Kulttuurituotanto projektina. Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne

Transkriptio

1 Kulttuurituotanto projektina Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne

2 Tuotannon vaiheet (IDEA) tavoitteiden määrittely määrälliset, laadulliset, taloudelliset suunnittelu toteutus päättäminen

3 Projekti / prosessi tapahtuma projektina, jonka sisällä kulkee erilaisia prosesseja projektin johto, markkinointi, myynti, ohjelmisto, oheispalvelut, taloushallinto, tekninen tuotanto yhteistä tavoitteet aikataulut organisaatio (työryhmät, vastuuhenkilöt) resurssit

4 Tapahtumaprojektin peruskysymykset MIKSI? MITÄ? KENELLE? MILLÄ? MITEN? MILLOIN? MISSÄ? MIELIKUVA? tavoite/tarpeet sisältö/tuote/tulokset kohderyhmä resurssit toiminnot ajankohta paikka - imago

5 Päätöksenteon kriteerit toiminnalliset taloudelliset imagolliset riskit

6 Projektikynnyksen ylittäminen käyttökelpoinen idea projektin tuottaja rahoitus tekijät aikataulu Kuva Rami Marjamäki - HS

7 Toteutuskynnyksen ylittäminen kun yksityiskohtaiset suunnitelmat tapahtuman eri osa-alueiden ja tehtävälohkojen toteuttamisesta on tehty (esisuunnitelma) organisaatio toimintasuunnitelma markkinointi/tiedotussuunnitelma taloussuunnitelma turvallisuus- ja pelastussuunnitelma PROJEKTISUUNNITELMA

8 Tapahtuman projektisuunnitelma (K&J&K: Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus) johdanto ja tausta tapahtuman tavoitteet projektiorganisaatio toteutussuunnitelma toteuttamisvaiheet aikataulu tehtäväluettelo henkilöstösuunnitelm a riskien kartoitus, arviointi ja hallinta talous ja päätöksenteko tapahtuman talousarvio, sponsorointi kustannusten hyväksymismenettely kustannusseuranta ohjaussuunnitelma kokoussuunnitelma tiedottaminen ohjaus ja raportointi koulutussuunnitelma laadunvarmistus päättäminen ja arviointi

9 Projektisuunnitelma 1. projektin tausta ja tarve 2. kohderyhmä ja hyödynsaajat 3. tavoitteet ja odotettavissa olevat tulokset 4. rajaukset 5. työ-/toimenpidesuunnitelma ja aikataulu 6. resurssit 7. budjetti 8. riskit ja mahdolliset ongelmat 9. projektiorganisaatio 10. sisäinen ja ulkoinen tiedotus 11. mittarit, seuranta ja raportointi (Suomen Punainen Risti)

10 Riskit RISKIEN HALLINTA 1. tiedosta riskit riskien kartoitus Kuva: Tatu Hiltunen - HS 1. luokittele riskit riskien arviointi 2. minimoi/eliminoi riskit- riskien hallinta Lisätietoa tapahtuman riskienhallinnasta: Kauhanen-Juurakko-Kauhanen: Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus

11 Projektin vaiheistus ja ositus projekti jaetaan itsenäisesti suunniteltaviin ja toteutettaviin tehtäväkokonaisuuksiin Esim. ohjelmisto, tekninen tuotanto, markkinointi/tiedotus, talous edetään suuremmista kokonaisuuksista pieniin osatehtäviin erilaisten osatehtävien sijoittaminen työjärjestykseen tehtäväluettelo ja toimintaverkko työryhmät/vastuuhenkilöt suunnittelee omat tehtävänsä aikataulut, tehtäväjako, resurssit, arviointi aikataulutus (+ resurssit) taulukkomuotoon (malli löytyy:

12 Aikataulutus IDEA PÄÄTÖS 1. Idea syntyy ja muhii 2.Tehdään päätös PROJEKTI Projektikynnys 1. Projektikynnys ylittyy 2. On tuottaja, rahoitus, tekijät, aikataulu VALMISTELU 1. Suunnitelmat ja organisaatio syntyvät 2. Tapahtuman eri osaalueita valmistelevat työryhmät työskentelevät TOTEUTUS Toteutuskynnys 1. Toteutuskynnys ylittyy 2. Tapahtuma toteutuu JÄLKIHOITO 1. Oma-arviointi 2. Palautteet 3. Raportti 4. Kehittämisehdotukset Lähde oorumi.fi: Kulttuuritapahtuman tuottaminen

13 Tapahtumaprojektin ohjaus työnjaon organisointi ja aikataulutus aikaohjaus resurssiohjaus tarvittavat voimavarat ovat käytettävissä silloin, kun niitä tarvitaan yhdessä aikataulun laadinnan kanssa kustannusohjaus taloudellisesti itsenäinen projekti tavoitteena toteuttaa projekti mahdollisimman edullisesti

14 Toteutus projektisuunnitelman toteuttaminen aikatauluissa pysyminen organisaation toimivuus ja henkilöstön hyvinvointi taloudenhallinta ja seuraaminen laadun seuranta suunnitelman säännöllinen tarkistus projektipäällikön (tuotantopäällikön) rooli ja vastuut organisaation vastuut

15 Tapahtuman toteutuksen tarkistuslista talous (kustannusseuranta, kassavirta) tiedottaminen/markkinointi myynti esiintyjät ja osallistujat käytännön järjestelyt (aluerakentaminen, tekniikka, turvallisuusjärjestelyt, liikenteenohjaus, catering, infot, vip-järjestelyt ) työntekijät luvat ja viranomaissuhteet aikataulun tarkistaminen tapahtuman käsikirjoitus ja mielikuvakenraaliharjoitus

16 Päättäminen varattava riittävästi aikaa, voimia ja tekijöitä tapahtuman purku, siivous ja lopputyöt jälkimarkkinointi palautteenanto ja kiitos organisaatio, sidosryhmät, yhteistyökumppanit raporttien laatiminen, arviointi (-> johtopäätösten tekeminen) dokumentaatio, arkistointi

17 Tapahtuman projektiraportti (K&J&K: Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus) Tapahtuman yleiskuvaus Tapahtuman tavoitteet taloudelliset taiteelliset imagolliset Tapahtuman taloudellinen onnistuminen kustannukset tuotto ja kate rahoitus lopullinen taloudellinen tulos Tapahtuman ajallinen onnistuminen aikataulun toteutuminen henkilöstön käyttö Projektiorganisaation toiminta johtoryhmän toiminta projektiryhmän toiminta alihankkijoiden toiminta Tapahtumassa havaitut ongelmat Tapahtuman arviointi Muut selvitykset ja liitteet

18 Oppaita tapahtuman järjestämiseen Festariopas. Cyde Hyttinen (toim.). Johnny Kniga Tapahtuma on tilaisuus. Helena Vallo ja Eija Häyrinen. Tietosanoma Teatterituottajan opas. Jukka Hytti. Like 2005 Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus. Juhani Kauhanen, Arto Juurakko, Ville Kauhanen. WSOY 2002