2.5 Tiedonsiirto ohjelmien välillä

Transkriptio

1 2.5 Tiedonsiirto ohjelmien välillä Sisällönsuunnittelu Opiskelijan opas Ohjelmien yhteiskäyttö Tiedonsiirto ohjelmien välillä Sähköpostin työryhmäominaisuudet Työskentely-ympäristön mukauttaminen Ohjelmien ja oheislaitteiden asennukset Verkkoresurssit ja tiedostojen suojaus Järjestelmän ylläpito Työvälinohjelmien yhteiskäytön hyödyntäminen Itsearviointi ja kurssipalaute Yleiskuvaus Tavoitteena on osata siirtää tietoja eri ohjelmien välillä, hallita linkitys, upotus ja hyperlinkit sekä kuvaruutukaappaus. Aiheeseen liittyvä teoriaosuus on kirjassa s Leikepöytä Leikepöydän avulla voit siirtää ja kopioida tietoja yhden ohjelman sisällä tai ohjelmasta toiseen. Windows-leikepöytä Tietojen kopiointiin ja siirtämiseen eri ohjelmien välillä voidaan käyttää Windowsin leikepöytää. Tällöin kopioidut tiedot viedään muistiin leikepöydälle, josta ne liitetään haluttuun kohteeseen. Leikepöydällä voi olla kerrallaan yksi elementti. Liittämisen yhteydessä käytetään sovelluksittain vaihtelevaa oletusmuotoa. Tavoitteena on, että liitettyä tietoa pystytään hyödyntämään kohdesovelluksessa. Ellei yhteensopivaa muotoa löydy, luodaan upotettu objekti tai tiedot liitetään kuvana. Tietojen kopiointiin, siirtämisen ja liittämiseen voidaan käyttää ohjelmien omia toimintoja (Kuva 2.1) tai näppäinyhdistelmiä: Ctrl + C = Kopioi Ctrl + X = Leikkaa Ctrl + V = Liitä Kuva 2.1: Wordin liittämispainikkeet Office-leikepöytä Office-leikepöytä voi säilyttää kerrallaan 24 leikettä, jotka voivat joissakin tapauksissa olla lähtöisin myös muista kuin Office-ohjelmista. Office-leikepöydän sisältöä pääset tarkastelemaan valitsemalla Aloitus -välilehdeltä Leikepöytä -ryhmän avainpainikkeen (Kuva 2.2). Kopioi ja Leikkaa -komennot siirtävät valinnat automaattisesti Office-leikepöydälle. Voit lisätä leikkeen asiakirjaan napsauttamalla joko leikettä tai valitsemalla leikkeen oikean reunan valikosta Liitä -komennon. Liitä kaikki -painike lisää koko Office-leikepöydän sisällön aktiiviseen asiakirjaan ensimmäisestä leikkeestä alkaen. Leikkeen oikean reunan valikon Poista -komento, poistaa leikkeen Office-leikepöydältä. Tyhjennä kaikki -painike tyhjentää koko Office leikepöydän sisällön.

2 Kuva 2.2: Office-leikepöytä Office-leikepöydän ominaisuudet Excelissä Mikäli leikepöydällä on erityyppisiä leikkeitä esim. kaava, taulukko tai kaavio, Liitä kaikki -toiminto ei ole käytettävissä. Office-leikepöytä ei tallenna kopioituja taulukon kaavoja, vaan pelkät laskukaavan arvot. Kaavat voi kuitenkin siirtää/kopioida käyttämällä Liitä -komentoa tai Ctrl + V -näppäiny hdistelmää. Liittämisasetukset Kun liität kopioidun tai siirretyn tiedon kohteeseen, näkyviin tulee yleensä Liittämisasetukset -painike, josta voit tarvittaessa vaihtaa muotoilun. Liit tämisasetukset -valikon komennot (Kuva 2.3) vaihtelevat kopioidun sisällön lähteen ja kohteen mukaan. Muotoilujen siirtymisen oletusasetuksia voit muuttaa esim. Wordin asetukset -valintaikkunan Lisäasetukset -välilehdeltä Leikkaamis-, kopiointi- ja liittämisasetukset -otsikon alla olevilla valinnoilla. Kuva 2.3: Erilaisia liittämisasetuksia Liitä määräten -komennolla voit valita liittämisen yhteydessä käytettävän tiedostomuodon (Kuva 2.4). Käytettävissä olevat vaihtoehdot vaihtelevat ohjelmittain ja liitettävän tiedon mukaan.

