SISÄLLYS. Sisällys Excel 2003

Transkriptio

1

2 SISÄLLYS Sisällys... 2 Taulukkolaskenta... 5 Excel taulukkolaskentaohjelma... 6 Työkalurivit... 7 Valikot... 7 Työkalurivien ja valikoiden asetukset... 7 Työkalurivin näyttäminen ja piilottaminen... 7 Taulukossa liikkuminen... 8 Työkirjan (tiedoston) tallentaminen... 9 Välitallennus... 9 Tallennus eri nimellä... 9 Tiedoston tallennusmuoto... 9 Tiedoston avaaminen Viimeksi käsitellyt tiedostot Tietojen syöttö Alueiden valinta Automaattinen laskenta Työskentelyn perusperiaatteita Saman sisällön syöttäminen useampaan soluun Syöttäminen solualueeseen Täyttökahva, aikasarjat, muut sarjat Automaattinen täydennys Solun sisällön muokkaus Solun sisällön tulkinta Toiminnon peruutus ja toisto Laskenta-arkin muotoilu Sarakkeiden ja rivien lisäys ja poisto Solujen tyhjennys Laskukaavat ja funktiot Kaavat Kaavan kopiointi Alueen kopiointi Viittaukset Solujen lisäyksen ja poiston vaikutus kaavoihin Solujen ja alueiden nimet Kaavojen ja funktioiden käyttö Kaavan kopiointi Kahden solun erotus Kaavojen virheilmoitukset Ohjattu funktion kirjoittaminen Suorat ja suhteelliset viittaukset Taulukon suojaus Etsi ja korvaa Muotoilut Tekstimuotoilut Lukumuotoilut Laskentatarkkuus Erotinmuoto Lisää ja vähennä desimaaleja Valuutta Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

3 Prosenttimuoto Omat lukumuotoilut Ehdollinen muotoilu Solun sisällön kohdistaminen Solujen tekstimuotoilut Tekstin jakaminen ja tasaaminen Solun ääriviivat, solujen kuvio ja väri Lisäyksiä laskenta-arkin päälle Taulukon lajittelu Työkirja ja laskenta-arkki Linkitys Kaaviot Upotettu kaavio Kaavion muokkaaminen ja muotoilu Kaaviotyökalurivi Tulostus Esikatselu Sivumäärittelyt Ylä- ja alatunnisteet Tulostusalue Tulostus Excel, osa II Työkirjan taulukot Taulukon uudelleen nimeäminen Taulukon poisto ja lisäys Taulukkoryhmä Taulukon siirto ja kopiointi Solujen nimeäminen ja matriisikaavat Matriisikaavat Solujen linkitys Linkityksen periaate Solujen linkitys Summakaavoja Excelin luettelo-ominaisuudet Lajittelu ja suodatus Pikasuodatus Erikoissuodatus Erikoissuodatus paikallaan Erikoissuodatus toiseen taulukkoon Pivot (yhteenveto)-taulukot Yhteenvetotaulukon rakenne Välisummat Välisummarivien poistaminen Tietolomake Funktiot Jos funktio Laske.jos ja Summa.jos funktiot Rahoitusfunktiot MAKSU, IPMT JA PPMT-funktiot PHAKU funktio Kalenterifunktioita Lisää funktioita Pieni Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

4 Suuri Ketjuta Tulo Huomautuksia Pyöristys (matemaattiset ja trigonometriset funktiot) JA & TAI funktiot (loogiset funktiot) Laske funktion variaatiot LASKE.A LASKE.TYHJÄT LASKE Tavoitteenhaku Päivämäärät ja ajat laskennassa Kelpoisuustarkistus Makrot Makron liittäminen painikkeeseen Työkirjan ominaisuuksia Tunniste- ja metatiedot Jaettu työkirja Taulukon havainnollisuuden lisääminen Kommentit Kuvat ja objektit Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

5 TAULUKKOLASKENTA Mikrotietokoneiden yksi käytetyimmistä ohjelmista on taulukkolaskenta. Taulukkolaskenta on tehokas työväline numeroiden käsittelyyn Ohjelmat soveltuvat jotakuinkin kaikkeen laskentaan, joka perinteisesti on hoidettu kynällä, paperilla ja laskukoneella. Tyypillisiä taulukkolaskennan käyttöalueita ovat ennakko- ja jälkilaskennat, budjetointi, investointilaskelmat, tuotannonsuunnittelu ja myynnin seuranta. Suurin käyttörajoitus on mielikuvituksen puute. Taulukkolaskentaohjelmia on markkinoilla useita. Taulukkolaskentaohjelmien periaate on sama kaikissa ohjelmissa. Eroja on niiden käyttöliittymissä, mutta kun osaa yhden Windows -ympäristössä toimivan taulukkolaskentaohjelman, pääsee helposti alkuun toisellakin ohjelmalla. Ohjelmien syntaksissa, tavassa, jolla asiat ohjelmalle kerrotaan, on myös eroja, vaikka periaate sinänsä on sama. Tämä opas käsittelee Microsoftin tuottamaa Excel 2000 taulukkolaskentaohjelmaa, joka sisältyy Office 2003 ohjelmistoon. Tässä oppaassa käsitellään ohjelman suomenkielistä versiota. Ohjelma on tiedostomuotonsa puolesta yhteensopiva taaksepäin aina Excelin versioon 97 saakka. Ohjelmassa on uusia ominaisuuksia ja käyttöliittymässäkin on eroja, mutta tiedostomuoto sinänsä on sama, joten ohjelmat ovat yhteensopivia kumpaankin suuntaan sellaisenaan. Excel on monikäyttöohjelma, joka soveltuu myös kortistojen ylläpitoon ja yritysgrafiikan tekoon. Ohjelma pystyy käsittelemään myös muiden laskentaohjelmien taulukkoja ja toisaalta Excelistä voi tallettaa taulukoita muiden ohjelmien esitystapaa noudattaen, myös tietokantaohjelmien. Tekstinkäsittelyä ja tietoliikenneohjelmaa Exceliin ei sisälly, mutta se voi käyttää Windowsin yleisiä palveluita, joihin kuuluu sekä tekstinkäsittely (Wordpad) että tietoliikenne (Terminal). Microsoftin Word toimii hyvin Excelin kanssa, jopa niiden valikkorakenne on hyvin samanlainen. Myös muut Windows-sohjelmat toimivat kohtuullisen hyvin yhteen Excelin kanssa. Kun kyseessä on Microsoft Office-ohjelmat yhteensopivuus on todella hyvä. Opas on tarkoitettu käytettäväksi ab-ajokortin opetuksessa, mutta sen ensimmäinen osa soveltuu hyvin myös a- opetuksessa. Oletuksena on, että opiskelija hallitsee Windowsin peruskäytön. Siihen liittyviä asioita ei oppaassa yleensä käsitellä lainkaan tai niistä on vain lyhyt kuvaus, jos sitä on ohjelman kannalta pidetty tarpeellisena. Toivotan menestystä ja hauskoja hetkiä taulukkolaskennan parissa. Kalkussa Matti Vuorikoski Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

6 EXCEL TAULUKKOLASKENTAOHJELMA Excel käynnistetään kuten mikä hyvänsä Windows-ohjelma. Käynnistyksen jälkeen avautuva sovellusikkuna on normaali Windows-ikkuna, jota käsitellään kuten muitakin Windows -ikkunoita. Suurin osa Excelin sovellusikkunasta on työtilaa, jossa on yksi tai useampi työikkuna. Käynnistä-valikon yläosassa oleva Uusi Office-tiedosto komento (New Office Dokument) avaa valintaikkunan, josta voi valita eri Office-sovellusten mallitiedostoja. Uusi Excel-tiedosto aloitetaan Tyhjä työkirja kuvakkeen (Blank Workbook) kaksoisnapsautuksella. Excelin käynnistyessä työikkunaan avautuu oletusarvoisesti tyhjä tökirja. Ikkunan oikeassa reunassa on tehtäväruutu (Task Pane), jonka avulla voi toteuttaa useita toimintoja: voidaan avata uusi työkirja, kopioida tai siirtää tietoa, etsiä työkirjoja ja lisätä taulukkoon leikekuvia tai valokuvia. Ellei tehtäväruutu ole näkyvissä, se voidaan avata komennolla Näytä Tehtäväruutu (View Task Pane). Excel-tiedosto on työkirja, joka sisältää useita taulukoita. Ikkunan alareunan taulukonvalitsimia napsauttamalla pääsee siirtymään taulukosta toiseen. Tyhjässä työkirjassa on kolme laskentataulukkoa, joiden koko on riviä ja 256 saraketta. Yhdessä työkirjassa voi olla enintään 255 laskentataulukkoa. Taulukko jakautuu soluihin, joissa sarake merkitään kirjaimella ja rivi numerolla, esimerkiksi A1, B5 jne. Rivinumerot ovat työikkunan vasemmassa ja kirjaimet yläreunassa. Alueet ilmoitetaan nurkkasolujen koordinaatteina, esimerkiksi C3:E7. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

7 Työkalurivit Valikot Excelin työkalurivien oletussijainti on vierekkäin ohjelmaikkunan yläosassa. Aivan kaikki painikkeet eivät ole näkyvissä yhtä aikaa. Työskentely on ehkä joustavampaa, jos työkalurivit ovat allekkain. Napsauttamalla hiirellä jommankumman työkalurivin päässä olevaa Työkalurivin asetukset -painiketta (Toolbar Options), näkyy lisää eri toimintojen painikkeita ja komentoja. Työskentelyn kannalta saattaa olla käytännöllisempää, että työkalurivit ovat kahdella rivillä. Napsauttamalla komentoa Näytä painikkeet kahdella rivillä (Show Buttons on Two Rows), sijoitetaan työkalurivit allekkain ohjelmaikkunan yläreunaan. Työkalurivien ollessa allekkain, näkyy valikossa komento Näytä painikkeet yhdellä rivillä (Show Buttons on One Row). Aluksi valikoissa näytetään vain peruskomennot. Haluttaessa nähdä valikko kokonaisuudessaan, napsautetaan valikon alareunassa olevaa painiketta. Kokonainen valikko näytetään myös silloin, kun valikko avataan kaksoisnapsauttamalla. Kun yksi valikkorivi on avattu kokonaan ja vedetään hiirtä valikkorivillä, avautuvat kaikki valikot täydellisinä. TYÖKALURIVIN NÄYTTÄMINEN JA PIILOTTAMINEN Kun avataan hiiren kakkospainikkeella pikavalikko jonkin työkalurivin tai työkalurivialueen tyhjän kohdan päällä, voi valita uuden työkalurivin avattavaksi. Pikavalikko avautuu myös valikkorivin päältä. Työkalurivi suljetaan napsauttamalla sen edessä olevaa valintamerkkiä pikavalikossa. Työkalurivi voi sinänsä olla missä hyvänsä näytöllä kelluvan palettina. Tällöin siinä on myös sulkemispainike, josta työkalurivin voi sulkea. Kelluvan työkalurivin paikkaa voi siirtää sen otsikkorivistä vetämällä. TYÖKALURIVIEN JA VALIKOIDEN ASETUKSET Työkalurivien ja valikoiden näyttötapaan voi vaikuttaa seuraavasti: Napsautetaan vakio- tai muotoilutyökaluriviä, valikkoriviä tai niiden tyhjää kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitaan avautuvan pikavalikon alimmalta riviltä komento Mukauttaminen (Customize). Avautuvassa Mukauttaminen-valintaikkunassa on valittuna välilehti Asetukset (Options). Valitsemalla kohta Vakio- ja muotoilutyökalurivi kahdella rivillä (Show Standar and Formatting toolbars on two rows), sijoitetaan työkalurivit allekkain. Mikäli halutaan valikoiden avautuvan heti täysinä, lisätään valintamerkki kohtaan Näytä aina täydet valikot (Always show full menus). Valintaikkunan Palauta käyttötiedot painikkeella (Reset my usage data), palautetaan valikot ja työkalurivit asennuksen jälkeiseen tilaan. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

8 Taulukossa liikkuminen Taulukossa tai taulukoiden välillä voi liikkua sekä hiiren että näppäimistön avulla. Siirryttäessä ikkunassa näkyvään osaan tai taulukoiden välillä, on hiiri luonteva väline. Pidempiä matkoja on näppärä siirtyä näppäimillä. Näppäimistöä käytetään seuraavasti: + + Solu ylös Solu alas Solu oikealle Solu vasemmalle Rivin alkuun Tietoalueen yläreunaan Tietoalueen alareunaan Tietoalueen oikeaan reunaan Tietoalueen vasempaan reunaan Taulukon alkuun Taulukon loppuun Näytöllinen ylös Edelliseen taulukkoon Näytöllinen työkirjassa vasemmalle Näytöllinen alas Seuraavaan taulukkoon Näytöllinen työkirjassa oikealle Viereiseen soluun tai seuraavaan muokattavaan soluun suojatussa työkirjassa Seuraavaan työkirjaan Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

9 Työkirjan (tiedoston) tallentaminen Välitallennus Tallennus eri nimellä Ensimmäisellä tallennuskerralla tiedostolle (työkirjalle) on annettava nimi. Tallennus tapahtuu komennolla Tiedosto Tallenna (tai napsauttamalla painiketta Tallenna), jolloin näytölle avautuu Tallenna nimellä valintaikkuna (Save As), jossa annetaan tiedoston nimi ja valitaan tallennuspaikka. Excelin oletuskansiona on Omat tiedostot kansio (My Documents), joka näkyy tallennusikkunan Kohde:-rvillä. Kansiota ja asemaa voi vaihtaa tarpeen mukaan. Tiedostolle annetaan vain nimi, ei tarkennetta. Ohjelma antaa tarkenteen itse valitun tiedostomuodon mukaan. Jos tarkenteen kirjoittaa itse, tulee se kahteen kertaan, koska ohjelma antaa sen joka tapauksessa. Kun työskennellessä tehdään työkirjaan muutoksia, kannattaa ne tallentaa riittävän usein. Tallentaminen tapahtuu napsauttamalla Tallenna painiketta. Tallenna nimellä valintaikkunaa ei avata toista kertaa, vaan tiedosto tallennetaan samalla nimellä samaan paikkaan. Näppäinyhdistelmä Ctrl + S vastaa Tallenna komentoa ja on varsin näppärä tapa tehdä välitallennuksia. Tiedoston voi tallentaa uudella nimellä tai vanhalla nimellä uuteen paikkaan käyttämällä komentoa Tiedostoa Tallenna nimellä (File Save As). Avautuvassa Tallenna nimellä ikkunassa annetaan uusi nimi ja mahdollinen uusi tallennuspaikka. Näin on toimittava esimerkiksi silloin, kun halutaan tallentaa työkirjasta useita erilaisiksi muokattuja versioita. Tiedoston tallennusmuoto Таllennusmuoto-luettelosta (Save as type) voi vaihtaa työkirjan tallennusmuodon. Parasta on tallentaa työkirja aluksi ensin tavalliseksi Excel-tiedostoksi (ko. version muodossa), sillä tiedostomuodon muuntaminen saattaa muuttaa tai jopa hävittää työkirjan tietoja. Excelin versito 97, 2000, 2002 ja 2003 käyttävät samaa tiedostomuotoa, joten niiden tiedostot toimivat ristiin toistensa kanssa. Mikäli työkirjassa on käytetty ominaisuuksia, joita ei ole vanhemmissa versioissa, katoavat nämä ominaisuudet, kun tiedosto avataan vanhempaan versioon. Työkirjan voi tallentaa Excel 97 ja 5.0/95 muodossa, jolloin työkirja voidaan avata lukumuodossa vanhemmallakin versiolla uudempien ominaisuuksien silti säilyessä työkirjassa. Työkirjan voi tallentaa myös HTML-muotoon komennolla Tiedosto Tallenna Web-sivuna Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

10 Tiedoston avaaminen Tiedoston avaaminen aloitetaan vakiotyökalurivin painikkeella Avaa (Open) tai komennolla Tiedosto Avaa. Avaa valintaikkunassa näkyy oletuskansion sisältö. Levyasema ja kansio voidaan vaihtaa Kohde -ruudusta. Valittu tiedosto avautuu Avaa -painikkeella (Open) tai kaksoisnapsauttamalla tiedostonimeä. Avaa -ikkunan Avaa -painikkeeseen liittyy valikko, josta voidaan valita tiedoston avaamistapa. Jos vaikkapa halutaan luoda uusi työkirja vanhan pohjalta, voidaan työkirjasta avata kopio. Tällöin uusi työkirja on tallennettava eri nimellä kuin alkuperäinen. Tämä avaustapa suojaa alkuperäisen tiedostoa muutoksilta. Uuden kansion voi luoda napsauttamalla Avaa-ikkunan Luo uusi kansio-painiketta (Create new folder) ja antamalla kansiolle nimi. Kansio tulee Kohde-ruudussa näkyvän kansion alikansioksi. Viimeksi käsitellyt tiedostot TIETOJEN SYÖTTÖ Alueiden valinta Tiedosto-valikon (File) alaosassa on luettelo neljän viimeksi käsitellystä tiedostosta. Tiedoston voi avata napsauttamalla tiedoston nimeä luettelossa. Avautumisen edellytyksenä on, että tiedostoa ei ole tallentamisen jälkeen siirretty toiseen kansioon tai nimetty uudelleen resurssienhallinnassa. Taulukon oikeaoppinen käyttäminen sekä helpottaa että nopeuttaa työskentelyä. Mm. luvut ja päivämäärät on syötettävä Avaa-valintaikkunasta valittu tiedosto voidaan myös poistaa napsauttamalla ikkunan työkalurivin painiketta Poista (Delete). Tiedosto ei saa olla avoinna ohjelmassa. Muullakaan välineellä ei voi poistaa avoinna olevaa tiedostoa. taulukkoon tietyllä tavalla, jotta niillä voitaisiin laskea. Lisäksi Ex-celissä on automaattisia toimintoja, jotka nopeuttava tiedon syöttämistä. Tiedon syöttäminen tapahtuu aina valittuun soluun tai solualueeseen. Excelissä toimenpiteet toteutetaan yhdessä solussa, useassa solussa tai koko taulukossa. Yksi solu valitaan napsauttamalla sitä hiirellä. Useaan soluun kohdistuvia toimenpiteitä varten määritellään alue, johon kuuluviin soluihin toimenpide kohdistuu. Merkintä voidaan tehdä usealla eri tavalla. Hiirellä se tapahtuu joko vetämällä nurkasta vastapäiseen nurkkaan hiiren vasen näppäin alhaalla tai napsauttamalla toisessa nurkassa ja Vaihto-näppäin painettuna toisessa nurkassa. Valittu alue näkyy korostettuna. Koko rivi aktivoidaan napsauttamalla rivin päässä olevaa numeroa ja sarake vastaavasti napsauttamalla sen tunnuskirjainta. Nuolinäppäimillä merkintä tehdään lukitsemalla aloitusnurkka funktionäppäimellä F8 ja siirtymällä vastapäiseen nurkkaan. Useita erillisiä alueita aktivoidaan maalaamalla ensimmäinen alue normaalisti ja seuraavan alueen maalaaminen tehdään Ctrl näppäin painettuna, jolloin aiempi merkintä ei peruunnu. Menettely toistetaan, kunnes haluttu määrä alueita on merkitty. Näin joudutaan toimimaan myös silloin, kun alue on yhtenäinen, mutta ei suorakaiteen (neliön) muotoinen. Koko työarkki valitaan napsauttamalla rivinumeron 1 yläpuolella olevaa harmaata ruutua Valinnat peruuntuvat napsauttamalla hiirellä taulukon alueelle. Napsautuksen voi tehdä myös va- Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

11 litulla alueella. Automaattinen laskenta Merkitty alue voidaan siirtää toiseen kohtaan tarttumalla hiirellä alueen reunaviivaan ja vetämällä se haluttuun kohtaan. Kopiointi tehdään pitämällä Ctrl näppäin painettuna vetämisen ajan. Kirjoita soluihin B1:B4 luvut 3, 2, 1 ja 4 ja valitse solualue B1:B4. Tuloksena näet tilarivin laskentaruudusta Automaattinen laskenta valitun solualueen solujen summan. Automaattinen laskenta-ruudun pikavalikossa (ilmaantuu napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Automaattinen laskenta-ruutua) on muitakin laskutapoja, joista voit valita haluamasi ja tulos näkyy tilarivillä. Työskentelyn perusperiaatteita Olemme jo tutustuneet Excelin näyttöön ja siinä liikkumiseen sekä alueiden valintaan. Nyt on aika tutustua Excel-ympäristössä tapahtuvan työskentelyn perusperiaatteisiin. Laskenta-arkin kukin solu on oma yksikkönsä. Haluttaessa sijoittaa johonkin soluun arvo, solu valitaan nuolinäppäimillä tai hiirellä, jolloin kursori osoittaa valitun solun. Solun sisällön kirjoittaminen tapahtuu aina samalla tavalla riippumatta siitä, onko solussa jo ennestään jotakin vai ei. Viimeksi kirjoitettu sisältö korvaa aina edellisen. Solun sisällöksi voidaan kirjoittaa luku, teksti tai kaava. Mitään erillistä ilmoitusta sisällön tyypistä ei tarvita, ohjelma päättelee sen itse. Kaava tekee poikkeuksen, sillä se aloitetaan aina = -merkillä, josta ohjelma tietää kyseessä olevan kaava. Kun sisältö kirjoitetaan, se näkyy muokkausrivillä ja itse solussa. Pysyvästi soluun sisältö siirtyy painamalla Enteriä tai siirtymällä nuolinäppäimellä toiseen soluun tai napsauttamalla hiirellä jossakin solussa tai napsauttamalla kaavarivillä olevaa merkkiä (kaavarivin Enter). ESC näppäimen painalluksella tai hiiren napsautuksella kaavarivillä olevaan x merkkiin voidaan syöttö keskeyttää, jolloin solun entinen sisältö säilyy. Oletuksena luvut tasataan solun oikeaan reunaan ja teksti vasempaan reunaan. Päivämäärät ja kellonajat ovat Excelissä lukuja, joilla voi laskea. Saman sisällön syöttäminen useampaan soluun Joskus sama sisältö pitäisi syöttää useampaan soluun. Tähänkin on oma toiminto, menetellään seuraavasti: 1. Valitaan alue, johon halutaan syöttää tiedot. 2. Kirjoitetaan luku tai teksti. 3. Hyväksytään pitämällä Ctrl-näppäin pohjassa ja painamalla Enter-näppäintä. Syöttäminen solualueeseen 1. Valitaan alue, johon halutaan syöttää tietoja. 2. Kirjoitetaan solun sisältö ja painetaan Enter. Kohdistin siirtyy alaspäin (oletus), kunnes sarakkeen viimeiseen valittuun soluun on syötetty tieto. Sen jälkeen kohdistin siirtyy seuraavaan sarakkeeseen ensimmäisen valittuun soluun. Täyttökahva, aikasarjat, muut sarjat Vihje! Halutessasi syöttää numeroita, jotka pitää tulkita tekstiksi, aloita syöttö heittomerkillä ( ) tai muotoile solujen sisältö tekstimuotoiseksi. Aktiivisen solun osoittavan kursorin oikeassa alakulmassa on pieni neliö, jota kutsutaan täyttökahvaksi. Tarttumalla hiirellä täyttökahvaan, voidaan solun sisältö kopioida. Näin voidaan myös helposti täyttää solualue vaikkapa samalla luvulla. Alkuperäisen solun sisällön lisäksi Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

