Raahen kaupunki Projektiohjeet luonnos

Transkriptio

1 Raahen kaupunki Projektiohjeet luonnos Vastine Kari Pietilän SDP:n valtuustoryhmän aloitteeseen Raahen kaupungin projektiohjeista (KV ) Pertti Malkki (FT, YTM) Kehittämiskonsultti

2 Yleistä Ohjeistuksen tavoitteena on luoda yhtenäiset yleiset menettelytapaohjeet projektien ja projektiluonteisten hankkeiden hallinnalle Raahen kaupungissa (huomioitava, että EU-projektien käsittelystä ja hallinnasta on tarkastettava erikseen erityissäännökset) Tavoitteena on yhdenmukaistaa, selkeyttää ja tehostaa projekteihin suunnattuja voimavaroja (rahaa, henkilöstöä, tiloja/laitteita jne.). Projektiohjeisiin tulee linkittää mm. ao. hallintokunnan/toimielimen johtosäännöt, investointiohjeet, TA-ohjeet, TA-täytäntöönpano-ohjeet, hankintasääntö ja määräykset, taloussääntö, sisäisen valvonnan ohjeet jne. Projektiohjeen luonnostelussa on käytetty seuraavia asiakirjoja: julkisten organisaatioiden projektiohjeita mm. Oulun kaupungin projektiohje, Rovaniemen maalaiskunnan projektiohje, Kuopion kaupungin projektiohje jne.

3 Mikä projekti on ja millaisia projekteja voi olla? Projekti on ennalta asetettuihin tavoitteisiin pyrkivä ja ajallisesti rajattu kertaluonteinen tehtäväkokonaisuus, jonka toteuttamisesta vastaa sitä varten perustettu organisaatio Raahen kaupungilla voi olla mm. seuraavanlaisia projekteja: Kaupungin oma projekti: yksi tai useampi palvelukeskus toteuttajana. Vetovastuu kaupungilla Yhteistyöprojekti: yksi tai useampi palvelukeskus toteuttajana sekä muita osapuolia kaupungin organisaation ulkopuolelta. Vetovastuu kaupungilla Osallisuusprojekti: yksi tai useampi palvelukeskus toteuttajana sekä muita osapuolia kaupungin organisaation ulkopuolelta. Vetovastuu muilla huomio kaupungin talousvastuuseen Rahoitusprojekti: kaupunki toimii projektin (osa)rahoittajana ilman toiminnallista vastuuta

4 Projektin vaiheet 1. Valmistelu 2. Toteutus 3. Päättäminen 1. Projektin valmistelu Esiselvitys, projektisuunnitelma, päätöksenteko Projekti voidaan myös hylätä tässä vaiheessa 2. Projektin toteuttaminen Organisaatio, rahoitus- ja projektisopimukset, toimeenpano ja valvonta, projektin talous, tiedotus ja julkisuus 3. Projektin päättäminen Loppuraportti, Päättökokous, Projektikansio, Valvonta Toteutuksen ja vaikutusten arviointi, tulosten hyödyntäminen

5 1. Projektin valmistelu/esiselvitys Esiselvityksen perusteella tehdään ratkaisu lähdetäänkö ideaa viemään varsinaiseen päätöksentekoon? Esiselvityksessä selvitetään seuraavat kysymykset: Miksi projektia tarvitaan? Mitkä ovat erilaiset ongelmanratkaisuvaihtoehdot? Sisältyykö projektin tavoitteet kaupungin strategiaan ja muihin tavoitteisiin jne.? Mikä on hyöty asiakkaalle, taloudelle, henkilöstölle jne.? Mitkä ovat tulosten hyödyntämismahdollisuudet? Miten projekti rahoitetaan? Oman/ulkopuolisen rahoituksen osuus, ehdot, määräajat, menettelytavat jne. Työpanokset, tilat, laitteet Ketkä ovat projektin yhteistyökumppanit?