3 Kuva 2.4: Liitä määräten -valintaikkuna Linkitys, upotus ja hyperlinkit Linkkien avulla voit liittää eri ohjelmissa tehtyjä töitä yhdeksi kokonaisuudeksi siten, että lähdeasiakirjaa muutettaessa tiedot päivittyvät kohdeasiakirjaan. Upotuksessa lähdeasiakirja on osa kohdeasiakirjaa, eikä lähdeasiakirja muutu, vaikka kohdeasiakirjaa muutetaan. Hyperlinkin avulla voit siirtyä eri kohtaan samassa tiedostossa, toiseen samalla ohjelmalla luotuun tiedostoon, eri ohjelmalla luotuun tiedostoon tai www-sivulla olevaan kohteeseen. Linkitys Linkityksen yhteydessä muodostetaan linkki lähdeasiakirjasta kohdeasiakirjaan. Lähdeasiakirjaa muutettaessa kohdeasiakirja päivitetään. Päivitys on mahdollista tehdä automaattisesti käyttäjän huomaamatta. Päivitys tapahtuu automaattisesti myös silloin, kun lähde ja kohde ovat molemmat yhtä aikaa avoinna. Office -ohjelmissa oletuksena on kuitenkin, että linkkien päivitykseen tarvitaan käyttäjän lupa. Linkkien hallinta Linkkejä käytetään tyypillisesti esim. Excelin taulukon tai kaavion linkittämisessä Wordin asiakirjaan. Linkit luodaan Liitä määräten valintaikkunassa (Kuva 2.5) valitsemalla Liitä linkki toiminto ja sopiva liittämismuoto. Mikäli laitat valintamerkin kohtaan Näytä kuvakkeena, asiakirjaan lisätään kuvake linkitettävään tiedostoon. Kohdeasiakirjassa linkitettyä tietoa tai kuvaketta kaksoisnapsauttamalla avataan alkuperäinen asiakirja muutosten tekemistä varten.

4 Kuva 2.5: Liitä määräten -toiminto Valitsemalla linkitetyn tiedon pikavalikosta kohdeasiakirjassa Objekti: Worksheet (linkitetty) Linkit avautuu Linkit -valintaikkuna (Kuva 2.6). Valintaikkunassa voit tarvittaessa muuttaa päivitystavaksi Manuaalinen päivitys. Voit myös Katkaista linkin tai Muuttaa linkin lähdettä. Linkin tietoja voit joutua muuttamaan esim. silloin, kun siirrät tiedoston eri kansioon, missä se oli linkkiä tehdessä. Kuva 2.6: Linkit -valintaikkuna Upotus

5 Upotuksen yhteydessä kohdeasiakirjaan upotettu tieto on lähdeasiakirjan kopio, joka on osa kohdeasiakirjaa. Upotettu objekti luodaan valitsemalla Liitä määräten -valintaikkunassa tiedon muodoksi objekti (Kuva 2.7). Voit lisätä upotetun objektin myös kuvakkeena. Koska upotettu objekti on osa kohdeasiakirjaa, sen muuttaminen ei vaikuta muihin tiedostoihin. Kohdeasiakirjassa upotettua objektia kaksoisnapsauttamalla näkyviin tulee objektin luontiin käytetyn ohjelman työkalut ja toiminnot. Takaisin lähdeasiakirjaan pääset napsauttamalla upotetun objektin ulkopuolella. Mikäli lisäsit upotetun objektin kuvakkeena, kaksoisnapsautus avaa alkuperäisen ohjelman, mutta tiedoston nimenä on esim. Laskentataulukko tiedostossa Harjoitus. Tee tarvittavat muutokset ja palaa kohdeasiakirjaan valitsemalla Office -painike Sulje ja palaa tiedostoon tiedostonnimi. Kuva 2. 7: Upotettu objekti. Voit luoda missä tahansa Office -ohjelmassa objektin jollakin toisella Office ohjelmalla. Aloita objektin luominen valitsemalla Lisää -välilehdeltä valitsemalla Objekti Luo uusi (Kuva 2.8). Valitse objektille ohjelma, jota haluat käyttää sen luonnissa. Objektin luomiseen käytettävän ohjelman työkalut tulevat näkyviin. Takaisin lähdesovellukseen pääset napsauttamalla upotetun objektin ulkopuolella.