12 kopioituvat myös sen määrittelyt. Täyttökahvan avulla voi luoda myös erilaisia sarjoja kuten peräkkäiset kuukaudet ja viikon-päivät sekä luvuista muodostetut sarjat. Kirjoita soluun C1 luku 5 ja napsauta kaavarivin Enteriä ( merkkiä). Vie hiiren osoitin solun C1 täyttökahvan kohdalle ja paina hiiren painike alas. Pidä painike alhaalla ja vedä täyttö-kahva täytettävän alueen yli esim. soluun C8. Vapauttaessasi hiiren painikkeen jokaiseen solualueen C1:C8 soluun tulee luku 5, on siis tehty tavallinen kopio. Kirjoitetaan ensimmäinen ja toinen luku (tai aika). Seuraavaksi valitaan molemmat solut sekä vedetään täyttökahvasta haluttuun suuntaan. Vihjeruutu näyttää viimeisen täytettävän luvun. Vapautetaan hiiren painike, kun oikea luku on saavutettu. Kyseessä on sarjan kasvattaminen mallin avulla. Lukusarja voidaan tehdä myös siten, että syötetään vain yksi luku, hyväksytään se ja valitaan tarvittaessa uudelleen. Painetaan alas Ctrl-näppäin ja vedetään täyttökahvasta. Vihjeruutu näyttää viimeisen täytettävän luvun. Vapautetaan hiiren painike ja Ctrl-painike, kun oikea luku on saavutettu. Aikasarjat ovat tehomuunnos edellisestä. Excelissä on valmiina aikasarjat päivän ja kuukauden nimille ja niiden lyhenteille. Aikasarjan ei tarvitse alkaa viikon, kuukauden tai vuoden ensimmäisestä päivästä. Jos soluun syötetään esim. tammikuu ja solun täyttökahvasta vedetään vaikkapa alaspäin, näkyy soluissa tammikuu, helmikuu, maaliskuu jne. Kirjoitusmuoto on kaikissa sama kuin ensimmäiseen soluun kirjoittamassasi. Voit kuitenkin aloittaa kirjoittamalla esimerkiksi toukokuu. Kun nyt vedät täyttökahvasta alas tai oikealle, näkyy soluissa toukokuu, kesäkuu, heinäkuu jne. Jos taas vedät solun täyttökahvasta ylös tai vasemmalle näkyy soluissa toukokuu, huhtikuu, maaliskuu jne. Oletuksena sarjaa siis kasvatetaan tai pienennetään yhdellä. Voidaan myös kirjoittaa sarjan malli, jossa määritellään solujen välinen ero. Samalla tavalla voi syöttää myös päivämääriä. Solualue voidaan myös tyhjentää täyttökahvan avulla. Valitaan tyhjennettävä alue esimerkiksi D3:D10 ja tartutaan täyttökahvaan sekä vedetään tyhjennettävän alueen yli solun D3 yläreunaan. Älä kuitenkaan ohita valinta-alueen ensimmäistä saraketta eikä ylintä riviä. Valittu solualue muuttuu harmaaksi ja kun nyt vapautetaan hiiren painike, tyhjenee solualueen sisältö, mutta ko. alueen muotoilut ovat edelleen voimassa. Automaattinen täydennys Automaattisen täydennyksen avulla voi soluun kirjoittaa nopeammin tekstin, joka jo esiintyy aikaisemmin samassa sarakkeessa. Kun soluun syötetään sisältöä, automaattinen täydennys ehdottaa tekstiä, joka alkaa kirjoitetuilla merkeillä. Automaattinen täydennys on parhaimmillaan esimerkiksi luetteloita kirjoitettaessa. Aloitetaan tekstin kirjoittaminen. Saatuasi täydennysehdotuksen, toimi seuraavasti: Mikäli ehdotus on oikein, se hyväksytään painamalla Enter tai siirtymällä nuolinäppäimellä seuraavaan soluun. Jos korvausehdotus korvataan muulla tekstillä, jatketaan vain kirjoittamista tekstin loppuun. Mikäli täydennysehdotus halutaan poistaa, painetaan Askelpalautin- tai Delete - näppäintä. Solun sisällön muokkaus Solun sisältö voidaan aina kirjoittaa kokonaan uudelleen. Aina sisältöä ei ole tarpeen kirjoittaa kokonaan uudelleen. Kun solu on valittu, näkyy sen sisältö muokkausrivillä. Napsauttamalla hiirellä muokkausriviä tai painamalla funktionäppäintä F2, siirrytään muokkaustilaan ja teh- Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

13 Solun sisällön tulkinta dään halutut muutokset. Muokkaus lopetetaan Enterillä. Solun sisältönä on a) luku, b) teksti tai c) kaava. Sisällön tyyppiä ei tarvitse erikseen ilmoittaa, Excel kykenee päättelemään sen itse. Ohjelma tunnistaa sisällön luvuksi aina, kun se on mahdollista. Esimerkiksi 1,34, -234, 1,3E6 (= ) ja (45 (=-45) ovat lukuja. Esitystapa riippuu Windowsissa määritellyistä maa-asetuksista. Luvuiksi tulkitaan myös päivämäärät. Esimerkiksi 12/3 on 12. Maaliskuuta eikä 4. Teksti on mikä tahansa sisältö, joka ei ole luku eikä ala merkillä = (yhtäläisyysmerkki), jolla alkavat Excelin kaavat. Toiminnon peruutus ja toisto Excelissä on varsin kattavat edellisen toiminnon peruutusmahdollisuudet. Kun viimeksi suoritettu komento halutaan perua, se onnistuu Muokkaa valikon (Edit)komennolla Kumoa (Undo). Komennon muoto määräytyy sen mukaan, mitä viimeksi on tehty. Jos viimeisin komento on Muokkaa Poista, on komento muotoa Kumoa Poista (siis myös poistaminen voidaan perua). Kesken komennon (ennen Enterin painallusta), toimenpide perutaan ESC näppäimellä tai napsauttamalla näytöllä olevasta keskusteluikkunasta. Kaikkia toimintoja ei voi peruuttaa, silloin valikossa lukee Ei voi kumota. Laskenta-arkin muotoilu Laskenta-arkkia voidaan muotoilla varsin monella tavalla. Voidaan muuttaa sarakkeen leveyttä, rivin korkeutta ja lisätä ja poistaa sekä sarakkeita että rivejä. Sarakkeen leveyttä muutetaan tarttumalla hiirellä sarakkeen oikeanpuoleiseen rajaviivaan, jolloin kursori muuttuu mustaksi kaksipäiseksi nuoleksi ja leveys voidaan vetää halutuksi. Useita sarakkeita saadaan saman levyisiksi maalaamalla halutut sarakkeet otsikkokirjaimista ja vetämällä jonkin alueeseen kuuluvan sarakkeen leveys halutuksi. Toiminnot voidaan tehdä myös komennolla Muotoile Sarake Leveys. Näytölle ilmaantuvaan valintaikkunaan annetaan haluttu sarakeleveys. Voidaan myös valita vaihtoehto Sovita valintaan, joka sovittaa sarakkeiden leveyden sellaiseksi, että pisin sisältö mahtuu sarakkeeseen. Sarakkeen leveys saadaan nollaksi komennolla Piilota ja Tuo esiin palauttaa leveyden ennalleen. Luonnollisesti leveys voidaan vetää nollaksi myös hiirellä. Sarakkeiden ja rivien lisäys ja poisto Usein laskenta-arkille joudutaan lisäämään rivejä tai sarakkeita. Lisääminen tapahtuu komennolla Lisää Lisää rivejä tai Lisää - Lisää sarakkeita, sen mukaan kummasta on kyse. Ennen komentoa aktivoidaan koko rivi tai sarake napsauttamalla rivinumeroa tai sarakekirjainta. Ohjelma lisää uuden rivin aktiivisen rivin yläpuolelle ja sarakkeen aktiivisen sarakkeen vasemmalle puolelle. Useita rivejä tai sarakkeita saadaan lisättyä yhdellä kerralla aktivoimalla haluttu määrä rivejä tai sarakkeita. Nopein tapa lisätä rivi on napsauttaa kakkospainikkeella rivinumeron päällä ja antaa avautuvasta pikavalikosta komento Lisää. Vastaavasti lisätään sarake napsauttamalla kakkospainikkeella sarakkeen nimen päällä. Poistettaessa toimitaan muuten samoin, mutta annetaan komento Poista. Alue (ei kokonaisia rivejä tai sarakkeita) lisätään maalaamalla alue ja antamalla komento Lisää Solut tai napsautetaan hiiren oikeanpuoleista näppäintä ja valitsemalla komento Lisää. Ilmaantuvassa valintaikkunassa ilmoitetaan siirretäänkö alle jäävät solut oikealle (Siirrä solut oikealle) vai alaspäin (Siirrä solut alaspäin). Koko rivi ja Koko sarake -valinnoilla voidaan tässä ilmoittaa, halutaanko lisätä koko rivejä tai sarakkeita. Poistot tehdään komennolla Muokkaa Poista. Aktivoinnit tehdään kuten lisättäessäkin. Aluetta poistettaessa näytölle tulee valintaikkuna, josta valitaan täytetäänkö poistettu alue siirtämällä soluja vasemmalta vai ylöspäin. Alueita lisäämällä ja poistamalla on mahdollista sekoittaa koko laskenta-arkki, joten ole tarkkana näiden komentojen kanssa. Muistathan, että vir- Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

14 Solujen tyhjennys heellisen komennon tulokset saa välittömästi palautettua virheellistä toimintoa edeltäneeseen muotoon. Jos olet jo tehnyt uusia toimintoja, ei palautus enää onnistu. Tällöin voit sulkea laskenta-arkin tallentamatta sitä ja avata sen uudelleen, jolloin virheellinen toiminto ei ole mukana, mutta tällöin menetät myös kaikki muut viimeisimmän tallennuksen jälkeiset muutokset. Solu (myös alue) tyhjennetään, ei siis leikata kokonaanpois, aktivoimalla solu ja painamalla Del näppäintä, jolloin solu (tai alue) tyhjenee. Ohjelma ei kysy toimenpiteeseen varmistusta. Toiminto voidaan toteuttaa komennolla Muokkaa Tyhjennä, jolloin avautuvassa valikossa ilmoitetaan mitkä kohteet halutaan tyhjentää: * kaikki * sisältö * muotoilut * huomautukset Aktivoitu alue voidaan tyhjentää myös tarttumalla hiirellä alueen oikeassa alakulmassa olevaan täyttökahvaan. Pitämällä hiiren näppäintä pohjassa vedetään alueen sisällä, kunnes koko alue on harmaa. Kun hiiren näppäin vapautetaan, tyhjenee alue. LASKUKAAVAT JA FUNKTIOT Kaavat Kaavojen avulla taulukossa suoritetaan erilaisia laskutoimituksia. Excelissä on valmiina 329 valmista kaavaa, joita kutsutaan funktioiksi ja joilla voi myös suorittaa laskentaa. Funktioissa tarvitsee vain määritellä, mitä soluja tai lukuja laskentaan käytetään, ohjelma suorittaa varsinaisen laskemisen. Käyttäjän ei tarvitse tietää kuinka laskeminen varsinaisesti tapahtuu. Luonnollisesti aina voi laatia laskukaavat itse ja omiin kaavoihin voi myös yhdistää valmiita funktioita. Laskenta-arkilla laskutoimitukset tehdään soluihin sijoitettavilla kaavoilla. Laskutoimituksia ei tehdä käsityönä silloinkaan, kun ne ovat helppoja. Kaavojen käytöllä varmistetaan, että tulos pysyy oikeana myös lähtötietojen muuttuessa. Kaavojen avulla arkilla olevista tiedoista lasketaan uusia lukuja ja muita tietoja. Excel kaava alkaa aina yhtäläisyysmerkillä (=, " sijoita tähän soluun "). Kaava voidaan aloittaa myös merkeillä +, Näissä tapauksissa Excel sijoittaa automaattisesti kaavan alkuun yhtäläisyysmerkin. Kaava voidaan kirjoittaa suoraan soluun tai kaavariville. Kirjoitus tapahtuu joko kokonaan käsin näppäilemällä tai käyttäen apuna funktiovelhoa (Function Wizard). Kaava muodostuu viittauksista muihin soluihin, laskentaoperaattoreista ja funktioista. Kaavoihin ei mielellään kirjoiteta lukuja (kaava kyllä toimii lukuarvoillakin), vaan luku sijoitetaan muualle ja viitataan ko. soluun. Kaavoissa on operaattoreita ja laskettavia osia, joita kutsutaan operandeiksi. Operandeina voi käyttää lukuarvoja, soluviittauksia, nimiä ja funktioita. Käytettäessä kaavoissa soluviittauksia päivittyy laskennan tulos automaattisesti muutettaessa soluissa olevia lähtöarvoja. Laskuoperaattorit voivat aritmeettisia operaattoreita (+, -, *, /), vertailuoperaattoreita (<, >, < >), tekstin liittämisoperaattoreita (&) ja viittausoperaattoreita. Aritmeettisten operaattoreiden avulla suoritetaan peruslaskutoimituksia + (plusmerkki) yhteenlasku - (miinusmerkki) vähennyslasku, vastaluku * (tähti) kertolasku / (kauttaviiva) jakolasku Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

15 % (prosenttimerkki) ^(sirkumfleksi) prosenttiarvo potenssiin korotus Viittausoperaattoreita käytetään yhdistämään solualueita laskutoimituksia varten. : (kaksoispiste) alueoperaattori, viittauksessa mukana kahden solun välinen alue solut mukaan lukien (esimerkiksi C5:C15) Kaavan kopiointi Alueen kopiointi ; (puolipiste) yhdistää useita viittauksia yhdeksi viittaukseksi (esimerkiksi A2:A6;B2:B6) Kaava voi olla yksinkertaisesti vaikkapa kahden solun arvojen yhteenlasku, esimerkiksi D10 + D11, jolloin soluun tai kaavariville kirjoitetaan =D10+D11. Moniin toimintoihin on valmiita kaavoja, funktioita, jotka suorittavat laskutoimituksia tietyssä järjestyksessä olevien argumenttien (arvoja, joita funktio käyttää laskutoimitusten suorittamiseen) välillä. Esimerkiksi funktio SUMMA laskee solualueen arvot yhteen. Kaikilla funktioilla on sama perusrakenne: Funktion nimi(argumentti1;argumentti2; ). Funktion nimen perässä on aina sulkumerkit, joiden sisään argumentit sijoitetaan. Sulut on oltava silloinkin, kun funktiolla ei ole argumentteja. Argumentit erotetaan toisistaan puolipisteillä (suomalaiset asetukset). Otetaan esimerkki Summa funktiosta. Lasketaan yhteen soluissa H3 H9 olevat luvut käyttäen Summa funktiota. Soluun H10 (tai kaavariville) kirjoitetaan =SUMMA(H3: H9). Kyseessä on kaava, jolloin se alkaa yhtäläisyysmerkillä, funktion nimi on SUMMA ja argumentteja ovat yhteenlaskettavat solut H3 H9. Samanlaisia kaavoja ei tarvitse kirjoittaa kuin kerran, muihin kohtiin se voidaan kopioida. Kopiointi tehdään valitsemalla kopioitava solu. Annetaan komento Muokkaa Kopioi tai napsautetaan hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitaan Kopioi. Maalataan kohde ja painetaan Enteriä tai valitaan komento Muokkaa Liitä, jolloin leikepöydälle kopioitu sisältö ilmaantuu maalatun alueen (solu tai alue) sisällöksi. Kummankin menettelytavan lopputulos on sama, mutta jälkimmäinen jättää sisällön edelleen leikepöydälle, josta voidaan sijoittaa uudelleen haluttuun paikkaan. Suoraan alaspäin tai oikealle kopiointi voidaan tehdä myös siten, että maalataan alue niin, että kopioitava solu on ensimmäisenä ja valitaan komento Muokkaa Täyttö Alas/Ylös tai Muokkaa Täyttö Oikealle/Vasemmalle. Alue kopioidaan samalla tavalla kuin solukin. Maalataan alue ja annetaan komento Muokkaa Kopio. Kohdealuetta näytettäessä seuraavat säännöt on otettava huomioon. a) Jos näytetään yksi solu, se tulkitaan kohdealueen vasemmaksi ylänurkaksi, jonka mukaan kopioitava sisältö sijoitetaan. Lähellä olevien solujen sisältö saattaa vahingossa jäädä kopioitavan tiedon alle ja tuhoutua. b) Jos kohdealue maalataan, sen on oltava jokin monikerta. Aluehan täytetään kopioitavien solujen sisällöllä. c) Jos kohdealue on muodoltaan yhteen sopimaton lähtöalueen kanssa, ohjelma antaa virheilmoituksen Kopio ja kohdealue ovat eri muotoisia. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

16 Viittaukset Kohdealue voi koostua useasta erillisestä osasta, mutta jokaisen osan on täytettävä alueen muotoa koskevat ehdot. Viittaukset soluihin voivat olla absoluuttisia tai suhteellisia. Esimerkiksi muodossa B5 oleva viittaus on kaavaa kopioitaessa suhteellinen siihen soluun nähden, johon kaava on kirjoitettu. Tähän perustuu se, että kaavoja kopioitaessa viittaukset muuttuvat automaattisesti. Viittaus säilyy uuteen paikkaan nähden suhteellisesti samana kuin se oli kirjoitettaessa kaava alkuperäiseen soluun. Aina ei kuitenkaan ole toivottavaa, että osoite muuttuu kopioitaessa. Silloin ne on merkittävä absoluuttisiksi lisäämällä saraketta ilmaisevan kirjaimen tai rivinumeron tai molempien eteen merkki $. $F$8 Absoluuttinen osoite, solu pysyy samana kopioitaessa B$2 Absoluuttinen rivi, rivinumero säilyy kopioitaessa, sarake muuttuu $F8 Absoluuttinen sarake, solun rivinumero muuttuu, jos kopioidaan alaspäin, sarake säilyy sivusuunnassa kopioitaessa D5 Suhteellinen osoite, sekä rivi että sarake muuttuvat Absoluuttisesta viittauksesta käytetään myös nimitys suora viittaus. Tällöin edellä olevassa luettelossa ensimmäinen kohta on suora viittaus ja nimitykset siitä eteenpäin ensimmäinen sekaviittaus, toinen sekaviittaus ja suhteellinen viittaus. Merkinnät voi aina kirjoittaa kaavaan, mutta helpoimmin merkinnät saa tehtyä viemällä kursorin kaavarivillä olevaan kaavaan ko. soluun viittaavan kirjaimen eteen ja painamalla F4. Ensimmäiseksi tulee saat ensimmäisen sekaviittauksen (B$2). Aina kun painat uudelleen näppäintä F4, Excel muuttaa viittaustyyppiä järjestyksessä suhteellinen viittaus, suora viittaus, ensimmäinen sekaviittaus, toinen sekaviittaus jne. Solujen lisäyksen ja poiston vaikutus kaavoihin Lisättäessä tai poistettaessa rivejä, sarakkeita tai alueita laskenta-arkille tapahtuu erilaisia asioita. Mikäli lisäys tai poisto osuu alueeseen, johon kaavoissa viitataan, ohjelma korvaa kaavat siten, että viittaukset muutetaan uutta aluetta koskeviksi, jos kaavoissa on käytetty suhteellisia osoitteita. Solujen ja alueiden nimet Yksittäiselle solulle ja alueille voidaan antaa nimi, jolloin voidaan viitata ko. nimeen. Valitse taulukosta solu, jonka haluat nimetä (esim. D5) ja napsauta hiirellä kaavarivin nimiruutua (ruutu, jossa soluosoite näkyy) ja kirjoita solulle asiaa kuvaava nimi. Hyväksy kirjoittamasi solun nimi Enterin painalluksella. Solualue nimetään valitsemalla solualue, jonka jälkeen napsautetaan hiirellä kaavarivin nimiruutua ja kirjoitetaan alueen nimi ja painetaan Enteriä. Nimiruudun vieressä olevaa nuolta napsauttamalla näet työkirjan kaikki nimetyt solut ja solualueet. Solunimi poistetaan antamalla komento Lisää Nimi Määritä nimi. Näytölle avautuvan ikkunan nimiluettelosta valitaan poistettava nimi ja napsautetaan Poista painiketta, lopuksi painetaan OK painiketta. Tätä kautta voidaan myös antaa valitulle solulle tai alueelle nimi kirjoittamalla nimi Nimet työkirjassa laatikkoon ja painetaan Lisää painiketta ja lopuksi OK. Kaavojen ja funktioiden käyttö Yhteen-, vähennys-, kerto- ja jakolasku ovat usein käytettäviä peruslaskutoimituksia. Excelin kaava alkaa aina yhtäläisyysmerkillä (=). Usein tarvitaan myös alueen keskiarvon sekä suurimman ja pienimmän arvon laskentaa. Näihin toimintoihin tutustumme seuraavaksi aloittaen yhden sarakkeen yhteenlaskusta. Excelissä on 329 funktiota, joista yleisin lienee SUMMAfunktio. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

