Tietojärjestelmäkehityksen ja ylläpidon kilpailuttaminen. Hankintamenettelyjen parhaat käytännöt

Transkriptio

1 Tietojärjestelmäkehityksen ja ylläpidon kilpailuttaminen Hankintamenettelyjen parhaat käytännöt Mikko Vuorikoski Johtaja Ixonos Teknologiakonsultointi Oy

2 Sisältö Järjestelmien hankinnan motiivit Miksi kilpailutetaan Mitä kilpailutetaan Hyvän kilpailutuksen prosessi Tarjouspyynnön merkitys Sopimukset kilpailutuksessa Mitä voimme oppi julkiselta sektorilta Kilpailutus ostajan kannalta Kilpailutus toimittajan kannalta

3 Eri painotukset Uusi liiketoiminta Uudet prosessit Prosessien automatisoiminen Vanhojen järjestelmien korvaaminen Toiminnan ylläpitäminen Muutostilanteet Toiminnan jatkuvuus Hinta tärkeä Järjestelmien korvaaminen Aikajänne lyhyempi Vanhojen ylläpito Uusi liiketoiminta Uudet Toimintatavat Aikajänne pidempi Osaaminen tärkeä Suorituskyvyn parantaminen

4 Mitä kilpailutetaan? Kokonaishintaa Työn hintaa Tuntihinta Tuloksia Esim. function point Osaamista Laatua Laadun määreet Virheettömyys Luotettavuus Tuottavuutta Yksilöiden Toimittajan toimintatapojen Käytettyjen teknologioiden Yhteistyön

5 Kehittämisen moottorit Sisäiset vaikuttimet strategia ja visio tavoitteet ja kehittämistarpeet mahdollisuudet ja rajoitukset Ulkoiset paineet kilpailijat tekninen kehitys alen menetelmät ja prosessit Kehittämiskohde Kilpailutus Suunniteluprosessi Kilpailutus Toteutus Sisäiset sidosryhmät palvelut/tuotteet prosessit IT- Governance IT - PM ITIL Ulkoiset sidosryhmät palvelut/tuotteet prosessit

6 Nykyaikainen tietojärjestelmä on kuin auto Mitä kilpailutetaan?

7

8 Kilpailutuksen tärkein elementti oman osaamisen peili Todellinen osaamisemme Lähtökohta Osaamme ja tiedämme oman liiketoimintamme, tieto on usein hajalla organisaatiossa Kuvaamista emme välttämättä osaa Mutta osaammeko Määritellä Suunnitella Kirjoittaa tarjouspyynnön Johtaa projektia Toteuttaa Ylläpitää järjestelmiä = ja onko se edes tarpeen

9 Miksi kilpailutetaan miksi kannattaa kilpailuttaa Miksi tyypillisesti kilpailutetaan Hinta Ratkaisu Projekti/Yhteistyömalli Osaaminen Miksi kannattaa kilpailuttaa Näkemys vaihtoehdoista ja tarjonnasta Teknologiat Toiminnallisuudet Muut laatutekijät Näkemys hintatasosta Näkemys kehityksen suunnasta Tukee omaa valmisteluprosessia Riskienhallinta

10 Hyvä vaatimusmäärittelyn tunnusmerkit (JHS) Oikeellisuus (tietojärjestelmä täyttää asiakastarpeet) Yksiselitteisyys (ymmärrettävä ja ymmärretään yhteisellä tavalla) Täydellisyys (kaikki oleellinen on kuvattu) Yhdenmukaisuus (ristiriidaton) Todennettavissa oleva Laitettavissa järjestykseen (tärkeimmät toiminnot ylimpänä ) Muutettavuus (muutos helppo ja turvallinen) Jäljitettävyys (osiin voidaan palata ja viitata)

11 Julkinen sektori JHS suositukset

12 Onnistuneen kilpailutuksen lähtökohdat Yrityksen omat tavoitteet ja mittarit Selvät Yhtenäinen näkemys Kvantitatiiviset Kvalitatiiviset Ammattitaito Asioiden priorisointi Määrittely Tavoitteellinen neuvottelu Päätöksenteko Selkeät vastuut Omistajuus Sisäinen rehellisyys Ajallinen kesto, kustannukset Arvotetaan eri asiat rahassa