6 Kuva 2.8: Uusi objekti Hyperlinkit Hyperlinkin avulla voit siirtyä eri kohtaan samassa tiedostossa, toiseen samalla ohjelmalla luotuun tiedostoon, eri ohjelmalla luotuun tiedostoon tai www-sivulla olevaan kohteeseen. Voit liittää hyperlinkin joko tekstiin tai grafiikkaobjektiin. Hyperlinkin lisäät seuraavasti: Valitse teksti tai objekti ja napsauta Lisää -välilehden Hyperlinkki -painiketta (Kuva 2.9). Näytettävä teksti -ruudussa näet tekstin, johon hyperlinkki liitetään. Mikäli liität hyperlinkin objektiin, näytetään vain tehty valinta. Linkki -luettelosta voit valita hyperlinkin kohteen. Hyväksy tehdyt valinnat OK -painikkeella. Kuva 2.9: Hyperlinkin luominen Hyperlinkin avaaminen riippuu käytettävästä ohjelmasta. PowerPointiin tehty hyperlinkki avautuu vain Diaesitys -näkymässä. PowerPointiin voit lisätä myös toimintopainikkeita, jotka löytyvät Lisää -välilehdeltä valitsemalla Muodot Toimintopainikkeet. Tällöin hyperlinkki luodaan Toimintoas etukset -ikkunassa (Kuva 2.10).

7 Kuva 2.10: Toimintoasetukset Joitakin hyperlinkkejä luodaan automaattisesti esim. Wordissa sisällysluetteloa tehdessä sisällysluettelon rivit toimivat hyperlinkkeinä. Office-asiakirjoihin kirjoitettu www-sivun osoite muutetaan automaattisesti hyperlinkiksi. Wordissa hyperlinkki avataan pitämällä Ctrl -näppäin pohjassa samalla kun napsautetaan linkkiä. Excelissä hyperlinkki avautuu suoraan linkkiä napsauttamalla. Valitsemalla hyperlinkin pikavalikon (Kuva 2.11) voit Muokata, Avata, Kopioida ja Poistaa hyperlinkin. Kuva 2.11: Hyperlinkin pikavalikko Tiedon tuonti ja vienti Tiedon tuonnilla tarkoitetaan tiedostoon tallennettujen tietojen käyttöä toisessa sovelluksessa. Tiedon viennillä tarkoitetaan tietojen tallennusta jossakin muussa kuin oletustallennusmuodossa, jotta niitä voidaan hyödyntää toisessa sovelluksessa. Esimerkiksi PowerPointin yksittäinen dia tai kaikki esityksen diat voidaan tallentaa kuvatiedostoksi. Ohjelmassa voi lisäksi olla tiedon tuontia ja vientiä varten erillinen toiminto. Tekstitiedoston tuonti ja vienti Mikäli käytettävissä ei ole muuta toimivaa tiedostomuotoa jonkin toisen ohjelman ja tietokantaohjelman välillä, tiedonsiirtoon voidaan käyttää muotoilematonta tekstitiedostoa. Rivi muodostaa tällöin tietueen. Rivin kentät (esim. etunimi, sukunimi, puhelinnumero jne.) on erotettu toisistaan sarkaimella, pilkulla, välilyönnillä tai lainausmerkillä. Tekstitiedoston tuonti Exceliin Tuodessasi tekstitiedostoa Exceliin valitse Tiedot -välilehdeltä Hae ulkoiset tiedot -ryhmän Tekstistä -painike tai valitse Avaa -valintaikkunassa tiedostomuodoksi Tekstitiedostot. Molemmat toiminnot käynnistävät ohjatun toiminnon tietojen tuomiseksi. Valitse ensimmäisessä vaiheessa tapa, jolla kentät on erotettu toisistaan. Seurassa vaiheessa valitset mitä erotinmerkkiä kenttien erottimena käytetään (Kuva 2.12). Viimeisessä vaiheessa voit määritellä sarakkeen tiedoille tietyn muodon (yleinen, teksti, päivämäärä) tai ohittaa jonkin sarakkeen tuonnin. Tekstimuotoisen tiedon tuonti Accesiin toimii samalla periaatteella kuin Exceliin.