17 Kaavan kopiointi Valitse tyhjä solu B8 ja napsauta vakiotyökalurivin Summa-painiketta (Σ). Soluun B8 ilmaantuu kaava =SUMMA(B5:B7). Hyväksy kaava näppäimistön Enternäppäimellä tai kaavarivin Enter-painikkeella. Nyt soluun B8 tulee solualueen B5:B7 lukujen (argumenttien) summa, joka tässä tapauksessa on Yhden rivin yhteenlasku tapahtuu vastaavalla tavalla. Valitse tyhjä solu H5 ja napsauta Summa-painiketta vakiotyökalurivillä. Soluun tulee kaava =SUMMA(B5:G5). Hyväksy kaava Enterillä ja soluun H5 ilmaantuu solualueen B5:G5 lukujen summa Edellä kuvatut yhteenlaskut voidaan toteuttaa myös muulla tavoin. Voimme laskea B- sarakkeen luvut yhteen yksinkertaisesti kirjoittamalla soluun B8 kaavan =B5+B6+B7 ja hyväksyä kaavan Enterillä. Soluun B8 ilmestyy ko. soluissa olevien lukujen summa kuten edellä. Voimme myös kirjoittaa käsin Summa-funktion ja hyväksyä sen Enterillä. Taaskin lopputuloksena on ko. solualueen lukujen summa. Nämä tavat ovat sinänsä hyväksyttäviä, ne vain teettävät enemmän työtä kuin Summa-painikkeen käyttö. Summa-painiketta käytettäessä on otettava huomioon joitakin seikkoja. Excel lisää automaattisesti summafunktion argumenteiksi lukuja sisältävän solualueen, joka sijaitsee summafunktiosolun ylä- tai vasemmalla puolella. Jos sekä vasemmalla että yläpuolella on lukuja, valitsee Excel yläpuolella olevan solualueen argumentiksi. Jos haluamme käyttää Summa-painiketta siten, että argumenttien ja solun, johon tulos halutaan, väliin jää tyhjiä soluja toimitaan seuraavasti: Napsauta soluun, johon tulos halutaan. Paina sen jälkeen Crtl-näppäin pohjaan ja maalaa hiirellä solualue, joka lasketaan yhteen ja napsauta Summa-painiketta ja hyväksy Enterillä. Nyt soluun tulee valitun solualueen lukujen summa. Edellä käytimme Summa-painiketta yhden sarakkeen tai rivin yhteenlaskuun. Voimme jatkaa samalla tavalla jokaisen esimerkissä olevan sarakkeen ja rivin suhteen, mutta tehokkaampiakin tapoja löytyy, sillä kerran tehty kaava voidaan aina kopioida toiseen paikkaan. Tässä kopioimme sarakkeen kaavan vetämällä. Valitse solu B8, jossa jo on solualueen B5:B7 lukujen summa. Vie hiiren osoitin solun B8 täyttökahvan kohdalle, jolloin osoitin muuttuu ristiksi. Paina hiiren painike alas ja pidä se alhaalla sekä vedä hiiren osoitinta oikealla siten, että vapautat hiiren painikkeen osoittimen ollessa solussa G8. Solussa B8 oleva kaava on kopioitunut soluihin C8:G8. Solun kaavassa olevat argumentit ovat kopioituneet suhteellisesti, jolloin solussa C8 olevan kaavan argumentit ovat C5:C7 (eivätkä B5:B7 kuten alkuperäisessä kaavassa). Samoin muissa soluissa argumentit viittaavat ko. sarakkeen soluihin. Rivin kaava kopioidaan vastaavasti viemällä hiiren osoitin soluun H5, tartutaan täyttökahvaan ja vedetään soluun H8, jossa hiiren painike vapautetaan. Jokaisen rivin loppuun tulee H- sarakkeeseen ko. rivin summa. Vierekkäisten solujen rivi- ja sarakesummat voidaan laskea myös samanaikaisesti. Teemme niin esimerkin menojen osalta. Valitse solualue B11:H14 hiirellä maalaamalla (huomaa, että myös tyhjä rivi ja sarake, johon summat tulevat, sisältyy valintaan) ja napsautetaan Summa- Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

18 Kahden solun erotus painiketta. Nyt riville 14 ja sarakkeeseen H ilmaantuvat tarvittavat kaavat ja soluissa tulevat näkyviin ko. kaavoilla lasketut arvot. Kaavojen kopiointiin voi käyttää myös leikepöytää. Tähän käytetään Officen omaa leikepöytää, jolloin leikepöydälle voi sijoittaa kerralla useita kohteita ja liittää niitä halutussa järjestyksessä tarvittaviin soluihin. Kaavoja voi kopioida sekä saman että eri taulukon soluihin. Kaavoja kopioitaessa kopioituvat myös kaikki solun muotoilut. Tarvittaessa voidaan kopioida solusta vain valittu osa kuten kaavat tai arvot. Seuraavaksi laskemme esimerkin Voitto-rivin arvot, joka tapahtuu vähentämällä menot tuloista. Siihen ei valitettavasti ole Summa-painiketta vastaavaa menetelmää. Tammikuun voitto lasketaan soluun B16 ja voimme tehdä sen kirjoittamalla soluun B16 kaavan =B8-B14 ja hyväksytään kaava Enterillä. Soluun B16 ilmaantuu nyt solujen B8 ja B14 erotus, joka on Loput rivin kaavoista voidaan nyt kopioida vetämällä. Edellä kuvattu on sinänsä toimiva menetelmä, mutta altis kirjoitusvirheille ja viitattavan solunkin muistaa helposti väärin ellei se ole näkyvillä kaavaa kirjoitettaessa. Tämä ongelma ratkaistaan menettelemällä seuraavasti: Valitse solu B16 ja kirjoita näppäimistöltä yhtäläisyysmerkki (=). Valitse hiirellä solu B8 ja kirjoita näppäimistöltä miinusmerkki (-) sekä valitse hiirellä solu B14. Napsautetaan vielä hiirellä kaavarivin Enteriä tai painetaan näppäimistön Enter-painiketta. Soluun B16 ilmaantuu nyt solujen B8 ja B14 erotus. Rivin loput kaavat saadaan taas kopioimalla. Kaavojen virheilmoitukset Jos kaava ei pysty laskemaan oikein, näkyy laskennan tuloksena virhearvo. Virheteksti Todennäköinen virhe ######### Solu sisältää solua pidemmän luvun, päivämäärän tai kellonajan. Ohjelma osaa laskea ko. solussa olevalla luvulla. Kyseessä ei ole niinkään virhe, vaan esitystapa soluun nähden liian pitkälle luvulle. #ARVO!(#VALUE!) Kaavassa on vääräntyyppinen argumentti tai operandi. #JAKO/0! (#DIV/0!) Jakajana on 0. #NIMI? (#NAME?) Excel ei tunnista kaavassa käytettyä nimeä. #PUUTTUU! (#N/A) Funktion tai kaavan arvo puuttuu. #VIITTAUS! Soluviittaus on virheellinen. (#REF!) #LUKU! (#NUM!) Kaavassa on virheellinen luku. #TYHJÄ! (#(NULL!) Kaavassa on määritetty kahden alueen leikkauspiste, mutta alueet eivät leikkaa. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

19 Ohjattu funktion kirjoittaminen Summa-funktio on niin yleinen, että sitä varten on oma painike. Summa-funktiota käytettäessä riittää, että napsauttaa painiketta. Painikkeen oikeassa reunassa on kolmio, johon napsauttamalla avautuu valikko, josta voi valita myös muita yleisiä funktioita: Summa (sama kuin itse painikkeessa), Keskiarvo, Laske, Maks ja Min. Viimeisenä on komento Lisää funktioita, josta avautuu Funktion lisääminen ikkuna. Ikkunasta voidaan etsiä funktioita kirjoittamalla lyhyt kuvaus siitä, mitä halutaan tehdään Etsi funktio: -ruutuun ja napsauttamalla Siirry painiketta. Jos tietää, mitä funktiota tarvitsee, sen löytää napsauttamalla Tai valitse luokka: -ruudun oikeissa reunassa olevaa nuolta. Ikkunaan avautuu luettelo käytettävistä funkioluokista, joista voi etsiä haluamansa. Oletuksena ruudussa näkyvät viimeksi käytetyt funktiot. Laskemme aluksi tulojen keskiarvon. Valitaan solu B19 ja napsautetaan Summa-painikkeen oikean reunan kolmioita ja valitaan avautuvasta valikosta komento Keskiarvo. Soluun ilmestyy kaava =KESKIARVO(B11:B18) ja sen alle teksti KESKIARVO(luku1;[luku2]; ). Solualue B11:B18 näkyy valittuna. Emme kuitenkaan ole laskemassa keskiarvoa tästä alueesta, vaan tuloista, joten meidän on valittava hiirellä vetämällä solualue B8:G8, joka sisältää jakson yhteenlasketut tulot. Kun valinta on tehty, näkyy kaavassa valitun alueen argumentit eli alueen ensimmäinen ja viimeinen solu B8:G8. Nyt napsautetaan vielä Enteriä. Keskiarvo, kuten muutkin Summa-painikkeen valikosta löytyvät funktiot voidaan laskea myös Funktion lisääminen ikkunan kautta. Laskemme menojen keskiarvon tätä tapaa käyttäen. Valitaan solu C19 ja napsautetaan Summa-painikkeen oikean reunan kolmioita ja valitaan avautuvasta valikosta komento Lisää funktioita Valitaan avautuvan Funktion lisääminen ikkunan Tai valitse luokka ruudusta luokka Tilasto ja napsautetaan OK-painiketta. Näyttöön avautuu KESKIARVO-ikkuna, jonka Luku1 ruudussa kursori on valmiina. Maalaa hiirellä solualue B14:G14 ja ko. koordinaatit ilmaantuvat Luku1-ruutuun. Napsauta OK-painiketta ja soluun B19 ilmaantuu tammi - kesäkuun myynnin keskiarvo. Mikäli ikkuna on kokonaan valittavan alueen päällä, on ikkunaa siirrettävä. Jos valittavan alueen ensimmäinen tai viimeinen solu on edes osittain näkyvissä, voidaan alue valita hiirellä vetämällä. Ei ole väliä valitaanko alue alusta loppuun vai lopusta alkuun. Ikkuna väistyy syrjään vetämisen ajaksi ja palaa näkyviin, kun hiiren painike vapautetaan. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

20 Pienin ja suurin arvo lasketaan samalla tavalla. Pienimmän arvon funktion nimeksi valitaan MIN ja suurimman arvon funktiolaji puolestaan on MAKS. Muilta osin menettely sama kuin keskiarvoa laskettaessa käytetään kumpaa tapaa tahansa. Suorat ja suhteelliset viittaukset Taulukon suojaus Tekemissämme harjoituksissa viittaukset soluihin ovat olleet suhteellisia. Se on yleisin tapa, mutta joskus viittauksen on oltava aina tiettyyn soluun (absoluuttinen eli suora viittaus) tai tiettyyn riviin (ensimmäinen sekaviittaus) tai sarakkeeseen(toinen sekaviittaus). Kuvan hinnasto -taulukko on tyypillinen tilanne, jossa suhteellinen viittaus ei anna oikeata tulosta, vaan tarvitaan absoluuttinen eli suora viittaus. Valitaan solu C5 ja kirjoitetaan siihen kaava =B5- B5*C2/100. Voit kirjoittaa kaavan suoraan näppäimistöltä tai valita solut hiirellä suoraan taulukosta. Vie tekstikohdistin kaavarivillä C-kirjaimen eteen ja paina funktionäppäintä F4. Suhteellinen soluviittaus C2 muuttuu suoraksi soluviittaukseksi $C$2. Hyväksy kaava Enterillä, kaava on nyt muodossa kaava =B5-B5*$C$2/100. Nyt voit kopioida kaavan soluihin C6:C8. Suora soluviittaus pysyy kopioinnissa muuttumattomana ja siten solussa C6 on kaava =B6- B6*$C$2/100 eli alennusprosentti haetaan edelleen solusta C2. Soluihin voidaan viitata neljällä eri tavalla: A5 suhteellinen viittaus $A$5 suora viittaus A$5 suhteellinen rivi, suora sarake eli ensimmäinen sekaviittaus $A5 suora sarake, suhteellinen rivi eli toinen sekaviittaus Osa taulukoiden sisällöstä on sellaista, jota ei tarvitse muuttaa tai ei saakaan muuttaa. Tällaisia ovat selitetekstit, niitä on tarvetta muuttaa varsin harvoin. Sama pätee kaavoihin. Kaavan sisältävään soluun ei saa kirjoittaa mitään, koska se tuhoaa siellä olevan kaavan. Näistä syistä taulukko kannattaa suojata siten, että sinne voi kirjoittaa vain niihin soluihin, joissa olevat tiedot vaihtelevat. Harjoituksessa käyttämämme Tulot ja menot -taulukossa tietoja tarvitsee syöttää tietoja vain kuukausi-myynnistä ja vastaavista menoista, kaikki muut solut voidaan suojata ts. kaikki taulukon otsikot ja kaavoja sisältävät solut suojataan. Valitaan solualue B5:G7 ja napsauta valitun alueen päällä hiiren kakkospainiketta ja anna avautuvasta pikavalikosta komento Muotoile solut. Avautuvasta ikkunasta valitaan välilehti Suojaus ja poistetaan Lukittu-valinta ja napsautetaan OK-painiketta. Seuraavaksi annetaan komento Työkalut - Suojaus - Suojaa taulukko. Avautuvassa Taulukon suojaaminen-ikkunassa on kohdassa Kaikki tämän työkirjan käyttäjät voivat: luettelo asioista joita työkirjan käyttäjät voivat tehdä, jos kohta on valittu. Tässä tapauksessa on poistettava valinta kohdasta Valita lukitut solut. Tällöin muutoksia voidaan tehdä vain niihin soluihin, joista lukitus poistettiin. Voit myös antaa suojaukselle salasanan, mutta se ei ole välttämätöntä. Jos annat salasanan, sinun on muistettava salasana voidaksesi purkaa taulukon suojauksen. Suojauksen jälkeen kursorin voi siirtää vain suojaamattomiin soluihin. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

21 Etsi ja korvaa Solujen suojaus tapahtuu siis kahdessa vaiheessa. Ensin määritellään Muotoile Solut -ikkunan välilehdeltä Suojaus ne solualueet, jotka lukitaan. Koska Excelin oletusarvona on solujen lukitus, me itse asiassa ensin määrittelimme mitä soluja ei lukita. Sen jälkeen asetimme komennolla Työkalut - Suojaus - Suojaa taulukko suojauksen päälle. Pelkästään tällä komennolla voidaan suojata koko taulukko, jolloin mihinkään soluun ei voi syöttää mitään. Määrittelymme mukaan vain solualueen B5:G7 solut ovat lukitsemattomia. Jos yrität syöttää tietoa muihin soluihin, ilmoittaa ohjelma, että lukittuihin soluihin ei voi syöttää tietoja. Suojaus puretaan komennolla Työkalut - Suojaus - Poista taulukon suojaus. Edellä määrittelimme vain yhden alueen, johon tietoja voi syöttää. Usein samassa taulukossa on kuitenkin useita alueita, joihin tietoja tulee voida syöttää, muiden osien ollessa suojattuja. Alueet voi määritellä yksi kerrallaan, mutta monivalintaa käyttäen samalla kerralla voi määritellä myös useamman alueen. Taulukosta voi etsiä tietyn merkkijonon sisältäviä soluja, esimerkiksi tekstiä tai kaavan osia. Myös kommentit voivat olla etsinnän kohteita. Etsi toiminto on näppärä varsinkin isossa taulukossa, jossa pitäisi nopeasti löytää jokin tietty taulukon solu. Korvaa toiminnolla voidaan etsittävä merkkijono vaihtaa toiseen. Näin voidaan korvata vaikkapa kaavoissa oleva väärä solu- tai taulukkoviittaus oikealla tarvitsematta kirjoittaa tai kopioida kaavoja uudelleen. Etsi ja korvaa toiminto toimii periaatteessa samalla tavalla kuin Wordissa. Aluksi etsitään: 1. Annetaan komento Muokkaa Etsi. 2. Kirjoitetaan avautuvan ikkunan Etsittävä - ruutuun etsittävä teksti tai kaava. 3. Napsautetaan Etsi seuraava painiketta. 4. Aktiiviseksi soluksi tulee solu, joka sisältää etsittävän sanan tai kaavan. 5. Suljetaan Etsi ikkuna Sulje painikkeella. Napsauttamalla Etsi ja korvaa ikkunan Asetukset painiketta, pääsee määrittelemään tarkemmin mitä ja miten etsitään. Voidaan määritellä etsitäänkö riveittäin (oletus) vai sarakkeittain. Samoin määritellään mistä etsitään. Oletuksena ovat kaavat, muita vaihtoehtoja ovat arvot ja kommen-tit. Oletuksena kirjainkoolla ei ole merkitystä, mutta voidaan etsiä myös samalla kirjainkoolla, jolloin teksti on täsmälleen Etsittävä ruudun mukainen. Koko solun sisältö valinnalla etsitään kokonaisia soluja. Jos esimerkiksi johonkin soluun on tekstin loppuun kirjoitettu välilyönti, on se kirjoitettava myös Etsi ruutuun. Taulukon tietojen korvaaminen on itse asiassa vain jatkoa etsi toiminnolle. 1. Annetaan komento Muokkaa Korvaa. 2. Kirjoitetaan Korvaa ikkunan Etsittävä: ruutuun etsittävä merkkijono. 3. Napsautetaan hiirellä Korvaa: ruutuun ja kirjoitetaan siihen korvattava merkkijono. 4. Napsautetaan Korvaa kaikki painiketta (tai Korvaa painiketta). Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

22 MUOTOILUT Tekstimuotoilut Lukumuotoilut 5. Toimenpiteen jälkeen Excel on korvannut kaikki etsittävät merkkijonot korvattavalla merkkijonolla. Sinänsähän Etsi ja Korvaa toiminnot liittyvät yhteen. Maailma ja nimet muuttuvat. Esimerkiksi yrityksessä voi tuotteen tai vaikkapa osaston nimi muuttua. Tällaisiin muutoksiin Etsi ja Korvaa on todella näppärä välinen. Tarvittaessa voi korvata myös osan solun sisällöstä. Tällöin Etsi vain koko solut valinta ei saa olla käytössä. Etsittävä ruudun määrittelyssä on kuitenkin oltava tarkkana. Taulukkolaskentaohjelmaan kuuluu monenlaisia muotoilumahdollisuuksia, jotka kohdistuvat yksittäisestä solusta koko laskenta-arkkiin. Tarkoituksena on selkeyttää ja parantaa taulukon ulkonäköä. Voidaan muotoilla numeeristen arvojen esittämistapaa, kirjasinlajeja, tekstityyppe-jä jne. Excel tasaa automaattisesti luvut solun oikeaan ja tekstit vasempaan reunaan. Muotoilutyökalurivillä olevien Tasaa vasemmat reunat, Keskitä tai Tasaa oikeat reunat painikkeiden (Align Left, Center, Aling Right) avulla voi muuttaa oletusmuotoiluja. Usein kannattaa tilan säästämiseksi muotoilla lukuja sisältävien sarakkeiden otsikot tasattaviksi oikealta. Yhdistä ja keskitä painikkeen (Merge and Center) avulla puolestaan voi yhdistää maalatut solut ja niiden sisällön vaikkapa otsikkoa varten. Muotoilutyökalurivin painikkeilla Suurenna sisennystä ja Pienennnä sisennystä (Increase Indent, Deccrease Indent) tekstiä voi sisentää solun sisällä esimerkiksi erilaisissa luetteloissa. Fontti-, Fonttikoko, Lihavoitu-, Kursivoitu ja Alleviivattu painikkeilla (Font, Font Size, Bold, Italic, Underline) avulla voidaan korostaa tekstejä tai lukuja. Täyttöväri painikkeella (Fill Color) voidaan muuttaa valittujen solujen taustaväriä. Fontin väri painikkeella (Font Color) puolestaan muutetaan tekstin tai lukujen värejä. Tietyt oletusmuotoilut voi tehdä nopeasti muotoilurivin Muotoilu-työkaluilla. Desimaalien määrä säädetään sopivaksi painikkeilla, jotka vähentävät ja lisäävät desimaaleja yhden jokaisella klikkauksella. Desimaalien lisäksi voidaan määritellä luku valuuttamuotoon, prosenttimuotoon tai erotinmuotoon (luvussa tuhaterottimet). Lisäksi Excelissä on valmiina lukuisia muitakin lukumuotoiluja, jotka löytyvät komennolla Muotoile Solut Luku. Samat komennot löytyvät myös valittujen solujen pikavalikosta. Soluja voidaan muotoilla solu kerrallaan, alueeseen kohdistuen tai koko laskenta-arkkia koskien. Liikkeelle lähdetään aktivoimalla alue, johon muotoilu kohdistuu. Koko arkki aktivoidaan napsauttamalla työikkunassa rivinumeron 1 yläpuolella olevaa ruutua. Sen jälkeen annetaan komento Muotoile Solut. Näytölle avautuu ikkuna, jossa on eri tarkoituksia varten oma välilehti. Etsi tai Korvaa komennolla avautuu sama ikkuna. Etsi komennolla siinä näkyy vain Etsittävä: -ruutu. Korvaa komennolla näkyvät sekä Etsittävä: että Korvaa: -ruutu. Etsi komennolla pääsee myös korvaamaan valitsemalla Korvaa välilehden. Muotoilupainikkeet vasemmalta oikealle: - valuutta - prosenttimuotoilu - erotinmuoto - euro - lisää desimaaleja - vähennä desimaaleja Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

