykäs eikä luova Henkilöllä tiimissä yleensä yksi tai kaksi roolia Joustavuus valttia - henkilö voi omaksua roolin, josta puutetta toimiva tiimi yleensä tasapainoinen sekoitus kaikia rooleja Testaa omat vahvimmat roolisi Ryhmätyö /tiimirooleja Harri Laine 26/26