Minikilpailutus - Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 Kaupunginkanslia Tietohallinto / ICT-kehitys TARJOUSPYYNTÖ Puitejärjestely Minikilpailutus 1 (7) Laatinut: Annukka Varteva Julkaistu: Tila: Valmis Postiosoite Tilinro Y-tunnus PL HELSINGIN KAUPUNKI Alv.nro FI02012

2 1 JOHDANTO 2 HANKINNAN KOHDE, LYHYT KUVAUS TARJOUSPYYNTÖ SISÄLTÄÄ NÄMÄ TIEDOT TOIMITTAJAN ASIANTUNTIJAT PUITESOPIMUKSESTA POIKKEAVAT, ERIKSEEN SOVITTAVAT KOHDAT TARJOUSPYYNTÖÖN VASTAAMISESSA HUOMIOITAVAA 7 TARJOUSASIAKIRJAT 8 TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN JA LISÄTIEDOT 9 TARJOUSTEN VERTAILU JA TOIMITTAJAN VALINTA 10 AIKATAULU TARJOUSAIKA, TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA 7 2 (7)

3 1 JOHDANTO Hyvä puitesopimustoimittaja, Helsingin kaupungin avoimen ohjelmistokehityksen tiimi ( AOK ) on kilpailuttanut Avoimen lähdekoodin ketterien ohjelmistokehityspalveluiden hankinnan yhdessä Helsingin kaupungin hankintakeskuksen kanssa. Osana puitejärjestelyä tehdään minikilpailutuksia, joissa tilaajan projektiin hankitaan palveluita puitejärjestelyyn hyväksytyiltä toimittajilta. Tämä tarjouspyyntö kuvaa projektikokonaisuuden ja siihen hankittavat resurssit. 2 HANKINNAN KOHDE, LYHYT KUVAUS 1. Projekti Kaupunginkanslian avoin ohjelmistokehitys, rajapintatyö, syksy 2018 kevät Ketterän kehityksen vaihe/vaiheet (Selvitys / Alpha / Beta / Käyttö) Projekti sisältää useiden eri vaiheissa olevien ohjelmistojen kehittämistä sekä teknisten ratkaisujen kehittämistä yhdessä tuoteomistajien ja ohjelmistokehitystiimin kanssa. Lisäksi työ sisältää konsultaatiota ja muiden kehityshankkeiden teknistä tukea.. Tarvittava ohjelmistokehityksen palvelu(t) (Rajapinta ja Back-end) Ajalle 10-12/2018 enintään 2 x htkk (yhteensä enintään htkk) rajapintakehitystä. Tarjoaja voi tarjota työhön 2- rajapintakehittäjää, kunhan kunkin työpanos on vähintään 0 % ja työmäärä yhteensä htkk. Lisäksi varataan optio enintään 1 2 htkk:n lisätyöstä ajalle 11 12/2018. Tarjoaja voi tarjota 1 2 rajapintakehittäjää, kunhan kunkin työpanos on vähintään 0 %. Lisäksi varataan jatko-optio ajalle 1 /2019 enintään 2 x htkk (yhteensä enintään 8 htkk) kuormituksella. (Määritelty tarkemmin liitteessä 1: Projektitarpeen ja tavoitteiden kuvaus.). Työn aloitus ja kesto sekä hankittavien henkilöresurssien käyttöaste (Tarkennukset liitteessä 1) Perustyö toteutetaan 10 12/2018 välisenä aikana, mahdollinen lisätyö ajalla 11 12/2018 ja mahdollinen jatko-optio ajalla 1 /2019. Töiden tarkka aloitusajankohta sovitaan erikseen tilaajan ja toimittajan välillä tarjouksen hyväksymisen jälkeen.. Optiot/lisätyöt Tilaajalla on mahdollisuus tilata 1 2 htkk:ta lisätyötä (enintään 1 x 100 %), joka toteutetaan 11 12/2018 välisenä aikana vastaavalla tavalla kuin varsinainen tilaus. Päätös lisätyöstä tehdään lokakuun loppuun (7)