23 Laskentatarkkuus Erotinmuoto Lukujen esitysmuoto määritellään komennolla Muotoile Solut Luku. Valikon saa esiin myös hiiren oikealla näppäimellä. Näytölle avautuvan ikkunan vasemmassa reunassa on luettelo ominaisuuksista ryhmittäin. Laskutoimitusten kannalta lukumuotoiluilla ei ole merkitystä. Excel tallentaa luvut 15 numeron tarkkuudella ja käyttää laskutoimituksissa samaa tarkkuutta siitä riippumatta miten taulukossa näkyvät luvut on muotoiltu. Muotoiluilla pyritään käyttäjän kannalta parempaan luettavuuteen. Erotinmuoto-painikkeella (Comma style) saa numerosolut muotoiltua kahden desimaalin tarkkuudella. Mikäli alkuperäisessä luvussa on enemmän kuin kaksi desimaalia, pyöristää Excel taulukossa näkyvän luvun, mutta laskutoimituksessa käytetään edelleen tarkkoja arvoja. Erotinmuotoon kuuluu myös tuhaterotin (0 000), joka suomalaisessa muotoilussa on välilyönti (tyhjä). Lisää ja vähennä desimaaleja Valuutta Prosenttimuoto Omat lukumuotoilut Valittaessa solualue, jonka luvuissa on vaihteleva määrä desimaaleja ja napsautetaan Lisää desimaaleja -painiketta (Increase Decimal), lisää Excel ensimmäisen solun näyttötarkkuuteen yhden desimaalin ja näyttää solualueen muut solut samalla tarkkuudella. Jokainen Vähennä desimaaleja -painikkeen (Decrease Decimal) napsautus vähentää näytössä näkyvien desimaalien määrää, kunnes solualueen luvut näkyvät kokonaislukuina. Valuutta painikkeella saa soluihin Ohjauspaneelin Aluekohtaiset ja kieliasetukset ikkunassa määritellyn valuutan. Valuuttasymbolia voi vaihtaa myös Muotoile solut ikkunan Luku välilehden Valuutta tai Laskenta luokkien (Currency, Accounting) Symboli ruudun (Symbol) avulla. Valuuttasymbolin käyttö ei vaikuta laskentaan eikä tee muunnoksia valuutoiden välillä. Prosenttimuotoilussa luvun perään lisätään %-merkki. Tämä muotoilu on jossakin määrin ongelmallinen, sillä siihen sisältyy myös laskentaa. Jos solussa tai solualueessa on luku ja alue muotoillaan prosenttimuotoon, kerrotaan luku sadalla. Ongelma korjaantuu syöttämällä luku uudelleen. Jos alue muotoillaan ensin ja syötetään luku vasta sitten, tulee luku heti oikein. Muotoilut säilyvät solussa tai solualueella vaikka niissä olevat luvut poistetaankin. Tyhjässä solussa muotoilu ei mitenkään näy, vaan vasta syötettäessä soluun lukuja. Lukumuotoilut eivät vaikuta tekstiä sisältäviin soluihin. Työkalut Asetukset-komennolla (Tools Options) avautuvan Asetukset-ikkunan Muokkaa-välilehdellä (Edit) on oletuksena valinta Automaattinen prosenttiluvun esitysmuoto (Enable automatic percent entry). Tällöin voi prosenttimuotoiltuun soluun kirjoittaa joko 0,15 tai 15 %, jotta solussa näkyisi 15 %. Jos kirjoittaa valinnan poiston jälkeen soluun 15, muuttuu se prosenttimuotoillussa solussa muotoon 1500 %. Luvuille määritellä myös omia muotoiluja. Se tapahtuu Muotoile solut-valintaikkunan Luku-välilehden kohdan Oma valintalistasta. Kohdassa Oma muotoilu kuvataan käyttämällä merkkejä =, #, pilkku, piste, sulut jne. Näin voidaan määritellä erilaisia muotoiluja. Esimerkiksi: Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

24 Ehdollinen muotoilu desimaalien lukumäärä 0, 000 kolme desimaalia %-esitys 0,00% prosenttiluku, 2 desimaalia tuhansien erotin näkyviin #,##0,00 etunollia ei näytetä negatiivisen luvun esitysmuoto (#,##0) negatiiviset luvut suluissa valuutan yksikkö näkyviin $##0,00 eksponenttiesitys 0,00E+0 lukuun liittyvät tekstit voidaan kirjoittaa valintaikkunan tekstiriville lainausmerkeissä. Taulukossa oleviin soluihin voidaan liittää jokin väri tai taustasävy, joka riippuu soluun syötetystä arvosta. Ehdollinen muotoilu tehdään seuraavasti: 1. Valitaan muotoiltava solu tai solualue. 2. Anna komento Muotoile - Ehdollinen muotoilu. 3. Avautuvan Ehdollinen muotoilu-ikkunan ensimmäisessä ruudussa on oletuksena Solun arvo. Tälle kohdalle ei tarvitse tehdä mitään. 4. Napsauta seuraavaan ruudun luettelopainikkeeseen ja valitse tarvittava vertailuehto. Kuvassa on valittu vertailuvaihtoehdoksi on välillä, jolloin arvojen syöttämistä varten on kaksi ruutua. Vertailuvaihtoehdosta riippuen ruutuja on yksi tai kaksi. 5. Kirjoita kolmanteen ruutuun arvo tai kaava 6. Napsauta Muotoile. 7. Valitse tarvittavat muotoilut valintaikkunassa ja napsauta sitten OK. Solun sisällön kohdistaminen Oletusarvoisesti teksti sijoitetaan solun vasempaan ja luvut oikeaan reunaan. Tämä on usein hyvä valinta, mutta kohdistusta voidaan haluttaessa muuttaa komennolla Muotoile Solut Tasaus. Myös hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä avautuvasta pikavalikosta löytyy komento Muotoile solut Avautuvasta ikkunasta voidaan valita vaaka- tai pystytasaus. Vaakatasauksen vaihtoehdot ovat: Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

25 Solujen tekstimuotoilut yleinen l. oletusarvo vasen l. sijoitus vasempaan reunaan keskitetty l. sijoitus keskelle täyttö l. solu täytetään syötetyillä tiedoilla molemmat reunat l. teksti sovitetaan solun leveyteen, tarvittaessa usealle riville keskitä vaakasuorassa valintaan l. sijoitus keskelle aluetta, josta on valittu useita rinnakkaisia soluja muotoiltava solu vasemmanpuoleisimpana. Pystytasauksessa teksti sijoitetaan pystysuunnassa ylös, keskelle tai alas. Tekstin rivityksessä pitkä teksti näytetään usealla rivillä, jolloin sarakkeen leveyttä ei ole tarvetta muuttaa esimerkiksi pitkän otsikkotekstin vuoksi. Teksti voidaan myös kääntää eri tavoin pystysuoraksi tekemällä ko. valinta. Myös kirjasinlajeja, niiden kokoja ja tehosteita voidaan muotoilla. Se tapahtuu komennolla Muotoile Solut Fontti. Avautuvasta valintaikkunasta valitaan kohdasta Fontti haluttu kirjasinlaji (kaikki Windows-ohjelmille ko. mikroon asennetut fontit ovat käytettävissä) ja kohdasta Tyyli haluttu tyyli. Myös kirjasimen väri voidaan valita. Kohdasta Vakiofontti voidaan ko. merkkilaji määritellä ns. oletusmerkkilajiksi, jota käytetään ellei muuta määritelmää anneta. Soluihin tai alueisiin voidaan lisätehostuksena tehdä viivoituksia, kehyksiä, varjostuksia jne. Tähän voidaan käyttää komentoja Muotoile Solut Reunaviiva ja Muotoile Solut Kuviot. Voidaan valita myös hiiren oikealla näppäimellä. Muotoile Tyyli komennolla voidaan määritellä valmiiksi kokonaisuuksia, joita voidaan liittää haluttuihin soluihin. Näihin kokonaisuuksiin voidaan valmiiksi liittää edellä kuvattuja ominaisuuksia (lukujen esitystapa, kirjasinlaji, sisällön kohdistus jne.). Napsauttamalla ruudun Tyylin nimi päässä olevaa nuolen kärkeä saadaan näkyviin olemassa olevien yhdistelmien nimet. Voit muokata näitä valmiita tyylejä tai antaa Tyylin nimi ruutuun uusi nimi, jolloin pääset tekemään täysin uuden oman tyylin. Kun nimi on annettu, määritellään ominaisuudet kohdassa Tyyli sisältää olevien toimintojen avulla. Komento lisää tehdyt määrittelyt luetteloon. Poista valinta niiden muotoilujen valinta-ruuduista, joita et halua mukaan. Määrittely liitetään valittuun soluun joko napsauttamalla sovellusikkunassa olevalla työkalurivillä olevaa nuolta ja valitsemalla luettelossa määrittely tai vastaavalla komennolla Muotoile Tyyli. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

26 Tekstin jakaminen ja tasaaminen Muokkaa Täytä Molemmat reunat -komentoa voidaan soveltaa tekstisoluihin, jolloin yhteen soluun kirjoitettu pitkä teksti saadaan jaettua useampaan solun. Teksti voi olla myös useaan soluun kirjoitettu, jolloin em. komento jakaa sen merkityn alueen soluihin. Mikäli alue on liian pieni tekstin sovittamiseksi siihen, antaa ohjelma varoituksen Teksti ulottuu alueen ulko-puolella. Jos kuitataan OK, tarvittava määrä lisäsoluja otetaan alueen alapuolelta. Mikäli siellä jo on tietoa, se tuhoutuu.. Muista, että Muokkaa Täytä Molemmat reunat muistuttaa komentoa Muotoile Solut Tasaus, mutta toimii eri tavalla. Solun ääriviivat, solujen kuvio ja väri Solulle tai solualueelle voidaan määritellä ääriviivat, jotka voivat olla tyyliltään ja väriltään hyvinkin monenlaisia. Myös solun tai solualueen väri ja kuvio voidaan määritellä. Näin voidaan korostaa haluttuja asioita hyvin monipuolisesti. Komennolla Muotoile - Solut avautuvasta ikkunasta löytyy välilehti Reunaviiva, josta pääsee muotoilemaan solun tai solualueen jokaista viivaa erikseen. Myös viivojen väri määritellään tältä välilehdeltä. Määrittelyt aloitetaan aina valitsemalla alue, johon viivat piirretään tai viivojen ominaisuuksia muutetaan. Muotoile solut -ikkunassa olevista havainnollisista painikkeista määritellään mihin viivat halutaan. Halutessasi muuttaa viivojen ominaisuuksia, valitse ensin alue, määrittele haluamasi ominaisuus (viivan tyyli, viivan väri jne.) ja valitse sen jälkeen mitä viivoja määrittely koskee. Muotoile solut -ikkunan keskellä olevasta esikatseluruudusta näet miltä valintasi näyttävät. Lopuksi painetaan OK-painiketta. Solualueen reunaviivoja pääsee piirtämään myös muotoilurivillä olevan painikkeen kautta. Sieltä pääsee vain piirtämään viivoja, mutta niiden tyyliä ja väriä voi muuttaa vain Muotoile - Solut -komennolla avautuvasta ikkunasta. Lisäyksiä laskenta-arkin päälle Laskenta-arkin varsinainen sisältö on soluissa olevia tietoja (lukuja, kaavoja, tekstejä). Laskenta-arkilla, tarkasti ottaen sen päällä, voi Excelissä (kuten muissakin ohjelmissa) olla erilaisia työkaluvalikoita, painonappeja, kehyksiä ja grafiikkaa. Ne eivät sinänsä vaikuta varsinaiseen taulukkoon, joskin se saattaa jäädä osittain piiloon. Nämä laskenta-arkin päällä olevat välineet ovat siirrettäviä. Työkalurivien näkyminen näytöllä määritellään komennolla Näytä Työkalurivi. Laskenta-arkille voidaan myös kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä ja piirtää. Sekä kuvat että teksti kannattaa sijoittaa graafisiin kehyksiin. Tarvittavat työvälineet ovat työkaluvalikolla Piirto, jonka saa esiin viemällä hiiren osoitin työkaluriville, painamalla hiiren oikeata näppäintä ja valitsemalla avautuvasta valikosta kohta Piirto 1. Saman voi tehdä valikkoriviltä komennolla Näytä Työkalurivi Piirto. Kaksois-napsauttamalla tarvittavaa työkalua, se saadaan 1 Työkalurivit ovat muokattavia, joten omalla näytölläsi välineet saattavat olla eri järjestyksessä. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

27 Taulukon lajittelu käyttöön. Haluttaessa tekstiä (siis muutoin kuin soluun kirjoittamalla) valitaan tekstityökalu ja vedetään hiirellä, jolloin arkin alueelle avautuu ruutu, johon voi kirjoittaa. Napsauttamalla kerran kehyksen sisällä sen reunat aktivoituvat ja kehyksen kokoa voi muuttaa hiirellä vetämällä. Kaksoisklikkauksella päästään korjailemaan ja lisäämään kehyksen tekstiä. Vastaavasti kuva piirretään kuvatyökalulla omaan kehykseensä. Muokkaus tapahtuu samalla periaatteella kuin tekstikehyksenkin. Excelissä on monipuoliset ja tehokkaat lajitteluominaisuudet. Seuraavassa tutustumme taulukon lajitteluun nousevaan tai laskevaan järjestykseen yhden kriteerin perusteella. Lajittelu perustuu Excelin luettelo ominaisuuteen. Luettelo on solualue, jonka ympärillä on tyhjiä soluja. Tämä riittää, aluetta ei tarvitse erikseen määritellä. Kun valitaan yksi solu tällaiselta suorakulmaiselta luetteloalueelta ja napsautetaan työkaluriviltä Lajittele nousevasti painiketta, Excel laajentaa valinnan koko luetteloalueen valinnaksi ja lajittelee luettelon valitun solun sarakkeen mukaisesti. Laskeva lajittelu tehdään aivan samoin, napsautetaan vain painiketta Lajittele laskevasti. Valittaessa lajittelukriteeriä, kelpaa mikä hyvänsä solu ko. sarakkeesta. Taulukon saraketunnustus sen sijaan ei saa valita. Silloinkin Excel kyllä lajittelee, mutta vain kyseisen sarakkeen ja luetteloalue menee sekaisin. Edellä kuvatulla tavalla voidaan lajitella vain yhden kriteerin mukaan. Haluttaessa useampia lajitteluperusteita on käytettävä komentoa Tiedot Lajittele. Tällöinkin valitaan luettelosta yksi solu, jonka jälkeen annetaan komento Tiedot Lajittele. Avautuvan Lajittele ikkunan kohdassa 1. lajitteluperuste on valmiina valittu sarake ja kohdasta 2. lajitteluperuste voidaan nyt valita seuraava lajitteluperuste. Vielä kolmaskin peruste on valittavissa, samoin kunkin perusteen osalta lajitellaanko nousevaan vai laskevaan järjestykseen. TYÖKIRJA JA LASKENTA-ARKKI Sovelluksen laskenta-arkit (yksi tai useampia) muodostavat työkirjan, joka tallennetaan ja haetaan näytölle tarvittaessa. Työkirjan talletus ja haku tapahtuvat tavanomaisesti Tiedosto valikon kautta ja voidaan tehdä myös työkalurivillä olevan painikkeen avulla. on kolmiulotteinen eli siinä on päällekkäin useita laskenta-arkkeja. Tallennettaessa kaikki laskenta-arkit tallentuvat samaan työkirjaan.oletusarvoisesti laskenta-arkit on nimetty Taul1, Taul2 ja Taul3. Laskenta-arkit voi kuitenkin nimetä omien tarpeiden mukaisesti. On paljon miellyttävämpi käsitellä työkirjaa, jonka laskenta-arkeilla on niiden sisältöä/tehtävää kuvaava nimi. Nimeäminen tapahtuu yksinkertaisesti napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella laskenta-arkin alareunassa olevaa kielekettä (Taul1 jne.) ja napsauttamalla avautuvan valintaikkunan Nimeä uudelleen komentoa ja kirjoittamalla haluttu nimi kielekkeeseen. Samasta valintaikkunasta voidaan myös määritellä muita ko. laskenta-arkin ominaisuuksia, mm. lisätä ja poistaa laskenta-arkkeja. Työkirjan lisäksi voidaan tallettaa työtila komennolla Tiedosto Tallenna työtila. Työn tallettaminen työtilana on hyödyllinen erityisesti silloin, kun samaan kokonaisuuteen kuuluu useita työkirjoja. Aloitettaessa työtä uudelleen ei tarvitse hakea yksittäisiä tiedostoja (työkirjoja), riittää että haetaan talletettu työtilatiedosto, jolloin ohjelma hakee automaattisesti kaikki tarpeelliset tiedostot ja sijoittaa ne paikoilleen näyttöön. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

28 Linkitys Excelissä eri taulukoiden välinen tiedonsiirto on tehokasta. Voidaan viitata toisen taulukon solun arvoon, kun tiedetään sen osoite ja molemmat taulukot ovat työtilassa avoimina. Pääarkin kaavoissa voi siis olla viittauksia tukiarkin soluihin. Kun tukiarkin ko. solun arvoa muutetaan, vaikuttaa muutos kaavan kautta myös pääarkin solun arvoon. Pääarkki on se arkki, johon viitataan ja tukiarkki se, josta viitataan (josta tietoa siirretään). Jos työkirjassa on kaksi taulukkoa, voidaan kummastakin viitata kumpaankin ts. kumpikin arkki toimii sekä pääettä tukiarkkina. Linkitysosoite rakentuu arkin nimestä ja osoitteesta arkilla. Ensin kirjoitetaan arkin nimi ja huutomerkin jälkeen soluosoite. Esimerkiksi =tammik!tulot+helmik!tulot, jossa viitataan työarkin tammik tulot nimiseltä alueelta työarkin helmik saman nimiseen alueeseen. Aivan samoin viittaus tehdään yksittäiseen soluun. Viittaus voi tapahtua myös toiselle työkirjalle. Edellytyksenä on, että kaikki tukiarkit ovat avoimina työtilassa. Jos linkityksiä on työkirjojen välillä, kannattaa käyttää edellisessä luvussa kuvattua työkirjan talletusta. Tietoa voidaan siirtää myös leikepöydän kautta kopioimalla tai leikkaamalla. Kummassakaan tapauksessa ei muodostu linkkiä. Kyseessä on kertaluonteinen tiedonsiirto, tiedon muuttuminen tukiarkilla ei muuta pääarkin tietoja. KAAVIOT Upotettu kaavio Graafisten esitysten (kaavioiden) tekeminen laskenta-aineistosta on yksi taulukkolaskentaohjelman keskeisiä ominaisuuksia. Excel on tässäkin suhteessa varsin monipuolinen ja tehokas. Valmiita kuvatyyppejä on kymmeniä sekä 2- että 3-ulotteisille kuville. Lisäksi voi laatia omia versioita ja tekeminenkin on varsin helppoa. Excelissä voi luoda sekä upotettuja kaavioita että kaavioita, jotka ovat omassa taulukossaan. Kumpaakin tyyppiä voi muokata monipuolisesti. Laskenta-arkilla kaavio on arkin päällä (upotettu kuva) erillisenä oliona, jota voi muokata, kopioida, siirtää jne. kuvan alla olevien solujen säilyessä muuttumattomina. Ohjelma tekee kuvan linkittämällä tietoja laskenta-arkilta, joten kuvan on aina ajan tasalla. Tulostus tapahtuu samoin kuin laskenta-arkin. Kaavion luominen alkaa kaavioon tulevan alueen valitsemisella. Mukaan kannattaa pyrkiä aina ottamaan taulukossa olevat rivi- ja sarakeotsikot. Sen sijaan taulukon mahdollista pääotsikkoa ei valita. Kaavio luodaan komennolla Lisää Kaavio tai napsauttamalla perustyökalurivin Ohjattu kaavion luominen - painiketta, joka käynnistää nelivaiheisen kaavion laatimisprosessin. Aluksi ilmoitetaan kuvattava alue, mikä tapahtui jo valittaessa alue, mutta se siis voidaan tässä tässäkin vaiheessa. Painetaan nappia Seuraava, jolloin siirrytään seuraavaan vaiheeseen ja valitaan kaavion laji. Excel ehdottaa oletusarvoisesti kaksiulotteista pylväskaaviota. Kun kaaviolaji valitaan, siitä esitellään vaihtoehdot, joiden joukosta valitaan parhaiten sopiva ja jatketaan seuraavaan vaiheeseen. Excel esittää mallikaavion, jossa voidaan haluttaessa ilmoittaa ovatko sarjat, joista kaavio muodostetaan riveillä vai sarakkeilla. Jos akseleiden selitystekstit ovat usealla rivillä tai sarakkeessa, voidaan se ilmoittaa tässä. Viimeisessä vaiheessa voidaan vielä lisätä kaavion otsikko ja akselien otsikkotekstit sekä määrätä, tulevatko pylväiden selitystekstit kuvaan. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

