Ohjausryhmä. Petri Veijalainen

Transkriptio

1 Ohjausryhmä Petri Veijalainen 1

2 Ohjausryhmä Ohjausryhmä asetetaan, jos tuensaaja tai rahoittaja katsoo sen tarpeelliseksi Edellytetään esim. kun toiminta ulottuu useammalle alueelle tai on muuten laaja-alaista, kustannukset ovat suuret. Tarkista hankepäätöksestä edellytetäänkö hankkeeltasi ohjausryhmää! Ohjausryhmä tulee asettaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa Kokoontuu säännöllisesti, vähintään 2 kertaa vuodessa

3 Ohjausryhmän kokoonpano Tavoitteena: hankkeen johtamisen tukena on mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus läheltä käytännön toimintaa. Ohjausryhmässä on oltava riittävä määrä asiantuntijoita ja edustus keskeisimmistä hankkeen kohde- ja sidosryhmistä. Myös rahoittaja nimeää edustajansa. Hän on asiantuntija, jolla on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus (ei siis varsinainen jäsen). Ohjausryhmän kokoonpanoa voidaan tarkistaa rahoittajan suostumuksella

4 Ohjausryhmän oikeudellinen asema Ohjausryhmä ei ole vastuussa hankkeen toteuttamisesta, vaan vastuu on aina tuensaajalla. Tuensaaja vastaa siitä, että hanke toteutetaan hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti ja että hankkeen hallinnointi ja varainhoito on järjestetty asianmukaisesti

5 Ohjausryhmän hyväksyminen ja asettaminen Ohjausryhmän hyväksyy rahoittaja varmistuttuaan, että siihen kuuluu riittävä määrä asiantuntijoita. Hankkeen hallinnoija asettaa ohjausryhmän Yhteishankkeessa neuvoteltuaan muiden osatoteuttajien kanssa. Yhteishankkeelle vain yksi, yhteinen virallinen ohjausryhmä. Ohjausryhmän asettamispäätös toimitetaan rahoittajalle Hallinnoija tekee ohjausryhmän asettamisesta kirjallisen päätöksen, jossa nimetään jäsenet ja tarvittaessa heille varajäsenet. Lisäksi päätöksessä nimetään ohjausryhmän puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä sihteeri. Huom! Projektipäällikkö ei voi esteellisyyssyistä toimia ohjausryhmän puheenjohtajana

6 Ohjausryhmän hyväksyminen ja asettaminen Suunnittele ohjausryhmän kokoonpano jo hankehakemuksessa Lähetä vapaamuotoinen esitys hankkeesi rahoittajayhteyshenkilölle sähköpostitse Rahoittaja hyväksyy sähköpostitse Hankkeen hallinnoija laatii asettamispäätöksen, joka toimitetaan Uudenmaan liittoon

7 Ohjausryhmän tehtävät 1. Hankesuunnitelman toteutumisen seuranta (yhteishankkeissa osatoteuttajittain) Toimenpiteet Tavoitteet ja vaikuttavuus (ml. suunnitelmassa esitetyt tulosindikaattorit) Aikataulu Kustannukset ja rahoitus 2. Hankkeen toiminnan ohjaus Tarvittaessa hankkeen uudelleen suuntaus 3. Hankkeen itsearvioinnin tukeminen ja toiminnan analysointi 4. Tukee hankkeen tulosten levittämistä ja juurruttamista

8 Hankkeen muutosesitysten käsittely ohjausryhmässä Viranomaiselle toimitettavat muutosesitykset käsiteltävä pääsääntöisesti ohjausryhmässä etukäteen. - tarvittaessa sähköinen käsittely Kiireelliset muutosesitykset on kuitenkin toimitettava välittömästi tuen myöntäneelle viranomaiselle ja ne voidaan saattaa ohjausryhmän tiedoksi vasta jälkikäteen. Ohjausryhmä ei päätä projektisuunnitelman muuttamisesta muutostarpeet käsitellään ohjausryhmässä, mutta niiden hyväksyttävyydestä päättää rahoittaja toteuttajien perustellun muutosesityksen pohjalta!

9 Ohjausryhmä EI voi päättää esim. Kustannusten hyväksyttävyydestä Projektisuunnitelman muuttamisesta tai projektisuunnitelmasta poikkeamisesta Hankintojen kilpailuttamisesta tai suorahankinnasta Tarjousten hyväksymisestä/hylkäämisestä Näiden asioiden ratkaiseminen kuuluu hallinnoijalle ja/tai rahoittajalle

10 Asioiden käsittely Ohjausryhmän tulisi ensimmäisessä kokouksessaan järjestäytymisen lisäksi sopia työskentelytavoistaan ja aikatauluistaan. Ohjausryhmän toiminnassa voidaan noudattaa organisaation omia työryhmäkäytäntöjä Ohjausryhmän allekirjoitetut pöytäkirjat on toimitettava tiedoksi ohjausryhmän jäsenille viipymättä ja rahoittajalle viimeistään maksatushakemuksen liitteenä Ei muistio, vaan pöytäkirja Allekirjoittajat: puheenjohtaja ja sihteeri

11 Ohjausryhmän työskentelystä Vinkit: Yhteishankkeissa hyvänä käytäntönä: osatoteuttajittain lyhyt tiivistelmä mitä on tehty, kuinka kustannukset-/rahoitus on toteutunut, mitä tekeillä lähitulevaisuudessa Rakenna ohjausryhmä, joka aidosti tukee hanketoimintaa. Yritä saada ohjausryhmän toiminta sellaiseksi, johon itsekin haluaisit osallistua. Ohjausryhmälle voi antaa kotitehtäviä Kutsu ohjausryhmä mukaan hankkeen tilaisuuksiin ja tapahtumiin

12 Esimerkki kokouksen asialistasta: 1. Kokouksen avaus 2. Esityslistan hyväksyminen 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja 4. Hankkeen tilannekatsaus toteuttajittain - Toimenpiteet (toteutuneet / tulevat ml. Indikaattorien toteutuminen) - Talous (kustannukset / rahoitus) - Hankkeen etenemisen kokonaisarviointi - Mahdolliset muutostarpeet 6. Tiedotus ja viestintä 7. Muut asiat 8. Seuraava kokous 9. Kokouksen päättäminen

13 Antoisaa koulutuspäivää & Menestystä hankkeellenne!