13 Eri toimittajien vertaaminen ms/mrs kisa vai analyyttinen vertailu Referenssit Pilottihankkeet Proof- of concept Prototyypit Toimintatavat (dokumentoidut) Henkilöhaastattelut Ratkaisu Ominaisuus Paino Vaihtoehto 1 Vaihtoehto 2 Vaihtoehto 3 Tekninen 30 Yritys Yhteensä 100

14 Tarjouspyyntö Tausta Miksi ryhdytään, kuka omistaa Tavoitteet Konkreettisemmin tavoitteet Aikataulu Vaatimukset Mahdolliset taustatiedot Nykyiset järjestelmät Nykyiset prosessit Tekninen ympäristö Käyttäjät Nykyinen tukiorganisaatio (tietohallinto) Arviointikriteerit Päätöksentekoaikataulu Mahdollisesti jo sopimusehtoja (lisätiedot, yms) == Kirjallinen vaihtoehto paras ===> Prosessi usein iteratiivinen (RFI,RFP)

15

16 Sopimukset kilpailutuksessa Erilaisia sopimuksia Puitesopimus Projektisopimus Lisenssisopimus Ylläpitosopimus Palvelu-/palvelutasosopimus Mikä näissä on yhteistä Sopimuksen tulee kestää jatkuvia muutoksia Yritykset kasvavat Tarpeet muuttuvat Hyvän sopimuksen tunnusmerkit Sovitut asiat yksikäsitteisiä Tasapuolisuus Läpinäkyvä tuotosten ja kustannusten osalta Sovitut käytännöt sopimuksen toteutumisen seuraamiseksi ja muuttamiseksi Juridinen sopimus mahdollistaja, ei rajoittaja, muutoksia voidaan tehdä ilman juristeja

17 Kilpailutuksella nostetaan yrityksen ICT-kokonaisosaamista Organisaation hallintotapa ICT-asioissa = organisaation kyky johtaa kokonaisosaamista Liiketoimintajohdon osaaminen Henkilöstön osaaminen Tietohallintohenkilöstön osaaminen Kumppanien osaaminen Arkkitehtuuri Prosessit ICT-kokonaisosaaminen

18 Hyvä kilpailutus asiakkaan kannalta Saadaan korkeatasoisia tarjouksia Korkeatasoiseen tarjouspyyntöön saa korkeatasoisia tarjouksia, koska motivoi myös toimittajaa Eri toimittajia ja niiden tarjoamia vaihtoehtoja voidaan verrata Hyvä myyjä huonolla toimittajalla on asiakkaan kauhistus älä usko pelkästään myyjää Usko itseesi, älä kaveriisi, koska sinun tarpeesi ovat erilaiset Eteneminen voidaan raportoida ylimmälle johdolle Hintataso Aikataulu Sopimuksen tekeminen helpottuu Myös toimitusvaiheen suunta on selkeä Tulos voidaan mitata ja arvioida jälkikäteen

19 Hyvä kilpailutus toimittajan kannalta Tiedetään, mitä ongelmaa asiakas haluaa ratkaista Miksi ollaan tekemässä Kenelle Mitä hyötyjä tavoitellaan Mihin ympäristöön Tarjouksen tekeminen on motivoitua, koska tiedetään, millaisin kriteerein valinta tehdään Alusta lähtien yhteinen kieli asiakkaan kanssa

20 Gartnerin TCO-malli

21 Onnistumisen ja epäonnistumisen syyt

22 Lopuksi Markkinatalouteen kuuluu kilpailu Kilpailukykyinen yritys kilpailuttaa omia kumppaneitaan Kilpailu ei kiristy, jos itse pysytään kilpailukyisenä Hyvä kilpailutus vaatii Osaamista Työtä Ihmistuntemusta Objektiivisuutta Rehellisyyttä Hyvällä kilpailutukselle saa Parempaa laatua Pienemmän epäonnistumisriskin Viime kädessä pienemmät kustannukset ja paremman tuoton Vierivä kivi ei sammaloidu

23 Kiitos