29 Ohjelma määrittelee automaattisesti vaaka- ja pystyakselit, tekee arvojen ryhmittelyn ja pylväitä juuri sen määrän, joka tarvitaan alueen lukujen esittämiseen. Pystyakselin skaalaus tapahtuu automaattisesti ja vaaka-akselin selitteet tulevat näkyviin. Viimeisessä vaiheessa määritellään luodaanko kaavio objektina (oletus) eli laskenta-arkille (upotettu kaavio), vai uuteen taulukkoon. Mikäli tämä valitaan, taulukkoa ei tarvitse erikseen tehdä, vaan toiminto tekee uuden taulukon automaattisesti. Kaavion muokkaaminen ja muotoilu Kaaviotyökalurivi On mahdollista, että valmiista vaihtoehdoista ei löydy sopivaa muotoilua. Tällöin voi jonkin vaihtoehdon pohjalta muokata ja muotoilla mieleisensä kaavion. Kaaviota voi muokata monin tavoin. Kaavion tyyppiä voi vaihtaa, voi lisätä tai vähentää tietoja. Jos muokattavaa on kovin paljon, on yleensä helpompi luoda täysin uusi kaavio. Kun kaaviosta valitaan jokin osa, avautuu näytölle Kaavio (Chart) työkalu, jonka painikkeilla kaavion eri osia muotoillaan. Kaaviotyökalurivi avautuu automaattisesti, kun kaavio on valittuna. Ellei työkalurivi avaudu, saa sen esille komennolla Näytä Työkalurivit Kaavio (View - Toolbars Chart). Työkalurivin painikkeet vasemmalta oikealle ovat seuraavat: 1. Kaavion osan valitseminen 2. Valitun osan muotoileminen 3. Kaaviolajin vaihtaminen 4. Selitteen näyttäminen 5. Arvotaulukon näyttäminen 6. Tietojen näyttäminen riveittäin tai sarakkeittain (kaksi painiketta) 7. Tekstin kiertäminen ylös tai alas Kaavion yksityiskohtien muokkaamiseen on lukuisia mahdollisuuksia. Kaava-arkki koostuu osista, joita voidaan käsitellä itsenäisinä kohteina. Kohde aktivoidaan ja tehdään haluttu toimenpide. Kuva-alueen kokoa muutetaan aktivoimalla alue napsauttamalla hiirellä jossakin alueen neutraalissa kohdassa, jolloin näkyviin tulee kehys, jossa on pienet mustat neliöt aktiivisuuden merkkinä. Tarttumalla jostakin neliöstä voidaan kuva-aluetta muuttaa vetämällä halutun kokoiseksi. Kuviointeja voidaan muokata kaksoisnapsauttamalla jotakin pylvästä. Avautuvassa valintaikkunassa voidaan nyt ilmoittaa pylvään väri ja alas pudotettavasta paletista valitaan kuvion tyyppi. Selitteiden kirjasinlaji ja koko määritellään kaksoisnapsauttamalla vaaka-akselia, jolloin avautuu valintaikkuna, josta voidaan valita fonttien muotoilu ja useiden muiden akselin ominaisuuksien muotoilu (viivatyyppi ja väri, akselille tehtävät merkinnät, skaalaus, tekstin sijoittuminen). Aktiivinen kohde voidaan myös poistaa yksinkertaisesti painamalla Delete näppäintä. Kaava-arkki on osa työkirjaa, joten se myös tallentuu samalla kertaa kuin muutkin työkirjan arkit. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

30 TULOSTUS Esikatselu Sivumäärittelyt Ylä- ja alatunnisteet Excelin tulostus tapahtuu Windowsin palveluna, jolloin toimintaa ohjaa Windowsin tulostuspalvelija. Ennen tulostusta kannattaa kuitenkin tehdä joitakin määrittelyjä ja asetuksia halutun ulkonäön aikaansaamiseksi. Tulostusta ohjataan Tiedosto-valikon komennoilla Sivun asetukset, Tulostusalue, Esikatselu ja Tulosta Esikatselussa näet taulukon sivut sellaisena kuin ne tulostuvat. Jo näkymä tyydyttää, voit antaa suoraan esikatselussa komennon Tulosta tai komennolla Sulje palata työarkkiin ja antaa komennon Tiedosto - Tulosta. Yleensä on kuitenkin tarvetta muuttaa sivun asetuksia ja tällöin valitaan painike Asetukset. Saman toteuttaa komento Tiedosto - Sivun asetukset. Tulostuksen ulkoasuun vaikuttavat mm. marginaalit ja erilaiset tunnisteet. Sivunmäärittelyt tehdään komennolla Tiedosto Sivun asetukset. Avautuvasta valintaikkunasta kohdasta Sivu määritellään tulostussuunta (pysty, vaaka), tulostuksen laatu (vaikutus riippuu kirjoittimesta), skaalaus ym. Sivumarginaalit (vasen, oikea, ylä ja ala) asetetaan em. valintaikkunan välilehdeltä Reunukset. Ylä- ja alatunnisteelle on omat kohtansa, joissa määritellään niiden etäisyys reunasta. Kohdassa Keskitä sivulle voidaan keskittää teksti sivulle sekä vaakaettä pystysuuntaan. Marginaaleissa on muistettava, että laserkirjoittimet eivät kirjoita koko sivulle, vaan niillä on oma, kirjoitinkohtainen marginaali, jota ei voida ohittaa ohjelman marginaaliasetuksilla. Ohjelman marginaaliasetukset ovat käytettävissä vain kirjoittimen sallimissa rajoissa. Asiasta ei yleensä koidu ongelmia. Sivulle voidaan määritellä jokaiselle sivulle tulostuvat ylä- ja alatunnisteet. Tämä tapahtuu valitsemalla komennolla Tiedosto Sivun asetukset avautuvasta valintaikkunasta kohta Ylä- /alatunniste. Napsauttamalla kohdassa Oma ylätunniste tai Oma alatunniste avautuu keskusteluikkuna, jossa tunnisteita voidaan muokata. Ikkunassa on kentät Vasen lohko, Keskilohko ja Oikea lohko, joilla määritellään tunnisteen sijainti paperilla vaakasuunnassa. Painonapeista tunnistetekstin joukkoon voidaan valita ohjausmerkkejä, aikamerkintöjä ja avata tunnistetekstin kirjasimen (fontin) määrittelyikkuna. Ohjetoiminnosta näppäimellä F1 saat selvityksen ohjainmerkkien merkityksistä. Ennen varsinaista tulostusta kannattaa taas käyttää esikatselua, jolloin nähdään millaisena sivu tulee tulostumaan. Esikatseluun päästään komennolla Tiedosto Esikatselu tai Tiedosto Tulosta Esikatsele. SEUR/EDELL antaa seuraavan/edellisen sivun nähtäväksi ja ZOOMAA suurentaa näytön, toistettuna palauttaa ennalleen. Suurennettava kohta voidaan suurennuslasilla napsauttamalla hiirellä halutussa kohdassa. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

31 Tulostusalue Tulostus Esikatselussa voidaan määritellä mm. marginaalit. Komennolla Reunukset näytölle tulevat marginaaliasetuksia kuvaavat viivat, joiden päässä ovat mustat ruudut, samoin sarakkeiden viivojen kohdalla. Marginaaleja ja sarakeleveyksiä voidaan nyt muuttaa tarttumalla hiirellä mustaan ruutuun tai itse viivaan ja vetämällä haluttuun kohtaan. Zoomausta voi käyttää apuna. Tulostettaessa laskenta-arkkia, vaikuttavat marginaalit siihen, miten paljon sivulle tulostuu. Erilaisten asetusten vaikutus nähdään esikatselutilassa heti suoraan näytöllä. Ohjelman oletuksena on koko laskentaarkin tulostus. Käytännössä koko arkin tulostamiseen ei aina ole tarvetta, vaan tulostettava alue on arkkia pienempi. Tulostusalue (Print area) määritellään maalaamalla tulostettava alue jonka jälkeen annetaan komento Tiedosto Tulostusalue. Tulostusalue poistetaan komennolla Tiedosto - Poista tulostusaluemääritys. Sivun asetukset -ikkunan välilehdellä Taulukko olevaan Tulostusalue: - ruutuun voidaan antaa tulostettavan alueen koordinaatit tai napsauttaa laatikon oikeassa päässä olevaan painikkeeseen, jolloin päästään työarkille, jossa maalataan tulostettava alue. Alueen koordinaatit ilmaantuvat näytöllä olevaan Tulostusalue -ruutuun ja napsauttamalla ruudun oikeassa päässä olevaa painiketta palataan Sivun asetukset -ikkunaan ja koordinaatit näkyvät Tulostusalue -ruudussa. Normaalisti sarake- tai riviotsikot ovat ensimmäisellä sivulla ja tulostuvat vain sille. Kun taulukko ei mahdu yhdelle sivulle, ei sarake- tai riviotsikoita tulostu enää seuraaville sivuille, mikä hankaloittaa taulukon lukemista. Tulostusotsikot voidaan kuitenkin määritellä em. ikkunassa jokaiselle sivulle, sivun yläreunaan sarakeotsikot ja riviotsikot sivun vasempaan reunaan. Valinta tehdään samalla periaatteella kuin tulostusalueen määrittelykin. Samoin voidaan määritellä tulostetaanko taulukon ruudukko sekä se, tulostetaanko ko. taulukkoa alas ja sitten oikealle edeten vai oikealle ja sitten alas edeten. Kun kaikki tarpeelliset määrittelyt on tehty, voidaan taulukko tulostaa. Tulostaminen tapahtuu Tiedosto -valikon komennolla Tulosta. Avautuvasta ikkunasta valitaan tulostettava sivualue. Voidaan tulostaa kaikki tai valitut sivut. Kohdasta Tulostetaan valitaan tulostetaanko valittu alue, valitut taulukot vai koko työkirja. Esimerkiksi valitaan tulostettavaksi sivualueeksi Kaikki (kuva) ja valitaan taulukosta vaikkapa alue A1 D22 ja valitaan Tulostetaan kohdasta kohta Valinta ja painetaan OK, jolloin tuloksena on alueen A1 D22 tulostuminen. Ennen tulostamista asia voidaan tarkistaa painamalla Esikatselu-painiketta (Print Preview), jolloin näemme millaisena valitsemme alue tulostuu. Tulostuskomennon voi antaa myös esikatselussa, joten ei tarvitse enää palata Tulosta -ikkunaan. Excelin vakiotyökalurivillä on myös Tulosta -painike. Se toimii samoin kuin kaikissa muissakin MS Office-ohjelmissa eli tulostaa koko työkirjan mitään kyselemättä. Kun kaikki määrittelyt ovat kunnossa ja tarkoituksena on tulostaa koko työkirja, menettely on nopea. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

32 EXCEL, OSA II Työkirjan taulukot Excelin tyhjässä työkirjassa on 3 taulukkoa, jotka on nimetty juoksevasti Taul1 - Taul3. Nimi näkyy ikkunan alareunan taulukonvalitsimessa. Excel sovelluksia suunniteltaessa kannattaa miettiä, mitä tietoja tallennetaan työkirjan eri taulukoihin, miten monta taulukkoa tarvitaan ja missä järjestyksessä ne työkirjassa ovat ja miettiä niille kuvaava nimi. Taulukon nimessä voi olla 31 merkkiä, myös välilyönti on sallittu. Taulukon nimissä ei ole sallittu käyttää kaksoispistettä (:), kauttaviivaa (/), kenoviivaa (\), kysymysmerkkiä (?) ja tähteä (*) eikä nimeä saa ympäröidä hakasulkeilla ([ ] ). Taulukko ei myöskään voi olla nimetön. Taulukon uudelleen nimeäminen Vie hiiren osoitin sen taulukonvalitsimen päälle ja napsauta kakkospainikkeella sekä valitse taulukon-valitsimen pikavalikosta komento Nimeä uudelleen. Taulukon valitsin korostuu ja voit kirjoittaa uuden nimen vanhan päälle, napsauta vielä jonnekin valitsimen ulkopuolelle tai paina Enter painiketta ja uusi nimi on annettu. Nimen voi muuttaa myös ilman pikavalikkoa kaksoisnapsauttamalla taulukonvalitsinta hiiren vasemmalla painikkeella, jolloin nimi korostuu ja voit kirjoittaa nimen kuten edellä. Taulukon poisto ja lisäys Taulukkoryhmä Tyhjään työkirjaan Excel avaa kolme taulukkoa, mutta niitä ei aina tarvita kaikkia tai ne eivät ehkä riitäkään. Tarpeettomia taulukoita työkirjassa ei kannata pitää, sillä sekä taulukoiden poistaminen että lisääminen on hyvin yksinkertaista. Lisäksi sellaiset toiminnot, jotka tarvitsevat oman taulukon yleensä osaavat tehdä sen itse. Taulukko poistetaan klikkaamalla poistettavan taulukon nimeä kakkospainikkeella ja valitsemalla avautuvasta pikavalikosta komento Poista. Poistettua taulukkoa ei voi palauttaa. Jos taulukossa on tietoa myös tieto tuhoutuu. Ennen poistamista ohjelma antaa asiasta varoituksen Taulukon poiston varoitus. (kuva). Vaikka poistettua taulukkoa ei sinänsä voikaan palauttaa, voi vahingossa poistetun taulukon saada takaisin sulkemalla työkirjan tallentamatta sitä ja avaamalla kyseinen tiedosto tallennetussa muodossa. Kaikkia taulukoita ei voi poistaa, työkirjassa on oltava ainakin yksi taulukko. Lisääminen tapahtuu yksinkertaisesti antamalla taulukonvalitsimen pikavalikosta komento Lisää... Taulukon voi lisätä myös Lisää -valikon komennolla Laskentataulukko. Vastaavasti taulukon voi poistaa Muokkaa -valikon komennolla Poista taulukko. Excelissä voi valita myös useita taulukoita kerralla ja tehdä niille kaikille sama toimenpide kerralla. Kun taulukkoryhmän valinnan jälkeen tehdään jokin toimenpide yhdessä taulukossa, tekee Excel saman toimenpiteen ryhmän muissakin taulukoissa. Näin voidaan muotoilla taulukkoryhmän tiettyjä soluja samanaikaisesti tai kirjoittaa kaavoja yhtä aikaa kaikkiin ryhmän taulukoihin. Taulukkoryhmä muodostetaan valitsemalla normaalisti ensimmäinen ryhmään tuleva taulukko. Sen jälkeen painetaan vaihtonäppäin alas ja valitaan viimeinen mukaan tuleva taulukko ja vapautetaan vaihtonäppäin. Nyt ryhmä on valittu. Mikäli mukaan tulevat taulukot eivät ole peräkkäin valitaan ensimmäinen taulukko normaalisti ja painetaan Ctrl-näppäin pohjaan sekä napsautetaan jokaista mukaan tulevaa taulukkoa hiirellä. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

33 Taulukkoryhmän purkaminen tapahtuu klikkaamalla jonkin ryhmään kuulumattoman taulukon taulukkovalitsinta. Purku onnistuu myös taulukkoryhmän pikavalikon Pura taulukoiden ryhmittely -komennolla. Taulukon siirto ja kopiointi Taulukoita voi järjestellä niitä siirtämällä ja taulukoita voi myös kopioida. Taulukko siirretään tarttumalla siirrettävän taulukon taulukonvalitsimeen ja vetämällä haluttuun paikkaan. Hiiriosoittimen yläpuolella oleva kolmio osoittaa taulukon paikan. Kun hiiren painike vapautetaan, taulukko on uudessa paikassa. Kopiointi tapahtuu muutoin samoin kuin siirtokin, mutta vetämisen aikana pidetään Ctrl-painike alhaalla. Solujen nimeäminen ja matriisikaavat Matriisikaavat Olemme tähän saakka viitanneet soluihin niiden sarakkeen ja rivin koordinaatilla, esimerkiksi C2. Solut voi myös nimetä, jolloin siihen voi koordinaatin sijasta viitata nimellä. Jos solussa C2 sijaitsee vaikkapa alennusprosentin ilmaiseva luku, on selvempää antaa solulle nimeksi Alennuspros. ja viitata soluun tuolla nimellä kuin hieman salaperäisellä koordinaatilla C2. Solu nimetään valitsemalla nimettävä solu, tässä tapauksessa C2, ja napsautetaan kaavarivin nimi-ruutua ja kirjoitetaan nimeksi Alennuspros. Kun ensimmäisessä osassa teimme kuvan harjoituksen käytimme kaavaa =B5-B5*$C$2/100, jossa $C$2 viittaa alennusprosentin sisältävään soluun suorana viittauksena. Nyt voimme kirjoittaa kaavan muotoon =B5- B5*Alennuspros./100. Taulukossa on vain yksi solu nimeltä Alennuspros., joten nyt ei tarvitse käyttää suoraa viittausta. Solunimen poistaminen tapahtuu helpoimmin antamalla komento Lisää - Nimi - Määritä. Avautuvasta ikkunasta näkee kaikki työkirjan solunimet. Poistettava solunimi valitaan ja painetaan painiketta Poista. Poistoa varten ei tarvitse valita kyseistä solua. Saman ikkunan kautta voi myös lisätä solunimiä ja tällöin kyseisen solun on oltava valittuna. Taulukko ja solu näkyvät ikkunan alaosassa. Yksittäisen solun lisäksi voidaan nimetä myös solualue. Tätä tarvitaan matriisikaavojen käytössä. Solualue valitaan valitsemalla nimettävä solualue, kuvassa Tulot yhteensä rivi ja kirjoitetaan valitun alueen nimi, tässä tapauksessa Tulot. Vastaavasti Menot yhteensä riville annetaan nimi Menot. Solualuenimillä parannetaan kaavojen luettavuutta ja matriisikaavoilla helpotetaan kaavojen kirjoitustyötä. Varsinaisesti matriisikaavojen hyöty tulee esille vasta suurissa, paljon kaavoja ja useita taulukoita sisältävissä työkirjoissa. Nyt käytämme matriisikaavaa hyväksemme laskiessamme kuvan harjoituksen Voitto: -riviä. Valitaan Voitto-rivin solualue ja napsautetaan kaavariviä, jolle kirjoitetaan =Tulot-Menot. Seuraavaksi painetaan alas Ctrl- ja Vaihto-painikkeet ja näiden ollessa alhaalla painetaan vielä Enter -näppäintä. Lopuksi vapautetaan kaikki kolme painiketta samanaikaisesti. Nyt solualueen jokaisessa solussa on matriisikaava ja näemme matriisikaavan Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

34 Solujen linkitys Linkityksen periaate Solujen linkitys antamat arvot. Matriisikaavan merkkinä on kaavan ympärillä olevat aaltosulkeet (saatiin aikaan Ctrl-Vaihto-Enter -näppäimillä). Työkirja on järkevää suunnitella niin, että yksi tieto kirjoitetaan yhteen soluun. Jos tämä tieto halutaan näyttää toisessa, sitä ei tarvitse kirjoittaa uudelleen, vaan tehdään tuohon toiseen soluun soluviittaus. Linkitys tarkoittaa siis sitä, että kaksi solua tai vaikkapa kahden taulukon solualueet liitetään toisiinsa kaavan avulla. Kun muutat lähdesolun sisältöä, myös kohdesolun arvo muuttuu. Esimerkiksi sinulla saattaa olla solussa H15 luku, jonka haluat näkyvät myös solussa B5. Tee soluun B5 kaava =H15, nyt H15:ssa oleva luku näkyy myös B5:ssä. Muuttaessasi tämän jälkeen solun H15 sisältöä, muuttuu B5 sisältö vastaavasti. Tässä puhumme vielä soluviittauksesta. Kun soluviittaus tehdään toiseen taulukkoon, puhutaan linkityksestä. Meillä on taulukko Talot.xls, jossa on tietoja hallinnoimistamme taloyhtiöistä taulukossa Talot. Emme kuitenkaan aina tarvitse kaikkia taulukon tietoja, vaan vain joitakin yhteenvetotietoja, vaikkapa tiedot huoneistojen lukumäärästä, asukkaiden kokonaismäärästä sekä vuokran ja vesimaksujen summat sekä näiden yhteissumman. Tätä varten meillä on työkirjassa oma yhteenvetotaulukko Yhteenveto, johon linkitämme tarvittavat tiedot. Talotiedoissa on kunkin taloyhtiön osalta yhteenvetotiedot (eivät näy kuvassa), joista ne linkitetään omaan taulukkoonsa. Napsauta Yhteenveto -taulukon taulukonvalitsinta ja valitse solu B5 ja tee soluun kaava =Talot!B23 ja klikkaa vielä kaavarivin Enteriä. Nyt voimme kopioida kaavan solun B5 täyttökahvaa käyttäen soluun C5 (Pinta-ala). Sen jälkeen Talot taulukossa on tietoja, joita emme yhteenvetoon ole ottaneet, joten soluun D5 joudumme tekemään uuden kaavan =Talot!F23, loput voimme kopioida. Vastaavasti tehdään kaikkien talojen osalta. Solulinkki on kaava, käytimme sitä seuraavan muotoisena =Talot!B23. Excelin kaavahan alkaa yhtäläisyysmerkillä (=), Talot on taulukon nimi ja huutomerkillä (!) erotetaan taulukon nimi ja soluosoite. B23 on normaali soluosoite (koordinaatti). Jos taulukon nimessä on välilyönti tai muu erikoismerkki, tulee kaavassa taulukon nimen ympärille automaattisesti heittomerkit. Suositeltava tapa tehdä linkitys poikkeaa hieman edellä kuvatusta. Tapa vähentää virheitä ja helpottaa työskentelyä. Kirjoitettuasi yhtäsuuruusmerkin (=) napsauta Talot -taulukon taulukonvalitsinta ja valitse solu B23 näytössä näkyvästä Talot -taulukosta ja hyväksy kaava napsauttamalla kaavarivin Enteriä. Excel palaa Yhteenveto -taulukkoon ja nyt näet oikein kirjoitetun kaavan kaavarivillä ja solussa näkyy kaavan arvo. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