4 mennessä. Lisäksi varataan optio ajalle 1 /2019 enintään 2 x htkk (yhteensä enintään 8 htkk) kuormituksella. Päätös jatko-option (1 /2019) käytöstä tehdään marraskuun loppuun mennessä.. Hankinnan kohde Hankinnan kohde on tarkemmin määritelty liitteessä 1: Projektitarpeen ja tavoitteiden kuvaus TARJOUSPYYNTÖ SISÄLTÄÄ NÄMÄ TIEDOT Tarjouspyyntö (tämä asiakirja) Liite 1 Projektitarpeen ja tavoitteiden kuvaus Asiakirja kuvaa hankinnan kohteen ja toimii sopimuksen liitteenä. Liite 2 Hintalomake Liite Kohdealueen osaamispisteytys Liite Sopimusluonnos TOIMITTAJAN ASIANTUNTIJAT Palveluiden toimittamisessa käytetään puitejärjestelyssä solmitun sopimuksen liitteen : KOHDEALUEEN OSAAMISPISTEYTYS nimettyjä asiantuntijoita, ellei toisin erikseen sovita. Sopimuksessa nimettyjä asiantuntijoita ei tarvitse pisteyttää uudestaan. Minikilpailutuksessa toimittaja voi ehdottaa nimetyn asiantuntijan tilalle uuden asiantuntijan. Mikäli Toimittaja vaihtaa nimetyn asiantuntijan, tulee uuden asiantuntijan olla osaamiseltaan ja kokemukseltaan vähintään samantasoinen kuin vaihdettava asiantuntija. Tarjoajan tulee osana tarjoustaan ilmoittaa tarjotun (uuden) asiantuntijan osaaminen tarjouspyynnön liitteen osaamispisteytys-lomakkeella. Tarjoaja arvioi itse henkilöidensä osaamisen annetulla asteikolla nollasta kolmeen, missä kolme on suurin kokemustaso ja nolla pienin. Tasojen kriteerit on määritelty tarkemmin lomakkeen toisella välilehdellä. Osaaminen on voitava todentaa annettujen lisätietojen avulla. Lisätiedoiksi hyväksytään viite CV:hen tai linkki avoimessa versionhallintajärjestelmässä oleviin todellisiin kehitystyönäytteisiin eli projekteihin ja niissä oleviin kirjattuihin koodimuutoksiin (commit). (7)

5 Valinnan yhteydessä osaaminen tarkistetaan puitejärjestelyissä solmitun sopimuksen tietojen mukaisesti kohdealueen osaamispisteytyksen pohjalta yhdessä ICTkehitystiimin kanssa ja ICT-kehitystiimi vahvistaa tarjotun (uuden) asiantuntijan osaamistason. PUITESOPIMUKSESTA POIKKEAVAT, ERIKSEEN SOVITTAVAT KOHDAT Soveltuva erityisosaaminen (ks. taulukkoa liitteen 1 kohdassa ) ei ole vertailukriteeri vaan tilaajan toive, joka voidaan sopia yhdessä tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa. Työ suoritetaan lähtökohtaisesti asiakkaan tiloissa. Asiakkaan niin toivoessa kokonaisia työkokonaisuuksia voidaan suorittaa etänä (esim. toimittajan henkilöstö omalla toimistollaan). Työt aloitetaan yhteisellä tapaamisella asiakkaan tiloissa tilaajan ja toimittajan yhdessä sopimana ajankohtana, kuitenkin viimeistään lokakuun 2018 aikana. Tarvittaessa myös muita tapaamisia voidaan järjestää asiakkaan tiloissa (esim. sprintin suunnittelu ja purku). Tapaamisista sovitaan erikseen toimittajan kanssa. Osakokonaisuuksille nimetään tarpeen mukaan tuoteomistajat. Muilta osin noudatetaan puitesopimuksen ehtoja (ml. puitesopimuksen mukaiset JIT201 yleiset sopimusehdot sekä JIT 201 -ketterät menetelmät erityisehdot). Huom! Puitesopimuksen ehdoista ei voi lähtökohtaisesti poiketa, ellei tilaajan kanssa toisin sovita. TARJOUSPYYNTÖÖN VASTAAMISESSA HUOMIOITAVAA Vastaamalla tähän tarjouspyyntöön toimittaja osoittaa ymmärtäneensä kuvatun kokonaisuuden: Mikä on hankinnan kohde ja mitä tilaaja haluaa saavuttaa, liite 1: PROJEKTITARPEEN JA TAVOITTEIDEN KUVAUS Vastaa tarpeeseen, jossa ohjelmistopalveluilla toteutetaan tilaajan tavoitteet, liite 1: PROJEKTITARPEEN JA TAVOITTEIDEN KUVAUS Antaa tarjouksessa vastauksen pyydettyihin tietoihin ja tarjoaa tarjouspyynnön mukaiset henkilöresurssit. Tarjoajan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus katsoa, ettei tarjoaja katso tarjouksensa sisältävän liikesalaisuuksia. (7)