8 Kuva 2.12: Ohjattu tekstin tuominen Tallennus tekstinä Voit tallentaa Excel taulukon tiedot tekstitiedostoksi, joka voidaan edelleen avata muilla taulukkolaskentaohjelmilla tai hakea tietokantaohjelmaan. Tallenna tällöin taulukko ensin tavallisena Excel -työkirjana. Sen jälkeen valitset Tallenna nimellä -valintaikkunasta tallennusmuodoksi Teksti (sark ainerotin). Tämän jälkeen näkyviin tulee varoitusikkuna, jossa kerrotaan, että vain aktiivinen taulukko tallennetaan. Hyväksy ilmoitus OK -painikke ella. Lopuksi tulee vielä toinen varoitusikkuna, jossa kerrotaan, että joitakin taulukon ominaisuuksia katoaa kun tallennetaan valittuun tallennusmuotoon. Hyväksy myös tämä ilmoitus OK -painikkeella. Voit valita myös Word asiakirjan tallennusmuodoksi Vain teksti. Tällöin tekstin voi avata esim. Muistiolla. Mikäli haluat, että asiakirjan taulukon tiedot näkyvät myös Vain teksti -muodossa, muunna tällöin taulukon tiedot ensin tekstiksi taulukon Asettelu -lisävälilehden Muunna tekstiksi -paini kkeella. Tiedonsiirto Excelistä muihin ohjelmiin Tekstimuotoisen tiedon lisäksi voit kopioida Excelin taulukon Accessiin. Toiminto sopii vain suhteellisen pienille taulukoille. Excelin taulukon voit viedä Accessiin valitsemalla tietokantaohjelmassa Ulkoiset tiedot -välilehdeltä Tuo -ryhmästä Excel -painike. Tällöin käynnistyy vastaavanlainen ohjattu toiminto kuin tekstitiedoston tuonnissa Exceliin. Voit käyttää Excelin taulukon tietoja myös Wordin yhdistämistoimintojen (joukkokirjeet, osoitetarrat) tietolähteenä. Tiedonsiirto Wordista muihin ohjelmiin Wordin taulukon tai sarkaimin erotetun luettelon voi kopioida suoraan Exceliin. Tällöin ohjelma muuttaa tiedot Excelin ymmärtämään taulukkomuotoon, johon voit lisätä laskukaavoja. Wordin Otsikko -tyylein muotoiltu asiakirja voi olla PowerPointin esityksen pohjana. Tallenna tällöin asiakirja Wordissa normaaliin tapaan ja sulje se. Siirry PowerPointiin ja valitse Uusi dia Diat jäsennyksestä (Kuva 2.13) ja hae tallennettu asiakirja. Otsikko 1 -tyylein muotoilluista teksteistä tulee diojen otsikot, Otsikko 2 -tyylein muotoilluista teksteistä tulee ensimmäinen luettelotaso jne.

9 Kuva 2.13: Diat jäsennyksestä Tiedonsiirto PowerPointista muihin ohjelmiin Voit viedä PowerPointin esityksen Wordiin tiivistelmäksi. Valitse tällöin -painike Valit Office Julkaise Luo tiivistelmiä Microsoft Office Wordissa. se haluamasi asettelu (Kuva 2.14) ja muokkaa tietoja haluamallasi tavalla. Voit myös tarvittaessa luoda linkin diaesityksen ja asiakirjan välille, jolloin molemmat tiedostot pysyvät ajan tasalla.

10 Kuva 2.14: Tiedon vienti PowerPointista Wordiin Tiedonsiirto Accessista muihin ohjelmiin Accesista voit siirtää tietoja Exceliin, Wordiin, PDF- tai tekstimuotoon Ulkoiset tiedot -välilehden Vie -ryhmän (Kuva 2.15) painikkeiden avulla. Lisäksi Accessin tietokannan tietoja voi käyttää Wordin yhdistämistoimintojen (joukkokirjeet, osoitetarrat) tietolähteenä. Kuva 2.15: Tiedon vienti Accessista muihin ohjelmiin Kuvaruutukaappaus Voit lähes milloin tahansa ottaa koko näytöstä tai aktiivisesta ikkunasta kuvaruutukaappauksen. Kuva kopioituu leikepöydälle, josta se on liitettävissä valitsemaasi kohteeseen. Tätä toimintoa kutsutaan kuvaruutukaappaukseksi. Voit käsitellä kuvaa kohdeohjelmassa normaalin kuvan tavoin. Kuvaruutukaappausta tarvitset esim. ohjeita tehdessäsi. Koko näytön kaappaus tehdään PrintScr -näppäimellä (Kuva 2.16) ja aktiivisen ikkunan kaappaus tehdään Alt + PrintScr -näppäinyhdistelmällä (Kuva 2.17). Tämän jälkeen siirrytään kohdeohjelmaan ja liitetään kuva. Kuvasta voi tarvittaessa rajata pois ylimääräisen alueen kuvan Rajaus -ty ökalulla.

11 Kuva 2.16: Koko näytön kuvaruutukaappaus Kuva 2.17: Aktiivisen ikkunan kuvaruutukaappaus Harjoitukset Oppimistehtävä, verkkokeskustelun aihe ja osaamisen testaaminen on kuvattu pedagogisen suunnittelun yhteydessä.