35 Summakaavoja Samalla kun linkitetään tietoja paikasta toiseen, voi myös suorittaa laskutoimituksia alkuperäisillä arvoilla. Kun lasketaan yhteen useissa eri taulukoissa olevia lukuja, voivat tiedot olla kaikilla sivuilla samoissa soluosoitteissa tai eri osoitteissa. Seuraavassa opetellaan tekemään summakaava kummankin vaihtoehdon mukaisesti. Useilla taulukkosivuilla olevat arvot lasketaan yhteen seuraavasti, kun arvot ovat eri taulukoissa samassa soluosoitteessa: 1. Viedään kohdistin soluun, johon kaava sijoitetaan. 2. Napsautetaan funktion liittämispainiketta ja valitaan funktio SUMMA. Ko. funktio kuuluu funktioluokkaan Matemaattiset ja trigonometriset. Napsautetaan vielä OK. Napsauta summaan tulevan ensimmäisen taulukon valintakielekettä. 3. Pidä Vaihto-painiketta painettuna ja napsauta viimeiseen summaan tulevan taulukon valintakielekettä (taulukoiden monivalinta). 4. Napsauta ruudun Luku 1 perässä olevaa punaista vinonuoli ylös -painiketta. Kyseessä on Kutista valintaikkuna - toiminto. Valintaikkuna pienenee ja näet paremmin tarvittavan solun. Jos solu näkyy, voit suoraan aloittaa osoittamisen hiirellä ja valintaikkuna pienenee automaattisesti. 5. Valitaan yhteenlaskettava solu. 6. Napsauta kaavaikkunan perässä olevaan pieneen nuoli alas - painikkeeseen tai paina Enter laajentaaksesi valintaikkunan takaisin näytölle. Jos et erikseen kutistanut valintaikkunaa, se laajenee automaattisesti takaisin solun osoittamisen jälkeen. 7. Napsauta OK tai paina Enter. Tulossolussa on nyt esimerkiksi seuraavanlainen kaava: =SUMMA(Taul1:Taul2!A1). Jos yhteenlaskettavat arvot ovat eri taulukoissa eri soluosoitteissa voit tehdä kaavan Liitä funktio -toiminnolla seuraavasti: 1. Viedään kohdistin soluun, johon kaava tulee ja valitaan funktio SUMMA sekä napsautetaan OK. 2. Napsautetaan ruudun Luku 1 perässä olevaa painiketta, jotta valintaikkuna pienenee. 3. Napsautetaan ensimmäisen taulukon valitsinkielekettä ja yhteenlaskettavaa solua. 4. Napsautetaan kaavaruudun perässä olevaa valintaikkunan suurentamispainiketta tai painetaan Enter. 5. Napsautetaan kohdistin valintaikkunan ruutuun Luku Pienennetään valintaikkuna ja napsautetaan toisen taulukon valintakielekettä ja yhteenlaskettavaa solua. 7. Suurennetaan valintaikkuna ja painetaan OK tai Enter. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

36 Solussa on nyt esimerkiksi seuraavanlainen kaava: =SUMMA(Taul1!A1;Taul2!A2). EXCELIN LUETTELO-OMINAISUUDET Lajittelu ja suodatus Pikasuodatus Tiedostossa Talot.xls meillä on erilaista luettelomaista tietoa hallinnoimistamme taloyhtiöistä. Excelissä luettelo on solualue, jonka ympärillä on tyhjiä soluja. Luettelon ensimmäisellä rivillä on luettelon sarakeotsikot. Kun valitaan yksi solu tällaiselta suorakulmaiselta luetteloalueelta ja klikataan työkaluriviltä Lajittele nousevasti -painiketta, laajentaa Excel valinnan koko luetteloalueen valinnaksi ja lajittelee luettelon valun solun sarakkeen mukaan. Luetteloominaisuutta voidaan käyttää hyväksi myös suodatuksessa, pivot-taulukossa ja välisummauksessa. Seuraavaksi tutustumme näihin ominaisuuksiin. Lajitellaan esimerkkitaulukkomme vaikkapa huoneluvun mukaiseen järjestykseen siten, että yksiöt ovat ensimmäisenä. Valitaan vaikkapa solu C24 ja napsautetaan työkaluriviltä Lajittele nousevasti -painiketta. Excel lajittelee nyt taulukon tiedot siten, että ne nyt ovat huoneluvun mukaisessa järjestyksessä, yksiöt ensimmäisenä. Laskeva lajittelu tehdään muutoin samalla tavalla, mutta työkaluriviltä valitaan Lajittele laskevasti -painike. Lajittelussa on muistettava, että lajittelukriteeriksi ei saa valita sarakeotsikkoa. Jos niin tehdään, lajitellaan vain kyseinen sarake, ei koko luetteloa, ja tiedot menevät sekaisin, koska muiden sarakkeiden tiedot pysyvät ennallaan eivätkä enää vastaa lajitellun sarakkeen tietoja. Mikäli näin on päässyt tapahtumaan käytä Kumoa -painiketta ja saat tiedot ennalleen virheen jälkeen. Edellä tekemämme lajittelu ei sovi kaikkiin tarkoituksiin. Saattaisimme tarvita vastaavaa lajittelua talokohtaisesti eli kunkin talon tiedot huoneistokoon mukaiseen järjestykseen. Tämä saadaan aikaan Tiedot - Lajittele -komennolla. Valitaan luettelosta mikä tahansa solu riviltä 5 tai sen alapuolelta ja annetaan komento Tiedot - Lajittele. Napsautetaan näytölle avautuvasta Lajittele -ikkunasta 1. lajitteluperuste kehyksen oikeassa reunassa olevaa nuolenkärkeä ja valitaan avautuvasta luettelosta lajittelutekijäksi Talo, lajittelujärjestys on Nouseva (oletus). Kohdasta 2. lajitteluperuste - kehyksestä valitaan lajittelutekijäksi Huoneluku ja lajittelujärjestykseksi Nouseva ja painetaan OK-painiketta. Nyt luettelomme on lajiteltu talokohtaisesti huoneluvun mukaiseen järjestykseen. Lajittele nousevasti Lajittele laskevasti Pikasuodatuksella haetaan luettelosta esiin vain ne rivit, jotka täyttävät määrätyn ehdon. Piilotetut rivit ovat edelleen luettelossa, mutta niitä ei näytetä pikasuodatuksen ollessa päällä. Pikasuodatettu työkirja voidaan myös tallentaa. Kun tällainen työkirja avataan seuraavan kerran, on pikasuodatus edelleen käytössä siinä luettelossa, johon se on tehty. Piilossa olevat rivit ovat edelleen mukana luettelossa. Tulostettaessa pikasuodatettu taulukko, tulostuvat vain näkyvät rivit. Luotaessa kaavio pikasuodatetusta luettelosta tulevat kaavioon mukaan vain näkyvät rivit. Haetaan pikasuodatusta käyttäen kaikki sellaiset huoneistot, joissa asuu kaksi henkeä. Valitse yksi solu Talotiedot -taulukosta, kuvassa (ks. seuraava sivu) on valittu solu D5. Anna komento Tiedot - Suodata - Pikasuodata. Ohjelma lisää alasvetonuolet luettelon jokaisen sarakeotsikon oikealle puolelle. Napsauta Asukkaita -sarakeotsikon oikealla puolella olevaa nuoli- Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

37 Erikoissuodatus painiketta, niin näet kaikki sarakkeessa olevat asukasmäärävaihtoehdot. Valitse luettelosta kaksi (2). Luettelossa näkyvät tämän jälkeen vain niiden huoneistojen tiedot, joissa on kaksi asukasta. Seuraavaksi näytämme luettelosta taas kaikki rivit, mutta emme vielä poista pikasuodatusta. Pikasuodatuksella piilotetut rivit saadaan näkyviin kahdellakin tavalla. Anna komento Tiedot Suodata Näytä kaikki. Näytöllä näkyvät tämän jälkeen kaikki taulukon sarakeotsikot. Kunkin sarakeotsikon oikealla puolella näkyy edelleen nuolipainike. Toinen tapa saada kaikki piilotetut rivit näkyviin, on napsauttaa sarakeotsikon oikealla puolella olevaa nuolta ja valita avautuvasta luettelosta vaihtoehto (Kaikki). Pikasuodatus lopetetaan valitsemalla luettelosta yksi solu, jonka jälkeen annetaan komento Tiedot Suodata Pikasuodata. Tämän jälkeen näytössä ei näy luettelon sarakeotsikoiden oikealla puolella olleita nuolipainikkeita ja kaikki luettelon rivit näkyvät. Erikoissuodatuksen avulla voidaan käyttää useita suodatusehtoja samassa sarakkeessa. Ehto voidaan luoda myös kaavan avulla. Erikoissuodatus voidaan suorittaa paikallaan tai toiseen paikkaan samassa taulukossa tai toiseen taulukkoon. Suodatuksen tuloksessa ei tarvitse välttämättä olla näkyvissä kaikkia luettelon sarakkeita eli kenttiä. Erikoissuodatuksessa ehdot kirjoitetaan erilliselle ehtoalueelle, jossa on samat otsikot kuin luettelossa. Otsikot saadaan luettelosta kopioimalla tai ne voidaan kirjoittaa. Ehtoalue sijoitetaan yleensä luettelon yläpuolelle. Ehtoalueen ja varsinaisen luettelon välille tulee jättää vähintään yksi tyhjä rivi. Mikäli ehdot ovat yhtä aikaa voimassa, kirjoitetaan ne samalle riville. Poimi kaikki ne autot, joilla on ajettu alle km ja joiden hinta on alle mk (vieläkö muistatte ajan, jolloin Suomella oli oma raha). Jos ehtoina on useita eri vaihtoehtoja, kirjoitetaan ne eri riveille. Kuvan esimerkki poimii kaikki ne autot, joilla on ajettu alle km ja joiden hinta alle mk tai kaikki ne autot jotka ovat uudempia kuin vuosimalli 92. Jos ehtoina on useita eri vaihtoehtoja, kirjoitetaan ne eri riveille. Poimii kaikki ne autot, joilla on ajettu alle km ja joiden hinta alle mk tai kaikki ne autot jotka ovat uudempia kuin vuosimalli 92. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

38 Erikoissuodatus paikallaan Erikoissuodatus paikallaan tehdään seuraavasti: 1. Lisää luettelon yläpuolelle vähintään kolme tyhjää riviä ehtoaluetta varten. Luettelon ja ehtoalueen väliin tulee jäädä vähintään yksi tyhjä rivi. 2. Kopioi tai kirjoita sarakeotsikot ehtoalueen ensimmäiselle riville. 3. Kirjoita otsikoiden alle vertailuehdot. Jos vaihtoehtoja on useita, kirjoita vaihtoehdot eri riveille. 4. Valitse luetteloalueesta solu. Anna komento Tiedot - Suodata - Erikoissuodatus. 5. Tarkista luettelon aluemääritys kohdasta Luetteloalue: Korjaa tarvittaessa. Valintaikkunan voit halutessasi siirtää toiseen paikkaan otsikkorivistä vetämällä. Voit myös pienentää ikkunan ruudun perässä olevan pienennyspainikkeen avulla. 6. Määritä ehdot sisältävä alue kohtaan Ehtoalue: Alue sisältää kenttäotsikkorivin ja kaikki sen alapuolella olevat ehtoja sisältävät rivit. 7. Merkitse Vain ainutkertaiset tietueet, jos haluat suodatuksen tuloksessa näyttää täsmälleen samanlaiset tietueet vain yhden kerran. Lopuksi napsauta OK. Erikoissuodatus toiseen taulukkoon Erikoissuodatuksen tuloksen tiedot voi suodattaa myös toiseen taulukkoon seuraavasti: 1. Lisää työkirjaan uusi taulukko tarvittaessa. Suodatuksen sijoituspaikka voi olla myös luettelon kanssa samassa taulukossa. 2. Kopioi tai kirjoita sarakeotsikot ehtoalueen ensimmäiselle riville (tyhjässä taulussa voit valita paikan vapaasti). 3. Kirjoita otsikoiden alle vertailuehdot. Jos vaihtoehtoja on useita, kirjoita vaihtoehdot eri riveille. 4. Siirrä kohdistin suodatuksen kohdetaulukossa vähintään yhden tyhjän solun etäisyydelle soluista, joissa on sisältöä. 5. Anna komento Tiedot - Suodata - Erikoissuodatus. 6. Valitse kohdasta Toiminto vaihtoehto Kopioi toiseen paikkaan. 7. Siirrä kohdistin ruutuun Luetteloalue: 8. Siirry taulukkoon, jossa luettelo sijaitsee ja valitse taulukosta luetteloalue. Myös luettelon otsikot kuuluvat alueeseen. 9. Siirrä kohdistin ruutuun Ehtoalue: Tällöin siirrytään automaattisesti taulukkoon, jossa ehtoalue sijaitsee. Valitse ehtoalue. 10. Siirrä kohdistin ruutuun Kopioi: Valitse aktiivisesta taulukosta alue, johon kopioit sarakeotsikot. Jos otsikoita ei ole vielä kopioitu, siirrä kohdistin tyhjään soluun ja napsauta hiiren vasenta painiketta. 11. Merkitse Vain ainutkertaiset tietueet, jos haluat suodatuksen tuloksessa näyttää täsmälleen samanlaiset tietueet vain yhden kerran. Napsauta lopuksi OK. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

39 Pivot (yhteenveto)-taulukot Pivot -taulukkoon kootaan yhteenvetotiedot luettelosta. Kyseessä on siis vuorovaikutteinen laskentataulukko. Pivot -taulukko voidaan suomentaa yhteenvetotaulukoksi. Tyypillisiä yhteenvetoraportteja ovat esimerkiksi myyntiseurantaraportit, joissa on yhteenvetotiedot myynnistä tuotteittain ja alueittain tai kuukausittainen budjettiraportti. Yhteenvetotaulukon rakenne Excelin luetteloajatusta hyödynnetään Yhteenvetotaulukon luomisessa. Silloin luettelon ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot ja näiden sarakeotsikoiden avulla määritellään yhteenvetotaulukon rakenne. Uusi taulukko muodostetaan soluissa olevista luvuista laskutoimituksen avulla. Tekstiä sisältävistä sarakkeista lasketaan solujen lukumäärä. Numeroita sisältävien sarakkeiden soluista voidaan laskea keskiarvoja, pienin ja suurin arvoja jne. Alkuperäisestä taulukosta valitaan vain kulloinkin tarpeelliset sarakkeet. Excel tekee automaattisesti TIEDOT -osan yhteenvetotietokenttien laskutoimitukset oikein solujen sisällön perusteella. Oletusarvoisesti numerosoluista lasketaan summa ja tekstisoluista lukumäärä. Kun tehdään muutoksia lähdetaulukkoon, eivät tiedot päivity automaattisesti Yhteenvetotaulukkoon vaan ne on päivitettävä. Päivitys tapahtuu valitsemalla yksi Yhteenvetotaulukon solu ja napsautetaan Päivitä tiedot -painiketta Pivot - taulukko työkalurivillä. Lasketaan Talot.xls taulukosta talojen huoneistojen lukumäärä ja asukasmäärä. Aloitetaan valitsemalla yksi Talo-sarakkeen soluista, kuvassa on valittu A6. Seuraavaksi annetaan komento Tiedot Pivot-taulukko ja kaavioraportti Näytölle avautuu Ohjattu Pivottaulukon luominen -ikkuna, jonka ensimmäisestä vaiheesta nyt on kyse. Ikkunassa valitaan Pivot-taulukon lähde. Oletuksena on Excelin tietokannasta tai luettelosta, hyväksymme sen painamalla Seuraava painiketta. Seuraavassa vaiheessa valitaan alue, jolta Pivot-taulukko muodostetaan. Ohjelma on jo valinnut alueen A4:J30 eli koko luettelon alueen ja voimme painaa Seuraava -painiketta. Näytölle avautuu kuvan ikkuna, jossa valitaan minne pivot-taulukkoraportti sijoitetaan. Sijoitetaan pivottaulukko uuteen laskentataulukkoon, joka on oletus. Taulukkoa ei tarvitse erikseen tehdä, taulukko tehdään automaattisesti. Napsautetaan painiketta Asettelu Näytölle avautuu kuvan valintaikkuna. Ikkunan oikeassa reunassa näkyvät taulukon sarakeotsikot painikkeina. Vie hiiren osoitin Talo -painikkeen päälle ja vedä painike RIVI osaan otsikoksi. Vedä samalla tavalla Huoneisto -painike TIEDOT osaan, samoin Asukkaita -painike. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

40 Huoneisto painike on nyt muodossa Laske / Huoneisto ja Asukkaita painike muodossa Summa / Asukkaita eli lasketaan taloyhtiöissä olevien huoneistojen lukumäärä ja asukkaiden määrä. Pivot taulukko voitaisiin jo muodostaa, mutta sen riviotsikoiksi tulisi painikkeiden nykyteksti. Tehdään taulukosta helpompilukuinen siistimällä vielä hieman otsikoita Kaksoisnapsauta Laske / Huoneisto painiketta. Näytölle avautuu Pivot-taulukon kenttä valintaikkuna. Ikkunan Yhdistä: -ruudusta voi nyt valita käytettävän funktion. Tässä tapauksessa se on Laske, joka on jo valmiiksi valittuna, joten sille ei ole tarpeen tehdä mitään. Napsautetaan kursori Nimi: ruutuun ja annetaan nimeksi Huoneistojen lukumäärä. Tämä teksti tulee nyt pivot taulukkoon sarakeotsikoksi. Napsautetaan OK. Tehdään samalla tavalla painikkeelle Summa / Asukkaita ja annetaan nimeksi Asukasmäärä. Nimet näkyvät Nimi: -ruudussa nyt kirjoittamassamme muodossa. Uudet nimet eivät vaikuta laskentaan. Napsautetaan OK. Nyt kysytään uudestaan minne pivot-taulukkoraportti sijoitetaan. Valitaan oletus eli uuteen laskentataulukkoon ja napsautetaan Valmis. Tuloksena on uusi laskentataulukko jossa on laskettuna kunkin asunto-osakeyhtiön huoneistojen lukumäärä yhtiöittäin ja yhteensä ja samoin asukkaiden määrä yhtiöittäin ja yhteensä. Kuvassa näkyvä Pivot-taulukon kenttäluettelo poistuu, kun napsautetaan tauluko ulkopuolelle. Pivot-taulukko työkalurivi voidaan sulkea normaalisti sulkemispainikkeesta. Pivot-taulukko työkalurivillä on työkaluja Yhteenvetotaulukon muokkaamiseksi. Ensimmäisen on Ohjattu pivot-taulukko painike, jolla saa näyttöön uudelleen taulukon tekemisen vaiheet 3ja 4. Huutomerkki (aktiivisena punainen) on Päivitä tiedot painike. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

41 Välisummat Excel käyttää välisummauksessa luetteloa ja tekee välisummarivin Tietojen muuttuessa sarakkeessa ruudussa kerrotun otsikon vaihtuessa. Välisumma palauttaa välisumman luetteloon tai tietokantaan. Välisummaluettelo voidaan tehdä joko VÄLISUMMA - funktiolla tai komennolla Tiedot Välisummat. Jälkimmäinen on helpompi tapa. Valmista välisummaluetteloa voi muokata muuttamalla VÄLISUMMA - kaavaa. VÄLISUMMA -funktio ohittaa luettelon suodattamisen piilottamat rivit, mikä on syytä muistaa halutessasi laskea välisumman suodatetun luettelon näkyvistä tiedoista. Lasketaan välisummat taulukkoon Talot1.xls siten, että lasketaan kunkin talon pinta-ala, asukasmäärä, vuokrat, vesimaksut ja maksut yhteensä. Tätä varten luettelon on oltava lajiteltu talojen mukaan. Lajitellusta luettelosta valitaan yksi solu, kuvassa on valittu B7. Annetaan komento Tiedot Välisummat..., ohjelma laajentaa valinnan koko luettelon solualueen valinnaksi. Näytölle avautuu Välisumma valintaikkuna, jonka Tietojen muuttuessa sarakkeessa: - ruudusta valitaan välisummaustekijäksi Talo sarake. Käytä funktiota: ruudusta valitaan funktio SUMMA. Valitaan Lisää välisummat: -ruudun luettelosta laskettavat sarakkeet, mutta funktiota ei tarvitse enää valita. Samalla kerralla voidaan siis laskea usean sarakkeen välisummat, mutta funktion on oltava sama. Välisumma ikkunan alaosan valintaruudussa on valmiina valinnat Korvaa nykyiset välisummat ja Yhteenveto tietojen alapuolelle. Aikaisempia välisummia ei tässä tapauksessa ole, mutta nyt tehtävät välisumma on todella tarkoituskin tehdä ko. talon tietojen alapuolella, joten varmista, että jälkimmäinen valinta tehdään. Lopuksi painetaan OK - painiketta. Tuloksena kunkin talon tietojen lopussa on summattuna määrittelemämme tiedot. Taulukon reunaan on ilmestynyt tiivistys- ja laajennussymbolit. Napsauta Pöllöntaival 21 välisumman kohdalla olevaa tiivistyssymbolia ja näytölle jää vain Tiaisentie 11 tiedot ja Pöllöntaival 21 välisumman kohdalle ilmaantuu laajennussymboli, johon klikkaamalla näytetään taas myös Pöllöntaival 21 kaikki tiedot. Sarakenimien vasemmalla puolella näkyy numerot 1,2 ja 3. Ne ovat jäsennystason tunnuksia ja klikkaamalla numeroon taulukko näytetään kyseisellä jäsennys tasolla. Ykkönen näyttää vähiten eli vain Kaikki yhteensä tiedot. Kakkonen näyttää kaikki välisummat ja kolmonen koko taulukon. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