6 7 TARJOUSASIAKIRJAT Tarjoukset on toimitettava suomen kielellä. Hinnan ilmoittamiseen tarjoajan tulee käyttää tarjouspyynnön liitettä 2: HINTALOMAKE. Tarjoukseen pyydetään erittelemään tarjottujen henkilöiden työmäärä. Liite : KOHDEALUEEN OSAAMISPISTEYTYS toimitetaan vain, mikäli tarjotaan muita kuin nimettyjä asiantuntijoita. 8 TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN JA LISÄTIEDOT Tarjous liitteineen pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi, Helsingin kaupungin kirjaamo (, Kaupunginkanslia, Tietohallinto / ICT-kehitys). Viestin otsikoksi Tarjous Kaupunginkanslian avoin ohjelmistokehitys, rajapintatyö, syksy 2018 kevät 2019 ja tarjoajan nimi. Tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä voi esittää sähköpostitse osoitteeseen kanslia.titek@hel.fi. (kopiona osoitteeseen annukka.varteva@hel.fi) kohdassa 10 esitetyn aikataulutaulukon mukaisesti. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan kaikille minikilpailutukseen osallistuville toimittajille yhteisesti. Tarjouksen toimittamiseen ja käsittelyyn liittyvät ajat on esitetty jäljempänä tämän tarjouspyynnön kohdassa 10: AIKATAULU TARJOUSAIKA, TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA 9 TARJOUSTEN VERTAILU JA TOIMITTAJAN VALINTA Parhaan tarjouksen valintaperusteena on halvin tuntihinta. Minikilpailutuksessa tarjoaja voi tarjota Palveluja puitejärjestelyssä solmitun sopimuksen liitteen 2: HINTALOMAKE hintoja edullisemmalla hinnalla. Hinta ei voi ylittää liitteessä 2: HINTALOMAKE lueteltuja hintoja. Kahden tai useamman samanhintaisen tarjouksen keskinäinen paremmuus ratkaistaan arvontamenettelyllä. Valinnasta ilmoitetaan kaikille tarjonneille. Valitun toimittajan kanssa käynnistetään sopimusneuvottelut välittömästi hankintapäätöksen jälkeen. pidättää itsellään oikeuden keskeyttää valintaprosessi milloin vain ennen sopimuksen allekirjoittamista. (7)

7 10 AIKATAULU TARJOUSAIKA, TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA Tilaaja varaa oikeuden tarkentaa aikataulua käsittelyn aikana. Toimittajalle informoidaan sähköpostitse, mikäli aikataulumuutokset ovat tarpeellisia. Taulukossa on tarjouspyynnön laatimishetkellä tiedossa olevat ajankohdat. PÄIVÄYS / AIKAMÄÄRE VAIHE Tarjouspyynnön julkaiseminen Tarjouspyyntö lähetetään sähköpostitse kohdealueittain puitejärjestelyyn hyväksytyille toimittajille sopimuksessa ilmoitettuun osoitteeseen. Tarjousaika alkaa HUOM! Toivomme mahdolliset tiedustelut ja kysymykset viimeistään , jotta niihin ehditään vastata. Vastaukset annetaan viimeistään klo 2:9 Tarjousaika päättyy Tarjousten antamiselle ei anneta lisäaikaa. Käsittelyaika 1-2 vkoa Tarjousten avaus ja hankintapäätöksen valmistelu. Hankintapäätös käsitellään asianhallinnassa. Päätöksestä annetaan sähköinen tiedoksianto ja ohjeet muutoksenhausta. Toimitussopimus Odotusaika Muutoksenhaku Hankintapäätöksen jälkeen ei noudateta odotusaikaa, koska toimitussopimus koskee hankintalain 2 :ssä tarkoitetun puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa (HankintaL 8/2007, 78 ). Muutoksenhakuaika on kolmekymmentä (0) päivää (HankintaL 87, 2. mom) Hankintapäätöksen tiedoksianto Toimitussopimuksen allekirjoitus Toimitussopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä. Toimitussopimuksen liitteeksi otetaan tarjouspyynnön liite 1, joka sisältää projektisuunnitelmaa vastaavat tiedot. 10/ /2018 Perustyö ja mahdollinen lisätyö toteutetaan. Alustava suunnitelma liitteessä 1 12/2018 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksien tulee olla voimassa työn ajan, jotta mahdollisen jatko-option käytöstä voidaan sopia. 7 (7)