PROJEKTIN EDISTYMISRAPORTTI Seurantajakso <jaksonumero, alkupäivä - päättymispäivä>

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "PROJEKTIN EDISTYMISRAPORTTI Seurantajakso <jaksonumero, alkupäivä - päättymispäivä>"

Liisa Hakala
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 PROJEKTIN EDISTYMISRAPORTTI Seurantajakso <jaksonumero, alkupäivä - päättymispäivä> <Yrityksen nimi> <Projektin nimi> -projekti <Projektiryhmän nimi, projektipäällikön nimi> <päiväys>

2 PROJEKTIN EDISTYMISRAPORTIN LAATIJALLE Tämä "työkirja" on laadittu helpottamaan projektin työn ja tulosten edistymisen raportointia ja seurantaa. Edistymisraporttihan on projektin ohjauksen väline kuten projektisuunnitelma. Edistymisraportti laaditaan jokaisesta seurantajaksosta. Edistymisraportti ei ole versioitava dokumentti. Ohjausryhmän kokousten aikataulut ja seurantajaksot on sovittu projektin aloituksen yhteydessä. Projektin vetäjä (projektipäällikkö) informoi projektin ohjausryhmää (johtoryhmää) projektinsa edistymisestä. Edistymisraportti laaditaan aina hyvissä ajoin, viimeistään ohjausryhmän kokousta edeltävällä viikolla. Edistymisraportissa esitetään kokouksen osallistujille projektin tilaa koskevaa tietoa mm. päätöksenteon tueksi. Projektipäällikkö toimittaa edistymisraportin liitteineen ja esityslistan kokouksen osallistujille sovitun aikataulun mukaisesti siten, että osallistujat voivat valmistautua kokouksessa käsiteltäviin ja päätettäviin asioihin. Projektipäällikkö toimii ohjausryhmän kokouksessa sihteerinä ja projektin edistymisen sekä tulosten esittelijänä. Ohjausryhmän puheenjohtaja toimii ohjauskokouksen puheenjohtajana. Työkirjan copyright-merkintä koskee vain työkirja-asua, ei siitä johdettua edistymisraporttia. Onnistuvaa projektia!

Ohjausryhmän kokousten aikataulut ja seurantajaksot on sovittu projektin aloituksen yhteydessä.

3 PROJEKTIN NIMI PROJEKTIN TEHTÄVÄ (lyhyesti, muista myös tehtävän rajaus) SEURANTAJAKSO < jakson alkupäivämäärä jakson loppumispäivämäärä>, <viikkono. viikkono.> Seurantajaksot kannattaa valita kokonaisina työviikkoina, jolloin työ aidosti katkeaa edellisen viikon loppuun. Ilmaise seurantajakso myös kalenteriviikkoina, jotta ajoitussuunnitelmasta ja toteumaseurannasta lukijan on helpompi paikantaa ao. seurantajakso. Edistymisraportin laajuus vaihtelee ollen n tekstisivua. SISÄLTÖ 1 AIKATAULUTILANNE TULOSTEN TILA KÄYTETYT RESURSSIT KOKEMUKSET ONGELMAT, RATKAISUEHDOTUKSET JA TEHDYT RATKAISUT ARVIO PROJEKTIN KESTOSTA EHDOTUS JATKOTOIMENPITEIKSI MUUTA...2 LIITTEET Ajoitussuunitelma Toteumaseuranta...1 JAKELU Projektin ohjausryhmän jäsenet Muut ohjausryhmän kokoukseen osallistuvat henkilöt Projektiryhmän jäsenet

Ilmaise seurantajakso myös kalenteriviikkoina, jotta ajoitussuunnitelmasta ja toteumaseurannasta lukijan on helpompi paikantaa ao. seurantajakso. Edistymisraportin laajuus vaihtelee ollen n.