42 Välisummarivien poistaminen Tietolomake FUNKTIOT Jos funktio Välisummarivit voi myös poistaa varsin helposti. Valitse yksi solu luettelosta ja anna komento Tiedot Välisummat sekä napsauta Poista kaikki painiketta. Kaikki välisummat poistuvat. Lopuksi suljetaan taulukko. Tietolomakkeen avulla voi kirjoittaa kerrallaan luetteloon yhden rivin tietoja tai muuttaa niitä. Ennen kuin voit käyttää tietolomaketta tietueen lisäämiseen uuteen luetteloon, luettelossa täytyy olla jokaisen sarakkeen yläpuolella otsikko. Excel käyttää näitä otsikoita, kun se luo lomakkeeseen kenttiä. Tietolomake ei ole rajaton, siinä voi näkyä korkeintaan 32 kenttää kerrallaan. Tietolomakkeen käyttö sinänsä on helppoa. Valitse solu luettelon siltä riviltä, johon haluat lisätä tietoa ja anna komento Tiedot Lomake. Näytölle ilmaantuu Tietolomake ikkuna (otsikkorivillä lukee laskentataulukon nimi), jossa syöttö ja mahdolliset korjaukset tapahtuvat. Tietueesta (rivi) toiseen liikutaan ikkunan painikkeilla tai nuolinäppäimellä. Page Down ja PageUp painikkeilla pääsee kymmenen tietuetta kerralla alas- tai ylöspäin. Myös vierityspalkki on käytettävissä Kentästä (solu) toiseen liikutaan hiirellä tai Tabulaattori painikkeella. Lasketut kentät näkyvät tietolomakkeessa, mutta niihin ei voi syöttää, eikä pidäkään voida, koska sellaisessa tapauksessa solussa oleva kaava tuhoutuisi. Oppaan ensimmäisessä osassa tutustuimme jo joihinkin funktioihin, nyt opettelemme niitä lisää. Excelissä on yli 200 funktiota, jotka on luokiteltu eri luokkiin. Funktioilla tehdään laskutoimituksia, niiden perustoiminta on sama, joskin funktiokohtaisia eroja löytyy. Funktiokin on kaava, joten sekin alkaa yhtäsuuruusmerkillä ja funktion tulos näkyy solussa, johon se on tehty. Kukin funktio tarvitsee erilaisia lähtötietoja, jotka ilmoitetaan funktion eri muuttujissa eli argumenteissa. Funktiosta riippuen argumentteja voi olla 1-5. Suositeltavaa funktioiden luomisessa on käyttää Ohjattu funktion luominen -toimintaa. Funktio alkaa yhtäsuuruusmerkillä (=), koska kyseessä on kaava. Seuraavana on funktion nimi, esimerkissä PHAKU ja sen jälkeen kaarisulkeiden sisässä funktion argumentit. Argumentit eli muuttujat sisältävät ne tiedot, joiden perusteella funktio suorittaa laskutoimituksia. Argumentit voivat olla solu- ja solualueviittauksia, lukuja, toisia funktioita jne. Puolipiste (;) erottaa argumentit toisistaan ja kaarisulut ( ) osoittavat argumenttien alkuja loppukohdan. JOS -funktio kuuluu loogisten funktioiden luokkaan. Funktio ottaa laskennassa huomioon erilaisia vaihtoehtoja. Otetaan esimerkiksi jo aiemminkin käyttämämme harjoitus, jolla olemme opetelleet suoraa viittausta ja solujen nimeämistä. Alennusprosentti vaihtelee siten, että alle 150 mk:n hintaisissa tuotteissa alennusta ei anneta ja kalliimmissa se on 10 %. Tämä voidaan toteuttaa Jos -funktiolla seuraavasti: Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

43 Valitse solu C5 ja klikkaa työkalurivin Ohjattu funktion luominen -painiketta. Valitse avautuvasta Liitä funktio -ikkunasta funktioluokaksi Loogiset ja funktioksi JOS ja napsauta OK painiketta. Kirjoita avautuvan ikkunan Totuustesti -ruutuun ehto B5>150. Soluosoitteen saat napsauttamalla kyseistä solua. Arvo jos tosi -ruutuun tehdään kaavab5-b5*$c$2/100 ja Arvo jos epätosi -ruutuun napsautetaan alkuperäinen hinta solusta B5 ja vielä lopuksi napsaute taan OK -painiketta. Nyt näemme kaavarivillä seuraavan kaavan: =JOS(B5>150;B5-B5*$C$2/100;B5). Kopioidaan kaava täyttökahvasta vetämällä muihin soluihin. Nyt yli 150 mk maksavien tuotteiden hinnat näkyvät alennettuina, muiden tuotteiden kohdalla näkyy alkuperäinen hinta. JOS -funktion muoto on siis seuraava: JOS(totuus_testi;arvo_jos_tosi;arvo_ jos_epätosi). JOS funktio voi saada kaksi arvoa. Jos totuus_testi on tosi, funktio saa arvon tosi arvo_jos_tosi, muussa tapauksessa se saa arvon arvo_jos-epätosi. Ruudussa totuus_testi käytetään vertailuoperaattoreita, arvo_jos_tosi ja Jos funktion muodostaminen arvo_jos_epätosi -ruuduissa voi olla arvo, kaava tai toinen funktio. Kaavaa käytettäessä sen eteen ei kirjoiteta yhtäsuuruusmerkkiä. Hieman arkisemmin ilmaistuna em. kaava kuuluu: Jos solussa B5 oleva arvo on suurempi kuin 150 niin laske alennusprosentti (annetulla kaavalla), muutoin alkuperäinen arvo (eli B5:ssä oleva arvo). Sinänsä funktion voi kirjoittaa suoraan kaavarivillekin, mutta Ohjattu kaavion luominen -toiminto säästää paremmin sekä kirjoitus että soluosoitevirheiltä. Esimerkkimme voisi olla myös sellainen, jossa alennusprosentti muuttuu hinnan mukaan vaikkapa siten, että 150 mk ylittävän hinnan osalta alennus on edelleen 10 %, mutta halvemmilla tuotteilla 5 %. Nyt kaava olisi seuraava: =JOS(B5>150;B5-B5*$C$2/100;B5-B5*5/100). Täysin oikeaoppisesti kirjoitettuna sekä 150 mk, että 5 % kuuluisi olla omassa solussaan ja kaavassa viitattaisiin niihin. Esimerkiksi =JOS(B5>$F$2;B5-B5*$C$2/100;B5-B5*$E$2/100), jossa solussa F2 on em. 150 mk ja solussa E2 alennusprosentti 5. Laske.jos ja Summa.jos funktiot LASKE.JOS -funktio laskee alueen solut, joiden sisältö vastaa annettuja ehtoja. Olemme jo käyttäneet Talot.xls tiedostoa ja sen Talot taulukkoa yhteenvetotietoja tehdessämme. Nyt laskemme taloissa sijaitsevat huoneistot niiden keittiötyyppien mukaan LASKE.JOS - funktiolla ja asukkaiden määrän huoneistotyypeittäin käyttäen SUM- MA.JOS -funktiota. Talojen huoneistoissa on kolmentyyppisiä keittiöitä: keittokomeroita, tavallisia keittiötä ja tupakeittiöitä. Me tarvitsemme taulukkoomme tiedot siitä, kuinka monta kunkin keittiötyypin huoneistoa missäkin talossa on. Kuvan taulukossa näkyvät Tiaisentie 11 tiedot, joten käytämme niitä esimerkissämme. Lasketaan ensin ne huoneistot, joissa on keittokomero. Tieto tulee soluun F37, joten napsautetaan hiiren osoitin siihen ja seuraavaksi napsautetaan työkalurivin Ohjattu funktion luominen -painiketta. Valitaan avautuvasta Liitä funktio -ikkunasta funktioluokaksi Tilastofunktiot ja funktioksi LASKE.JOS Valitse Alueruu- Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

44 Rahoitusfunktiot tuun solualue E23:E30, tällä alueella sijaitsevat tiedot Tiaisentie 11 keittiötyypeistä. Alueen voi määritellä suoraan taulukosta vetämällä. Ehdot kohtaan kirjoitetaan "kk" ja lopuksi painetaan OK -painiketta. Soluun F37 ilmestyy luku 0, koska kohteessa ei ole ainoatakaan keittokomerolla varustettua huoneistoa. Kaavarivillä näemme kaavan =LASKE.JOS(E23:E30;"kk"). Vastaavasti tehdään kaavat muiden keittiötyyppien mukaan kaikkien talojen osalta. SUMMA.JOS -funktio laskee ehdot täyttävien solujen summan. Käytämme sitä hyväksemme, kun laskemme eri tyyppisten huoneistojen lukumäärää kussakin talossa. Lasketaan ensin Pöllöntaival 21 yksiöissä asuvien asukkaiden määrä. Tieto sijoitetaan soluun B36, joten klikataan hiiren osoitin siihen ja valitaan työkaluriviltä Ohjattu funktion luominen. Valitaan funktioluokaksi Matemaattiset ja trigonometriset ja funktioksi SUMMA.JOS sekä painetaan OK -painiketta. Nyt joudumme määrittelemään kolme argumenttia. Alueruutuun valitaan alueeksi D5:D22, tällä solualueella sijaitsevat tiedot Pöllöntaival 11 huoneistojen tyyppitiedot. Ehdot ruutuun kirjoitetaan 1 ja Summa-alue -ruutuun valitaan alue G5:G22. Tällä alueella sijaitsevat tiedot kunkin huoneiston asukasmäärästä. Lopuksi painetaan OK-painiketta ja soluun B36 ilmestyy luku 4 eli niin monta asukasta on asuu ko. talon yksiöissä. Kaavarivillä näemme kaavan =SUMMA.JOS(D5:D22;1;G5:G22). Vastaavasti lasketaan muiden asuntotyyppien asukasmäärät. Esimerkeissä käytimme työkaluriviltä Ohjattu funktion luominen -toimintoa, koska siten pääsemme mahdollisimman vähällä kirjoittamisella ja samalla säästymme kirjoitusvirheiltä, mutta luonnollisesti kaavat voi kirjoittaakin. Rahoitusfunktiot toteuttavat tavanomaisia liiketoimintaan liittyviä laskuja, kuten lainan takaisinmaksua, investoinnin tulevaa arvoa tai nykyistä nettoarvoa sekä arvopaperien arvoja. Lasketaan lainan maksuerän suuruus sekä koron ja lyhennyksen osuus. Yleensä rahoitusfunktioissa pätee sääntö, että jos aika ilmoitetaan vuosina, ilmoitetaan myös korko vuosikorkona ja sijoitus vuosisijoituksena. Jos aikajaksojen määrä ilmoitetaan kuukausina, ilmoitetaan myös korko kuukaudessa (eli jaetaan 12:lla) ja mahdollinen sijoitus kuukausisijoituksena. MAKSU, IPMT JA PPMT-funktiot Olemme ottamassa :n lainaa ja meitä kiinnostaa takaisinmaksuerien suuruus niin koron kuin lyhennyksenkin osalta. Käytämme laskemiseen funktioita MAKSU, IPMT ja PPMT. MAKSU funktio laskee annuiteettilainan tai -sijoituksen maksuerän annetulla kaudella käyttämällä vakioeriä ja -korkoa. IPMT funktio laskee sijoitukselle tiettynä ajanjaksona kertyvän tai lainasta maksettavan koron, kun sijoitus tehdään tai laina maksetaan säännöllisinä maksuerinä ja käytössä on vakiokorko. PPMT funktio puolestaan laskee säännöllisiin vakiomaksueriin ja korkoon perustuvan annuiteettilainan tai -sijoituksen maksuerän annetulla kaudella. Laskemista varten tarvitsemme lainan summan, laina-ajan ja koron, loppu saadaan laskemalla. Korkoprosentin ilmaiseva solu muotoillaan prosenttimuotoilulla. Teemme kuvan mukaisen taulukon. Korko ja Lyhennys sarakkeisiin laadimme kaavat, joilla korko (IPMT funktio) ja Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

45 lyhennys (PPMT funktio) lasketaan. Puolivuotismaksu perustuu funktioon MAKSU. Ensimmäisen erän korko tulee soluun B9, johon teemme seuraavan kaavan: =IPMT($F$4/2;A9;$D$4*2;$B$ 4). Kaava tehdään Funktion lisääminen toiminnalla ohjatusti. Napsautetaan Summa painikkeen nuolta työkalurivillä ja valitaan funktioluokaksi Rahoitus, josta etsimme funktion IPMT. Sinänsä kaikki tässä tarvitsemamme funktiot ovat rahoitusfunktioita. MAKSU -funktio Näytölle avautuu IMPT -ikkuna. Korko ruudussa viitataan korkoprosentin sisältävään soluun. Viitteen voi kirjoittaa tai osoittaa hiirellä. Napsauta hiirellä suoraan korkoprosentin sisältävään soluun, tässä tapauksessa F4 ja tieto ilmestyy Korko ruutuun. Maksujaksoja on vuodessa kaksi, joten korko on vielä jaettava kahdella. IPMT -funktio Kausi ruudussa viitataan ensimmäiseen maksujaksoon, joka nyt löytyy solusta A9. Viittaus tehdään kuten edellä. Kaudet yhteensä ruutuun tulee laina-aika, joka löytyy solusta D4. Tämä kerrotaan kahdella, koska maksujaksoja on vuodessa kaksi. Nykyarvo ruutuun tulee lainan nykyarvo eli , joka löytyy solusta B4. Nyt kaavamme on valmis ja napsautetan OK painiketta. Solussa B4 meillä on nyt seuraava kaava: =IPMT(F4/2;A9;D4*2;B4), jonka mukaan ensimmäisen maksuerän korko on Tästä eteenpäin kaava voidaan kopioida, mutta sitä ennen määriteltävä suora viittaus soluihin F4 (korkoprosentti), D4 (laina-aika) ja B4 (lainasumma), jonka jälkeen kaava näyttää seuraavalta: PPMT -funktio =IPMT($F$4/2;A9;$D$4*2;$B$4). Seuraavaksi lasketaan ensimmäisen erän lyhennys. Tähän käytämme funktiota PPMT. Tämä onkin ainoa ero edelliseen, muutoin toimitaan täsmälleen samalla tavalla. Tuloksena on kaava =PPMT($F$4/2;A9;$D$4*2;$B$4), tässä suorat viittaukset on jo määritelty ja saamme tulokseksi Puolivuotismaksun laskemiseen käytämme funktiota MAKSU. Tulos näkyy solussa C6. Nyt tarvitsemme vain kolme argumenttia; Koron, Kaudet_yht. ja Nykyarvon. Määrittely tapahtuu kuten kahdessa edellisessäkin funktiossa. Tuloksena on kaava: =MAKSU(F4/2;D4*2;B4). Tämä tulos näkyy vain tässä solussa, joten nyt ei tarvita suoran viittauksen määrittelyä. Lisäksi voimme laskea sellaisia tietoja kuin lyhennykset yhteensä, korot yhteensä ja kaikki yhteensä, mutta ne ovat yhteenlaskua, joka on opeteltu jo oppaan ensimmäisessä osassa. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

46 PHAKU funktio Kalenterifunktioita PHAKU -funktio hakee annettua arvoa matriisin ensimmäisestä sarakkeesta ja palauttaa löydetyssä solussa olevan arvon. Tätä funktiota käytetään kun vertailuarvot ovat haettavan tiedon vasemmalla tai oikealla puolella olevassa sarakkeessa. Selkokielellä sanottuna PHAKU -funktiolla haetaan taulukkomatriisista pystysuoraan. VHAKU funktio puolestaan hakee annettua arvoa matriisin ylimmältä riviltä ja palauttaa määritetyssä solussa olevan arvon. Solu on samassa sarakkeessa kuin ylimmän rivin haettu arvo eli haetaan taulumatriisissa vaakasuoraan. Tässä opettelemme käyttämään PHAKU funktiota ja käytämme sitä hyväksemme yrityksen sisäisen puhelinluettelon toteuttamisessa. Meillä on kuvan mukainen puhelinluettelo, jossa on yrityksen henkilöstön sisäiset puhelinnumerot ja josta voi henkilön nimellä etsiä hänen puhelinnumeroaan. Sijoitamme varsinaisen puhelinluettelon omaan taulukkoonsa ja hakutoiminnon ja sen tuloksen omaansa eli linkitämme tiedot. Ensimmäisessä kuvassa (ed. sivu) on puhelinluettelo ja toisessa hakutoiminto. Tässä se on toteutettu siten, että voidaan hakea joko nimen tai numeron perusteella. Puhelinluettelo on taulukon solualueella B5:C14. Hakutoiminto on toteutettu omaan taulukkoonsa siten että soluun B4 kirjoitetun henkilön puhelinnumero näkyy solussa D4. Valitaan solu D4 ja napsautetaan Summa painikkeen nuolta työkalurivillä ja valitaan funktioluokaksi Haku ja funktioksi PHAKU. Avautuvan ikkunan Hakuarvo ruutuun valitaan solu B4 suoraan taulukosta. Taulukko_matriisi ruutuun valitaan puhelinluettelon sisältävästä taulukosta (pääset taulukkoon taulukonvalitsimeen napsauttamalla) solualue B4:C14. Sar_indeksi_nro ruutuun kirjoitetaan luku 2, joka ilmoittaa, että funktio palauttaa soluun B4 arvon taulukkomatriisin toisesta sarakkeesta. Samalla kun siirryt em. ruutuun, ohjatun toiminnon ikkuna palaa hakutoiminnon sisältävään taulukkoon. Haemme vain oikein kirjoitettuja nimiä ja siksi Alue_haku ruutuun kirjoitetaan epätosi. Lopuksi painetaan OK painiketta. PHAKU ei haettaessa erottele isoja ja pieniä kirjaimia, molempia voi siis käyttää. Nimi on kuitenkin kirjoitettava kokonaan, muussa tapauksessa nimi tulkitaan vääräksi ja numeroa ei löydy. Haettaessa nimi kirjoitetaan soluun B4 ja painetaan Enter, puhelinnumero ilmestyy soluun D4. Kuvasta näkyy, että haku toimii myös siten, että annetaan puhelinnumero ja saadaan kyseisen henkilön nimi. Sitä varten taulukkoon on lisättävä nimet myös puhelinnumeron sisältävän sarakkeen oikealle puolelle (D sarake) ja Taulukko_matriisi ruutuun valitaan alueeksi C5:D14. Kalenterifunktioiden avulla voi laskea vaikkapa kahden päivämäärän erotuksen käyttäen 360-päiväistä vuotta tai näyttää solussa muuttuvan päiväyksen. Käytettävissä ovat mm. seuraavat funktiot, jotka kuuluvat funktioluokkaan Kalenteri (Date & Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

47 Time): Muuttuva päiväys: TÄMÄ.PÄIVÄ() (TODAY) Muuttuva päiväys kellonajalla: NYT() (NOW()) LISÄÄ FUNKTIOITA Jos työkirjassa on muuttuvia aikafunktioita, ne voi päivittää painamalla F9. Pieni Suuri MIN- ja MAKS-funktioilla haetaan solujen pienin ja suurin arvo. PIENI- ja SUURIfunktioiden avulla voidaan palautaa k:nneksi pienin tai suurin arvo. Nämä funktiot ovat tilastollisia funktioita. Lasketaan kolmanneksi pienin ja kolmanneksi suurin mittaus. Kaava =PIENI(A9:A18;A2) tulee soluun D2. Funktio etsii kolmanneksi pienimmän mittauksen alueelta A9 A18. Argumentti A2 kertoo paikan, jossa kerrotaan monenneksiko pienin arvo lasketaan. Kaava =SUURI(A9:A18:A3) tulee soluun D3. Funktio etsii kolmanneksi suurimman mittauksen alueelta A9 A18. Argumentti A3 kertoo paikan, jossa kerrotaan monenneksiko suurin arvo lasketaan. Ketjuta Valitaan solu A5 ja tehdään siihen kaava, jossa käytetään KETJUTA-funktiota. Kaava on seuraava: =KETJUTA(A2;":ksi ";B2;" on ";D2). Tulo Huomautuksia Palauttaa argumentteina annettujen lukujen tulon. Syntaksi: TULO(luku1;luku2;...) Luku1,luku2;... ovat 1 30 lukua, jotka haluat kertoa keskenään. Funktio laskee kaikki argumentit, jotka ovat lukuja, totuusarvoja tai tekstimuotoisia lukuja. Virhearvot tai tekstit, joita ei voi muuntaa luvuiksi, aiheuttavat virheen. Jos argumentti on matriisi tai viittaus, funktio laskee vain matriisissa tai viittauksessa olevat luvut. Se ohittaa tyhjät solut, tekstin ja virhearvot. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

48 Esimerkki Kaava: =TULO(A2:A4) Kertoo annettujen solujen luvut keskenään (2 250) =TULO(A2:A4; 2) Kertoo annettujen solujen luvut keskenään ja saadun tulon kahdella (4 500) Pyöristys (matemaattiset ja trigonometriset funktiot) Esimerkki Excel tallentaa luvut 15 merkin tarkkuudella ja laskee tällä tarkkuudella. Näytössä luvut voivat näkyä eri tarkkuudella muotoilusta riippuen. Syntaksi: PYÖRISTÄ(luku;numerot). PYÖRISTÄ-funktiossa on kaksi argumenttia. Luku ilmoittaa pyöristettävän luvun. Numerot ilmoittaa käytettävien desimaalien määrän. JA & TAI funktiot (loogiset funktiot) JA-funktio palauttaa arvon TOSI, jos kaikki funktion argumentit ovat tosia, ja arvon EPÄTOSI, jos yhden tai useamman argumentin arvo on EPÄTOSI. Sisäkkäinen funktio. Tehdään soluun B4 kaava, jolla tutkitaan, ovatko luvut soluissa A2:A3 välillä Aloitetaan kaava JOS-funktiolla. Kirjoitetaan ensi Arvo_jos_tosi-ruutuun teksti Arvo on alueen ulkopuolella ja Arvo_jos_epätosi-ruutuun A3. Lisätään Totuus_testi-ruutuun JA-funktio seuraavasti: JA(1<A3;A3>100) (kaikki kirjoitetaan). TAI-funktio palauttaa arvon TOSI, jos yhden tai useamman argumentin arvo on TOSI. Jos kaikkien argumenttien arvo on EPÄTOSI, palauttaa funktio arvon EPÄTOSI. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

