NÄIN VÄLTÄT 5 PAHINTA SUDENKUOPPAA TIETOJÄRJES- TELMÄHANKINNOISSA

Transkriptio

1 NÄIN VÄLTÄT 5 PAHINTA SUDENKUOPPAA TIETOJÄRJES- TELMÄHANKINNOISSA OPAS Pro-Sourcen asiantuntija Eero Kankala kertoo, miten vältät viisi pahinta sudenkuoppaa tietojärjestelmähankinnoissa.

2 TYYPILLINEN JÄRJESTELMÄHANKINTA TUPPAA MENEMÄÄN NÄIN: 1. ENNEN HANKINTAA VEDETÄÄN MUTKIA SUORIKSI Projekti alkaa tarpeiden jonkinasteisesta tunnistamisesta. Mietitään, kuinka tarpeisiin voi vastata ja määritellään alustavasti, millainen tuote on hankittava. Varataan (liian) vähän rahaa budjettiin ja aloitetaan tarjousten kerääminen ja toimittajien kilpailutus. Myyjä lupaa suuria ja ostaja uskoo. 2. TEHDÄÄN KAUPAT, ASENNETAAN TUOTE JA KOULUTETAAN KÄYTTÄJÄT 3. HANKINNAN JÄLKEEN IHMETELLÄÄN Ihmetellään, mitä ostettiin. Riidellään toimittajan kanssa, kunnes huomataan mitä sopimuksessa sanotaan ja päädytään maksumieheksi. Ostetaan puuttuvat ominaisuudet, saadaan projekti pitkällä viiveellä läpi ja järjestelmä tuottavaan käyttöön, siirrytään maksamaan ylläpidosta eikä uskalleta laskea mitä, juttu tuli kokonaisuudessaan maksamaan.

3 KUULOSTAAKO TUTULTA? Miksi näin käy ja miten tämä on vältettävissä?

4 1. TIEDÄ TARPEESI JA SELVITÄ NE KUNNOLLA Missä menee vikaan? Yleensä joka koviten huutaa saa sen mitä haluaa. Yleensä organisaatiomuutosten yhteydessä tai uusien johtajien tultua taloon alkaa kiireellinen säätäminen. Päällimmäisiä ajatuksia ovat minä haluan ja nyt minä saan päättää. Miten vältän virheen? Tässä vaiheessa vaikka olisi kuinka kiire ota aikalisä. Selvitä tarpeet kunnolla. Kuuntele organisaation eri tasolla olevien henkilöiden mielipiteitä ja kokemuksia nykyisistä järjestelmistä ja toimintatavoista. Joskus toimintatavat ovat enemmän muutoksen tarpeessa kuin järjestelmät. Dokumentoi myös tarpeet hyvin, muutama ranskalainen viiva ei riitä. Tässä vaiheessa kokenut konsultti ei olisi pahitteeksi, jos omat kyvyt tai aika ei riitä.

5

6 2. TEE AMMATTIMAINEN TARJOUSPYYNTÖ Myyjät ovat aktiivisia ja pyrkivät pääsemään vertailun ensimmäiseen sarakkeeseen kertomalla, kuinka kaikki asiat ratkeavat parhain päin juuri heidän edustamallaan tuotteella. Miten vältän virheen? Myyjien tapaaminen ennen varsinaista tarjouskierrosta on hyödyllistä, heiltä voi saada hyviä ideoita toiminnan ja järjestelmien kannalta. Selvitä (netti ja kollegat ovat tässäkin hyviä) ketä kannattaa pyytää käymään. Tee (tai teetä) kaikista tapaamisista muistiot ja kerää niistä olennaiset asiat arvioitavaksi. Kerää työryhmä. Miettikää yhdessä kaikki toiminnallisuudet, joita ensimmäisessä vaiheessa olette keränneet ja verratkaa niitä toimittajakandidaattien esittämiin vaihtoehtoihin. Tee vaatimustaulukko vertailun pohjalta ja liitä se tarjouspyyntöön määrämuotoisena. Kaikkien tarjoajien tulee vastata samoihin kysymyksiin. Tarjouspyynnössä tulee olla myös selkeä ja riittävä aikataulu.