4 Proj-Amo Oy Edistymisraportti <numero> 1 (2) Projektipäällikön nimi Projektin nimi tunniste Päiväys 1 AIKATAULUTILANNE Esitä yhteenveto projektin aikataulustilanteesta suhteessa suunniteltuun: onko projekti aikataulussa vai ei? Mieti, mikä kuvaa aikataulussa olemista. 2 TULOSTEN TILA Esitä raportointikaudella valmistuneet tulokset ja niiden valmistumisajankohta. Vertaa tulosten valmistumista ja laatua suunniteltuun (aikataulu, vaatimukset, mittaustulokset, ks. projektisuunnitelma) ja totea tarvittaessa katselmoinnin tulokset suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Selvitä tässä myös tällä seurantajaksolla aloittamatta jääneet ja keskeneräiset tehtävät, tekeillä olevat (esim. valmis katselmoitavaksi, katselmoitu tai korjattavana, viimeisteltävänä) tulokset sekä niiden aikataulu- ja työmääräarviot suhteessa suunniteltuun. Tuo tarvittaessa ikävätkin asiat ohjauskokouksen päätettäviksi. Se auttaa kokonaistilanteen palauttamisessa raiteilleen. Seuraavan raportointikauden tehtävät auttavat myös hahmottamaan, missä projektin vaiheessa mennään ja paikantamaan projektin kokonaistilannetta. 3 KÄYTETYT RESURSSIT Selvitä projektin aktiviteettien (tehtävien) resurssitilanne. Tarkoituksena on verrata keskenään niin suunnitellun kuin käytetyn eli toteutuneen työmäärän suhdetta sekä arvioida jäljellä oleva työmäärän tarve päätöksen tekoa varten. Esitä projektin kokonaistyömäärä (n tuntia) käynnistämisestä seurantakauden päättymiseen eli kumulatiivinen työkertymä ja seurantajakson työmäärä (m tuntia) henkilöittäin (ja/tai tehtävittäin). Ilmoita myös toteutuneen työmäärän prosenttiosuus suunnitellusta. Taulukko n. Työmäärän jakautuminen seurantajaksolla projektin alusta jäljellä oleva työ suunniteltu toteutunut suunniteltu toteutunut suunniteltu arvio Henkilö/ tehtävä tuntia tuntia % tuntia tuntia % tuntia tuntia Yhteensä Selvitä suurten työmääräpoikkeamien (henkilötasolla >20 % seurantajaksolla, kokonaistyömäärässä > 10 %) syyt ja arvioi, miten tilanne korjaantuu seuraavien seurantajaksojen aikana. Kerro myös henkilövaihdokset tms. resurssien käyttöä koskeva informaatio ohjausryhmälle.

Vertaa tulosten valmistumista ja laatua suunniteltuun (aikataulu, vaatimukset, mittaustulokset, ks.

5 Proj-Amo Oy Edistymisraportti <numero> 2 (2) Projektipäällikön nimi Projektin nimi tunniste Päiväys Tehtäväkohtainen työmääräseuranta esitetään liitteessä 2 Toteumaseuranta. Toteumaseurannan pohjana käytetään projektisuunnitelman ajoitussuunnitelmaa (liite 1). 4 KOKEMUKSET Kerää tähän merkittävät havainnot, joita työn aikana on tehty: esim. vaikeudet, onnistumiset ja oppimiskokemukset. Kerro, mitä niistä on opittu, miten selvitty. Käytä tässä hyväksesi projektin sisäisen ohjauksen (viikottaiset projektipalaverit) muistioita. Muista myös projektisuunnitelmassa esitetyt (oppimis)tavoitteet. 5 ONGELMAT, RATKAISUEHDOTUKSET JA TEHDYT RATKAISUT Kuvaa kukin projektin työssä esiintynyt ongelma, toteutunut riski tai ennakoitava tilanne, josta on seurannut tai saattaa seurata ongelmia projektin tehtävän toteuttamiseksi. Esitä kunkin ongelman tai riskin osalta joko jo tehty ratkaisu tai ehdotus ratkaisuksi ohjausryhmän päätettäväksi. Projektin uudelleen suunnittelu tai keskeyttäminen ovat äärimmäisiä vaihtoehtoja, joista ohjausryhmä tekee päätöksen. 6 ARVIO PROJEKTIN KESTOSTA Esitä arvio projektin kestoksi suhteessa suunniteltuun. Vastaa kysymyksiin: Miten tulokset aikaansaadaan (muuttuneissakin olosuhteissa), mitä toimintaa joudutaan tehostamaan, miten projektiryhmä toimii tehokkaammin? 7 EHDOTUS JATKOTOIMENPITEIKSI Laadi tähän ehdotus projektin tulosten valmistumisen varmistamiseksi. Vastaa kysymykseen: millaisia päätöksiä odotat ohjauskokouksen tekevän? Projektin ohjausryhmä tekee kokouksessaan päätöksiä mm. tässä esitettyjen ehdotusten pohjalta pyrkiäkseen parantamaan projektin mahdollisuuksia ja valmiuksia suoriutua tehtävästään. 8 MUUTA Esitä muut ohjausryhmälle tiedotettavat asiat.

vaikeudet, onnistumiset ja oppimiskokemukset. Kerro, mitä niistä on opittu, miten selvitty. Käytä tässä hyväksesi projektin sisäisen ohjauksen (viikottaiset projektipalaverit) muistioita.

6 LIITTEET Liite 1 Ajoitussuunitelma (viimeisestä hyväksytystä projektisuunnitelmasta) Liite 2 Toteumaseuranta (ajoitussuunnitelma pohjana tarvittavat sarakkeet lisättyinä)

Samankaltaiset tiedostot

PROJEKTIN OHJAUS JA SEURANTA JOUNI HUOTARI 28.9.2009

PROJEKTIN OHJAUS JA SEURANTA JOUNI HUOTARI 28.9.2009 POHDINTAA Mitä asioita projektissa seurataan? Kuka vastaa ohjauksesta? Millä tavoin projektia seurataan ja ohjataan? Mitä asioita ohjaukseen kuuluu?