49 Laske funktion variaatiot LASKE.A LASKE.TYHJÄT LASKE TAVOITTEENHAKU Monet funktiot muodostavat funktioperheen. Samaan perheeseen kuuluu useita samantapaisi funktioita, joilla on vain pieniä eroja. Edellä tällaisen perheen muodostivat PHAKU ja VHAKU funktiot. Toinen tällaisen perheen muodostavat erilaiset Laske funktiot. Olemme jo tutustuneet Laske.jos funktioon ja tässä tutustumme joihinkin muihin Laske funktion variaatioihin. LASKE.A laskee ei-tyhjän alueen arvojen määrän. Arvo voi olla mikä hyvänsä merkki (solussa voi olla useampikin merkki). Jos solussa jotakin on, se on yksi esiintymä ts. funktiolla lasketaan esiintymien lukumäärä. Lasketaan taulukosta miesten ja naisten määrä. Taulukossa nämä on merkitty omaan sarakkeeseensa x -merkillä. LASKE.A kuuluu tilastofunktioihin. Funktion argumentit ikkunassa ruutuun Arvo1 määritellään alue, jossa laskettavat merkit sijaitsevat. Lasketaan ensin miesten lukumäärä. Napsautetaan ruutuun G8 ja otetaan esiin LASKE.A funktio. Maalataan alue C3 C16 ja napsautetaan OK. Soluun G8 ilmestyy arvo 8 eli miesten lukumäärä. Naisten määrä lasketaan samoin. Ole tarkka alueen valinnassa. Sarakeotsikko ei saa tulla mukaan, muutoin sekin lasketaan mukaan ja tulos on virheellinen. Yhteismäärä voidaan laskea yhteenlaskuna tai Summa funktiolla, mutta myös LASKE.A funktiolla. Jälkimmäisellä tavalla laskettaessa valitaan sekä miesten että naisten sarake. LASKE.TYHJÄT laskee alueella olevat tyhjät solut. Edellä oleva esimerkissä toinen sukupuoli voitaisiin laskea tällä funktiolla. Lasketaan miehet naisten sarakkeesta. Naiset on merkitty omaan sarakkeeseensa merkillä x. Nämä esiintymät laskettiin LASKE.A funktiolla. Miesten osalta tässä sarakkeessa ei ole merkintää eli solu on tyhjä. Laskemalla sarakkeesta tyhjät solut, saadaan laskettua miesten lukumäärä. Argumentti-ikkunassa on vain yksi ruutu, johon määritellään alue, jolta tyhjät solut lasketaan. Tämäkin funktio on tilastofunktio. LASKE funktio kuuluu sekin tilastofunktioihin ja on taas uusi variaatio LASKE funktioista. Se laskee alueella olevat luvut. Käytetään samoin kuin LASKE.A funktiotakin. Excelin perustyökalu ennusteiden tekemistä varten on Tavoitteen haku komento. Komento päättelee tuntemattoman arvon, joka tuottaa tietyn tuloksen. Komento on yksinkertainen, koska se on suoraviivainen, operoidaan Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

50 vain yhdellä muuttujalla. Sinänsä tavoitteen haku kuuluu komentovalikoimaan, jota myös joskus kutsutaan mitä jos -analyysityökaluiksi. Käytettäessä komentoa Tavoitteen haku, tarvitaan laskentataulukossa seuraavat asiat: Kaava, joka laskee tavoitteen Tyhjä solu puuttuvaa lukua varten, jonka Tavoitteen haku komento laskee. Kaikki muut kaavassa tarvittavat arvot. Kun tavoitteenhaku komento käynnistyy, se kokeilee toistuvasti uusia arvoja muuttujasolussa, jotta asetettu ratkaisu löytyisi. Prosessia nimitetään iteroinniksi ja se jatkuu kunnes yrityksiä on tehty 100 kertaa tai saatu vastaus on 0,001:n tarkkuudella oikein. Laskenta käy nopeasti, joten se säästää aikaa verrattuna metodiin, jossa itse sijoittaisi kaavaan yksitellen erilaisia lukuja. Tavoitteen haku komennolla lasketaan ennuste seuraavasti: Luo laskentataulukko, joka sisältää kaavan, tyhjän muuttujasolun tulosta varten sekä muut laskennassa tarvittavat tiedot. Kuvien esimerkissä lasketaan kuinka monta 1,75 :n hintaista kahvikuppia pitää myydä, jotta kokonaismyynti olisi 500. Valitse laskentataulukossa solu, joka sisältää kaavan. Tavoitteen haku valintaikkunassa tätä solua nimitetään Määritä soluksi. Anna komento Työkalut Tavoitteenhaku. Näyttöön avautuu Tavoitteen haku valintaikkuna. Valitun solun nimi näkyy Määritä soluun: -muokkausruudussa ja laskentataulukossa tämän solun ympärillä näkyy muurahaispolku. Siirry muokkausruutuun (paina sarkain näppäintä tai napsauta hiirellä) Tavoitearvo ja kirjoita siihen tavoite, jonka haluat saavuttaa. Haluamme tavoitearvon olevan 500, joten kirjoitetaan ruutuun 500. Siirry muokkausruutuun Muuttamalla solua. Tarvittaessa siirrä Tavoitteen haku valintaikkuna pois edestä ja napsauta solua, johon haettava arvo lasketaan. Tämä on yksi arvo, jonka Tavoitteen haku -komento laskee tavoitteen ja Määritä solussa olevan kaavan perusteella. Napsauta OK painiketta ja tavoitteen ratkaisun laskemin käynnistyy. Tavoitteen haku valintaikkunassa näkyy viesti, kun iterointi on valmis ja laskennan tulos näkyy laskentataulukossa. Napsauta OK painiketta niin Tavoitteen haku valintaikkuna sulkeutuu. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

51 PÄIVÄMÄÄRÄT JA AJAT LASKENNASSA Excel tallentaa tunnistetut päivämäärät tai ajat sisäisesti järjestyslukuina, jolloin niitä on helpompi käyttää funktioissa ja kaavoissa ja niiden muotoa on mahdollista muuttaa laskentataulukon solussa. Soluun voi kirjoittaa päivämäärän aivan normaalisti, esimerkiksi ja ohjelma muotoilee syötteen päivämääräksi (kts. kuva). Erotin on piste. Päivämäärää ja aikaa pääsee muotoilemaan komennolla Muotoile Solut. Valitaan välilehti Luku ja sieltä kohta Päivämäärä, jolloin voi valita kulloinkin tarvittavan muodon. Aivan samalla tavalla muotoillaan Aika. Kahden päivämäärän välinen erotus päivinä lasketaan yksinkertaisesti vähennyslaskuna. Päivämäärän lukuarvo määräytyy siten, että ohjelma laskee päivät alkaen , joka on päivä 1, ja päättyen kirjoittamaasi päivään. Tämä lukuarvo on ohjelman sisäinen esitysmuoto, jollaisena se ei näy näytössä, mutta mahdollistaa laskutoimitukset päivämäärillä. Näytön näkymä riippuu muotoilusta. Päivämäärät soluihin A2 ja B2 on vain syötetty ja Excel on muotoillut solut automaattisesti päivämääriksi. Solussa C2 on kaava =B2 A2, tuloksena päivämäärien erotus päivinä eli 13 päivää. Solu C3:n muotoiluna on Luku. Kellonaikojen osalta erotus lasketaan niin ikään vähennyslaskuna =B2-A2. Nyt kaikki aikoja sisältävät solut on muotoiltu Aikamuotoilulla, joka näyttää tunnit ja minuutit (kts. kuva). Ajoissa erotin on kaksoispiste (:). KELPOISUUSTARKISTUS Joskus on tarpeen määritellä sääntöjä soluun syötettävästä tiedosta. Voidaan esimerkiksi määritellä, että soluun syötettävien lukujen on oltava tietyllä lukualueella (esim ). Excelissä voi asettaa tietojen kirjoittamiseen tällaisia rajoituksia käyttämällä muotoiluasetusta, josta käytetään nimitystä tietojen kelpoisuuden tarkistus. Tietojen kelpoisuuden tarkistus tiettyyn solualueeseen asetetaan seuraavasti: 1. Valitaan solut, jotka halutaan suojata tietojen kelpoisuuden tarkistuksen avulla. Valittuun alueeseen pitäisi kuulua solut, jotka sisältävät aikaisemmin kirjoitettuja tietoja sekä näiden alapuolella olevat tyhjät solut, joihin voidaan lisätä uusia tietueita. 2. Annetaan komento Tiedot Kelpoisuustarkistus. Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen valintaikkuna avautuu näytölle. Napsauta Asetukset välilehteä ellei se ole jo valittu. 3. Määrittele Hyväksy luetteloruudussa tietojen muoto, joka vaaditaan valituissa soluissa. Kun valitaan arvo Hyväksy luetteloruudussa, tulee valintaikkunaan tämän luetteloruudun alapuolella näkyviin lisää muokkausruutuja, joissa voi määritellä kirjoi- Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

52 tettaville tiedoille lisäehtoja tai rajoituksia, kuten pienin arvo ja suurin arvo, jotka hyväksytään. 4. Napsautetaan Sanoma välilehteä ja valitaan Näytä sanoma, kun solu on valittu -valintaruutu ja kirjoita sanoma, joka tulee näkyviin, kun solu valitaan. 5. Napsautetaan Virhesanoma välilehteä ja valitaan Näytä virhesanoma, jos kirjoitetut tiedot eivät täytä ehtoja asetus ja määritellään virhesanoma. 6. Valitaan Tyyli luetteloruudussa jokin seuraavista asetuksista: Lopetus, jos halutaan estää kirjoittaminen, Varoitus, jos halutaan varoittaa käyttäjää, mutta sallia kirjoitetut tiedot tai Tiedotus, jos halutaan näyttää huomautus, mutta sallia kirjoitetut tiedot. 7. Kirjoitetaan Virhesanoma muokkausruutuun sanat, jotka halutaan näyttää virhesanomaikkunassa, jos käyttäjä kirjoittaa virheellisiä tietoja. Virhesanomaikkuna tulee näkyviin, jos virheellisiä tietoja kirjoitetaan. 8. Napsautetaan OK painiketta, jolloin Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen -valintaikkuna sulkeutuu. Mikäli kohdassa 7 esitetty teksti kirjoitettiin, voi tämän tekstin nähdä näyttöön avautuvassa valintaikkunassa, kun virheellisiä tietoja kirjoitetaan johonkin sellaiseen soluun, jossa tämä tietojen kelpoisuuden tarkistus on määritelty. MAKROT Kaikki toiminnot, jotka voidaan tehdä hiiren ja näppäimistön avulla, voidaan myös automatisoida makroiksi. Jos teet jotakin toimintoa toistuvasti Excelillä, toiminto kannattaa automatisoida makron avulla. Ensin luodaan makropainike, seuraavaksi kytketään päälle makron nauhoitus ja tehdään näppäimistöllä ja hiirellä kaikki ne vaiheet, jotka halutaan saada aikaan yhdellä painikkeen painalluksella ja lopuksi lopetetaan makron nauhoitus. Makrot ovet erityisiä makrokäskyjä, jotka tallennetaan työkirjan makromoduuliin ja jotka voidaan suorittaa aina, kun haluat toteuttaa toiminnon. Kyseessä ei vielä ole varsinainen ohjelmointi, joten ohjelmointitaitoja ei tarvita. Nauhoitustoiminnolla vain tallennetaan vain samat toiminnot, jotka muutoin tehdään näppäimillä tai hiirellä ja nauhoitustoiminta kääntää tehdyt toiminnot Visual Basiciksi, jota Excel käyttää. Makroa nauhoitettaessa toiminta on suunniteltava huolella. Virheet voidaan korjata nauhoitettaessa, mutta ne sisältyvät silloin makroon ja suoritetaan joka kerta, kun makro suoritetaan. Käytimme aikaisemmin pikasuodatusta etsiessämme huoneistoja, joissa asuu kaksi henkeä. Toteutamme nyt makrolla saman suodatuksen. Makroja tulee tosiasiassa kaksi, koska automatisoimme toimintaa niin, että suodatus myös poistetaan makrolla. Makrojen käyttö voidaan toteuttaa useilla tavoilla, mutta me teemme suodatusta varten taulukkoon painikkeen, jota napsauttamalla suodatus toteutetaan. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

53 Ota esiin Lomakkeet työkalurivi ja napsauta sen Painike painiketta (toinen painike ylhäällä oikealla). Vie hiiriosoitin taulukon siihen kohtaan, johon haluat painikkeen tulevan ja piirrä painike. Esimerkissämme hyvä paikka on talotietojen sarakeotsikkojen yläpuolella, koska siellä painikkeet ovat näkyvissä koko ajan. Näytölle tulee Liitä makro ikkuna. Ikkunan Makron nimi: -ruudussa annetaan makrolle toimintaa kuvaava nimi. Nimessä ei saa olla välilyöntejä, välilyönti voidaan korvata alaviivalla. Makrojen lähde: -ruudussa määritellään makron vaikutusalue. Kuvassa kohteena ovat kaikki avoimet työkirjat. Napsautetaan ruudun oikeassa päässä olevaan nuolenkärkeen ja valitaan avautuvasta valikosta vaihtoehto Tähän työkirjaan. Sen jälkeen napsautetaan painiketta Nauhoita makro:. Näytölle tulee Nauhoita makro ikkuna. Ellet ole nimennyt makroa jo aiemmin, voit tehdä sen vielä tässä. Kuvaus: -ruutuun kirjoitetaan kuvaus makron toiminnasta. Ohjelma tarjoaa kuvassa oleva tekstiä, mutta on hyvä kirjoittaa parempi kuvaus. Pikanäppäin: -ruudussa voidaan määritellä makrolle myös pikanäppäin CTRL + jokin näppäin. Kun määrittelyt on tehty painetaan OK painiketta ja makron nauhoitus alkaa. Näytöltä poistuvat kaikki makron tekemisen ikkunat ja nyt teemme pikasuodatuksen aivan normaalisti. Jokainen näppäimen painallus nauhoittuu makroon, joten varmista ennen makron nauhoitusta, että mukaan tulee vain tarpeellinen. Kun suodatus on tehty, anna komento Työkalut Makro Lopeta nauhoittaminen. Tässä vaiheessa näytöllä näkyvät suodatetut tiedot, joten poista suodatus ja paina tekemääsi painiketta, suodatus toteutuu. Painikkeen nimi on edelleen Painike 1, joten se on vielä muutettava kuvaavammaksi. Paina CTRL painike pohjaan ja napsauta painiketta hiiren vasemmalla painikkeella, jolloin painikkeen reunoihin tulee paksu harmaa viiva, josta laatikkoa voi siirtää ja jonka koonmuutosneliöistä painikkeen kokoa voi muuttaa. Napsauta hiirellä painikkeen päällä, jolloin tekstikohdistin alkaa vilkkua painikkeen sisällä. Nyt voit muuttaa painikkeen tekstiksi haluamasi. Lopuksi napsauta johonkin painikkeen ulkopuolelle, nyt painike on valmis. Tämän jälkeen teemme vielä toisen makron, joka poistaa suodatuksen. Se tehdään samalla tavalla kuin suodatuspainikekin, jonka jälkeen taulukossa on kaksi painiketta, jotka suorittavat edellä kuvatut toiminnot. Makron liittäminen painikkeeseen Makroa voidaan käyttää ilman painikettakin ja vasta myöhemmin liittää painikkeeseen. Toiminto ei paljoakaan poikkea edellä kuvatusta. Aloitetaan ottamalla esiin Lomake työkalu ja piirtämällä painike haluttuun kohtaan. Kun painike on piirretty, avautuu näytölle Liitä makro valintaikkuna ja ikkunan Makron nimi: -luettelosta voidaan nyt valita mikä makro painikkeeseen liitetään. Kun valinta on tehty, napsautetaan vielä OK. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

54 Katsotaan vielä mahdollisuus, että sekä painike että makro ova olemassa, mutta niitä ei ole kytketty. Tällöin napsautetaan painiketta hiiren oikealla painikkeella ja näytölle avautuu pikavalikko, josta valitaan komento Liitä makro. Jälleen Liitä makro valintaikkuna avautuu ja voidaan valita liitettävä makro. TYÖKIRJAN OMINAISUUKSIA Tunniste- ja metatiedot JAETTU TYÖKIRJA Excelin työkirjaan liittyy monia ominaisuuksia, joista seuraavassa tutustumme metatietojen käyttöön ja työkirjan jakamiseen verkossa. Metatieto on tietoa tiedosta. Komennolla Tiedosto Ominaisuudet avautuu näytölle Ominaisuudet ikkuna, jossa voidaan syöttää tiedostoa koskevia tunnistetietoja. Tiedot kertovat kuka tiedoston on tehty, milloin se on luotu ja milloin sitä on viimeksi muokattu sekä erilaista muuta tietoa. Tunnistetietojen avulla voidaan esimerkiksi helpottaa tiedoston löytymistä. Ominaisuus ikkuna avautuu tallennettaessa automaattisesti, jos ohjelman asetuksissa on valinta Asetukset valintaikkunan Yleiset välilehden kohdassa Kysy yhteenvetotiedot. Jos yhteenvetotietoja ei anneta, painetaan vain OK painiketta. Yleiset välilehdestä näkyy mm. tiedoston tyyppi, sijainti ja koko sekä luonti- ja muokkauspäivämäärä. Tilastotiedot välilehdestä näkyy tietoja tiedoston käytöstä, jotka ovat osin samoja kuin Yleiset välilehdessä. Sisältö välilehdestä näkee työkirjan taulukot. Excelin työkirjan voi jakaa, jolloin useat käyttäjät voivat käyttää sitä samanaikaisesti (mutta ei muotoilla). Edellytyksenä on, että käytettävissä on jaettu kansio verkossa. Toimitan seuraavasti: 1. Luodaan uusi työkirja normaalisti. Koska useat käyttäjät voivat käyttää työkirjassa olevia laskentataulukoita, on taulukot syytä muotoilla erityisen huolellisesti ja selkeästi. 2. Annetaan komento Työkalut Jaa työkirja. Kun Jaa työkirja valintaikkuna avautuu näyttöön napsautetaan välilehteä Muokkaus. 3. Valitaan valintaruutu Salli useamman kuin yhden käyttäjän tekemät muutokset, jolloin työkirja on määritelty jaetuksi työkirjaksi. Napsautetaan OK painiketta. Näyttöön avautuu valintaikkuna, jossa pyydetään tallentamaan työkirja (Välttämätöntä, jos työkirja halutaan jakaa usean käyttäjän kesken). 4. Napsautetaan OK painiketta, jolloin työkirja tallentuu. Kun työkirja on tallennettu, näkyy otsikkorivillä sana Jaettu, mikä ilmaisee, että nyt ollaan muokkaamassa jaettua työkirjaa. Niin kauan kuin työkirja on asetettu jaetuksi, työkirjassa ei voida tallentaa kaavoja tai muokata solujen muotoilua. 5. Kopioidaan jaettu työkirja verkossa olevaan Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka

55 jaettuun kansioon. Kun tästä hetkestä lähtien käyttäjä tallentaa tekemänsä muutokset jaettuun työkirjaan, muutokset kopioituvat jaettuun luetteloon ja toisten käyttäjien tekemät muutokset ladataan hänen järjestelmäänsä. Excel hallitsee ja jakaa päivitykset automaattisesti. TAULUKON HAVAINNOLLISUUDEN LISÄÄMINEN Kommentit Kuvat ja objektit Taulukkoa voidaan selventää ja havainnollistaa monin keinoin. Voidaan käyttää kommentteja, tekstikehyksiä ja piirroksia. Kommentti on soluun liitettävä huomautus, joka on erillään solun muusta sisällöstä. Kommenttien avulla voi kirjoittaa muistiinpanoja itseään varten, esimerkiksi jonkin monimutkaisen kaavan toimintatavan, tai antaa palautetta muille käyttäjille. Kommentti tehdään seuraavasti: 1. Valitse solu, johon haluat liittää kommentin. 2. Annetaan komento Lisää - Kommentti. 3. Kirjoitetaan kommenttiteksti ruutuun. Jos et halua nimesi näkyvän kommentissa, valitse nimi ja poista se. 4. Kun olet kirjoittanut tekstin, napsauta taulukkoa kommenttiruudun ulkopuolella. Kommentin sisältävässä solussa pieni punainen kolmio solun oikeassa yläkulmassa merkkinä, että solu sisältää kommentin. Kommentti avautuu, kun hiiren osoitin viedään solun päälle. Napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kommentin sisältävässä solussa, avautuu pikavalikko, josta päästään muokkaamaan kommenttia tai poistamaan se. Taulukkoon voidaan lisätä myös kuvia, piirrosobjekteja ja tekstikehyksiä. Mikään näistä ei tule soluun, vaan taulukon päälle kuten kaaviotkin. Piirrosobjektit lisätään Piirto työkaluriviltä samoin kuin muissakin Office ohjelmissa. Haluttu työkalu otetaan käyttöön napsauttamalla sitä. Käytössä oleva työkalu näkyy korostettuna. Kaksoisnapsauttamalla työkalua se jää käyttöön, kunnes sitä tai jotakin muuta työkalua napsautetaan uudelleen. Näin voi samalla työkaluvalinnalla piirtää monta samanlaista objektia. Piirtäminen tapahtuu osoittamalla aloituskohtaan. Hiiren vasen painike pidetään painettuna ja vedetään, kunnes objekti on halutun kokoinen. Joitakin piirtotyökaluja voi käyttää myös siten, että valitaan objekti ja napsautetaan asiakirjaan, jolloin objekti lisätään sivulle oletuskokoisena. Esimerkiksi Automaattiset muodot toimivat näin. Matti Vuorikoski (56) Tietotekniikka