7 Huom! Tarjousten tekoon kannattaa varata vähintään kaksi, mieluiten kolme viikkoa aikaa. Älä lähetä tarjouspyyntöä juuri ennen vuosilomaa (heinäkuu), silloin et saa kunnollisia tarjouksia.

8 3. VALITSE KYLMÄPÄISESTI Missä menee vikaan? Usein monella on jo joku suosikki, jota hän haluaa sponsoroida riippumatta siitä, onko tämä paras mahdollinen toimittaja. Miten vältän virheen? Hankinnassa pääpainon tulee olla tuotteen ja sen ominaisuuden vastaavuudessa tarvemäärittelyyn toimittajan toimituskyvyssä, toimialareferensseissä hinnassa, joskaan hinnan painoarvon ei koskaan tulisi vertailussa olla yli 40% mutta ei henkilökemioitakaan kannata unohtaa. Tee tarjousten ja tarjousesittelyiden/lisäneuvotteluiden pohjalta yhteenveto pisteytys edellä kuvatuista asioista. Valitse yksi tai kaksi, joiden kanssa jatkat neuvotteluita. Valitse mieluusti sopivan kokoinen toimittaja. Älä ota yhden hengen kioskia, mutta älä myöskään tuhannen hengen taloa, jos itselläsi ei ole tuhatta työntekijää. Neuvotteluissa tulee tarkentaa toimituksen sisältöä tarvittaessa.

9 Huom! Dokumentoikaa kaikki mitä sovitaan. Hinnoissa on aina tinkimisen varaa. Tämä koskee sekä tuotehintoja että työhintoja. Ennen lopullista päätöstä vedä vielä yhteen kaikki vertailutekijät ja mieti, kannattaako tähän lähteä.

10 4. SOPIMUS EI OLE VAIN PAPERI Yleensä toimittajat tarjoavat omaa varsin spesifistä sopimusmalliaan. Suosittelen pohjana käytettäväksi yleisiä alan sopimusehtoja, jopa niiden julkisen sektorin versiota. Laita jo tarjouspyyntöön, että hankintaan käytetään JIT2015 ehtoja alaehtoineen. Jos toimittaja ei siihen suostu tai esittää runsaasti varaumia, kannattaa itsekin kääntyä asiantuntijan puoleen (lakimiehen tai konsultin). Sopimushan tulee eteen vain, jos jokin asia menee pieleen. Sopimus kannattaa kuitenkin tehdä juuri pieleenmeno mielessä.

11 5. KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTI RATKAISEE KAIKEN Kun sopimus on tehty, ollaan vasta puolivälissä hankintaa. Huom! Pidä huoli, että resursoit omia henkilöitä riittävästi projektiin. Nyrkkisääntönä voi pitää kaksin kertaista määrää toimittajan arvioimiin työmääriin. Pidä huoli, että myös itselläsi on ammattitaitoinen projektipäällikkö huolehtimassa asioiden läpiviennistä omassa organisaatiossa. Tulevat käyttäjät tulee pitää koko ajan mukana projektissa, ja koulutukseen ei oikeastaan voi panostaa liikaa. Tärkeällä projektilla ei kannata harjoitella projektinvetoa. Jos organisaatiossa ei ole osaamista laajan tai monimutkaisen tietojärjestelmähankinnan tekemisestä, kannattaa käyttää ammattilaisen apua.

12 EERO KANKALA Senior Consultant Eero Kankala toimii Pro-Sourcen asiakkaille konsulttina tietojärjestelmien ostoprojekteissa sekä tietohallinnon kehittämisessä ja auditoimisessa. Eerolla on yli 25 vuoden kokemus ICT-sektorilta myynnin, markkinoinnin ja projektien johtotehtävissä sekä konsulttina.