Ohjausryhmä. EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja

Transkriptio

1 Ohjausryhmä EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja

2 Ohjausryhmä Pääsääntöisesti rahoittaja edellyttää hankkeelle ohjausryhmää Tarkista hankepäätöksestä edellytetäänkö hankkeeltasi ohjausryhmää Ohjausryhmä tulee asettaa hankkeen käynnistyessä Kokoontuu säännöllisesti, vähintään 2 kertaa vuodessa

3 Ohjausryhmän oikeudellinen asema Ohjausryhmä ei ole vastuussa hankkeen toteuttamisesta, vaan vastuu on aina tuensaajalla. Tuensaaja vastaa siitä, että hanke toteutetaan hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti ja että hankkeen hallinnointi ja varainhoito on järjestetty asianmukaisesti

4 Ohjausryhmän hyväksyminen ja asettaminen Ohjausryhmän hyväksyy rahoittaja varmistuttuaan, että siihen kuuluu riittävä määrä asiantuntijoita. Hankkeen päätoteuttaja asettaa ohjausryhmän Yhteishankkeessa neuvoteltuaan muiden osatoteuttajien kanssa. Yhteishankkeelle vain yksi yhteinen ohjausryhmä. Ohjausryhmän asettamispäätös toimitetaan rahoittajalle Hankkeen hallinnoija tekee ohjausryhmän asettamisesta kirjallisen päätöksen, jossa nimetään jäsenet ja tarvittaessa heille varajäsenet. Lisäksi päätöksessä nimetään ohjausryhmän puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä sihteeri

5 Ohjausryhmän kokoonpano 1/2 Tavoitteena on, että hankkeen johtamisen tukena on mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus läheltä käytännön toimintaa. Ohjausryhmässä on oltava riittävä määrä asiantuntijoita ja edustus keskeisimmistä hankkeen kohde- ja sidosryhmistä. Keskeistä, että sidosryhmät mukana! Rahoittaja voi nimetä maakunnan liitosta asiantuntijan ohjausryhmän jäseneksi. Ohjausryhmän kokoonpanoa voidaan tarkistaa sekä kutsua mukaan asiantuntijoita tarpeen mukaan

6 Ohjausryhmän kokoonpano 2/2 Ei suositella puheenjohtajan valitsemista hakijaorganisaatiosta. Ohjausryhmän puheenjohtajana ei voi toimia ko. hankkeen projektipäällikkö. Projektipäällikkö toimii ohjausryhmän kokouksen valmistelijana sekä esittelijänä ja tarvittaessa kokouksen sihteerinä. Rahoittajalla on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus (ei siis varsinainen jäsen)

7 Ohjausryhmän hyväksyminen ja asettaminen Suunnittele ohjausryhmän kokoonpano jo hankehakemuksessa Lähetä vapaamuotoinen esitys hankkeesi rahoittajayhteyshenkilölle sähköpostitse Rahoittaja hyväksyy sähköpostitse Hankkeen hallinnoija laatii asettamispäätöksen, joka toimitetaan Uudenmaan liittoon

8 Ohjausryhmän tehtävät 1. Hankesuunnitelman toteutumisen seuranta (yhteishankkeissa osatoteuttajittain) Toimenpiteet Tavoitteet ja vaikuttavuus (ml. suunnitelmassa esitetyt tulosindikaattorit) Aikataulu Kustannukset ja rahoitus 2. Hankkeen toiminnan ohjaus Tarvittaessa hankkeen uudelleen suuntaus 3. Hankkeen itsearvioinnin tukeminen ja toiminnan analysointi 4. Tukee hankkeen markkinointia sekä tulosten levittämistä ja juurruttamista

9 Asioiden käsittely Ohjausryhmän tulisi ensimmäisessä kokouksessaan järjestäytymisen lisäksi sopia työskentelytavoistaan ja aikatauluistaan. Ohjausryhmän toiminnassa voidaan noudattaa organisaation omia työryhmäkäytäntöjä Ohjausryhmän allekirjoitetut pöytäkirjat on toimitettava tiedoksi ohjausryhmälle viipymättä ja maksatushakemuksen liitteenä EURA2014-järjestelmään Ei muistio, vaan pöytäkirja Allekirjoittajat: puheenjohtaja ja sihteeri

10 Ohjausryhmä EI voi päättää esim. Kustannusten hyväksyttävyydestä Projektisuunnitelman muuttamisesta tai projektisuunnitelmasta poikkeamisesta Hankintojen kilpailuttamisesta tai suorahankinnasta Tarjousten hyväksymisestä/hylkäämisestä Näiden asioiden ratkaiseminen kuuluu hallinnoijalle ja/tai rahoittajalle

11 Ohjausryhmän työskentelystä Vinkit: Yhteishankkeissa hyvänä käytäntönä: osatoteuttajittain lyhyt tiivistelmä mitä on tehty, kuinka kustannukset-/rahoitus on toteutunut, mitä tekeillä lähitulevaisuudessa Rakenna ohjausryhmä, joka aidosti tukee hanketoimintaa. Yritä saada ohjausryhmän toiminta sellaiseksi, johon itsekin haluaisit osallistua. Ohjausryhmälle voi antaa kotitehtäviä Kutsu ohjausryhmä mukaan hankkeen tilaisuuksiin ja tapahtumiin Toimita kutsut ja aineisto ohjausryhmän jäsenille hyvissä ajoin (viimeistään viikkoa ennen kokousta)

12 Asialista Suositus: Kokouksissa asialistalla omana kohtana hankkeen toteutumisen seuranta ja aikataulu, hankkeen taloustilanne ja maksatushakemusten kustannusten esittäminen sekä mahdollisten muutosesitysten hyväksyntä. Jos hankkeessa ulkopuolista rahoitusta, sen toteutumisen seuranta esitellään jokaisessa kokouksessa

13 Esimerkki kokouksen asialistasta: 1. Kokouksen avaus 2. Esityslistan hyväksyminen 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja 4. Hankkeen tilannekatsaus toteuttajittain - Toimenpiteet (toteutuneet / tulevat ml. Indikaattorien toteutuminen) - Talous (kustannukset / rahoitus, mahdollinen ulkopuolinen rahoitus) - Hankkeen etenemisen kokonaisarviointi - Mahdolliset muutostarpeet 6. Tiedotus ja viestintä 7. Muut asiat 8. Seuraava kokous 9. Kokouksen päättäminen

14 Hankkeen muutosesitysten käsittely ohjausryhmässä Viranomaiselle toimitettavat muutosesitykset käsiteltävä pääsääntöisesti ohjausryhmässä etukäteen. - tarvittaessa sähköinen käsittely Kiireelliset muutosesitykset on kuitenkin toimitettava välittömästi tuen myöntäneelle viranomaiselle ja ne voidaan saattaa ohjausryhmän tiedoksi vasta jälkikäteen. Ohjausryhmä ei päätä projektisuunnitelman muuttamisesta muutostarpeet käsitellään ohjausryhmässä, mutta niiden hyväksyttävyydestä päättää rahoittaja toteuttajien perustellun muutosesityksen pohjalta!