Taloushallinnon uusi rooli

Transkriptio

1 Taloushallinnon uusi rooli Valtio Expo 2009 Marja Heikkinen-Jarnola liikenne- ja viestintähallinnon controller

2 Taloushallinnon rutiinit palvelukeskukseen entä sitten Suorittaminen siirtyy, osaamisvaatimukset jäävät (osaamista ei voi delegoida), vastuut jäävät Uusi taloushallinnon rooli; 1) johdon tuki ja 2) organisaation talous konsultti 2

3 Toiminnan ja talouden johtamisen liitto Toiminta ja talous ovat kiinteästi yhteydessä toisiinsa, talous vaikuttaa toimintaan ja päinvastoin. Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ovat toistensa peilikuvia. Johdolla tulee olla valmiudet nähdä organisaatio toiminnallistaloudellisena yksikkönä. Taloudellisen koulutuksen omaavalla henkilöllä on edellytykset nähdä viraston toiminta prosessina; se osaa kuvata prosessin ja nähdä toiminnan ja talouden väliset yhteydet. Talousfunktio tukee johtoa sen johtamistehtävässä. Talousfunktio tukee muuta organisaatiota kulloistenkin tarpeiden mukaisesti. Tietotarpeet kohdistuvat aikaansaannosten mittaamiseen kuin kustannustenkin laskemiseen sekä rahoituksen riittävyyteen. Suunnittelu- ja raportointijärjestelmältä edellytetään laatua (oikeellisuutta, läpinäkyvyyttä, ajantasaisuutta, jne). Hyvä järjestelmä on hyvän johtamisen edellytys. 3

4 Taloushallinnon tehtäväalueita.. Suunnittelun ja seurannan prosessivastuu: prosessit tuottavat laadukkaan lopputuloksen (dokumentit, hyväksikäyttö) Talouden näkökulman näkyminen kaikissa päätöksentekotilanteissa (unilukkari, myyjä, konsultti, mukana siellä missä tapahtuu) Maksuliikkeen ja kirjanpidon sekä taloudenpidon yleinen laatuvastuu 4

5 Vaihtoehdot organisoinnille: 1) talousjohdon tehtäviä ja roolia vahvistetaan johdon tukifunktiona 2) perustetaan erillinen johdon tuki (tulee kyseeseen suurissa virastoissa ja ministeriöissä, joissa laajuus muodostuu hallinnonalasta), jolloin on kaksi vaihtoehtoa; a) talousjohto vastaa kuitenkin kaikista prosesseista ja niiden laadusta b) johdon tukeen sisällytetään osa prosessivastuusta. 5

6 Controller- toiminto johdon tukena controller toiminto voidaan nähdä joko koko virastotasoisena (ministeriön tapauksessa hallinnonalatasoisena ja virastotasoisena) tai substanssiyksikön tasolla. Tarve erilliseen toimintoon syntyy, mitä suurempi organisaatio on, organisaatiotasojen laaja määrä, monta erilaista toimialaa, jne. Toiminnon organisointia voidaan nähdä rajapintoina suhteessa muihin toimintoihin ja organisaatioihin: suhteessa ylimpään johtoon suhteessa muihin substanssiyksiköihin suhteessa muihin tukifunktioihin (talousyksikkö, johdon tuki, sisäinen tarkastus) suhteessa sidosryhmiin. 6

7 Controller- toiminta osana prosesseja Jos on perustettu taloushallinto-yksikön oheen johdon tukiyksikkö, joka tekee controller-toiminnon tehtäviä, hän voi osallistua erilaisissa rooleissa prosesseihin: analysoijan, oikeellisuuden varmistajan, kehittäjän tai joskus myös prosessivastuun roolissa. Tyypillisiä prosesseja tai tehtäviä, joihin (johdon tuki) controller osallistuu ovat seuraavat: suunnittelu; strateginen suunnittelu, toiminta- ja taloussuunnittelu, talousarvioehdotuksen laadinta, tulossopimusasiakirjojen laadinta, sisäinen budjetointi seuranta: rahoituksen seuranta, tulostavoitteiden seuranta, raportointi muita kohteita; kustannuslaskennan kehittäminen, tulosindikaattorien kehittäminen, riskien hallintamenetelmien kehittäminen sisäinen valvonta/sisäinen tarkastus. 7

8 Controllerin tehtäviä (johdon tukifunktiona): edistää ja varmistaa erityisesti ministeriön/viraston ylimmän johdon ja johtoryhmätason tietotarpeita, arvioida strategisten linjausten toimeenpanoa sekä raportoida niistä ylimmälle johdolle, riittävän ennakoinnin, horisontaalisen yhteistyön ja valmistelun tason edistäminen ohjaus- ja johtamisprosessien kehittäminen varmistaa suunnittelu-, seuranta- ja arviointiprosessien toimivuutta sekä edistää niiden kehittämistä analysoida taloudellisia tietoja ja tuloksellisuusraportteja ylimmän johdon ja muun organisaation käyttöön kehittää raportointia (mm. luotettavuus, laadukkuus, riittävyys, oikeantasoisuus) tuottaa tulos- ja talousanalyyseja edistää ja sovittaa yhteen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan palveluiden kehittämistä kehittää tulosraportoinnin prosesseja ja kriteerien valmistelua johdolle sekä koota ja sovittaa yhteen raportointia laatia muita selvityksiä johdon tietotarpeiden mukaisesti; johdon hanslankari 8

9 Jos ei perusteta erillistä johdon tuki/controller toimintoa, taloushallinnon roolia tukifunktiona kehitetään ja vahvistetaan: Roolin vahvistaminen edellyttää sitä, että 1)johto korostaa tukifunktioiden roolia koko organisaatiossa 2) suhdetta tukifunktio-johto ja tukifunktio-muut substanssiyksiköt kehitetään 3) johto on motivoitunut talouden näkökulman merkitykseen 4) talousjohto vastaa suunnittelu- ja seurantaprosesseista, niiden laadusta ja kehittämisestä 5) taloudellisten analyysien laatimista kehitetään 6) palvelukeskusten toiminnan on oltava sujuvaa ja mahdollistettava käyttökelpoinen raportointijärjestelmä 7) resurssointi laadukasta ja riittävää 8) operatiivisella tasolla oltava myös talousosaamista (talousyksikkö voi esim. kouluttaa ja konsultoida) 9