6 1. Projektin valmistelu Projektisuunnitelma tehdään päätöksenteon pohjaksi ja toimeenpanoon Projektisuunnitelman pitää antaa vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Miksi projekti toteutetaan? Mitkä ovat tavoitteet? Miten niiden mitataan? Mitä tuotoksia projektilta edellytetään? Miten projekti toteutetaan? Miten projekti organisoidaan ja resurssoidaan? Projektisuunnitelman päivityksestä sopiminen Päätös projektiin asettamisesta/ryhtymisestä tehdään normaalin päätöksentekojärjestelmän puitteissa (viranhaltija-/toimielinsääntöjen mukaisesti huomioitava myös sisäisen valvonnan projektitoimintaan liittyvät ohjeet)

7 2. Projektin toteuttaminen Projektiorganisaatio käsittää tavallisesti projektipäällikön, ohjausryhmän, projektiryhmän jne. 1. Projektiryhmän vastuu jaetaan esim. seuraavasti: Projektin vastuuhenkilö: pääasiallinen projektivastuu (mm. kustannusten hyväksyminen). Pitää olla kaupungin vakituista henkilöstöä. Projektin ohjausryhmä: edustaa asettajaa, rahoittajaa ja asiantuntemusta Projektipäällikkö: kokonaisvastuu projektin toimeenpanosta Projektisihteeri: toimii projektipäällikön alaisuudessa Projektiryhmä ja mahdolliset asiantuntijat: määritellyt tehtävät projektissa 2. Rahoitussopimukset Seurattava mm. aikatauluja, raportointia, tiedotuskäytäntöjä ja asiakirjojen säilytystä

8 2. Projektin toteuttaminen 3. Projektisopimukset Yhteistyö-, osallisuus- tai rahoitusprojektissa määritellään vastuut ja oikeudet riittävän tarkasti (toimenpiteet, rahoitus, raportointi jne.) 4. Projektin toimeenpano ja valvonta Toimeenpano projektipäällikön johdolla projektisuunnitelman mukaisesti. Muutoksista neuvoteltava mm. ohjausryhmässä, rahoittajien kanssa. Projektin valvonta ensisijaisesti asettajalla, rahoittajalla sekä ohjausryhmällä Raportointivelvollisuus todetaan projektin asettamisen yhteydessä 5. Projektin talous Sovelletaan kaupungin yleisiä ohjeita, säädöksiä ja periaatteita 6. Tiedottaminen ja julkisuus Sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen suunnitelma projektipäällikkö ensisijaisessa vastuussa

9 3. Projektin päättäminen Loppuraportti Loppuraportin laadinta asettamispäätöksessä tai rahoitussopimuksessa määriteltyyn päivämäärään mennessä Päättökokous Projekti päätetään ohjausryhmän päättökokouksessa (kokonaisarviointi, tulosten arviointi, loppuraportti, toteutunut kustannusarvio, jatkotoimenpiteet jne. sisältöinä) Projektikansio Projektista kootaan projektikansio, joka sisältää kaiken projektia koskevan keskeisen aineiston (huom. säilytysajan tarkistaminen) Valvonta Projektin dokumentointi ja raportointi on suoritettava niin, että päättymisen jälkeinen valvonta ja tarkastus kyetään tekemään asianmukaisesti

10 Projektikansion sisältö Esiselvitys Projektin asettamispäätös Projektisuunnitelma Pöytäkirjat ja muistiot Kirjanpito ja rahoitukseen liittyvät sopimukset Erilaiset sopimukset Loppuraportti Tilintarkastajien lausunto mikäli on tehty

11 Muuta huomioitavaa Projektin tavoitteiden asettaminen ja määrittely on tehtävä huolella Mitkä asiat kuuluvat projektin sisältöön ja mitkä eivät? Mitkä laadulliset, ajalliset, rahalliset tavoitteet asetetaan Alkuvaiheessa on saatava avoimet ja määrittelemättömät asiat pois listalta, koska muuten projektin riskitaso nousee Varsinkin suurissa projekteissa on perusteltua tehdä projektin ositus, joka tarkoittaa projektin jakamista osiin (=osaprojekteihin) Saadaan selkeitä tehtävä- ja vastuukokonaisuuksia Saadaan aikatauluille ketjuttainen rakenne, jota voidaan seurata helpommin Projektin kaikissa vaiheissa on määriteltävä siihen liittyvät riskit Riskien tunnistus, luokitus ja hallinta (esim. tekniset ongelmat, kustannukset, henkilöriskit)